1. Opis ogólny
1.1 Schemat organizacji
1.2 Księgi rachunkowe
1.3 Rok obrotowy
2. Dzienniki
2.1 Opis ogólny
2.2 Dzienniki w programie Trawers
3. Konta księgi głównej (KG)
4. Konta ksiąg pomocniczych
4.1 Opis ogólny
4.2 Księgi pomocnicze w programie Trawers
4.3 Zasilanie księgi głównej zapisami w dziennikach dziedzinowych
4.4 Reguły powiązania między księgami pomocniczymi a księga główną
5. Uzgadnianie ksiąg pomocniczych z księgą główną
Porównywanie zapisów w zbiorach danych
Zestawienia służące do porównań
Porównanie kont syntetycznych z kartotekami
Postępowanie w przypadku niezgodności
6. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej
7. Organizacja przepływu: dok źródłowy --> dok księgowy
8. Kontroling a Trawers
9. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald.
W księgach rachunkowych rejestruje się, na podstawie dowodów księgowych,
wszystkie operacje gospodarcze, które wystąpiły w okresie sprawozdawczym.
W programie Trawers księg rachunkowe obejmują:
1. Dzienniki
2. Konta księgi głównej (ewidencja syntetyczna)
3. Konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna)
4. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej
Od strony technicznej:
1. Dzienniki
a) Dziennik, Księga Główna. Zapisy dokumentów księgowych w KG
b) Dzienniki częściowe (pomocnicze). Zapisy dokumentów
(transakcji gospodarczych) w systemach pomocniczych.
Do Księgi Głównej zapisuje się sumy zbiorcze transakcji znajdujących
się w dziennikach pomocniczych (częściowych).
2. Konta księgi głównej (ewidencja syntetyczna)
Znajdują się w systemie KG Księga Główna.
3. Konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna)
Znajdują się w systemach pomocniczych (pomocniczych).
Zapisy sumaryczne w systemach pomocniczych uzgadniają się
z odpowiednimi kontami analitycznymi w KG Księga Główna.
4. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej
Zestawienie na podstawie zapisów na kontach syntetycznych
i analitycznych w KG Księga Główna.
Księgi rachunkowe w programie Trawers zorganizowane są zgodnie z zaleceniami
ustawy o rachunkowości i obejmują:
1. Dzienniki
2. Konta księgi głównej (ewidencja syntetyczna)
3. Konta ksiąg pomocniczych
4. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej
1.3 Rok obrotowy
Jako rok obrotowy rozumie się rok kalendarzowy trwający 12 miesięcy.
Jednak można ustalić, że rok obrotowy obejmuje inny okres, trwający
12 kolejnych, pełnych miesięcy kalendarzowych. Np. od kwietnia do marca.
Tj. rok obrotowy, który nie pokrywa się z rokiem kalendarzowym.
Rok obrotowy przesuniętyOkresy obliczeniowe
2. Dzienniki
2.1 Opis ogólny
Dzienniki służą do zapisywania kolejno, dzień po dniu, danych o operacjach gospodarczych (transakcjach)
Wszelkie transakcje rejestrowane są najpierw w dzienniku, a następnie w księgach:
księdze głównej i księgach pomocniczych.
Można wyróżnić dzienniki:
* Dziennik główny
* Dzienniki dziedzinowe (częściowe, pomocnicze)
Dziennik główny
W dzienniku głównym w KG zapisywane są wszystkie transakcje, które zapisywane
są w księdze głównej. Są to transakcje indywidualne lub transakcje zbiorcze
zawierające sumy zapisów dokonanych w dziennikach dziedzinowych.
Dokumenty w dzienniku głównym, po ostatecznym zaksięgowaniu, zapisywane są
w dzienniku księgowań, w którym otrzymują kolejny numer, unikalny w obrębie
roku obrotowego.
W dzienniku głównym zapisy powadzi się w języku polskim i w walucie polskiej (PLN)
Dzienniki dziedzinowe (pomocnicze)
Dzienniki dziedzinowe grupują operacje wg rodzajów, np. dziennik sprzedaży,
dziennik zakupów, dziennik kasowy. Dzienniki dziedzinowe tworzy się tam,
gdzie jest duża liczba transakcji i chce się uniknąć dużej ilości
szczegółowych zapisów w dzienniku głównym i w księdze głównej.
Do księgi głównej zapisuje się najczęściej sumy zbiorcze (np. za m-c)
transakcji znajdujących się w dziennikach dziedzinowych.
W dziennikach dziedzinowych zapisy można prowadzić w walucie obcej.
Kwoty w walucie obcej przelicza się na walutę polską (PLN) wg kursu z tabeli walut.
Wielo-walutowość
W zbiorach dzienników dziedzinowych program prowadzi zapisy w walucie i w PLN.
2.2 Dzienniki w programie Trawers
* W systemach pomocniczych (magazynowy, sprzedaży, zakupów itd.) prowadzi
się dzienniki dziedzinowe w postaci miesięcznych zbiorów dokumentów.
Okresy obliczenioweZbiory danych okresowych
Zapisy w dziennikach dziedzinowych mogą mieć charakter roboczy (można
je zmieniać). Po zatwierdzeniu (zaksięgowaniu) mają charakter ostateczny
(nie można ich zmieniać).
Zapisy w dziennikach dziedzinowych mają swoje odzwierciedlenie
w zapisach na kontach ksiąg pomocniczych (kartoteka magazynowa,
kartoteka odbiorców itd.) i zapisach w zbiorze poleceń księgowania
(opis dalej).
Zapisy w zbiorze poleceń księgowania przenoszone są następnie do dziennika
w systemie księgowym i tam księgowane.
Zapisy w dziennikach dziedzinowych autoryzowane są przez operatora, który
dokonał zapisu dokumentu źródłowego.
* W systemie KG prowadzi się dziennik główny (dla księgi głównej),
tj. miesięczne zbiory dokumentów, które zawierają wszystkie zapisy
miesiąca. Także te, które wynikają z przeniesienia ich z systemów
pomocniczych, ze zbiorów poleceń księgowania.
Jako osoba dokonująca zapisu, identyfikowana jest osoba (operator),
która dokonuje księgowania dokumentu.
* Dokumenty znajdujące się w dzienniku głównym w KG mają dwa stany:
* dokumenty zarejestrowane (W)
* dokumenty zaksięgowane (K)
Zapisy wynikające z obu stanów można oglądać na kontach księgi głównej:
([K] zaKsięgowane [W] Wszystkie)
Dokumenty dziennika po zaksięgowaniu otrzymują unikalną numerację
(numer pozycji w dzienniku), która jest prowadzona narastająco od początku
roku obrachunkowego.
* Dziennik księgowań
Dziennik z dokumentami zaksięgowanymi i unikalną, narastającą numeracją.
3. Konta księgi głównej (KG)
Na kontach księgi głównej zapisuje się:
* Salda początkowe BO
* Dane o operacjach (transakcjach) za kolejne miesiące,
które zarejestrowano uprzednio lub równocześnie w dziennikach
* Salda końcowe BZ
KSO Kartoteka Stanów i Obrotów
W programie Trawers, księgę główną prowadzi się w systemie KG, w kartotece:
KSO Kartoteka Stanów i Obrotów.
W KSO, dla każdego konta zapisuje się:
* Salda początkowe (Bilans Otwarcia), zapisywane w dniu otwarcia ksiąg.
Zapis może się odbywać ręcznie, tj. poprzez zapisanie dokumentu
wprowadzającego stany początkowe, lub automatycznie, poprzez
automatyczne utworzenie dokumentu wprowadzającego stany początkowe
nowego roku obrotowego na podstawie stanów ksiąg zamykanego roku
(bilansu zamknięcia).
* Dane o operacjach (transakcjach) za kolejne miesiące.
Dane są równolegle rejestrowane w księdze głównej i dzienniku
(zbiorze dokumentów).
Zgodność zapisów w KSO i dzienniku jest zagwarantowana technologią
przetwarzania, tj. kontrolą zgodności obrotów podczas zamykania
kolejnych miesięcy. Zgodność ta może być potwierdzona także
wydrukiem zestawienia obrotów i sald i w funkcji weryfikującej
zgodność KSO z dziennikiem miesiąca.
Bezpieczeństwo. MechanizmyPlan kont KG Księga Główna
4. Konta ksiąg pomocniczych
4.1 Opis ogólny
Księgi pomocnicze służą uszczegółowieniu i uzupełnieniu zapisów w księdze głównej.
Można je prowadzić jako:
a) Wyodrębnione księgi (kartoteki, zbiory danych) w ramach
kont księgi głównej. Sumy obrotów i sald kont pomocniczych
stanowią wówczas obroty i saldo odpowiadających im kont
księgi głównej (jest to tzw. księgowość finansowa).
b) Wyodrębniony system kont poza księga główną (podsystem rachunkowości),
który służy uszczegółowieniu zapisów w księdze głównej ale także służy do
realizacji innych zadań, np. wyliczania amortyzacji i umorzenia,
obsługi rozrachunków, rachuby płac.
Dane z tych podsystemów zasilają księgę główną. Musi być możliwość
uzgodnienia zapisów w księgach pomocniczych z zapisami w księdze
głównej (Ustawa o rachunkowości Art 16.1).
Księgi pomocnicze prowadzi się dla środków trwałych, rozrachunków
z kontrahentami, rozrachunków z pracownikami, transakcji sprzedaży,
zakupu, kosztów produkcji, itp.
Księgi pomocnicze prowadzi się:
* Ilościowo-wartościowo,
* Tylko wartościowo (np. w sklepach detalicznych)
* Tylko ilościowo (na koniec miesiąca trzeba wycenić)
* Metodą odpisywania w koszty wartości materiałów i towarów
w momencie ich zakupu i ustalania na koniec kwartału stanu tych
składników drogą spisu z natury i jego wyceny.
4.2 Księgi pomocnicze w programie Trawers
Prowadzone są w systemach pomocniczych jako wyodrębniony system kont
poza księgą główną. Służą one do uszczegóławiania zapisów w księdze głównej.
W poszczególnych systemach pomocniczych programu Trawers utworzono następujące
księgi pomocnicze:
KB Kartoteka środków pieniężnych (wartościowa)
MG Kartoteka magazynowa (ilościowo-wartościowa)
NA Kartoteka odbiorców i kartoteka rozrachunków (wartościowa)
PL Kartoteka pracowników i kartoteka rozliczeń pracowników i
pracodawców (wartościowa)
ST Kartoteka środków trwałych (ilościowo-wartościowa)
ZO Kartoteka dostawców i kartoteka rozrachunków (wartościowa)
ZP Kartoteka zleceń (księga zleceń), w której zapisywane są koszty
normatywne oraz koszty rzeczywiste produktów wytworzonych
i produkcji niezakończonej (produkcja w toku)
(ilościowo-wartościowa)
4.3 Zasilanie księgi głównej zapisami w dziennikach dziedzinowych
Jednocześnie z rejestracją zdarzeń gospodarczych w dziennikach dziedzinowych,
następuje przekształcenie tych zapisów na postać poleceń księgowania.
Dokumenty poleceń księgowania
Pozycja sprzedaży w systemie sprzedaży, powoduje zapis w dzienniku sprzedaży:
------------------------
Dokument : 000001
Data : 20xx.02.14
Kwota netto : 105.00
Podatek PTU : 23.10
Kwota brutto: 128.10
------------------------
Zapis do zbioru poleceń księgowania, zgodnie z definicjami w tabeli dekretacji,
następuje podczas zatwierdzania zarejestrowanych wcześniej dokumentów lub automatycznie,
jeżeli dokument jest od razu rejestrowany jako zatwierdzony.
Tabele dekretacji
Wymieniona wyżej pozycja sprzedaży, w procesie zatwierdzania, spowoduje
utworzenie następujących poleceń księgowania:
--------------------------------------
Wn Ma
---- ----
Konto sprzedaży 700 105.00
Konto należności 200 128.10
Konto podatków 220 23.10
===============
128.10 128.10
--------------------------------------
Automatycznie utworzone zapisy w zbiorach poleceń księgowania są zbiorami
pośrednimi, które łączą dzienniki częściowe z dziennikiem księgi głównej.
Zapisy te należy pobrać do dziennika księgi głównej i tam zaksięgować.
Trawers umożliwia kilka poziomów sumowania poleceń księgowania,
w zależności od deklaracji w tabeli dekretacji.
Tabele dekretacji
Można utworzyć następujący dokument w dzienniku księgi głównej:
Dokument: NA0001
------------------------------------------------------
Nr pozycji Konto Wn Konto Ma Kwota Wn Kwota Ma
---------- -------- -------- -------- --------
1 700 105.00
2 200 128.10
3 220 23.10
==================
128.10 128.10
------------------------------------------------------
4.4 Reguły powiązania między księgami pomocniczymi a księgą główną w KG
Okresy obliczeniowe. Otwarte i zamknięte
* Zdarzenie gospodarcze (transakcje, dokumenty) można rejestrować tylko
do okresów otwartych.
Okresy obliczeniowe
* W programie Trawers ERP każdy dokument (transakcja) należy do konkretnego
okresu obliczeniowego. Dokumenty w księgach pomocniczych i ich odpowiedniki
(dekretacje) w KG Księga Główna, należą do tego samego okresu.
Nie ma więc wątpliwosci, do którego okresu np. w ST Środki Trwałe,
należy dokument (dekret) zapisany w KG. Oba należą do tego samego okresu.
* Zamkniecie okresu kończy rejestrację zdarzeń gospodarczych dla danego
okresu. Po zamknięciu okresu nie można dopisywać ani zmieniać dokumentów,
czyli księgi pomocnicze nie mogą być zmieniane dla okresów zamkniętych.
Polecenia księgowania i księgowanie
* Polecenia księgowania pobierane są w KG Księga Główna i tam księgowane
* Podczas księgowania następuje zapis do dziennika księgowań. Program nadaje
kolejne (unikalne w roku obrotowym) numery pozycjom w dzienniku księgowań.
* Polecenia księgowania powstają w funkcji zatwierdzania dokumentów.
Polecenia powstają na podstawie dokumentów oraz schematów dekretacji.
Dokumenty poleceń księgowania
Zmiany dekretacji
* W okresach zamkniętych (w księgach pomocniczych ale otwartych w KG),
można zmienić schemat dekretacji i powtórnie utworzyć polecenia.
Zmienione polecenia księgowania można pobrać w KG i umieścić w miejscu
pierwotnie pobranych poleceń księgowania. Poprzednie należy usunąć z KG.
Nie można ich usunąć, gdy zostały zaksięgowane, ale można utworzyć
bliźniaczy dokument ze znakiem (-) jako dokument stornujący.
Gdy zostały zaksięgowane, to ew. korekta zapisów może być wykonana
dodatkowym dokumentem (notą księgową) bezpośrednio w KG.
Konta księg pomocniczych. Zapisy tylko wg poleceń księgowania
* Zapisy na kontach reprezentowanych przez księgi pomocnicze
nie powinny pochodzić z zapisów bezpośrednio w księdze głównej,
a tylko z ksiąg pomocniczych.
Np. na koncie 201-10 Rozrachunki z odbiorcami krajowymi powinny znajdować
się zapisy tylko z systemów NA i KB, gdyż tylko one mają bezpośrednie
powiązanie z kartoteką rozrachunków znajdującą się w NA (należności).
5. Uzgadnianie ksiąg pomocniczych z księgą główną
5.1 Metody uzgadniania
Porównywanie zapisów w zbiorach danych
1. Porównywanie zapisów miesięcznych w dziennikach dziedzinowych, np.
obrotów zwiększających i zmniejszających stany magazynowe z zapisami
w zbiorze poleceń księgowania (dla kont zasadniczych, np. konta
stanów magazynowych),
2. Porównywanie zapisów miesięcznych w zbiorze poleceń księgowania
na poszczególnych poszczególnych kontach z zapisami w dzienniku w KG
3. Porównywanie sald i obrotów zapisów w kartotekach pomocniczych z zapisami
na kontach księgi głównej, np. stany w kartotece magazynowej ze stanami
na koncie: Towary handlowe
Trzeba jednak pamiętać, że zapisy na kontach w księdze głównej mogły
powstać nie tylko na podstawie poleceń księgowania pobranych
z systemu MG (dla tego przykładu), ale także na podstawie dokumentów
zarejestrowanych i zaksięgowanych bezpośrednio w systemie KG.
Należy też uwzględnić naturalne różnice rachunkowe wynikające np.
z zaokrągleń. Takie różnice mogą powstać w saldach rozrachunków
między zapisami w kartotece należności i zobowiązań a KG w wyniku
zaokrągleń różnic kursowych. Patrz opis: Różnice kursowe.
Salda porównuje się zwykle na koniec okresu.
Zgodność ksiąg pomocniczych z KG
Zestawienia służące do porównań
Zestawienia sald i obrotów w księgach pomocniczych, które służą do
porównania (uzgodnień) z saldami i obrotami w księdze głównej to:
(en: Book Value versus Actual Value)
KB Kartoteka środków pieniężnych
Zestawienie sald i obrotów w kasach i na rachunkach bankowych
Zarządzanie płatnościami
KB Kartoteka zaliczek (rozrachunków z zaliczkobiorcami)
Zestawienie sald osób (zaliczkobiorców)
Zestawienie sald zaliczek (rozrachunków). Stany na dzien...
Kartoteka rozrachunków
MG Kartoteka magazynowa
Zestawienie sald (stanów) i obrotów zapasów
Raporty stanu i obrotów zapasów
NA Kartoteka należności (rozrachunków z odbiorcami)
Zestawienie sald (stanów) i obrotów należności (faktur i zapłat)
Kartoteka rozrachunków
PL Kartoteka wynagrodzeń, zaliczek na podatek dochodowy
i potraceń na ubezpieczenie społeczne
Zestawienia z kartoteki wynagrodzeń
ST Kartoteka środków trwałych i odpisów
Zestawienia wartości środków trwałych i naliczonego umorzenia
i amortyzacji
ZO Kartoteka zobowiązań (rozrachunków z dostawcami)
Zestawienie sald (stanów) i obrotów zobowiązań (faktur i zapłat)
Kartoteka rozrachunków
ZP Kartoteka zleceń
Zestawienie sald (stanów) i obrotów kosztów normatywnych
i kosztów rzeczywistych zleceń produkcyjnych
Księgowanie próbne wg dok źródłowych [AD_PDV14]
(en: Provisional Posting)
Jest to symulacja zapisów na konta księgowe na podstawie dokumentów
źródłowych i tabel dekretacji w systemach dziedzinowych.
Funkcja przydatna przed zamknięciem okresu i roku. Aby sprawdzić
czy zarejestrowano wszystkie transakcje jeszcze zanim pobierze się
polecenia księgowania w KG.
Pobieranie poleceń księgowania w KG
Porównanie kont syntetycznych z kartotekami
Program: KG > Okresowe > Porównanie ksiąg: głównej i pomocniczych [KG_ZPK30]
Prezentuje kwoty zapisane w księgach w chwili tworzenia zestawienia.
Dlatego należy porównywać na koniec miesiąca, gdy wszystkie zapisy
z ksiąg pomocniczych zostały przeniesione do księgi głównej.
Program pokazuje wartości na kontach syntetycznych i w księgach pomocniczych.
Domyślne konta syntetyczne:
KB Stan kas 100-*****************
KB Stan rach bankowych 131-*****************
KB Stan zaliczek 234-*****************
MG Zapasy magazynowe 311-*****************
ST Wart środków trw 011-*****************
NA Stan należności 201-*****************
ZO Stan zobowiązań 202-*****************
---------------------------------------------------
Księga Księgi pomocnicze
Konto Księga główna
------------------------- -----------------
KB Stan kas -40,609.41
100-***************** -40,609.41 Wn
KB Stan na rach bankow 216,192.65
131-***************** 0.00 Wn
KB Stan zaliczek 3,127.60
234-***************** 120.00 Wn
MG Zapasy magazynowe 44,121.00
311-***************** 44,121 03 Wn
ST Wart środków trw 236,356.51
011-***************** 236,356.51 Wn
NA Stan należności 109,341.07
201-***************** 48,164.44 Wn
ZO Stan zobowiązań 14,224.56
202-***************** 1,444.01 Ma
---------------------------------------------------
5.2 Postępowanie w przypadku niezgodności
Przyczyny niezgodności
P. Jakie mogą być przyczyny niezgodności (en: Discrepancies) między KG
a księgami pomocniczymi ?
O. * Nieprawidłowa dekretacja, np. dokumenty (transakcje) zapisywane do
ksiąg pomocniczych nie tworzą odpowiednich zapisów do poleceń
księgowania i dalej do księgi głównej, np. pozycja faktury sprzedaży
(zwiększenie należności) nie tworzy zapisu na konto rozrachunków.
* Nieprawidłowe pobranie poleceń księgowania w KG, np. pobranie
części dokumentów, następnie zbudowanie poleceń od nowa i pobranie
kolejne, spowoduje zdublowanie zapisów.
* Dopisanie dokumentów w KG z dodatkową dekretacją na uzgadniane konta
Wyszukiwanie
P. Jak wyszukiwać niezgodności i ustalać przyczyny ?
O. * Sprawdzać, czy dekretacja jest prawidłowa, tzn. czy wszystkie operacje
dekretowane są na odpowiednie konta
KG > KSO > Plan kont wg tabel dekretacji [KG_PPK10] [AD_PPK10]
KG > KSO > Schematy dekretacji [KG_ZSD10] [AD_ZSD10]
* Porównywać zestawienia sald (stanów) i obrotów w księgach pomocniczych
z księga główną, rozpocząć od zestawień najbardziej syntetycznych
np. stany należności na koniec okresu, poprzez bardziej szczegółowe,
aż do kwot z poszczególnych pozycji dokumentów
KG > Okresowe > Porównanie ksiąg: głównej i pomocniczych [KG_ZPK30]
* Przeglądać zestawienie dekretacji dokumentów źródłowych w księgach
pomocniczych z numerami pozycji w dzienniku księgowań
KG > Dokumenty > Dokumenty źródłowe w dzienniku [KG_ZPD20]
Poprawianie
P. Jak poprawiać niezgodności ?
O. * Jeżeli polecenia księgowania można powtórnie utworzyć i pobrać w KG,
to należy poprawić dekretację, powtórnie utworzyć polecenia księgowania
i pobrać do KG. Przedtem usunąć z KG poprzednio pobrane polecenia.
* Jeżeli nie można, to różnice należy wprowadzić bezpośrednio w KG,
notą księgową z odpowiednim wyjaśnieniem.
Można też utworzyć dokument bliźniaczy ze znakiem (-) jako dokument
stornujący.
Należy przyjąć, że zapisy (stany i obroty) w księgach pomocniczych
są poprawne i zapisy w KG skorygować odpowiednio na plus lub na minus.
6. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej
KG > Zestawienia > Stany o obroty [KG_ZSO10] [KG_ZSO1A]
Zestawienie sporządzane na koniec każdego miesiąca
Zawiera:
* Symbole i/lub nazwy poszczególnych kont
* Salda kont na dzień otwarcia ksiąg (na początku roku)
* Obroty Wn i Ma za m-c
* Obroty Wn i Ma od dnia otwarcia (od początku roku, tj. narastająco)
* Salda kont na koniec miesiąca
+ Sumy łączne wszystkich tych danych
Łączne obroty za m-c i od początku roku powinny być zgodne
z obrotami wykazanymi na wydruku zapisów w dzienniku.
W programie Trawers, w systemie KG sporządzane jest zestawienie stanów
i obrotów za okres obliczeniowy w module: KG > Zestawienia.
Zestawienia w KG Księga Główna
7. Organizacja przepływu: dok źródłowy --> dok księgowy
W programie Trawers zbudowany został mechanizm przepływu (przenoszenia,
(przekształcania) zapisów z dokumentów źródłowych, zapisanych w
dziennikach dziedzinowych do dziennika księgi głównej.
Schemat przepływu danych
o----------o o----------o o----------o o----------o
| Dokumenty| | Polecenia|--->[2] --> | Dokumenty| | Dziennik |
| źródłowe |-->[1] -->| księgow. | | w KG |--->[4] -->| i konta |
| | | | [3] --> | | | analit. |
o----------o o----------o o----------o o----------o
| ^
V |
o Nr polecenia: MMnnnn ----o
Nr polecenia [MMnnnn] jest łącznikiem między księgami pomocniczymi a KG
To jest ślad rewizyjny (ścieżka).
[1]
Operacja w księgach pomocniczych:
Zatwierdzenie dokumentów źródłowych powoduje utworzenie poleceń
księgowania zgodnie ze schematem dekretacji podanym w tabeli dekretacji.
Polecenie księgowania otrzymuje kolejny numer o symbolu: MMnnnn
[2]
Operacja w KG:
Pobranie poleceń księgowania do zbioru dokumentów księgowych w KG.
[3]
Operacja w KG:
Wprowadzanie dokumentów bezpośrednio w KG. Bez pośrednictwa ksiąg
pomocniczych. Np. rejestrowanie not memoriałowych.
[4]
Operacja w KG
Księgowanie (zatwierdzanie) dokumentów. Powoduje nadanie kolejnego
numeru w dzienniku księgowań.
Poziomy sumowania [Nie][Dok][Tak]
Podczas pobierania poleceń w KG mogą wystąpić 3 poziomy sumowania zapisów:
[Nie] Nie ma sumowania
[Dok] Sumowanie w ramach dokumentu
[Tak] Sumowanie w ramach kont
Sumowanie (en: Consolidating Transactions) zmniejsza liczbę rekordów
w dokumentach KG powiązanych z kontami księgowymi.
Wskaźniki: [Nie] [Dok] [Tak] definiuje się w: Tabele dekretacji.
Tabele dekretacji
Patrz szczegóły: Wpływ oznaczenia: [Nie][Dok][Tak] na zapisy w poleceniach
księgowania i w dokumentach księgowych w KG Księga Główna:
Przepływ dokumentów do KG. Księga Główna
8. Kontroling a Trawers
Właściwości oczekiwane
Systemy informatyczne służące kontrolingowi powinny posiadać następujące właściwości:
* Dostarczać informacji służących podejmowaniu decyzji,
tj. rachunkowości zarządczej
* Powinny być użytkowane i obsługiwane przez osoby bezpośrednio
uczestniczące w procesach gospodarczych
* Dostarczać informacji niezbędnych w podejmowaniu bieżących decyzji
na wszystkich szczeblach zarządzania: wiele wymiarów informacyjnych
* Gromadzić wszystkie dane w jednym miejscu, w centralnej bazie danych
* Wszelkie informacje rejestrować tylko raz, dlatego wzrasta
szczegółowość rejestrowanych danych, bo trzeba zapisać dane,
które będą potrzebne także innym użytkownikom
Właściwości programu Trawers
Program Trawers posiada następujące właściwości:
* W architekturze pakietu wydzielono systemy dziedzinowe (księgi
pomocnicze) i system centralnej rachunkowości (Księga Główna)
Księga główna i księgi pomocnicze
* Funkcje rachunkowości finansowej i rachunkowości zarządczej
są ze sobą zintegrowane
* Użytkownicy systemów dziedzinowych, np. systemu sprzedaży
i rozrachunków z odbiorcami realizują zadania operacyjne
(obsługa zamówień, sprzedaż, kontrola płatności, windykacja)
i jednocześnie dostarczają informacji finansowych i zarządczych
(przekazują dekrety księgowe do Księgi Głównej) i tworzą wielowymiarową
sprawozdawczość analityczną (informacje o sprzedaży i o rozrachunkach
w różnych układach analitycznych)
Raporty i analizy
* Dane gromadzone są w jednym miejscu, w centralnej bazie danych
* Wszelkie informacje rejestrowane są tylko raz, w systemach dziedzinowych
i z nich uzyskuje się podstawowe informacje analityczne w różnych
wymiarach
* Definiowanie planów (budżetu) i kontrola jego realizacji w Księdze Głównej
Budżet kont
* Definiowanie i analizowanie odchyleń kosztów jednostkowych produktów
* Definiowalny, wielopoziomowy mechanizm dekretacji zdarzeń gospodarczych
System dekretacji
* Obsługa zamówień sprzedaży i zakupów ze śledzeniem ich realizacji
* Ustalanie potrzeb zaopatrzeniowych w oparciu o zarejestrowane
zamówienia sprzedaży i poziomy stanów minimalnych w magazynie
* Rozbudowany system rabatów i upustów
* Rozbudowany system obsługi rozrachunków (potwierdzenia sald, wezwania
do zapłaty, noty odsetkowe, limity kredytowe)
* Definiowalne zestawienia analityczne dot. sprzedaży i zakupów
Raporty i analizy
* Funkcje ułatwiające inwentaryzację
* Analizowanie obrotów zapasami
* Kalkulowanie kosztów produkcji wyrobów
* Mechanizmy globalnych zmian cen
* Kontrolowanie stanu zapasów magazynowych
Narzędzia wspomagające analizy i kontroling
W programie Trawers jest szereg gotowych zestawień i funkcji wspomagających
procesy kontrolingu
Raporty i analizy
* Struktura zdarzeń gospodarczych: sprzedaży, zakupów, płatności, produkcji
* Dynamika (zmiany w czasie) tych zdarzeń
* Rankingi, udział poszczególnych zdarzeń w całości
* Dane w różnych układach i wymiarach
* Możliwość przekazywania zgromadzonych danych do specjalizowanych
programów analitycznych i kontrolingowych
Wymiana danych z innymi programamiRaporty i analizyZestawienia w KG Księga Główna