1. Opis ogólny
2. Podstawowe pojęcia
3. Definiowanie tabel i symboli
4. Dokumenty księgowe
4.1. Dokumenty bilansu otwarcia
4.2. Rejestrowanie dokumentów
Rejestrowanie
Pobieranie z innych systemów
Rejestrowanie z ksiąg pomocniczych Trawers ERP
Pobieranie z pliku .CSV
Wprowadzanie dokumentów stornujacych
Wprowadzanie dokumentów na konta pozabilansowe
Kopiowanie dokumentu
Usuwanie dokumentu
Tworzenie dokumentu przeksięgowań BZnnnn
Rejestrowanie wg szablonu
4.3 Ksiegowanie dokumentów
Oznaczanie do księgowania
Księgowanie
4.4 Raporty i zestawienia
4.5. Operacje okresowe
Zmknięcie okresu (miesiąca)
Zamknięcie roku
Weryfikacja obrotów w KSO
Konta w KSO zamykanego roku
5. Zestawienie wydruków
6. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
2. Podstawowe pojęcia
AutomatyKG. Automaty księgowe
Definicje typowych, powtarzalnych księgowań, które można
uaktywniać w dowolnym momencie w celu np. rozliczenia kosztów.
Bilans otwarcia (BO)
Podczas zamykania roku system przekształca bilans zamknięcia kont
w bilans otwarcia. Automatycznie tworzony jest dokument o numerze BO0001,
który ma tyle pozycji, ile kont w KSO wykazuje BO różny od zera.
Kolejne zmiany BO mogą być wprowadzane w dowolnym czasie.
Każda zmiana powoduje utworzenie kolejnego dokumentu.
Zarejestrowanie dokumentu BO powoduje jego natychmiastowe wpisanie do KSO.
Nie ma tu dwu-etapowości jak podczas rejestrowania dokumentów
transakcyjnych.
W razie popełnienia błędu należy skorygować odpowiednią kwotę
poprzez zarejestrowanie kolejnego dokumentu BO.
Suma bilansu otwarcia wszystkich kont stron Wn musi być równa
sumie stron Ma.
BO wprowadza się na konta analityczne. Do syntetyki system dochodzi
sam poprzez sumowanie danych wprowadzonych na konta analityczne.
Bilansowanie się kosztów
Patrz: krąg kosztowy
Dekretacja
Ogół czynności związanych z przygotowaniem dokumentów do księgowania.
W programie Trawers dekretacja, to powiązanie pozycji dokumentu transakcyjnego
z symbolem dekretacji, to jest wskazanie symbolu konta, strony konta i sposobu
agregacji kwoty transakcji.
Na dokumencie program może postawić pieczątkę dekretacyjną.
--> pieczątka dekretacyjna
Tabele dekretacjiDokumenty
Zbiory zawierające zapisane chronologicznie dokumenty księgowe.
W każdym okresie obliczeniowym tworzone są odrębne zbiory.
Dokument zbilansowany
* Suma kwot Wn jest równa sumie kwot Ma
(po zsumowaniu wszystkich pozycji zapisów na konta bilansowe)
* Koszty są zbilansowane. Patrz --> Krąg kosztowy
Dokument niezbilansowany
Dokument jest oznaczony: [?]
* Suma kwot Wn jest różna od sumy kwot Ma
(po zsumowaniu wszystkich pozycji zapisów na konta bilansowe)
* Koszty są niezbilansowane. Patrz --> Krąg kosztowy
-- 20xx/10 --------------------------------------------
Numer Liczba
dokumentu pozycji Kwota Wn Kwota Ma
-- ------ ----- --------------- --------------
[?] KG 120001 1 123.00 0.00
o ------------------------------------------------------
^
|
[?] Dokument niezbilansowny. Kwota Wn inna niż Kwota Ma
Klawisz: ^F10-krąg pokazuje dlaczego dokument jest niezbilansowany
Dokumenty B.O.
Zbiory zawierające dokumenty bilansu otwarcia wprowadzone przez użytkownika
oraz powstałe w wyniku przekształcenia Bilansu Zamknięcia w Bilans Otwarcia.
Dokumenty: Okres 13
W systemie KG można rejestrować dokumenty do okresu 13-go.
Dokumenty zwykle zawierają ostatnie poprawki. Zmieniają obroty i salda
wskazanych kont.
NOTE: Dokumenty okresu 13-go otrzymują automatycznie datę: ostatni dzień
roku, tj. 20xx.12.31
Taka data, a nie dowolna, umożliwia tworzenie prawidłowego raportu
JPK_KR. Raport JPK_KR ustala okres obliczeniowy wg dat dokumentów
a nie wg okresu zdefiniowanego w systemie KG.
Uwaga techniczna: patrz zadanie #00051725
Dokumenty księgowe, księgowanie
Dokumenty księgowe to utrwalony na pismie przebieg operacji gospodarczej.
W systemie KG można rejestrować wszystkie rodzaje dokumentow:
faktury (rachunki) własne i obce, dowody kasowe i bankowe, polecenia
księgowania i inne.
Dokumenty dotyczące sprzedaży i zakupu (faktury, zapłaty za nie, dostaw, itd.)
rejestruje się w systemach NA i ZO. Z systemów tych pobiera się polecenia
księgowania, które po zaksięgowaniu w KG tworza dekrety na konta wskazane
w tabelach symboli dekretacji w systemach NA i ZO.
Dokumentem księgowym jest zapis stwierdzający treść operacji gospodarczej
podlegający ewidencji księgowej.
Dokumenty zbudowane są z nagłówka (tytułu) i pozycji. Dokument może być
zbilansowany - suma kwot wszystkich pozycji strony Wn równa jest sumie
kwot strony Ma. Do obliczenia sum brane są tylko konta bilansowe.
Możemy sprawdzać, czy dokument jest zbilansowany kosztowo
(tzw. krąg kosztowy)
Wn 400..489 Ma 490 = Wn 5************ lub
64*********** (lub konto zamykające, zwykle 765)
Przy wprowadzaniu dokumentów na konta zespołu 5 mogą być automatycznie
tworzone zapisy na konta zespołu 4.
Dokumenty zarejestrowane (en: Pending) i zaksięgowane
Wprowadzania dokumentów do systemu wykonywane jest w dwóch etapach:
1. Rejestrowanie Dokumenty zarejestrowane, oczekujące na księgowanie
2. Księgowanie (zatwierdzanie) Dokumenty zaksięgowane
Dokumenty zarejestrowane mogą być korygowane
Podczas księgowania dokumentow, system nada kolejny numer
księgowania tzw. numer w dzienniku (kolejny numer w roku obrotowym).
Dokumenty zaksięgowane nie mogą być korygowane
Zestawienia, np. zestawienie stanów i obrotów z KSO mogą zawierać
dokumenty tylko zaksięgowane [K] lub zaksięgowane i zarejestrowane [W].
Dziennik księgowań (en: Journal/accounting journal, de: Buchungsjournal)
Zestawienie dokumentów zaksięgowanych. Lista dokumentów zaksięgowanych z unikalną
numeracją, narastającą w roku obrotowym.
Zapisy do dziennika następują podczas księgowania dokumentów. Program nadaje
kolejne numery zapisom do dziennika, od 1 do 999999999.
Krąg kosztowy
Suma wartości zapisów strony Wn na konta z zakresu 400...489 powinna
się równać sumie wartości zapisów strony Ma konta 490 i sumie zapisów
strony Wn na kontach o symbolu 5******* lub 64******
(lub konta zamykającego - zwykle 765).
Tj. Wn 400..489 = Ma 490 = Wn 5******** lub 64*******
System może sprawdzać, czy dokumenty mają zbilansowany krąg kosztowy.
Księgowanie
Proces zapisywania kolejnych dokumentów niezaksięgowanych do kartoteki
kont KSO (aktualizacja zapisów w KSO na podstawie dokumentow).
Obroty
Suma transakcji zarejestrowana na koncie.
Obroty Wn - zarejestrowane po stronie Wn
Obroty Ma - zarejestrowane po stronie Ma
Obroty bieżące
Obroty bieżącego okresu (miesiąca)
Obroty narastająco
Suma: Bilans Otwarcia + suma wszystkich obrotów roku
(łącznie z obrotami bieżącymi)
Szablony dokumentów
Szablony, to typowe powtarzalne zawartości pozycji dokumentów
Odpowiednio przygotowane, pozwalają znacznie przyśpieszyc rejestrację.
Szablony definiuje się w tabeli [KG_TDE10] i wpisuje do dokumentów
podczas ręcznej rejestracji kolejnych pozycji dokumentów.
Zamknięcie okresu
Zakończenie rejestrowania i księgowania dokumentów w danym okresie.
Po zamknięciu okresu nie można księgować dokumentow.
Zamknięcie roku
Zakończenie rejestrowania i księgowania dokumentów w roku. Podczas
zamykania roku tworzona jest kartoteka KSO następnego roku,
salda zamknięcia kont zamykanego roku przekształcane są w ich bilans
otwarcia i jednoczesnie tworzony jest automatycznie dokument o
numerze BO0001 w zbiorze: Dokumenty BO. Zamknięcie roku wykonuje się
podczas zamykania ostatniego okresu. Ostatnim jest okres 13.
3. Definiowanie tabel i symboli
3.1. Parametry systemu KG
Liczba znaków konta syntetycznego 3 (2/3)
Automatycznie dekretować na zespół 4 T
Konto zamykające krąg kosztowy 765
Kontrolować krąg kosztowy ? T
Szablon zbilansowany ? T
Podsumować kolejne strony wydruku ? T
Waluta zestawień PLN
Można korygować polecenia księgowania ? N
Sprawdzać konta w poleceniach księgow ? T
Można korygować archiwalny plan kont ? T
Można księgować dokument z kwotą 0.00 ? N
Maska automatów może mieć 8 zn [!] ? N
Patrz szczegóły:
Parametry systemu KG
3.2 Tabele dekretów na zespół 4
Przy wprowadzaniu zapisów na konta zespołu 5 system może automatycznie
tworzyć dodatkowa pozycje z zapisem na konto zespołu 4.
Należy zdefiniować Tabelę dekretów na zespół 4 przyporządkowującą
odpowiedniej pozycji analitycznej kont zespołu 5 (poz. analityczna to
ostatnie 3 znaki konta zespołu 5) powiązane z nimi konta zespołu 4.
Tabele dekretów na zespół 4 mogą być bardzo pomocnym narzedziem w firmach,
które stosują zespół 5 i 4. Pozwala to bowiem na znaczne skrócenie czasu
rejestracji danych (wprowadza się 2 razy mniej pozycji), oraz ogranicza
możliwość popełnienia błędu przez rejestrujacego dane:
--- Dekrety na zespół 4 ------------------------------------
Poz. analityczna Konto Opis
zespołu 5 zespołu 4 rodzaju kosztu
--- -------------- --------------------------
401 401- amortyzacja
411 411- zużycie materiałów
412 412- prasa, książki, czasopisma
413 413- artykuly biurowe
414 414- środki czystości
415 415- paliwo
419 419- energia
421 421- obróbka obca
426 426- usługi transportowe
427 427- usługi remontowe
------------------------------------------------------------
Przy tak zdefiniowanej Tabeli, jeżeli wprowadzimy dokument z symbolem konta
zaczynającym się cyfrą 5 oraz trzech ostatnich cyfrach 401, to utworzona
zostanie dodatkowa pozycja na konto 401.
Wprowadzamy dokument:
--------------------------
Konto Wn Konto Ma
508401 200004
Kwota: 100.00
Treść: Zakup wyposażenia
--------------------------
W zbiorze dokumentów niezaksięgowanych utworzone zostana 2 pozycje
o następującej treści:
------------------------------------------
1. 508401 Wn 490 Ma kwota: 100.00
2. 401 Wn 200004 Ma kwota: 100.00
-------------------------------------------
Uwaga: Symbol konta 401 pobierany jest z Tabeli Kont zespołu 4 (odpowiada
pozycji analitycznej zespołu 5 - 401), a symbol 490 jest automatycznie
wstawiany przez system.
3.3 Tabele treści operacji księgowych
Korzystanie z tabeli treści operacji księgowych ułatwia i przyspiesza
rejestrowanie dokumentów księgowych. Do Tabeli wprowadzamy typowe,
najcześciej powtarzające się treści dokumentow.
Rejestrując dokument księgowy zamiast wpisywać treść z klawiatury
wybieramy tekst z tabeli (F2 - z podanej listy).
Przykłady treści:
--------------------------------
Pobranie gotówki z banku do kasy
Zaliczka dla kierowcy
Koszty bankowe
--------------------------------
3.4. AutomatyKG. Automaty ksiegowe
Automaty księgowe, to są definicje typowych, powtarzalnych księgowań,
które można uaktywniać w dowolnym momencie w celu np. rozliczenia kosztów.
Patrz opis automatów:
Automaty księgowe
4. Dokumenty księgowe
4.1. Dokumenty bilansu otwarcia
Dokumenty bilansu otwarcia BO można wprowadzić tylko raz, podczas rozpoczynania
pracy z systemem KG Księga główna.
Kolejne dokumenty, które tworzą bilans otwarcia kolejnego roku obrotowego
program tworzy automatycznie podczas zamykania roku poprzedniego.
Korekta BO
BO nowego roku można korygować dokumentami: Korekta BO
Kolejne zmiany BO mogą być wprowadzane w dowolnym czasie.
W systemie KG bilans otwarcia wprowadzamy tylko na konta analityczne.
Nie prowadzi się oddzielnej ewidencji na kontach syntetycznych. Do syntetyki
system dochodzi sam poprzez sumowanie zapisów na kontach analitycznych.
Prawidłowe zbudowanie planu kont pozwoli na wykorzystanie wszystkich zalet
systemu, np.
* tworzenie różnego rodzaju zestawień
* definiowanie formuł
* automatyczne tworzenie dokumentow
* tworzenie automatycznych dekretów na zespół 4
Jeżeli bilans otwarcia jest niezbilansowany, to:
* system informuje o tym przy księgowaniu
* system nie pozwala zamknąć miesiąca
Uwaga! Kwoty zmieniające BO zapisywane są w natychmiast jako księgowane po
wprowadzeniu dokumentow. Nie ma tu podzialu na rejestracje i księgowanie,
tak jak podczas wprowadzania innych dokumentow.
Błędnie wprowadzone dane można stornować tj. wprowadzać kolejny dokument
z ujemną (-) kwotą.
Przeglądać i drukować można zestawienie kont analitycznych lub zestawienie
kont syntetycznych dotyczące BO. Dla wybranego roku obrotowego podany
zostanie symbol i nazwa konta, kwota BO Wn, kwota BO Ma.
Dodatkowo można obejrzeć dokumenty wchodzace w skład BO. Jeżeli dokument
powstal z przeniesienia bilansu zamknięcia na bilans otwarcia kolejnego
roku, to pojawi się komunikat:
B.O. powstały podczas zamknięcia roku
Podczas zamknięcia roku tworzona jest Kartoteka kont KSO dla następnego
roku, a salda zamknięcia kont zamykanego roku przekształcane są w ich
bilans otwarcia.
Jednoczesnie tworzony jest automatycznie dokument BO0001 w zbiorze: Dokumenty BO.
Dokument ma tyle pozycji, ile kont w KSO wykazuje BO różne od zera.
Dokument BO Bilans Otwarcia
Korekta KG - Podajemy kolejny numer dokumentu korekty BO, np. BO0001
Pozycja - System podaje numer kolejnej pozycji, np. 1
Data - Podajemy date operacji
Konto - Podajemy symbol konta, np. 101001
Kwota Wn lub Kwota Ma: z dokumentu - Kwota BO wynikająca z dokumentu.
Kwota Wn lub Kwota Ma: BO roku obrotowego - Kwota BO wynikająca z
przeniesienia bilansu zamknięcia.
Treść - Treść operacji. Jeżeli dopisaliśmy wcześniej w tabeli treści
operacji księgowych odpowiednią treść np. Bilans otwarcia roku 20xx,
to można ją teraz wybrać z wyświetlonej listy.
Wprowadzanie bilansu otwarcia na początku pracy z programem
-----------------------------------------------------------
Jeżeli użytkowanie systemu KG rozpoczynamy w trakcie roku obrotowego,
najlepiej bilans otwarcia wprowadzić w funkcji BO, a obroty miesięcy
w funkcji: Dokumenty > Rejestrowanie
4.2. Rejestrowanie dokumentow
4.2.1 Opis ogólny
Dokumenty księgowe, to utrwalony na pismie przebieg operacji gospodarczych.
Dane o operacjach zapisuje się w zbiorach dokumentów okresowych w KG.
Patrz opis:
Okresy obliczeniowe
Dokumenty można dopisywać ręcznie lub pobierać z systemów pomocniczych
jako polecenia księgowania.
Numerowanie dokumentów
Dokumenty zgromadzone w systemie KG Księga Główna mają oddzielne numeracje
w zależności od źródła pochodzenia i metody tworzenia.
[KG] nnnnnn Dokument rejestrowany w KG
[KB] nnnnnn Dokument (polecenie ksiegowania) pobrany z systemu KB
[MG] nnnnnn Dokument (polecenie ksiegowania) pobrany z systemu MG
[NA] nnnnnn Dokument (polecenie ksiegowania) pobrany z systemu NA
[PL] nnnnnn Dokument (polecenie ksiegowania) pobrany z systemu PL
[ST] nnnnnn Dokument (polecenie ksiegowania) pobrany z systemu ST
[ZO] nnnnnn Dokument (polecenie ksiegowania) pobrany z systemu ZO
[ZP] nnnnnn Dokument (polecenie ksiegowania) pobrany z systemu ZP
Sposoby rejestrowania dokumentów
* Wpisywanie ręczne
Patrz opis niżej
* Generowanie wg definicji automatów: AutomatyKG
Automaty księgowe
* Pobieranie poleceń księgowania z systemów pomocniczych
Pobieranie poleceń księgowania w KG
* Pobieranie z plików CSV
Patrz opis niżej
* Tworzenie wg innych dokumentów (kopiowanie)
* Tworzenie dokumentów BO Bilans Otwarcia
Patrz opis niżej
4.2.2 Rejestrowanie
KG > Dokumenty > Rejestrowanie dokumentów [KG_DDR10]
Rejestrowanie dokumentów powoduje jednoczesny zapis rejestrowanych kwot
na konta w kartotece kont KSO. Rejestrowanie dokumentu na konto,
którego nie ma w KSO powoduje dopisanie tego konta do Kartoteki
(system informuje nas o tym)
Dokument księgowy
Dokument KG - Podajemy kolejny numer dokumentu, np. B00011
Opis - Opis dokumentu, np. 'Wyciag bankowy nr ....'
Pozycja - Kolejny numer pozycji, np. '13'
Jeżeli są luki w numeracji pozycji, to można pozycje przenumerować.
Klawisz: CtrF8 (w Linuxie klawisz: Z)
Program nada kolejne, rosnące numery
NOTE: przenumerować można tylko dokumenty niezaksięgowane,
Które nie aktualizowały innych powiązanych zbiorów.
Data - Data rejestracji pozycji dokumentu
Konto Wn - Wybieramy symbol konta, na którego strone Wn zapiszemy kwotę
Konto Ma - Wybieramy symbol konta, na którego strone Ma zapiszemy kwotę
(możemy podać tylko konto Wn lub tylko konto Ma lub oba konta)
Kwota - Kwota, która zapiszemy na podane konto lub konta
Treść - Opis pozycji dokumentu, np. 'Wplata od odbiorcy .....'
Rejestrować dokumenty można w dowolnym miesiącu. Przed zaksięgowaniem
dokumenty można poprawiać i usuwać z systemu. Można przeglądać wszystkie
wprowadzone dokumenty lub tylko niezbilansowane (tzn. takie, dla których
sumy kwot stron Wn i Ma nie są równe lub w których nie jest poprawny krąg kosztowy).
Wprowadzając dokument wielopozycyjny, jeżeli chcemy powielić kwotę lub
treść z poprzedniej pozycji dokumentu, należy nacisnąć klawisz F10 w
chwili, gdy kursor znajduje się w danym polu (tzn. polu kwota lub treść)
Podczas rejestrowania kolejnych pozycji dokumentu, system sumuje kwoty
Wn i kwoty Ma z poszczególnych pozycji.
System sprawdza, czy dokument jest zbilansowany
Dokument niezbilansowany [?]
Dokument niezbilansowany, jest oznaczony [?], gdy:
* Suma kwot Wn jest różna od sumy kwot Ma
(po zsumowaniu wszystkich pozycji zapisów na konta bilansowe)
* Koszty są niezbilansowane. Patrz --> Krąg kosztowy
-- 20xx/10 --------------------------------------------
Numer Liczba
dokumentu pozycji Kwota Wn Kwota Ma
-- ------ ----- --------------- --------------
[?] KG 120001 1 123.00 0.00
o ------------------------------------------------------
^
|
[?] Dokument niezbilansowny. Kwota Wn inna niż Kwota Ma
Klawisz: ^F10-krąg pokazuje dlaczego dokument jest niezbilansowany
Krąg kosztowy
Przed zarejestrowaniem dokumentu system pyta, czy automatycznie dekretować
na zespół 4. Jeżeli uzupełnilismy tabele zespołu 4, to system automatycznie
utworzy dekrety na odpowiednie konta zespołu 5 i na konto 490. Szerzej
jest to opisane w rozdziale: Tabele dekretów na zespół 4.
System może (gdy tak chcemy) kontrolować czy dokument jest zbilansowany
kosztowo (tzw. krąg kosztowy),
tj. Wn 400..489 Ma 490 = Wn 5************ lub 64***********
(lub konto zamykające, zwykle 765)
Jest możliwość przenumerowania pozycji dokumentów księgowych w KG.
Np. jest: 1 2 5 6 --> będzie: 1 2 3 4
Program nada kolejne, rosnące numery
Klawisz jest w funkcji: Korekta dokumentu [KG_DDR20]
Przenumerować można tylko dokumenty niezaksięgowane.
4.2.3 Rejestrowanie automatyczne
KG > Dokumenty > Rejestrowanie automatyczne [KG_DDA10] [KG_DDA20]
Dokumenty księgowe możemy tworzyć automatycznie, na podstawie wzorów
ustalonych w tabeli automatów (AutomatyKG).
Podczas automatycznego tworzenia, dokumenty zapisywane są do zbioru
dokumentów. Tam je można przeglądać i poprawiać. Utworzone dokumenty
otrzymuja numer składający się z symbolu: AU i numeru automatu
np. AU0012
Numer ten można zmienić.
Automaty księgowe
Można tworzyć dokumenty wielopozycyjne - jeżeli w definicji automatu
użyjemy znaków [!]
Znaki maskujące w symbolu konta
4.2.4 Pobieranie z innych systemów - z ksiąg pomocniczych Trawers ERP
KG > Dokumenty > Pobieranie z innych systemów [KG_DDP10]
Dokumenty księgowe można pobierać z innych systemów (importować).
Najcześciej pobierać będziemy dokumenty ze zbiorów poleceń
księgowania utworzonych w systemach dziedzinowych Trawers ERP
(księgach pomocniczych), tj. KB, MG, NA, PL, ST, ZO, ZP
Patrz szczegóły:
Dokumenty poleceń księgowania
4.2.5 Pobieranie z pliku .CSV
KG > Dokumenty > Pobieranie z pliku CSV [KG_DDP30]
Dokumenty księgowe możemy pobierać z innych systemów.
Możemy je pobierać z pliku .CSV w formacie ustalonym
w AD > Tabele > Definicje plików .CSV
Patrz opis pobierania z CSV:
CSV Pobieranie plików Krok po kroku
4.2.6 Wprowadzanie dokumentów stornujacych
W systemie KG można wprowadzać dokumenty stornujące:
Storno czarne
Wprowadza zapis przeciwstawny, tzn. dokument z takimi
samymi danymi, zamieniając jedynie strony kont
Storno czerwone
Anuluje zapis poprzedni, tzn. wprowadza dokument
z takimi samymi danymi podając kwotę ujemną (-)
Zaleca się stosowanie storna czerwonego, aby sumy obrotów na kontach
pozostawały rzeczywiste, a nie zwiększone przez zapisy stornujące (czarne).
4.2.7 Wprowadzanie dokumentów na konta pozabilansowe
Dokumenty wprowadzone na konta pozabilansowe nie są brane pod uwagę
w kontroli bilansowania się dowodu.
4.2.8 Kopiowanie dokumentu
KG > Dokumenty > Kopiowanie dokumentu [KG_DDK10]
W Funkcji: Kopiowanie dokumentu, tzn. tworzenie wielopozycyjego dokumentu
na podstawie innego dokumentu, można ustalić jak będzie zapisywana kwota:
o-------------------------------------------[X]o
| Z Zerować kwoty pozycji tworzonego dokumentu |
| S Stornować, tzn. zapisać ze znakiem (-) |
| K Kopiować bez zmiany |
o----------------------------------------------o
[Z] Będzie zerowana (0.00), co pozwoli wprowadzić nowe, aktualne kwoty
a zachować konta i treść operacji.
To jest metoda na rejestracje dokumentów powtarzanych,
np. co miesiąc, ale z innymi kwotami
[S] Jako storno (-) kwoty z dokumentu źródłowego
To jest metoda stornowania zaksięgowanych dokumentów
[K] Będzie przepisana z dokumentu źródłowego bez zmiany
To jest metoda na rejestracje dokumentów powtarzanych, np. co miesiąc
4.2.9 Usuwanie dokumentu
Pojedyńcze pozycje można usuwać w funkcji KG > Dokumenty > Korekta
KG > Dokumenty > Korekta [KG_DDR20]
Całe dokumenty (wszystkie pozycje) usuwa się w KG > Dokumenty > Usuwanie
KG > Dokumenty > Usuwanie dokumentu [KG_DDR30]
Gdy dokumenty mają wiele tysięcy pozycji, to usuwanie może długo trwać.
Aby przyśpieszyć, należy usuwać fragmentami.
1. Usunąć np. 3000 pozycji
2. Przerwać: F10-przerwanie
3. Wykonać AD > Gospodarka zbiorami > Indeksowanie z reorganizacją (R)
system KG, zbior dokumentów
4. Usunąć kolejnych, np. 3000 pozycji
Z doświadczenia:
* system Linux
* usuwanie 9999 pozycji
* na 4000 przerwa F10, indeksowanie i reorganizacja
* usuwanie pozostałych pozycji
Czas wszystkich czynności: 6 minut
4.2.10 Tworzenie dokumentu przeksięgowań BZnnnn
KG > Dokumenty > Tworzenie dokumentu przeksięgowań [KG_PKO30]
Podczas zamknięcia roku salda zamknięcia kont przenoszone są do bilansu
otwarcia roku następnego.
Salda kont zespołów 4,5,7 nie powinny być przenoszone (powinny być równe
zero na początku nowego roku).
Funkcja tworząca dokument przeksięgowań pozwala automatycznie przenieść
salda kont zespołów 4,5,7 na konto 860 Wynik finansowy.
Dokument należy utworzyć na koniec roku, w dodatkowym: Okres 13.
Program odczytuje kolejne rekordy (konta) KSO
Przetwarza tylko konta zaczynające się na 4, 5, 7.
Dla kolejnego konta, oblicza saldo zamknięcia.
Dokument ma datę: 20xx.12.31, tj. ostatni dzień roku.
Tworzy dokument w: Okres 13
Zawartość dokumentu:
Nr BZnnnn, np. BZ0001
Nazwa Przeksięgow. sald kont 4,5,7
Poz (kolejny nr)
Data 20rr.12.31
Konto Wn kolejne konto, gdy saldo końcowe Ma
Konto Ma kolejne konto, gdy saldo końcowe Wn
Kwota obliczone saldo
Tresc1 Przeksięgowanie na 860
2
W efekcie, salda kont zaczynajacych sie na 4,5,7 będą zerowe.
Program sumuje salda przetwarzanych kont po stronie Wn i Ma.
Na koniec zapisuje jedną, ostatnią pozycję na konto 860 z kwotą salda Wn/Ma
obliczonych sum sald poszczególnych kont.
4.2.11 Wyszukiwanie pozycji spełniających podany warunek
Klawisz: [F3] pozwala wyświetlić i wydrukować tylko te pozycje dokumentu,
które spełniają podany warunek (query).
Patrz opis Query:
Zapytania wg warunków (Query)
Warunek może być zbudowany z wielu warunków cząstkowych połączonych
spójnikami logicznymi, np. Kwota > 1000.00 i Data = 2012.02.02
Klawisz: [/] (-szukaj) pozwala wyszukać ciągi znaków dokumentach.
4.2.12 Rejestrowanie wg szablonu
Szablony, to typowe powtarzalne zawartości pozycji dokumentów.
Odpowiednio przygotowane, pozwalają znacznie przyśpieszyc rejestrację.
Szablony definiuje się w tabeli [KG_TDE10] i wpisuje do dokumentów
podczas ręcznej rejestracji kolejnych pozycji dokumentów.
4.3 Księgowanie dokumentów
4.3.1 Opis ogólny
KG > Dokumenty > Księgowanie [KG_DKS10]
Księgowanie (zatwierdzanie) polega na ostatecznym zaktualizowaniu
kartoteki KSO i nadaniu dokumentom kolejnych numerów w dzienniku
dokumentów zaksięgowanych (numer w dzienniku księgowań).
Na wydrukach z KSO system drukuje ten numer:
Uwzględniono pozycje dziennika do nr-u ...
Pozwala to na kontrole, czy wydruki z KSO (księgi głównej) odpowiadają
wydrukom z dokumentów.
Dokumentów zaksięgowanych nie można poprawiać. Pomyłki można poprawiać
dokumentami stornującymi, z kwotami minusowymi (-).
Dane w KSO można przeglądać i drukować jako:
* Dane wszystkie (zarejestrowane i zaksięgowane) [W]
* Dane zaksięgowane [K]
Rejestrować można dowolną liczbę miesięcy do przodu, tj. do wszystkich
otwartych okresów.
W systemie może być do xx okresów otwartych (xx podaje sie w parametrach).
* M-c bieżący - m-c do którego możemy księgować (pierwszy otwarty)
* M-c obliczeniowy - m-c dla którego robimy obliczenia (może być dowolny:
zamknięty, otwarty)
* M-c otwarty - miesiąc do których możemy rejestrować dokumenty
* M-c zamknięty
Księgowanie do m-ca bieżącego
Księgować można tylko do jednego miesiąca bieżącego, którym jest pierwszy miesiąc otwarty, np.
20xx/02 - zamknięty
20xx/03 - otwarty, bieżący, można rejestrować i księgować
20xx/04 - otwarty, można rejestrować
20xx/05 - otwarty, można rejestrować
o---------o o--------o o--------o o--------o
| 20xx/02 | | 20xx/03| | 20xx/04| | ...... |
o---------o o--------o o--------o o--------o
Zamknięty Otwarty Otwarty Otwarty
Bieżący
^ ^ ^
| | |
o--------------o-----------o-----< można rejestrować
^
|
o--------------------------------< można księgować
4.3.2 Oznaczanie do księgowania
KG > Dokumenty > Oznaczanie do księgowania [KG_DOZ10]
Dokumenty przeznaczone do księgowania należy oznaczyć: [*]
Dokumenty mogą mieć następujące oznaczenia:
[ ] zbilansowany, nie oznaczony do księgowania
[*] zbilansowany, oznaczony do księgowania
[?] niezbilansowany
[v] zaksięgowany
Dokumenty zakwalifikowane do zaksięgowania, muszą być zbilansowane.
4.3.3 Księgowanie
KG > Dokumenty > Księgowanie [KG_DKS10]
Księgować można dokumenty z jednego (bieżącego) miesiąca. Aby zaksięgować
dokumenty z następnego, bieżący miesiąc trzeba zamknąć.
Aby uzyskać wszystkie zestawienia księgowe, księgowanie nie jest konieczne,
gdyż już po zarejestrowaniu dokumentów mamy aktualne dane we wszystkich
kartotekach systemu.
Podczas ksiegowania program nadaje kolejny numer w dzienniku księgowań.
Numer jest unikalny w roku obrotowym.
4.4 Raporty i zestawienia
Obroty konta
KG > Zestawienia > Stany i obroty [KG_ZSO10] Okres: nn
KG > Zestawienia > Obroty konta [KG_ZKO10] Okresy: od.. do..
Tabelarycznie [KG_ZKO1A]
Wydruki zawierają zestawienia obrotów (dokumentów) zapisanych na wskazanym
koncie lub kontach w podanym okresie (lub w okresach od.. do..).
Drukując, system poszukuje zbiorów dokumentów w kolejnych miesiącach
i wybiera dokumenty z dekretacją na podane konto.
Można pominąć konta, na których obroty są równe 0.00.
Ująć konta z zerowymi obrotami ... ?Gdy odpowiedź [N]. Nie ujmować:
W zestawieniach nie będzie kont, na ktorych suma obrotów w podanym okresie
lub zakresie od.. do.. jest zerowa (równa 0.00).
NOTE: Te konta mogą mieć obroty (dokumenty), które dają saldo 0.00.
Dokument i storno dokumentu. Te konta będą pominięte i ich dokumenty
nie będą drukowane.
Sytuacje wyjątkowe
Komunikaty:
Niedostepny zbior dokumentów w tym miesiącu
gdy:
* nie ma zbioru dokumentów tego miesiąca,
* zbior jest używany przez innych (w sieci),
Nie zaksięgowano dokumentów w tym miesiącu
gdy:
* zbior jest, lecz nie bylo w danym miesiącu zapisów na wskazane konto.
4.5. Operacje okresowe
Zamknięcie okresu (miesiąca)
KG > Okresowe > Zamykanie okresu [KG_PZM10]
Zamknięcie miesiąca kończy proces rejestrowania i księgowania
dokumentów w danym miesiącu. Po zamknięciu nie będzie można rejestrować
ani księgować dokumentów danego miesiąca.
Okresy obliczeniowe
Uwaga! Należy pamietać o kolejności zamykania miesięcy w poszczególnych
systemach. Najpierw zamyka się m-c w systemach KB, NA i ZO, potem w MG,
a na koncu w KG.
Jeżeli zamkniemy dany miesiąc najpierw w systemie KG, to nie będzie
można pobrać poleceń księgowania z tego miesiąca z systemów
pomocniczych.
Miesiące należy zamykać po kolei. System nie pozwoli na zamknięcie,
np. marca, jeśli styczen i luty nie zostały zamknięte. Nie można takze
zamknąć stycznia, jeśli poprzedni rok nie został zamknięty.
Jeżeli w systemie pozostały niezaksięgowane dokumenty w zbiorach danego
miesiąca, to tego miesiąca nie można będzie zamknąć (w ten sposob system
chroni przed pominięciem niezaksięgowanych dokumentów).
Nie można zamknąć miesiąca, jeżeli bilans otwarcia jest niezbilansowany.
Zamknięcie roku
Podczas zamykania roku (Okres 13) KG system wykonuje operacje:
* Takie jak podczas zamykania wszystkich pozostałych miesięcy
--> Zamykanie okresu (m-ca)
* Salda zamknięcia kont zamykanego roku przekształcane są w ich bilans otwarcia (BO).
Jednocześnie tworzony jest automatycznie dokument BO0001 w zbiorze
Dokumenty BO. Dokument ma tyle pozycji, ile kont w KSO wykazuje BO
różne od zera.
Dokument ten jest odpowiednikiem noty memoriałowej, którym wprowadza się
stany początkowe kont w księgowości ręcznej.
Okresy obliczeniowe
Weryfikacja obrotów w KSO
KG > Okresowe > Weryfikacja danych [KG_PWE10]
Weryfikacja obrotów w KSO we wskazanym miesiącu polega na sprawdzeniu
zgodności kwot Wn i Ma obrotów KSO z kwotami Wn i Ma zaksięgowanych
dokumentów oraz zgodności kwot Wn i Ma bilansu otwarcia w KSO
z kwotami Wn i Ma dokumentów BO.
Weryfikacje zaleca się przeprowadzać:
* Bezpośrednio przed wykonaniem kopii systemu
* Po odtworzeniu danych z kopii zapasowej
* Po zauważeniu jakiejkolwiek nieprawidłowości w pracy systemu
Ewentualne niezgodności można automatycznie poprawiać.
Diagnozowanie i usuwanie problemów
Konta w KSO zamykanego roku
KG > Okresowe > Korekta planu kont w zamykanym roku [KG_PZM00]
Funkcja użyteczna będzie raz w roku, tuż przed zamknięciem m-ca
13-go (zamknięciem roku). Umożliwia dopisanie konta (symbolu, nazwy i
atrybutów konta) do KSO roku, który będzie zamykany.
Po co taka funkcja ?
Plan plan kont jest rejestrem kont powiązanym z roczną kartoteką KSO.
Jest nadal osobnym zbiorem symboli i nazw kont, lecz ścisle zwiazanym
z rocznym KSO.
Przy zamykaniu roku obrotowego plan kont 'sklejany' jest z zamykanym
KSO. Staje się 'prywatnym' planem kont zamykanego roku.
Ale do tego 'prywatnego' planu kont zamykanego roku zapisywane są konta,
na których byly operacje (księgowania) w zamykanym roku.
Jeżeli operacji nie bylo, to nie są zapisywane. Jednak może być
taka potrzeba, aby przepisać informacje o kontach na których nie było
operacji, np. konta syntetyczne. Po to, aby ich nazwy pojawiały się w
zestawieniach.
Ta funkcja umożliwia dopisanie informacji o takich kontach do KSO zamykanego roku.
5. Zestawienie wydruków
DOKUMENTY (wszystkie pozycje)
Wydruk dokumentów zapisanych do zbioru w miesiącu: mm.
Drukowane są wszystkie informacje ze wskazanych dokumentów
DOKUMENTY (sumy kontrolne)
Wydruk dokumentów zapisanych do zbioru w miesiącu: mm.
Drukowane są tylko sumy kontrolne wskazanych dokumentów
DOKUMENTY (dokumenty niezbilansowane)
Wydruk dokumentów niezbilansowanych zapisanych do zbioru w miesiącu: mm
RAPORT Z KSIĘGOWANIA
Lista dokumentów, które nie zostały zaksięgowane w czasie ostatniego
księgowania. Drukowana jest również przyczyna niezaksięgowania dokumentu
POZYCJE DZIENNIKA roku: rr
Wydruk pozycji zaksięgowanych numerowanych narastająco od początku roku
(Dziennik Księgowań)
DOKUMENTY ŹRÓDŁOWE W DZIENNIKU
Dekretacje dokumentów źródłowych w księdze pomocniczej [KG_ZPD20].
Ze wskazaniem numeru pozycji w dzienniku księgowań w Księdze Głównej.
STANY I OBROTY
Zestawienie analityczne - Drukowane są stany i obroty wskazanych kont
analitycznych dowolnego miesiąca (w tym zamkniętego). Drukowany jest
bilans otwarcia, suma obrotów narastająco, obroty danego miesiąca.
Mogą zostać wydrukowane również zaksięgowane dokumenty
OBROTY KONTA
Drukowane są wszystkie dokumenty zapisane na wskazanym koncie lub kontach
z podanego zakresu w podanym okresie oraz stany konta, tj. bilans otwarcia
i obroty narastająco (suma całości)
BILANS OTWARCIA Konta analityczne
Wydruk bilansu otwarcia kont analitycznych. Wydruk może obejmować
wszystkie dokumenty BO
BILANS OTWARCIA Konta syntetyczne
Wydruk bilansu otwarcia kont syntetycznych (powstaje przez sumowanie
kont analitycznych)