1. Opis ogólny
2. Podstawowe pojęcia
3. Konfiguracja, nadanie uprawnień
Struktura katalogów
Konfiguracja skrzynek pocztowych
Uprawnienia do skrzynek
4. Używanie programu klienta pocztowego (TrEmail)
Zawartość folderu
Oznaczanie e-maili
Czytanie, drukowanie e-maili
5. Konfiguracja skrzynek w firmie wielooddziałowej
Potrzeba
Rozwiązanie
6. Automatyczne odbieranie e-maili
7. Właściwości. Warunki pracy. Pomoc serwisowa
Właściwości poczty
Pomoc serwisowa firmy Tres
8. Problemy i komunikaty błędów
9. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
Program klienta poczty elektronicznej (TrEmail) (ang. Mail User Agent, MUA)
jest elementem programu Trawers. TrEmail jest zintegrowany z gromadzonymi
danymi oraz powiązany z funkcjami zarządzania klientami, kontaktami, kampaniami,
zadaniami i funkcjami masowego wysyłania e-maili.
Rozwiązania CRM
Program klienta poczty elektronicznej wbudowany do programu Trawers służy
do redagowania, wysyłania i odbioru maili. Zawiera wiekszość funkcji spotykanych
w popularnych programach tego typu: KMail, Microsoft Outlook,
Mozilla Thunderbird, Opera.
TrEmail jest podstawowym narzędziem do komunikacji między przedsiębiorstwami.
E-maile w kontaktach z kontrahentami
Program jest połączony z kartami kontrahentów gromadzonymi w programie:
* Wszystkie e-maile wchodzące i wychodzące są automatycznie wiązane
z kontrahentami, tj. odbiorcami i dostawcami oraz z ich osobami do kontaktów.
E-mail Używanie poczty elektronicznej
Nie trzeba i nie wolno przechowywać e-maili prywatnych zapisanych w lokalnych
katalogach operatorów.
* W karcie odbiorcy, w zakładce: Kronika e-maili, można oglądać e-maile
odebrane i wysłane
Zarządzanie bazą odbiorców
* Dokumenty, np. faktury wysyłane e-mailem do odbiorców można identyfikować
poprzez unikalny identyfikator Refno, np. [SI-FA1234/01/13] Faktura sprzedaży.
RefNo Numery referencyjne dokumentów
* Otrzymane e-maile, np. zapytania ofertowe od klientów można powiązać
z dokumentami w programie Trawers, tu: z ofertami sprzedaży wystawionymi
jako odpowiedź na e-mailowe zapytanie ofertowe.
Łącznikiem między e-mailem a ofertą jest RefNo, np. [SP-OF1441/01/23]
Dokumenty sprzedaży
* E-maile można powiązać z zadaniami w systemie RZ Projekty Zadania.
Powiązane zadania otrzymują unikalny identyfikator TaskNr, np. [TR-45013].
TaskNr wskazuje na zadanie w zbiorze zadań w systemie RZ, tu: #00045013.
E-maile w kontaktach z kontrahentamiRZ Projekty Zadania
2. Podstawowe pojęcia
adres, adres e-mail (en: e-mail address)
Adres konta pocztowego (skrzynki) na serwerze, np. tres@tres.pl
alias, alias pocztowy (en: alias)
Alternatywny adres e-mail odnoszący się do tej samej skrzynki.
Pozwala na użycie także innego adresu niż podstawowy [adres]
Np. rzeczywisty adres e-mail: biuro@firma.pl
Można podać alias: jan.kowalski@firma.pl
E-mail przysłany na adres: jan.kowalski@firma trafi na konto: biuro@firma.pl
Alias, to także metoda, aby zmienić adres e-mail ale zachować wszystkie
wiadomości (całą pocztę).
Alias podaje się podczas definiowania uprawnień operatora
do skrzynek pocztowych.
archiwizowanie e-maili
E-maile można przenieść do folderów archiwalnych, np. Odebrane - archiwum,
Wysłane - archiwum. W miarę upływu czasu w bazie danych gromadzi się coraz
więcej e-maili wchodzących i wychodzących. Do wielu z tych e-mail nie ma
potrzeby zaglądać. Nie mają znaczenia w bieżącej pracy.
Te e-maile warto przenieść do wydzielonych folderów. Do folderów, w których
gromadzi się e-maile archiwalne.
Archiwum danych
Patrz niżej: e-maile w folderach:
Odebrane - archiwum (2962/5147)
Wysłane - archiwum (2446/4221)
ban, banowanie (internet)
Zakaz, banowanie, blok, blokowanie.
Czynność blokowania dostępu danego użytkownika do informacji, funkcji usługowych
lub innych zasobów internetowych. Użytkownika banuje się zwykle na podstawie
adresu IP lub adresu e-mail.
W programie Trawers banowanie polega na przeniesieniu otrzymanego e-maila
do wyznaczonego folderu: [06] Odrzucone i (opcja) wysłaniu e-maila o treści:
[Prosimy nie wysyłać korespondencji na nasz adres]
E-mail wysyła procedura: Alert. Analizuje zawartość folderu [06] Odrzucone
i wysyła e-mail.
Alerty i raportowaniecytowanie, cytat (e-mail, forum) (en: Posting, de: Zitat)
Odpowiedź na wiadomość e-mail lub na wiadomość na forum może zawierać
oryginalną wiadomość (cytat)
Cytat poprzedzony jest znacznikiem '>'
Odpowiedź może być:
* nad cytowaną wiadomością (en: Top-posting)
* pod cytowaną wiadomością (en: Bottom-posting
* między treścią wiadomości (en: Inline replying
W module TrEmail wiadomości mogą zawierać wszystkie formy cytatowania.
Wiadomości można drukować z cytatami i bez cytatów.
e-mail, wiadomość pocztowa, list elektroniczny (en: e-mail)
Dokument wysyłany pocztą elektroniczną.
Elektronicznie zakodowana wiadomość przesyłana między
komputerami poprzez sieć komputerową
Np. faktura sprzedaży, potwierdzenie salda rozrachunków,
list seryjny, np. informacja o promocjach, potwierdzenie dostawy
W TrEmail wiadomości przechowywane są na serwerze. Odciąża się dyski
komputerów lokalnych i ułatwia archiwizowanie e-maili
folder (en: folder)
Grupuje e-maile. Ułatwia uporządkowanie e-maili zebranych lokalnie:
napisanych, odebranych, wysłanych.
Każda skrzynka powinna mieć następujące foldery:
--------
* Odebrane - e-maile odebrane (en: Incoming mail)
* Wysłane - e-maile wysłane (en: Outgoing mail)
* Szkice - e-maile utworzone lokalnie, nie wysłane
* Kosz - e-maile przeznaczone do usunięcia
--------
Dodatkowo są przydatne foldery:
--------
* Szablony - szablony odpowiedzi na powtarzające się pytania
* ECOD - komunikaty EDI
* Archiwum - e-maile umieszczone w archiwum
--------
Np. (liczby wskazują ilości e-maili w folderach)
o-- Foldery --------------------[X]o
| Odebrane (730/2586) |
| Wysłane (679/2301) |
| Szkice (0/3) |
| Kosz (410/537) |
| Szablony (0/6) |
| Odebrane - odrzucone (244/439) |
| ECOD (22/22) |
| Odebrane - archiwum (2962/5147) |
| Wysłane - archiwum (2446/4221) |
o----------------------------------o
Foldery definiuje się w menu:
RK > TrEmail Program klienta poczty > F2 > Konfiguracja [RK_PEM10]
Nazwy folderów program zapamiętuje w tabeli: RK 302 Foldery w skrzynkach.
hasło (en: password)
Hasło używane podczas weryfikacji użytkownika
IMAP Internet Message Access Protocol
Metoda odbierania poczty e-mail. Inną metodą odbierania jest POP3
login
Nazwa konta na serwerze pocztowym. Najczęściej jest to adres e-mail.
Jest to identyfikator konta pocztowego używany podczas weryfikacji
użytkownika
odczytano, nie odczytano (en: Read, Not read)
[AA] Operator AA odczytał/a e-maila
[ ] Nikt nie odczytal e-maila
PDF
Każdy wydruk można wysłać e-mailem jako dokument w formacie PDF
podpis (stopka)
Tekst wstawiany u dołu (w stopce) każdego wysyłanego e-maila.
Tekst, np. imię i nazwisko oraz pieczątkę firmy, można wstawić i zmienić
w F2-menu > Konfiguracja > Ustaw podpis
POP Post Office Protocol
Metoda odbierania poczty e-mail. W programie poczty TrEmail w Trawersie
stosowana jest metoda POP3.
--> SMTP
potwierdzenie otrzymania e-maila
(en: Request delivery receipt)
powiązanie z kontrahentami
E-maile wysyłane i odbierane można powiązać (skojarzyć) z kontrahentami
poprzez adres e-mail zapisany w karcie osoby do kontaktu.
E-maile można powiązać z kontrahentami:
NA Odbiorcy
ZO Dostawcy
PL Pracownicy
Osoby do kontaktuserwer POP3, adres serwera (en: server address)
Adres serwera poczty przychodzącej, korzystającego z protokołu POP3
serwer SMTP
Adres serwera poczty wychodzącej, korzystającego z protokołu SMTP
skrzynka, skrzynka pocztowa, konto pocztowe (en: Mailbox, E-mail Box)
Miejsce składowania e-maili. Wiąże się z fizycznym
adresem na serwerze pocztowym.
SMTP
Metoda wysyłania e-maili. W programie poczty TrEmail w Trawersie
stosowana do wysyłania e-maili pojedyńczo i seryjnie.
--> POP3
SSL/TLS
Protokół komunikacji z serwerem zapewniający poufność przesyłanych
danych. Dane przesyłane do i z serwera są szyfrowane.
temat e-maila (en: Subject), tytuł
Element e-maila, a właściwie nagłówka e-maila (en: Header) zawiera
krótki komunikat (informacje) o treści e-maila.
Pozostałe widoczne elementy nagłówka: data (en: Date),
nadawca (en: Sender), odbiorca (en: Recipient).
Elementy niewidoczne: server path, return path, originating IP address
treść e-maila (en: Body)
Element e-maila zawierający właściwe informacje (komunikat).
Może zawierać dowolny tekst, obrazki, odsyłacze (linki).
wątek (en: Thread, de: Thread)
Metoda grupowania, sortowania i filtrowania wiadomości e-mail.
Wątkowanie w poczcie, tj. wyświetlanie wiadomości w formie wątków tematycznych.
Program może prezentować widoki wiadomości w grupach powiązanych tematami
(w TrEmail: powiązanych zadaniami) lub nadawcami (w TrEmail: Osobami do kontaktu
u kontrahentów).
Patrz: Sortuj listę e-maili wg: Data, Temat, Nr zadania, Operator,...
weryfikacja użytkownika, uwierzytelnianie
3. Konfiguracja, nadanie uprawnień
* Struktura katalogów
E-maile przechowywane są w katalogu: rktres\rkemail
Zgromadzone e-maile można przeglądać:
RK > Pomocnicze > Gospodarka zbiorami > Przeglądanie ../rktres/rkemail [RK_PGZ35]
-- rktres/rkemail/ --------------------------------
--- Nazwa --------------- Rozmiar - Data i czas --
aa3edsg4.eml 21.6k 202x.04.10 09:57
aaw4mr7p.eml 21.6k 202x.03.27 12:16
aatyeh1x.eml 20.8k 202x.03.13 17:03
aa2fyqw5.eml 18.2k 202x.02.14 17:49
aak0iywo.eml 20.0k 202x.02.28 16:28
...
...
--------------------------------------------------
----o--- ---o-- ----o----- --o--
| | | |
| | | |
| | | |
Id e-maila Rozmiar Dzień Godzina
nadany losowo w bajtach
Patrz też:
Struktura katalogów
* Konfiguracja skrzynek pocztowych
Skrzynki pocztowe definiuje się w:
AD > Trawers > Tabele. Słowniki > Skrzynki pocztowe [AD_TEM10]
------------------------------------------------------------------------
Skrzynka Adres e-mail
- -------------------- -------------------------------------------------
S BI Biuro biuro@alfa.com.pl
S SE Serwis serwis@tres.pl
------------------------------------------------------------------------
Operatorom można nadać uprawnienia do wielu skrzynek.
Uprawnienia operatorów
NOTE: W danych demo nie ma rzeczywistych skrzynek pocztowych ani danych serwera SMTP.
Użytkownik po zainstalowaniu demo musi wpisać własne dane dostępowe.
Dzięki temu bierze odpowiedzialność za to co i do kogo wysyła.
Przykład konfiguracji skrzynki: Biuro
o-- Biuro --------------------------------------------------------[X]o
| |
| Symbol BI |
| Nazwa Biuro |
| Port SSL|
| Serwer POP3 alfa.com.pl N |
| Serwer SMTP alfa.com.pl N |
| |
| E-mail biuro@alfa.com.pl |
| Login biuro@alfa.com.pl |
| Hasło ************* |
| |
| Wysłać kopię wiadomości do siebie ? N |
| Metoda uwierzytelniania na serwerze SMTP ? Program zapyta serwer |
| Usuwać e-maile z serwera po odebraniu ? N |
| Odpowiadać automatycznie - Autoresponder ? T |
| |
o--------------------------------------------------------------------o
| F2-info, F7-zmień, F8-dodaj, F9-usuń, F10-serwis Tres, Esc |
o--------------------------------------------------------------------o
Podaje się:
Symbol
Identyfikator skrzynki. Musi być unikalny
Nazwa
Czytelna nazwa skrzynki
Serwer POP3
Adres serwera poczty przychodzącej (protokół POP3)
Serwer SMTP
Adres serwera poczty wychodzącej (protokół SMTP)
Port
Odpowiednio nr portu serwera POP3 i SMTP
Gdy nie podano, to przyjęte będą wartości domyślne
SSL
Szyfrowanie połączenia
[N] Dane nie będą szyfrowane
[S] Użycie protokołu SSL/TLS
[T] Użycie protokołu TLS, aktywacja poleceniem StartTLS
NOTE: Ten program zawiera oprogramowanie opracowane przez projekt
OpenSSL Project na użytek zestawu narzędzi OpenSSL Toolkit
(http://www.openssl.org/).
This product includes software developed by the OpenSSL Project
for use in the OpenSSL Toolkit (http://www.openssl.org/)
E-mail
Adres e-mail
Login
Nazwa konta na serwerze pocztowym (zwykle adres e-mail)
Hasło
Hasło użytkownika
Login i hasło służą do weryfikacji użytkownika na serwerze poczty
przychodzącej oraz na serwerze poczty wychodzącej, gdy ten tego wymaga.
Hasło ustala administrator, który wypełnia kartę konfiguracji skrzynki.
Hasło może zmienić zwykły operator, który ma uprawnienia do skrzynki.
Gdy hasło nie zostanie podane w karcie konfiguracji, to program poprosi
o podanie hasła przy pierwszej próbie pobrania lub wysłania e-maila.
Operator może zapisać podane hasło lub pozostawić niewypełnione.
Operator może zmienić swoje hasło podczas przeglądania maili
w skrzynce pocztowej: F2 > Menu > Konfiguracja > Zmiana hasła
Wysłać kopię wiadomości do siebie: T/N
Trawers wysyłając e-mail może wysłać dodatkowo ukrytą kopię
na adres podany w polu E-mail.
Umożliwia to umieszczenie poczty wychodzącej na serwerze pocztowym.
Na serwerze można ustawić filtr, który umieści odebraną kopię e-mail
w folderze wysłane. Jeżeli na serwerze nie zostanie zdefiniowany filtr
to Trawers odbierze kopię wysłanego e-mail.
Metoda weryfikacji użytkownika (uwierzytelniania) na serwerze SMTP
Serwer poczty wychodzącej często wymaga uwierzytelnienia użytkownika.
W tym celu serwerowi przekazywane są login i hasło.
Serwery mogą różnić się sposobem przeprowadzania tej czynności.
Stosowane metody:
[?] Nieznana jest metoda uwierzytelniania. Program zapyta o nią
serwer i wybierze właściwą. Jest to domyślne zachowanie.
[N] Uwierzytelnianie nie jest przeprowadzane
[L] Metoda uwierzytelniania LOGIN
[P] Metoda uwierzytelniania PLAIN
Domyślnym wyborem jest [?] i należy to zmienić tylko w przypadku
błędów podczas wysyłania e-maila. I tylko, gdy błędy te są
spowodowane wyborem niewłaściwej metody przez program.
Usuwać e-maile z serwera po odebraniu: T/N
Trawers może po odebraniu e-maili usunąć ich kopie
z serwera. Miejsce na serwerze pocztowym z reguły jest
ograniczone. Pozostawianie kopii e-maili na serwerze może
doprowadzić do przepełnienia skrzynki i nieodebrania kolejnych
e-maili. E-maili usuniętych z serwera nie można odebrać
ponownie np. innym programem pocztowym.
Odpowiadać automatycznie - Autoresponder: T/N
Autoresponder, to możliwość automatycznego odpowiadania nadawcom e-maili.
Np. w firmie Tres, autoresponder jest używany do analizy zgłoszeń
serwisowych i automatycznego odpowiadania, gdy nadawca zgłoszenia
nie ma uprawnień do bezpłatnej pomocy serwisowej.
Class: TrRkSerwisFiltr Automatyczne filtrowanie emaili serwisowych w Tres
Program autorespondera zawiera procedury wyszukiwania i wnioskowania
jaką treść odpowiedzi wysłać do nadawcy.
Użytkowników programu Trawers, zainteresowanych dopasowaniem tych
procedur autorespondera do własnych potrzeb - prosimy o kontakt,
np. e-mail na adres tres@tres.pl z hasłem: Autoresponder
* Wybieranie skrzynki do kontaktu z serwisem Tres
Zgłoszenia powinny być wysyłane z jednej skrzynki serwisowej.
Powinna to być wydzielona skrzynka pocztowa.
F10-serwis Tres: wskazuje [S] skrzynkę do kontaktów z serwisem Tres.
Zgłoszenie problemu
* Nadanie operatorom uprawnień dostępu do skrzynek
AD > Trawers > Operatorzy i role > Nadawanie uprawnień i warunków
> Skrzynki pocztowe [AD_PUO18]
Po wybraniu operatora pokazana zostanie lista skrzynek pocztowych,
do których ma on dostęp. Udostępnienie kolejnej skrzynki polega na wyborze
z listy skonfigurowanych i jeszcze nieudostępnionych skrzynek: F8.
Uprawnienia oparatorów (role)
o-- Uprawnienia do skrzynek pocztowych ---------------[X]o
| Adam Abacki -------o |
| <AA AN AP AR AT AW CK>|
|AA Adam Abacki ............ T - T - - - - |
|BI Biuro .................. T - - - - - - |
|CK Krystyna Czarowska...... - - - - - - T |
|SE Serwis ................. - - - - - - - |
|... ... |
o--------------------------------------------------------o
4. Używanie programu klienta pocztowego
* Widok zawartości folderu
Widok zawartości folderu zawiera tematy e-maili.
* Poruszanie się między folderami
Foldery grupują e-maile. Każda skrzynka ma co najmniej
foldery: Odebrane, Wysłane, Szkice, Kosz
* Oznaczenia na liście folderów w skrzynce
Liczba przy nazwie: pierwsza, to ilość e-maili nieprzeczytanych
w folderze, druga - to liczba e-maili ogółem.
Znak [+] przy liczbie oznacza, że e-maili jest więcej.
Różna jasność tekstu - jaśniejsze są foldery, które mają przynajmniej
jednen e-mail nieprzeczytany.
* Czytanie e-maili
Odczytanie e-maila następuje po naciśnięciu klawisza: Enter.
Przeczytane e-maile podświetlone są szarym kolorem, nieprzeczytane są rozjaśnione.
Zielony pasek podświetlający - e-mail aktualni wskazany
(dodatkowo u góry wyświetlana jest informacja na jej temat: od kogo, do kogo, nazwa firmy).
* Drukowanie e-maili
Drukować można listę (tematy) i treść (zawartość) e-maili
Można pominąć cytaty, tzn. treści powtórzone z poprzednich e-maili
oznaczone znacznikami '>'
-----------------------
1 Drukuj listę e-maili
2 Drukuj treść e-maili
3 Drukuj treść e-maili bez cytatów '>'
-----------------------
* Szukanie w bazie danych e-maili
Funkcja w menu: Szukaj e-maile
- Szukanie słów i fraz w tematach i w treści e-maili
- Szukanie wg adresów e-maili, kontrahentów, operatorów, itp.
* Szukanie w wydrukach e-mail
Wydrukowanie e-maili na ekran (wyświetlenie)
Szukanie słów i fraz w wyświetlonej treści (można pominąć cytaty '>')
Np. szukamy słowa 'oferta' w e-mailach wymienianych z kontrahentem.
Wybrać kartę kontrahenta, zakładka > E-maile
Wydruk na ekran, klawisz: s-Szukaj: [oferta]
Można przeglądać (b-Pop, n-Nast) tekst w poszukowaniu słowa: oferta
* Usuwanie e-maili
F2: Usuń - przenosi e-mail do folderu Kosz
E-maile w koszu nadal są widoczne, np. w kronikach e-maili kontrahentów.
Aby definitywnie usunąć e-maile z bazy danych, należy usunąć je z kosza.
* Ukrywanie e-maili
F9-ukryj - usuwanie e-maila z widoku (#)
Jak odwrócić funkcje, gdy ukryto pomyłkowo ?
TUI: F2-konfiguracja > Wyłącz ukrywanie + F9 na pomyłkowo ukrytych
GUI: Oznaczyć [v] ukryte i można odznaczyć ukrywanie e-maila
NOTE: F2-konfiguracja > Wyłącz / Wyłącz ukrywanie
* Powiązanie z kontrahentem ...
F6-powiąż
E-mail można wiązać z odbiorcą w NA, dostawcą w ZO i z pracownikiem w PL.
* Powiązanie z zadaniem w systemie RZ Projekty i zadania
F7-zadanie
E-mail można wiązać z projektem i zadaniem w systemie RZ
RZ Projekty Zadania
Program nadaje zadaniu numer: TaskNr, np. [TR-45013]
i TaskNr zapisuje w temacie (tytule) e-maila.
RZ Projekty Zadania
* Załączniki e-maili
Otrzymywane i wysyłane e-maile mogą mieć załączniki (en: Attachments)
Mogą to być faktury sprzedaży (PDF), skany rysunków, itp.
E-maile z załącznikami
* Operacje na e-mailach
Domyślnie operacje wykonywane są na aktualnym e-mailu,
np. wyślij, skopiuj, sortuj, drukuj, powiąż z zadaniem.
* Operacje na wielu e-mailach
Klawisz [+] oznacza wszystkie e-maile na na liście. Oznaczyć też można
menu F2: [i]-oznaczanie, [-] odznaczanie.
Klawisz [insert] zaznacza / odznacza e-mail aktualnie podświetlony.
* Oznaczenia na liście skrzynek
[*] - skrzynka domyślna operatora, podpowiadana, dodatkowo wyróżniona
jaśniejszym kolorem.
[S] - skrzynka przeznaczona do kontaktów z serwisem Tres. Funkcje
zgłaszania problemu/potrzeby wybierają tę skrzynkę automatycznie.
* Symbole na liście e-mail
-------------------------------------------------------------------
Op Temat Data Kontrahent
- -- ----------------------------------- ---------- --------- - --
v AN Przeczytane: Wydruk 20xx.03.08 NA 005673 &
^ Re: Zapytanie ofertowe 20xx.03.07 ZO 000137 Z
^ AN Zamówienie abonamentu 20xx.03.08 NA 008023 & +
- -- ----------------------------------- ---------- --------- - ---
o o o o--------- ----o---- --o--
| | | | | |
| | | | | |
| | o->Temat - temat e-maila | Id kontrahenta |
| | | NA Odbiorca |
| | | ZO Dostawca |
| | | PL Pracownik |
| o->Op [AN] Odczytał operator AN | |
| [ ] Nie odczytano o-> Data otrzymania |
| lub wysłania |
o-> [v] odebrane o----<-------------------<-o
[^] wysłane v
[?] - e-mail oczekujący na potwierdzenie
[+] - potwierdzono otrzymanie e-maila
[-] - e-mail nieprzeczytany
[Z] - e-mail powiązany z zadaniem w RZ
[#] - e-mail ukryty
[!] - e-mail o wysokim priorytecie
[&] - e-mail ma załącznik
5. Konfiguracja skrzynek w firmie wielooddziałowej
Sytuacja:
Firma wielooddziałowa bez wskazanego głównego administratora.
Każdy oddział posiada własne skrzynki pocztowe.
Wielo-oddziałowość
Potrzeba:
Zabezpieczenie poczty przed dostępem operatorów z innego oddziału.
Rozwiązanie:
1. Wyznaczyć jednego opiekuna informatycznego z uprawnieniem
administratora (0).
2. W każdym oddziale wyznaczyć pomocnika administratora z poziomem uprawnień
użytkownika (nie administratora). Operator ten musi znać hasła
do skrzynek pocztowych swojego oddziału.
3. Dostęp do funkcji nadawania uprawnień do skrzynek pocztowych nadać
wyłącznie opiekunowi informatycznemu.
4. Opiekun informatyczny może wstępnie skonfigurować wszystkie skrzynki
pocztowe.
5. Pomocnicy administratora wchodzą do konfiguracji skrzynek pocztowych
i wpisują hasła do skrzynek swoich oddziałów.
6. Opiekun informatyczny nadaje w konsultacji z pomocnikami administratora
uprawnienia dostępu do skrzynek poszczególnym operatorom w oddziałach.
Efekt:
1. Dostęp do skrzynek pocztowych ustala wyłącznie opiekun informatyczny.
2. Opiekun informatyczny nie zna haseł do skrzynek. Hasła są znane wyłącznie
pomocnikom administratora w oddziałach i tylko do skrzynek pocztowych
własnych oddziałów.
Sugestie:
Symbole skrzynek pocztowych określać tak, aby identyfikowały oddział,
do którego przynależą. Zmniejszy to ryzyko pomyłki przy nadawaniu uprawnień
operatorom do skrzynek.
6. Automatyczne odbieranie e-maili
Odbieranie e-maili można zautomatyzować wykorzystując narzędzia zawnętrzne
np. cron w systemie Linux
Przygotowano skrypt, który wykonuje funkcję
RK > Odbiorcy > Poczta elektroniczna > Pobieranie poczty [RK_PEM12]
Skrypt ten jest wykonywany cyklicznie przez cron
Na potrzeby automatycznego odbierania e-maili oraz automatycznego
odpowiadania, utworzono operatora:
EE Autoresponder Tres
Przykład skryptu --> Procesy Autorun [RK_PEM12]
Automatyzacje w Trawers ERP
7. Właściwości. Warunki pracy. Pomoc serwisowa
Właściwości programu
Klient poczty elektronicznej (TrEmail) włączony do programu Trawers
ma następujące właściwości i ograniczenia (parametry):
* Używa protokołów POP3 i SMTP (nie używa IMAP)
* Nadawcę uwierzytelnia następująco:
jeżeli serwer SMTP zgłasza, iż weryfikuje nadawcę, to TrEmail próbuje
uwierzytelnić użytkownika używając podanego loginu i hasła
TrEmail nie współpracuje z serwerami pocztowymi, które wymagają innych parametrów.
Informacje o wymaganych parametrach przekazuje dostawca poczty.
Pomoc serwisowa Tres
Praca klienta poczty zależy od otoczenia programowego, np. serwerowów
pocztowych i połączenia z internetem.
Różnorodność i zmienność konfiguracji serwerów powoduje,
że użytkownik powinien sprawdzić poprawność działania TrEmail
w konkretnym środowisku.
Dlatego też pomoc serwisowa firmy Tres będzie udzielana tylko w ograniczonym zakresie,
tj. w formie odpowiedzi na konkretne pytania (tylko e-mail) dotyczące przyjętych założeń
i rozwiązań funkcjonalnych TrEmail.
W szczególności, specjaliści serwisu nie będą diagnozować konkretnych rozwiązań
sprzętowo-programowych w instalacjach użytkowników.
Usługi firmy Tres
8. Problemy i komunikaty błędów
W przypadku zgłoszenia błędu podczas odbierania lub wysyłania e-maila
należy spróbować wykonać czynność ponownie. Po kilkukrotnej nieudanej próbie
należy rozpoznać i rozwiązać problem.
Przeciążone serwery pocztowe mogą zgłaszać błąd niepoprawnego hasła
lub użytkownika. Połączenie może zostać zerwane.
Ponowne odebranie lub wysłanie e-maila może wykonać się prawidłowo.
Np. komunikat: Timeout oznacza, że Trawers nie uzyskał lub utracił połączenie
z serwerem pocztowym
Jeżeli problem powtarza się i dotyczy hasła albo użytkownika należy sprawdzić
konfigurację skrzynki
Komunikaty z serwera podczas wysyłania poczty typu:
530 Authentication Required
530 Relaying not allowed
oznaczają, że program domyslnie wybrał niewłaściwą metodę uwierzytelniania (autentykacji)
Należy w konfiguracji skrzynki wskazać inna metodę tj. [L] lub [P] i ponowić transmisję
Jeżeli ponowienie transmisji nie daje rezultatów, to trzeba sprawdzić:
* połączenie z internetem
* połączenie z serwerem pocztowym
* konfigurację skrzynki pocztowej
Patrz też wyżej: Pomoc serwisowa Tres.