RZ Projekty Zadania. Praca zespołowa

1. Opis ogólny 2. Miejsce systemu RZ w programie Trawers ERP 3. Podstawowe pojęcia 4. Tworzenie zadań 5. Opracowanie i przeglądanie zadań 5.1 Kronika i obieg zadań: <memo> 5.2 Opracowanie zadań 6. Zadania w dziale pomocy technicznej i serwisu 7. Powiązanie e-maili z zadaniami Potrzeba powiązania Analiza czasu odpowiedzi na e-maile Przykład zestawienia 8. RZ Projekty Zadania a inne programy 9. Tematy powiązane

1. Opis ogólny

System RZ Projekty Zadania ma zastosowanie w dwóch obszarach funkcjonowania przedsiębiorstw i instytucji: * Służy do planowania, rejestracji wykonania i kontroli prac wykonywanych przez zespoły. Praca grupowa w systemie RZ wykonywana jest w ramach projektów i zadań. Komunikacja w Trawers ERP * Służy do informatycznego wspomagania prac serwisowych przedsiębiorstwa. Ułatwia komunikację między klientami a działem serwisowym. Może stanowić podstawowy kanał komunikacji firmy z klientami. Funkcje systemu i gromadzone informacje pozwalają realizować zadania pomocy użytkownikom (Help Desk) i zadania serwisowe (Service Desk). Komunikacja w dziale serwisowym * Prace wykonane w ramach realizowanych zadań i projektów można rejestrować. Można podać czas (godziny) realizacji zadań i ustalić pracochłonność. Mozna obciążyć klientów, tj. wystawić fakturę, gdy zadania płatne (en: Billable). Dokumenty sprzedaży

Projekty i zadania

System RZ opiera się na tworzeniu i przesyłaniu zadań. Zadania mogą wchodzić w skład projektów, jeżeli składają się na określone przedsięwzięcie. Mogą także funkcjonować jako zadania samodzielne bez powiązania z projektami. Zadaniami mogą być także zgłoszenia serwisowe (incydenty, przypadki). (en: Ticket, Incident, Case, Request). System zastosowany w organizacji zwiększa produktywność pracujacych zespołów: rozwijających wspólny projekt, sprzedających lub kupujących produkty i usługi, świadczących serwis, itp. System RZ można używać w działach projektowych, realizacyjnych i serwisowych przedsiębiorstw. Patrz: Użycie systemu RZ Projekty Zadania w pracy firmy Tres. W dziale projektowo-programowym, dziale serwisu i w ogólnych pracach organizacyjnych firmy. RZ Projekty Zadania. W firmie Tres

Uprawnienia do projektów

W programie Trawers ERP są mechanizmy ochrony przed nieuprawnionym dostępem i bezprawną ingerencją w zapisy w bazie danych. Dotyczy to także zapisów w systemie RZ Projekty. Zadania. Operatorom można przydzielić uprawnienia do zadań powiązanych ze wskazanymi projektami. NOTE: Kontrolę uprawnień można wyłączyć: [1] 0334 Uprawnienia nie sprawdzane. Uprawnienia operatorów (role)

Marketing i sprzedaż

W konfiguracji programu Trawers ERP system RZ znajduje się w grupie CRM tj. w grupie systemów wspomagających kontakty (relacje) z klientami (CRM Customer Relationship Management), gdyż dobre kontakty z klientami stanowią o istnieniu i rozwoju każdej firmy. Większość zadań prowadzonych w systemie RZ powiązanych jest z klientami. System RZ Projekty Zadania wymienia dane z systemem RK Rynek Kontakty. Kontakty z klientami ewidencjonowane w systemie RK można powiązać (grupować) z konkretnym zadaniami w RZ. RK Rynek Kontakty

Projekty, zarządzanie zadaniami

Funkcje systemu i gromadzone informacje pozwalają planować i zarządzać dowolnymi projektami i zadaniami firmy. Nie tylko związanymi ze sprzedażą lub serwisem. Także zadaniami realizowanymi w innych obszarach działalności firmy, np. administracja, księgowość, utrzymanie maszyn i urządzeń, badania rozwojowe, zaopatrzenie i zakupy.

WorkFlow

Moduł RZ Projekty/Zadania, jest w praktyce gotowym 'szkieletem workflow': kronika (memo) + delegowanie + powiadomienia + terminy (DueDate) + statusy. W RZ zadanie ma naturalne pola workflow: Czyje/Owner, Od/Sender, delegowanie, statusy [ ][P][Z], planowana data zakończenia (DueDate), priorytet, powiadomienia. Patrz propozycja AsystentAI: KSeF Kronika obiegu faktury (memo). WorkFlow

Komunikacja w zespole, komunikacja z kontrahentami

Komunikacja to tworzenie, przesyłanie i przechowywanie treści (informacji). System RZ Projekty Zadania umożliwia pracę zespołową, Umożliwia gromadzenie i wymianę informacji. Pozwala na rejestrowanie potrzeb, zadań do wykonania, zgłoszeń serwisowych od kontrahentów. Delegowanie zadań do członków zespołu. Zapewnia powiązanie zadań z kontrahentami, projektami i e-mailami. Komunikacja w Trawers

W firmie Tres

NOTE: W firmie Tres system RZ Projekty Zadania jest podstawowym narzędziem pracy zespołowej (en: Groupware, Collaborative software). RZ Projekty Zadania. W firmie Tres

Obsługa serwisowa, Help Desk i Service Desk

Funkcje systemu i gromadzone informacje pozwalają realizować zadania pomocy użytkownikom (Help Desk) i zadania serwisowe firmy (Service Desk). Odbierać zgłoszenia (problemy, pytania, incydenty) przysyłane e-mailami, sygnalizowane telefonicznie lub osobiście. Rejestrowanie zadań, to ewidencjonowanie zgłoszeń (en: Ticket, Incident, Case) Zgłoszenie otrzymuje numer referencyjny TaskNr, np. [TR-049360]. Ten numer może służyć jako identyfikator zdania (zgłoszenia) w korespondencji z klientem. Komunikacja w dziale serwisowym

Zadania systemu RZ

Ogólnie ------- * Zapewnienie współpracy w zespołach (en: Collaboration) * Zapewnienie komunikacji w zespołach (en: Communication) * Zapewnienie koordynacji zadań w zespołach (en: Workflow) * Zapewnienie wymiany danych między systemami (en: Synchronization) W szczegółach ------------- - Gromadzenie informacji o przebiegu prac i dostęp do nich wg różnych kryteriów. System tworzy bez-papierową firmę. Pozwala przesłać, odebrać i zapamiętać informacje. Zastępuje spotkania, rozmowy telefoniczne, faksy, listy. Przedsiębiorstwo cyfrowe - Wymiana informacji w organizacji bez konieczności spotkań na różnych szczeblach. Przyśpiesza to wymianę informacji i spłaszcza struktury organizacyjne, gdyż pozwala wszystkim zainteresowanym na dostęp do informacji. - Zarządzanie informacjami. Umożliwia np. aktualizację dokumentacji projektu przez wiele osób jednocześnie. Zarządzanie dokumentami DMS - Koordynacja pracy (en: Workflow) w zespołach i grupach pracowników. Umożliwia wyznaczanie zadań członkom zespołu i przekazywanie zadań od jednej do drugiej osoby (praca grupowa). - Kontrola realizacji zadań, np. czy została dotrzymana planowana data zakończenia, czy zadanie realizowano zgodnie z ustalonymi planami i priorytetami. - Terminarz czynności, np. spotkań z klientami, wyjazdów serwisowych, kontaktów. Terminarze. Harmonogramy - Plany prac: dzienne, tygodniowe, miesięczne

System RZ

* Tworzy bez-papierową firmę. Pozwala przesłać, odebrać i zapamiętać informacje. Zastępuje spotkania, rozmowy telefoniczne, faksy, listy. Przedsiębiorstwo cyfrowe * Koordynuje prace (en: Workflow) w zespołach i grupach pracowników. Umożliwia wyznaczanie zadań członkom zespołu i przekazywanie zadań od jednej do drugiej osoby. Umożliwia powiązanie zadań z pracownikami i zaspołami pracowników. * Umożliwia powiązanie zadań z kontrahentami i dokumentami (plikami załączników) i e-mailami. * Pozwala kontrolować realizację zadań, np. czy data została dotrzymana lub czy zadania realizowano zgodnie z ustalonym priorytetami. Pozwala weryfikować sposób i ścieżkę realizacji zadań. * Zawiera terminarz czynności, np. spotkań z klientami, wyjazdów serwisowych, plany prac - dzienne, tygodniowe, miesięczne Terminarze. Harmonogramy * Pozwala rejestrować czas poświęcony na wykonywanie zadań i realizację projektów (en: Timesheets). Zadania powiązane są z projektami. * Wspomaga prace wdrożeniowe. SUIT Przewodnik wdrożeniowy System RZ jest prostym, lecz w pełni funkcjonalnym odpowiednikiem oprogramowania o nazwie GroupWare (Collaborative software), które jest jednym z najbardziej dynamicznie rozwijającym się rodzajem oprogramowania

2. Miejsce systemu RZ w programie Trawers ERP

System RZ Projekty Zadania

o-<------<---- Powiadomienia (zgłoszenia) | * zdanie | * e-mail | * incydent v o----------------o o--------o------o | Odbiorcy | | | o--------------o | (3) | | Operatorzy | | Indeksy | o--o e-maile | | (wykonawcy) | o-<--<----o| KIM (5) | | | | | (2) | | o--------------o | | karty odbiorcy | | | v | o-------o--------o o--o-------o----o | ^ | | | v o--------------o | v v o------------o | || Projekty || | | | | o<----o|| (4) ||o---o | | | o-----<-----------+---o o--------------o | | | | | | | | | | | o-----<-----------------o | | | | | | | v | v | | | | | | | | | | | | | o------v v v v v | | o-o-------------o--o-o o----o----------o o-----o------o | | || || | | | | | | || Zadania o|<--------o Czas pracy | | Terminarz | | | || (1) || | | | TODO's | | | || Wiadomości || o---------------o | | | | || Incydenty || o------------o v V o--o---o---o-----o---o | | o----------o | | | o----------------o | | | | | | | Faktury w NA | <--------<-----o | | | | | | (9) (pozycje) | | | | | | o----------------o | | | | ^ | | | | o-----<-----------------------<---------------o | | | ^ | o-o-------o-----o | | o------------o o----o----------o | E-maile | | | | RK Rynek | - kampanie | Pliki | | (6) | | | | Kontakty | - e-maile | załączników | o------o--------o | o-------->-------o | - kontakty | (7) | | ^ | o------------o o---------------o | | | V | | o------o---------o | o----------------o | Dokumenty | | | Projekty i | | (transakcje) | o->---->| programy | | via | | (tylko w Tres) | | RefNo (8) | | (10) | o----------------o o----------------o

(1) Kartoteka zadań

Podstawowa kartoteka w systemie RZ Projekty zadania. Zawiera karty zadań. Zadań do wykonania przez operatora (wykonawcę). Zadanie jest powiązane: z operatorem (2) Na początku operatorem jest autor zadania (en: Creator) następnie adresat (en: Assignee) zadania (adresatem może być sam autor). Zadanie można delegować do kolejnych adresatów. Program zapamiętuje ścieżkę delegowania: daty, czas i kolejnych adresatów. Zadanie można (nie trzeba) powiązać z: odbiorca (klient) w NA (3) projekt w RZ (4) karta indeksu KIM w MG (5) zbiór e-maili w RK (6) pliki załączników w RZ (7) dokumenty via RefNo (8)

(2) Operatorzy (użytkownicy)

Karty zadań wpisują i opisują operatorzy. Mogą delegować zadania do innych operatorów, wykonawców zadań. Tabela operatorów

(3) Odbiorcy (klienci)

Zadania można powiązać z odbiorcami (klientami) gdy wykonuje się prace na ich zlecenie lub w powiązaniu z odbiorcami. Np. prace serwisowe, konsultacje, projekty. Zarządzanie bazą odbiorców

(4) Projekty

Zadania mogą wchodzić w skład projektów, jeżeli składają się na określone przedsięwzięcie. Mogą także funkcjonować jako zadania samodzielne bez powiązania z projektami.

(5) Karty indeksu KIM

Zadanie można powiązać z kartą indeksu KIM. Np. * Rejestracja aktywności wykonawcy podczas realizacji usług Wpisuje się nie-magazynowy indeks KIM z symbolem i nazwą usługi * Rejestracja ustaleń z klientem dotyczących zamawianego towaru. Wpisuje się magazynowy indeks KIM z symbolem towaru KIM Kartoteka indeksów

(6) E-maile

Wiadomość otrzymana pocztą elektroniczną. Otrzymane e-maile można powiązać z zadaniami via TaskNr, np. [TR-045013]. E-mail powiązany z zadaniem otrzymuje unikalny identyfikator TaskNr w tytule e-maila, np. [TR-045013]. TaskNr wskazuje na nr zadania w zbiorze zadań w systemie RZ. Na ekranie: #nnnnnnnn, np. #00045013 E-mail Wbudowana poczta TrEmail

(7) Pliki załączników. Dokumenty

Pliki załączników można powiązać z kartami zadań. Załącznikami mogą być dokumenty, np. protokoły ustaleń, zestawienia uwag, sugestie rozbudowy produktu, itp. Załączniki [&]. Dokumenty powiązane

(8) Dokumenty (transakcje)

Dokumenty transakcyjne, np. faktury sprzedaży, faktury zakupu powiązane z e-mailami via RefNo. Via Refno oznacza, że identyfikator dokumentu (RefNo), np. faktury zakupu lub sprzedaży program zapisuje do rekordu e-maila. E-mail Używanie poczty Przeglądając e-maile powiązane z zadaniem można przeglądać też dokumenty transakcyjne (powiązane z e-mailem). RefNo Numery referencyjne dokumentów Przetwarzanie dokumentów

(9) Dokumenty sprzedaży w NA (pozycje)

Dokumenty sprzedaży w NA. Do pozycji faktury sprzedaży można wpisać nr projektu (ProjektNr) oraz opis (indeks) usługi pobrany z KIM (Indeks) i wpisany do rekordu zadania. Nr projektu, zadanie i indeks usługi uszczegóławiają charakter wykonanej pracy. Wskazują tytuł należności. Faktura za realizację projektu, zadania. Dokumenty sprzedaży

(10) Projekty i programy (tylko w Tres)

W dokumentacji projektowej i programowej Trawers ERP (także w kodzie programu) są odniesienia do zadań zapisanych w systemie RZ. Zadania mogą zawierać zgłoszenia potrzeb rozbudowy funkcji programu lub zmian w realizacji poszczególnych funkcji. W dokumentacji projektowej i programowej zapisuje się nr zdania (TaskNr), np. #00045013. Nr zadania ułatwia odszukanie źródła zgłoszenia, np. e-mail od użytkownika oraz adresu do wysłania odpowiedzi o realizacji lub dodatkowych pytań.. Zadania i e-maile są podstawowym kanałem komunikacji z użytkownikami programu Trawers ERP. Komunikacja w Trawers ERP

3. Podstawowe pojęcia

Adresat --> nadawca Autoresponder Możliwość automatycznego odpowiadania nadawcom e-maili Autoresponder zawiera procedury wyszukiwania i wnioskowania jaką odpowiedź do kogo wysłać. E-mail AutoResponder Delegowanie zadań (en: Assigning Tasks) Deleguj zadanie (en: Assign Task) Zadanie można delegować do innego wykonawcy. Adresat zadania otrzyma je (zadanie zostanie wyświetlone na ekranie) w momencie wywołania funkcji: Zadania. Adresat może otrzymać powiadomienie o otrzymaniu zadania (param 1101 [1]) Powiadomienie, to wiadomość (dymek, hint) w prawym górnym roku ekranu Powiadomienia, wiadomości Adresat może zadanie przyjąć, odesłać (zwrócić) do nadawcy lub pominąć (aby później zastanowić się co z nim zrobić). o------ Zadanie -------o | 1 Opracowanie | <--- Opracowanie (redagowanie) treści zadania | 2 Przyjęcie | <--- Przyjęcie do realizacji | 3 Zwrot do nadawcy | <--- Zwrot (odesłanie) do nadawcy | 4 ----------------- | | 5 Karta odbiorcy | | 6 Pliki załączników | | 7 Koniec | o----------------------o e-mail Wiadomość otrzymana pocztą elektroniczną. Otrzymane e-maile można powiązać z zadaniami via TaskNr, np. [TR-045013] E-mail Wbudowana poczta elektroniczna Indeks KIM Zadanie można powiązać z kartą indeksu KIM. Np. rejestracja aktywności podczas realizacji usług. Karta KIM rodzaju: [Uw] Usługa własna. Lub rejestracja ustaleń z klientem dotyczących zamawianego towaru. Oraz rejestracja prac wykonanych przy diagnozowaniu uszkodzenia maszyny. KIM Kartoteka indeksów Do zadania można dołączyć fotografię uszkodzeń (pliki załączników). Załączniki [&]. Dokumenty powiązane Kalendarz (en: Calendar) Program wyświetla dni miesiąca z kolejnymi numerami tygodni od początku roku. Przy pomocy kalendarza można szybko odszukać miesiąc, tydzień lub dzień, na który chcemy opracowywać terminy. Kalendarze Kampania Szereg działań (kontaktów) tworzących pewną całość, np. poszukiwanie klientów w regionie zachodnio-pomorskim (kampania marketingowa) Kampanie można też powiązać z projektami i zadaniami. Karta kampanii jest w systemie RK Rynek Kontakty Rozwiązania CRM RK Rynek Kontakty Nadawca --> delegowanie --> wiadomość Notatki CRM Notatki kontekstowe. Treści zapisane w zbiorze: Notatki CRM program wyświetla (filtruje) wg kontekstu, tj. w zależności od danych aktualnie wybranych przez operatora. Notatki CRM Odbiorców kartoteka (en: Customer Master) Kartoteka, w której zapisane są podstawowe informacje o odbiorcach. W systemie RZ można sięgać do kartoteki odbiorców w systemie NA Sprzedaż W systemie NA, przeglądając kartę odbiorcy, można przeglądać zadania powiązane z odbiorcą. Zarządzanie bazą odbiorców Pole memo (miejsce zapisu treści zadań) W polu memo system zapisuje komentarze operatorów oraz automatyczne wpisy systemowe dotyczące obiegu zadania. Rejestrowane są m.in. wysłania, zwroty, przekazania oraz wszystkie dopiski użytkowników. Każdy wpis zawiera sygnaturę autora oraz datę i czas. Wpisy są dopisywane przyrostowo, tworząc pełną historię pracy nad zadaniem. Opisy i notatki. Memo i Remark Projekt (en: Project) W ramach projektu realizowane są zadania. Każdy projekt można podzielić na wiele zadań. TaskNr Numer referencyjny, np. [TR-045013]. Oznaczenie w tytule e-maila, które wskazuje jednoznacznie na zadanie w zbiorze zadań, nr. #00045013. NOTE: w systemach pomocy serwisowej nazywany też: Ticket Number, Incident Number Komunikacja w dziale serwisowym Termin (en: Termin) Termin następnego kontaktu w systemie RK Rynek Kontakty. Okres czasu przeznaczony na wykonane jakiejś pracy, czynności itp. System alarmuje, gdy zbliża się ustalony termin Termin (dzień) i liczbę dni do alarmu podaje się w terminarzu, np. Alarm na 3 dni przed terminem NOTE: terminarz nie jest powiązany z zadaniami. --> Alarm Terminarz (To-Do-List) Zapis terminów spotkań, zadań do wykonania i innych notatek. Kalendarz terminów. Kalendarz czynności powiązanych z wykonawcami, odbiorcami i projektami. Terminy, niezależnie czy dotyczą odbiorcy, wykonawcy czy projektu, można przeglądać jako dzienne, tygodniowe, wszystkie. Terminarze. Harmonogramy Wiadomość (notatka, informacja) (en: Message, Note) Wiadomość przekazana do jednego wykonawcy lub do wszystkich członków zespołu. Workflow Przepływ czynności, przekazywanie zadań od jednej do drugiej osoby. W systemie RZ zapamietywane są symbole dwóch kolejnych adresatów zadań: * Od kogo? Kto delegował * Czyje? Do kogo delegowano Patrz też: procesy Workflow, np. Akceptowanie zamówień zakupu

Wykonawca

Wykonawca (en: User) Użytkownik. Operator programu Trawers, który wykonuje zadania. Wykonawca może: - należeć do --> zespołu, - mieć przyporządkowane funkcje (role) - uczestniczyć w realizacji zadań --> projektu - ma wyznaczone --> terminy Tabela operatorów Wymiana informacji Przekazywanie informacji (zadań, notatek) między członkami zespołu W RZ można przekazać zadanie: --> delegowanie i --> wiadomość Komunikacja w Trawers ERP

Zadanie

Zadanie, Sprawa (en: Task, Case, Matter, de: Aufgabe, Arbeit)) Zadanie do wykonania przez wykonawcę. Sprawa do załatwienia. Zadanie (sprawa) zawiera informacje (pola): * Numer zadania, np. [#00045768] (TaskNr) * Data wpisania, np. 20xx.08.04 Jest to jednocześnie priorytet zadania. Zadania z najwcześniejszą datą pojawią się jako pierwsze na liście zadań. * Nazwa zadania, np. Poprawić umowę z firmą Budex Sp. z o.o. * Czyje ? - wykonawca, który otrzymał zadanie (en: Owner) * Od ? - wykonawca, który delegował zadanie (en: Sender) Każdy zapis w treści zadania ma pieczątkę: kto, kiedy i co zapisał. Pieczątka - sygnatura autora. W ten sposób powstaje kronika (historia) wymiany informacji (korespondencji). * Projekt, do którego należy zadanie * Odbiorca, z którym związane jest zadanie * Priorytet * Status zadania [ ][P][Z] [ ] Otwarte [P] Przydzielone [Z] Zamknięte * Data zakończenia zadania (planowana) Zadanie można powiązać z jednym lub wieloma e-mailami E-mail Używanie poczty Zadania delegowanie Zadanie można delegować do innego wykonawcy. Adresat zadania otrzyma je (zadanie zostanie wyświetlone na ekranie). Adresat może zdanie przyjąć do realizacji lub może odesłać do Nadawcy. Adresat może otrzymać dodatkowo powiadomienie o otrzymaniu zadania. Param 1101 [1] Powiadom o otrzymaniu zadania Powiadomienia, wiadomości --> delegowanie zadania Zadania kronika zmian Każdy zapis w treści zadania ma pieczątkę: kto, kiedy i co zapisał. np. **** Zapisał AA dnia 20xx.05.14 Cz o godz. 12:30 **** (opcja) ... dopisanie uwag ... **** Delegował AA do GN dnia 20xx.09.07 Po o godz. 20:08 **** Można przeglądać kronikę (historię) zapisów (korespondencji). Załączniki [&] Załączniki są to pliki zewnętrzne z dokumentami i rysunkami oraz adresy obiektów, np. adresy stron internetowych. W systemie RZ Projekty Zadania, pliki załączników można powiązać z rekordami zadań. Załącznikami mogą być protokoły wdrożenia, zestawienia uwag i sugestii rozbudowy produktu, itp. Załączniki [&]. Dokumenty powiązane Zespół (grupa robocza) Zespół wykonawców polaczonych w konkretnym celu. Przykładowo zespół o nazwie SPRZEDAŻ może obejmować wszystkich pracowników dzialu handlowego firmy, a zespół o nazwie PROSPEKT może obejmować pracowników różnych działów, którzy tworzą prospekt reklamowy produktów firmy (autor tekstu, grafik i pracownik poligrafii) Zgłoszenie Informacja, sygnał, potrzeba. W programie Trawers zgłoszenie zapisuje się w zbiorze zadań w systemie RZ Projekty Zadania. Na podstawie zgłoszenia otrzymanego e-mailem można automatycznie utworzyć zdanie i wysłać potwierdzenie otrzymania zgłoszenia do adresata e-maila (Autoresponder). E-mail W kontaktach z kontrahentami

4. Tworzenie zadań

4.1 Karta zadania

Status zadania | | Od? Numer kolejny | | Odbiorca zadania | Czyj? | Projekt | Priorytet | | o | | Treść | | Data ----o | | | | zadania o | | o----------|--|---|-----|------|-------------|--|----------------------|---o | Zadania | | | | | | | | | o-o--------o--|---o-----o------o-------------|--o----------------------|-o-o | |#00034110 | czyj AA od JD Proj. USLUGI-WS| Odb. 013559 Wytw Mater | | | <--- nagłówek o-| xx.07.21 [ ] Usunąć fakture EX0048/07/09o [4]|-o | o----------------------------------------------------------------------o | | | **** Zapisał RK dnia 20xx.07.21 Wt o godz. 11:15 **** | | ... utworzył operator: RK | | | | (sygnatura autora) | | usunąłem fakturę EX0048/07/09 | | | | Wystaw fakture na 1 godz. uslugi. | | <--- treść | | | | | | **** Delegował RK do BR dnia 20xx.07.21 Wt o godz. 11:17 **** | | ... delegował do: BR | | | | (sygnatura autora) | o----------------------------------------------------------------------o | | | | | | | | | | o----------------------------------------------------------------------o | o--------------------------------------------------------------------------o | F11-kalendarz, F3-zapisz, F5-czytaj, F6-dopisz, Esc | o--------------------------------------------------------------------------o Numer kolejny zadania, np. #00034110 Numer (#) kolejny, automatycznie nadawany przez program. Służy do identyfikacji zadania w przypadku powiązania z innymi danymi. W kartotece e-maili program wpisuje nr powiązanego zadania, np. [#00034110] E-mail może zawierać zgłoszenie serwisowe (en: Support Ticket) (tak pracuje firma Tres) Zgłoszenie serwisowe otrzymuje numer zadania (en: Serial No), np. [TR-39730], który służy do identyfikacji kolejnych e-maili i notatek. Trawers. Zgłoszenie problemu Program nadaje kolejny numer podczas ręcznego dopisywania zadania [RZ_DZA10] oraz podczas generowania zadania w powiązaniu z e-mailem [RK_PEM10] Patrz też: RefNo Identyfikacja dokumentów transakcyjnych RefNo Numery referencyjne Czyj Symbol ten podawany jest automatycznie i jest to symbol wykonawcy (operatora) odpowiedzialnego za wykonanie zadania. System podpowiada symbol aktywnego operatora. Inaczej: osoba przypisana, która powinna zająć się realizacją zadania. Od Symbol wykonawcy, od którego otrzymaliśmy zadanie. (On je delegował) --> delegowanie zadania Projekt Można powiązać zadanie z projektem. Odbiorca Można powiązać zadanie z odbiorcą (klientem) w kartotece odbiorców. Data zadania Domyślnie: data dopisania zadania. Może być dowolna inna data. Data wyznacza priorytet. Zadania z najstarszą datą mają najwyższy priorytet Status zadania [ ] Otwarte [P] Przydzielone [Z] Zamknięte Można wskazać warunki (filtr) wyświetlania zadań. Np. Wyświetlać: Otwarte i przydzielone ([ ]/[P]) Tzn. pomijać [Z] Zamknięte Nazwa (opis) zadania Nazwa lub krótki opis zadania. Powinien to być skrótowy, ale jednoznaczny sposób określenia zadania. Najlepiej podać opis w trybie rozkazującym lub pytającym, np. Proszę zbudować sieć dystrybucji telewizorów ABC, Dlaczego drukarka LEMKA X nie drukuje polskich ogonków ? Priorytet [1] [2] wyświetlić na czerwono [3] .... [9]

4.2 Zadania: Czas pracy

W karcie zadania można zapisywać planowany czas pracy (czas realizacji) oraz czas rzeczywisty, czas realizacji (czas przepracowany). Czas przewidywany .... Przewidywany (planowany) czas realizacji zadania Czas wykorzystany Czas wykorzystany do realizacji zadania Data zakończania Planowana data zakończenia zadania

Podsumowanie czasu pracy

W karcie projektu można przeglądać podsumowanie: Planowana ilość godzin : ... (eHours) Rzeczywista ilość godzin: ... (aHours) Planowane wydatki (koszty) : ... (eExpense) Rzeczywiste wydatki (koszty): ... (aExpense) Są to podsumowania zapisów w kartach zadań powiązanych ze wskazanymi projektami.

5. Opracowanie i przeglądanie zadań

5.1 Kronika i obieg zadań: <memo>

Treści zadań program zapisuje w polu <memo>. Pole memo w systemie RZ Zadania pełni rolę chronologicznego dziennika komunikacji i obiegu zadania. Zapisuje zarówno treści wprowadzane przez operatorów (opis zadania, komentarze, pytania), jak i automatyczne komunikaty systemowe dotyczące przekazywania zadania pomiędzy operatorami. Dzięki temu stanowi pełną historię pracy nad zadaniem, od jego utworzenia aż po zakończenie.

Rodzaje wpisów

Wpisy operatorów Operatorzy mogą dopisywać: - opis zadania lub jego zmian, - komentarze i wyjaśnienia, - pytania do wykonawcy, - odpowiedzi na pytania, - notatki dotyczące postępu prac. Każdy wpis jest automatycznie opatrzony: - sygnaturą autora (symbol operatora), - datą i czasem dodania. Wpisy automatyczne System rejestruje wszystkie operacje związane z obiegiem zadania, m.in.: - utworzenie zadania, - wysłanie zadania do innego operatora, - zwrócenie zadania do nadawcy, - przekazanie zadania do kolejnego wykonawcy, - inne czynności istotne dla śledzenia przebiegu pracy. Przykładowe wpisy automatyczne: - Wysłał AA dnia 202x.02.14 o godz. 09:12 do BB - BB zwrócił do AA dnia 202x.02.14 o godz. 10:03 - Przekazał do CC dnia 202x.02.15 o godz. 08:45 Każdy wpis zawiera sygnaturę i znacznik czasu. Zasada przyrostowego dopisywania Wszystkie wpisy - zarówno ręczne, jak i automatyczne - są dopisywane przyrostowo, bez możliwości nadpisania wcześniejszych treści. Memo stanowi więc kompletną historię komunikacji i obiegu zadania. Patrz też: Opisy i notatki. Memo i Remark

Obieg zadania

Mechanizm obiegu opiera się na przekazywaniu zadania pomiędzy operatorami: - nadawca tworzy zadanie i wysyła je do wykonawcy, - wykonawca może: - wykonać zadanie i odesłać je, - zadać pytanie, - dodać komentarz, - przekazać zadanie dalej, - każda z tych operacji jest automatycznie rejestrowana w memo. Dzięki temu memo pełni funkcję pełnej historii współpracy, a nie tylko pola tekstowego.

5.2 Opracowanie i przetwarzanie zadań

Dopisywanie zadań

* Zadania można dopisywać ręcznie, wypełniając kolejno pola karty (patrz wyżej). * Zadania program może dopisywać automatycznie, np. zapisując zadanie powiązane z e-mailem. W kartotece e-maili program wpisuje nr powiązanego zadania, np. [#00034110] (TaskNr). W tytule e-maila: [TR-34110]. Patrz szczegóły: E-mail Używanie poczty TrEmail

Przeglądanie i korekta

* Przeglądanie (Korekta) - operacja umożliwia przeglądanie historii realizacji zadania oraz dopisywanie kolejnych etapów i zdarzeń dotyczących danego zadania.

Delegowanie zadania

* Delegowanie zadania - operacja umożliwia delegowanie, przekazanie zadania od jednego wykonawcy do drugiego. Adresatowi po wejściu do systemu pojawi się automatycznie informacja o przekazaniu zadania. Może on zadanie przyjąć, pominąć lub zwrócić do nadawcy. Adresat może otrzymać powiadomienie (dymek) (en: Hint) o zadaniu. Oznaczyć param 1101 [1] Powiadom o otrzymaniu zadania Param operat 05xx 06xx 07xx 11xx

Delegowanie wszystkich zadań

* Delegowanie wszystkich zadań - operacja umożliwia delegowanie, przekazanie wszystkich zadań jednego wykonawcy (wskazanego peratora) do innego wykonawcy. Funkcja może być przydatna, gdy pracownik (operator) odchodzi z pracy i trzeba niezakończone zadania przekazać innej osobie.

Wysłanie wiadomości

* Wysłanie wiadomości do wykonawcy, zespołu, wszystkich wykonawców. Operacja umożliwia wysłanie wiadomości (zapisanej jak zadanie) do określonego adresata. Adresatowi po wejsciu do systemu pojawi się automatycznie przesłana wiadomość. Będzie ona także widoczna u nadawcy.

Powiązanie z odbiorcą

* Powiązanie z odbiorca - operacje umożliwiają powiązanie zadania z odbiorcą.

Powiązanie z projektem

* Powiązanie z projektem - operacje umożliwiają powiązanie zadania z projektem.

Usunięcie zadania

* Usunięcie - operacja umożliwia usuwanie wybranego zadania.

Przeglądanie. Tabelarycznie

Zestawienia tabelaryczne, to przeglądanie i drukowanie danych w formie matrycy, z główką i boczkiem i danymi na przecięciu. * możliwość sortowania wg wskazanej kolumny * możliwość wyszukiwania słów i wyrażeń * możliwość zawężania (filtrowania) danych: Query i warunki wyboru * możliwość zapisywania do pliku CSV * możliwość zapisywania do pliku XLS (dla Excel) * możliwość sumowania kwot w kolumnach Zestawienia tabelaryczne W systemie RZ Projekty Zadania można przeglądać zdania: * Delegowane o wskazanego operatora * Delegowane do wszystkich operatorów Układy danych w tabelach: * Tabelarycznie wg #numeru [RZ_DZA40] Uporządkowane w pola: CTaskNr (malejąco) * Tabelarycznie wg ost wpisu [RZ_DZA45] Uporządkowane wg pola: ChgDate (malejąco) Zadania wg ostatniego wpisu, zawężone do zadań konkretnego projektu można oglądać: Projekt > Zadania bieżące wg ChgDate (zakładka) * Tabelarycznie wg planowanego zakończenia [RZ_DZA48] Uporządkowane wg pola: DueDate (rosnąco)

6. Zadania w dziale pomocy technicznej i serwisu

W dziale pomocy technicznej i serwisu (en: Service Support) przyjmuje się zgłoszenia odnoszące się do produktów i usług zakupionych przez klientów. Komunikacja w dziale serwisowym Zgłoszenia mogą mieć charakter: * Pytania (en: Questions * Incydenty (en: Incidents) * Problemy (en: Problems) Zgłoszenia można otrzymać e-mailem, telefonicznie, podczas wizyty klienta Każde zgłoszenia należy zarejestrować jako zadanie w systemie RZ Projekty Zadania. Zadanie otrzymuje unikalny numer np. #0045013. Nadany numer pozostaje z zadaniem na wszystkich etapach przetwarzania zadania: delegowanie, powiązanie z projektem, powiązanie z odbiorcą (klientem), przydzielenie pliku załącznika, wysłanie e-maila. E-mail powiązany z zadaniem otrzymuje w tytule numer TaskNr odpowiadający numerowi zadania, tu: [TR-45013]. E-mail Używanie poczty TrEmail Po zapisaniu zadania operator, w zależności od swoich kompetencji, załatwia samodzielnie zgłoszenie, np. udziela odpowiedzi na pytanie lub wskazuje metodę rozwiązania problemu lub deleguje zadanie do innej osoby w zespole pomocy technicznej. Po załatwieniu zgłoszenia, np. wysłaniu odpowiedzi e-mailem, operator zapisuje wnioski, np. kieruje sugestię poprawy produktu lub zmiany procedury świadczenia usług do kierownika produktu. Zamyka zadanie.

7. Powiązanie e-maili z zadaniami

Potrzeba powiązania

E-maile zawierają zgłoszenia serwisowe, opis potrzeb rozwojowych i pytania do wyjaśnienia (en: Request, Ticket, Incident) E-mail Wbudowana poczta elektroniczna Zgłoszenia są analizowane, czasami wymagają dodatkowych wyjaśnień (kolejne e-maile), następnie przekazywane są do realizacji, realizacja trwa (może trwać wiele dni lub tygodni) i w końcu zgłaszający otrzymuje odpowiedź (zamknięcie zgłoszenia). Otrzymane e-maile można powiązać z zadaniami. Program nadaje zadaniu numer (TASK), np. #00041326. Ten sam numer, w formacie TaskNr, tu: [TR-41326], umieszcza w tytule e-maila. Jest to wskazówka dla nadawcy, aby w kolejnej korespondencji powoływał się na ten numer zadania. Program zapisuje powiązanie: E-mail -> zadanie RZ w zbiorze 341. NOTE: E-maile można także powiązać z dokumentami transakcyjnymi via RefNo, np. zamówieniem sprzedaży, fakturami, dokumentami magazynowymi. RefNo Numery referencyjne dokumentów

Analiza czasu odpowiedzi na e-maile

E-maile powiązane z konkretnym zadaniem, np. [TR-41326] można ułożyć na osi czasu (en: Timeline). Od momentu zgłoszenia do momentu ostatniej odpowiedzi. To pozwala utworzyć zestawienie pokazujące czasy realizacji, np. zgłoszeń serwisowych -----o--------------------o------------------o-----o---o-----------o-------> | | | . . | v v v v Zgłoszenie Przyjęcie 2-gi ostatni (1-szy e-mail) (utworzenie zadania) e-mail e-mail w RZ (uzupełnienie) (zamknięcie zadania)

Przykład zestawienia

Zestawienie powstaje jako wynik (raport) realizacji (wykonania) alertu Raport alertu: Czas odpowiedzi na e-maile -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Zadanie Op Temat zadania Data zgłoszenia Data przyjęcia Data odpowiedzi Ile godzin -------- -- --------------------------- ------------------- ------------------- ------------------- ----------- 00045013 RK Dlaczego nie fiskalizuje 20xx.02.15 10:20:31 - 20xx.02.07 11:06:26 - 20xx.02.15 11:55:49 1:35g 00045055 JD Odp: Re: MZKiM Czarna Sucha 20xx.02.16 08:51:17 - 20xx.02.16 09:20:14 - 20xx.02.16 10:03:39 1:12g 00045063 FS Wyjaśnić problem w module A 20xx.02.16 18:57:00 - 20xx.02.17 11:10:16 - 20xx.03.07 12:28:02 449:31g 00045121 JD Wysłać deklaracje VAT-27 20xx.02.28 13:33:17 - 20xx.02.28 15:04:24 - 346:26g 00045152 JD Sprawdzac czy jest ogłosz. 20xx.03.09 13:15:10 - 20xx.03.10 10:28:44 - 20xx.03.11 14:22:39 49:07g -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Zestawienie: Czas odpowiedzi na e-maile tworzy funkcja: Alerty Alerty i raportowanie Definicja alertu, który tworzy taki raport jest na https://ftp.tres.pl/alerty w pliku: Czas_odpowiedzi_na_e-mail.xml Pobrany plik należy zapisać w folderze /TrInOut, a następnie wczytać do tabeli alertów: AD > Tabela alertów > Opracowanie > F3 Plik > Pobierz z pliku Alert wg podanej definicji można wykonać automatycznie lub ręcznie Alerty i raportowanie Patrz opis zastosowania systemu RZ Projekty Zadania w pracy zespołu firmy Tres: RZ Projekty Zadania. W firmie Tres

8. RZ Projekty Zadania a inne programy

Jira a RZ Projekty Zadania

Jira, to jest oprogramowanie firmy Atlassian służące do zarządzania projektami. Jira: Najlepiej nadaje się dla zespołów pracujących zgodnie z metodologiami Agile, z silnym naciskiem na śledzenie problemów i integrację z narzędziami programistycznymi. Jira jest narzędziem popularnym wśród zespołów deweloperskich. Umożliwia zarządzanie zadaniami, śledzenie problemów i planowanie sprintów. Jira skupia się głównie na zarządzaniu projektami i zadaniami w środowisku programistycznym. RZ w Trawers ERP: Skupia się na zarządzaniu projektami i zadaniami w kontekście całego przedsiębiorstwa, z silną integracją z innymi modułami ERP, co jest korzystne dla kompleksowego zarządzania zasobami i procesami. NOTE: RZ w Trawers ERP w firmie Tres używany jest także przez developerów: analityków, projektantów i programistów. Patrz szczegóły: RZ Projekty Zadania. W firmie Tres

9. Tematy powiązane

E-mail Wbudowana poczta elektroniczna Używanie RK Rynek Kontakty Załączniki [&]. Dokumenty powiązane Zestawienia tabelaryczne Alerty i raportowanie Opisy i notatki. Memo i Remark Słowa kluczowe #CRM-Leady #CRM-Kontakty #CRM-Kampanie #CRM-ProjektyZadania #TrawersERP-Komunikacja #e-KomunikacjaEmail