Faktura KSeF XML w 'świecie' EDI
Firmy, które wymieniały dane transakcyjne przy pomocy komunikatów EDI
teraz muszą włączyć się do wymiany faktur KSeF - wystawiać faktury sprzedaży
i pobierać faktury zakupu.
Patrz szczegóły:
KSeF. EDI INVOICE a Faktury XMLKSeF. Faktury a komunikaty EDI
Opisy zawarte w tym artykule prosimy odczytywać uwzględniając wymagania KSeF.
***********************************************************************************************************
Komunikaty EDI zbudowane są zgodnie ze standardami ustalonymi przez
międzynarodowe organizacje. Komunikaty EDI pozwalają na wymianę danych
między różnymi systemami informatycznymi.
Program Trawers ERP może wysyłać i przyjmować następujące komunikaty EDI:
* Kupujący <-- IN Otrzymuje cennik asortymentu: PRICAT <Document-ProductCatalogue>
* Kupujący --> OUT wysyła zamówienie zakupu: ORDER <Document-Order>
* Kupujący <-- IN otrzymuje potwierdzenie zamówienia: ORDRSP <Document-OrderResponse>
* Kupujący <-- IN otrzymuje awizo dostawy: DESADV <Document-DespatchAdvice>
* Kupujący <-- IN otrzymuje fakturę sprzedaży: INVOICE <Document-Invoice>
Sprzedający: Wymiana dokumentów
* Sprzedający --> OUT wysyła cennik asortymentu: PRICAT <Document-ProductCatalogue>
* Sprzedający --> OUT wysyła raport o zapasach mag: INVRPT <Document-InventoryReport>
* Sprzedający <-- IN otrzymuje zamówienie sprzedaży: ORDER <Document-Order>
* Sprzedający --> OUT wysyła potwierdzenie zamówienia: ORDRSP <Document-OrderResponse>
* Sprzedający --> OUT wysyła awizo dostawy: DESADV <Document-DespatchAdvice>
* Sprzedający --> OUT wysyła fakturę sprzedaży: INVOICE <Document-Invoice>
Patrz szczegółowy opis komunikatów EDI w programie Trawers ERP:
EDI Elektroniczna wymiana dok
2. Komunikat DESADV
Co to jest DESADV ?
DESADV (Despatch Advice) to elektroniczne powiadomienie o wysyłce towarów,
które dostawca przesyła odbiorcy.
Główną funkcją komunikatu jest powiadomienie odbiorcy o nadchodzącej
dostawie oraz umożliwienie jej sprawnej identyfikacji.
Powiadomienie zawiera szczegółowe informacje o przesyłce, takie jak:
data i godzina dostawy, rodzaj i ilość towaru, oznaczenia produktów
oraz dane dostawcy i odbiorcy.
Jak działa komunikat DESADV ?
1. Dostawca wysyła DESADV do odbiorcy, informując go o szczegółach wysyłki.
2. Odbiorca otrzymuje komunikat i może przygotować się na dostawę.
3. DESADV pomaga sprawdzić, czy przesyłka zawiera dokładnie te produkty,
które zostały zamówione.
4. Na podstawie DESADV program tworzy dokument dostawy ([DA]),
który oczekuje na wystawienie faktury.
Powiązanie faktury z dostawą
- Jeśli faktura jest przesyłana elektronicznie (EDI), można ją automatycznie
dopasować do dokumentu dostawy.
- Można też powiązać fakturę ręcznie, wybierając odpowiednia funkcję w systemie.
Weryfikacja przesyłki
- Na etykiecie przesyłki (etykieta logistyczna) powinien znajdować się numer SSCC,
który umożliwia szybkie odnalezienie dokumentu dostawy w systemie.
- Magazynier może zeskanować SSCC z etykiety na paczce, aby upewnić się,
że fizyczna dostawa zgadza się z dokumentem EDI.
Sprawdzanie zgodności dostaw
- Można okresowo kontrolować dostawy, np. sprawdzając co dziesiątą paczkę.
- Warto przypisać dostawcom status wiarygodności, np. zaufany,
na podstawie zgodności wcześniejszych przesyłek.
3. Zapisywanie DESADV Awizo dostawy (NA)
Opis ogólny
Awizo dostawy [DESADV] w formacie EDI XML program tworzy na podstawie
dokumentu [SD] Wysyłka w funkcji:
* NA > Zamówienia > Wysyłka > EDI Awizo dostawy [DESADV] [NA_DLL85]
Awizo dostawy [DESADV], to zawiadomienie o wysyłce towarów przez dostawcę.
Także: ASN Advanced Shipping Notice (EDI 856)
Zadanie: Upewnienie odbiorcy przez dostawcę, że awizowana wysyłka zawiera taki
asortyment jaki jest na zamówieniu. Standardowy format EDI zapewnia, że dokumenty
można przetwarzać automatycznie. Ew. różnice można natychmiast sygnalizować.
Dodatkowa korzyść dla odbiorcy, to możliwość automatycznego przekształcenia
komunikatu DESADV na dokument dostawy (przychodu) w systemie ERP.
W programie Trawers:
W systemie NA Sprzedaż generuje się komunikat DESADV Awizo dostawy
na podstawie dokumentu [SD] Wysyłka asortymentu
W systemie ZO Zakupy tworzy się dokument [DA] Dostawa w ZO
na podstawie komunikatu DESADV Awizo dostawy
Wdrożenie automatycznej wymiany informacji przyśpiesza obieg danych
i zmniejsza liczbę pomyłek.
Uwagi i zastrzeżenia
* Numeracja: Numer wysyłki <DespatchNumber>
i numer: Awizo dostawy <DespatchAdviceNumber>
Maja takie numery jak nr dok [SD] Wysyłka
* Powiązanie awiza dostawy z fakturą na dokumentach EDI jest zapisane
na dokumencie faktury EDI INVOICE, w sekcji <Line-Delivery>.
Określany jest numer wysyłki w atrybucie <DespatchNumber>:
> Profil EDI Odbiorcy
Nr i data dostawy [4] Wpisać numer i datę dok [SD] Wysyłka
Umożliwia to jednoznaczne określenie, że dana pozycja faktury
jest związana z daną wysyłką.
Na podstawie komunikatu EDI [DESADV] program tworzy dokument ZO: [DA] Dostawa
Dokumenty zakupu
Czytanie komunikatu DESADV
Awizo dostawy DESADV można pobierać w formacie EDI XML w dwóch funkcjach:
* ZO > Dostawy > Pobieranie EDI (DESADV) [ZO_DEDI2]
* Funkcja SOA > Awizo dostawy ZO EDI Dopisanie
Document-DespatchAdvice [DESADV]
SOA Funkcje OutBound i InBound
Dokument [DA] Dostawa
* Po pobraniu DESADV powstaje dokument w ZO: [DA] Dostawa oczekująca na fakturę.
[FA] Faktura zakupu do [DA] Dostawa
* Do dokumentu: Dostawa oczekująca można zarejestrować fakturę zakupu: ręcznie lub wg EDI.
1. Ręcznie: wybierając [3] Dostawa była wcześniej, podczas rejestrowania pozycji faktury.
2. Wg EDI: Gdy dostawy i faktury wg EDI, to w profilu dostawcy należy podać:
Faktura [FA] razem z [DA] --> [N] (Nie) (pole: odediFD)
Spowoduje to, że faktury [FA] wczytywane z EDI będą oczekiwały
na powiązanie z dostawami [DA] EDI.
Skojarzenie (match): [FA] EDI i [DA] EDI
* Można powiązać (skojarzyć ) faktury i dokumenty dostaw oczekujące na faktury:
ZO -> Faktura zakupu > EDI [FA] <-> [DA] EDI Match [ZO_DEDI3]
Można powiązać pojedyńcze pozycje oraz (automatycznie) wiele pozycji.
Program połączy pozycje dokumentów: faktury [FA] i dostawy [DA], gdy mają taki sam:
Numer dostawy (obcy) (pole: DANumer) <DespatchNumber>.
Ten numer znajduje się w obu dokumentach EDI:
faktura INVOICE
dostawa DESADV
P. Jak powiązać (skojarzyć, sprawdzić) dokument dostawy z dostawą fizyczna ?
O. Na przesyłce (na etykiecie przesyłki) i w dokumencie EDI powinien być numer SSCC.
SSCC Seryjny Numer Jednostki Logistycznej
Operator (magazynier) skanuje SSCC z etykiety, program odszukuje
dokument [DA] Dostawa (utworzony wg EDI DESADV).
Zatwierdza dokument [DA] Dostawa. Program generuje dokument przychodu w MG,
na asortyment wymieniony w EDI DEASADV (i w [DA] Dostawa.)
P. Czy i jak weryfikować zgodność zapisów w dokumencie z fizyczną zawartością
przesyłki (paczki) ?
Okresowo, np. co 10-ą paczkę sprawdzać. Nadawać dostawcy status, np. zaufany.
Dekretacja [DA] Dostawa
* Dokument [DA] Dostawa ma pole: Symbol dekretacji.
P. Jak wypełnić to pole, gdy dokument powstaje na podstawie komunikatu [DESADV] ?
O. Program ustala domyślny symbol dekretacji operatora, który uruchamia SOA.
W przypadku, gdy jest tylko jeden dostępny (operator ma uprawnienia tylko do jednego),
to program wstawi ten jeden. Gdy będzie wiele dostępnych, to należy wskazać operatorowi
jeden jako domyślny (podpowiadany) [*].
Można też użyć filtrów dekretacji i uzależnić wybór dekretu od grupy, wyróżnika, odmiany, itd.
Warunki (filtry) dekretacji
1. Identyfikacja dostawy
Każda dostawa ma swój unikalny numer dostawy (DespatchNumber),
który jest zawarty:
- W komunikacie DESADV (awizo dostawy)
- W fakturze zakupu [FA] (INVOICE)
Dodatkowo, fizyczna przesyłka posiada numer SSCC, czyli kod
logistycznej jednostki transportowej.
SSCC umożliwia szybkie odnalezienie dostawy w systemie.
2. Otrzymanie faktury i jej przypisanie do dostawy
Po wysyłce towaru dostawca przekazuje odbiorcy fakturę zakupu w formacie EDI [FA].
System odczytuje fakturę i sprawdza, czy zawiera numer dostawy (DespatchNumber).
Jeśli tak, system podejmuje działania:
- Wyszukuje w bazie odpowiadający dokument dostawy [DA].
- Dopasowuje pozycje faktury do zamówionych produktów.
- Sprawdza zgodność ilości i cen.
3. Automatyczne powiązanie faktury z dostawą
Jeśli numer dostawy w fakturze zgadza się z numerem w systemie:
* Faktura zostaje automatycznie powiązana z dokumentem dostawy [DA].
* Dokument dostawy otrzymuje status: zafakturowany.
* System generuje dokument przyjęcia towaru do magazynu.
Jeśli numerów nie uda się dopasować, konieczne jest ręczne przypisanie faktury do dostawy.
4. Ręczne przypisanie faktury do dostawy
W przypadku braku automatycznego dopasowania, użytkownik może:
* Samodzielnie powiązać fakturę z dostawą, wybierając odpowiednią opcję w systemie.
* Wyszukać dostawę według numeru SSCC, zeskanowanego z etykiety przesyłki.
* Zweryfikować zgodność dostawy z fakturą poprzez ręczne porównanie pozycji.
5. Finalizacja procesu
Po poprawnym przypisaniu faktury do dostawy system dokonuje:
* Księgowania faktury zakupowej.
* Zakończenia procesu dostawy.
* Aktualizacji magazynowych stanów towaru.
6. Kontrola i weryfikacja
Aby upewnić się, że fizyczna dostawa odpowiada danym w systemie:
* Magazynier skanuje numer SSCC, aby znaleźć dokument dostawy.
* Może sprawdzić wyrywkowo rzeczywiste ilości towaru w paczkach.
* System pozwala na nadanie dostawcom statusu wiarygodności (zaufany),
jeśli ich przesyłki są regularnie zgodne z fakturami.
4.3 Przykład powiązania faktury [FA] z dostawą [DA]
1. Informacje o dostawie (DESADV)
Firma XYZ wysyła do odbiorcy komunikat DESADV, który zawiera następujące dane:
- Numer dostawy: D123456
- Data wysyłki: 10 maja 20xx
- Asortyment: 100 szt. Produktu A, 50 szt. Produktu B
- SSCC: 003400012345678901
Towar fizycznie dociera do magazynu odbiorcy, gdzie magazynier skanuje
kod SSCC z etykiety przesyłki, co pozwala systemowi odnaleźć dokument
dostawy [DA] w systemie.
2. Informacje o fakturze (FA - INVOICE)
Po dostawie, firma XYZ wysyła fakturę zakupu w formacie EDI:
- Numer faktury: F20250510
- Powiązana dostawa: D123456
- Łączna wartość: 50 000 PLN
- Pozycje na fakturze:
* 100 szt. Produktu A - cena jednostkowa 200 PLN
* 50 szt. Produktu B - cena jednostkowa 400 PLN
System automatycznie odczytuje fakturę i sprawdza, czy numer
dostawy D123456 figuruje w systemie jako oczekujący
na powiązanie z fakturą.
3. Proces powiązania w systemie
1. System odnajduje dokument dostawy [DA] z numerem D123456.
2. Dopasowuje pozycje z faktury do pozycji dostawy.
3. Weryfikuje zgodność ilości i cen.
4. Jeśli wszystko się zgadza, następuje finalizacja procesu:
- Dokument dostawy [DA] zostaje oznaczony jako zafakturowany.
- Faktura [FA] zostaje zaksięgowana.
- System generuje dokument przyjęcia towaru do magazynu.
4. Weryfikacja fizycznej dostawy
Operator magazynu skanuje numer SSCC na przesyłce:
- Jeśli SSCC zgadza się z dokumentem dostawy w systemie,
dostawa zostaje zatwierdzona.
- Jeśli występują rozbieżności (np. brak towaru),
system zgłasza alert do weryfikacji.