1. Powiązanie z bazą danych Trawersa
Grupowanie, chronologia e-maili
Kontrahenci
Kontakty z kontrahentami
Projekty i zadania
Dokumenty transakcyjne
2. Statystyki e-maili
Liczba e-maili ogółem
Liczba e-maili powiązanych
3. Wysyłanie e-maili
Wysyłanie pojedyńczo
Wysyłanie seryjnie
Alerty
Autoresponder
4. Przeszukiwanie e-maili
Wyszukiwarka e-maili
Wyrażenia regularne
5. E-maile do działu serwisu firmy Tres
Funkcje do zgłaszania problemów
Pliki załączników
6. Odbieranie e-maili. Etapy
Pobranie
Połączenie z rekordami w bazie danych
Banowanie
Skierowanie do serwisu
Powiadomienie operatorów
7. Alerty. Przetwarzanie odebranych e-maili
Filtr: do kosza
[SPAM]
Powiadomienia
8. Tematy powiązane
1. Powiązanie z bazą danych Trawersa
Program klienta poczty elektronicznej (TrEmail) jest elementem programu Trawers.
TrEmail jest zintegrowany z gromadzonymi danymi oraz powiązany z funkcjami
zarządzania klientami, kontaktami, kampaniami, zadaniami i funkcjami masowego
wysyłania e-maili.
Program zawiera wiekszość funkcji spotykanych w popularnych programach tego typu:
KMail, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, Opera.
Integracja z bazą danych Trawers ERP
Podstawową zaletą obecności funkcji TrEmail jest jego zintegrowanie z bazą danych
programu Trawers. Integracja jest naturalna. Nie ma potrzeby wykonywania
dodatkowych funkcji synchronizacji np. z e-mailami w Outlooku.
Dodatkowa korzyść, to obecność e-mail wchodzących i wychodzących jako integralny
element bazy danych programu Trawers. Nie ma potrzeby (i nie wolno) zapisywać
e-maili w prywatnych, lokalnych katalogach poszczególnych operatorów.
Grupowanie, chronologia, kronika e-maili
Powiązanie z danymi w bazie danych Trawersa ułatwia przeglądanie kroniki (historii)
e-maili wg wielu kryteriów i różnych okresach (chronologii).
Przykłady:
* Korespondencja z klientem dot. szczegółów zamówionego urządzenia
* Doprecyzowania zgłoszenia serwisowego
* Negocjacje cenowe
* Dokumenty transakcyjne: oferta sprzedaży, zamówienie, faktura sprzedaży
* Korespondencja i załączniki (plany, uzgodniania, protokół odbioru)
nt. realizowanego projektu inwestycyjnego
Wątki (en: Threads)
Grupowanie, sortowanie i filtrowanie e-maili w module TrEmail spełnia
tę samą role co w innych programach zarządzania e-mailami właściwość:
wątki (en: Threads).
Wątkowanie w poczcie, tj. wyświetlanie wiadomości w formie wątków tematycznych.
Program może prezentować widoki wiadomości w grupach powiązanych tematami
(w TrEmail: powiązanych zadaniami) lub nadawcami (w TrEmail: Osobami do kontaktu
u kontrahentów).
* Kontrahenci
E-maile powiązane są automatycznie z kontrahentami:
[v] Odbiorcy
[v] Dostawcy
[v] Pracownicy
[v] Operatorzy
Powiązanie następuje poprzez adres e-mail osoby do kontaktu.
Program wyszukuje kontrahenta, z którym powiązana jest ta osoba.
Patrz szczegóły:
Osoby do kontaktu
* Kontakty z kontrahentami
Informacje o wysłaniu e-maila program zapisuje automatycznie w zbiorze kontaktów
w systemie RK Rynek Kontakty.
Używanie systemu RK
* Wysyłanie e-maili w ramach kampanii
W programie Trawers ERP można planować, realizować i oceniać kampanie.
Kampanie, to są zaplanowane i koordynowane przedsięwzięcia handlowe,
zwykle skierowne do wielu adresatów. W programie Trawers ERP można
tworzyć (także automatycznie) listy adresatów i wysyłać masowo e-maile.
Patrz: RK > Kampanie [RK_TEM90].
Kampanie handlowe. Adresaci
* Powiązania: projekty i zadania
E-maile można powiązać z zadaniami w programie RZ Projekty Zadania.
To pozwala śledzić korespondencję z klientami w przypadku realizacji
długotrwałych projektów i zadań
Używanie systemu RZ
* Dokumenty transakcyjne
E-maile można powiązać z dokumentami transakcyjnymi w systemach NA,MG,ZA,ZO i ZP.
Powiązania między e-mailami a dokumentami transakcyjnymi program zapisuje
w zbiorze (tabeli) [388] E-mail -> dokument RefNo
Z jednym e-mailem można powiązać wiele dokumentów. Np. zamówienie sprzedaży,
wydanie z magazynu, faktura sprzedaży.
To pozwala śledzić korespondencję do kogo i kiedy dokumenty zostały wysłane
oraz przeglądać dokumenty powiązane z e-mailem.
Łacznikiem między e-mailem a dokumentem jest numer referencyjny
dokumentu: RefNo. Np. SI-FA1234/01/13 (faktura sprzedaży).
Numer RefNo
Lista e-maili
------------------------------------------------------------------
Op Temat (tytuł) Data Kontrahent
- -- ----------------------------------- ---------- --------- - --
v AN Przeczytane: Wydruk 20xx.03.08 NA 005673 &
^ AS Re: Zapytanie ofertowe 20xx.03.07 ZO 000137 Z
^ AN Zamówienie abonamentu 20xx.03.08 NA 008023 & +
- ----------------------------------------------------------------
Wbudowana poczta TrEmail
2. Statystyki e-maili
* Liczbę otrzymanych e-maili, liczbę powiązanych z kontrahentami,
liczbę odebranych przez poszczególnych operatorów, można śledzić
w zestawieniu statystyk e-maili.
* Zestawienia statystyczne pokazują liczbę e-maili, w tym powiązanych
Statystyki działań marketingowych
3. Wysyłanie e-maili
Wysyłanie seryjne
* Seryjne wysyłanie e-mailem dokumentów wg wzorców
Wysyłanie faktur e-mailem
* Seryjne wysyłanie ofert, zamówien sprzedaży i faktur sprzedaży
na adresy osób do kontaktu
Wysyłanie faktur e-mailem
* Przeglądanie korespondencji e-mail w zakładkach kart kontrahentów
Kartoteki kontrahentów
* Wysyłanie e-maili w ramach kampanii [RK_PEM80]
Do osób znajdujących się na liście adresatów kampanii można wysyłać e-maile seryjnie.
Kampanie handlowe. Adresaci
Wysyłanie: Alert
* Wysyłanie e-mailem treści utworzonych w module: Alerty
Mechanizm alertów umożliwia wysyłanie e-maili do jednego lub wielu adresatów
z jednakowymi lub spersonalizowanymi treściami, w sytuacji gdy spełnione są
określone warunki.
Alerty to najbardziej rozbudowany ale jednocześnie najbardziej uniwersalny
i elastyczny mechanizm wysyłania e-maili.
Alerty i raportowanie
* Wysyłanie e-mailem zestawień, raportów, itp.
Raportowanie automatyczne
Autoresponder
* Program Autoresponder do automatycznego odpowiadania na e-maile
np. przyjęcie lub odrzucenie zgłoszenia reklamacyjnego po sprawdzeniu
warunków w bazie danych lub wysłanie odpowiedzi na zadane pytanie
wykorzystując informacje zgromadzone w Bazie Wiedzy (en: Smart Answer Module).
* Wysyłanie pracownikom e-maili z treścią odcinków płacowych [PL_ZLP80]
* W kronice (logu) można zapisywać adresy e-mail wysyłanych seryjnie
Parametr: 0814 [1] Seryjne wysyłanie e-maili
Np. RK_PEM10 TrEmailTRRKCAMPAIGN.... Wysłano do: jnowak@firmabc.pl
.... Wysłano do: aneta@darmet.com.pl
Patrz też:
Parametry ogólne 01xx 02xx 03xx 08xx
4. Przeszukiwanie e-maili
Pliki e-maili gromadzone sa w jednej, centralnej bazie danych.
To pozwala wyszukiwać e-maile z różnych kontekstów pracy w programie,
np. korespondencja z odbiorcą, e-maile powiązane z zadaniami,
historia e-maili w kartotece kontaktów z kontrahentami.
Wyszukiwarka e-maili
Wbudowana do programu wyszukiwarka pozwala na wyszukiwanie słów i fraz w e-mailach
o-- Szukaj ------------------------------------------------o
| |
| Data: 20xx.10.01 - 20xx.10.31 |
| Temat: Faktura |
| |
| Od: Janusz Kownacki |
| E-mail nadawcy: biuro@firma.pl |
| |
| Do: |
| E-mail adresata: sprzedaz@alfabeta.com |
| |
| Treść: |
| Sym. operatora: |
| |
| Używać wyrażeń regularnych [N] |
| |
o----------------------------------------------------------o
Program pokaże te e-maile, których odpowiednie pola zawierają wpisane wartości.
Aby wyszukać e-maile zawierające w temacie słowo: oferta należy
w polu Temat (tytuł) wpisać: [oferta].
Aby rozszerzyć wyszukiwanie na e-maile zawierające słowa: oferty, ofertę,
ofert, w polu Temat wpisać: [ofert]
Aby zawęzić do e-maili wysłanych na adres: firma@adres.pl,
dodatkowo, w polu Email adresata, wpisać: [firma@adres.pl]
W polu: Operator można wpisać wiele symboli operatorów rozdzielonych
przecinkami. Np. [AA,SP,AB]
Aby wyszukać i powiązać z kontrahentem wszystkie listy wysłane na
adres: @adresfirmy.pl
* W polu Email adresata wpisać: @adresfirmy.pl
Na liście pozostaną e-maile wysłane na adresy z podaną frazą,
np. firma@adresfirmy.pl
jan.kowalski@adresfirmy.pl
nowak@adresfirmy.pl
* Oznaczyć wszystkie (+)
* Powiązać z kontrahentem (F6)
Szukanie w bazie danych
Zastosowanie wyrażeń regularnych
Mechanizm wyrażeń regularnych powoduje, że wpisane informacje będą traktowane
jako maski wyrażeń regularnych.
Wyrażenia regularne (regex)
* Usunięcie e-maili z tematami zaczynającymi się od słów:
Przeczytane: lub Przeczytano:
- W polu Temat (tytuł), wpisać: ^Przeczytan[eo]:
Na liście pozostaną e-maile tematem zaczynającym się od podanych słów.
- Oznaczyć wszystkie (+)
- Usunąć (F2 > Usuń)
* Wyszukać e-maile oznaczone przez operatorów: od A0 do BZ i SP
- Napisać: ([AB].)|(SP)
* Wyszukać e-maile oznaczone przez operatorów o symbolach kończących się na: 0
- Napisać: [.0]
5. E-maile do działu serwisu firmy Tres
Zgłaszanie problemów i potrzeb dotyczących programu Trawers ERP.
Funkcje do zgłaszania problemów
W module AD umieszczono funkcje, które za pomocą poczty elektronicznej
umożliwiają wysłanie zgłoszeń bezpośrednio do działu serwisu firmy Tres.
Zgłoszenie problemu
AD > Trawers > Zgłoszenie problemu [AD_PZS10]
AD > Trawers > Zgłoszenie potrzeby [AD_PZS20]
W zgłoszeniach problemów i zgłoszeniach potrzeb rozwojowych można
przekazać informację o napotkanym problemie lub opisać potrzeby rozbudowy
lub zmiany programu.
Załączniki do formularza zgłoszenia
Do opisu, program automatycznie dołącza pliki zawierające informacje techniczne,
które ułatwiają analizę problemu:
* Plik konfiguracji (data wydania używanego programu, itp.)
* Plik rejestrujący problemy techniczne (trerror.log)
* Fragment kroniki pracy w programie (log)
Kronika operacji (log)
Aby skorzystać z tych funkcji:
* W tabeli skrzynek oznaczyć skrzynkę jako [S] F10-serwis Tres
* Nadać uprawnienia do tej skrzynki operatorowi, który będzie wysyłał
do Tres informacje o napotkanym problemie lub potrzebie rozbudowy.
Patrz też:
Komunikacja w dziale serwisowym
6. Odbieranie e-maili. Etapy
Odbieranie e-maili w programie Trawers, to proces wykonywany automatycznie.
Składa się z etapów. W ramach poszczególnych etapów program wykonuje dodatkowe
funkcje: porządkuje, segreguje i przetwarza odebrane e-maile.
Odebrane e-maile można dodatkowo przetwarzać wykorzystując mechanizm alertów.
W następnym rozdziale opisano alerty stosowane w firmie Tres.
Etapy. W skrócie, Program:
Pobiera z serwera identyfikatory e-maili i zapisuje je, jeśli nie są jeszcze w bazie danych.
Łączy e-maile z kontrahentami za pomocą adresów e-mail z kart osób do kontaktu.
Zmienia adres e-mail na 'niepoprawny' (tu: !! Failure) w przypadku stałego błędu.
Wiąże e-maile z zadaniami w systemie RZ na podstawie numeru TaskNr lub wcześniejszego powiązania e-maila.
Wiąże e-maile z dokumentami, takimi jak faktury sprzedaży, za pomocą numeru RefNo.
Przenosi e-maile do folderu 'Odrzucone', jeśli nadawca jest zbanowany.
Oznacza potwierdzenia odbioru wysłanych e-maili oraz informuje o usunięciu e-maila bez czytania.
Filtruje e-maile skierowane do serwisu.
Wysyła powiadomienia do operatorów o odebraniu nowych e-maili.
Etapy. Opis rozbudowany:
1. Program pobiera z serwera identyfikatory e-maili i pobiera (czyta)
te e-maile, których nie ma jeszcze w bazie danych.
2. Pobrane e-maile łączy (kojarzy) z kontrahentami poprzez adres e-mail
w karcie osoby do kontaktu.
Osoby do kontaktu
3. W sytuacji, gdy serwer zwraca e-mail z błędem o charakterze stałym,
np. w kolejnych próbach: błędny adres e-mail, to program zmienia
adres e-mail w karcie osoby na niepoprawny (dopisuje: !! failure).
np. !! Failure biuro@lamirs.pl !! Failure accent@accent.com.pl
Ten zapis eliminuje adres e-mail z przyszłych masowych wysyłek
i jest informacją dla operatora, żeby przed kolejnym wysłaniem
do tego adresata wpisał prawidłowy adres.
4. Program wiąże z zadaniem w RZ na podstawie numeru TaskNr w temacie
lub wg powiązania e-maila wcześniejszego, np. [TR-45013].
Tzn. jeżeli wyślemy e-mail powiązany z zadaniem, to odpowiedź też zostanie
powiązana, nawet jeżeli w temacie (tytule) brak TaskNr.
Aby wiązać z odpowiedzią, nadawca musi kliknąć w swoim programie pocztowym:
'Odpowiedz'.
Powiązanie e-maili z zadaniami w systemie RZ Projekty Zadania:
RZ Projekty Zadania
5. Program wiąże e-mail z dokumentami, np. z fakturą sprzedaży na tej samej
zasadzie co z zadaniem, na podstawie numeru RefNo w temacie (tytule) lub powiązań
e-maila wysłanego, jeżeli jest to odpowiedź.
Patrz: Powiązanie e-maili z dokumentami przy użyciu RefNo
RefNo Numery referencyjne dokumentów
6. Jeżeli adres nadawcy jest banowany, to przenosi e-mail do folderu: Odrzucone.
Decyduje pole Ban w karcie osoby (pole: KOBanTN), z którą wiązany jest e-mail.
Gdy wiele kart ma ten sam e-mail, to będzie to karta z: Powiązać odebrane [T].
7. Jeżeli odebrany e-mail jest potwierdzeniem dostarczenia wiadomości,
to program oznaczy wysłany email wymagający potwierdzenia,
że potwierdzono odebranie [?] -> [+].
Jeżeli zamiast potwierdzenia odebrania przyszła informacja o usunięciu
e-maila bez czytania, to program zmieni flagę [?] na [-].
8. Program filtruje e-maile skierowane do serwisu (tylko w firmie Tres).
Zgłoszenie problemu
9. Program wysyła powiadomienia do operatorów o odebraniu nowych e-maili.
Parametr operatora: 1102 [1] Powiadom o otrzymaniu e-maila
Powiadomienia, wiadomości
7. Alerty. Przetwarzanie odebranych e-maili
Odebrane e-maile można dodatkowo przetwarzać wykorzystując mechanizm alertów.
Patrz szczegóły:
Alerty i raportowanie
Alerty stosowane są w firmie Tres do przetwarzania e-maili odebranych.
Alerty o charakterze filtrów
----------------------------
Filtr: E-maile do kosza
Przenosi do kosza e-maile z podanej listy adresów. Takie zadanie można
zlecić serwerowi poczty aby nie tracić czasu i miejsca na pobieranie
niechcianej poczty ale czasami łatwiej jest tym zarządzać z poziomu
programu pocztowego niż serwera.
Umieszczenie e-maila w koszu, w przeciwieństwie do czarnej listy na serwerze,
nie jest definitywne. Pozwala 'rzucić okiem' i przywrócić e-mail
przed ostatecznym usunięciem.
Filtr: [SPAM] do kosza
Alert pełni funkcję porządkową. Usuwa e-maile nie powiązane z kontrahentem,
którymi nikt się nie zainteresował przez ponad tydzień.
Słowo [SPAM] w temacie (tytule) jest dopisywane przez filtr antyspamowy serwera
pocztowego i jest dodatkowym wyznacznikiem, że e-mail jest pocztą niechcianą.
Na tej samej zasadzie można skonstruować alert, który sortuje korespondencję
wybranych kontrahentów do osobnych folderów lub umieszcza odebrane biuletyny
w osobnych folderach.
Przykład alertu: https://ftp.tres.pl/alerty/ > [SPAM]_do_kosza.xml
Alerty. Powiadomienia
---------------------
Te alerty analizujące pocztę mają charakter bardziej powiadomienia niż filtru:
Powiadomienie: E-mail z KEI finanse
Alert pokazuje powiadomienie, gdy przyjdzie korespondencja od dostawcy
usługi poczty (KEI), na rzadko przeglądany adres postmaster.
To są najczęściej faktury wysyłane raz w roku. Przed alertem zdarzały się
przeoczenia faktur.
Dodatkowo, alert wysyła cytat treści e-mail na ogólną skrzynkę tres@tres.pl
Powiadomienie: Autoresponder - Ban
Alert powiadamia nadawcę, że jego e-mail został odrzucony z prośbą
aby nie wysyłał więcej e-maili na nasz adres (banowanie nadawcy).
Nadawca banowany ma wskaźnik w karcie osoby do kontaktu: Ban = [T] (KOBanTN)
Na tej samej zasadzie można skonstruować alert, który powiadomi nadawcę
o warunkach jakie musi spełnić aby móc prowadzić korespondencję przez e-mail.