Workflow
Przepływ czynności, zadań. Obieg pracy.
Ustawienie (ustalenie) różnych działań do samoczynnego wykonania.
Workflow management system
Zarządzanie procesami pracy (i obiegiem dokumentow). System obiegu pracy
Systemy, w których zadania, dokumenty i informacje przekazywane są
od jednego wykonawcy do następnego, wg porządku zapisanym w definicji procesu.
Model ogólny
Rule-based -> Sequential -> Akceptacja dokumentów -> idProces jako punkt centralnyFunkcjonalność:
Reguły oparte o:
* idProces wyzwalający
* warunek (np. kwota >= X)
* operatorzy docelowi,
może być sekwencja: rejestracja -> akceptacja -> potwierdzanie
* Jednoetapowa akceptacja
* Tabela zadań workflow
* Status: Oczekujące / Wykonane
Pojedyncza reguła Workflow wskazuje jednego operatora docelowego
i jeden kolejny proces. Łącząc procesy można utworzyć sekwencję
kolejnych kroków.
Architektura:
* Tabela RegułyWorkflow
* Tabela ZadaniaWorkflow
Patrz też:Workflow. Możliwości rozbudowy
Zbiory danych:
--------------
1. Tabela definicji workflow
----------------------------
Wskazuje przekazanie zadania (procesu) P1 --> P2 oraz warunki,
w których zadanie P1 może być przekazane do P2.
Np. zamówienie zakupu wpisane do systemu (proces P1) przekazane
będzie do akceptacji operatora AA (proces P2), gdy kwota netto
zamówienia przekracza 1 tys PLN.
A gdy przekracza kwotę 5 tys PLN, to przekazana będzie do akceptacji
do operatora BB (proces P3).
2. Kronika procesów workflow
----------------------------
Rejestruje wykonanie P1 i wskazuje P2 do wykonania.
Kronika może zawierać szczegóły, np. numery faktur, które trzeba
zatwierdzić, itp.
Program:
--------
W procesie przetwarzania dokumentu, np. faktury, wykonywana jest funkcja
(silnik) workflow. Funkcja poszukuje w kronice procesu do wykonania.
Jeżeli spełnione są warunki, to wykonuje zadanie. Np. wskazanie zamówień
sprzedaży, do których musi być wystawiona faktura.
Po zakończeniu przetwarzania dokumentu zapisuje w kronice wykonanie
przetwarzania dokumentu. Jest to informacja do ew. wykonania kolejnych
procesów. Np. po wystawieniu faktury trzeba ją zatwierdzić.
2. Procesy pre-definiowane
Podczas definiowania WorkFlow można zastosować gotowe, predefiniowane procesy.
NA_DZM10/1 - Zam sprzed: Rejestrac --> NA_DFA10/1 - Fa sprzed: Rejestracja
NA_DFA10/1 - Fa sprzed: Rejestrac --> NA_OZT10/1 - Fa sprzed: Zatwierdz
NA_DFK10/1 - Fa koryg: Rejestrac --> NA_OZT10/1 - Fa koryg: Zatwierdz
...
ZA_DZA10/1 - Zam zakupu: Rejestrac --> ZA_DAC10/1 - Zam zakup: Akceptacja
ZA_DAC10/1 - Zam zakupu: Akceptacja--> ZA_DSP10/1 - Zam zakup: Potwierdzanie
Przykład wykonania:
1. Operator rejestruje zamówienie
Workflow pokaże to zamówienie podczas wystawiania faktury
2. Operator wystawia fakturę do zamówienia
Workflow pokaże fakturę podczas zatwierdzania faktur
3. Operator zatwierdzi fakturę
Workflow w programie Trawers organizuje przetwarzanie dokumentów,
tzn. proces Workflow zostaje uaktywniony, gdy użytkownik rozpoczyna
przetwarzanie dokumentu, np. rozpoczyna rejestrowanie, zatwierdzanie,
drukowanie lub gdy kończy przetwarzanie, np. zakończyl rejestrację, zatwierdził,
wydrukował,
Kolejne kroki:
Krok 1 Definiowanie Workflow (Workflow Editor)
Wpisanie do tabeli kolejnych kroków (Steps, Actions)
1. Utworzenie (rejestracja) zamówienia zakupu
2. Akceptacja zamówienia
3. Wysłanie zamówienia
4. Potwierdzenie przez dostawcę warunków zamówienia
Tabela kolejnych kroków
Krok 2 Wykonywanie Workflow
Po utworzeniu zamówienia zakupu proces Workflow zapisuje,
że trzeba wykonać następny krok, tj. że operator AA powinien
zaakceptować zamówienie zakupu. Zamówienie bez akceptacji
nie będzie mogło być wysłane (wydrukowane).
O zamówieniach czekających na akceptacje operator AA dowie się
a) (obecnie), gdy operator wywoła funkcję ZA > Zamówienia > Akceptowanie zamówień
b) (do rozwoju) otrzyma powiadomienie, alarm, itp.
Po zaakceptowaniu, proces Workflow zapisuje, że trzeba wykonać
następny krok, tj. zapisanie potwierdzenia zamówienia przez dostawcę.
O zamówieniach czekających na potwierdzenie operator AA dowie się
a) (obecnie), gdy operator wywoła funkcję ZA > Zamówienia > Potwierdzanie zamówień
b) (do rozwoju) otrzyma powiadomienie, alarm, itp.
Dodatkowo, utworzy się proces, który przypomina dostawcom o zamówieniach
wysłanych do nich, że czekamy na potwierdzenie warunków
Po otrzymaniu potwierdzenie od dostawcy (obecnie emailem, listem, telef.,
w przyszłosci automatycznie, operator AA wykona funkcje potwierdzenia.
Po zapisaniu potwierdzenia, w tabeli następnych kroków nie ma zapisów
>Nie ma procesów oczekujących na wykonanie<
3. Przykład. Akceptowanie zamówień zakupu
3.1 Opis ogólny
Akceptowanie w trybie Workflow automatyzuje proces przesyłania dokumentów
między operatorami. Przyśpiesza pracę w przedsiębiorstwie.
Sytuacja
* Zamówienie zakupu na kwotę poniżej 5 000, może akceptować referent
działu zaopatrzenia, operator [AA]
* Zamówienie na kwotę powyżej 5 000, musi akceptować kierownik
działu zaopatrzenia, operator [SP]
Prace przygotowawcze
* W tabeli Workflow utworzyć kartę:
Numer : ZL0010
Proces: Rejestracja zamówień zakupu ---> Akceptacja zamówień zakupu
Rejest zam zakupu [ZA_DZA10] -> Akcept zam zakupu [ZA_DAC10]
Karta procesu ZL0010 wskazuje, że po zarejestrowaniu zamówienia zakupu
należy zamówienie zaakceptować.
W karcie podane są zasady przekazania zamówienia do akceptacji.
Wskazują, kto i kiedy może zaakceptować zamówienie.
Zasady (warunki) przekazania wpisuje się klawiszem:
F10-warunki przekazania
NOTE: Jeżeli nie podano warunków akceptacji, to zamówienie akceptowane
jest automatycznie po zarejestrowaniu.
Warunki przekazania zadania (procesu) do operatora
o--- proces operatora [AA]
-----------------v-----------------------------------------------
Do operatora AA Adam Abacki - Referent dz zaopatrzenia
-----------------------------------------------------------------
Zmieni?
Tylko z własnego oddziału (T/N) N T
Wartość > od (T/N) N 0 T
Wartość < od (T/N) T 5 000 T <--o
Forma płatności (T/N) N T |
Dni dostawy > od N 0 T |
Dni dostawy < od N 0 T |
-------------------------------------------------------- | ------
|
o
Operator [AA] może akceptować zamówienie do kwoty 5 000 PLN netto
NOTE: Parametry zapisać: F3-zapiszWarunki przekazania zadania (procesu) do operatora
o--- proces operatora [SP]
---------------- v ---------------------------------------------
Do operatora SP Stefan Pilecki - Kier dz zaopatrzenia
----------------------------------------------------------------
Zmieni?
Tylko z własnego oddziału (T/N) N T
Wartość > od (T/N) T 4 999 T <--o
Wartość < od (T/N) N 0 T |
Forma płatności (T/N) N T |
Dni dostawy > od N 0 T |
Dni dostawy < od N 0 T |
-------------------------------------------------------- | -----
|
o
Operator [SP] może akceptować zamówienie od kwoty 5 000 PLN netto
NOTE: Parametry zapisać: F3-zapisz
3.2 Wystawianie i akceptowanie zamówień
Krok 1
Operator [AA] rejestruje pozycje na kwotę 350 PLN.
Po zakończeniu, program (silnik Workflow) automatycznie akceptuje
zamówienie zgodnie z warunkami op [AA]. Warunki pozwalają zaakceptować.
Program rejestruje akceptację (Wg waRunku)
--------------------------------------------
Dokument 000010/04/12 Data 20xx.04.19
--------------------------------------------
Akceptacja 20xx.04.19/AA
--------------------------------------------
Krok 2
Operator [AA] rejestruje pozycje na kwotę 6 000 PLN
Program (silnik Workflow) nie zaakceptuje automatycznie zamówienia.
--------------------------------------------
Dokument 000011/04/12 Data 20xx.04.19
--------------------------------------------
Akceptacja . .
--------------------------------------------
Program (silnik Workflow) przekazuje zadanie do wykonania do operatora [SP],
zgodnie z warunkami w tabeli Workflow.
Technicznie:
ZapiszSTARTWorkFlow(0, 'ZA_DZA10', ::nModa, f_symop, f_data, ;
::r_rok, ::r_mcks, 'ZO', ctod(''), ::oTrZODokNag:r_rodzajD, ::oTrZODokNag:r_numer,;
::oTrZODokNag:r_odbdost) --> tr15_wf1
W tabeli zadań Workflow jest zapis:
-----------------------------------------------------------------------
Sy -Zapisano- Ro --Dokument-- Kontrah --- Utworzone przez proces --- Op
-----------------------------------------------------------------------
ZO 20xx.04.19 ZL 000011/04/12 000001 Rejestracja zamówień zakupu AA
Do wykonania: Akceptacja zamówień zakupu Wykonawca SP
o
^
Zaakceptować musi operator: SP >---->-o
-----------------------------------------------------------------------
Krok 3
Operator [SP] wywołuje funkcję ZA > Zamówienia > Akceptowanie zamówień
Program wyświetla listę zamówień oczekujących na akceptacje przez niego.
-------------------------------------------------------------------------
Sy -Zapisano- Ro --Dokument-- OdbDos ------ Utworzony przez ---- --- Op
-----------------------------------------------------------------------
ZO 20xx.04.19 ZL 000011/04/12 000001 Rejestracja zamówień zakupu AA
------------------------------------------------------------------------
Operator [SP] akceptuje zamówienie (klawisz F8-wykonaj)
--------------------------------------------------------------
Dokument 000011/04/12 Data 20xx.04.19
--------------------------------------------------------------
Akceptacja 20xx.04.19/SP Kod WR Potwierdzenie . . / Kod
--------------------------------------------------------------