1. Opis ogólny
2. Wysyłanie e-mailem dokumentów z załącznikami
Opis ogólny
Prace przygotowawcze
Załączniki standardowe
Załączniki indywidualne
Wysyłanie e-mailem dwóch dokumentów wg wzorca
Faktura z załącznikami z karty KIM
3. Załączniki w e-mail. Uwagi techniczne
4. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
Załączniki [&] to są pliki zewnętrzne z dokumentami i rysunkami oraz adresy obiektów,
np. adresy stron internetowych.
Dokumenty powiązane (załączniki)
W programie Trawers można powiązać (en: attach) rekordy w bazie danych
z załącznikami, np. można powiązać skan (obraz cyfrowy) faktury zakupu
z rekordem [FA] Faktura zakupu w zbiorze dokumentów w systemie ZO Zakupy.
Podczas dopisywania lub korekty faktury zakupu podaje się adres (link) wskazujący
miejsce, w którym umieszczony jest skan faktury.
Z jednym rekordem, tu: faktura zakupu można powiązać wiele załączników.
Pliki załączników. Dokumenty
[v] Pliki tekstowe
Pliki utworzone edytorami tekstowymi
[v] Pliki graficzne
Pliki w różnych formatach, np. bitmampy, pliki GIF Graphics Interchange Format,
pliki JPEG. Pliki graficzne utworzone elektronicznie lub powstałe podczas
skanowania dokumentów papierowych
[v] Pliki tworzone w programach do projektowania konstrukcji, rysunków technicznych:
CAD / CAM / CAE, np. dxf, dwg
Obiekty (linki)
[v] Adresy stron internetowych (en: Web Links, URL), np. http://www.uszczelniacze.pl
[v] Numery RefNo identyfikujące dokumenty transakcyjne, np. SI-FA0001/12/18
RefNo Numery referencyjne
NOTE: Obiekty, do których podaje się odsyłacze, np. URL, RefNo, nie występują jako
fizyczne pliki w katalogach załączników.
Dla uproszczenia opisu, wszystkie załączniki (fizyczne pliki) i odsyłacze (linki),
określamy terminem: pliki.
Pliki połączone są (skojarzone) z rekordami w bazie danych Trawersa, zapisami
w kartotekach, np. z indeksami materiałowymi KIM i dokumentami, np. zamówieniami
sprzedaży i zakupu.
Do indeksów w kartotece KIM można dołączyć adresy URL (adresy internetowe)
katalogów dostawców tych indeksów. Np. https://www.producent.pl/katalog-online/
Dokumenty powiązane (załączniki)
W niniejszym opisie termin 'załączniki' oznacza pliki i odsyłacze powiązane
z rekordami Trawersa oraz przesyłane jako elementy e-mail (MIME) lub używane w wydrukach.
Nie dotyczy to 'załączników technicznych' w strukturze e-faktury KSeF.
2. Wysyłanie e-mailem dokumentów z załącznikami
Opis ogólny
Dokumenty można wysłać drogą elektroniczną na adres e-mail kontrahenta
(en: Emailing Linked Documents as Attachments)
Dla dokumentów typu [FA] faktury sprzedaży objętych KSeF:
* 'wysyłka e-mailem PDF' nie jest równoznaczna z przekazaniem faktury w sensie KSeF,
* e-mail może zawierać wizualizację (PDF) i/lub załączniki handlowe/techniczne,
ale faktura 'rzędowa'jest w KSeF.
Patrz opisy wysyłania np. faktur sprzedaży.
Wysyłanie faktur e-mailem
Dodatkowo, razem z dokumentem można wysłać skojarzony (połączony) plik załącznika.
Np. do oferty sprzedaży wysyłanej e-mailem można dołaczyć fotografie lub aktualny katalog.
NOTE: Wielkość pliku załącznika może być limitowana. Limit zależy od serwera pocztowego.
Trawers odczytuje maksymalny rozmiar z serwera i ew. informuje, że:
[Przekroczono dopuszczalny rozmiar e-maila].
Pliki załączników można wysyłać z następującymi dokumentami:
NA: [OF] Oferty, [ZL] Zamówienia, [FA] Faktury sprzedaży
ZA: [ZL] Zamówienia zakupu
ZO: [FA] Faktury zakupu
NOTE: KSeF a wysyłka e-mail faktur
W przypadku faktur sprzedaży objętych KSeF, e-mail nie jest kanałem 'rzekazania faktury'
w rozumieniu KSeF. Faktura właściwa jest przesyłana i udostępniana w KSeF,
natomiast e-mail może służyć jako:
* powiadomienie kontrahenta o wystawieniu/wysłaniu faktury do KSeF (np. z numerem KSeF),
* dosłanie wizualizacji (PDF) do celów informacyjnych,
* dosłanie plików towarzyszących (załączników) poza KSeF (np. rysunki, zdjęcia,
specyfikacje, protokoły).
Załączniki plikowe wysyłane e-mailem są elementem korespondencji handlowej i nie stanowią
' załączników KSeF'.
Kolejne kroki
Aby wysłać e-mailem, np. ofertę sprzedaży, z załącznikiem, należy wykonać
następujące prace:
Prace przygotowawcze
* Przygotować urządzenie: [Email PDF] Wysyłanie e-maila z PDF
patrz opis: Urządzenia wyjściowe
Urządzenia wyjściowe
* Przygotować plik załącznika, np. ogólny folder z ofertą firmy, np. folder.pdf
* Przygotować wzorzec oferty sprzedaży, np. OFFOLDER Oferty sprzedaży
patrz opis: Wzorce dokumentów i etykiet
Wzorce dokumentów i etykiet
* W treści wzorca umieścić: ţZałączPlik{folder.pdf}
Plik załącznika - ţZałączPlik{plik;[katalog]}
Wysyła wskazany plik (pliki) razem z dokumentem
Patrz opis funkcji TrExtLang:
Funkcje TrExtLang
Tworzenie i wysyłanie oferty z załącznikiem standardowym
Załącznik standardowy, to plik, którego nazwę wpisuje się do wzorca
wysyłanego dokumentu. Wszyscy odbiorcy, którzy otrzymają dokument
wg tego wzorca, otrzymają także wskazany załącznik.
Patrz też: Załącznik indywidualny
1. Wystawić (zarejestrować) ofertę dla klienta
NOTE: W karcie klienta musi być osoba do kontaktu z adresem e-mail
Na ten adres wysłana będzie oferta z załącznikiem.
2. Wydrukować F4 (wysłać) ofertę: OFFOLDER wybierając urządzenie: [Email PDF]
Program wyśle e-mailem ofertę sprzedaży z 2 załącznikami:
* treść oferty jako plik w formacie PDF 1-szy załącznik
* plik: folder.pdf 2-gi załącznik
Program dołączy plik: folder.pdf bo we wzorcu podano
ţZałączPlik{folder.pdf} (patrz prace przygotowawcze - opis wyżej)
Można wysłać różne załączniki, np. do różnych grup odbiorców.
Np. inne cenniki dołączyć do oferty wysyłanej do hurtowni a inne
do sklepów detalicznych.
Trzeba utworzyć różne wzorce wydruków dokumentów i wpisać do nich
odpowiednie nazwy załączników. Lub tak zbudować wzorzec wydruku,
(stosując funkcje ţPorównaj{}), aby program wysyłał różne załączniki
do różnych grup odbiorców
Wysyłanie faktur e-mailem
Tworzenie i wysyłanie oferty z załącznikiem indywidualnym
Załącznik indywidualny, to plik, którego nazwę łączy się (kojarzy)
z konkretnym dokumentem, np. ofertą sprzedaży skierowaną do konkretnego klienta.
Taki załącznik, razem z dokumentem, otrzyma tylko ten odbiorca,
na którego adresowany jest dokument, tu: oferta sprzedaży.
Patrz też: Załącznik standardowy
* Plik graficzny, tu: fotografię oferowanego towaru umieścić w katalogu: TrInOut.
* Utworzyć (dopisać) dokument: oferta sprzedaży do odbiorcy.
* Z ofertą powiązać plik graficzny jako załącznik do dokumentu
Zakładka oferty: Dokument Pliki załączników
Dopisać kartę załącznika wskazując plik graficzny w katalogu: TrInOut.
W karcie wskazać: Wysyłać = [T]
* W treści wzorca oferty umieścić ţZałączPlikiDokumentu{}
Nie trzeba podawać nazwy pliku, np. folder.pdf
Nie trzeba podawać parametrów funkcji.
* Wydrukować (wysłać e-mailem) ofertę.
O tym, które załączniki wysłać z oferą, program dowie się
z listy załączników powiązanych z ofertą.
Wyśle te, w których wskazano: Wysyłać = T
Wysyłanie faktur e-mailem
Wysyłanie e-mailem dwóch dokumentów wg wzorca
Potrzeba: wysłać e-mailem fakturę sprzedaży a jako załącznik wysłać
zestawienie stanu rozrachunków wg wzorca
1. Gdy czynność jednorazowa:
* Zapisać wydruk z rozrachunków do pliku pdf
* Dołączyć plik pdf do wysyłanej faktury
2. Gdy czynność powtarzalna:
* Na wzorcu wydruku faktury wstawić funkcję załączenia wydruku rozrachunków
ţZałączWydrukPDF{NA;SR;Symbol wzorca;sPla.s}
Funkcje TrExtLang
* Wysłać fakture z załącznikiem, tu: z wydrukiem z rozrachunków
Faktura z załącznikami z karty KIM
Potrzeba: wydrukować lub wysłać e-mailem fakturę sprzedaży a jako załączniki
wydrukować lub wysłać rysunki (zdjęcia) powiązane ze sprzedawanym
asortymentem, np. skany etykiet sprzedawanego towaru
1. Dla pojedynczego pliku
* Z kartą KIM, np. BARWNIK-INDYGO połączyć plik BARWNIK-INDYGO.jpg
(w Linux wielkość liter ma znaczenie)
* Zbudować wzorzec faktury
W pozycji faktury [P] wstawić odwołanie do pliku załącznika o takiej
samej nazwie jak symbol indeksu (BARWNIK-INDYGO)
---------------------------------------------
P ţZałącz{ţRtrim{şIndeks towaru ş}.jpg;mgzal}
- -o------------ -------o-------- -----------
| |
v v
funkcja BARWNIK-INDYGO <--> BARWNIK-INDYGO.jpg
(indeks) (plik załącznika)
* Wydrukować fakturę
Podczas realizacji wydruku, program:
- odczyta symbol indeksu z pozycji faktury (BARWNIK-INDYGO)
- z katalogu załączników \mgzal i pobierze plik BARWNIK-INDYGO.jpg
- Wariant e-mail:
Wyśle powiadomienie / wizualizację faktury (opcjonalnie) oraz dołączy
pliki z KIM jako załączniki e-mail (poza KSeF),
zależnie od rodzaju urządzenia wyjściowego.
- Wariant wydruk:
Wydrukuje wizualizację faktury oraz wydrukuje/doda pliki załączników
zgodnie z ustawieniami urządzenia wyjściowego.
2. Dla wielu plików załączników
* W kartach załączników oznaczyć Wysłać? [T]
* Zbudować wzorzec faktury
W pozycji faktury [P] wstawić:
-------------------------------------
P ţZałączniki{Indeks;şIndeks towaru ş}
- -o--------- --o--- -------o--------
| | |
v v v
funkcja kartoteka BARWNIK-INDYGO
(KIM) (indeks)
* Wydrukować fakturę
Podczas realizacji wydruku, program:
- odczyta symbol indeksu z pozycji faktury (BARWNIK-INDYGO)
- z katalogu załączników pobierze pliki które w kartach mają Wysłać [T]
- wydrukuje fakturę i pliki załączników lub wyśle fakturę i załączy
jako załączniki e-maila, w zależności od rodzaju urządzenia wyjściowego
Załączane pliki można dodatkowo zawęzić do wskazanej grupy, określonej nazwy
lub formatu.
Pliki z grupy [UM]
P ţZałączniki{Indeks;şIndeks towaru ş;UM}
Pliki z rozszerzeniem .jpg z grupy [ZD]
P ţZałączniki{Indeks;şIndeks towaru ş;ZD;.jpg}
Pliki ze słowem Zdjęcie w nazwie
P ţZałączniki{Indeks;şIndeks towaru ş;;Zdjęcie}
Jeżeli faktura jest w KSeF, to rysunki/zdjęcia z KIM wysyła się
jako osobne załączniki e-mail, a nie jako 'część faktury KSeF'
(bo plikowych załączników tam nie ma).
3. Załączniki w e-mail. Uwagi techniczne
Załączniki są elementem e-maili
Załączniki w e-mail są integralną częścią e-mail.
E-maile są w formacie MIME i ich budowę opisuje szereg dokumentów RFC..
W programie Trawers e-mail wraz z załącznikami przechowywany jest
w podkatalogu /rkemail/.
Wbudowana poczta elektroniczna
W zbiorze: 303 E-maile RK, w rekordzie jest zapis o e-mail: data, temat
i nazwa pliku w /rkemail/.
W praktyce większość e-maili jest w formacie MIME i zawiera załączniki.
Najczęściej są to obrazki z logiem firmy nadawcy i mniej istotne pliki.
W większości te pliki nie mają znaczącej nazwy i można jedynie domyślać się
ich zawartości wg kontekstu (treści e-maila), np. screen001.jpg, oferta.pdf.
Nie ma potrzeby wyodrębnienia plików załączników z e-maili.