Podstawowe pojęcia
KSeF
Krajowy System e-Faktur
KSeF IZ
Identyfikator Zbiorczy faktury KSeF. Identyfikator zbiorczy wskazujący
dwie lub więcej faktur KSeF.
Numer KSeF IZ ma (tak jak KSEF ID) 35 znaków i oznaczenie 'IZ'.
Zawiera NIP nabywcy - podmiotu odpowiedzialnego za wygenerowanie KSeF IZ.
Zastosowanie: nabywca może nadać KseF IZ wielu fakturom i wskazać IZ
w przelewie do sprzedawcy (zapłata za wiele faktur).
Dodatkowo: jedna konkretna faktura KSeF może być ujęta w wielu IZ.
Faktura korygująca zbiorcza [FKZ]
Faktura korygująca zbiorcza [FKZ], to faktura korygująca wystawiana do kilku faktur
sprzedaży jednego kontrahenta z wybranego okresu.
Dokument służy do zbiorczego ujęcia opustu, obniżki lub rabatu, wskazuje okres
objęty korektą oraz listę faktur, których korekta dotyczy.
Faktura ustrukturyzowana
e-Faktura XML KSeF wg schemy FA(2) i FA(3)
NOTE: Pisownia FA(3) czy FA (3) ?
FA(3) - pisownia zalecana i najczęściej stosowana w broszurach informacyjnych.
FA (3) - wersja ze spacją, technicznie zrozumiała, ale rzadsza w oficjalnych publikacjach.
NOTE: w kodzie programu, gdy używane do tworzenia XML-a musi - być FA (3) #00054364
Faktura z założenia ma postać pliku XML.
Przepisy pozwalają na przekazanie nabywcy faktury w sposób uzgodniony.
Tj. w postaci innej niż XML KSef.
--> przekazanie faktury w sposób uzgodniony
Numer KSeF
Przydzielony przez system, indywidualny numer identyfikacyjny
Numer NIP
NIP jest podstawowym identyfikatorem umożliwiającym dostęp do systemu KSeF
oraz wystawianie i odbiór e-faktur.
Tryb Offline24
Forma wystawiania faktur, pozwalająca na ich rejestrację w KSeF
z opóźnieniem do końca następnego dnia roboczego
Kod QR
Kod QR (Quick Response) to graficzna reprezentacja tekstu, najczęściej adresu URL.
W kontekście KSeF jest to zakodowany link zawierający dane identyfikujące fakturę.
Kod QR pozwala na szybkie odczytanie informacji przy pomocy urządzeń końcowych
(smartfonów lub skanerów optycznych).
Kod QR odczytany, np. z PDF, wydruku czy załącznika e-mail, pozwala:
* sprawdzić, czy dana faktura rzeczywiście znajduje się w systemie KSeF
* pobrać jej wersję ustrukturyzowaną (plik XML) bez potrzeby kontaktu z wystawcą
* potwierdzić autentyczność wystawcy (w przypadku faktur offline).
Kody QR generuje wystawca faktury i umieszcza na wydruku lub dostarcza odbiorcy
jako oddzielny plik graficzny lub link.
Certyfikat KSeF
Cyfrowe narzędzie kryptograficzne potwierdzające tożsamość osoby lub podmiotu.
Wydawany przez Centrum Certyfikacji Ministerstwa Finansów.
Jest ograniczony tylko do środowiska KSeF.
Wykorzystuje kryptografię asymetryczną: parę kluczy: prywatny i publiczny.
Umożliwia automatyzację komunikacji z KSeF.
Przekazanie faktury w sposób uzgodniony
Przekazanie nabywcy faktury w postaci innej niż wymagany XML KSeF.
Postać faktury i sposób przekazania uzgadania się z nabywcą.
Może to być np. komunikat EDI wysyłany do nabywcy zagranicznego.
Taką fakturę (postać uzgodniona) należy oznaczyć kodem weryfikującym.
Kod weryfikujący
Kod weryfikujący służy do identyfikacji faktury ustrukturyzowanej (KSeF).
Może mieć postać znaku graficznego (Kod QR) lub linku (adresu) kierującego
bezpośrednio do faktury. Jest taki sam na fakturze ONLINE i OFFLINE.
Kod zapewnia dostęp do faktury i umożliwia weryfikację danych zawartych w fakturze.
Kod weryfikujący należy umieścić na fakturach przekazywanych odbiorcom.
Kod należy umieścić na fakturach XML KSeF i na fakturach przekazywanych
w sposób uzgodniony, np. w komunikatach EDI.
Na dokumentach emitowanych w Trawers ERP można umieścić kody QR oraz
linki weryfikacyjne.
Kod QR umieszcza funkcja TrExtLang* tQR - Rysuje kod QR z podaną zawartością
Linki weryfikacyjne pobiera się z tabeli pól dla wzorców dokumentów:
NA: Dokument - KSeF - Link weryfikacyjny 1 FA
ZO: Dokument - KSeF - Link weryfikacyjny 1 FA
Patrz przykład faktury (wizualizacja) z kodem QR i linkiem.
Link jest pod kodem QR.
Wizualizacja faktury KSeFOkresowa (usługa)
W KSeF usługi okresowe (ciągłe) fakturowane są przez wskazanie 'okresu, którego dotyczy'
faktura, zamiast konkretnej daty.
W karcie KIM sprzedawanej usługi można podać: Okresowa T/N (pole: uslOkres)
Podczas wystawiania faktury - gdy w pozycji sprzedaży poda się usługę z [T],
to trzeba wpisać okres świadczenia usługi, np. Okres od: 20xx.01.19 do 20xx.01.31 Dni 13
Opis (memo)
W polu memo faktury KSeF operator może umieścić dopiski, komentarze, uwagi.
W polu memo, program automatycznie dopisuje zdarzenia, np. utworzenie nagłówka,
przeniesienie do innej skrzynki.
Kolejne zapisy, tworzone przyrostowo, są kroniką zdarzeń związanych z fakturą.
Pokazują przepływ pracy (czynności) (en: WorkFlow) związany z fakturą KSeF.
KSeF Kronika obiegu faktury (memo)Skrzynki KSeF
Skrzynki KSEF to są miejsca wystawiania, odbierania i przechowywania faktur.
W skrzynkach wydzielono foldery (katalogi, teczki).
Folder grupuje faktury. Ułatwia uporządkowanie faktur: pobranych, wysłanych,
oczekujących na wysłanie, itd. W każdej skrzynce, standardowo, są foldery:
Pobrane, Zapisane, Wysłane, Do wysłania, itd.
Operatorzy mogą mieć dostęp do faktur, gdy otrzymaja uprawnienia do skrzynek.
Środowiska testowania Trawers z KSeF
W Trawers ERP może pracować w trzech różnych środowiskach KSeF:
* Środowisko KSeF - testowe (TEST)
* Środowisko KSeF - demo (DEMO)
* Środowisko KSeF - produkcjne (PRODUKCYJNE)
Testy można wykonywać w środowisku TEST i DEMOTestowanie - kolejne kroki
1. Pobieranie faktur zakupu z KSeF do ZO
* Zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF na obcy NIP i wystawić fakturę
sprzedaży na nasz NIP
* Wprowadzić dane faktury, które chcemy testować w Trawersie w funkcji importu
faktur zakupu z KSeF
* Pobrać w ZO faktury z KSeF i wykonać import sprawdzając zachowanie programu Trawers
tzn. w jaki sposób przenosi dane z faktury KSeF do faktury ZO, itd.
2. Wysyłanie faktur z NA do KSeF
* W NA zarejestrować fakturę.
* Oglądać: F2 > Wizualizacja wg Trawers lub wg CRWDE aby zobaczyć jak nasze dane są
odwzorowane w KSeF.
* Wysłać do KSeF.
* Zalogować się w APlikacji Podatnika KSeF na NIP odbiorcy i zobaczyć wysłaną fakturę.
Jeżeli w fakturze wystąpił Podmiot3 z NIP lub IDWew to można też zalogować się
na ten NIP lub IDWEW, aby zobaczyć jak ta jedna faktura jest widoczna dla różnych podmiotów.