1. Opis ogólny
2. Szablony numeracji
3. Ciągi numeracji
4. Numeracja wspólna, oddzielna, ciagła
5. Zalecenia i porady
5.1 Stosować serie dokumentów 2-znakowych i znaczących
5.2 Numerować w seriach miesięcznych
5.3 W firmach wielo-oddziałowych stosować serie
5.4 Gdy 999 numerów to zbyt mało
5.5 Moment nadawania numeru dokumentu
5.6 Zapisy chronologiczne
6. Tabela serii dokumentów
Opis ogólny
Serie dokumentów w systemach
7. Zastosowane szablony numeracji
8. Numerowanie w Trawers6 GUI
9. Numer własny vs numer obcy
10. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
Dokumenty transakcyjne, np. faktury sprzedaży, dokumenty rozchodu magazynowego,
mają indywidualne, unikalne numery, które zapewniają ich identyfikację podczas
przetwarzania, w zestawieniach (raportach) i podczas wymiany danych z innymi programami.
Także rekordy (zapisy) w kartotekach, np. karty odbiorców, dostawców, indeksy KIM
maja indywidualne, unikalne numery.
W programie Trawers stosuje się metody automatycznego numerowania. W celu
ułatwienia i przyśpieszenia nadawania kolejnych numerów przy dopisywaniu
dokumentów i kartotek.
Do nadawania kolejnych numerów stosuje się szablony numerowania
oraz tabele serii dokumentów.
Szablon numeru zwykle składa się z dwóch członów (segmentów):
prefix (seria) i sufix. Prefix, to zwykle symbol alfabetyczny a sufix,
to kolejno rosnące liczby. Np. FA0012, FA0013, FA0014.
ppssss
- -
| |
| o--- sufix
o----- prefix
Patrz też:
Szablony numerowania
Dokumenty transakcyjne, np. faktury sprzedaży, dokumenty rozchodu
magazynowego itp. zapisywane są w zbiorach okresowych (miesięcznych).
Zbiory danych okresowych
Numeracja dokumentów jest zwykle miesięczna, gdyż w numerze jest zawarty
miesiąc i rok i w każdym miesiącu dokumenty mogą być numerowane od początku:
w styczniu: FA0001/01/21, FA0002/01/21,...
w lutym: FA0001/02/21, FA0002/02/21, FA0003/02/21,...
^ ^
| o---- rok 2021 (2 znaki)
o------- miesiąc
Jedynie w systemie KG Księga Główna, dokumenty zaksięgowane w dzienniku,
otrzymują kolejny numer, unikalny w roku obrotowym.
Księga główna i księgi pomocnicze
Wydzieloną, miesięczną numerację można zmienić. Jeżeli jest potrzeba,
aby faktury były numerowane narastająco w ciągu roku, to w każdym kolejnym
miesiącu można zmienić pierwszy numer faktury na kolejny, liczony od początku roku.
Przy rejestracji następnej faktury, system poda kolejny numer faktury.
Na przykład, jeżeli w styczniu wystawiono 127 faktur, to w powyższym
przykładzie, w lutym trzeba zmienić numer 1 na 128.
Przy wystawianiu kolejnej faktury program poda numer kolejny, tzn. FA0128/02/21
np. w styczniu: FA0001/01/23 ... FA0127/01/23
w lutym: FA0128/02/23 ... FA0255/02/23
w marcu: FA0256/02/23 ...
2. Szablony numeracji
Szablon organizuje metodę automatycznego nadawania kolejnych numerów.
Wg szablonu można numerować dokumenty, np. faktury sprzedaży oraz kartoteki,
np. karty odbiorców, indeksy KIM.
Szablony numerowania
Szablony numerów definiuje się w parametrach poszczególnych systemów
Można wybrać szablon numerowania z tabeli:
------
999999 Tylko cyfry, np. 201211
!99999 1 znak serii i cyfry, np. A12345
!!9999 2 znaki serii i cyfry, np. AB1012
!!!999 3 znaki serii i cyfry, np. ABC123
!!!!99 4 znaki serii i cyfry, np. ABCD23
!!!!!9 5 znaków serii i cyfra, np. ABCDE3
NNNNNN Kolejne cyfry i litery np. 0A0F12
!NNNNN 1 znak serii i cyfry, np. A12345
!!NNNN 2 znaki serii i cyfry, np. AB1012
!!!NNN 3 znaki serii i cyfry, np. ABC123
!!!!NN 4 znaki serii i cyfry, np. ABCD23
!!!!!N 5 znaków serii i cyfra, np. ABCDE3
!!!!!! Dowolne znaki np. 9BC/EF
------
Gdzie:
! seria, np. FV
9 kolejny numer (cyfry), np. 9999
N kolejny numer (cyfry i litery), np. NNNN
Dla szablonu:
------
!!9999
------
Po podaniu FV w miejscu [!!], program podpowie kolejny numer w miejscu
[9999]: FV0123, FV0124, FV0125, FV0126, itd.
Szablon: 999999 Tylko cyfry, zapewnia automatyczne numerowanie.
Program podpowiada kolejny numer, np. 000001, 000002, 000003, itd.
Szablony numerowania
3. Ciągi numeracji
W programie Trawers prowadzone są odrębne ciągi (kolejne numery):
a) w ramach systemów, np. dokumenty magazynowe w systemie MG
b) w ramach obiektów w systemach, np. dokumenty magazynu: 10
lub dokumenty kasy: 20
c) w ramach rodzaju operacji, np. dokumenty przechodu
lub faktury zakupu
d) w ramach okresu (miesiąca) obliczeniowego
Dlatego, aby zidentyfikować dokument trzeba znać wszystkie wymienione cechy.
Identyfikację dokumentu ułatwia unikalny numer referencyjny RefNo, który
można umieścić na wydrukach dokumentów. Jest odpowiednie pole w tabeli pól
dla wzorców dokumentów.
Numery referencyjne RefNo
4. Numeracja wspólna, oddzielna, ciagła
* W systemie NA jest wspólna numeracja: [FA] Faktury sprzedaży, [FP] Paragony,
[FK] Faktura sprzedaży, korygująca i [FQ] Paragon sprzedaży, korygujący.
Dokumenty sprzedaży
* W systemie KB numeracja rejestrów kasowych i bankowych jest ciągła,
tzn. program automatycznie nadaje kolejny numer i nie można podać innego.
Np. Rejestr kasowy: 000111, 000112, itp.
Program numeruje kolejno rejestry w roku obrotowym od: 000001 do: nnnnnn
Dokumenty płatności
* W systemie MG oddzielne numeracje są dla rodzajów dokumentów i magazynów,
np. 10 PR PZ0003
^ ^ ^
o--o--o--- Magazyn, Rodzaj dokumentu, Nr dokumentu
Dokumenty magazynowe
5. Zalecenia i porady
5.1 Stosować serie dokumentów 2-znakowych i znaczących
Faktury w zbiorach miesięcznych
Np. FA0001 Faktura sprzedaży
FK0001 Faktura korygująca, aby w KG od razu wiedzieć co to za dokument
Zamówienia sprzedaży i zamówienia zakupu
Zamówienia sprzedaży znajdują się w jednej tabeli (zbiorze).
Inaczej niż faktury sprzedaży, które są w osobnych zbiorach miesięcznych.
Dlatego warto je numerować tak, aby numery układały się rosnąco.
Np. od 000001, 000002 itd.
Lub wg szablonu: RMM999 (R Ostatna cyfra roku + MM Nr m-ca)
lub R99999 (R Ostatna cyfra roku)
Te same zalecenia dotyczą: ofert sprzedaży i zakupu, zamówień zakupu
i zleceń produkcyjnych, które takża są w jeden tabeli (zbiorze).
5.2 Numerować w seriach miesięcznych
W każdym miesiącu dokumenty numerować od początku.
Dokumenty mają dopełnienie w numerze, które wskazuje okres obliczeniowy,
np. FV0012/03/21 i to zapewnia unikalność numeru.
-- --
mm rr
5.3 W firmach wielo-oddziałowych stosować serie
Stosować serie wskazujące na lokalizacje oddziału lub magazynu,
np. zastosować szablon: !!9999 2 znaki serii i cyfry, np. AB1012
Operator w oddziale KR poda znaki [KR] a program dopełni KR0001 itd.
Wg tej reguły pracuje program niezależnie czy wyodrębnione są oddziały
w tabeli oddziałów.
5.4 Gdy 999 numerów to zbyt mało
Sytuacja:
---------
Firma ALFA rejestruje zamówienia sprzedaży. Stosuje następujący szablon
M OP 999 Maska: !!!999 np. 5AA312
o o- -o-
| | |
| | o--- kolejny numer, max 999
| o------- symbol operatora
o--------- symbol oddziału (magazynu)
Problem:
--------
Zdarza się, że w jednym miesiącu jest ponad 999 zamówień.
Trzeba zmieniać szablon. A inny szablon, to trudności w analizie i raportowaniu.
Rozwiązanie 1
Zastosować szablon numeracji:
M OP Z 99 Maska: !!!!99 np. 5AAC12
o o- o o-
| | | |
| | | o-- kolejny numer, max 99
| | o---- znaki od [0] do [Z]. Cyfry i litery alfabetu: 36 znaków
| o------- symbol operatora
o--------- symbol oddziału (magazynu)
5 AA 001 ... 099 1 99 dokumentów
5 AA 101 ... 199 2 99 dokumentów
...
5 AA 901 ... 999 10 99 dokumentów
5 AA A01 ... A99 11 99 dokumentów
5 AA B01 ... B99 12 99 dokumentów
...
5 AA Z01 ... Z99 36 99 dokumentów
Rezultat: zamiast 999 dokumentów, można zapisać dokumentów:
3564 = 36 * 99
Rozwiązanie 2
Zastosować szablon numeracji.
M OP NNN Maska: !!!NNN np. 5AA1A3
o o- -o-
| | |
| | o--- kolejny numer alfanumeryczny, max ZZZ
| o------- symbol operatora
o--------- symbol oddziału (magazynu)
5 AA 999
5 AA 99A ... 99Z
5 AA 9A0 ... 9ZZ
...
5 AA Z00 ... ZZZ
Rezultat: zamiast 999 dokumentów, można zapisać dokumentów:
36^3 - 1 = 46 655
Zamówienia przenieść do archiwum
Zamówienia zrealizowane można przenieść do archiwum [NA_PGZ55]
i zrobić miejsce na numery nowych, kolejnych zamówień.
Archiwum danych
5.5 Moment nadawania numeru dokumentu
Sytuacja:
Program nadaje automatycznie numer na samym początku tworzenia dokumentu,
jeszcze zanim dojdzie się do wstawiania kolejnych pozycji dokumentu.
Gdy jeden operator zacznie wypełniać dokument, ale jeszcze nie utworzył
żadnej pozycji, to drugi operator przy próbie utworzenia nowego dokumentu
otrzymuje taki sam numer dokumentu.
Pytanie:
Czy mogą powstać dwa różne dokumenty, z różnymi pozycjami, z takimi samymi numerami ?
Odpowiedź:
Program posiada zabezpieczenie, w trakcie ostatecznego zapisu do bazy danych.
Gdy stwierdzi, że dany numer został już nadany na innym stanowisku:
a) Oba dokumenty są powiązane z tym samym kontrahentem
Komunikat: Dostawca: 000001 Dok: FA FZ0006/11/24 p: 001, Już jest w ZO: FA FZ0006/11/24 001
lub 'Takie dane już są'
b) Oba dokumenty są powiązane z różnymi kontrahentami
Komunikat: Numer został nadany na innym stanowisku
Program pozwala zmienić numer na kolejny.
Po zatwierdzeniu numeru, program zapisuje dokument o nowym numerze.
Tj. moment nadawania numeru przenosi się do momentu potwierdzenia pozycji)
5.6 Zapisy chronologiczne
Zapis chronologiczny to system porządkowania dokumentów według dat ich wpływu
lub powstania, co pozwala na zachowanie kolejności zdarzeń i umożliwia
łatwiejsze odnajdywanie potrzebnych informacji.
W Trawers ERP są mechanizmy, które zapewniają, że wszystkie transakcj
(dokumenty transakcyjne) wprowadzane są zgodnie z ich datami (chronologicznie).
Patrz szczegóły:
Praca w Real-Time. Zasady
Patrz też:
Dokumenty. Zapisy chronologiczne
6. Tabela serii dokumentów
Opis ogólny
W programie Trawers5 TUI Tabela serii dokumentów stosowana jest w tych funkcjach,
które nadają numery automatycznie tj. w funkcjach automatycznego generowania
dokumentów i w funkcjach SOA.
SOA Funkcje OutBound i InBound
W programie Trawers6 GUI Tabela serii dokumentów jest jedyną i obowiązującą
metodą nadawania numerów dokumentom.
Tabela serii dokumentów jest także stosowana podczas ręcznej rejestracji
dokumentów w Trawers5 TUI w systemach NA i MG.
W programie Trawers5 TUI aktywne są dwie metody serializacji:
1. Szablony podane w parametrach systemow, np. !!9999, stosowane przy
ręcznej numeracji dokumentów
2. Definicje w tabeli serii, stosowane w funkcjach automatycznego
rejestrowania dokumentów
Ze względu na zwiększające się znaczenie funkcji automatycznych, np. SOA
rozbudowywana będzie metoda serializacji z użyciem tabeli serii.
Tabele serii w systemach
Tabele serii dokumentów są w systemach: BM,JP,KB,MG,MI,NA,QA,ST,ZA,ZO,ZP.
Tj. w tych systemach, w których można rejestrować dokumenty.
BM > Tabele > Serie dokumentów [BM_TPD10]
JP > Tabele > Serie dokumentów [JP_TTD10]
MG > Tabele > Serie dokumentów [MG_TTD10]
NA > Tabele > Serie dokumentów [NA_TTD10]
ZO > Tabele > Serie dokumentów [ZO_TTD10]
ZP > Tabele > Serie dokumentów [ZP_TTD10]
Patrz opisy tabeli serii dokumentów:
Serie dokumentów i kartotek
7. Zastosowane szablony numeracji
Zestawienie: PM > Statystyki > Serie dokumentów i kartotek [PM_ZST42]
Zestawienie ilustruje szablony numeracji dokumentów i kartotek oraz
liczbę zapisów w poszczególnych seriach.
Numerowanie. Szablony
o---------------------------------------------o
| KB: Dokumenty ................. !!9999 |
| KG: Dokumenty ................. !!9999 |
| MG: Dokumenty ................. !!9999 |
| NA: Faktury i noty ............ !!9999 |
| Zamówienia i oferty ....... 999999 |
| Odbiorcy .................. 999999 |
| Adresy .................... 999999 |
| RK: Kampanie handlowe ......... !99999 |
| ST: Dokumenty ................. !!9999 |
| Nry inwentarzowe .......... 999999 |
| ZA: Zamówienia ................ 999999 |
| ZO: Dokumenty ................. !!9999 |
| Dostawcy .................. 999999 |
| ZP: Dokumenty ................. !!9999 |
| Zlecenia .................. 999999 |
o---------------------------------------------o
Program odczytuje szablony numeracji wskazane w parametrach poszczególnych
systemów:
* Oblicza liczbę rekordów w kartotekach, np. Odbiorcy
* Oblicza liczbę rekordów w zbiorach dokumentów w podanych okresach
Program pobiera zawartość pól (kolumn) zawierających rodzaj i numer
i wykonuje analizę składniową numeru, tj. wyodrębnia znaki alfanumeryczne
(serie) i numeryczne (kolejne numery w serii).
Np.
Szablon dokumentów sprzedaży, faktury i noty: !!9999
Liczba zapisów w poszczególnych seriach, wg tego szablonu:
Seria Liczba zapisów
----- --------------
FV 1204
FK 45
8. Numerowanie w Trawers6 GUI
W programie Trawers6 GUI numeruje się wg: Tabela serii dokumentów.
Nie ustala się szablonów numerowania w parametrach poszczególnych systemów.
Serie dokumentów i kartotek
9. Numer własny vs numer obcy
Numer własny, nr własny
Numery własne, to są numery nadane dokumentom transakcyjnym, np. fakturom sprzedaży,
dokumentom rozchodu magazynowego, itp.
Numery włane są indywidualne i unikalne (nie powtarzają się).
Numeracja ta zapewnia identyfikowanie dokumentów podczas przetwarzania,
w zestawieniach (raportach) i podczas wymiany danych z innymi programami.
Powyżej opisano reguły i metody nadawania numerów własnych.
Numer obcy, nr obcy
Numery obce to są numery nadane dokumentom zewnętrznym, otrzymanym od kontrahentów.
W celu identyfikacji dokumentów zewnętrznych, w programie Trawers ERP zapisuje się
numery obce w zbiorach dokumentów i w tabelach pomocniczych .
* W zamówieniach sprzedaży zapisuje się numery zamówień nadane przez klientów (odbiorców).
* W fakturach zakupu zapisuje się numery faktur nadane przez kontrahentów (dostawców).
* W fakturach sprzedaży można zapisać numer obcy (FNumerNA C 64), który
dodatkowo identyfikuje naszą fakturę sprzedaży w programach zewnętrznych.
Nr obcy (FNumerNA) program zapisuje także w rozrachunkach (należnościach.)
Patrz: Zestawienia wg Query (układ tabelaryczny)
Rozrachunki. Zestawienia
Przykład: Niektóre jednostki budżetowe mają obowiązek numerować faktury
sprzedaży wystawiane w Trawers ERP wg odmiennego szablonu, np. FV 0001/OSiR/01/xx
Ten numer można umieścić w polu: FNumerNA C 64.
Gdy firma zewnętrzna wystawia faktury w naszym imieniu (samofakturowanie),
to numer wystawionej przez nich faktury zapisuje się w polu: FNumerNA C 64.