1. Opis ogólny
2. Dlaczego spis z natury jest niezbędny ?
3. Dokładnie wykonany spis z natury = Lepsza obsługa klienta
4. Dokładne spisy poprawiają proces uzupełniania zapasów
5. Planowanie kluczem do poprawnego spisu z natury
6. Planowanie
1. Opis ogólny
Zasady rachunkowości wymagają wykonania corocznego spisu z natury.
Często cykliczne podliczanie dokonywane jest przez zewnętrznych audytorów
lecz coroczny spis z natury jest nadal najbardziej popularnym scenariuszem.
Podczas gdy zasady rachunkowości nie narzucają metod przeprowadzania spisu z natury,
w niniejszej artykule przedstawione zostaną procedury zaakceptowane przez
większość zewnętrznych audytorów. Istnieje możliwość modyfikacji metod
celem dostosowania ich do konkretnych wymagań.
2. Dlaczego spis z natury jest niezbędny ?
Jeśli osoby dokonujące zliczania asortymentu nie będą zdawać sobie sprawy ze
znaczenia posiadania dokładnego stanu zapasów, szanse na osiągnięcie
pozbawionego błędu wyniku obliczeń są nikłe. Bardzo istotnym jest więc
wytłumaczenie wszystkim osobom mającym wziąć udział w przedsięwzięciu,
dlaczego spis z natury jest niezbędny.
3. Dokładnie wykonany spis z natury = Lepsza obsługa klienta
Każda osoba w przedsiębiorstwie musi zdawać sobie sprawę z tego, że
podstawowym celem sporządzenia spisu z natury nie jest sprawienie
przyjemności księgowemu czy urzędowi skarbowemu. Podstawowym celem jest
weryfikacja czy ilość na stanie w komputerze odzwierciedla to, co
faktycznie znajduje się na półce. Personel do obsługi klientów musi mieć
zaufanie co do dokładności ilości na stanie w komputerze.
4. Dokładne spisy poprawiają proces uzupełniania zapasów
Większość systemów komputerowych tworzy imponujące raporty zakupów. Raporty
te pokazują ilość każdego produktu w konkretnym magazynie, jakie będzie
zapotrzebowanie klientów w najbliższej przyszłości oraz jaka ilość powinna
zostać zamówiona od dostawcy lub z głównego magazynu. Co dzieje się, jeśli
ilości w komputerze są błędne ? Katastrofa! Nie jest istotne jak bardzo
wyspecjalizowane jest oprogramowanie,zamówione zostaną niewłaściwe ilości
niewłaściwego produktu.
5. Planowanie kluczem do poprawnego spisu z natury
Spis z natury to bardzo kosztowny proces. zazwyczaj wiąże się to z wysokimi
kosztami pracy oraz straconym czasem produkcji. Jeśli wynik końcowy liczenia
nie jest dokładny, pieniądze wydane na inwentaryzację są zmarnowane.
Co można zrobić, aby inwentaryzacja zakończyła się sukcesem ?
Ustalic datę liczenia. Zrobić to najwcześniej jak to tylko jest możliwe,
po to, by wszyscy mieli czas na przygotowanie się. Należy unikać okresów,
w których pracownicy są zbyt zaabsorbowani swoją pracą i mogą mieć problemy
ze skupieniem się na wykonaniu dodatkowego zadania.
6. Planowanie
Kluczem do zakończenia inwentaryzacji sukcesem jest jakość wysiłku włożonego
w planowanie. Plany powinny określać to, kto i kiedy przeprowadzi spis z
natury oraz to, jak zostaną przeprowadzone obliczenia. Cały proces powinien
zostać udokumentowany ze względu na przyszłe inwentaryzacje. Zespołowi
mającemu zająć się podliczaniem trzeba zapewnić instrukcje ze sporym
wyprzedzeniem.
Niektóre czynności poprzedzające liczenie:
1. Uprzątnięcie magazynu. Trzeba uprzątnąć, naprostować i zorganizować
wszystkie obszary.
Asortyment podlegający spisowi należy uporządkować tak, aby ułatwić jego
spisanie. Jeśli wszystkie artykuły znajdują się w odpowiednich
lokalizacjach to można przeprowadzić spis szybciej i bardziej dokładnie.
Porządkowanie powinno zakończyć się nie później niż na dwa tygodnie przed
samym liczeniem.
2. Jeśli czegoś nie ma w magazynie, to nie trzeba tego liczyć. W interesie
wszystkich pracowników powinno być możliwie największe obniżenie stanów
magazynowych przed dokonaniem spisu z natury. Jest to doskonały czas aby
by 'pozbyć się pajęczyn' i uporać się z zadaniami, które wszyscy odłożyli na bok.
Kilka rzeczy do rozważenia:
* zrealizować wszystkie możliwe zamówienia zanim rozpocznie się inwentaryzacja
* zamówić asortyment z terminem dostawy późniejszym niż data zakończenia spisu
* pozbyć się przestarzałych oraz uszkodzonych przedmiotów przed rozpoczęciem
liczenia
* wyizolować przestarzały oraz wolno rotujący asortyment do oddzielnej
lokalizacji
* zwrócić wolno rotujący asortyment do dostawcy
* uporządkować obszar przyjmowania zwrotów
* w miarę możliwości przerabić materiały, aby mogły być ponownie użyte na
produkcji
* zorganizować wyprzedaż nadwyżki asortymentu
* oznakować wszystkie towary przeznaczone do wysyłki
* zaznaczyć wszystkie niemagazynowe obiekty, które nie muszą być podliczone,
np. artykuły biurowe i z hali produkcyjnej, meble oraz sprzęt
* ujednolicić lokalizacje asortymentu na półkach. Upewnić się, że ten sam
produkt nie jest przechowywany na różnych półkach w ramach jednej
lokalizacji - może to prowadzić do błędów w wyniku spisu.
3. Wstępne liczenie
Należy rozważyć możliwość liczenia obszarów z nadwyżką asortymentu oraz
z asortymentem wolno rotującym jeszcze przed zaplanowanym spisem z natury.
Większość przedsiębiorstw stara się zliczyć swój cały asortyment w jeden
dzień. To bardzo dużo pracy. Jeśli któreś pozycje asortymentu mogą być
zliczone z wyprzedzeniem, presja związana z natłokiem prac się zmniejsza.
Prawdopodobieństwo, że znaczna część asortymentu nierotującego, wolno
rotującego oraz z nadwyżką zmieni lokalizację w ciągu tygodnia
poprzedzającego spis z natury, jest znikome. Dlaczego więc nie podliczyć
miejsc zawierających tego typu asortyment przed dniem faktycznej
inwentaryzacji.
Upewnić się, że pojemniki i półki podliczone wcześniej zostały oznakowane.
I mieć na uwadze, że powinie być jakiś mechanizm dostosowujący te
ilości jeśli jakaś część tych produktów zostanie sprzedana lub przyjęta
na magazyn już po podliczeniu pojemnika.
4. W programie ERP
* Zatwierdzić i wystawić wszystkie dokumenty odbioru, wydania i przelewów.
* Przeanalizować zakończone zlecenia produkcyjne.
* Przeprowadzić inwentaryzację według raportów z lokalizacji dla wszystkich
pozycji asortymentu zmagazynowanego poza terenem
przedsiębiorstwa - wyniki przedstaw dostawcom do zatwierdzenia
lub weryfikacji.
* Wszystkie pozycje magazynowe ze stanem ujemnym poprawić na 0.
Stany ujemne mogą pojawić się z kilku powodów:
- niezaksięgowane wpływy
- pozycje wymienione w strukturze produktu, które w rzeczywistości nie
są w niej wykorzystywane
- pozycje odrzucone jako odpad i zastąpione innymi bez odzwierciedlenia
tej operacji w programie ERP.
5. Zamówić niezbędne zapasy. Mogą to być karty do liczenia, notatniki i papier
do drukarki.
6. Utworzyć podzieloną na strefy mapę magazynu. Uwzględnić każdą szafkę,
regał, stojak, każde miejsce, w którym przechowywane są materiały.
Upewnić się czy uwzględniono obszar odbioru, przeróbek oraz zwrotów
do dostawców. Pamiętać, że podczas inwentaryzacji wszystkie pozycje
magazynowe muszą zostać policzone.
7. Do wszystkich stref zaznaczonych na mapie przypisać zespoły pracowników.
Zapobiegnie to nakładaniu się lub braku objęcia strefy spisem. Podczas
ustalania ilości stref podliczeń pamiętać, że liczący zazwyczaj powinien
być w stanie zliczyć między 50 a 120 pozycji na godzinę.
Produkty 'trudne do przeliczenia', wymagające np. ważenia czy dokładnego
zbadania, zajmują więcej czasu. Z drugiej strony, produkty w kartonach
z zaledwie kilkoma sztukami na stanie mogą być policzone w kilka sekund.
http://www.seradex.com/Support/ERP_WhitePapers/Physical_Inventory_Best_Practices_WhitePaper.pdf
Tłumaczenie: Alina Sierocińska, styczeń 2012 Za zgodą autora