1. Opis ogólny
Dane bieżące
Dane archiwalne
2. Dane archiwalne
Zbiory dokumentów okresowych
Kartoteki roczne
TrArchiwum
TrRaporty
E-maile w archiwum
e-faktury. Kopie dokumentów w e-archiwum
Pliki tymczasowe, robocze, pomocnicze
3. Procesy programu
Oznaczanie [#]
Przenoszenie do archiwum
4. Zarządzanie archiwum danych
Przenoszenie
Wiązanie
Odtwarzanie
5. e-archiwum
6. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
Z roku na rok użytkownicy programu Trawers ERP tworzą i przechowują w bazie danych
coraz więcej zapisów dokumentów transakcyjnych: zamówienia sprzedaży, dokumenty wysyłki,
faktury sprzedaży, faktury zakupu, itd.
Dokumenty transakcyjne
Jeden dokument jest przechowywany w wielu tabelach (zbiorach) bazy danych,
a objętość każdej z tych tabel szybko rośnie.
Liczba rekordów w tych tabelach może mieć wpływ na wydajność przetwarzania danych.
Na wydajność wyszukiwania danych, wydajność tworzenia zestawień i wydajność
aktualizowania zapisów.
Aby zapewnić właściwą i oczekiwaną wydajność przetwarzania, w programie
Trawers ERP rozdzielono zapisy dokumentów transakcyjnych na zapisy (dane) bieżące
i zapisy (dane) archiwalne.
Poniżej opisano mechanizmy zarządzania danymi bieżącymi i archiwalnymi.
Dane bieżące
W codziennej pracy z programem używa się danych bieżących. Są to dane dotyczące
aktualnej działalności firmy (przedsiębiorstwa lub instytucji).
Dane zgromadzone są w zbiorach dokumentów okresowych (miesięcznych i rocznych),
kartotekach, tabelach sterujących, słownikach i raportach.
Dane te dostępne są na bieżąco. Nie ma potrzeby wskazywania, w którym okresie (roku)
znajdują się w bazie archiwalnej (w archiwum danych).
Dane archiwalne
W archiwum danych znajdują się dane zgromadzone podczas użytkowania programu
Trawers ERP, które nie są używane podczas bieżącej działalności firmy.
Są to dane archiwalne, w odróżnieniu od: dane bieżące. Są to:
* Dokumenty (transakcje), np. faktury sprzedaży i zakupu z okresów zamknietych
* Kartoteki zawierające dane historyczne, np. rozliczone rozrachunki z kontrahentami,
zlecenia produkcyjne z lat zamkniętych
* Rejestry, np. kontakty z klientami
* Cenniki sprzedaży z lat zamkniętych
* Definicje, formuły, tabele sterujące itp. nieużywane w bieżącej działalności
* Elektroniczne kopie dokumentów, np. faktur sprzedaży
* E-maile otrzymane i wysłane
* Raporty o przebiegu i wynikach funkcji obliczeniowych i kontrolnych
2. Dane archiwalne
Podstawowe dane znajdują się w katalogach danych użytkowych poszczególnych systemów
np. mgtres/mgdane.
Zbiory dokumentów okresowych
Dane transakcyjne (dokumenty) zapisane są w zbiorach miesięcznych (okresowych).
Okresy obliczeniowe można zamykać. Do zbioru dokumentów okresów zamkniętych, nie można
rejestrować dokumentów. Nie można też zmieniać żadnych danych w dokumentach
znajdujących się w okresach zamkniętych.
Zbiory dokumentów okresów zamkniętych uzyskują status: Archiwalne.
Zbiory (tabele) dokumentów okresów zamkniętych zachowują swoje nazwy.
Program interpretuje je jako archiwalne na podstawie zapisów w tabelach sterujących
które wskazują na okresy zamknięte. Np. po zamknięciu okresu (miesiąca) 20xx/06
zbiory dokumentów 20xx/06, 20xx/05 i wcześniejszych uznaje się za archiwalne.
Patrz też:
Zbiory danych okresowych
Kartoteki roczne
Zawartość zbiorów pomocniczych, kartotek rozrachunków i kartotek zleceń,
zostaje rozdzielona na część archiwalną i część bieżącą.
Odbywa się to funkcjach zamykania roku (zamykania okresu 12-go.)
Rozrachunki z odbiorcami (należności), które zostały całkowicie rozliczone,
zostaja przepisane do zbioru archiwalnego roku zamykanego.
W kartotece bieżącej są rozrachunki pozostałe do rozliczenia.
Zbiory kartotek przepisanych, np. rozrachunków otrzymują cechę:
nr roku w którym zostały przeniesione do archiwum.
Struktura katalogów
TrArchiwum
Wyodrębiony katalog (folder), w którym przechowuje się pliki nie używane w bieżącej
pracy ale potencjalnie przydatne.
Struktura katalogów
Do /TrArchiwum/BM można przenieść nieużywane definicje struktur BOM [BM_PZB40].
W formacie CSV wg definicji pliku CSV.
W razie potrzeby można je przywrócić z archiwum (CSV) do kartoteki BOM [BM_PZB30].
BOM Struktury produktu
Do /TrArchiwum/TK można przenieść historyczne kursy walut [TK_PZB40].
W formacie CSV wg definicji pliku CSV.
Kursy walut
Do /TrArchiwum można zapisywać dokumenty wysyłane na urządzenia zewnętrzne.
Przykłady podano w opisie: e-faktury, e-archiwum.
e-faktury, e-archiwum
Zawartość /TrArchiwum można przeglądać:
AD > Trawers > Globalna gospodarka zbiorami [AD_PGZ75]
Zarządzanie bazą danych
TrRaporty
Wyodrębiony katalog (folder), w którym przechowuje się pliki zawierające informacje
o przebiegu i wynikach funkcji obliczeniowych, kontrolnych i tworzących zestawienia
wynikowe. Program zapamiętuje treść raportu w katalogu: \TrRaporty.
Raporty można przeglądać:
* AD > Trawers > Globalna gospodarka zbiorami [AD_PGZ81]
* F12 Menu wewnętrzne > Raporty aktywnej funkcji [IdProces]
TrRaporty. Raporty z przetwarzania
E-maile w archiwum
E-maile, które nie mają znaczenia w bieżącej pracy można przenieść do wydzielonych
folderów archiwalnych, np. Odebrane - archiwum, Wysłane - archiwum.
Przykład liczby e-maili w folderach:
Odebrane (730/2586)
Wysłane (679/2301)
Szkice (0/3)
Odebrane - odrzucone (244/439
Kosz (410/537)
-------------------------------
Odebrane - archiwum (2962/5147)
Wysłane - archiwum (2446/4221)
E-mail Wbudowana poczta TrEmail
Kopie dokumentów w e-archiwum
W e-archiwum można gromadzić kopie elektroniczne dokumentów, w tym faktur sprzedaży.
E-faktury, e-archiwum
Pliki tymczasowe, robocze, pomocnicze
Dane pomocnicze, robocze, tymczasowe program zapisuje w oddzielnych plikach,
w wyodrębnionych katalogach:
+--- trInOut <-- miejsce wymiany plików z innymi programami
+--- trJPK <-- pliki: JPK wysyłki, podpisu, ...
+--- trLog <-- pliki: log, trerror, profiler
+--- trRaporty <-- pliki raportów
Struktura katalogów
Pliki można przeglądać, kopiować, usuwać.
Zawartość plików (całe pliki lub część danych) można usuwać ręcznie
lub automatycznie. Np. Pliki kroniki (log) program usuwa pliki automatycznie
po upływie wskazanej liczby dni od zapisu. Liczbę dni podaje się w parametrach AD.
Zarządzanie plikami
3. Procesy programu
Oznaczanie [#]
* Oznaczanie [#] danych okresowych, że są w archiwum.
Program oznacza [#] okresy zamknięte. Dane w zbiorach okresów zamkniętych są w archiwum.
Przetwarzanie dokumentów
Przenoszenie do archiwum
* Przepisywanie danych bieżących do zbiorów archiwalnych.
Rozrachunki rozliczone przepisywane są do zbiorów archiwalnych podczas
zamykania roku obrachunkowego. Przepisane dane usuwane są ze zbiorów bieżących.
Okresy obliczeniowe
* Przepisywanie danych bieżących do zbiorów archiwalnych.
Cenniki, których okres obowiązywania skończył się w zamykanym roku
przepisywane są do zbiorów archiwalnych (rocznych).
MI > Okresowe > Zamykanie roku [MI_ZRO10]
Cenniki sprzedaży
* Zapisywanie danych do zbiorów archiwalnych.
Zrealizowane zamówienia sprzedaży można przenieść do archiwum.
Cykl przetwarzania zam sprzedaży
Zrealizowane zamówienia zakupu można przenieść do archiwum.
Cykl przetwarzania zam zakupu
* Wiązanie (referencje) danych bieżących z danymi w archiwum
- faktury korygowane
- zamówienia sprzedaży i zakupu
- rozrachunki
Przetwarzanie dokumentów
* Przeglądanie i usuwanie zbiorów danych okresowych
Funkcje usuwania są w poszczególnych systemach (XX)
XX > Pomocnicze > Gospodarka zbiorami > Dane bieżące i archiwalne
Program wyświetla rodzaje dokumentów znajdujących się w systemie, tu: NA Sprzedaż
o--------- Dane ---------o
| Dokumenty miesięczne | o------> o--- Dok m-ca (20xx) [NA_PGZ20] -o
| Polecenia księgowania | | (Arch) Okres 20xx/01 177.6kB |
| Rozrachunki rozliczone | | (Arch) Okres 20xx/02 134.4kB |
| Zamówienia i oferty | | (Arch) Okres 20xx/03 180.3kB |
| Konfig opcji zamówień | | (Arch) Okres 20xx/04 125.6kB |
o------------------------o | (Arch) Okres 20xx/05 165.6kB |
| (Arch) Okres 20xx/06 183.6kB |
| (Arch) Okres 20xx/07 120.7kB |
| (Arch) Okres 20xx/08 129.9kB |
| (Arch) Okres 20xx/08 129.9kB |
| ..... ............. ....... |
o--------------------------------o
| F3-pokaż F9-usuń zbiór |
o--------------------------------o
Można przeglądać (i usuwać) zbiory okresowe: Dokumenty i Polecenia księgowania
i roczne: Rozrachunki, Zamówienia i oferty, Konfig opcji zamówień.
Zbiory danych okresowych
Rozrachunki z kontrahentami, należności i zobowiązania, arachiwuje się
do zbiorów rocznych.
Rozrachunki z kontrahentami
Odtwarzanie
* Odtwarzanie
Przenoszenie z archiwum do danych bieżących
- struktury BOM
- struktury technologii RO
BOM Struktury produktu
5. e-archiwum
e-archiwum, to jest repozytorium kopii elektronicznych faktur sprzedaży
i innych dokumentów wystawianych w programie Trawers.
Dokumenty do e-archiwum można zapisać podczas drukowania. Funkcja: ţZapiszWarchiwum{}
Wydobywanie z e-archiwum odbywa się ręcznie lub przez system alertów.
E-faktury, e-archiwum