1. Opis ogólny
2. Definiowanie automatów
3. Rejestrowanie dokumentów wg automatów
3.1 Opis ogólny
3.2 Wg jednego automatu
3.3 Wg automatów od.. do..
4. Przykłady
5. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
W systemie KG Księga Główna można automatycznie tworzyć dekrety na konta
(dokumenty księgowe) bez konieczności wprowadzania ich z klawiatury.
Tworzenie (zapisywanie) dokumentów odbywa się na podstawie automatów.
Automaty księgowe, to są definicje typowych, powtarzalnych księgowań,
które można uaktywniać w dowolnym momencie w celu np. rozliczenia kosztów.
Definiowanie automatów wykonuje się w: KG > Tabele > Definicje automatów [KG_TAK10].
Korzystając z automatycznego tworzenia dokumentów można np. co miesiąc,
dokonywać rozliczania kosztów przedsiebiorstwa bez potrzeby wykonywania
szeregu mozolnych obliczeń i wprowadzania recznie z klawiatury
wielopozycyjnych dowodow.
Można przy użyciu tego narzędzia obliczać i księgować podatki obowiązujace
przedsiębiorstwo, można również dokonywać przeksięgowań kosztów i dochodów
na konto wyniku finansowego.
Automaty najczęściej stosuje się do przeksięgowań na wynik finansowy.
Dlatego używa się także określenie: Automaty przeksięgowań (en: Account allocation).
Wprowadzone definicje automatów można poprawiać, kopiować i usuwać z systemu.
2. Definiowanie automatów
KG > Tabele > Definicje automatów [KG_TAK10]
Definicja automatu składa się z 3 elementów:
1. Nagłówek
Numer, nazwa, maska (opcja) i jej parametry
Oznaczenie kont docelowych Wn i Ma
2. Argumenty
Numer, oznaczenie kont źródłowych i symbole wartości kont
3. Wzór obliczania kwoty dekretu
Formuła określająca sposób liczenia kwoty.
Można użyć argumentów, operatorów arytmetycznych i nawiasów.
Nagłówek
AutomatKG
Numer i nazwę automatu
np. '0003 Przeks. kosztów ogóln.730/550'
Zaokrąglenie
Poziom zaokrąglenia wyniku obliczeń, np. 0.001
Pozycja
Można podać liczbę lub znak maski [!]. Znak ten zapowiada,
że należy podać zakres kont, np. [!!]
Maska może mieć do 4-ch [!!!!] lub 8-miu [!!!!!!!!] znaków
Decyduje parametr systemu KG
Parametry systemu KG
Zakres kont - Np. 10-40
Na konta z literami
[T] Na konta z literami
Program automatycznie utworzy dekrety na konta w podanym
zakresie. Także na konta, które mają litery w symbolu.
Np. zapis na konto 300-!! Zakres: 19 - 20
Powstaną zapisy na konta: 300-19, 300-1A, 300-1B, 300-1C. ...
itd. aż do 300-1Y, 300-1Z i 300-20
[N] Tylko na konta z cyframi
Dekrety powstaną tylko na konta z cyframi. Przy definicji
podanej powyżej - powstaną dwa zapisy na konta: 300-19, 300-20
Wybór T/N nie ma wpływu na sposób liczenia wartości argumentu.
Do obliczeń bedą brane zawsze wszystkie konta z podanego zakresu.
Konto Wn, Konto Ma
Konta wynikowe (docelowe), tj. te na które będzie dekretacja.
Na te konta zaksięgowany będzie utworzony dokument.
W symbolu konta można użyć znak [!]
Znaki maskujące
Argumenty
Argumenty definiuje się podając symbole kont oraz 3 znakowe symbole
mówiące którą wartość konta mają przyjąć (obroty, strona, saldo konta lub grupy kont).
Nr argumentu
System nadaje kolejne numery; i1, i2, i3,...
Nazwa argumentu
Podajemy nazwę, np. 'Sprzedaż usług w m-cu'
Konto
Podajemy symbol konta, skad pobieramy wartość (konto źródłowe).
Można użyć znaków (masek) [*] i [!]
Znaki maskujące
Np. konto: 300-, maska: [!!], zakres: 19-20
oraz: Ujmować konta z literami = T.
Taka definicja spowoduje, że powstaną zapisy na konta:
300-19, 300-1A, 300-1B, 300-1Z, 300-20
Wartość konta
Wybieramy (F2) 3-znakowy kod mówiący jaką wartość konta pobieramy
do obliczeń (obroty, strona, saldo konta lub grupy kont,
wartość zarejestrowana + zaksięgowana czy tylko zaksięgowana)
np. omw - Obroty Wn okresu obliczeniowego
omm - Obroty Ma okresu obliczeniowego
snw - Saldo Wn obrotów narastająco
Formuły i automaty. Argumenty
Wzór (formuła obliczeniowa)
Wg podanego wzoru system wyliczy kwotę do zaksięgowania.
Do obliczeń brane są stany zapisane na kontach źródłowych
momencie wykonania automatu.
Wzór może składać się z liczb, argumentów i operatorów arytmetycznych (+ - * /).
Np. i1+i2+i3*0.045+(i3+2)
Formuły i wzory obliczeniowe
Przykład prostego automatu
(automaty bardziej złożone są poniżej)
Zadanie
-------
Utworzyć dokument przenoszący saldo Wn obrotów m-ca konta 550
na konta 730 Wn 550 Ma
Definicja automatu
------------------
Nazwa automatu: Przeksięgowanie 730/550
Maska : Pole niewypełnione
Konto Wn : 730
Konto Ma : 550
Argument: i1 - Konto: 550 smw - Saldo Wn obrotów okresu obliczeniowego
(Kwota: 7800.00)
Wzór: i1
Utworzony dokument
------------------
Poz Konto Wn Konto Ma Kwota
---- --------- -------- ---------
1 730- 550- 7800.00
Treść: Przeksięgowanie 730/550
3. Rejestrowanie dokumentów wg automatów
3.1 Opis ogólny
Dokumenty księgowe można tworzyć automatycznie, na podstawie definicji
ustalonych w tabeli automatów (AutomatyKG).
Podczas automatycznego tworzenia, dokumenty zapisywane są do zbioru
dokumentów okresowych. Tam je można przeglądać i poprawiać.
Utworzone dokumenty otrzymuja numer: [AU]+ numeru automatu, np. AU0012.
Numer ten można zmienić.
Można tworzyć dokumenty wielopozycyjne - jeżeli w definicji automatu
użyje się znaków [!] (znak maskujący w symbolu konta).
Znaki maskujące w symbolu konta
3.2 Wg jednego automatu
KG > Dokumenty > Rejestrowanie automatyczne > wg jednego [KG_DDA10]
Program tworzy wielopozycyjny dokument: AU + nr automatu, np. AU0101
wg definicji. Można utworzyć pozycje dokumentu z zerowymi kwotami
(domyślnie program nie tworzy takich pozycji). Można uwzględnić konta
pozabilansowe (oznaczone [X] w planie kont).
Przykład z użyciem maski [!] w symbolach kont:
Maska [!!] zakres kont: 01 - 15
Oznacza, że powstanie dokument 15-to pozycyjny.
W miejscu maski [!!] program wpisze kolejno: 01, 02, 03, 04, 05,.., 15
Definicja automatu
------------------
Nr automatu : 0001
Nazwa automatu: Przeniesienie kosztów na wynik finansowy
Maska : !!
Zakres kont : 01 - 15
Konto Wn : 860 Wynik finansowy
Konto Ma : 4!! Koszty wg rodzajów
Argument: i1 Koszty wg rodzajów 4!! [onw] Obroty Wn narastająco
Wzór = i1
Rejestrowanie dokumentu wg automatu
-----------------------------------
Nr automatu : 0001
Dokument KG : AU0001 Przen kosztów na wynik finans Data 20xx.08.06
Tworzyć pozycje o zerowych kwotach ? [T]
Uwzględnić konta pozabilansowe ? [N]
Utworzony dokument
------------------
Poz Konto Wn Konto Ma Kwota
---- --------- -------- ---------
1 860- 401- 3800.00
2 860- 402- 1260.00
3 860- 403- 800.00
4 860- 404- 550.00
5 860- 405- 820.00
6 860- 406- 430.00
7 860- 407- 200.00
8 860- 408- 4340.00
9 860- 409- 1730.00
10 860- 410- 60.00
11 860- 411- 650.00
12 860- 412- 930.00
13 860- 413- 3300.00
14 860- 414- 430.00
15 860- 415- 3800.00
Treść: Przen kosztów na wynik finans
3.3 Wg automatów od.. do..
KG > Dokumenty > Rejestrowanie automatyczne > wg od.. do.. [KG_DDA20]
Funkcja pozwala wykonać sekwencję sekwencje ksiegowań (tworzenia kolejnych dokumentów),
np. na koniec okresu obrachunkowego. Kolejne automaty mogą korzystać z zapisów
na kontach utworzonych przez automaty poprzednie.
Program pobiera kolejno automaty o numerach od.. do.. i wykonuje te
które zostały oznaczone (*).
Automaty można oznaczać na liście wyboru: F10-zmiana oznaczenia
4. Przykłady
Nr automatu: 0003
Nazwa automatu: Przeks kosztów zarządu 730/550
Maska : Pole niewypełnione
Konto Wn : 730 Sprzedaż towarów
Konto Ma : 550 Koszty zarządu
Argument i1 - Koszty zarządu 550 za miesiąc - 550 omw
(obroty Wn miesiąca obliczeniowego konta 550)
Argument i2 - Sprzedaż usług 708 za miesiąc - 708 omm
(obroty Ma miesiąca obliczeniowego konta 708)
Argument i3 - Sprzedaż dz.handl. 730 za miesiąc - 730 omm
(obroty Ma miesiąca obliczeniowego konta 730)
Wzór = (i1/i2+i3)*i3
Na podstawie tak zdefiniowanego automatu powstaje dokument:
Nr dokumentu: AU0003
Nr pozycji: 1
Konto Wn 730
Konto Ma 550
Kwota: Wynik obliczeń wzoru
Treść: Przeks kosztów zarządu 730/550