1. Opis ogólny
2. Budowa tabeli
Przykład
Pola tabeli
3. Przykład użycia tabel dekretacji
Przygotowanie planu kont
Wypełnianie tabeli dekretacji
Sprzedaż towaru
Zatwierdzenie dokumentu sprzedaży
4. Maski kont (maski dekretacji)
Okno masek
Procedura użycia masek
5. Usuwanie i korekta dekretacji
Usuwanie z tabeli
Korygowanie w dokumentach
6. Pieczątka dekretacyjna
7. TGD Tabela grup dekretacji
7.1 Koncepcja i przykład
7.2 Symbol domyślny i podpowiadany
7.3 Informacje techniczne
8. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
Zapisy w tabeli określają sposób dekretacji dokumentu. Tzn. przekształcania
zapisów w pozycjach dokumentów źródłowych w systemach pomocniczych
na polecenia księgowania, które następnie można pobrać w Księdze Głównej.
Patrz też:
System dekretacji
Symbole, które wskazują na sposób dekretacji, wpisywane są do dokumentów
podczas rejestrowania. Mogą być wybrane ręcznie lub mogą zostać wpisane
automatycznie. Podczas zatwierdzania dokumentów, program tworzy polecenia
księgowania zgodnie z dekretacją w tabeli dekretacji.
Symbole dekretacji i powiązane z nimi wartości dla masek, np. magazyn [10]
dla maski: %MM wpisuje się do dokumentów. Wszystkie wartości masek muszą być
w dokumentach. Aby umożliwić odtworzenie (odbudowanie) zbiorów poleceń księgowania.
Patrz szczegóły:
Dokumenty poleceń księgowania
Systemy pomocnicze (dziedzinowe)
Tabele dekretacji sterują sposobem przekształcania zapisów w dokumentach
źródłowych w systemach pomocniczych (dziedzinowych) na polecenia księgowania.
Tabele dekretacji są w systemach:
KB Obrót pieniężny
MG Gospodarka magazynowa
NA Sprzedaż i rozrachunki z odbiorcami
PL Płace i kadry
ST Środki trwałe
ZO Zakupy i rozrachunki z dostawcami
ZP Zlecenia produkcyjne
Patrz szczegóły:
Organizacja ksiąg rachunkowych
Uprawnienia do dekretowania
Operatorom (rolom) trzeba nadać uprawnienia do wybierania dekretacji z tabel.
Ustalenie uprawnień pozwala zawęzić liczbę wybieranych symboli, a to zmniejsza
prawdopodobieństwo pomyłek operatorów i nadużyć.
Dodatkowo, podczas ustalania uprawnień, można oznaczyć [*] symbole,
które będą podpowiadane: F10-podpowiadany.
Patrz:
Uprawnienia operatorów (role)
2. Budowa tabeli
Tabela dekretacji (przykład)
o-- Dekretacja Syst: MG [AD_TSD20] -----------------------------------------[X]o
| |
| Rodzaj: PR Przychód |
| Zmiana: AA 20xx.11.04 |
| Dekretacja: PR+/ Nazwa: Przyjęcie z zakupu / produkcji |
| |
| o-----------------------------------o--------o------o------------o-------o |
| | Konto | Strona | Znak | % wartości | Suma | |
| o---o-------------------------------o--------o------o------------o-------o |
| | 1.| 320%MM | Wn | + | 100.00 | Dok | |
| | 2.| 301%MM | Ma | + | 100.00 | Dok | |
| | 3.| | | | 0.00 | | |
| | 4.| | | | 0.00 | | |
| | 5.| | | | 0.00 | | |
| | 6.| | | | 0.00 | | |
| | 7.| | | | 0.00 | | |
| | 8.| | | | 0.00 | | |
| o---o-------------------------------o--------o------o------------o-------o |
| |
| Warunek (filtr) |
o------------------------------------------------------------------------------o
Rodzaje dekretacji
Grupy transakcji gospodarczych, np.
[PR] Przychód do magazynu
[DI] Wypłata z kasy dla dostawcy
[WT] PTU/VAT należny
Symbole dekretacji
Operacje w ramach grup, odrębnie dekretowane.
Rodzaj: [PR] Przychód do magazynu, może mieć następujące symbole:
---------------------------------------------------
Symbol Nazwa dekretacji Dekretacja
------ ---------------------------- -------------
PR+/ Przyjęcie materiału z zakupu 311 Wn 301 Ma
PS+/ Przyjęcie towaru z zakupu 330 Wn 303 Ma
PW+/ Przyjęcie wyrobu z produkcji 601 Wn 580 Ma
---------------------------------------------------
NOTE:
Niektóre rodzaje, np. MG [O1] Odchylenie (+) zwiększenie i MG [R3] Zaokrąglenie
mogą mieć tylko jeden symbol dekretacji. Te symbole program zapisuje do dokumentów
systemowych, generowanych automatycznie.
Gdy program generuje taki dokument, np. Odchylenie, to automatycznie pobiera symbol
dekretacji i związane z nim symbole kont.
PS:
Zaleca się, aby w nazwie dekretacji podawać symbole kont, na które księguje
się operacje. Symbole kont w nazwie ułatwiają wybór podczas rejestracji.
[PW] Przyjęcie wyrobu 601 / 580
^ ^
o-----o---> symbole kont księgowych
Długa nazwa: w tym polu można dodać komentarze i porady dla operatorów.
Podczas wybierania dekretacji, operator możne wyszukiwać treści zapisane
w polu: Długa nazwa.
Szablon dekretacji (en: Posting Template)
Zawartość tabeli dekretacji. Wypełnienie ośmiu pozycji tabeli.
Definicje: konta strony, [+][-], % wartości, oznaczenie sumowania.
Szablon dekretacji powinien być zbilansowany: Suma Wn [=] Suma Ma.
Wymóg zbilansowania szablonu można wyłączyć --> param systemu KG
Dekretacje powiązane
W tabeli dekretacji można wskazać dekretacje dodatkową (powiązaną).
Np. Transakcja sprzedaży magazynowej zwykle tworzy dekrety na konta:
Przychód ze sprzedaży i Rozrachunki z odbiorcami.
Dodatkowo można utworzyć dekrety z kwotami udzielonych upustów od ceny.
Dekretacje podaje się w: [NA] [UP] Upust od ceny sprzedaży
w powiązaniu z [NA] [WM] (Sprzedaż z magazynu) i [NA] [WP] (Sprzedaż usług)
Kwotę upustu można zapisać na kontach księgowych w KG.
Konto wprost lub z maską
Symbol konta, podany wprost, np. 234 lub z tzw. maską, np. 311%MM.
Przykład: konto z maską: 311%MM, gdzie: 311, to konto Materiały na składzie
a %MM, to maska: numer magazynu. Właściwy numer magazynu, np. 23 zostanie
wpisany w miejsce maski podczas rejestrowania dokumentów magazynowych.
Wg dokumentu przychodu do magazynu 23, zostanie utworzone polecenie
księgowania z dekretacją: 311-23 Wn
Inny przykład: maska 530%ZZZZZZ (Koszty działalności).
Za maską %ZZZZZZ kryje się numer zlecenia, np. 100012 Remont maszyn.
Podczas tworzenia polecenia księgowania na podstawie dokumentu, np. faktura
zakupu usług od dostawcy, utworzony zostanie dekret na konto analityczne
530100012: Koszty remontu maszyn.
NOTE: Symbole kont można pominąć (tzw. pusty dekret). W sytuacjach
gdy danych transakcji (pozycji dokumentu) nie przekazuje się do KG Księga Główna.
Gdy jest pusty dekret, to program nie tworzy poleceń księgowania.
Strona konta
Wn lub Ma
Znak
(+) lub (-)
Gdy (-), to kwota dokumentu zostanie zapisana na koncie ze znakiem (-)
Procent wartości
Wskazuje jaki procent kwoty zapisany zostanie na wskazane konto.
Zwykle 100 %. Można podać 0% gdy dekret nie przekazuje kwot do KG Księga Główna.
Suma: [Tak] [Dok] [Nie]
Definiuje poziomy sumowania (en: Consolidating Transactions):
Wskaźniki: (en: G/L Consolidate Posted Transactions)
[Nie] Nie sumuj Nie ma sumowania
[Dok] Sumuj dla dokumentu Jest sumowanie kwot wg dokumentów źródłowych
[Tak] Sumuj dla konta Jest sumowanie kwot wg kont
Więcej opisów: --> Poziomy sumowania
Organizacja ksiąg rachunkowych
3. Przykład użycia tabeli dekretacji
Przykład bazuje na przykładowych danych branżowych: [MT] Meble tapicerowane
Dane branżowe. Profile firm
Kolejne kroki wypełniania tabeli dekretacji:
* Przygotowanie planu kont
* Wypełnianie tabeli dekretacji w systemie NA
* Sprzedaż towaru
* Zatwierdzenie dokumentu sprzedaży i utworzenie poleceń księgowania
Przygotowanie planu kont
Plan kont danych branżowych: [MT] Meble tapicerowane (demo),
zawiera następujące konta (poniżej fragment planu kont):
---------------------------------------------------
...
202 Rozrachunki z odbiorcami
202-10 Rozrachunki z odbiorcami krajowymi
202-20 Rozrachunki z odbiorcami zagranicznymi
...
221 Rozrachunki z tytułu VAT
221-01 Rozrachunki z tytułu VAT 01 Stawka 23 %
...
700 Przychody ze sprzedaży
700-20 Przychody ze sprzedaży grupa 20
---------------------------------------------------
Wypełnianie tabeli dekretacji w systemie NA
1. Rodzaj dekretacji: [WM] Sprzedaż magazynowa
Symbol dekretacji
[RO-/ ] Sprzedaż towarów
Konto Strona % Sumuj
--------------------------------
202%EE Wn 100 Dok
700%GG Ma 100 Dok
--------------------------------
2. Rodzaj dekretacji: [WT] PTU/VAT Należny
Symbol dekretacji
[WT+/ ] VAT od sprzedaży
Konto Strona % Sumuj
--------------------------------
202%EE Wn 100 Dok
221%VV Ma 100 Dok
--------------------------------
W definicji kont użyto: %EE %GG %VV. Są to tzw. maski kont.
W miejsce masek wpisywane są automatycznie konkretne symbole
podczas rejestrowania dokumentów.
W przykładach:
%EE zamiast EE wpisana będzie grupa odbiorcy,
tu: 10 Odbiorcy krajowi
%GG zamiast GG wpisana będzie grupa asortymentowa towaru,
tu: Grupa 20
%VV zamiast VV wpisany będzie numer PTU
tu: 01 PTU stawka 22 %
Sprzedaż towaru
W pozycji sprzedaży towaru
--------------------------
Dokument: FA0001/02/xx
Data: 20xx.02.14
Stawka PTU: [01] 23%
Kwota netto: 105.00
Podatek PTU: 24.15
Kwota brutto: 129.15
--------------------------
Zatwierdzenie dokumentu sprzedaży i utworzenie poleceń księgowania
Wn Ma
---- ----
Konto należności 202-10 105.00
Konto należności 202-10 24.15
Konto podatków 221-01 24.15
Konto sprzedaży 700-20 105.00
===============
129.15 129.15
Inny układ danych:
Dekretacja w NA:
----------------
Konto 202-10 Rozrach. z odbiorcami kraj. Wn 105.00 PLN
Konto 700-20 Przychody ze sprzedaży gr 20 Ma 105.00 PLN
Konto 202-10 Rozrach. z odbiorcami kraj. Wn 24.15 PLN
Konto 221-01 Rozrach. z tyt VAT 01 Ma 24.15 PLN
Dekretowanie faktur sprzedaży
4. Maski kont (maski dekretacji)
Maski (literki), które podczas tworzenia poleceń księgowania (podczas
zatwierdzania dokumentów), zostaną zastąpione symbolami tworzącymi
nr konta, np.
311%MM --> zapisze dekret na 31123, gdy magazyn %MM = 23
311%MM --> zapisze dekret na 31101, gdy magazyn %MM = 01
Wartości, które wejdą na miejsce masek, mogą pochodzić bezpośrednio
z kartotek: kart KIM, kart odbiorców i dostawców lub są wpisywane
przez operatora podczas rejestrowania dokumentów.
Reguły w programie:
Maski Wartości do masek program pobiera
----------------- ---------------------------------
* Maska: WW,NN,L,GG Karta KIM
* Maska: EE Karta odbiorcy
* Maska: FF Karta dostawcy
* Maska: TT Oddział operatora rejestrującego transakcję (dokument)
* Maska: ZZZZZZ Operator wybiera kartę zlecenia ZP
JJ <- o o Program podpowiada z wybranej karty zlecenia ZP
KK <- o | <-- operator może zmienić
XX <- o o (patrz ekran niżej)
* Maska: Q12 QQQQQQQQQQQQ
Operator wpisuje do pozycji dokumentu
Wybiera z tabeli Q12
Okno masek dekretacji
Wartości z karty zlecenia ZP program wyświetla w oknie masek dekretacji
o------------------------------------o #ZZZZZZ_JJ_KK_XX
| Zlecenie: ZP0123/001 Jednostka: WP|
| Inne : 10 Komórka: K1|
| Symb Q12: 123456789012 | <-- opcja, param 0140 [1]
o------------------------------------o
Zlecenie: ZP0123/001 <--- karta zlecenia w ZP
Jednostka (JJ): WP <--- o
Komórka (KK): K1 <--- o z karty zlecenia ZP0123/001
Inne (XX): 10 <--- o
NOTE: Wartości: JJ KK XX do karty zlecenia program wpisuje domyślnie
wg zawartości karty KIM produktu wytwarzonego tym zleceniem.
NOTE: Gdy w programie Trawers nie prowadzi się rozbudowanej analityki
księgowej, to można pominąć wyświetlanie okna i pobieranie danych do dekretacji.
Decyduje parametr: 0704 [1] Nie pobiera: ZZZZZZ, JJ, KK, XX
Procedura użycia masek
* Definiowanie szablonów dekretacji w tabeli dekretacji
- symbole dekretacji
- konta z maskami
- strony Wn, Ma
- metody sumowania
* Rejestracja dokumentów (transakcji)
- odbiorcy, dostawcy
- karty KIM: magazynowe, nie-magazynowe
- symbole dekretacji
Dopisywane pozycje dokumentów muszą mieć wypełnione wartościami
te wszystkie pola, których dane wejdą na miejsce masek.
Np. gdy w definicji konta podano: %EE (grupa odbiorcy), to w karcie
odbiorcy musi być podana wartość, np. [KL]. Pole nie może być puste.
Program informuje, gdy w polach dokumentu brakuje danych dla masek.
* Zatwierdzanie dokumentów
Podczas zatwierdzania, program pobiera wartości z pól w pozycjach dokumentów
i wpisuje je na miejsce masek w definicji kont. Tworzy polecenia księgowania.
Np. Pole ODGRUPA w pozycji faktury sprzedaży, wartość: [10] Odbiorcy krajowi
Definicja konta: 202-%EE
Program utworzy dekret na konto: 202-10
* Polecenia księgowania pobiera się w systemie: KG Księga Główna
Dokumenty poleceń księgowania
Patrz opis:
Rodzaje dekretacji i maski
Przykłady dekretacji podane są w opisie procesów.
Poradniki. Scenariusze
5. Usuwanie i korekta dekretacji
Symbole dekretacji wskazują na definicje w tabeli, w której określa się
jak dekretować dokument. W dokumentach (transakcjach) zapisuje się symbole
dekretacji oraz powiązane z nimi symbole (wartości) w miejsce masek.
Usuwanie definicji z tabeli
Gdy nie używa się jakiegoś, konkretnego symbolu, to można go usunąć z tabeli.
Przed usunięciem trzeba upewnić się, że usuwane symbole nie będą używane:
* Do zatwierdzania bieżących dokumentów
* Do weryfikacji poleceń księgowania
* Do próbnego tworzenia poleceń
Korygowanie w dokumentach
Dekretacje w dokumentach można korygować. Np. gdy powstają nowe konta lub nowe transakcje.
Po zmianie schematow dekretacji, podczas zatwierdzania dokumentów, polecenia księgowania
powstaną wg nowej dekretacji. Trzeba to wziąść pod uwagę ustalając moment zmiany.
Dokumenty poleceń księgowania
P. Czy można korygować dekretacje i wartości dla masek w dokumentach zatwierdzonych,
po utworzeniu poleceń księgowania ?
O. a) Aby utworzyć nowe, zmienione polecenia księgowania
Zmienić symbole i ew. wartości dla masek, zatwierdzić. Pobrać w KG.
Ew. usunąć w KG dokumenty utworzone wg poleceń ksiegowania i polecenia pobrać od nowa.
b) Bez tworzenia poleceń, tylko dla raportów, np. JPK
Zmienić symbole i ew. wartości dla masek. Ew. zmienić ręcznie zapisy księgowe w KG.
P. W której funkcji można zmienić w dokumentach dekretacje i wartości dla masek ?
O. NA > Okresowe > Rejestry sprzedaży > Korekta danych rejestru i JPK [NA_ZRS53]
ZO > Okresowe > Rejestry zakupu > Korekta danych rejestru i JPK [ZO_ZRZ13]
NOTE: Operator musi mieć uprawnienia: Administrator.
6. Pieczątka dekretacyjna
Na dokumentach drukowanych wg wzorców można umieścić pieczątkę dekretacyjną.
Pieczątka dekretacyjna to są kwoty sumowane na konta w ramach dokumentu.
Ułatwia sprawdzenie schematów dekretacji.
Program korzysta z zapisów w tabeli dekretacji i kwot w pozycjach dokumentów.
Np. pieczątka dekretacyjna na fakturze zakupu:
------- Konto ------- ---- Kwota Wn ---- ---- Kwota Ma ----
201- 0.00 61.50
222-01 11.50 0.00
301-10 50.00 0.00
===========================================================
Razem 61.50 61.50
Pieczątki można umieszczać na dokumentach w systemach MG NA ZO ZP.
Patrz też:
System dekretacji dokumentów
7. TGD Tabela grup dekretacji
7.1 Koncepcja i przykład
TGD wiąże dekretacje z przetwarzanymi obiektami, np. kartami indeksów KIM.
To pozwala wskazać dekretacje domyślne w zależności od kontekstu transakcji
i rejestrowanych danych.
Mechanizm TGD pozwala zbudować w pełni automatyczny wybór dekretacji
w transakcjach, w których są indeksy KIM towarów i usług.
TGD łatwo zastosują osoby, które znają system dekretacji w programie Trawers.
Na pewno przekonają się, że wprowadza zasadnicze uproszczenia.
Rolę tabeli TGD najlepiej przedstawić na przykładzie.
TGD w pozycji zakupu usługi
Rejestrowanie faktury zakupu. Pozycja zakupu usługi obcej.
Rodzaj operacji [PS]. Symbol dekretacji [PS+/10]
Zapewnić, aby po wybraniu z KIM indeksu zakupu usługi (indeks niemagazynowy)
program automatycznie wybrał dekretację [PS+/10]
Przygotowanie:
--------------
* Wypełnienie tabeli TGD [AD_TGD10]
Wpisać:
Symbol: ZU
Nazwa: Dekretacja zakupu usługi obcej
Dekretacja:
System: ZO
Rodzaj: PS
Dekret: [PS+/10] Zakup usług
* W karcie KIM [.USLUGO-1] Zakup usługi obcej [Uo]
w polu: TGD wpisać: ZU (symbol grupy dekretacji)
* Zakładamy, że operator ma uprawnienia do 4 dekretów [PS]:
[PS+/01]
[*][PS+/02]
[PS+/10] <-- podany w TGD [ZU]
[PS+/20]
Zakładamy też dla uproszczenia, że nie ma warunków dekretacji (filtrów).
Rejestracja dokumentu:
----------------------
W systemie ZO Zakupy zarejestrować fakturę zakupu. W pozycji wpisać:
zakup usługi [.USLUGO-1]. Program pobierze symbol dekretacji [PS+/10]
z tabeli TGD via karta KIM, tj. wg symbolu [ZU]
NOTE: Obowiązują zasady mechanizmu uprawnień, tzn. program podpowiada
dekretację zwykłemu użytkownikowi. Nie podpowiada administratorowi.
Administrator ma pełne uprawnienia. Nie można ustalać wartości domyślnych.
Symbol domyślny
Wstawiany w transakcjach automatycznych, np. SOA, CSV, dopisanie pozycji kosztów KGO (param 0526)
Symbol podpowiadany
Podpowiadany na ekranie podczas ręcznego rejestrowania pozycji dokumentów
Procedura ustalania symbolu dekretacji
o---------------------------------------------------------o
| Odczytuje grupę TGD z karty KIM |
o---------------------------------------------------------o
| |
| wypełniona | nie wypełniona
v v
o-----------------------------------------------o |
| Czy są dekrety w TGD? | nie ma dekretów w TGD |
| (Dla kontekstu transakcji: system, rodzaj) |-------------->------------v
o-----------------------------------------------o |
| |
| |
| jest jeden lub wiele dekretów w TGD |
| |
o--------------------v--------------------------o v
| Odczytuje dekrety z TGD | |
o-----------------------------------------------o |
| |
| |
| |
o--------------------v--------------------------o o--------------------v------------------o
| Sprawdza uprawnienia operatora/roli | | Sprawdza uprawnienia operatora/roli |
o-----------------------------------------------o o---------------------------------------o
| Pozostawia tylko dekrety, do których | | Pozostawia tylko dekrety, do których |
| operator/rola ma uprawnienia | | operator/rola ma uprawnienia |
o-----------------------------------------------o o---------------------------------------o
| |
| |
o--------------------v--------------------------o o--------------------v---------------o
| Sprawdza warunki (filtry) dekretów | | Sprawdza warunki (filtry) dekretów |
o-----------------------------------------------o o------------------------------------o
| Pozostawia tylko dekrety, | | Pozostawia tylko dekrety, |
| które spełniają warunki (filtry) | | które spełniają warunki (filtry) |
o-----------------------------------------------o o------------------------------------o
| |
| |
o--------------------v--------------------------o o--------------------v-------------------------o
| Podpowiada dekret wg zasady: | | Podpowiada dekret wg zasady: |
o-----------------------------------------------o o----------------------------------------------o
| * nie pozostał żaden: --> pusty | | * nie pozostał żaden: --> pusty pusty |
| * pozostał jeden: --> ten jedyny | | * pozostał jeden: --> ten jedyny |
| * pozostało wiele: --> wg priorytetu: (1) | | * pozostało wiele: --> wg priorytetu: (2) |
| - poprzednio wybrany | | - poprzednio wybrany |
| (tylko gdy ręcznie) | | (tylko gdy ręcznie) |
| - pusty | | - oznaczony [*] |
| !!! nie uwzględnia [*] tak jak w (2) !!! | | - pusty |
| Bo TGD powinno zapewnić jednoznaczność | o----------------------------------------------o
o-----------------------------------------------o
7.3 Informacje techniczne
* Tabela TGD jest w AD > Finanse > System dekretacji > TGD [AD_TGD10]
* Do TGD można wpisywać dekretacje wszystkich systemów: KB MG NA PL ST ZO ZP
i wszystkich rodzajów operacji (Roper).
TGD w systemach: NA ZO MG
TGD aktywna jest w transakcjach:
NA: [WM] Sprzedaż z magazynu
[WP] Sprzedaż usług / Rabat od faktury
Np. w SOA i dla dekretowania pozycji KGO
automatycznie dopisywanej do faktury sprzedaży (param 0526)
ZO: [PR] Zakupy do magazynu
[PS] Zakupy usług (pozycje niemagazynowe)
MG: [PR] Przychód
[RO] Rozchód
[Z1] Zwrot do magazynu
[Z2] Zwrot z magazynu
[RM]/[PM] Przesunięcie
* Symbol tabeli TGD wpisuje się do karty indeksu KIM.