Zbiory danych okresowych. Miesięczne, roczne

1. Opis ogólny Rodzaje zbiorów danych 2. Zbiory danych miesięcznych Dokumenty transakcyjne w zbiorach okresowych Tworzenie zbiorów okresowych Zalety podziału na zbiory okresowe 3. Zbiory miesięczne archiwalne 4. Zbiory roczne archiwalne Archiwalne zbiory roczne 5. Przeglądanie i usuwanie danych archiwalnych Przeglądanie zbiorów okresowych Usuwanie zbiorów okresowych (archiwalnych) 6. Komunikat: Brak zbioru ... 7. Rozrachunki i zapasy w dniach ... 8. Tematy powiązane

1. Opis ogólny

Rodzaje zbiorów danych

W programie Trawers ERP są następujące rodzaje zbiorów danych: * Kartoteki podstawowe (Master Files), kartoteka odbiorców i KIM indeksów. Zbiory stałe. Zapisy (rekordy) można dopisywać, korygować i usuwać. * Tabele sterujące i pomocnicze (Tables), Słowniki, Tabela jedn org, upustów. Zbiory stałe. Zapisy (rekordy) można dopisywać, korygować i usuwać. * Dokumenty transakcyjne (Transaction File), faktury sprzedaży, rozchody z magazynu. Zbiory okresowe (miesięczne). Poszczególne okresy mogą być otwarte lub zamknięte. * Kartoteki pomocnicze (Auxiliary Master Files), kartoteka rozrachunków, zleceń produkcyjnych. Zbiory stałe. Część zapisów (rekordów) można przenosić do rocznych zbiorów archiwalnych. * Roczne sumy transakcji (Summary Records), zagregowane dane ze zbiorów transakcyjnych. Zebrane w zbiorach rocznych. Szereg zestawień i raportów tworzy się na podstawie danych sumarycznych. Patrz szczegóły: Zbiory danych. Rodzaje Okresy obliczeniowe Zarządzanie bazą danych Archiwum danych

2. Zbiory danych miesięcznych

Dokumenty transakcyjne w zbiorach okresowych

Dane transakcyjne (dokumenty) zapisane są w zbiorach miesięcznych (okresowych). ------- 04/20xx Kwiecień 20xx 05/20xx Maj 20xx ....... ------- Dokumenty moga być zapisane do zbioru tylko tego okresu, na który wskazuje data dokumentu (data zdarzenia gospodarczego).

Dokumenty --> Polecenia księgowania

Dokumenty konkretnego miesiąca, np. 05/20xx, przekształcane są na polecenia księgowania, także w miesiącu 05/20xx, i dalej, pobierane są do Księgi Głównej i księgowane także w miesiacu 05/20xx. Ta zasada powoduje, że zapewniona jest scieżka rewizyjna (ślad rewizyjny), tj. możliwość prześledzenia każdego zapisu, począwszy od zapisu końcowego w dzienniku księgowań, poprzez poszczególne etapy przetwarzania, aż do danych źródłowych (dokumentow transakcyjnych). Patrz szczegóły Organizacja ksiąg rachunkowych

Okresy otwarte i okresy zamknięte

Zbiory dokumentów mogą być otwarte lub zamknięte (archiwalne). Okresy obliczeniowe Podobnie, okresy mogą być otwarte i zamknięte. Okres otwarty, to jest miesiąc, w którym można rejestrować dokumenty. Do okresów zamkniętych nie można rejestrować dokumentów. Dodatkowe ograniczenie rejestrowania danych (zatrzaski) można okreslić w parametrach modułu AD i w parametrach operatorów. Zatrzaski pozwalają kontrolować daty rejestrowania dokumentów aby zapewnić właściwą chronologię transakcji. * Nie za datą wyższą lub * Nie z datą niższą od podanej Parametry systemu AD

Tworzenie zbiorów okresowych

Zbiory okresowe (miesięczne) tworzy się automatycznie podczas otwierania okresu. AD > Finanse > Okresy obliczeniowe > Otwieranie nowego okresu [AD_OTD10]. Program tworzy zbiory okresowe we wszystkich systemach. Okresy obliczeniowe Zbiory okresowe tworzą się automatycznie także podczas dopisywania firmy. Wielo-firmowość

Zalety podziału na zbiory okresowe

* Lepsza kontrola i zarządzanie: Dzięki grupowaniu danych w okresach miesięcznych, łatwiej jest monitorować i kontrolować transakcje w konkretnym okresie. * Zwiększona wydajność: Dzięki mniejszym zbiorom danych, system może przetwarzać informacje szybciej, co poprawia ogólną wydajność systemu. * Ułatwienie analizy: Dzięki uporządkowaniu danych w okresach, analiza finansowa i operacyjna staje się prostsza i bardziej skuteczna. * Zwiększone bezpieczeństwo: Mniejsze zbiory danych można łatwiej zabezpieczać i monitorować, co zmniejsza ryzyko nieautoryzowanego dostępu.

3. Zbiory miesięczne archiwalne

Okres można zamknąć. Do zbioru dokumentów okresów zamkniętych, nie można rejestrować dokumentów. Nie można też zmieniać żadnych danych w dokumentach znajdujących się w okresach zamkniętych. Zamknięcie okresu kończy proces rejestrowania operacji tego okresu. Zbiory dokumentów uzyskują status: Archiwalne Patrz szczegóły: Archiwum danych o-- Dokumenty (20xx) ------------------------------------[X]o | | | (Arch) Okres 20xx/01 3154.3kB 20xx-07-01 | | (Arch) Okres 20xx/02 4117.7kB 20xx-08-12 | | (Arch) Okres 20xx/03 2161.4kB 20xx-10-11 | | ....... | | (Arch) Okres 20xx/10 2383.2kB 20xx-01-04 | | Okres 20xx/11 5164.5kB 20xx-04-12 | | Okres 20xx/12 6142.6kB 20xx-08-01 | o-----------------------------------------------------------o --o-- ---o--- ----o----- | | | (Arch) Zbiór archiwalny (zamknięty) | Data ost zapisu 20xx/11 to pierwszy otwarty | Rozmiar zbioru

4. Zbiory roczne archiwalne

Zawartość zbiorów pomocniczych, kartotek rozrachunków i kartotek zleceń, podczas zamykania roku, zostaje rozdzielona na część archiwalną i część bieżącą. Rozrachunki z odbiorcami (należności), które zostały całkowicie rozliczone, zostaja przepisane do zbioru archiwalnego roku zamykanego. W kartotece bieżącej są rozrachunki pozostałe do rozliczenia. Aby przeglądać i drukować dane znajdujące się w rocznych zbiorach archiwalnych trzeba wskazać rok zbioru archiwalnego.

Archiwalne zbiory roczne

Następujące dane zapisywane są do archiwalnych zbiorów rocznych: * podczas zamykania roku * na żadanie * KB Kartoteka rozrachunków (zaliczek) * KG Kartoteka KSO Stanów i obrotów kont * MI Cenniki sprzedaży * NA Kartoteka rozrachunków (należności) NA Oferty sprzedaży Na żądanie [NA_PGZ56] NA Zamówienia sprzedaży Na żądanie [NA_PGZ55] NA Dok wysyłki Na żądanie [NA_DLL90] NA Dok załadunku Na żądanie [NA_DLD90] * PL Ewidencja czasu pracy * RK Kontakty * SE Zdarzenia serwisowe * ST Kartoteka KSO ST Stanów i obrotów * ZA Zamówienia zakupu Na żadanie [ZA_PGZ55] * ZO Kartoteka rozrachunków (zobowiązań) * ZP Zlecenia produkcyjne ZP Specyfikacje materiałowe ZP Specyfikacje operacji ZP Opisy technologiczne ZP Konfiguracje opcji Archiwum danych Archiwalne zbiory roczne w systemie RK Rynek Kontakty o-- Kontakty (zdarzenia) [RK_PGZ20] ---------------------[X]o | | | (Arch) Rok 20xx 19.7MB 20xx-03-04 | | (Arch) Rok 20xx 10.7MB 20xx-03-04 | | (Arch) Rok 20xx 10.7MB 20xx-03-04 | | ....... | | (Arch) Rok 20xx 10.7MB 20xx-03-04 | o-----------------------------------------------------------o --o-- ---o--- ----o----- | | | (Arch) Zbiór archiwalny roczny | Data ost zapisu | Rozmiar zbioru

5. Przeglądanie i usuwanie danych archiwalnych

Zbiory miesięczne i roczne

Dane archiwalne znajdują się w zbiorach archiwalnych miesięcznych i rocznych. Aby uznać, że dane są archiwalne, to ich okresy muszą być zamknięte. Dane archiwalne roczne nie uczestniczą w bieżącym przetwarzaniu, co znacznie przyśpiesza obliczenia. Rozrachunki rozliczone pozostają w zbiorach lat zamkniętych i nie obciążają swoim woluminem procesów, np. ustalania bieżących stanów należności. Dane archiwalne transakcyjne, zawierające dokumenty nadal uczestniczą w bieżacym przetwarzaniu. Do faktur korygowanych znajdujących się w zbiorach okresów zamkniętych zapisywane są dane o fakturze korygującej tę fakturę pierwotną. Do dokumentów magazynowych zapisywane są dane o zwrotach. Danych archiwalnych rocznych, chociaż znajdują się w okresach zamkniętych, nie należy usuwać z przestrzeni dyskowej. Powinny być dostępne dla zestawień statystycznych, obliczeń porównawczych, itp.

Funkcje przeglądanie i usuwania zbiorów

W programie są funkcje usuwania zbiorów archiwalnych, które można użyć do usuwania nieużywanych danych. Ale zawsze warto utworzyć ich kopie na zapasowych nośnikach. Funkcje usuwania są w poszczególnych systemach (XX) XX > Pomocnicze > Gospodarka zbiorami > Dane bieżące i archiwalne Program wyświetla rodzaje dokumentów znajdujących się w systemie, tu w systemie: NA Sprzedaż o--------- Dane ---------o | Dokumenty miesięczne | <--- Dokumenty okresowe (miesięczne) | Polecenia księgowania | <--- Polecenia księgowania okresowe (miesięczne) | | | Rozrachunki rozliczone | <--- Rozrachunki roku .... (rozliczone) | | | Zamówienia i oferty | <--- Zamówienia i oferty roku .... (zamknięte) | | | Konfig opcji zamówień | <--- Konfiguracje zamówionych produktów (zamknięte) | | | Dokumenty wysyłek | <--- Dokumenty wysyłek (zamknięte) | Dokumenty załadunku | <--- Dokumenty załadunku (zamknięte) o------------------------o Można przeglądać (i usuwać) zbiory okresowe: Dokumenty i Polecenia księgowania i roczne: Rozrachunki, Zamówienia i oferty, Konfig opcji zamówień.

6. Komunikat: Brak zbioru ...

Gdy pojawia się komunikat: Brak zbioru ... to należy ustalić i usunąć przyczynę.

Możliwe sytuacje

(N) Okresy nie otwarte Otworzyć okres. (O?) Okresy otwarte Brak zbioru w okresie otwartym. Do wyjaśnienie przez administratora. Możliwe przyczyny: * fizyczne usunięcie z dysku * przerwanie procesu tworzenia zbioru w funkcji otwierania okresu * przerwanie procesu aktualizacji bazy danych (Z?) Okresy zamknięte Brak zbioru w okresie zamkniętym. Do wyjaśnienie przez administratora. Możliwe przyczyny: * fizyczne usunięcie z dysku (ew. odzyskać z archiwum) * system nie był użytkowany w tym okresie, więc brak zbioru jest sytuacją naturalną

Nie ma zbioru stałego, tj. kartoteki lub tabeli

* W nowym wydaniu programu dodano nowy zbiór, kartotekę lub tabelę * Do konfiguracji dodano nowy system, np. ZP Zlecenia produkcyjne, który wymaga kompletu nowych zbiorów (wgrano nowszy plik: licencja.txt) Należy wykonać aktualizację zbiorów danych w: ------------------------------------------------- AD > Trawers > Globalna gospodarka > Aktualizacja ------------------------------------------------- Zbiory zostaną utworzone

Nie ma zbioru okresowego

* Brak zbioru miesięcznego, np. 20xx/03 * Brak zbioru rocznego, np. 20xx a) Wskazany okres nie został jeszcze otwarty Należy otworzyć okres w: ------------------------------------------------------ AD > Finanse > Okresy obliczeniowe > Otwieranie okresu ------------------------------------------------------ Zbiory okresowe, miesięczne i roczne, zostaną utworzone b) Wskazany okres wykracza poza okres użytkowania programu. Przykład: program użytkowany jest od 01/2015 i pierwszy zbiór okresowy z fakturami sprzedaży powstał w styczniu i ma oznaczenie 01/2015 Dlatego nie ma zbioru z okresu 12/2014 i wcześniejszych.

Brak zbioru, inne przyczyny

* Zbior jest, ale w nazwie zbioru są nieprawidłowe wielkość liter. Na platformie Linux rozróżniane są małe i duże litery. * Zbiór został fizycznie usunięty. Trzeba odtworzyć z kopii.

7. Rozrachunki i zapasy w dniach ...

Stany rozrachunków i zapasów w dniach ... gromadzi się dla potrzeb raportów przekrojowych. Dane gromadzi się w zbiorach rocznych. Program ustala: Stany w dniach: * Sprzedaż, wg danych transakcyjnych sprzedaży w NA Stany należności w kolejnych dniach [Tabela: 338 NArrST] Dokumenty sprzedaży * Zakupy, wg danych transakcyjnych zakupów w ZO Stany zobowiązań w kolejnych dniach [Tabela: 338 ZOrrST] Dokumenty zakupu * Obroty magazynowe, wg danych transakcyjnych w magazynie w MG Stany zapasów w kolejnych dniach [Tabela: 337 MGrrST] Dokumenty magazynowe Na podstawie zgromadzonych danych tworzy się zestawienia i raporty. Wskaźniki należności i zobowiązań: Patrz szczegóły: Wskaźniki należności i zobowiązań Wskaźniki zapasów: Patrz szczegóły: Zapasy: wskaźniki obrotu

8. Tematy powiązane

Zarządzanie bazą danych Okresy obliczeniowe Archiwum danych Przetwarzanie dokumentów Słowa kluczowe #Dokumenty-Transakcje #Dokumenty-OkresyObliczeniow #Admin-ArchiwumDanych #TrawersERP-ZbioryDanych #Pomoc-AsystentAI (AsystentAI) Organizacja zbiorów w powiązaniu z okresami obliczeniowymi - tabelarycznie | Rodzaj zbioru | Charakterystyka | Powiązanie z okresem obliczeniowym | Uwagi | --------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------ | --------------------------------------------------------------- | Kartoteki podstawowe (Master Files) | Dane stałe (np. odbiorcy, KIM indeksów). Można dopisywać, korygować, usuwać. | Brak podziału na okresy. | Dane obowiązują niezależnie od okresu. | Tabele sterujące/pomocnicze (Tables) | Słowniki, tabele organizacyjne, upusty. | Brak podziału na okresy. | Dane konfiguracyjne i pomocnicze. | Dokumenty transakcyjne (Transaction File) | Faktury, rozchody magazynowe. | Zbiory miesięczne (okresowe). Okres wyznacza data dokumentu. | Mogą być: otwarte (edycja możliwa) lub zamknięte (archiwalne). | Kartoteki pomocnicze (Auxiliary Master Files) | Rozrachunki, zlecenia produkcyjne. | Zbiory bieżące i roczne archiwalne. | Rozliczone zapisy przenoszone do archiwum rocznego. | Roczne sumy transakcji (Summary Records) | Zagregowane dane ze zbiorów transakcyjnych. Dla zestawień i raportów | Zbiory roczne. Sumy zapisów ze zbiorów okresowych | Agregacja wg podstawowych kategorii transakcji | Typ zbioru okresowego | Tworzenie | Dostępność | Cel | --------------------- | -------------------------------------- | ---------------------------| ------------------------------------------------------------------------ | Miesięczny (okresowy) | Automatycznie przy otwieraniu okresu. | Do rejestracji dokumentów | Ułatwia kontrolę, analizę, zwiększa wydajność. | Miesięczny archiwalny | Po zamknięciu okresu. | Tylko do odczytu. | Zachowuje historię transakcji, zapewnia ślad rewizyjny. | Roczny archiwalny | Podczas zamykania roku lub na żądanie. | Do odczytu. | Przechowuje dane zbiorcze (rozrachunki, zamówienia, zlecenia). | Roczny sumaryczny | Podczas zamykania roku lub na żądanie. | Do odczytu | Przechowuje sumy transakcji | Status okresu | Opis | Działania możliwe | ---------------------- | ---------------------------------------- | -------------------------------------------------- | Otwarty | Okres, do którego można dopisywać dokumenty. | Rejestracja dokumentów, edycja. | Zamknięty (archiwalny) | Okres po zakończeniu rejestracji. | Tylko odczyt, brak możliwości dopisywania/korekty. | Zalety podziału na zbiory okresowe | | --------------------------------------------------------- | | Lepsza kontrola i zarządzanie transakcjami w czasie. | | Wyższa wydajność - mniejsze zbiory przetwarzane szybciej. | | Ułatwiona analiza finansowa i operacyjna. | | Zwiększone bezpieczeństwo danych. |