1. Wymogi ustawy
2. Zarządzenie kierownika jednostki (propozycja treści dokumentu)
3. Załączniki do zarządzenia
3.1 Zasady ewidencji zdarzeń i operacji gospodarczych
Zasady odwzorowania zdarzeń w systemie rachunkowości
Opis codziennych czyności
3.2 Wykaz stosowanych kont
3.3 Wykaz zbiorów tworzacych księgi rachunkowe
3.4 Opis systemu informatycznego
Identyfikacja programu
Wykaz programów, algorytmów i rola parametrów
Wartości parametrów sterujących pracą programu
3.5 Opis systemu ochrony danych i ich zbiorów
3.6 Okres przechowywania dokumentów
4. Kontrola wewnętrzna
5. Znaczniki kont
6. Tematy powiązane
1. Wymogi ustawy
Ustawa o rachunkowości wymaga, aby kierownik jednostki gospodarczej
utworzył dokumentację, która opisuje przyjęte przez jednostkę zasady
(politykę) rachunkowości.
Fragmenty ustawy
...
Art. 4.
1. Jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości,
rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy.
...
5. Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków
w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru,
również w przypadku, gdy określone obowiązki ... zostaną powierzone
innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę
powinno być stwierdzone w formie pisemnej.
Art. 10.
1. Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim
przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości. W szczególności:
1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych
2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego
3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej,
przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg
pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych
przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi
rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich
struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji
całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg
rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego,
zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności
od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów
oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod
zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania,
a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia
jego eksploatacji;
4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów
księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących
podstawę dokonanych w nich zapisów
2. Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację,
o której mowa w ust. 1.
3. W sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy, przyjmując zasady (politykę) rachunkowości,
jednostki mogą stosować krajowe standardy rachunkowości wydane przez
Komitet Standardów Rachunkowości. W przypadku braku odpowiedniego
standardu krajowego, jednostki, inne niż wymienione w art. 2 ust. 3,
mogą stosować MSR.
...
Poniżej znajduje się propozycja układu i zawartości takiej dokumentacji
w tej części, która nawiązuje bezpośrednio do użytkowanego programu Trawers.
2. Zarządzenie kierownika jednostki (propozycja treści dokumentu)
Zarządzenie kierownika jednostki
Stosownie do postanowień ustawy o rachunkowości (...) ustalam co następuje:
1. Rokiem obrotowym jednostki jest rok kalendarzowy.
Tj. okres 12 kolejnych miesięcy począwszy do miesiąca 01 stycznia.
2. W skład roku obrotowego wchodzą okresy sprawozdawcze.
Za okres sprawozdawczy przyjmuje się: okres jednego miesiąca.
Sumowania obrotów na kontach księgi głównej oraz uzgadniania
z dziennikiem i zapisami na kontach ksiąg pomocniczych odbywają się
w ramach okresów sprawozdawczych.
3. Księgi jednostki prowadzi się w siedzibie (... podac siedzibę)
4. Rachunek zysków i strat (Rachunek wyników) sporządza się w wariancie
porównawczym / kalkulacyjnym (... wskazać wariant)
5. Rachunek przepływów pieniężnych sporządza się wg metody pośredniej /
bezpośredniej (... wskazać metodę)
6. Ewidencję i rozliczenie kosztów działalności operacyjnej prowadzi się
(... tu opisać sposób)
np. według rodzajów - na kontach zespołu 4, przy zastosowaniu konta 490
i równocześnie według funkcji (działalności) - na kontach zespołu 5.
W przedsiębiorstwach produkcyjnych należy utworzyć dokument:
'Architektura systemu ustalania kosztów wytworzenia', którego zadaniem
jest ustalenie kosztów wytworzenia wyrobów sprzedanych.
W programie Trawers system ten jest oparty o zleceniowy rachunek kosztów
normatywnych (ZRKN)
Zleceniowy rachunek kosztów
7. Ustala się 3 znakowy symbol kont syntetycznych określonych w Wykazie kont
załączonym do Planu kont
8. Księgi pomocnicze prowadzi się dla:
* [ST] Środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie,
wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonanych od nich odpisów
amortyzacyjnych lub umorzeniowych
* [NA] [ZO] Rozrachunków z kontrahentami, tj. wykaz analityczny zapisów
zwiększających i zmniejszających należności i zobowiązania
* [NA] Operacji sprzedaży - kolejno numerowane własne faktury i inne dowody
* [ZO] Operacji zakupu - obce faktury i inne dowody
* [KB] Operacji gotówkowych w kasach oraz operacji bankowych
* [MG] Zapasów magazynowych
* [ZP] Kosztów normatywnych i rzeczywistych zleceń produkcyjnych
9. Dowody zastępcze można stosować w następujących przypadkach:
(... wymienić)
(art. 20 ust. 3 pkt 3 i ust. 4 ustawy)
10. Podstawą działalności jednostki jest (... opisać)
11. Działalnością pomocniczą do działalności podstawowej jest (... opisać)
12. Inwentaryzację składników aktywów i pasywów przeprowadza się ...
(... opisać metodę i częstotliwość)
13. Integralną częscią zarządzenia są następujące załączniki:
1) Zasady ewidencji zdarzeń i operacji gospodarczych
2) Wykaz stosowanych kont
3) Wykaz zbiorów tworzących księgi rachunkowe z określeniem ich
struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji
całości ksiąg rachunkowych i w procesie przetwarzania danych
4) Opis systemu informatycznego zawierający wykaz programów wraz
z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony
danych, w tym metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich
przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty
rozpoczęcia jego eksploatacji.
5) Opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów
księg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę
dokonanych w nim zapisow.
3. Załączniki do zarządzenia
3.1 Zasady ewidencji zdarzeń i operacji gospodarczych
Zasady odwzorowania zdarzeń w systemie rachunkowości
Tu opisuje się elementy systemu rachunkowości, które funkcjonują w jednostce,
np. wycena stanu i rozchodów rzeczowych składników aktywów obrotowych,
oraz sposob ewidencji, np. rejestrowanie dokumentów w systemie magazynowym.
Czesto stosowaną metodą opisu jest omawianie funkcjonowania kolejnych
kont w planie kont. Ze szczegółowym opisem dokumentow źródłowych i sposobem
ich przekształcania do pozycji dokumentów poleceń księgowania,
aż do bezpośredniego zapisu na konta w Księdze Głównej.
Np. materiały służące do wytwarzania produktów ewidencjonuje się
ilościowo i wartościowo, w rzeczywistych cenach zakupu, wartość rozchodu
ustala się metodą FIFO Pierwsze przyszło, Pierwsze wyszło.
Dodatkowo, szczegółowo opisać rolę i zasady ewidencji w poszczególnych
księgach pomocniczych,
np.
ZO Zakupy, zobowiązania
* Ewidencja dokumentów dotyczących zobowiązań (faktury, noty)
* Rejestry zakupu i PTU( VAT) naliczony
* Ewidencja rozrachunków z dostawcami (faktury, noty, płatności)
* Rejestr dostaw i faktur oczekujących na dostawy
Wskazać osoby odpowiedzialne za poprawność ewidencji w księgach pomocniczych
oraz za poprawność przekazywania poleceń księgowania do Księgi Głównej.
W szczególności za poprawność definicji dekretacji w tabeli dekretacji oraz
za zgodność zapisów w księgach pomocniczych i Księdze Głównej.
Opis codziennych czyności
Opisuje sie codzienne i okresowe prace wykonywane na poszczególnych
stanowiskach ewidencjonowania i przetwarzania dokumentów,
tzw. instrukcja stanowiskowa.
Np. Stanowisko: Prowadzenie gospodarki pieniężnej
* Przyjmowanie i wypłaty gotówki
* Nadzor nad rozliczaniem zaliczek gotówkowych
* Bieżące wprowadzanie wyciągów bankowych
* Przygotowanie przelewów bankowych w systemie bankowości elektronicznej
* Pilnowanie terminarza zapłat
3.2 Wykaz stosowanych kont
Wykaz stosowanych kont znajduje się w zastawieniach programu Trawers:
1. KG > Zestawienia > Plan kont syntetycznych
2. KG > Zestawienia > Plan kont analitycznych
3.3 Wykaz zbiorów tworzących księgi rachunkowe
Zbiory tworzące księgi rachunkowe mogą być prowadzone w sposób tradycyjny,
np. w skoroszytach, teczkach, szufladach oraz w elektronicznych bazach
danych w systemie informatycznym (tu: w programie Trawers).
Zbiory prowadzone w programie Trawers wymienione i opisane są w dokumentacji
programu. Jest tam określenie ich struktury, wzajemne powiązania.
Baza danych. Słownik
Funkcje w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesie
przetwarzania danych.
Organizacja ksiąg rachunkowych
3.4 Opis systemu informatycznego
Identyfikacja programu. Plik: licencja.txt
Program Trawers, produkcji firmy Tres Centrum Oprogramowania.
Cechy identyfikujące zapisane są w pliku: licencja.txt
W pliku zapisane są m.in.
* Numer wersji programu, np. 5.00
* Nr seryjny programu, np. 00121331
* Data utworzenia pliku licencji, np. 20xx.09.11
* Data udzielenia licencji
* Data wygaśnięcia licencji
* Konfiguracja programu, tj. lista systemów (modułów)
* itd.
Należy pamiętać, że użytkowanie programu Trawers regulowane jest
przepisami prawa autorskiego. Patrz opis: Warunki licencji
Warunki licencji
Dodatkowo, na ekranie: AD > Trawers > Konfiguracja, podana jest
data wydania, np. 20xx.10.11, która umożliwia ustalenie właściwości
funkcjonalnych programu.
Identyfikacja programu Trawers
Informacje o nowościach i zmianach w programie są publikowane na portalu Tres,
na stronach: Baza Wiedzy Trawers ERP. Podany jest opis zmian i data ich
wprowadzenia do programu.
Nowości i zmiany
Dopuszczenie do stosowania programu
Kierownik jednostki decyduje o dopuszczeniu do stosowania programu
o cechach podanych w: licencja.txt, w wydaniu z dnia: ...
Wykaz programów, algorytmów i rola parametrów
Pozostałe informacje, tj. wykaz programów wraz z opisem algorytmów
i roli parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym metod
zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania
podane są w innych opisach dostępnych w programie (AD > ...)
oraz w: Baza wiedzy Trawers ERP.
Kierownik jednostki wskazuje w jaki sposób wykorzystuje się parametry.
Wartości parametrów sterujących pracą programu
System parametrów
Wartości parametrów sterujących pracą programów powinny być elementem
dokumentacji w sprawie zasad rachunkowości. Należy ująć, co najmniej:
* Parametry wszystkich użytkowanych systemów, np. parametry KG
* Wartości słowników i tabel sterujących, np. grupy indeksów, tabele
odsetek, stawki PTU, stawki podatku PIT
* Schematy dekretacji (symbole operacji) użyte w systemach pomocniczych
KG > KSO > Plan kont wg tabel dekretacji [KG_PPK10] [AD_PPK10]
KG > KSO > Schematy dekretacji [KG_ZSD10] [AD_ZSD10]
* Tabele procesów automatycznych, np. automaty księgowe
* Parametry operatorów (ról), preferencje operatorów
* Arkusze programu MS Excel, stosowane w module analiz KE, np. bilans
3.5 Opis systemu ochrony danych i ich zbiorów
Bezpieczeństwo. Mechanizmy
Należy zapewnić bezpieczeństwo danych i programów komputerowych.
Celem systemu ochrony jest:
* Zabezpiecznie przed utratą lub uszkodzeniem
* Uniemożliwienie dostępu do danych i programów osobom nieuprawnionym
* Zabezpiecznie przed kradzieżą sprzętu i tym samym utratą danych
* Ustalenie procedur na wypadek awarii sprzętu lub zasilania
W zwiazku z tym, wprowadza się obowiazek:
* Wykonywania kopii bezpieczeństwa na nośniki, które można umieścić
w innych pomieszczeniach, tj. ...
* Wykonywanie kopii co najmniej w okresach ...
* Następujące kontrole i weryfikacje ...
np. kontrola na obecność wirusów ...
weryfikacje danych i zestawienia kontrolne w programie Trawers ...
weryfikacja uprawnień operatorów (użytkowników) programu
* Sprzęt komputerowy znajduje się ...
* Zabezpieczenie przed niepożądanym dostępem z sieci internet ...
* Dane archiwalne przechowuje się przez okres ...
* Dane archiwalne przechowuje się na nośnikach ... w pomieszczeniu ..
3.6 Okres przechowywania dokumentów
Archiwum danych
Okres przechowywania dokumentów jest uzależniony od ich rodzaju.
Zgodnie z artykułem 74 ustawy o rachunkowości (fragmenty):
1. Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają przechowywaniu
przez okres co najmniej 5 lat.
2. Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres:
1) księgi rachunkowe - 5 lat
2) karty wynagrodzeń pracowników, nie krócej niż 5 lat
3) dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - do dnia
zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy
4) dowody księgowe dotyczące ... przez 5 lat
5) dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości
(politykę rachunkowości) - przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności
6) dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok
7) dokumenty inwentaryzacyjne, pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat
3. Okresy przechowywania wymienionej dokumentacji oblicza się od początku roku
następującego po roku obrotowym, którego wymienione zbiory dotyczą.
4. Kontrola wewnętrzna
Kontrola wewnętrzna to proces, którego celem jest zapewnienie,
że jednostka prawidłowo realizuje swoje zadania i osiąga założone cele.
Kontrola wewnętrzna spełnia ważną rolę w zapobieganiu i wykrywaniu
nadużyć oraz w ochronie zasobów materialnych i niematerialnych jednostki.
Udziela odpowiedzi na pytanie:
-----------------------------
Jak jest, a jak być powinno ?
-----------------------------
Kontroli wewnętrznej podlegają wszystkie występujące w przedsiębiorstwie
procesy techniczne, technologiczne, ekonomiczne i społeczne.
Podstawowe ogniwo w systemie kontroli wewnętrznej stamowi główny księgowy
oraz pion, który mu podlega tj. księgowość, rachunkowość.
Współcześnie większość procesów operacyjnych i finansowych przedsiębiorstw
wspomaganych jest przez systemy oprogramowania. Kontroli wewnętrznej
podlegają procesy, w których biorą udział systemy oprogramowania.
Jednocześnie, same systemy mogą wspomagać pracę kontrolerów.
Program Trawers jako element składowy systemu rachunkowości, następująco
wspomaga kontrolę wewnętrzną jednostki:
* W obszarze bezpieczeństwa danych
Mechanizmy bezpieczeństwa
* W obszarze zgodności zapisów zródłowych i zapisów w księgach
Organizacja ksiąg rachunkowych
* W obszarze zgodności stanów faktycznych z zapisami w kartotekach
Inwentaryzacja
* W obszarze działalności handlowej
Raporty i analizy
* W obszarze działalności produkcyjnej
Koszty produkcji
NOTE: Patrz też: Ustawa Sarbanes-Oxley (SOX).
SOX wprowadzono w USA w 2002 roku. Od tego czasu kolejne kraje wprowadzają
zbliżone regulacje, np. Japonia i Kanada.
SOX wprowadza:
* Wymóg ujawniania przez kierownictwo dodatkowych informacji dotyczących
skuteczności kontroli wewnętrznej
* Obowiązek kontroli jakości usług biegłych rewidentów
* Sankcje finansowe i karne dla władz spółki w przypadku
wykrycia błędów w sprawozdaniu finansowym
* Bezwzględny wymóg niezależności biegłego rewidenta
Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie dodatkowych danych,
o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe
(dla CIT - Dz.U. 2024 poz. 1314, dla PIT - Dz.U. 2025 poz. 1311) wprowadzają
obowiązek oznaczania kont księgi głównej znacznikami identyfikującymi konta ksiąg.
5.2 Po co są znaczniki?
Zgodnie z oficjalnym wyjaśnieniem MF i artykułami branżowymi:
- znaczniki łączą konta stosowane w jednostce ze standardowym planem kont,
- umożliwiają sporządzenie bilansu i rachunku zysków i strat według wzorów
z ustawy o rachunkowości, niezależnie od tego, jak wygląda lokalny plan kont.
W praktyce dla użytkowników Trawers ERP oznacza to, że Bilans i RZiS
nie powinny być już definiowane według numerów kont, tylko według znaczników,
które jednoznacznie opisują naturę konta.
5.3 Co to jest znacznik konta?
Słownik znaczników jest opublikowany jako załącznik do rozporządzeń -
istnieją osobne załączniki dla banków, ubezpieczycieli, SKOK, funduszy itd.
Dla typowych firm produkcyjnych, handlowych czy usługowych dedykowany jest
załącznik nr 7 - Słownik znaczników dla pozostałych jednostek.
Z treści słownika wynika podstawowa logika znakowania:
* Konta bilansowe - znaczniki zaczynające się na literę 'B'
- BA... - aktywa (A)
- BP... - pasywa (P)
dalsze litery/cyfry wskazują konkretną pozycję bilansu
(np. aktywa trwałe - wartości niematerialne, środki trwałe, zapasy,
należności, zobowiązania itd.).
[BAAI1_W ] AKTYWA | Aktywa trwałe | Wartości niematerialne i prawne | Koszty zakończonych prac rozwojowych
[BAAI1_A ] AKTYWA | Aktywa trwałe | Wartości niematerialne i prawne | Koszty zakończonych prac rozwojowych | Odpisy aktualizujące wartość kosztów zakończonych prac rozwojowych
[BAAI1_U ] AKTYWA | Aktywa trwałe | Wartości niematerialne i prawne | Koszty zakończonych prac rozwojowych | Umorzenie zakończonych prac rozwojowych
...
[BPAI ] PASYWA | Kapitał (fundusz) własny | Kapitał (fundusz) podstawowy
[BPAIIWS ] PASYWA | Kapitał (fundusz) własny | Kapitał (fundusz) zapasowy | Z nadwyżki wartości sprzedaży (wartości emisyjnej) nad wartością nominalną udziałów (akcji)
[BPAII_INN ] PASYWA | Kapitał (fundusz) własny | Kapitał (fundusz) zapasowy | Z innych źródeł
...
* Konta wynikowe - znaczniki zaczynające się na literę 'R'
- służą do przypisania kont do pozycji rachunku zysków i strat,
- uwzględniają wariant RZiS - porównawczy lub kalkulacyjny (w słowniku
jest to odwzorowane w oznaczeniu, np. występowanie P lub K w kodzie).
[RPAI_RKAI_POW ] WYNIKOWE | Przychody netto ze sprzedaży i zrównane z nimi / przychody netto ze sprzedaży produktów, towarów i materiałów | Przychody netto ze sprzedaży produktów | Od jednostek powiąza
[RPAI_RKAI_POZ ] WYNIKOWE | Przychody netto ze sprzedaży i zrównane z nimi / przychody netto ze sprzedaży produktów, towarów i materiałów | Przychody netto ze sprzedaży produktów | Od pozostałych jedno
[RPAII ] WYNIKOWE | Przychody netto ze sprzedaży i zrównane z nimi | Zmiana stanu produktów
* Konta pozabilansowe - znaczniki zaczynające się na literę 'P'
- używane m.in. do informacji potrzebnych przy ustalaniu dochodu do
opodatkowania, niepokazywanych wprost w bilansie / RZiS.
[PD1 ] Przychody zwolnione z opodatkowania (trwałe różnice pomiędzy zyskiem/stratą dla celów rachunkowych a dochodem/stratą dla celów podatkowych)
[PD1_1 ] Przychody zwolnione z opodatkowania (trwałe różnice pomiędzy zyskiem/stratą dla celów rachunkowych a dochodem/stratą dla celów podatkowych) | Przychody, w stosunku do których nie stosu
[PD1_2 ] Przychody zwolnione z opodatkowania (trwałe różnice pomiędzy zyskiem/stratą dla celów rachunkowych a dochodem/stratą dla celów podatkowych) | Przychody, które nie są zaliczane do przyc
...
Każdy znacznik w słowniku ma opis w stylu:
AKTYWA - aktywa trwałe - wartości niematerialne i prawne ..., itp.
Dzięki temu jeden kod mówi dokładnie do jakiej pozycji bilansu lub RZiS konto ma trafić.
5.4 Pola na znaczniki w Trawers ERP (S_12_1, S_12_2, S_12_3)
Struktura JPK_KR / JPK_CIT przewiduje następujące pola dla konta księgowego:
- S_12_1 - Podstawowy znacznik konta wynikający z rozporządzenia -
obowiązkowy znacznik z oficjalnego słownika.
- S_12_2 - Dodatkowy znacznik - opcjonalny, jeśli chcemy wprowadzić
drugą klasyfikację, np. pomocniczą - zarządczą, branżową),
ale nadal w logice rozporządzenia.
W znaczniki S_12_1 i S_12_2 wpisujemy znaczniki odpowiadajace kontom bilansowym i wynikowym:
Przykład:
Konto Nazwa S_12_1 S_12_2
----- -----
010-1 Grunty oraz prawa do ich użytkowania BAAII1a_W
010-2 Budynki, lokale BAAII1b_W
010-3 Urządzenia techniczne i maszyny BAAII1c_W
...
Konto o charakterze mieszanym (aktywno-pasywnym):
Konto Nazwa S_12_1 S_12_2
----- -----
221-1 Podatek należny BABII3b BPBIII3g
221-2 Podatek naliczony BABII3b BPBIII3g
221-3 Rozliczenie z US z tyt. VAT BABII3b BPBIII3g
...
- S_12_3 - Dodatkowy znacznik podatkowy (PD) - opcjonalny, wykorzystywany
głównie przy rozliczeniach podatkowych, np. rozróżnienie NKUP / KUP,
szczegółowe różnice bilansowo-podatkowe).
Dla zdecydowanej większości kont użytkownik wypełnia tylko pole S_12_1.
Pola S_12_2 i S_12_3 są dodatkowymi narzędziami.
5.5 Jak Trawers ERP wykorzystuje znaczniki przy sporządzaniu RZiS i bilansu
5.5.1 Zmiana filozofii raportowania
Dotychczas:
- każda firma miała własny plan kont;
- we wzorcach wydruku dla każdej firmy osobno przypisywano odpowiednie
numery kont do pozycji bilansu i RZiS;
- każda zmiana planu kont wymagała przebudowy wzorców wydruku.
Docelowo (z wykorzystaniem znaczników):
- raporty (Bilans, RZiS) przestają być oparte na numerach kont,
- pozycje sprawozdania mają zdefiniowane listy znaczników,
- system sumuje salda kont nie po numerze, tylko po znacznikach
(pole S_12_1, opcjonalnie S_12_2, S_12_3).
W efekcie, niezależnie od tego, czy klient ma konto 010, 001-01 czy 01-1-1,
jeśli wszystkie te konta mają znacznik, np. aktywów trwałych - środków trwałych,
trafią do tej samej pozycji bilansu.
5.5.2 Bilans - schemat działania
W konfiguracji raportu Bilans:
- Każdej pozycji bilansu przypisuje się zestaw znaczników bilansowych,
rozpoczynających się literą 'B' - zgodnie ze słownikiem w załączniku 7 do rozporządzenia.
Podczas generowania bilansu Trawers:
- zbiera salda wszystkich kont,
- grupuje je po znacznikach,
- sumuje kwoty tych, które mają znacznik przypisany do danej pozycji,
- prezentuje wynik jako wartość danej pozycji bilansu.
Konsekwencje dla użytkownika:
- przy zmianie planu kont (dodanie nowych kont, zmiany numeracji) nie trzeba
modyfikować wzorców wydruku - wystarczy przypisać prawidłowy znacznik do nowego konta,
- możliwe staje się użycie jednego firmowego szablonu bilansu dla wielu podmiotów
(różnych planów kont), o ile wszyscy prawidłowo korzystają ze słownika znaczników.
* [BAAI1_W ] AKTYWA | Aktywa trwałe | Wartości niematerialne i prawne | Koszty zakończonych prac rozwojowych |
* [BAAI1_A ] AKTYWA | Aktywa trwałe | Wartości niematerialne i prawne | Koszty zakończonych prac rozwojowych | Odpisy aktualizujące wartość kosztów zakończonych prac rozwojowych |
* [BAAI1_U ] AKTYWA | Aktywa trwałe | Wartości niematerialne i prawne | Koszty zakończonych prac rozwojowych | Umorzenie zakończonych prac rozwojowych
|
o-------------------------------------------------------------------------o------o----------o
| | |
A AKTYWA TRWAŁE AA | | |
I Wartości niematerialne i prawne AAI v v v
1 Koszty zakończonych prac rozwojowych AAI1 BAAI1_W BAAI1_A BAAI1_U
2 Wartość firmy AAI2 BAAI2_W BAAI2_A BAAI2_U
3 Inne wartości niematerialne i prawne AAI3 BAAI3_W BAAI3_A BAAI3_U
...
* [BPAI ] PASYWA | Kapitał (fundusz) własny | Kapitał (fundusz) podstawowy
|
o----------------------------------------------------------------------o
|
A KAPITAŁ (FUNDUSZ) WŁASNY - PA v
I Kapitał (fundusz) podstawowy - PAI BPAI
Jak widać, jedna pozycja w bilansie może być sumą wartości kont oznaczonych jednym lub więcej znacznikami.
5.5.3 RZiS - wariant porównawczy vs kalkulacyjny
Analogicznie dla rachunku zysków i strat:
- Dla każdego konta stanowiącego pozycję RZiS należy przypisać znacznik wynikowe,
rozpoczynające się literą 'R', zgodnie z tabelą w załączniku 7 do rozporządzenia.
System przy generowaniu RZiS:
- analizuje obroty (lub salda) kont wynikowych,
- grupuje je po znacznikach,
- sumuje dla każdej pozycji RZiS.
W praktyce:
- konta klasy 4 i 5, 7 itp. nie są już mapowane ręcznie na pozycje RZiS -
tę rolę przejmują znaczniki,
- np. konto 49 Rozliczenie kosztów musi otrzymać znacznik odpowiadający
pozycji Zmiana stanu produktów w wariancie porównawczym -
wtedy automatycznie trafi do właściwej linii RZiS.
5.6 Korzyści dla użytkowników Trawers ERP i dobre praktyki
a) Ujednolicenie metodyki
Niezależnie od numeracji kont, znacznik jednoznacznie określa przeznaczenie konta.
To znaczy, że:
- ta sama grupa znaczników = ta sama logika sprawozdawczości,
- porównywanie danych między jednostkami staje się prostsze.
b) Mniejsze koszty utrzymania konfiguracji raportów
- przy zmianie planu kont nie trzeba przerabiać wzorców wydruku bilansu i RZiS,
wystarczy pilnować znaczników na kontach.
- Gotowość na JPK_CIT / JPK_PIT,
- znaczniki są kluczową częścią struktury logicznej ksiąg przekazywanej do US,
więc poprawne ich użycie w ERP od razu spełnia wymogi techniczne plików JPK.
c) Lepsza kontrola jakości planu kont
- potrzeba przypisania znacznika wymusza uporządkowanie planu kont:
rozdzielenie pozycji krótko-/długoterminowych, powiązanych/pozostałych, itd.
5.7 Jak przypisywać znacznik/znaczniki do konta w systemie Trawers ERP
5.7.1 Krok 1 - Przegląd i ewentualne uporządkowanie planu kont
Zanim użytkownik zacznie wybierać znacznik, powinien dokonać analizy istniejącego planu kont:
* Sprawdzenie, czy konto ma jednoznaczną naturę
Każde konto musi reprezentować jedną pozycję sprawozdawczą. Jeśli:
- jedno konto obejmuje zarówno aktywa krótkoterminowe, jak i długoterminowe,
- na tym samym koncie księgowane są salda różnych kontrahentów (powiązanych/niepowiązanych),
- jedno konto gromadzi zarówno koszty rodzajowe, jak i kalkulacyjne,
- konto 49 łączy różne operacje bez rozbicia analityki,
to nie da się przypisać jednego znacznika - takie konto wymaga podziału lub rozbudowy analityki.
* Uporządkowanie według kluczowych kryteriów słownika znaczników
Słownik znaczników opiera się na:
a) horyzoncie czasowym
- rozróżnienie aktywów i pasywów długoterminowych / krótkoterminowych,
- np. kredyty, pożyczki, należności, zobowiązania, rozliczenia międzyokresowe.
b) charakterze jednostki wobec kontrahenta
- jednostki powiązane,
- jednostki z zaangażowaniem w kapitale,
- pozostałe jednostki.
Jeśli plan kont nie pozwala rozróżnić tych kategorii, użytkownik powinien:
- założyć oddzielne konta,
- albo wprowadzić odpowiednią analitykę.
c) podziale kosztów i przychodów zgodnie z wariantem RZiS
W tym kroku należy upewnić się, że konta klasy 4 (koszty według rodzajów)
są jasno oddzielone od kont klasy 5 (koszty wg miejsc powstawania)
i kont rozliczeniowych (49 - zmiana stanu produktów / rozliczenie kosztów).
Jeśli jednostka stosuje wariant porównawczy, konto 49 powinno mieć taki poziom
analityki, aby jednoznacznie przypisać je do pozycji 'Zmiana stanu produktów'.
d) wyeliminowanie kont śmietnikowych
Konta, na których księguje się wszystko, np.:
- 249 Inne rozrachunki,
- 409 Pozostałe koszty rodzajowe,
- 760 Pozostałe przychody,
- 769 Pozostałe koszty,
muszą zostać uporządkowane - podział na analityki jest niezbędny,
aby móc przypisać właściwy znacznik.
5.7.2 Krok 2 - Przypisanie znacznika/znaczników do konta
a) Ocena, co to konto przedstawia
Użytkownik ocenia faktyczną ekonomiczną naturę konta, a nie jego numer.
b) Dobór obowiązkowego znacznika S_12_1
W Trawers ERP znaczniki można przypisać na dwa sposoby:
- z poziomu konta: KG Księga główna > Plan kont Tabela > Korekta [KG_TPK20]
> Korekta planu kont > F2-cd > 1 Znaczniki konta
- za pomocą funkcji: KG Księga główna > Plan kont Tabela
> Korekta > Dopisywanie znaczników kont [KG_TPK26]
Drugi sposób umożliwia przypisanie znaczników zbiorczo - dla zakresu kont.
Dodatkowo, umożliwia on przypisane znaczników zarówno dla okresu
otwartego jak i zamkniętego.
UWAGA: przypisanie znaczników dla okresu otwartego nie skutkuje przypisaniem
znaczników dla okresów zamkniętych - aby to zrobić, należy skorzystać
z funkcji [KG_TPK26], wspomnianej powyżej.
Z oficjalnego słownika należy wybrać jest jeden, podstawowy znacznik, który:
- jednoznacznie odwzorowuje kategorię bilansową lub wynikową,
- prowadzi konto bezpośrednio do odpowiedniej pozycji sprawozdania.
c) Znaczniki dodatkowe (opcjonalnie)
- S_12_2 - dodatkowa klasyfikacja (np. zarządcza, branżowa).
- S_12_3 - klasyfikacja podatkowa (np. KUP/NKUP, różnice bilansowo-podatkowe).
5.7.3 Krok 3 - Weryfikacja kompletności i spójności
Na koniec użytkownik powinien:
- przeprowadzić test w postaci wygenerowania bilansu i RZiS,
wykorzystując wzorce wydruku oparte o znaczniki,
- porównać ze sprawozdaniami wygenerowanymi poprzednio stosowaną metodą,
- skorygować znaczniki lub plan kont tam, gdzie pojawiają się różnice.
Dzięki temu, niezależnie od tego, jak wygląda numeracja kont w firmie,
sprawozdania finansowe będą sporządzane według jednolitej, zgodnej z przepisami metodyki.