ankieta_052013handeluslugi.txt

Moduły handlowe i usługowe

1. Informacje ogólne

Dnia ...................... Wypełnił/a ................ Nazwa firmy ............... ........................... ...........................

Informacje ogólne

Rok utworzenia firmy ........................... Rodzaje działalności [ ] Sprzedaż hurtowa [ ] Sprzedaż detaliczna sklepy [ ] Sprzedaż detaliczna sklep internetowy [ ] Sprzedaż detaliczna serwisy aukcyjne [ ] Usługi ............... [ ] Serwis ............... [ ] Produkcja ............ ........................... ........................... Oferowany towar / usługi ........................... ........................... ........................... ........................... Na czym firma buduje przewagę konkurencyjną ........................... ........................... ........................... ........................... Obecnie używane oprogramowanie ERP ........................... ........................... ........................... Używane oprogramowanie specjalistyczne, np. CAD ........................... ........................... Planowana liczba użytkownikow nowego programu ........................... Planowana data uruchomienia nowego programu ........................... Obszary zastosowań IT najbardziej wymagające usprawnienia ........................... ........................... ........................... ........................... Oczekiwane niestandardowe funkcjonalności programu ........................... ........................... ........................... ........................... Obecne wsparcie informatyczne [ ] Własna kadra [ ] Firma zewnętrzna, na stałe [ ] Firma zewnętrzna, dorywczo ........................... ........................... Dane oddziałów lub jednostek organizacyjnych wyróżniane w ewidencji [ ] Koszty [ ] Przychody [ ] Inne, jakie .......... Zestawienia generowane okresowo [ ] Typowe zestawienia finansowe (bilans, rachunek wyników, VAT-7) [ ] Raporty dla kierownictwa (proszę wymienić) .......................... .......................... .......................... .......................... Programy używane do raportów i analiz [ ] Raporty i analizy w obecnym programie [ ] Excel [ ] Crystal Reports [ ] Qlik [ ] Power BI [ ] Inne ................. [ ] Hurtownia danych: .................... .......................... .......................... Strategiczne cele wdrożenia ERP (proszę wskazać 3 najważniejsze) [ ] Lepsza obsługa klienta [ ] Wzrost przychodów z usług [ ] Włączyć się w rynek globalny [ ] Zintegrować działy firmy [ ] Lepiej współpracować z kontrahentami, odbiorcami i dostawcami [ ] Szybciej reagować na zapytania i problemy klientów [ ] Szybciej dopasowywać się do zmian rynkowych [ ] Zmniejszyć koszty [ ] Spełniać wymogi formalne, np. sprawozdania dla urzędów [ ] Skrócenie czasu wprowadzania nowych produktów [ ] Szybsze podejmowanie decyzji [ ] Zwiększyć liczbę pracowników zdalnych [ ] .......................... Priorytetowe działania organizacyjne (proszę wskazać 3 najważniejsze) [ ] Ustandaryzowac procesy biznesowe [ ] Zintegrować aplikacje wykorzystywane w firmie [ ] Zmodernizowć infrastrukturę techniczną [ ] Dać dostęp do oprogramowania ERP większej liczbie osób [ ] Zapewnić współpracę zespołów IT i operacyjnych [ ] Wyznaczyć osoby odpowiedzialne za dane [ ] ..........................

2. Procesy handlowe i usługowe

Realizacja zamówień sprzedaży

Elementy wykorzystywane w kontaktach z klientami [ ] Osoby do kontaktu [ ] Adresy wysyłkowe [ ] Sieć przedstawicieli handlowych [ ] Sieć partnerów [ ] EDI elektroniczne zamówienia sprzedaży [ ] EDI elektroniczne faktury sprzedaży [ ] Poczta elektroniczna zintegrowana z ERP [ ] Sklep internetowy [ ] Mulitchannel, np. platforma BaseLinker [ ] Internetowe serwisy aukcyjne, np. Allegro [ ] Zamówienia internetowe [ ] CRM Kronika kontaktów [ ] CRM Kronika zadań ........................... ........................... Analiza sprzedaży [ ] Tylko ogółem [ ] Wg odbiorców [ ] Wg adresów odbiorców [ ] Wg towarów [ ] Wg sprzedawców [ ] Wg terytorium: kraj, wojewodztwo, powiat, gmina [ ] Dynamika sprzedaży [ ] Ranking produktów, odbiorców [ ] Prowizje i premie sprzedawców ........................... ........................... Czynności w procesie sprzedaży [ ] Oferta sprzedaży [ ] Zamówienie [ ] Ustalanie warunków płatności [ ] Kontrola limitu kredytowego [ ] Ustalenie ceny sprzedaży [ ] Ceny kontraktowe (odbiorców / adresatów) [ ] Kontrola marży [ ] Ustalenie terminu wysyłki [ ] Potwierdzenie zamówienia [ ] Wydanie / wysyłka z magazynu [ ] Fakturowanie [ ] Paragony fiskalne [ ] Zapłata gotówką [ ] Zapłata kartą płatniczą [ ] Zapłata via rachunek bankowy [ ] Przedpłata ........................... ........................... ........................... Szczególne przypadki [ ] Wysyłka po zapłacie [ ] Blokada sprzedaży po przekroczeniu limitu kredytowego [ ] Kontrola marży minimalnej [ ] Kontrola udzielanego upustu od ceny [ ] Faktura tylko do zamówienia [ ] Dostawa od dostawcy do klienta (drop-shipment) [ ] Faktury sprzedaży w walucie obcej [ ] Dokumenty sprzedaży w językach obcych ........................... ........................... Wysyłka [ ] Klient sam odbiera [ ] Firma spedycyjna, kurierska [ ] Własny transport [ ] Dokumenty wysyłkowe .... [ ] Struktury opakowań [ ] Paleta jest podstawową jednostką transportową ........................... ...........................

Zakupy

Informacje wykorzystywane w procesie zaopatrzenia [ ] Ilości w zamówieniach sprzedaży [ ] Ilości w prognozach sprzedazy [ ] Norma minimum [ ] Ilość zwykle zamawiana [ ] Dni realizacji [ ] Parametry jakości asortymentu ........................... ........................... Elementy zarządzania zakupami [ ] Kartoteki ofert dostawców [ ] Okresowa ocena dostawców [ ] Potwierdzanie zamówień zakupu przez dostawców [ ] Ceny zakupu przekształcane na ceny sprzedaży [ ] EDI elektroniczne zamówienia zakupu [ ] EDI elektroniczne faktury zakupu [ ] Faktury zakupu w walucie obcej ........................... ...........................

Kontrola zapasów / magazynu

Atrybuty zapasów magazynowych [ ] Kontrola daty ważności [ ] Kontrola numerów partii/serii [ ] Kody kreskowe [ ] Etykiety logistyczne [ ] Zamienniki [ ] Indeksy obce dostawców [ ] Indeksy obce odbiorców [ ] Kontrola jakości [ ] Miejsca składowania [ ] Różne jednostki miary i przeliczniki .......................... .......................... Klasyfikacja i analiza zapasów magazynowych [ ] Klasyfikacje ABC [ ] Średni rozchód [ ] Średnia marża [ ] Rotacja zapasu [ ] Zapasy zalegające [ ] Wiekowanie zapasów ........................... ........................... Zarządzanie miejscami składowania [ ] Nie ma ewidencji miejsc [ ] Indeksy maja stałe miejsca [ ] Jest system zarządzania miejscami, np. X-Y-Z [ ] Miejsca są oznaczone kodami kreskowymi ........................... ........................... Spisy z natury [ ] Papierowe arkusze inwentaryzacyjne [ ] Kolektory mobilne [ ] Terminale on-line ........................... ........................... Kody kreskowe [ ] Cały asortyment ma unikalne kody kreskowe [ ] Część asortymentu ma kody kreskowe [ ] Etykiety logistyczne GS1 128 ........................... ...........................

3. Informacje techniczne i organizacyjne

Automatyzacja

[ ] Autoresponder w systemie poczty elektronicznej [ ] Masowy mailing Procesy automatyczne ........................... ........................... ........................... ........................... Obszary workflow (automatyzacja przepływu zadań, dokumentacji) ........................... ........................... ........................... ........................... Obszary alertów i automatycznych powiadomień ........................... ........................... ........................... ...........................

Zbiory danych, dokumenty

Jak dużo danych znajduje się w obecnym programie ? (orientacyjnie) * [ ] Kilkaset rekordów * [ ] Tysiące * [ ] Dziesiątki tysięcy * [ ] Setki tysięcy lub więcej Czy możliwe będzie udostępnienie przykładowych dokumentów z obecnego programu, np. faktura, dokument rozchodu magazynowego ? * [ ] Tak * [ ] Nie Jeśli tak, prosimy przesłać jako załącznik lub podać nazwę pliku/dokumentu.

Organizacyjne

Metoda poszukiwania nowego oprogramowania: [ ] Zlecono firmie zewnętrznej [ ] Wznaczono osobę (zespół) poszukujący z wewnątrz firmy [ ] Zatrudniono osobę specjalnie do poszukiwania ........................... ........................... Osoba wyznaczona do kontaktów z dostawcą oprogramowania: Imię i nazwisko ........... Pozycja w firmie .......... Telefon, e-mail ........... ........................... ........................... Preferowany sposob wdrażania programu: [ ] Całość własne siły [ ] Własne siły pod zdalnym kierunkiem firmy zewnętrznej [ ] Całość firma zewnętrzna - zdalnie [ ] Całość firma zewnętrzna - zdalnie + okresowe wizyty ........................... ........................... Preferowany sposób opieki nad używaniem programu: [ ] Całość własne siły [ ] Własne siły pod zdalnym kierunkiem firmy zewnętrznej [ ] Całość firma zewnętrzna - zdalnie [ ] Całość firma zewnętrzna - zdalnie + okresowe wizyty ........................... ........................... Dane do przeniesienia z obecnego programu koniecznie wskazane nie przenosić KARTOTEKI * kartoteka odbiorców [ ] [ ] [ ] * kartoteka dostawców [ ] [ ] [ ] * kartoteka asortymentu [ ] [ ] [ ] * stany magazynowe [ ] [ ] [ ] * cenniki sprzedaży [ ] [ ] [ ] * plan kont księgi głównej [ ] [ ] [ ] * kartoteka środków trwałych [ ] [ ] [ ] * kartoteka pracowników [ ] [ ] [ ] * należności - salda Kontrah [ ] [ ] [ ] * należności - salda Faktur [ ] [ ] [ ] * zobowiąz - salda Kontrah [ ] [ ] [ ] * zobowiąz - salda Faktur [ ] [ ] [ ] * struktury BOM / receptury [ ] [ ] [ ] * kartoteka technologiczna [ ] [ ] [ ] TABELE POMOCNICZE / SLOWNIKI * grupy asortymentu [ ] [ ] [ ] * wyróżniki, odmiany [ ] [ ] [ ] TRANSAKCJE * zamówienia sprzedaży [ ] [ ] [ ] * faktury/noty sprzedaży [ ] [ ] [ ] * zamówienia zakupu [ ] [ ] [ ] * faktury/noty zakupu [ ] [ ] [ ] * dokumenty obrotu magaz [ ] [ ] [ ] * wpłaty/wypłaty kasowe [ ] [ ] [ ] * wpłaty/wypłaty bankowe [ ] [ ] [ ] * transakcje środków trwałych [ ] [ ] [ ] * składniki/listy płac [ ] [ ] [ ] * dokumenty księgowe [ ] [ ] [ ] * kontakty/zdarzenia CRM [ ] [ ] [ ] Inne zbiory do przeniesienia, proszę wpisać ... * .................. [ ] [ ] [ ] * .................. [ ] [ ] [ ] * .................. [ ] [ ] [ ] Czy firma posiada własne wzorce dokumentów, np. Faktura sprzedaży [ ] [ ] [ ] Lista wysyłkowa [ ] [ ] [ ] Zamówienie do dostawcy [ ] [ ] [ ] Dostawa / WZ [ ] [ ] [ ] Oferta sprzedaży [ ] [ ] [ ] Dokumenty rozchodu materiałów [ ] [ ] [ ] Przewodniki warsztatowe [ ] [ ] [ ] Inne wzorce do zdefiniowania, proszę wpisać ... .................... [ ] [ ] [ ] .................... [ ] [ ] [ ] .................... [ ] [ ] [ ]

Polityka rachunkowości (stan obecny)

Czy firma ma formalnie opracowaną politykę rachunkowości i opis systemu informatycznego ? [ ] Tak [ ] Nie Jeśli tak, prosimy o przesłanie lub udostępnienie w kolejnym etapie wdrożenia.

Organizacja uprawnień (stan obecny)

[ ] Role (nazwy i opisy ról (kompetencji) i powiązani operatorzy) [ ] Role a prawa do wykonywania funkcji (procesów) [ ] Role a prawa dostępu do danych: kartotek, rekordów, obiektów

Integracje z systemami zewnętrznymi (stan obecny)

Obecne integracje z innymi systemami: [ ] Systemy kurierskie (np. DPD, DHL, InPost) [ ] Platformy sprzedażowe (np. Allegro, Amazon) [ ] Marketplace integratory (np. BaseLinker, ErpBox) [ ] Programy finansowo-księgowe (np. Comarch Optima, Rachmistrz) [ ] Systemy magazynowe (WMS) lub produkcyjne (MES) [ ] Systemy płatności online (np. PayU, Przelewy24) [ ] Inne ................................... Uwagi dotyczące integracji: .............................................. .............................................. Cel: pozwala określić zakres potrzebnych integracji z Trawersem i ich techniczne uwarunkowania.

Dostęp mobilny i zdalny

Czy pracownicy potrzebują dostępu do systemu zdalnie ? [ ] Tak - z poziomu przeglądarki (moduł www) [ ] Tak - z urządzeń mobilnych (np. telefony, tablety) [ ] Nie Jakie role wymagają dostępu zdalnego/mobilnego ? [ ] Handlowcy [ ] Serwisanci [ ] Magazynierzy [ ] Kierownictwo [ ] Inne ................................... Cel: ułatwia decyzję o wdrożeniu modułów mobilnych lub dostępu www

Obsługa reklamacji i serwisu

Czy firma prowadzi obsługę posprzedażową (reklamacje, serwis, gwarancje) ? [ ] Tak - reklamacje [ ] Tak - serwis gwarancyjny [ ] Tak - serwis pogwarancyjny [ ] Nie Czy istnieją procedury obsługi zgłoszeń ? [ ] Tak - opisane [ ] Tak - ale nieformalne [ ] Nie System do obsługi reklamacji/serwisu (jeśli istnieje): ......................................... Cel: umożliwia lepsze zaplanowanie wdrożenia modułu serwisowego i CRM.

Sezonowość sprzedaży / popytu

Czy działalność firmy cechuje się sezonowością ? [ ] Tak [ ] Nie Jeśli tak - kiedy przypadają szczyty sprzedaży / usług ? ........................................................ Cel: pomoże dostosować harmonogram wdrożenia i testów do cyklu operacyjnego firmy (unikać wdrożeń w sezonie szczytowym).

Doświadczenie zespołu z ERP

Jakie jest doświadczenie użytkowników z systemami ERP ? [ ] Brak doświadczenia [ ] Podstawowe [ ] Średnie (np. wcześniejsze wdrożenia) [ ] Zaawansowane Czy firma prowadziła wcześniej wdrożenie ERP ? [ ] Tak [ ] Nie Cel: ułatwia oszacowanie potrzeb w zakresie szkoleń i wsparcia powdrożeniowego.

Polityka backupu i bezpieczeństwa

Jak wygląda obecnie polityka bezpieczeństwa danych ? [ ] Codzienne kopie zapasowe [ ] Backup lokalny [ ] Backup w chmurze [ ] Brak regularnych kopii [ ] Inne ................................... Cel: przygotowanie do bezpiecznego wdrożenia i wskazanie potencjalnych zagrożeń.

Wymagania eksportowe / językowe / walutowe

Czy firma prowadzi sprzedaż lub zakupy zagraniczne ? [ ] Tak - eksport [ ] Tak - import [ ] Nie Czy potrzebne są: [ ] Ceny i faktury w walutach obcych [ ] Dokumenty w różnych językach [ ] Raporty według przepisów innych krajów Cel: potwierdza potrzebę funkcjonalności wielowalutowej i wielojęzycznej Trawersa. Dziękujemy za wypełnienie ankiety Zespół firmy Tres www.tres.pl Słowa kluczowe #Tres-Ankiety #TrawersERP-Architektura #TrawersERP-ProcesyGospodarcze