1. Opis ogólny
2. Zapisywanie zamówień zakupu EDI [ORDER]
2.1 Opis ogólny
2.2 Format
2.3 Dane dla zamówień zakupu EDI
2.4 Parametry dokumentów EDI
2.5 Opis pól zamówień zakupu XML
3. Pobieranie faktur zakupu EDI [INVOICE]
3.1 Opis ogólny
3.2 Uwagi i zastrzeżenia
3.3 Konwersja: EDI [INVOICE] --> [DA] Dostawa ZO
4. Pobieranie DESADV Awizo dostawy
5. Przykłady komunikatów
6. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
Faktura KSeF XML w 'świecie' EDI
Firmy, które wymieniały dane transakcyjne przy pomocy komunikatów EDI
teraz muszą włączyć się do wymiany faktur KSeF - wystawiać faktury sprzedaży
i pobierać faktury zakupu. (#KSeF)
Patrz szczegóły:
KSeF. Faktury a komunikaty EDIKSeF. EDI INVOICE a Faktury XML
Opisy zawarte w tym artykule prosimy odczytywać uwzględniając wymagania KSeF.
***********************************************************************************************************
EDI Electronic Data Interchange, to jest przesyłanie standardowych
komunikatów elektronicznych, które są odpowiednikami dokumentów handlowych
i administracyjnych, np. faktur sprzedaży, zamówień zakupu.
W programie Trawers można wysyłać (Export) i pobierać (Import)
następujące komunikaty dotyczące zakupu:
Zamówienia zakupu można zapisywać i wysyłać w formacie EDI [ORDER]:
ZO > Zamówienia > Zapisywanie zamówień EDI [ORDER] [ZA_DKZ30]
EDI [ORDER] można także zapisać, w locie, w menu wewnętrznym (zakładka) funkcji:
ZA > Zamówienia > Akceptowanie [A] [ZA_DAC10]
2.2 Format dokumentu EDI
Format opisany jest w specyfikacji: ECOD XML ORDER wersja 1.2
http://www.comarchedi.pl/specyfikacje-plikow
(NOTE: Format dostosowano do wymagań firmy: Ceramika Paradyż)
2.3 Dane dla zamówień zakupu EDI
Zamówienie zakupu EDI tworzone jest na podstawie pozycji zamówienia zakupu ZA
oraz danych znajdujących się w innych powiązanych zbiorach.
Aby utworzyć zamówienie zakupu EDI muszą być spełnione następujące warunki:
(przed utworzeniem dokumentu EDI należy podać brakujące dane)
Jednostki miary
* W tabeli jednostek miar należy podać jednostki wg norm EDI: <UnitOfMeasure>
(pełna lista wymieniona jest w specyfikacji), np.
Trawers JmEDI Nazwa
--- --- --------
szt PCE sztuka
kg KGM kilogram
l LTR litr
m2 MT2 metr kwadratowy
JmEDI pobiera sie z tabeli: Jednostki miary EDI [MG_TJE10]
Dane firmy
* W karcie firmy należy podać:
- adres siedziby spółki
- opis zawierający numer KRS, nazwę sądu rejestrowego oraz kapitał
Gdy firma składająca zamówienie jest spółką prawa handlowego.
Data dostawy
Przyjęto, że w tworzonym zamówieniu zakupu EDI:
* żądana data dostawy <ExpectedDeliveryDate> = pole: Termin z pierwszej
pozycji zamówienia zakupu
Miejsce dostawy
Przyjęto, że w tworzonym zamówieniu zakupu EDI:
* ILN miejsca dostawy <DeliveryPoint> = a) ILN wskazany w karcie firmy/oddziału
(w zamówieniu zakupu) b) ILN wskazany w karcie magazynu
a) lub b) wskazuje parametr w karcie dostawcy w zakładce [Profil EDI] (odediILN)
Warunki płatności
* dane pobierane z karty dostawcy:
dni płatności <CashDiscountDays> = Płatność / dni
upust <CashDiscountPercendage> = Stały upust 1
2.4 Parametry dokumentów EDI
Ustala się format dokumentu EDI i metody pobierania danych.
Parametry podaje się w zakładce karty dostawcy: Profil EDI dostawcy
Format dokumentu EDI [1]
[1] ECOD XML ORDER wersja 1.2 (CP)
Faktura [FA] razem z [DA] [T]
[T] Faktura [FA] i dostawa [DA] razem
[N] Faktura [FA] i dostawa [DA] oddzielnie (w różnych terminach)
ILN w zamówieniu zakupu [1]
[1] ILN wskazany w karcie magazynu
[2] ILN wskazany w karcie firmy/oddziału
2.5 Opis pól zamówień zakupu XML
Firma - pola z karty firmy
Dostawca - pola z karty dostawcy
Dok - pola z nagłówka dokumentu zamówienia
Pozycja - pola z pozycji dokumentu
Indeks - pola z karty KIM indeksu
Order-Header
OrderNumber Dok -> Numer
OrderDate Dok -> Data
ExpectedDeliveryDate Pozycja -> Termin (z pierwszej pozycji)
Remarks Dok -> Uwagi
Order-Parties
Buyer Firma -> Dane podstawowe
ILN
TaxID
Name
StreetAndNumber
CityName
PostalCode
Country
CourtAndCapitalInformation : Firma -> Sąd rejestrowy, KRS
BuyerHeadquarters Firma -> Siedziba spółki
ILN
Name
StreetAndNumber
CityName
PostalCode
Country
Seller
ILN Dostawca -> ILN
CodeByBuyer Dostawca -> numer
DeliveryPoint
ILN Firma/Magazyn -> ILN (1)
CurrencyDetails
CurrencyCoded Dok -> Waluta
PaymentTermsType
CashDiscountDays Dostawca -> Płatność / Dni
CashDiscountPercendage Dostawca -> Stały upust 1
Line-Item
LineNumber Pozycja -> Numer
EAN Indeks -> EAN13
BuyerItemCode Pozycja -> Indeks
ItemDescription Pozycja -> Nazwa indeksu
ItemType 'CU'
OrderedQuantity Pozycja -> Ilość zamówiona
UnitOfMeasure Pozycja -> Jednostka miary (wg ECOD)
OrderedUnitNetPrice Pozycja -> Cena z upustem
Line-Parties
DeliveryPoint
ILN Magazyn -> ILN (1)
(1) DeliveryPoint jest tylko w nagłówku, gdy taki sam ILN wszystkich pozycji.
DeliveryPoint jest tylko w pozycjach, gdy różne ILN w pozycjach.
NOTE: Komunikaty odbiegające od powyższych specyfikacji można włączyć
jako indywidualne rozwiązania, dedykowane poszczególnym użytkownikom
programu Trawers.
3. Pobieranie faktur zakupu EDI [INVOICE]
3.1 Opis ogólny
Faktury zakupu można pobierać w formacie EDI XML w dwóch funkcjach:
* ZO > Faktury > Pobieranie EDI (INVOICE) [ZO_DEDI1]
* Funkcja SOA > Polecenie wstawienia faktury zakupu EDI
<Document-Invoice> [INVOICE]
SOA Funkcje OutBound i InBound
NOTE: (Technicznie) Obie w/w funkcje wykonują funkcję: InvoiceZO_EDI()
Funkcja wyszukuje asortyment (EAN) wg KIM oraz KID (#00052553)
Fakturę można skojarzyć z istniejącym zamówieniem zakupu.
Możliwe sposoby kojarzenia:
* Przesyłanie EDI ORDER i EDI INVOICE
* Przesyłanie tylko EDI INVOICE
Wiecej informacji jest w opisie: Przesyłanie dokumentów EDI między firmami
EDI Elektroniczna wymiana dokumentów
3.2 Uwagi i zastrzeżenia
Identyfikacja elementów na fakturze zakupu EDI INVOICE
Patrz też:
EDI Stosowane oznaczenia
Ustalanie okresu (m-ca) obliczeniowego, do którego trafi faktura zakupu
W fakturze zakupu INVOICE nie ma pola wskazującego, do którego okresu
obliczeniowego powinien wpisać dokument Nabywca (Buyer).
W programie Trawers zastosowano następujacy algortym wnioskujący.
* Procedura standardowa (praca w czasie rzeczywistym):
Faktura trafia do okresu bieżącego, tj. miesiąca na który wskazuje
data systemowa w chwili zapisywania faktury zakupu.
Faktura otrzymuje datę bieżącą.
* Wykorzystanie pola <InvoicePostDate>
Data może wskazywać inny okres niż bieżący (wynikający z daty systemowej).
Faktura otrzyma datę z pola: <InvoicePostDate>.
Gdy okres, na który wskazuje <InvoicePostDate> jest zamknięty w ZO,
to dokument otrzyma datę bieżącą i trafi do okresu bieżącego.
Data otrzymania (DataO) i pole M-c PTU wg <InvoicePostDate>.
Takie użycie pola <InvoicePostDate> umożliwia zapisanie faktury
zakupu w poprzednim okresie obliczeniowym nawet gdy procedura EDI
odczytuje INVOICE w okresie bieżącym.
Buyer
Nabywca, Odbiorca
Buyer ILN
Na podstawie ILN kupującego program sprawdza czy faktura jest
adresowana do nas i jest ustalany numer oddziału
Seller ILN
Na podstawie ILN sprzedającego jest identyfikowana karta dostawcy.
InvoiceNumber
Numer obcy faktury, następuje sprawdzenie czy faktura o tym numerze
jest zarejestrowana w naszym systemie, sprawdzenie w zbiorze rozrachunków
InvoiceDate
Data wystawienia faktury
NOTE
Brak w systemie ZO SalesDate, określającej datę sprzedaży,
jest tylko data wystawienia faktury FDATA, w systemie NA jest takie pole
Remarks
Uwagi do faktury
InvoiceCurrency
Symbol waluty
NOTE:
Kurs waluty nie jest ustalany, można dokonać ręcznej korekty
BuyerOrderNumber
Numer zamówienia kupującego (nasz)
Powiązanie (kojarzenie) faktury zakupu z zamówieniem zakupu
W strukturze faktury EDI wg ECOD jest zapisany numer zamówienia
nie ma natomiast numeru pozycji zamówienia.
W Trawersie, gdy wiążemy fakturę z zamówieniem, to trzeba wskazać
numer pozycji zamówienia.
Jak odszukać ?
Uproszczenie -> pierwsze wystąpienie indeksu na wskazanym zamówieniu.
Numer zamówienia może być zapisany jeden wspólny w nagłówku lub
dla każdej pozycji, wtedy mogą być różne numery zamówień
InvoiceReferenceNumber
Numer faktury korygowanej, w przypadku wczytywanie faktury korygującej.
Numer może być zapisany jeden wspólny w nagłówku lub
dla każdej pozycji, wtedy mogą być różne numery faktur korygowanych.
Program Trawers nie dopuszcza aby były różne numery faktur korygowanych
gdy waluty są inne niż PLN
InvoiceReferenceNumber to numer faktury nie ma numeru pozycji
W Trawersie, gdy wiążemy fakturę korygującą z pierwotną, to trzeba wskazać
numer pozycji
Jak odszukać ?
Uproszczenie -> Wskazanie pozycji - pierwsze wystąpienie indeksu
na fakturze pierwotnej, dodatkowo jest sprawdzenie czy
ilość i cena pozycji 'bylo' się zgadzają
IvoicePaymentDueDate
Termin płatności
DeliveryPoint
ILN naszego magazynu (w tabeli magazynów) wskazuje nr magazynu,
do którego oczekujemy dostawy. Wpisujemy do zamówienia zakupu EDI.
W MG > Tabela magazynów jest ILN miejsca dostawy (pole: TmgILN)
DeliveryTermsCode
Kod warunków dostawy lub transportu wg INCOTERMS
EXW - ex works
FOR - przekazanie przewoźnikowi w określonym miejscu
CPT - opłacone do miejsca dostawy
Ustalenie indeksu asortymentu
Kolejno identyfikacja (wyszukiwanie) w zbiorach:
- Supplier Item Code - na podstawie zapisu w zbiorze ofert dostawców
- EAN - na podstawie kodu EAN (obowiazkowy w zbiorze EDI)
- Buyer Item Code - na podstawie naszego indeksu
InvoiceQuantity
Ilość na fakturze
UnitOfMeasure
Jednostka Miary
Program wczytujący zakłada, że ilości asortymentu w fakturze EDI
podane są w JmZak, tj. w jednostce miary zakupu (przychodu)
InvoiceUnitNetPrice
Cena netto w walucie
NOTE: Cena zakupu pobierana jest z faktury zakupu
(także gdy jest inna niż na zamówieniu zakupu)
SerialNumber
Numer serii lub partii (LOT/SER)
W fakturach zakupu w ZO mogą być wypełnione 2 pola: LOT lub SER.
W fakturach EDI: INVOICE jest jedno pole: <SerialNumber>
Procedura w programie Trawers:
* ZO > Faktury > Pobieranie EDI (INVOICE) [ZO_DEDI1]
* Funkcja SOA > Polecenie wstawienia faktury zakupu EDI
<Document-Invoice> [INVOICE]
W obu procesach (w programie jest to jedna procedura):
<SerialNumber> program zapisuje SER lub LOT, zależnie od wskaźnika w KIM
Pobieranie DESADV Awizo dostawy
Procedura w programie Trawers:
* ZO > Dostawy > Pobieranie EDI (DESADV) [ZO_DEDI2]
* Funkcja SOA > Awizo dostawy ZO EDI Dopisanie
Document-DespatchAdvice [DESADV]
W obu procesach (w programie jest to jedna procedura):
<SerialNumber> program zapisuje SER lub LOT, zależnie od wskaźnika w KIM
Program zapisuje jeden <SerialNumber> (LOT/SER) w pozycji dokumentu.
TaxCategoryCode
Kod stawki:
NA - nie podlega (not applicable) (od 7.58)
AE - reverse charge (od 7.58)
E - zwolniony (exempt)
S - inna, stawka wyrażona liczbą (standard)
TaxRate
Stawka PTU, np. 23.00
Wg stawki PTU program ustala nr PTU
(pole: NRPTU musi być wypełnione w pozycjach faktury zakupu)
Odszukuje w tabeli PTU stawkę i numer PTU obowiązujące w dniu transakcji.
Np. <InvoiceDate>2020-11-15</InvoiceDate>
Podatek VAT RC
W zależności od parametrów karty dostawcy i karty KIM
jest ustalany automatycznie czy indeks podlega RC
Kwota podatku RC jest rejestrowana w pozycji
NetAmount
Wartość netto pozycji.
Wartość ustalana jest na podstawie ceny i ilości z faktury dostawcy.
W przypadku różnic groszowych trzeba dokonać korekty ręcznej faktury.
System sprawdza czy TotalNetAmount jest równe wartości netto
zarejestrowanej faktury
Tax-Summary
Podsumowanie VAT, rejestrowane są pozycje podatku PTU (VAT)
Kwota podatku jest rejestrowana zgodnie z wartościami na fakturze dostawcy
Numerowanie pobieranych dokumentów
Pobierane dokumenty otrzymują numery wg definicji w: Tabela serii dokumentów
Numerowanie dokumentów
3.3 Konwersja: EDI [INVOICE] --> [DA] Dostawa ZO
Na podstawie komunikatu EDI [INVOICE] w systemie ZO Zakupy można utworzyć
dokument [DA] Dostawa ZO.
ZO > Zakupy > Dostawy > EDI INVOICE --> [DA] Dostawa ZO [ZO_DEDI4] (konwersja)
Patrz:
Dokumenty zakupu
4. Pobieranie DESADV Awizo dostawy
DESADV (en: Despatch Advice) to jest zawiadomienie o wysyłce towarów przez dostawcę.
Komunikat wysyła dostawca do odbiorcy (klienta). Komunikat zawiera szczegółowe
dane o wysyłce: dzień i godzina dostawcy, ogólna ilość asortymentu, opis asortymentu,
oznaczenia (kody) asortymentu, kody dostawcy i odbiorcy.
DESADV zawiera także numery (kody) palet i dane o opakowaniu: numery,
wagi (masę) i wymiary (kubaturę).
Komunikat awizuje dostawę i upewnia odbiorcę, że awizowana wysyłka zawiera taki
asortyment jaki został zamówiony (jaki jest na zamówieniu zakupu).
Na podstawie komunikatu EDI [DESADV] program tworzy dokument ZO: [DA] Dostawa
Dokumenty zakupu
Patrz szczegóły:
EDI DESADV Awizo dostawy (NA) (ZO)