1. Opis ogólny
1.1 Pojęcia
1.2 Karta konta
1.3 Plan kont a kartoteka KSO
1.4 Zmiana planu kont
1.5 Konta w KSO zamykanego roku
1.6 Dopisywanie nazw kont
2. Struktura planu kont
2.1 Segmenty konta
2.2 Konto syntetyczne nadrzędne, analityczne podrzędne
2.3 Dziedziczenia typu konta
2.4 Format konta (segmenty)
3. Wyszukiwanie konta w planie kont
Wg symbolu
Wg nazwy
4. Usuwanie kont z planu kont
5. Plan kont wg tabel dekretacji
6. Oszczędny plan kont. Rekomendacja
7. Znaczniki kont
8. Znaczniki kont w interpretacji AI
9. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
1.1 Pojęcia
Konto (ang. Account)
Podstawowe urządzenie księgowe służące do chronologicznej i systematycznej rejestracji
operacji gospodarczych. Konto ma dwie strony: Winien Wn (Debet) i Ma (Credit).
Konto oznaczone jest symbolem i dodatkowo może mieć nazwę, np. 800 Kapitał zakładowy.
Plan kont
Wykaz kont i wyjaśnienie zasad ich funkcjonowania. Ustala także
rodzaj ksiegowanych na nich typowych operacji gosp., charakter
sald oraz sposób księgowania (korespondencje kont).
Plan kont bieżący
Plan kont roku otwartego
Plan kont archiwalny
Plan kont roku zamkniętego
Patrz opis: Plan kont a kartoteka KSO
Symbol konta
Oznaczenie konta (maksymalnie 25 znaków, cyfr lub liter).
Symbol konta składa się z segmentów. Jeden segment syntetyczny oraz
wiele segmentów znaków analitycznych.
W programie Trawers ERP struktura konta jest elastyczna. Segmenty analityczne
mogą być różnej długości w różnych grupach kont syntetycznych
Konta syntetyczne
Konta o symbolu 2- lub 3-znakowym. Umożliwiają agregowanie kwot
zapisanych na związanych z nimi kontach analitycznych.
Konta analityczne
Występują równolegle do kont syntetycznych. W systemie Trawers
księguje się na kontach analitycznych (tam gdzie wystepują),
a informacje o stanach i obrotach kont syntetycznych uzyskuje się
poprzez sumowanie danych z kont analitycznych.
Konta bilansowe
Konta slużące do księgowania operacji zmieniających stan aktywów
i pasywów. Dla tych kont obowiązuje zasada podwójnego zapisu.
Konta pozabilansowe
Konta, których nie umieszcza się w bilansie. Dla kont tych nie ma
obowiązku zachowania zasady podwójnego zapisu.
Kwoty zapisów na tych kontach nie są wliczane do sum kontrolnych
dowodów księgowych, obrotów miesiąca i obrotów narastająco.
Podczas kontroli bilansowania się KSO system nie bierze pod uwagę
kont pozabilansowych.
Konta przeciwstawne
Konta powiązane z kontami podstawowymi. Na obu kontach są zapisy tej samej
kwoty na przeciwnych stronach (Wn i Ma).
Stan konta
Następujące wielkości uchwycone w dowolnym momencie:
Bilans Otwarcia BO
Obroty bieżące
Obroty narastająco: B.O.+ obroty od początku roku
Saldo: saldo obrotów narastająco
Konta o zerowych stanach
Konta, których bilans otwarcia i obroty są równe zero.
Konta takie można usunąć z KSO.
1.2 Karta konta
Plan kont w systemie KG jest tabelą (skorowidzem) zawierającym karty kont.
o-- Plan kont ----------------------------------------------o
| Status Typ Ostatnia |
| konta Konto Nazwa konta operacja |
| - -------------- ------------------ - ----- |
| # 101- Kasy A 02/2018 |
| 101-01 Kasa glowna A 02/2017 |
| 101-02 Kasa pomocnicza A 01/2018 |
| # 131- Rachunki bankowe A 01/2017 |
| 131-01 Rachunek pierwszy A 02/2018 |
o-----------------------------------------------------------o
Elementy karty konta
Symbol konta
Oznaczenie konta (maksymalnie 25 znaków, cyfr lub liter).
Symbole nie mogą się powtarzać.
Symbol konta składa się z segmentów. Jeden segment syntetyczny oraz
wiele segmentów znaków analitycznych.
Nazwa konta
Nazwa konta składa się z dwóch elementów. Krótka nazwa (30 znaków)
i długa nazwa (60 znaków). Dodatkowo można podać nazwę w języku obcym.
Nazwy krótkie nie moga się powtarzać
Nazwa konta w języku obcym
Nazwa wyświetlana i drukowana, gdy operator wybierze jezyk obcy,
np. EN (angielski) jako język menu i komunikatów programu.
Status konta
[ ] Otwarte: można dekretować
[#] Zamkniete: nie można dekretować
Status pozwala m.in. oddzielić konta analityczne (na które się dekretuje
od kont syntetycznych. Zmniejsza możliwość pomyłek w dekretowaniu.
Wymusza obecność kont nadrzędnych.
Dzień zamknięcia [#] konta zapisywany jest w bazie danych i wyświetlany
w formularzu: Znaczące daty
Status konta umożliwia umieszczenie nazw kont w wydrukach wg parametrów
i wg poziomów agregacji. Pozwala stworzyć prawidłową hierarchię struktury.
Np.
---------------------------------
# 10 Kasa
10-01 Kasa główna
10-02 Kasa pomocnicza
.
# 70 Sprzedaż
# 70-1 Sprzedaż wyrobow
70-101 Sprzedaż wydziału 01
.
# 70-3 Sprzedaż usług
70-301 Sprzedaż wydziału 01
.
---------------------------------
Typ konta
[A] Aktywne
[P] Pasywne
[D] Przychody
[K] Koszty (Wydatki)
[X] Pozabilansowe
[I] Inne
Typy kont podaje się dla wszystkich kont analitycznych i syntetycznych.
Typy kont analitycznych należących do danej syntetyki powinny być
takie same. Funkcja weryfikacji pokaże ew. niezgodności.
Typy kont umożliwiają tworzenie zestawień standardowych, tj.
* Bilans na dzień ...
Aktywa: konta typu A Aktywne (saldo Wn)
Pasywa: konta typu P Pasywne (saldo Ma)
* Rachunek wyników
Przychody: konta typu D Przychody (obroty Ma w okresie)
Koszty : konta typu K Wydatki (obroty wn w okresie)
Uwzględnia się konta: Aktywne Saldo Wn i Pasywne Saldo Ma
Saldo konta [A] Aktywne wchodzi w bilansie do Aktywów a [P] Pasywów.
np. AKTYWA
------------------------------
100 Kasa 120.20
130 Rach. bankowy 300.00
300 Materiały 50.40
------------------------------
np. Kasa: suma sald strony Wn kont z grupy 100... typu A
Jeżeli konto (np. konto kosztów własnych sprzedaży) wchodzi do takich
zestawień saldami, a nie obrotami, to przenieść salda na konta pomocnicze,
i z tych kont tworzyć zestawienia.
Konta rozrachunkowe powinny być rozdzielone, tj. powinny być oddzielne
konta odbiorców (należności) i dostawców (zobowiązania).
Nie wyróżnia się kont dwustronnych.
Ta sama zasada obowiązuje w funkcjach systemu KE Analizy w MS Excel
Podatkowe / Niepodatkowe
[ ] Konto nie jest podatkowe
[P] Konto jest podatkowe
Klasyfikacja dla potrzeb zestawień i raportow.
Wskazuje czy zapisy na konto wchodza do podstawy opodatkowania.
Plan (Strona budżetu konta)
[Wn] Budżet konta zapisuje się po stronie Wn
[Ma] Budżet konta zapisuje się po stronie Ma
[ ] Konto nie uczestniczy w planowaniu
Ostatnia operacja
Data ostatniej operacji. Pozwala zorientować się, które konta
używane są w bieżącej ewidencji księgowej.
Format konta, np. xxx-xxx-xx-xxx-xx
Definicja formatu, np. xxx-xxx-xx-xxx-xx rozdziela kreskami (-) znaki
konta aby zwiekszyć czytelność.
Program drukuje symbol konta w podanym formacie na zestawieniu:
KG > Zestawienia > Plan kont analityczny [KG_ZPK20].
Dopisywanie konta do planu kont
Konta do planu kont można dopisać w funkcji: Plan konta > Dopisywanie
oraz w locie:
a) podczas rejestrowania dokumentów
b) podczas tworzenia dokumentów wg automatów księgowych
c) podczas pobierania poleceń księgowania z ksiąg pomocniczych
NOTE: tego dopisywania można zakazać parametrem systemu KG
Drzewo planu kont
Plan kont można przeglądać i drukować w postaci drzewa.
Na wierzchołku drzewa jest zwykle konto syntetyczne a gałęziami są konta analityczne.
o-- Plan kont 20xx ----------------------------------------------o
| Konto ------------------ --- Nazwa ------------------ Typ |
| - Plan kont |
| - 010- Środki trwałe I |
| 010-4 Środki trwałe gr 4 A |
| 010-5 Środki trwałe gr 5 A |
| 010-6 Środki trwałe gr 6 A |
| 011- Środki trwałe Sklep Karwiny A |
| 020- Wart niemat i prawne A |
| - 030- Inwest długoterminowe A |
| 030-01 Inwest w nieruchomości A |
| 030-02 Inwest w wart niemat i prawne A |
| + 070- Umorzenie śr trw A |
| 071- Umorzenie śr trw Sklep Karwiny A |
o----------------------------------------------------------------o
1.3 Plan kont a kartoteka KSO
Plan kont
W planie kont są tylko symbole, nazwy i atrybuty kont.
Kwoty, tj. stany i obroty kont znajdują się w odrębnej kartotece KSO
(Kartoteka KSO roczna). Plan kont jest jeden, ma charakter katalogu kont
i istnieje niezależnie od kartotek KSO.
Kartoteka KSO
KSO Kartoteka Stanów i Obrotów Kont. To jest kartoteka roczna.
Zawiera oddzielny rekord (zapis) dla każdego konta analitycznego
w danym roku obrotowym. Te zapisy dają informacje o stanach początkowych,
obrotach i stanach końcowych kont w roku.
Kartoteki KSO tworzone są oddzielnie dla każdego roku obrotowego.
Patrz też:
Zbiory danych okresowychOkresy obliczeniowe
1.4 Zmiana planu kont
Symbole i nazwy kont w planie kont są zwykle są takie same jak w kartotece rocznej KSO.
Potrzeba zmiany planu kont
Sytuacja zmienia się, gdy w przedsiębiorstwie następuje reorganizacja planu kont.
Trzeba dodać nowe konta a poprzednich, nie używanych nie można usunąć.
Z jednej strony, trzeba dekretować na nowe konta, a z drugiej strony,
trzeba zachować dekretacje poprzednie, np. dla celów kontrolnych.
Reguły zmiany planu kont
W programie Trawers potrzebę zmian planu kont rozwiązano następująco:
1. Zmiana nazw i charakterystyk kont może nastąpić na przełomie lat,
podczas zamykania roku (zamykania miesiąca 13-go)
2. KSO zamykanego roku zachowuje nazwy i charakterystyki kont stosowanych
w zamykanym roku. Konta roku zamkniętego mają nazwę: Archiwalny plan kont.
Nazwy kont i ich charakterystykę w archiwalnym planie kont można zmieniać
Patrz parametr systemu KG: Można korygować archiwalny plan kont [T][N]
Parametry systemu KG
3. KSO nowo-otwieranego roku otrzymuje nazwy i charakterystyki tych kont,
które wykazywały obroty w zamykanym roku i wchodzą bilansem otwarcia do nowego KSO.
4. Plan kont (ogólny katalog kont) zachowuje wszystkie konta.
Można usunąć niepotrzebne konta
Teraz, po zamknięciu roku, można usunąć z planu kont lub zmienić
nazwy i charakterystykę tych kont, których nie będzie się używać
w bieżącym planie kont i które nie będą występowały na zestawieniach
z lat poprzednich.
Np. można usunąć z planu kont konto, które powstało w roku 2020, w kolejnych
latach nie było na nie dekretacji i teraz w 2024 roku nie planuje się go używać.
W funkcji usuwania (F9) program dodatkowo umożliwi sprawdzenie,
czy rzeczywiście nie ma dokumentów księgowych w okresach otwartych.
1.5 Konta w KSO zamykanego roku
KG > Okresowe > Konta w KSO zamykanego roku [KG_PZM00]
Możliwość dopisania konta do kartoteki KSO roku, który będzie zamykany.
Funkcja użyteczna jest raz w roku, tuż przed zamknięciem roku
(zamknięciem m-ca 13-go).
Podczas zamkniecia roku, plan kont staje sie <prywatnym> planem kont
zamykanego roku. Do tego planu zapisywane są konta, na których były operacje
(księgowania) w zamykanym roku. Czasami chcemy, aby w planie byly też konta,
na których nie było operacji, np. nazwy kont syntetycznych.
W tej funkcji można dopisać takie brakujące konta.
1.6 Dopisywanie nazw kont
W funkcji KG > KSO > Plan kont > Korekta > Dopisywanie nazw kont [KG_TPK25]
można wpisać nazwy wskazanym analitycznym kontom rozrachunkowym.
Nazwy będą zgodne z nazwą kontrahenta, którego symbol wykorzystany
jest do definicji analityki konta.
Funkcja przydatna w tych firmach, w których polecenia księgowania
tworzone są na konta analityczne odbiorców lub dostawcow.
Np. ustalamy dekretację: 201%DDDDDD
Zatwierdzamy fakturę zakupu od kontrahenta: 008237 KRUK DOM HANDLOWY
Program ZO tworzy zapis na konto: 201008237.
Teraz, przy pomocy tej funkcji możemy wpisać nazwę konta:
201008237 KRUK DOM HANDLOWY
2. Struktura planu kont
2.1 Segmenty konta
Konto składa się z segmentów. Jeden segment syntetyczny oraz wiele
segmentów analitycznych. Segmenty analityczne mogą być różnej długości
w różnych grupach kont syntetycznych.
Przykłady
#100- Kasa
100-10 Kasa krajowa
100-20 Kasa walutowa EUR
#200- Rozrachunki z odbiorcami
200-10 Rozrachunki krajowe
200-10000001 Hurtownia Mondis
200-10000024 Firma Makowski
200-10000025 PPH Algenda Sp.K.
#220- Rozrachunki publiczno prawne
220-1 Podatek rolny
220-2 Podatek dochodowy od os fizycz
#840- Przychody przyszłych okresów
840-01 Odsetki naliczone
840-02 Rezerwy, przych przysz okresów
-o- ---o----
| |
| o--- segmenty analityczne o różnych długościach: 1, 2 i 6 znaków
|
o--------- segment syntetyczny i stałej długości, tu: 3 znaki
Segmenty analityczne a maski dekretacji
W programie Trawers można powiązać pola w dokumentach (transakcjach)
z segmentami analitycznymi kont księgowych (en: Dynamic general ledger posting).
Konta mogą mieć segmenty odpowiadające polom w dokumentach: odbiorca, dostawca,
magazyn, oddział, jednostka organizacyjna, zlecenie, kasa, bank, itp.
Powiązanie pól z dokumentami odbywa się poprzez użycie masek w oznaczeniach
kont księgowych w schematach dekretacji.
Np. 311%MM --> zapisze dekret na konto 311-23, gdy magazyn %MM = 23
311%MM --> zapisze dekret na konto 311-01, gdy magazyn %MM = 01
-o- o-
| |
| o--- maska %MM Symbol magazynu, segment analityczny konta
|
o------ konto syntetyczne
Tabele dekretacji
Patrz też niżej: Plan kont wg tabel dekretacji
KG > KSO > Plan kont wg tabel dekretacji [KG_PPK10]
Każda grupa kont analitycznych musi mieć nadrzędne konta syntetyczne
o liczbie znaków wskazanej w parametrach KG, zwykle 3 znaki.
Parametry systemu KG
1. Poprawny plan kont:
---------------------------------
011 Srodki trwałe
011-0 Srodki trwałe - grupa 0
011-0 Srodki trwałe - grupa 1
... itp
---------------------------------
2. Niepoprawny plan kont:
---------------------------------
011-0 Srodki trwałe - grupa 0
011-0 Srodki trwałe - grupa 1
... itp
---------------------------------
Poprawna struktura planu kont zwiększa czytelność samego planu kont
oraz czytelność tworzonych zestawien na poziomie syntetycznym.
Np. w zestawieniu sald kont syntetycznych w przypadku 2.
suma sald kont srodków trwałych będzie przypisana do konta 011-0
gdyż ta grupa kont nie ma konta syntetycznego.
2.3 Dziedziczenia typu konta
Konta powinny prawidłowo dziedziczyć typy kont w strukturze planu kont.
Dziedziczenie, tj. przejmowania typu konta (A P D K I X) przez konto
podrzędne, np. analityczne.
Konta powinny dziedziczyć typ konta wg następujących zasad:
1. Konto nadrzędne typu A/P/D/K/I może mieć podrzędne takiego samego typu
oraz innego dowolnego typu. Gdy innego typu, to program sygnalizuje
podczas weryfikacji.
2. Konto nadrzędne typu X może mieć konto podrzędne tylko typu X
Tzn. konto typu X jest kontem pozabilansowym i wszystkie poniżej
muszą być pozabilansowe.
Kontrola odbywa się w funkcji: Weryfikacja. Powstaje odpowiedni raport.
Podczas dopisywania konta, także podczas dopisywania w locie, podczas
pobierania poleceń księgowania, program nadaje własciwy typ konta, wg
opisanej zasady.
Przykład:
-----------------------
101 A
1011 dziedziczy A
1012 dziedziczy A
10121212 dziedziczy A
itd.
-----------------------
Jeżeli natomiast wprowadzimy:
1019 X
to
-----------------------
10191 dziedziczy X
10192 dziedziczy X
10193 dziedziczy X
101943333 dziedziczy X
itd.
-----------------------
Dziedziczenie odbywa się na każdej pozycji struktury konta np:
Użycie konta 19 jako X nie pozwoli nadać numeru konta 191 jako P
Użycie konta 4059 jako X nie pozwoli na utworzenie konta 40591 jako K itd
2.4 Format konta (segmenty)
Definicja formatu konta, np. xxx-xxx-xx-xxx-xx
Rozdziela kreskami (-) znaki aby zwiekszyć czytelność konta.
Program drukuje symbol konta w podanym formacie na zestawieniu:
KG > Zestawienia > Plan kont analityczny [KG_ZPK20].
Można automatycznie ustalić format kont analitycznych wg szablonu
formatu nadrzędnego: KG > Plan kont > Ctrl+F7 (w Linux: [U])
Definicja formatu
Definicję podaje się dla kont w polu: Szablon (FormatKG)
XXX-XX-XX-XXX-XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
^
<-- | -->
^
Wskaźnik pozycji można przesuwać (<-- | -->) i oznaczać: F10-zmień
Przykłady definicji formatu
Np. wg definicji formatu:
501 XXX-XX-XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
program zapisze formaty kont analitycznych:
501-01-401
501-01-402
501-02-401
501-02-402
Przykład definicji formatu konta w jednostce budżetowej:
13001852124260116401 <-- bez definicji formatu
130-01-85-212-4260-1-164-01 <-- z definicją formatu
Opis segmentów konta:
130 (konto bankowe) Rachunek bankowy
01 (konto wydatkowe) Rachunek wydatków
85 (Dział) Pomoc społeczna
212 (Rozdział) Świadczenia rodzinne
4260 (Paragraf) Zakup energii
1 (Rodzaj środków) (1)środki własne, (2)dotowane 3(Zlecone) itd.
164 Numer zadania (numer zadania ustala gmina. W niektórych gminach
numery są 5 cyfrowe. Zadania mogą się powtarzać z roku na rok,
mogą mieć też numeracją ciągłą
01 Inne uszczegółowienie (Rodzaj świadczenia, Uzupełnienie zadania,
Numer projektu np. POKL, WTZ itd.)
3. Wyszukiwanie konta w planie kont
Listę konta można przeglądać (przewijać) pozycjami, stronami
oraz przemieszczać się na początek i koniec listy.
Lista może być ułożona wg symbolu lub nazwy konta.
Wyszukiwanie może być wg całości lub części znaków znajdujących sią w polach
symbolu, nazwy krótkiej i nazwy długiej.
Wg symbolu
Można podać cały symbol lub część symbolu konta i klawisz <F2/F3>.
Wyświetlona lista ułożona jest rosnąco wg symboli kont.
Wg nazwy
Najlepsza metoda:
1. przełączyć się na nazwę (Tab)
2. wpisać części nazwy np. [mater] i nacisnąć klawisz <F3>
Program wyszuka: [Wartości niematerialne i prawne] oraz [Zużycie materiałów]
----- -----
Klawisz <F3> w listach wyboru wyszukuje ciągi znaków zawarte w tekście.
Tu, szuka znaków w krótkiej i długiej nazwie konta.
Bez znaczenia jest miejsce ciągu w tekście oraz bez znaczenia czy są małe
czy duże litery i czy zawierają polskie 'ogonki'.
Wyświetlona lista ułożona jest rosnąco wg któtkich nazw kont.
4. Usuwanie kont z planu kont
Potrzeba usunięcia konta z planu kont powstaje zwykle w momencie przebudowy
planu kont. Trzeba dodać nowe konta a poprzednich, nie używanych nie można usunąć
gdyż mogą być potrzebne podczas tworzenia zestawień z uwzględnieniem poprzednich kont.
Rozwiązanie zmiany planu kont (na przełomie roku) w programie Trawers opisano
w oddzielnym punkcie: Zmiana planu kont.
Ogólna zasada: konto można usunąć, gdy nie było aktywne w podanym okresie,
tzn. nie ma zarejestrowanych dokumentów. Program sprawdza obecność dokumentów.
o--------------------------------------------------------------o
| |
| Badaj obecność dokumentów w okresach: 20xx/01 - 20xx/12 |
| |
o--------------------------------------------------------------o
Jeżeli nie na zarejestrowanych dokumentów, to można usunąć:
* Jedno, wskazane konto
* Wiele kont z zakresu od.. do..
Przed ostatecznym usunięciem, można otrzymać raport zawierający konta
zakwalifikowane do usunięcia z planu kont.
[R] pokaż tylko Raport
[U] Usuń z planu kont
Usunięcie konta jest nieodwracalne.
5. Plan kont wg tabel dekretacji
KG > KSO > Plan kont wg tabel dekretacji [KG_PPK10]
Hipotetyczny plan kont. Zestawienie o strukturze: Plan kont, które powstaje
na podstawie definicji dekretacji w systemach pomocniczych: KB, MG, NA, ZO, ZP.
Hipotetyczny plan kont pozwala na sprawdzenie poprawności definicji
dekretacji w systemach pomocniczych. Tzn. czy dekretacje te utworzą
polecenia księgowania na prawidłowe konta.
Tak prezentowany plan kont ułatwia orientację na jakie konta dekretowane są dokumenty.
Hipotetyczny plan kont można przeglądać i drukować:
* wg symboli kont
* wg dekretacji w systemach pomocniczych
* jako drzewo, z wcięciami
Plan kont wg tabeli dekretacji w systemie sprzedaży:
-------------------------------------------------------------------------
-------- Konto ------ Str- Sys Rodzaj Symbol ----------- Nazwa ----------
202-ee Wn NA WM RO-/ Sprzedaż towarów
700-gg Ma NA WM RO-/ Sprzedaż towarów
700-gg Wn MG RO RO-/ Rozchód towarów / materiałów
320-mm Ma MG RO RO-/ Rozchód towarów / materiałów
-------------------------------------------------------------------------
^
|
o-----v
|
Literki: ee, gg, mm, to sa maski dekretacji tj. odpowiednio:
%EE, %GG, %MM
Są bez znaku technicznego: [%], i podane jako małe litery, aby odróżnić
od dużych liter symbolu konta.
Gdyż symbol konta można zbudować z cyfr i liter. Np. 201-EE
Na hipotetyczny plan kont, można 'nałożyć' konta już będące w planie kont KG.
To pozwoli porównać plan hipotetyczny z rzeczywistym i uświadomi jakie nowe
konta powstaną przy takich tabelach dekretacji.
o---------------------------------------o
| Czy ująć konta z planu kont KG ? |
| Tak Nie |
o---------------------------------------o
Konta z planu kont oznaczone są [KG] w kolumnie: Sys
Poprawność definicji dekretacji można także zapewnić poprzez zakaz
(parametr systemu KG) dopisywania kont do planu kont w locie,
tzn. podczas pobierania w KG poleceń księgowania z systemów pomocniczych.
6. Oszczędny plan kont. Rekomendacja
Architektura kont oraz przepływ danych z ksiąg pomocniczych do Księgi Głównej (KG)
powinien być tak zaprojektowany, aby zapisy w KG były możliwie syntetyczne.
Nie należy tworzyć dodatkowych kont analitycznych ponad niezbędne minimum.
Większość niezbędnych zestawień można uzyskać z ksiąg pomocniczych.
Oszczędny (prosty) plan kont eliminuje potrzebę synchronizacji zapisów
na kontach w KG z zapisami w księgach pomocniczych. Znika pracochłonne
sprawdzanie zgodności, ustalanie przyczyn i poprawienie niezgodności.
Do bieżącego raportowania stanu finasów firmy można korzystać z danych
źródłowych zapisanych w zbiorach transakcyjnych.
Korzyści raportowania z danych źródłowych
1. Zmniejszenie złożoności kont księgowych
Zamiast dublowania kont dla każdego wariantu analizy, dane transakcyjne
(np. pola dodatkowe, opisy, indeksy analityczne) pozwalają przechowywać
szczegółowe informacje bez rozbudowy Planu Kont.
2. Większa elastyczność raportowania
Dzięki danym źródłowym można tworzyć wiele różnych układów zestawień,
bez konieczności zmiany struktury kont.
To szczególnie jest przydatne przy raportach przekrojowych, np. według
rodzaju kosztu, projektu, klienta.
3. Lepsze śledzenie historii operacji
Dane transakcyjne zawierają informacje o dacie, dokumencie źródłowym,
użytkowniku. To pozwala odtworzyć kontekst księgowania i lepiej
analizować przyczyny ew. odchyleń.
4. Krótszy czas wdrażania zmian
Zmiana logiki analityki opartej o dane źródłowe, np. dodanie nowego wymiaru
analitycznego, nie wymaga przebudowy kont - wystarczy zmodyfikować
raporty lub parametry księgowania.
5. Gotowość na przyszłe potrzeby, np. Business Intelligence
Zapis szczegółowych danych transakcyjnych buduje solidną bazę do analiz
w narzędziach BI. Dane są lepiej wymiarowane, możliwe są wielowymiarowe przekroje.
6. Mniejsze ryzyko błędów przy księgowaniu
Przy zbyt rozbudowanym Planie Kont rośnie ryzyko błędnego przypisania.
Dane źródłowe dają większą standaryzację i umożliwiają automatyzację.
Patrz: Rachunek wyników na podstawie dok źródłowych
Rachunek wyników wg dok źródłowych
7. Znaczniki kont
7.1 Znaczniki w planie kont
Tabela kont w KG została rozbudowana o znaczniki kont:
- Główny (obligatoryjny)
- Dodatkowy
- PD
Każde konto (wynikowe i bilansowe), które ma obroty w danym okresie sprawozdawczym
wykazywanym w JPK_PD, powinno mieć przypisany znacznik główny konta.
Lista znaczników do wyboru jest zależna od Rodzaju jednostki:
AD > Firmy (Podmioty) > F2 > Dane firmy płatnika > Rodzaj jednostki
Znaczniki można ustalać:
KG > Plan kont Tabela > Korekta planu kont [KG_TPK20]
(bieżący plan kont)
KG > Plan kont Tabela > Dopisywanie znaczników kont [KG_TPK26]
(bieżący i archiwalny plan kont)
Znaczniki są przypisane do kont, tak jak nazwy i inne cechy.
Podczas zamknięcia roku znaczniki są archiwizowane w Planie kont zamykanego roku.
Znaczniki znajdują się tylko w planie kont. Nie są zapisywane w dokumentach.
Do raportu JPK_KR_PD są pobierane z planu kont.
Można je uzupełniać w planie kont, niezależnie od wprowadzania dokumentów.
Kompletność i poprawność wypełnienia znaczników można sprawdzić:
1. Na zestawieniu:
KG > Zestawienia > Obroty konta > Tabelarycznie [KG_ZKO1A]
W zestawieniu dostępne są kolumny zawierające znaczniki (umożliwia to
wychwycenie kont z obrotami i pustym znacznikiem głównym).
2. Kontrola poprzez zestawienia finansowe: Rachunek wyników [KG_ZWZ00]
Przygotowaliśmy wzorzec zestawienia: Rachunek wyników, w którym konta
wskazywane są znacznikami a nie symbolami.
Patrz wzorzec: kg_zk_rw_znacz.xml (Rachunek wyników wg znaczników)
Wzorzec można pobrać z katalogu ftp.
Wzorce Pobieranie z ftp
Dla porównania dostępny jest wzorzec oparty o symbole kont:
kg_zk_rw_znacz.xml - wg znaczników
kg_zk_tres_rachunek_wynikow.xml - wg symboli kont
Patrz też:
Zestawienia w KG Wg wzorców
7.2 Cel wprowadzenia znaczników
Różne firmy mogą mieć różne plany kont. Znaczniki wprowadzają spójny sposób
klasyfikacji kont, co:
* ułatwia automatyczną analizę danych przez organy podatkowe
(porównywalność między podatnikami),
* umożliwia użytkownikom Trawersa korzystanie ze standardowych wzorców
wydruków (RW/Bilans) niezależnie od numeracji kont.
Patrz też - opis znaczników w polityce rachunkowości:
Przyjęte zasady rachunkowości (zarys)
7.3 Dopisywanie znaczników do planu kont
Podczas dopisywania znaczników do kont sugerujemy skorzystać z obecnie generowanych
zestawień: Rachunek Wyników i Bilans.
Znaczniki odpowiadają sekcjom w rachunku wyników i bilansie.
Wybrać podstawowe znaczniki, który odwzorowują odpowiednie kategorie wynikowe
lub bilansowe.
Do wypełnienia kont podległych wykorzystać funkcję dopisywania znaczników
do wielu kont: KG > KSO > Plan kont Tabela > Znaczniki kont. Dopisywanie [KG_TPK26]
Można podać zakres kont: od ... do ... i powiązane znaczniki.
Patrz też:
Przyjęte zasady rachunkowości (zarys)
7.4 Funkcje TrExtLang stosujące znaczniki
W bibliotece funkcji TrExtLang dodano funkcje, które obliczają stany i obroty kont
korzystając ze znaczników (dotychczas korzystały z symboli kont):
ţWartościKontaWgZK{funkcja;znacznik;rok;miesiąc[;miesiącDo]}
ţomwWgZK{znacznik;rok;miesiąc} - Obroty Wn okresu obliczeniowego wg znacznika
ţommWgZK{znacznik;rok;miesiąc} - Obroty Ma okresu obliczeniowego wg znacznika
...
Przykłady użycia:
ţomwWgZK{ZN01;2025;7} - obroty Wn za lipiec 2025 dla znacznika ZN01
ţommWgZK{ZN01;2025;7} - obroty Ma za lipiec 2025 dla znacznika ZN01
ţWartościKontaWgZK{OBROTY_WN;ZN01;2025;1;12} - wartości wg znacznika
w zakresie miesięcy (jeśli używany parametr 'miesiącDo')
Parametr: znacznik oznacza kod z listy znaczników dostępnych dla danego rodzaju jednostki.
Przy zastosowaniu tych funkcji można zbudować standardowe (powielarne) zestawienia:
Rachunek wyników i Bilans księgowy.
Patrz szczegóły:
Funkcje TrExtLang. Formatowanie. Sterowanie
8. Znaczniki kont w interpretacji AI
(AsystentAI)
Znaczniki kont w module Księgi Głównej (KG)
W związku z obsługą JPK_KR_PD (Księgi Rachunkowe - Podatek Dochodowy), plan kont w module KG
został rozbudowany o możliwość przypisywania znaczników kont.
Funkcja ta pozwala na standaryzację klasyfikacji kont w celu ułatwienia raportowania i analizy danych.
Dostępne znaczniki kont:
* Główny (obowiązkowy)
* Dodatkowy
* PD (dla celów podatkowych)
Każde konto - bilansowe lub wynikowe - które posiada obroty w danym okresie sprawozdawczym
wykazywanym w JPK_PD, musi mieć przypisany znacznik główny.
Ustalanie znaczników
Zakres dostępnych znaczników zależy od typu jednostki:
> AD > Firmy > F2 > Dane firmy płatnika > Rodzaj jednostki
Znaczniki można przypisywać do kont w dwóch miejscach:
* KG > Plan kont Tabela > Korekta planu kont
[KG_TPK20] - edycja aktualnego planu kont
* KG > Plan kont Tabela > Dopisywanie znaczników kont
[KG_TPK26] - dodawanie znaczników do kont w bieżącym lub archiwalnym planie kont
Znaczniki są przechowywane razem z kontami (jak np. ich nazwy czy klasyfikacje)
i są archiwizowane przy zamknięciu roku.
Sprawdzanie poprawności znaczników
Poprawność i kompletność przypisanych znaczników można weryfikować na dwa sposoby:
1. Zestawienie tabelaryczne obrotów kont:
> KG > Zestawienia > Obroty konta > Tabelarycznie
> [KG_ZKO1A] - zawiera kolumny ze znacznikami
2. Drukowanie Rachunku wyników:
> Wzorzec zestawienia: `kg_zk_rw_znacz.xml`
> (Rachunek wyników wg znaczników)
Wzorzec ten można pobrać z katalogu FTP.
Umożliwia porównanie z tradycyjnym wydrukiem wg symboli kont:
* `kg_zk_rw_znacz.xml` - wg znaczników
* `kg_zk_tres_rachunek_wynikow.xml` - wg symboli kont
Więcej informacji: Zestawienia w KG wg wzorcówDlaczego warto stosować znaczniki?
Wprowadzenie znaczników kont pozwala na:
* Ujednolicenie klasyfikacji kont między różnymi firmami
* Automatyczną analizę danych przez organy podatkowe
* Możliwość stosowania standardowych wydruków:
Rachunku wyników i BilansuZnaczniki w funkcjach TrExtLang
W języku TrExtLang dostępne są funkcje umożliwiające obliczenia
stanów i obrotów kont według znaczników:
Przykładowe funkcje:
* ţWartościKontaWgK{funkcja;znacznik;rok;miesiąc[;miesiącDo]}
* ţomwWgZK{znacznik;rok;miesiąc}` - Obroty Wn wg znacznika
* ţommWgZK{znacznik;rok;miesiąc}` - Obroty Ma wg znacznika
Funkcje te umożliwiają formatowanie i sterowanie danymi finansowymi
w raportach tworzonych w Trawersie.
Dodatkowe informacje
Opis przyjętych zasad stosowania znaczników znajduje się także w dokumencie:
Przyjęte zasady rachunkowości (zarys)