1. Opis ogólny
2. Z ksiąg pomocniczych Trawersa
3. Z innej lokalizacji Trawersa
4. Z innych systemów
Z pliku .CSV
Ze zbioru .DBF
Z pliku TRAmmPLL.TXT
5. Księgowanie próbne wg dok źródłowych
Symulacja pobierania poleceń księgowania
Zastosowanie funkcji
Dokumenty niezatwierdzone
6. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
Polecenia księgowania i inne dokumenty można pobierać do KG (importować).
Najczęściej pobiera się dokumenty ze zbiorów poleceń księgowania utworzonych
w systemach dziedzinowych (księgach pomocniczych) programu Trawers,
np. z systemu MG Gospodarka magazynowa.
Organizacja ksiąg rachunkowych
Dokumenty można także pobierać z innych systemów, które pracują samodzielnie
i tworzą polecenia księgowania w formacie odpowiednim do wczytania do KG
Po pobraniu, dokumenty zapisywane są do zbioru dokumentów w systemie
KG Księga Główna. Tu można je zaksięgować. Można je poprawiać (decyduje parametr).
Dokumenty księgowe
2. Z ksiąg pomocniczych Trawersa
W poszczególnych systemach dziedzinowych są następujące księgi pomocnicze:
KB Kartoteka środków pieniężnych (wartościowa)
MG Kartoteka magazynowa (ilościowo-wartościowa)
NA Kartoteka odbiorców i kartoteka rozrachunków (wartościowa)
PL Kartoteka pracowników i kartoteka rozliczeń pracowników i pracodawcy
ST Kartoteka środków trwałych (ilościowo-wartościowa)
ZO Kartoteka dostawców i kartoteka rozrachunków (wartościowa)
ZP Kartoteka zleceń, w której zapisywane są koszty normatywne
i koszty rzeczywiste produktów wytworzonych i produkcji niezakończonej
Dokumenty pobrane z ksiąg pomocnicznych, w KG otrzymują indentyfikator,
wskazujący, z której księgi pochodzą, np. MG Gospodarka magazynowa
------------------------------------------------
v KB 010001 kasa/bank
v KB 010002 kasa/bank
v KG AU1001 przeks kosztów wydział A
v KG AU1002 przeks kosztów wydział B
v KG PK0006 polec księg
v MG 010001 magazyn
v MG 010002 magazyn
v NA 010001 sprzedaż
v NA 010002 sprzedaż
v ZO 010001 zakupy
v ZP 010001 produkcja
-- o -------------------------------------------
|
o--<--- system (księga), z którego pochodzi dokument księgowy
Podczas przenoszenia danych ze zbioru poleceń księgowania systemu
pomocniczego do KG, zapisy w zbiorze poleceń mogą być agregowane (sumowane)
zgodnie z oznaczeniem w tabeli dekretacji w systemie pomocniczym: Tak/Dok/Nie
Tabele dekretacji
Można także nie sumować (Sumowanie = N). Gdy nie ma sumowania, to numeracja
pozycji zapisana w dokumencie źródłowym, zostanie zachowana.
W tym przypadu pobieranie polega na skopiowaniu zawartości zbioru,
bez przekształceń (sumowań). Pobieranie bez sumowania stosuje się zwykle
wtedy, gdy zbior poleceń księgowania pobierany jest z programów zewnętrznych
a nie z ksiąg pomocniczych programu Trawers.
3. Z innej lokalizacji Trawersa
Sytuacja: Trawers z systemem PL użytkowany jest w innej lokalizacji
niz Trawers z systemem KG. Nie ma bezpośredniego połączenia.
PL tworzy polecenia księgowania, które trzeba zapisać w KG.
Rozwiązanie:
1. Przenieść zbiór z poleceniami księgowania systemu PL, np. pq1001ps.dbf
z lokalizacji PL do lokalizacji KG, do katalogu: trtres/trinout
2. Wykonać funkcję: KG > Dokumenty > Pobieranie z innych systemów >
Pobieranie poleceń księgowania [KG_DDP10]
---------------------------------
Wybrać system: PL
Podać katalog: ../trtres/trinout
Wybrać nr dokumentu: np. 010001
---------------------------------
NOTE: w zbiorze poleceń księgowania może być kilka dokumentów
Wykonać funkcje
Jeżeli w jednym miesiącu przenosi się polecenia wielokrotnie, to kroki można
powtórzyć i wybrać tylko te n-ry dokumentów, które nie zostały przeniesione
4. Z innych systemów
Z pliku .CSV [KG_DDP30]
Plik CSV zawiera dokumenty w formacie tekstowym. Może być utworzony
np. w Excelu.
Struktura pliku, tzn. zawartość i kolejność pol tekstowych w pliku,
definiowana jest w: Tabela definicji plików CSV.
CSV Wymiana plików
Przykład zawartości pliku .CSV
-------------------------------------------------
20xx.01.01,"201000001","",100.00,"Tresc1....",""
20xx.01.01,"","701",100.00,"Tresc 1","Tresc2..."
20xx.01.01,"0110","",100.00,"",""
20xx.01.01,"","73101",100.00,"",""
-------------------------------------------------
Plik CSV. Pozycje dokumentu księgowego
Plik CSV zawiera pozycje dokumentu. Pola nagłówka pobierane są z ekranu
tzn. program pyta o numer dokumentu i następnie czyta wiersze z CSV
jako kolejne pozycje. Pozycji może być co najwyżej 99999.
Z pliku .CSV program czyta następujące pola:
----------------------------
1 data rrrr.mm.dd (może być tez: rr.mm.dd)
2 konto winien 20 znaków
3 konto ma 20 znaków
4 kwota N15.2
5 tresc 40 znaków (80 znakow)
6 tresc2 40 znaków
----------------------------
Gdy pole: data nie jest podane, to będzie przyjęty ostatni dzień okresu.
Gdy pole: tresc2 nie jest podane, a pole: TRESC ma > 40 znaków,
to TRESC zostanie podzielona na TRESC i TRESC2.
Z jednego pliku .CSV powstanie jeden dokument księgowy.
Należy więc zadbać, aby był zbilansowany.
Proces wprowadzania jest dwuprzebiegowy, najpierw sprawdzane są
wszystkie wpisy pod wzgledem poprawności. Data pozycji dokumentu
musi być z wybranego okresu obliczeniowego. Przynajmniej jedno
z kont musi być podane. Podane konta muszą być obecne w planie kont.
W drugim etapie następuje wprowadzanie pozycji dokumentu do bazy.
Użytkownik decyduje, czy ma się to odbywać z potwierdzaniem kazdej
pozycji, czy automatycznie.
Pobieranie pliku CSV jest w funkcji:
KG > Dokumenty > Pobieranie z innych systemów > Pobieranie z CSV [KG_DDP30]
Ze zbioru .DBF
Zbior DBF zawierający dokumenty utworzone w innym systemie.
Musi mieć strukturę i zawartość zgodną ze zbiorem poleceń księgowania.
Podstawowe pola zbioru:
----------------------------------------------
NSYST C 2 0 System musi być: KG
NODOW C 6 0 Nr dokumentu, np. KG0004 Musi być unikalny w m-cu
NOPOZ N 5 0 Nr pozycji, np. 1
DATA D 8 0 Data operacji, np. 10.12.29
KONTO C 20 0 Konto, np. 13101
STRT C 2 0 Wn/Ma np. Ma
KWOTA N 15 2 Kwota np 100.00
TRESC C 40 0 Tresc 1 np. Pobranie
SYMOP C 2 0 Operator np. AA
SUM C 3 0 Nie/Tak/Dok musi być: Nie
----------------------------------------------
Opis aktualnej struktury można otrzymać u producenta programu Trawers: www.tres.pl
Zbiór musi być umieszczony w podkatalogu \kgdane i nosić nazwę: KQrrmmff.DBF
gdzie:
rr - rok obrotowy, np. 10
mm - m-c obliczeniowy, np. 02
ff - symbol firmy, np. FP
Pobieranie zbioru jest w funkcji:
KG > Dokumenty > Pobieranie z innych systemów > Pobieranie poleceń księgowania [KG_DDP10]
W polu system należy podać: [KG]
Z pliku TRAmmPLL.TXT
Plik zbudowany jest z wierszy, w których pola mają stałą długość.
Każdy wiersz, to jedno polecenie księgowania
--------------------------
6 znaków - symbol dowodu
4 znaki - pozycja (max 9999)
8 znaków - data dowodu
13 znaków - konto WN
13 znaków - konto MA
15 znaków - kwota
15 znaków - treść
--------------------------
Jedna linia ma następującą postać:
ssssssNNNNddddddddWWWWWWWWWWWWWmmmmmmmmmmmmmKKKKKKKKKKKKKKKxxxxxxxxxxxxxxx
np.
PK1707 120200717200 700 1200.78 FA0001/07/20
Pobieranie jest dwu-etapowe:
1. Utworzenie zbioru \kgdane\kqrrmmff.dbf
2. Pobranie jako .dbf
Pobieranie pliku TRAmmPLL.TXT jest w funkcji:
KG > Dokumenty > Pobieranie z innych systemów > Pobieranie z TRAmmPLL.TXT [KG_DDP40]
5. Księgowanie próbne wg dok źródłowych
AD > Finanse > System dekretacji > Księgowanie próbne [AD_PDV14]
Program pobiera dokumenty źródłowe systemów KB MG NA ST ZO ZP
i tworzy zapisy na konta wg definicji w tabelach dekretacji
Jest to symulacja zapisów na konta księgowe na podstawie dokumentów
źródłowych i tabel dekretacji w systemach dziedzinowych.
Zapis zawiera dane:
------------------------------------------------------------------------
--- Konto syntet --- Konto ------ Kwota Wn[+] Kwota Ma[+] Saldo[+] ---
------------------------------------------------------------------------
202 Rozr z odb 202 Rozrach... 2 340.00 0.00 2 340.00
320 Towary 32010 W mag 10 0.00 1 244.00 -1 244.00
Zastosowanie funkcji:
* Przeglądanie zapisów na konta, jeszcze przed pobraniem poleceń księgowania
Pozwala sprawdzić poprawność dekretacji oraz wielkości kwot, które będą
zapisane na poszczególnych kontach.
* Pozwala wychwycić nieprawidłowe schematy dekretacji.
Podobnie jak weryfikacja poleceń księgowania:
Dokumenty poleceń księgowania
* Program tworzy zestawienie tabelaryczne. Na podstawie zapisów w tabeli
można tworzyć sumowania wartości na kontach wg różnych poziomów agregacji.
Sumowań wg różnych pól, np. komórek organizacyjnych, magazynów, wyróżników.
Zestawienia tabelaryczne
Dokumenty niezatwierdzone
Program uwzględnia wszystkie dokumenty źródłowe. Zatwierdzone i niezatwierdzone.
Dokument (transakcja) podczas zatwierdzania może generować (tworzyć) dokument
powiązany. Np. zatwierdzenie faktury sprzedaży magazynowej generuje dokument
rozchodu w systemie MG.
Księgowanie próbne, w takim przypadku, uwzględnia tylko faktury sprzedaży.
Program nie symuluje (nie tworzy sztucznie) księgowań dokumentów magazynowych.
Dokumenty pobrane z ksiąg pomocnicznych, w KG otrzymują indentyfikator,
wskazujący, z której księgi pochodzą, np. MG Gospodarka magazynowa
------------------------------------------------
v KB 010001 kasa/bank
v KB 010002 kasa/bank
v KG AU1001 przeks kosztów wydział A
v KG AU1002 przeks kosztów wydział B
v KG PK0006 polec księg
v MG 010001 magazyn
v MG 010002 magazyn
v NA 010001 sprzedaż
v NA 010002 sprzedaż
v ZO 010001 zakupy
v ZP 010001 produkcja
-- o -------------------------------------------
|
o--<--- system (księga), z którego pochodzi dokument księgowy
Podczas przenoszenia danych ze zbioru poleceń księgowania systemu
pomocniczego do KG, zapisy w zbiorze poleceń mogą być agregowane (sumowane)
zgodnie z oznaczeniem w tabeli dekretacji w systemie pomocniczym: Tak/Dok/Nie
Tabele dekretacji
Można także nie sumować (Sumowanie = N). Gdy nie ma sumowania, to numeracja
pozycji zapisana w dokumencie źródłowym, zostanie zachowana.
W tym przypadu pobieranie polega na skopiowaniu zawartości zbioru,
bez przekształceń (sumowań). Pobieranie bez sumowania stosuje się zwykle
wtedy, gdy zbior poleceń księgowania pobierany jest z programów zewnętrznych
a nie z ksiąg pomocniczych programu Trawers.