1. Opis ogólny
2. Gromadzone informacje
2.1 Kontakty
2.2 Kartoteka odbiorców
3. Prace w dziale handlowym
Prace codzienne
Prace okresowe
Dokumentowanie procesu sprzedaży
4. Kampanie
5. Zestawienia i statystyki
5.1 Kronika kontaktów
5.2 Kontakty planowane. Wg wzorca
5.3 Statystyki kontaktów
5.4 Kontakty na osi czasu
6. Tematy powiązane
W systemie RK rejestrowane są wszelkie kontakty (zdarzenia).
Kontakty planowane (terminarz)
W systemie RK ustalane terminy następnych kontaktów (kontakty planowane).
Kontakty z osobami u kontrahentów
Kontakty powiązane są z kontrahentami i osobami u kontrahentów.
Osoby do kontaktu
Kampanie
Kontakty mogą odbywać się w ramach kampanii marketingowych, kampanii sprzedażowych,
w procesach zaopatrzeniowych i serwisowych.
Miejsce systemu RK w programie Trawers
o-<--------<--- Powiadomienia
|
v * terminy Param 1109 [1] Powiadom o nast kontakcie RK
o--------------o | * e-maile Param 1102 [1] Powiadom o otrzymaniu e-maila
| NA Odbiorcy | v ---------
| ZO Dostawcy | o--------o-----o ^ Sprzedaż w ramach
o--o PL Osoby | | Operatorzy | | kampanii [S]
| | e-maile | | (wykonawcy) | | -------------
| o-------o------o o--o-----------o | ^
| | | | o-------o------o
| v v | | Karty [I][S] |
^ | | ^ | kampanii |
| | | | o-------o------o
| o------v v | |
| o-o-------o----o o--------o------o [I]|
| || RK Kontakty o|--->-----o Kontakty | |
| || Terminy || | planowane o--<---o----<----<--o
| o--o-------o---o | (terminarz) | |
| o--<-------o | o--------o------o |
| | ^ | |
v | | v v
| | | | |
| v v | o---------o-----o
| | | | | Kronika |
o-o-------o-----o o-------o------o o-->o kontaktów |
| E-maile | | RZ Projekty | | (archiwum) |
o---------------o | Zadania | o---------------o
/TrTres/TrEmail o--------------o
- projekty
e-mail UID - zadania do wykonania
ODBDOST
(303)
2. Gromadzone informacje
Uporządkowany i logicznie podzielony opis funkcjonalności 'Kontaktów' w systemie Trawers ERP
Z uwzględnieniem kluczowych pojęć, funkcji, parametrów i przykładów.
1. Definicja kontaktuKontakt (czynność, zdarzenie) - działanie firmy wobec kontrahenta, np. wizyta,
rozmowa telefoniczna, e-mail, prezentacja, oferta, itd.
W systemie Trawers ERP kontakty pełnią funkcję ewidencyjną i planistyczną,
wspierając działania sprzedażowe, serwisowe i marketingowe.
2. Rodzaje kontaktów
Rodzaje kontaktów definiuje się w tabeli [RK_TKO10], np.:
* [TL] Telefon
* [EM] E-mail
* [SH] Spotkanie handlowe
* [E1] Wystawienie dokumentu (sprzedaży/zakupu)
* [KP] Zmiana poziomu kompetencji partnera
Do każdego rodzaju kontaktu można przypisać:
* Symbol
* Nazwę
* Koszt szacunkowy
* Opis (remark)
3. Cele i rezultaty kontaktów
* Cele kontaktów - tabela [RK_TCE10], np. [TD] Odebrać podpisane zamówienie
* Rezultaty kontaktów - [RK_TRE10], np. [OK] Wykonano zadanie, [UP] Wynegocjowano upust
4. Sposoby zapisywania kontaktów4.1 Ręczne dodawanie kontaktów
Operator ręcznie tworzy kartę kontaktu, wpisując:
* Kontrahenta i osobę kontaktową
* Datę i godzinę
* Cel kontaktu
* Rezultat poprzedniego kontaktu i planowanego
* Opis w polu memo
* Możliwe jest delegowanie kontaktu do innego operatora
4.2 Automatyczne zapisywanie kontaktów
Program zapisuje kontakt automatycznie w określonych sytuacjach:
* Wydruk dokumentu zawierającego funkcję `ţKontakt{}` lub `ţKontaktOK{}`
* Wystawienie dokumentu sprzedaży: [FA], [FK], [ZL], [OF] - parametr 0111 = 1
* Wystawienie dokumentu zakupu: [DA], [FA], [FK], [ZL] - parametr 0112 = 1
* Wysłanie e-maila seryjnie - zapis jako kontakt [EM]
Przykład automatycznego zapisu:
```
AA 20xx.06.22 [E1] Faktury sprzedaży [FA] OK NA 002410 Castorama Polska Sp.z o.o.
```
5. Zbiory kontaktów
Kontakty przechowywane są w dwóch zbiorach:
* Zbiór bieżący [114] - zawiera aktywne i planowane kontakty
* Zbiór archiwalny [113] - kontakty zakończone, przenoszone w funkcji:
`RK > Okresowe > Zamykanie roku [RK_OZR10]`
6. Operacje na kontaktach
* Zamknięcie kontaktu (F9) - oznacza jego wykonanie, nie pojawia się już w terminarzu
* Delegowanie - przekazanie kontaktu innemu operatorowi
* Usuwanie - możliwe tylko dla kontaktów planowanych (nie zakończonych)
* Akceptacja kontaktu - parametr 0631 umożliwia osobie nadzorującej akceptację planów innych operatorów
* Uprawnienia - pełne uprawnienia mają właściciel kontaktu i Administrator [A]
Delegować, korygować, zamykać i usuwać może tylko właściciel kontaktu oraz Administrator [A].
Właścicielem kontaktu jest operator, który kontakt dopisał.
7. Terminarz kontaktów
* Lista planowanych kontaktów operatora, uporządkowana chronologicznie
* Wyświetlana w funkcji [RK_ZTE30]
* Program może przypominać o kontakcie (powiadomienie, alarm) - zależnie od ustawień parametrów:
* 1109 [1] - przypomnienie przy logowaniu
* 1109 [ ] - przypomnienie przy uruchomieniu modułu RK
8. KampanieKampania (en: Campaign) - zbiór powiązanych działań kontaktowych, np. akcja marketingowa.
Rejestrowana w module RK i powiązana z:
* Projektem i zadaniem (moduł RZ)
* Adresatami (filtr kartoteki kontrahentów)
* Scenariuszem, dokumentami, kosztami
Przykłady:
* Promocyjna sprzedaż z upustami
* Masowa wysyłka e-maili - kontakt z symbolem kampanii
W raportach można filtrować kontakty po symbolu kampanii.
9. Powiązania kontaktu z innymi obiektami
* Etap w cyklu sprzedaży - pole SPETAP w karcie kontaktu
* Indeks KIM - kontakt powiązany z towarem/usługą
* Zadanie (Case/TODO) - zlecenie powiązane z kontaktem, rejestrowane w module RZ
10. Statystyki kontaktów
* Ogólna liczba kontaktów i przyrosty w ostatnim czasie
* Kontakty wg operatorów i kontrahentów
* Statystyki kampanii i lejka sprzedażowego:
RK > Kampanie > Statystyki > Kontakty w lejku sprzedaży [RK_ZSP50]
11. Dokumenty powiązane
* Karta wizyty [KW] - wzorzec dokumentu: `RK_PLS60`
Zawiera: dane kontrahenta, rezultat ostatniej wizyty, plan kolejnej
* Wydruk możliwy wg wzorców
***********************************************************************************************************************
Tabelaryczne podsumowanie funkcjonalności kontaktów w Trawers ERP
Z podziałem na najważniejsze obszary: definicje, parametry, typy kontaktów, operacje i powiązania.
1. Rodzaje kontaktów
| Symbol | Nazwa | Opis | Źródło/Zapis |
| -------| -------------------------- | ----------------------------------------------- | ------------------------------ |
| TL | Telefon | Połączenie telefoniczne z kontrahentem | Ręczny |
| EM | E-mail | Wiadomość e-mail | Ręczny / Automatyczny |
| SH | Spotkanie handlowe | Bezpośrednia wizyta handlowa | Ręczny |
| E1 | Dokument sprzedaży/zakupu | Zapis przy wystawieniu dokumentu FA/FK/ZL/OF/DA | Automatyczny (param 0111/0112) |
| ES | Zmiana etapu sprzedaży | Etap w cyklu sprzedażowym | Automatyczny |
| GE | Zmiana karty produktu | Używane tylko w firmie Tres | Automatyczny |
| KP | Zmiana poziomu kompetencji | Powiązanie z partnerem | Automatyczny |
2. Parametry systemowe
| Parametr | Opis | Wartość / Funkcja |
| -------- | -------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------- |
| 0111 | Automatyczne zapisywanie kontaktu po wystawieniu dokumentu sprzedaży | 1 = aktywne |
| 0112 | Automatyczne zapisywanie kontaktu po wystawieniu dokumentu zakupu | 1 = aktywne |
| 0631 | Możliwość akceptacji kontaktów innych operatorów | 1 = aktywne |
| 1109 | Moment przypomnienia o planowanym kontakcie | [1] przy logowaniu / [ ] przy funkcji RK |
3. Zbiory kontaktów
| Nazwa zbioru | Kod | Opis |
| ---------------- | --- | ------------------------------------------------------------------ |
| Zbiór bieżący | 114 | Aktywne i planowane kontakty |
| Zbiór archiwalny | 113 | Zakończone kontakty przeniesione podczas zamykania roku (RK_OZR10) |
4. Operacje na kontaktach
| Operacja | Opis | Uwagi |
| ---------------- | --------------------------------------- | -------------------------------------------- |
| Dodanie kontaktu | Ręczne lub automatyczne | Rejestracja z danymi kontrahenta, celu, memo |
| Delegowanie | Przekazanie kontaktu innemu operatorowi | Widoczne w terminarzu |
| Akceptacja | Zatwierdzenie kontaktu innego operatora | Parametr 0631 |
| Zamknięcie (F9) | Zakończenie kontaktu | Nie pojawia się w terminarzu |
| Usuwanie | Tylko kontaktów planowanych | Z menu: Usuwanie kontaktu |
5. Planowanie i terminarz
| Element | Opis |
| ----------------------------- | ----------------------------------------------------------- |
| Terminarz | Lista planowanych kontaktów operatora, uporządkowana wg dat |
| Przypomnienie (powiadomienie) | Systemowe przypomnienie, na podstawie parametrów systemu RK |
| Alarm | Optyczne i akustyczne przypomnienie o terminie |
6. Statystyki i raporty
| Raport / Funkcja | Opis |
| ---------------------------- | ----------------------------------------------------------- |
| Statystyki kontaktów | Liczba kontaktów ogółem, przyrosty tygodniowe/miesięczne |
| Lejek sprzedażowy [RK_ZSP50] | Kontakty wykonane na poszczególnych etapach cyklu sprzedaży |
| Kronika kontaktów | Historia kontaktów wg operatora, kontrahenta, kampanii |
7. Powiązania kontaktów
| Powiązanie | Opis |
| -------------- | --------------------------------------------------------------- |
| KIM (indeks) | Kontakt dotyczy konkretnego asortymentu, usługi lub materiału |
| Etap sprzedaży | Powiązanie kontaktu z etapem sprzedaży (pole SPETAP) |
| Kampania | Symbol kampanii przypisany do kontaktu - integracja z raportami |
| Zadanie (TODO) | Kontakt powiązany z zadaniem z modułu RZ Projekty Zadania |
8. Dokumenty powiązane
| Dokument | Opis | Funkcja / Kod |
| --------------- | ------------------------------------------------------ | --------------------------- |
| Karta wizyty | Dokumentacja spotkania z kontrahentem | [KW] RK_PLS60 |
| Wydruk kontaktu | Generowany wg wzorca dokumentu (np. kontakt z e-maila) | Wzorce dokumentów i etykiet |
NOTE: Pierwotny opis - TODO weryfikuj opis wyzej wg niższego
2.1 Kontakty
Kontakt
Kontakt (czynność, zdarzenie) (en: Activity, Contact, Business Contact, Event).
Czynność (zdarzenie) firmy z jej kontrahentami. np. oferta, wizyta,
prezentacja, rozmowa telefoniczna, korespondencja, e-mail.
Pojęcia (obiekty) związane z kontaktami
kontaktu rodzaj
Wyróżnienie charakteru kontaktu, np. wizyta, telefon, e-mail.
Rodzaje definiuje się w tabeli: Rodzaje kontaktu [RK_TKO10].
Podaje się: symbol rodzaju, np. [TL], nazwa, np. Telefon, Koszt.
Patrz dalej przykłady rodzajów.
Do raportów i zestawień statystycznych można wybierać kontakty wskazanych
rodzajów. Np. obliczyć ilość telefonów wykonanych przez sprzedawców.
kontaktu akceptacja
Uprawniony operator (param 0631) może zaakceptować (i zmienić) kontakt
innego operatora. Parametr 0631 ma zastosowanie, gdy przewiduje się
akceptowanie planowanych kontaktów operatorów przez osobę nadzorującą.
Program zapisuje datę akceptacji i symbol operatora akceptującego.
Pokazuje wskaźnik [v] gdy kontakt jest zaakceptowany.
indeks KIM
Kontakt można powiązać z kartą indeksu KIM. Np. rejestracja aktywności
podczas realizacji usług. Karta KIM rodzaju: [Uw] Usługa własna.
Lub podczas ustalania cech materiału: [Mz] Materiały.
kontaktów zbiór
W zbiorze kontaktów znajdują się wszystkie kontakty dopisane ręcznie
przez operatorów i dopisane automatycznie przez program.
Zbiory kontaktów
Kontakty znajdują się w dwóch zbiorach:
Zbiór kontaktów bieżących (zbiór 114)
Zbiór kontaktów archiwalnych (zbiór 113)
* Kontakty bieżace
Zapisy (rekordy, karty kontaktów), które powstają w kolejnych dniach.
Zawierają opisy dokonanych czynności i zdarzeń oraz wyznaczają
kolejne terminy do realizacji.
* Kontakty archiwalne
Zapisy kontaktów archiwalnych, nie używanych w codziennej pracy.
Program przenosi zrealizowane (zamknięte) kontakty ze zbioru kontaktów
bieżących do zbioru kontaktów archiwalnych w funkcji:
RK > Okresowe > Zamykanie roku [RK_OZR10]
Archiwum danych
kontaktu zapisywanie:
* Zapisywanie ręczne
-- Operator: AA Adam Abacki -------------------------------------
Kontrahent 100001 Expagres S.A.
Osoba Biuro: Janina Kruk
-----------------------------------------------------------------
Ostatni - Następny: SH Spotkanie handlowe
Data . . godz. : : Data: 20xx.04.30 godz. 08:00
Cel - Cel: PS Złożyć oferte
Rezultat -
-----------------------------------------------------------------
--------------o---------------- --------------o---------------
| |
v v
Informacje nt. ostatniego Informacje o następnym
(poprzedniego) kontaktu (planowanym) kontakcie
W tym, opis rezultatu Kontakty planowane pojawią
się w terminarzu
* Zapisywanie automatyczne
Program może automatyczne zapisać kontakt:
1. Po wydrukowaniu dokumentu (wg wzorca), w którym umieszczono funkcje
ţKontakt{} lub ţKontaktOK{}
Funkcje TrExtLang
2. Po wystawieniu dokumentu sprzedaży: [FA] [FK] [ZL] [OF]
w systemie NA w funkcji: Sprzedaż > Dokument > Rejestracja
Param 0111 [1]
Zapisuje kontakt o symbolu: [E1] jako zakończony [OK]
Parametry ogólne 01xx 02xx 03xx 08xx
Np.
AA 20xx.06.22 [E1] Faktury sprzedaży [FA] OK NA 002410 Castorama Polska Sp.z o.o
Dokument: [FA] MB0319/06/22
Zapisał: AA
3. Po wystawieniu dokumentu zakupu: [DA] [FA] [FK] [ZL]
w systemie ZO w funkcji: Zakupy > Dokument > Rejestracja
Param 0112 [1]
Zapisuje kontakt o symbolu: [E1] jako zakończony [OK]
Parametry ogólne 01xx 02xx 03xx 08xx
Np.
ZZ 20xx.06.22 [E1] Faktury zakupu [FA] OK NA 001413 TRANSMEBEL S.A.
Dokument: [FA] FZ0349/06/22
Zapisał: ZZ
4. Po wysłaniu e-maila seryjnie
Zapisuje kontakt o symbolu: [EM] jako zakończony [OK]
E-mail używanie poczty elektronicznej
kontaktów statystyki
Prezentuje liczby zarejestrowanych kontaktów wg różnych układów, np.
* Ile jest ogółem, i ile dopisano kontaktów w ostatnim tygodniu, miesiącu ?
* Ile jest kontaktów powiązanych z operatorami, ile dopisano ?
* Ile jest kontaktów powiązanych z kontrahentami, ile dopisano ?
Statystyki działań marketingowych
kontaktów rodzaje
W tabeli: Rodzaje kontaktów [RK_TKO10] wymienione są symbole i nazwy kontaktów,
np. [EM] E-mail, [TL] Telefon, [SH] Spotkanie handlowe
NOTE: program zapisuje automatycznie kontakty o symbolach:
[E1] Wystawienie dokumentu sprzedaży (param 0111) i zakupu (param 0112)
[EM] Wysłanie e-maili seryjnie
[ES] Zmiana etapu sprzedaży
[GE] Zmiana karty produktu (tylko w firmie Tres)
[KP] Zmiana poziomu kompetencji partnera
W tabeli podaje się także szacunkowy koszt kontaktu oraz opis (remark).
Koszt kontaktu może obejmować bezpośrednie koszty osobowe i koszty
komunikacji (telefony, delegacje) ale także szacunkowe koszty pośrednie
(koszty biura), itp.
-------------------------------------------------------------------------------------
NOTE: Obecnie (10/2025) w firmie Tres CO wykorzystuje się następujące symbole:
[00] Nieokreślony. Do weryfik.
Wpisac 00, gdy nowe zdarzenie, ktore nie pasuje do innych rodzajow kontaktow
[E1] Automatycz Dok NA/ZO
Automatycznie zapisuje wystawienie dokumentow:
Param 0111 Zapisz zdarzenie: dokument NA
Param 0112 Zapisz zdarzenie: dokument ZO
[EM] Automatycz E-mail out
Zapis automatyczny kontaktu, gdy nastepuje wysylka e-maila
- faktura sprzedazy
- seryjne wysylanie e-maili
Patrz opisy w bazie wiedzy
[GE] Automatycz Karta licencji
Automatycznie zapisuje karte licencji, gdy zaktualizowano niektore dane,
np. cena - zastosowanie tylko w Tres CO
[RK] Ręczny Inny wpis ręczny
Kazdy wpis do kontaktu wykonany recznie (nie automatycznie)
Inny niż rozmowa telefoniczna. Patrz TL Telefon
[TL] Ręczny Telefon
Wpis do kontaktu wykonany po rozmowie telefonicznej
Opisać treść rozmowy i wnioski
-------------------------------------------------------------------------------------
Cele kontaktów
Obok tabeli rodzajów kontaktów jest tabela: Cele kontaktów [RK_TCE10],
np. [TD] Odebrać podpisane zamówienie.
Zaleca się ustalenie ostatecznej i kompletnej treści tabel przed
rozpoczęciem użytkowania systemu. W tym celu trzeba precyzyjnie określić
i nazwać procesy zachodzące w firmie. Określić co robimy, po co,
czego sie spodziewamy, kto robi, kiedy robi, itd.
Rezultaty kontaktów
Obok tabeli rodzajów i celów ontaktów jest tabela:
Rezultaty kontaktów [RK_TCE10],
np. [UP] Wynegocjowano upust, [OK] Wykonano zadanie.
kontaktu delegowanie
Przekazanie kontaktu (czynności do wykonania) do innego operatora.
Np. Deleguj do: [DD] Damian Demski
Kontakt w dniu: 20xx.04.30 Godzina: 08:00 - 09:00
kontaktów kronika
Lista kontaktów (zdarzeń) wskazanego operatora z kontrahentami
kontakt następny (planowany)
Kontakt planowany operatora z osobą u kontrahenta. Terminarz.
Kontakty zapisuje się w cyklu: planowane, wykonane. Kontakty zapisuje się
chronologicznie. Te planowane (następne) wchodzą do terminarza.
--> terminarz
kontakt ostatni
Kontakt operatora z kontrahentem: zakończony, z najwyższą datą
kontakt zakończony, kontakt zamknięty
Aby zaplanować następny kontakt, warto zakończyć (zamknąć) poprzedni:
F9-zamknij
Kontakty zamknięte nie pojawiają sie w terminarzu
kontakty archiwalne
Przeniesione do rocznego zbioru archiwalnego. Program przenosi kontakty
do zbioru archiwalnego podczas zamykania roku.
Archiwum danychkontaktu rezultat
Wynik kontaktu, np. [OK]. Wpisywany po wykonaniu (zakończeniu) kontaktu
kontaktu usuwanie
Func (menu wewnętrzne): Usuwanie kontaktu.
Kontakty planowane można usuwać. Kontaktów zakończonych nie można usuwać.
kontaktu zamknięcie
Zapisanie, że kontakt został wykonany. Kontakt zamknięty nie pojawia się
w terminarzu
kontakt w cyklu sprzedaży (etap w cyklu sprzedaży, w cyklu kontaktów handlowych)
Kontakt, np. telefon lub e-mail można powiązać z etapem w cyklu sprzedaży,
np. wysłanie oferty celowej. W rekordzie kontaktu pole: SPETAP.
Podczas zapisywania kontaktu, program umieszcza w karcie kontaktu symbol
etapu z karty odbiorcy. To pozwala zorientować się na jakim etapie
w cyklu sprzedaży dopisano rekord kontaktu.
Na zestawieniach (kronika kontaktów) program umieszcza symbol etapu.
W raporcie: RK > Kampanie > Statystyki ... > Kontakty w lejku sprzedaży [RK_ZSP50]
program pokazuje ile operator wykonał kontaktów w powiązaniu z kolejnymi
etapami działań handlowych. Np. ile wykonał telefonów na etapie negocjacji.
Etapy w cyklu sprzedaży. Lejekopis kontaktu (memo)
Opis planowanego lub zrealizowanego kontaktu w polu memo.
Treść opis można redagować. Opisać planowane kontakty a następnie
opisać efekty i szczegóły planowanego, kolejnego kontaktu.
Opisy i notatki. Memo i Remark
Terminarz
Zestawienie planowanych kontaktów operatora. Uporządkowane chronologicznie.
-- Planowane kontakty: AA Adam Abacki -------------------------
-- Data -- -Dni - Godziny - ---------- Kontakt --------- Od
20xx.05.07 Po 8 08:00 08:01 00 Zmienić zasady serwisu JS
20xx.05.10 Cz 11 08:00 08:01 00 Przegląd auta
20xx.06.29 Pi 61 08:00 08:01 00 Zwerbuj Grzegorza Kowala
20xx.06.29 Pi 61 09:00 09:01 00 Urodz Bartosza Kowalskiego ER
20xx.10.01 Po 155 08:00 08:01 E1 Inne informacje
20xx.12.31 Po 246 08:00 08:01 E1 Wysłać ofertę z upustem JS
---------------------------------------------------------------
------o------ -o- -----o----- -------------o--------------- o-
| | | | |
Data planowanego | O godzinie Rodzaj i opis |
kontaktu | planowanego kontaktu |
| |
| Kontakt delegowany
za .. dni przez tego operatora
Nazwisko osoby oraz nazwa kontrahenta jest na dole ekranu.
------------------------------
Osoba: Biuro: Janina Kruk
Odbiorca: 100001 Expagres S.A.
------------------------------
przypomnienie (powiadomienie) o terminie
Program może przypomnieć o planowanym kontakcie na ... dni przed terminem.
Program wyświetla planowane kontakty w oknie [RK_ZTE30]
Liczbę dni podaje się w parametrach systemu RK.
Przypomnieć ? T planowane kontakty na 7 dni przed terminem
Patrz też:
Parametry RK
W param operatora wskazuje się moment powiadomienia:
1109 [1] W chwili logowania do programu Trawers ERP
1109 [ ] W chwili wywołania funkcji systemu (modułu) RK
alarm
Przypomnienie (en: Reminder)
Optyczne i akustyczne przypomnienie o terminie. System przypomina
o terminie, o podaną liczbę dni przed terminem.
Liczbę dni podaje się w parametrach systemu RK.
Kampania
kampania (en: Campaign)
Szereg działań (kontaktów) tworzących pewną całość, np. poszukiwanie
klientów w regionie zachodnio-pomorskim (kampania marketingowa).
Kampanie handlowe
Karta kampanii
W karcie kampanii są następujące dane:
* Symbol kampanii
* Nazwa
* Status: [O] Otwarta, [Z] Zamknięta, itp.
* Rodzaj: [I] Informacje [S] Sprzedaż, np. sprzedaż promocyjna z upustami
* Projekt (opcja) z tabeli projektów w RZ
* Zadanie (opcja) z kartoteki zadań w RZ
Trzeba podać: Zadanie, gdy podano: Projekt. Zadanie jest powiązane z projektem.
* Data rozpoczęcia i data zakończenia
* Adresaci kampanii, tj. warunek wyboru (filtr) z kartoteki,
np. region = [ZA] i zatrudnionych wiecej niż 100
* Scenariusz działań
* Wysyłane dokumenty, materiały promocyjne itp.
* Przewidywane koszty kampanii
* Inne atrybuty (cechy), które pozwolą analizować przebieg
i rezultaty (efekty) kampanii
Kontakty w ramach kampanii
Symbol kampanii podaje się podczas rejestrowania kontaktów w RK.
Można otrzymać zestawienie kontaktów wykonywanych w ramach kampanii.
Zestawienia można zawęzić (Query) do kontaktów w ramach wskazanej kampanii.
Kronikę kontaktów można filtrować wg kampanii.
Query. Zapytania wg warunków
Gdy program wysyła e-maile, to automatycznie dopisuje kontakt w zbiorze
kontaktów w RK. Dopisywany kontakt o wysłaniu e-maila można powiązać z kampanią.
Należy wpisać symbol kampanii do wysyłanego e-maila
W raportach można śledzić kontakty, tu: e-maile wysyłane w ramach kampanii.
Kampanie powiązane z zadaniami
Kampanie można też powiązać z projektami i zadaniami w RZ Projekty Zadania.
Powiązanie przydatne, gdy kampanię (działania) wykonuje się w ramach
realizacji konkretnych zadań,
RZ Projekty Zadania
W karcie kampanii: RK > Kampanie wpisuje się numer zadania.
Zadanie należy powiązać z projektem. Trzeba podać projekt i zadanie.
PS: Z zadaniem można wiązać wiele kampanii.
W karcie zadania można zobaczyć kampanię: Enter > Kampania powiązana z zadaniem.
RZ Projekty Zadania
Kampanie a dokumenty sprzedaży
Kampanie można powiązać z pozycjami sprzedaży, np. promocyjna sprzedaż z upustami.
W poniższym opisie pokazano jak zapisywać identyfikator kampanii w pozycjach faktur
sprzedaży. I po jej zakończeniu oglądać statystyki sprzedaży uzyskanej w ramach kampanii.
Kampanie handlowe
KIM Karta indeksu
Do karty kontaktu można wpisać indeks asortymentu z KIM. Może to być
indeks nie-magazynowy, np. oznaczenie usługi, którą planuje się wykonać
podczas realizacji kontaktu. Może też to być indeks magazynowy, np. kontakt
dotyczy rozmów handlowych lub serwisowych nt. konkretnego asortymentu.
Kontakty w RK powiązane z asortymentem (indeksem KIM) można przeglądać
w zakładce karty KIM > Kontakty w RK. Kronika
KIM Kartoteka indeksów
uprawienia do kontaktów
Delegować, korygować, zamykać i usuwać może tylko właściciel kontaktu
oraz Administrator [A].
Bezpieczeństwo. Mechanizmy
Wizyta
wizyta
Kontakt z kontrahentem. Rejestrowany w kartotece kontaktów.
wizyty karta
Można utworzyć dokument (wg wzorca): [KW] Karta wizyty [RK_PLS60].
Zawiera dane o kontrahencie, o ostatniej wizycie i jej rezultatach
oraz o zadaniach i celu następnej wizyty.
Przedstawiciel handlowy raportuje na karcie przebieg wizyty.
Wzorce dokumentów i etykiet
właściciel kontaktu
Właścicielem kontaktu jest operator, który kontakt dopisał (utworzył).
zadanie (en: Task, TODO, Case, Ticket)
Zadanie (praca, czynność) do wykonania przez wykonawcę (operatora).
Także: zgłoszenie serwisowe, incydent, problem do rozwiązania.
Zadania zapisuje się w systemie RZ Projekty Zadania.
RZ Projekty Zadania
2.2 Kartoteka odbiorców
W kartotece odbiorców gromadzone są informacje o klientach potencjalnych
(en: Prospect), klientach (en: Account) oraz partnerach (en: Partner).
Patrz opis kartoteki kontrahentów: odbiorców i dostawców.
Zarządzanie bazą odbiorców
Należy zwrócić uwagę na wypełnienie następujących pól w karcie odbiorcy:
Ekran podstawowy
* Nazwa, NIP, adres.
U klientów i partnerów, którzy będą fakturowani, należy
wypełnić te pola zgodnie z dokumentami rejestrowymi firmy,
gdyż drukowane będą na fakturze sprzedaży.
* WWW Adres portalu internetowego firmy klienta. Należy wpisać,
gdy istnieje. Informacje na portalu są źródłem cennych informacji
o firmie. Pozwalają wstępnie ustalić czy mamy szanse pozyskać
firmę jako klienta. Dają wiedzę o wielkości firmy, branży,
sposobie działania na rynku.
* Email (na stronie głównej)
Zwykle jest to uniwersalny e-mail firmy, np. biuro.firma.pl.
Nie powinien być wypełniany, gdy korespondencja e-mailowa odbywa się
z osobami do kontaktu
Osoby do kontaktu
* Grupa klienta. Np. w firmie Tres, w tym polu podaje się następujące
symbole:
00 Baza adresowa
KL Klient
P1 Kandydat na partnera
PA Partner handlowy
PT Partner Autoryzowany
Raz w miesiącu obliczane są upusty (rabaty) partnerskie zależne
od obrotów za ostatnie 12 m-cy.
Dane handlowe
* Etap w cyklu sprzedaży. Patrz pojęcie: etapy w cyklu sprzedaży.
Zawartość pola musi odpowiadać aktualnie wykonywanym czynnościom.
Zmiana etapu (w jeden stopień w górę lub w dół) wykonywana jest w
RK > Ustalanie etapu w cyklu sprzedaży [RK_PSP10] lub bezpośrednio
w karcie kontrahenta (zakładka: Dane handlowe).
Etapy w cyklu sprzedaży. Lejek
* Wartość kontraktu, Szansa zamknięcia w procentach (%), opis potencjału
firmy klienta itd.
Pola te należy wypełniać w miarę zdobywania informacji o kliencie.
Umożliwiają one ocenę, czy warto i należy podejmować wysiłek
w celu pozyskania klienta.
Osoby do kontaktu
* Imię i nazwisko, stanowisko, dział, pozycja decyzyjna, adres e-mail, T/N
W tej sekcji podaje się dane osób do kontaktu, z którymi planuje się
utrzymywać kontakty e-mailowe.
Osoby do kontaktu
Ważne: e-mail osoby do kontaktu identyfikuje odbiorcę. Dlatego adresy e-mail,
do powiązania e-maili odbieranych z kontrahentami powinny być oznaczone: [T].
Na podstawie tak oznaczonego adresu program ustala z którą kartą powiązać.
Użycie e-maili w kontaktach
Dodatkowy opis firmy
Tutaj umieszcza się dodatkowe informacje o kliencie. Informacje
uzupełniające sekcje: Dane Handlowe. W przypadku klienta pozyskanego,
pozwalają ocenić jego przydatność jako np. klienta referencyjnego.
Nie należy tutaj umieszczać danych operacyjnych i zadań związanych
z bieżącymi kontaktami.
3. Prace w dziale handlowym
Prace codzienne
* Uzupełnianie bazy adresowej w kartotece.
Na bieżąco uzupełnia się kartotekę korzystając z internetu, zawnętrznych
baz adresowych, np. Panoramy Firm itd.
Osoby do kontaktu
Dopisuje się także klientów, którzy rejestrują się w portalu firmy.
Dane podane na formularzu portalu należy weryfikować, gdyż często
podawane są dane fikcyjne.
Przed dopisaniem nowego klienta, należy upewnić się, że nie został
dopisany już wcześniej.
P. Jak sprawdzać czy już jest taki klient w bazie ?
O. Patrz: Zarządzanie baza klientów > Dopisywanie
Zarządzanie bazą odbiorców
* Utrzymywanie ciągłych kontaktów z potencjalnymi klientami (en: Lead Nurturing).
Realizacja kolejnych kontaktów wg terminarza w systemie RK.
Terminarz, to jest lista niezakończonych kontaktów.
Kolejne kontakty powinny być realizowane w ramach kolejnych
etapów w cyklu sprzedaży. Patrz: Etapy w cyklu sprzedaży.
Etapy w cyklu sprzedaży. LejekRozwiązania CRM
Prace okresowe
* Kampanie handlowe, np. poszukiwanie partnerów w Polsce północnej,
w celu promocji produktu w wybranych branżach.
* Analiza skuteczności strategii marketingowej, skuteczności działań
handlowych, poprawności materiałów marketingowych, sprawności
organizacji, sprawności systemu informatycznego.
Dokumentowanie procesu sprzedaży
* Kontakty z klientami, w zbiorze kontaktów.
* Informacje o klientach, w kartach klientów i w kartach osób
* Wysłane oferty, w zbiorze ofert.
* Zarejestrowane zamówienia, w zbiorze zamówień.
* Wystawione faktury, w miesięcznych zbiorach faktur.
Patrz też:
Realizacja zamówień sprzedaży
4. Kampanie
Kampania, to szereg działań (kontaktów) tworzących pewną całość, np. poszukiwanie
klientów w regionie zachodnio-pomorskim.
Symbol kampanii podaje się podczas rejestrowania kontaktów w RK.
Gdy program wysyła e-maile, to automatycznie dopisuje kontakt w zbiorze
kontaktów w RK. Dopisywany kontakt o wysłaniu e-maila można powiązać z kampanią.
Należy wpisać symbol kampanii do wysyłanego e-maila
W raportach można śledzić kontakty, tu: e-maile wysyłane w ramach kampanii.
Patrz też (wyżej) opis karty kampanii i powiązania z zadaniami i kontaktami.
Kampanie handlowe
RK > Odbiorcy > Kronika kontaktów [RK_ZOD40]
Zestawienie kontaktów wybranych lub wszystkich operatorów z wybranymi lub
wszystkimi kontrahentami (odbiorcami lub dostawcami). Wiele warunków wyboru.
Warunki wyboru
-------------------------------------------
Kontakty: Wszystkie, wyBrane .......(W/B) W
Odbiorcy: Wszyscy, wyBrani .........(W/B) W
Kampanie: od do
Ująć : Kontakty, Cele ...........(K/C) K
: Rezultaty, Koszty ........(R/K) R
Układ wg: Kontrahentów,Dat,Zapisu (K/D/Z) K
Kontakty od: 20xx.03.01
do: 20xx.03.12
-------------------------------------------
Przykład zestawienia
------------------------------------------------------------
IK 20xx.05.20 TL Telefon - prezentacja ? 014201 Atrisa Spj.
Ustalić termin prezentacji,
Czy ustalił juz resztę potrzeb ?
JD 20xx.05.14 Wt 13:24
zamykam kontakt
MT 20xx.05.20 TL Telefon - współpraca 014779 Prodaw Sys
nie ma pana Muziała w firmie, będzie koło 11-12
MT 20xx.05.20 TL Telefon - współpraca 014779 Prodaw Sys
MT 20xx.05.20 TL Telefon - współpraca 016199 T Woźniak
nr w karcie, nie ma takiego numeru, brak kontaktu
Wysyłam maila
MT 20xx.05.20 EM Program Partnerski 016199 T Woźniak
E-mail od: MT Program Partnerski ABC
firm@firma.pl --> t.wozniak321@gmail.com
IK 20xx.05.20 TL Telefon 016951 RybusKomp
-----------------------------------------------------------
RK > Kronika kontaktów > Kontakty planowane. Wg wzorca [RK_ZOD41]
Zestawienie planowanych kontaktów wskazanego operatora (lub wszystkich).
Planowanych w okresie od .. do.. np. 20xx.06.02 - 20xx.06.04
Format i zawartość zestawienia można zdefiniować w edytorze wzorców.
Zestawienie może mieć układ danych oczekiwanych przez programy zewnętrzene
służące do planowania czasu pracy, np. kalendarze internetowe:
Kalendarz Google (Google Calendar)
Calendly
5.3 Statystyki kontaktów
RK > Kampanie > Statystyki działań marketingowych [RK_ZSP50]
Prezentuje ilość kontaktów wg różnych układów:
* Ile jest, ile dopisano kontaktów w RK ?
* Ile jest, ile dopisano kontaktów operatorów ?
* Ile kontaktów operatorów w lejku sprzedaży ?
* Ile kontaktów powiązanych z kontrahentami ?
* Ile kontaktów powiązanych z operatorami ?
-----------------------------------------------------
Ile kontaktów powiązanych z operatorami ?
ogółem kontaktów (zb. bieżący): 132 964
-----------------------------------------------------
Operator Kontaktów %
-----------------------------------------------------
QQ Dla listow seryjnych 113097 85%
AN Aleksandra Liklewska 8380 6%
IK Izabela Klergon 4685 4%
KD Karolina Dembińska 2014 2%
MT Magdalena Tarkowska 1719 1%
JD Jerzy Dworkowski 913 1%
FS Filip Stolarski 362 0%
-----------------------------------------------------
Patrz szczegóły:
Statystyki działań marketingowych
5.4 Kontakty na osi czasu
RK > Odbiorcy > Kronika kontaktów > Kontakty na osi czasu [RK_ZOD36]
Prezentuje kontakty wybranych lub wszystkich operatorów z wybranymi
lub wszystkimi kontrahentami. Można ująć kontakty zapisywane przez operatorów
i pominąć kontakty o wskaznych symbolach, np. zapisywane automatycznie.
Kontakty uporządkowane są chronologicznie. Najnowsze są na dole listy.
Kontrahenci
Kontrahentów można uporządkować wg: Symbol, Nazwa, NIP
Kontrahentów można wyszukiwać wg ciągów znaków w polach: Symbol, Nazwa, NIP
Kontakty
Kontakty można pokazywać w przedziałach czasu (en: Time Bucket):
[D] Dziennie, [W] Tygodniowo, [M] Miesięcznie i [Q] Kwartalnie.
Program pokazuje liczbę kontaktów zarejestrowanych w we wskazanym przedziale
czasowym, np. w miesiącu 06/202x było 5 kontaktów telefonicznych.
Zestawienie pozwala ocenić działania marketingowe i handlowe operatorów
wielu wymiarach:
* czas
* kontrahenci
* operatorzy
Można np. ustalić kiedy był ostatni kontakt z wskazanym klientem,
jakie były kolejne kontakty w kolejnych dniach (chronologicznie).