1. Opis ogólny
2. Organizacja zbioru dokumentów poleceń księgowania
3. Przetwarzanie poleceń księgowania
3.1 Tworzenie próbne
3.2 Przeglądanie i drukowanie
Wg numerów poleceń księgowania
Wg symboli kont
Wg dokumentów źródłowych
Sumowane na konta w ramach dokumentu
Wg symboli dekretacji (operacji)
3.3 Scalone polecenia księgowania
3.4 Weryfikacja poleceń
3.5 Ponowne tworzenie poleceń
3.6 Raport zgodności analityki (znaki maskujące)
3.7 Bilansowanie się poleceń księgowania
4. Przetwarzanie poleceń księgowania. Rekomendacje
5. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
Polecenia księgowania są ogniwem pośrednim między dokumentami źródłowymi
(transakcjami) w księgach pomocniczych: sprzedaż, zakupy, zapasy, itp.
a dokumentami księgowymi w Księdze Głównej.
Na podstawie transakcji powstają polecenia księgowania, które następnie
zapisuje się jako dokumenty księgowe w Księdze Głównej.
Dokumenty księgowe
Schemat przekształceń
o----------o o------------o o----------o o----------o
| Dokumenty| | Polecenia |-->[2] --> | Dokumenty| | Dziennik |
| źródłowe |-->[1] -->| księgowania| | w KG |-->[4]--> | i konta |
| | | | [3] --> | | | analitycz|
o----------o o------------o o----------o o----------o
-------- Księgi pomocnicze -------- --------- Księga główna ----------
Sprzedaż, Zakupy, Zapasy, Produkcja Dokumenty księgowe, Stany i obroty
Rozrachunki, Płatności, Śr trwałe Bilans, Rachunek wyników
Wynagrodzenia, Zaliczki
NA ZO MG KB ZP ST PL KG
[1]
Operacja w księgach pomocniczych:
Zatwierdzenie dokumentów źródłowych powoduje utworzenie poleceń
księgowania zgodnie ze schematem dekretacji podanym w tabeli dekretacji.
Polecenie księgowania otrzymuje kolejny numer o symbolu: MMnnnn
[2]
Operacja w KG:
Pobranie poleceń księgowania do zbioru dokumentów księgowych w KG
[3]
Operacja w KG
Wprowadzanie dokumentów bezpośrednio w KG. Bez pośrednictwa ksiąg
pomocniczych. Np. rejestrowanie not memoriałowych.
[4]
Operacja w KG:
Księgowanie (zatwierdzanie) dokumentów. Powoduje nadanie kolejnego
numeru w dzienniku księgowań.
Schemat omawiany jest też tu:
Organizacja ksiąg rachunkowych
2. Organizacja zbioru dokumentów poleceń księgowania
Polecenia księgowania, to są dokumenty zapisywane podczas zatwierdzania
dokumentów źródłowych w systemach pomocniczych, np. faktur sprzedaży.
Polecenia księgowania powstają zgodnie z definicjami dekretacji.
Definicje dekretacji znajdują się w tabelach dekretacji.
Tabele dekretacjiOrganizacja ksiąg rachunkowych
Polecenia księgowania są dokumentami wielopozycyjnymi.
Mogą mieć max. 99999 lub 9999 pozycji. Decyduje parametr w systemie KG.
Domyślnie: max. 99999 pozycji.
Polecenia księgowania zapisywane są w zbiorach okresowych, np. 03/20xx.
Okres zbioru poleceń księgowania jest taki sam jak okres dokumentów źródłowych
(transakcji), wg których je utworzono, tu: 03/20xx.
Zbiory danych okresowychOkresy obliczeniowe
Numerowanie dokumentów
Dokumenty poleceń numerowane są zgodnie ze schematem (schemat domyślny):
-------
MM nnnn
-------
o- -o--
| |
| o---------- MM : nr m-ca, np. 07
o-------------- nnnn : numer kolejny w m-cu, np. 000012
Schemat można zmienić (param 0213) na:
-------
OO nnnn
-------
o- -o--
| |
| o---------- OO : operator, np. AA
o-------------- nnnn : numer kolejny w m-cu, np. 000012
NOTE: Gdy polecenia tworzone są ponownie w procesie weryfikacji,
to [OO] przyjmuje symbol operatora, który wykonuje weryfikację.
Jeden lub wiele dokumentów
W zbiorze okresowym może być jeden lub wiele dokumentów poleceń księgowania.
To zależy od liczby pobrań do Księgi Głównej (KG).
Przykład:
---------
W pierwszym tygodniu marca w systemie MG rejestrowano dokumenty przychodu
do magazynu. Dokumenty zatwierdzano. Powstały polecenia księgowania.
Program utworzył 1-szy dokument poleceń o numerze:
030001
^ ^---- kolejny numer
o------ nr miesiaca: marzec
-- Dokumenty --------
MG 030001 20xx.03.02
---------------------
--o--- ----o-----
| |
| o----------- data zapisania pozycji polecenia
o--- numer dokumentu polecenia
14-go marca polecenia zostały pobrane do Księgi Głównej (KG)
Data pobrania do KG została oznaczona w dokumencie ----->--o
|
|
-----o------
- Polecenia księgowania 20xx/03 -------------------------------
Pobrano w KG
- Numer - Poz ------ Konto - Kwota ------ -- Suma - Data - -
MG 040001 1 32010 123.00 Wn Dok xx.03.14 v
MG 040001 2 30110 123.00 Ma Dok xx.03.14 v
MG 040002 1 32010 99.00 Wn Dok xx.03.14 v
MG 040002 2 30110 99.00 Ma Dok xx.03.14 v
MG 040002 3 32010 264.00 Wn Dok xx.03.14 v
MG 040002 4 30110 264.00 Ma Dok xx.03.14 v
---------------------------------------------------------------
W następnym tygodniu marca w systemie MG zarejestrowano kolejne dokumenty.
Dokumenty zatwierdzono. Powstały polecenia księgowania.
Program utworzył kolejny dokument polecenia, nr: 030002
-----------------------
MG 030001 20xx.03.02 v
MG 030002 20xx.03.16
-----------------------
--o--- ----o----- -
| | o---- v oznacza, że jest w KG
| o----------- data zapisania pozycji polecenia
o--- numer dokumentu polecenia
Po pobraniu numeru 030002, kolejny dokument otrzyma nr: 030003, itd.
W praktyce, pobieranie poleceń w KG odbywa się jeden raz w miesiącu.
Dlatego dokumenty mają jeden numer, np. 030001
Nie ma potrzeby pobierania częściej, gdyż bieżące zestawienia analityczne
zwykle wykonuje się na podstawie dokumentów źródłowych (transakcyjnych)
a nie zapisów w KG.
Podczas zamykania okresu (miesiąca) w systemie pomocniczym, np. w systemie
sprzedaży NA, program sprawdza, czy wszystkie polecenia zostały pobrane
w Systemie KG Księga Główna.
3. Przetwarzanie poleceń księgowania
Zapisy w zbiorze poleceń księgowania można:
* Tworzyć na próbę
* Tworzyć na trwałe (zapisywać)
* Przeglądać i drukować
* Weryfikować
* Tworzyć ponownie (odbudowywać)
3.1 Tworzenie próbne
Program tworzy próbnie polecenia księgowania wg dokumentów źródłowych,
które jeszcze nie zostały zatwierdzone.
Np. MG > Okresowe > Polecenia księgowania > Tworzenie próbne [MG_PPK30]
Tworzenie próbne pozwala sprawdzić poprawność dekretacji przed końcowym
tworzeniem, które odbywa się podczas zatwierdzania dokumentów.
Można wskazać (warunek query) dokumenty źródłowe, wg których utworzone
będą polecenia. Np. operator może sprawdzić dekretacje swoich dokumentów
przed ostatecznym zatwierdzeniem.
Poprawność dekretacji (konta docelowe) można także sprawdzić umieszczająć
pieczątkę dekretacyjną na wydruku dokumentu źródłowego, np. na fakturze.
Pieczątka dekretacyjna: patrz opis poniżej i tu:
Tabele dekretacji
Polecenia utworzone próbnie można przeglądać wg kont i numerów dokumentów źródłowych.
Nie można przeglądać wg numerów poleceń księgowania, gdyż program w fazie
tworzenia próbnego nie tworzy dokumentów poleceń (nie nadaje numerów).
NOTE Patrz też:
Księgowanie próbne wg dok źródłowych
AD > Finanse > System dekretacji > Księgowanie próbne [AD_PDV14]
Jest to symulacja zapisów na konta księgowe na podstawie dokumentów
źródłowych i tabel dekretacji w systemach dziedzinowych.
Pobieranie poleceń księgowania w KG
3.2 Przeglądanie i drukowanie
Wg numerów poleceń księgowania
Wg symboli kont
Wg dokumentów źródłowych
Sumowane na konta w ramach dokumentu
Wg symboli dekretacji (operacji)
Wg numerów poleceń księgowania
Uporządkowane wg numerów dokumentów
---------------------------------------------------------------
Pobrano w KG
- Numer - Poz ------ Konto - Kwota ------ -- Suma - Data - -
MG 040001 1 32010 123.00 Wn Dok xx.03.14 v
MG 040001 2 30110 123.00 Ma Dok xx.03.14 v
MG 040002 1 32010 99.00 Wn Dok xx.03.14 v
MG 040002 2 30110 99.00 Ma Dok xx.03.14 v
MG 040002 3 32010 264.00 Wn Dok xx.03.14 v
MG 040002 4 30110 264.00 Ma Dok xx.03.14 v
---------------------------------------------------------------
o --o--- -o-- --o----------- -----o------ o-
| | | | | Strona
| | | Konto Kwota dekretacji
System | Pozycja
Numer dokumentu
Wg symboli kont
Uporządkowane wg symboli kont
Wg dokumentów źródłowych
Dekretacje pozycji wskazanego dokumentu.
Faktura sprzedaży ma 20 pozycji. Kazda pozycja jest dekretowana
na 4 konta: 202 Wn 700 Ma
202 Wn 221 Ma
to zestawienie będzie miało 4 * 20 = 80 pozycji
Na wydruku można wyszczególnić zapisy na poszczególnych kontach lub tylko
sumy wartości na stronie Wn i Ma.
Sumowane na konta w ramach dokumentu
Dekretacje sumowane na konta powtarzające się w dekretacji dokumentu.
Sumowane zestawienie dla faktury (patrz wyżej)
będzie miało 3 pozycje:
--------------------------
Konto Kwota Wn Kwota Ma
----- -------- --------
202 99999999
221 99999999
700 99999999
-------- --------
Razem 99999999 99999999
--------------------------
Wg symboli dekretacji (operacji)
Uporządkowane wg rodzajów operacji oraz symboli dekretacji.
---------------------------------------------------
Operacja --- Konto ------- -- Kwota Wn Kwota Ma
O2 O2-/ Odchylenia
301-10 -3.00 0.00
340- 0.00 -3.00
========================================
Razem -3.00 -3.00
...................................................
PR PR+/ Zakup towarów
201- 0.00 3,018.50
301-10 3,018.50 0.00
========================================
Razem 3,018.50 3,018.50
---------------------------------------------------
3.3 Scalone polecenia księgowania
AD > Finanse > System dekretacji > Scalone polecenia księgowania [AD_PDV12]
Program połączy polecenia księgowania systemów pomocniczych:
KB, MG, NA, PL, ST, ZO, ZP
Funkcja pokazuje zapisy na kontach, tak jak w KG (zestawienie obrotów konta),
ale jeszcze przed pobraniem ich do księgi głównej.
Można, np. przeglądać zapisy na kontach rozliczenia magazynu lub kasy
w taki sposób jak zapiszą się ona na kontach, tzn. sumami dokumentów.
Zestawienie pomaga sprawdzić poprawność poleceń z perspektywy całego
programu Trawers. Pokazuje sumy obrotów i sald wynikających z transakcji
zapisanych w poszczególnych systemach pomocniczych.
Można sumować kwoty dokumentów poleceń w taki sam sposób, w jaki odbywa
się to podczas pobierania poleceń w systemie KG Księga Główna
o----------------------------------[X]o
| K wg symboli Kont |
| D wg symboli Dekretacji |
| S wg pola Sumuj z definicji dekretu |
o-------------------------------------o
3.4 Weryfikacja poleceń
Weryfikacja poleceń księgowania jest elementem ogólnego systemu zapewnienia
bezpieczeństwa, ochrony przed nieuprawnionym dostępem do danych i dbania
o integralność i poprawność danych.
Patrz też:
Bezpieczeństwo. Mechanizmy
Podczas weryfikacji poleceń księgowania program sprawdza, czy zapisy w zbiorze
poleceń księgowania wynikają z zapisów w dokumentach i tabeli dekretacji.
Po zakończeniu przetwarzania można oglądać raport wskazujący ew. niezgodności
Jeżeli są niezgodności, np. zmieniono dekretacje, to można powtórnie
utworzyć polecenia na podstawie dokumentów i aktualnych dekretacji
Dodatkowo, program wskazuje symbole kont, które powstały podczas tworzenia
poleceń a których nie ma w aktualnym planie kont w KG
3.5 Ponowne tworzenie poleceń (odbudowywanie)
Tworzenie poleceń ksiegowanie na nowo
Program na nowo utworzy polecenia księgowania - na podstawie zatwierdzonych
dokumentów oraz aktualnej tabeli dekretacji.
NOTE: Powstanie jeden, wielopozycyjny dokument, np. 030001
Polecenia można ponownie utworzyć także w miesiącach zamkniętych w systemach
dziedzinowych (z wyjątkiem ST Środki Trwałe).
Można zmienić dekretację w tabeli dekretacji i utworzyć polecenia
księgowania z dekretacjami na inne konta.
Pobranie poleceń w KG Księga Główna
Polecenia można następnie pobrać w KG jako dokumenty z ksiąg pomocniczych.
Jeżeli pierwotnie utworzone polecenia księgowania zostały już pobrane,
przed ponownym pobraniem nowych poleceń należy je usunąć z KG.
NOTE: System KG Księga Główna musi mieć oczywiście ten okres otwarty.
Jeżeli nie można usunąć, bo zostały zaksięgowane, to można utworzyć
bliźniaczy dokument (skopiować) ze znakiem (-) jako dokument stornujący.
(en: Contra-entry, Reversing Transaction).
Ponowne tworzenie poleceń stosowane jest najczęściej w celu poprawnienia
lub zmiany dekretacji.
Ponowne tworzenie poleceń księgowania to jest opcja w funkcji
weryfikacji poleceń.
o------------------------------------------------------o
| [T] Ponownie utworzyć polecenia |
| |
| [N] Nie tworzyć ponownie, tylko sprawdzić poprawność |
o------------------------------------------------------o
Kroki
* Zmienić dekretację w tabeli
* Wykonać: Weryfikacja polecen z ponownym tworzeniem
([T] Ponownie utworzyć polecenia)
* Usunąć poprzednio pobrany dokument z KG
* Powtórnie pobrać polecenia księgowania w KG
3.6 Raport zgodności analityki (znaki maskujące)
AD > Finanse > System dekretacji > Zgodność analityki(znaki maskujące) [AD_PDV15]
Funkcja jest przydatna w przypadku ustalenia niezgodności między księgą główną
a księgami pomocniczymi na pozycjach analitycznych.
Program sprawdza zgodność wypełnienia znaków maskujących EE,GG,WW,OO,L,SS
w dokumentach z aktualną wartością w kartotece KIM i kartotekach kontrahentów.
Sytuacja niezgodności może nastąpić np. w przypadku zmiany, np.
grupy indeksu (znaki maskujące GG) w karcie KIM.
Grupa indeksu jest zapisywana w dokumencie na etapie jego
tworzenia i stąd użyta do utworzenia polecenia księgowania.
Zmiana grupy w karcie KIM nie zmienia zapisu w już utworzonych
dokumentach a co za tym idzie nie ma wpływu na polecenie księgowania.
3.7 Bilansowanie się poleceń księgowania
Dokument zbilansowany
Dokument poleceń księgowania jest zbilansowany, gdy po zsumowaniu wszystkich
pozycji, suma kwot Wn jest równa sumie kwot Ma.
Dokument jest zbilansowany, jeżeli poprawne (zbilansowane) są definicje
dekretacji w tabelach symboli dekretacji.
Dekretacje zbilansowane:
---------------------------------------------------
Operacja Dekretacja
------------------------------- -------------
ZM Przyjęcie materiału z zakupu 311 Wn 301 Ma
ZT Przyjęcie towaru z zakupu 330 Wn 303 Ma
PW Przyjęcie wyrobu z produkcji 601 Wn 580 Ma
---------------------------------------------------
Dekretacje niezbilansowane:
---------------------------------------------------
Operacja Dekretacja
------------------------------- -------------
ZM Przyjęcie materiału z zakupu 311 Wn 301 Ma
ZT Przyjęcie towaru z zakupu 303 Ma
PW Przyjęcie wyrobu z produkcji 601 Wn 580 Ma
---------------------------------------------------
Patrz też parametr KG: Szablon dekretacji musi być zbilansowany
[T] Szablon dekretacji musi być zbilansowany (Suma Wn = Suma Ma)
W tabelach symboli dekretacji, w systemach pomocniczych.
[N] Szablon dekretacji nie musi być zbilansowany.
Patrz szczegóły:
Parametry systemu KG
* Unikać rozbudowanego planu kont. Nie tworzyć dodatkowych kont analitycznych
ponad niezbędne minimum. Większość niezbędnych zestawień można uzyskać
z ksiąg pomocniczych.
Patrz szczegóły:
Raporty i analizy
Dodatkowa korzyść prostego planu kont: nie ma potrzeby synchronizacji zapisów
na kontach w KG z zapisami w księgach pomocniczych. Znika pracochłonne
sprawdzanie zgodności, ustalanie przyczyn i poprawienie niezgodności.
Pobierać jeden raz w m-cu
* W KG pobierać jeden raz w miesiącu, po zakończeniu miesiąca.
Nie ma potrzeby pobierania częściej, gdyż bieżące zestawienia analityczne
zwykle wykonuje się na podstawie dokumentów źródłowych (transakcyjnych)
a nie zapisów na kontach w KG.
Sumować kwoty
* Polecenia księgowania sumować, tzn. w tabeli dekretacji oznaczyć: [Tak]
Uzasadnienie jest jak wyżej: bieżące zestawienia analityczne należy
wykonywać na podstawie dokumentów źródłowych (transakcyjnych).
Pieczątki dekretacyjne
* Na wydrukach dokumentów można umieszczać pieczątki dekretacyjne.
Pieczątka dekretacyjna to są kwoty sumowane na konta w ramach dokumentu.
Ułatwiają sprawdzenie schematów dekretacji.
Pieczątki umieszcza się na wzorcach wydruków dokumentów, które generują
polecenia księgowania, np. faktury sprzedaży, faktury zakupu.
Przykłady pieczątek są w tym opisie:
Patrz szczegóły:
Tabele dekretacji
Na wzorcach trzeba wstawić blok danych: [oDEKRET] {ş----DEKRET----ş}
Patrz szczegóły:
Funkcje TrExtLang
Parametry KG
* Odpowiednio ustalić parametry systemu KG
Szablon zbilansowany ? [T]
Można korygować polecenia księgowania ? [N]
Sprawdzać konta w poleceniach księgow ? [T]
Można księgować dokument z kwotą 0.00 ? [N]
Patrz szczegóły:
Parametry systemu KG