1. Opis ogólny
Cykl przetwarzania (KSeF + e-mail)
2. Przygotowanie do wysyłania
Moduł poczty TrEmail
Urządzenie: [Email PDF]
KSeF: wysyłka ręczna i automatyczna
Osoba do kontaktu
3. Wysyłanie faktur pojedynczo
Faktura
Wysyłanie do KSeF (ręcznie/automatycznie)
Wydruk / e-mail (PDF wizualizacja) - wg wskaźnika odbiorcy
Właściwości urządzenia: [Email PDF]
4. Wysyłanie dokumentów seryjnie
Potrzeba
Funkcje wysyłające do KSeF (seryjnie)
Funkcje e-mail (seryjnie) - wg wskaźnika odbiorcy
Numer RefNo, numer KSeF, UPO
5. Wysyłanie dokumentów seryjnie. Alert
Alert wysyła do KSeF
Alert wysyła e-mailem (PDF/powiadomienie) - wg wskaźnika odbiorcy
Pełna automatyzacja
Częściowa automatyzacja
Adresaci e-maili
6. Wysyłanie faktur sprzedaży w Tres CO
7. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
1.1 Wprowadzenie
W programie Trawers dokumenty sprzedaży, np. faktury mogą być:
* przekazywane do KSeF jako faktury ustrukturyzowane (XML) - to jest właściwa,
formalna postać faktury,
* wysyłane e-mailem jako wizualizacja PDF oraz/lub jako powiadomienie
(opcjonalnie, wg preferencji odbiorcy).
Wysyłka e-mail realizowana jest bezpośrednio z programu poprzez wbudowany
moduł poczty elektronicznej TrEmail.
Patrz opis TrEmail:
E-mail Wbudowana poczta TrEmailDokumenty można wysyłać na dwa sposoby (kanały):
1. KSeF (obowiązkowy kanał faktury ustrukturyzowanej)
Dokument jest generowany jako XML i wysyłany do KSeF.
2. E-mail (kanał informacyjny, opcjonalny)
Program może wysłać e-mail z wizualizacją PDF lub powiadomieniem.
O tym, czy wysyłać e-mail, decyduje wskaźnik w karcie odbiorcy (pole eDokFV).
Kartoteki odbiorców i dostawców
Uwaga: PDF wysyłany e-mailem jest wizualizacją. Właściwa faktura jest przekazywana i dostępna w KSeF.
E-mail może dodatkowo przenosić załączniki plikowe (np. rysunki, zdjęcia, specyfikacje,
protokoły) wysyłane 'obok KSeF'. Tego typu pliki są elementem korespondencji handlowej
i nie stanowią części faktury ustrukturyzowanej KSeF.
1.2 Cykl przetwarzania (KSeF + e-mail)
Standardowy cykl przetwarzania dokumentu sprzedaży:
1. Rejestrowanie (wystawianie) dokumentu (np. faktury)
2. Generowanie e-Faktury KSeF (XML) i walidacja danych
3. Wysłanie do KSeF (tryb ręczny lub automatyczny - zależnie od ustawień)
4. Odbiór wyniku: przyjęta / odrzucona, zapis numeru KSeF oraz UPO
5. (Opcjonalnie) Drukowanie do PDF (wizualizacja)
6. (Opcjonalnie) Wysłanie e-maila (PDF/powiadomienie) - wg wskaźnika odbiorcy
W treści/temacie e-maila zaleca się podanie numeru KSeF (i opcjonalnie UPO),
jeżeli są dostępne.
1.3 Zapisanie w e-archiwum
Dokument można dodatkowo zapisać w archiwum dokumentów (e-archiwum).
Zaleca się, aby przy dokumencie przechowywać co najmniej:
* numer KSeF,
* UPO,
* ewentualnie XML wysłany do KSeF,
* ewentualnie PDF wizualizacji i kopię wysłanej wiadomości e-mail.
Przygotować do pracy urządzenie wyjściowe: [Email PDF]
Wysyłanie dokumentu e-mailem, to wariant procesu drukowania (emitowania) dokumentu,
w tym przypadku kanałem elektronicznym.
[Email PDF] Wysłanie e-maila z PDF (wizualizacja)
Program zapisuje treść wydruku do pliku w formacie PDF i następnie wysyła
ten plik jako załącznik e-maila.
Urządzenia wyjściowe
o-- Urządzenia wyjściowe ---------------------------------------------[X]o
| |
|Symbol -- Nazwa --------------------- ----------------------- - Rodzaj -|
| |
|CUPS00 Drukarka domyślna na serwerze <drukarka domyślna> CUPS |
|EKRAN0 Przeglądanie Ekran Ekran |
|EMAILP Email pdf Poczta elektroniczna Email PDF | <--- Urządzenie [Email PDF]
|EVINCE Przeglądanie wydruku w pliku P evince Polecenie |
|PDF000 Zapo-- Urządzenie: Email pdf ---------------------o Plik PDF |
|PRN0IG Pli| | Plik PRN |
|PUTTY0 Dru| Symbol EMAILP | Polecenie |
| | Nazwa Email z załączonym plikiem PDF | |
| | Rodzaj Email PDF Wysłanie e-maila z PDF | |
| | Poczta elektroniczna | |
| o----------------------------------------------o |
o------------------------------------------------------------------------o
|
|
v
o-- Właściwości: Email pdf ------------o
| |
| Skrzynka nadawcza: BI Biuro |
| |
o--------------------------------------o
E-mail Wbudowana poczta elektroniczna
Nadać uprawnienia operatorom (rolom) do urządzenia wyjściowego [EMAILP]
AD > Trawers > Operatorzy i role > Nadawanie uprawnień i warunków
KSeF: wysyłka ręczna i automatyczna
Przygotować środowisko KSeF (zgodnie z wdrożeniem w danej firmie):
* ustawienia dostępu do KSeF (środowisko test/produkcyjne),
* uprawnienia operatorów do funkcji KSeF,
* parametry trybu pracy:
wysyłka ręczna - operator uruchamia wysyłkę dokumentu lub zakresu,
wysyłka automatyczna - wysyłka uruchamiana jest automatycznie
(np. po zatwierdzeniu lub przez alert).
W pracy bieżącej operator powinien mieć możliwość sprawdzenia:
* statusu wysyłki (oczekuje / wysłana / odrzucona),
* numeru KSeF,
* UPO,
* komunikatów błędów (w przypadku odrzucenia).
Osoba do kontaktu
Ustalić adresy e-mail w kartach osób do kontaktu.
Adres e-mail powinien pozwolić na jednoznaczną identyfikację kontrahenta.
Poprzez adres e-mail odszukiwany jest kontrahent. Po otrzymaniu e-maila
program przeszukuje wszystkie kartoteki osób do kontaktu.
Po znalezieniu adresu e-mail, łączy treść e-maila z kartą kontrahenta.
Wpisać adres e-mail w karcie osoby do kontaktu
Osoby do kontaktu
Program może wysłać e-mail (PDF/powiadomienie) na adres e-mailowy osoby do kontaktu -
jeżeli wynika to ze wskaźnika w karcie odbiorcy (eDokFV)
o-- Osoby do kontaktu -------------------------------------------[X]o
|- --- Pan(i) ------------------ Dział -- Stanowisko ----- @ Of D O |
| |
| Biuro: Janina Kruk BI T T? 3 |
| |
|-------------------------------------------------------------------|
| Tel.1 111-222-333 Tel.2 |
| Email [T] biuro@odb000001.pl |
| |
o-------------------------------------------------------------------o
3. Wysyłanie faktur pojedynczo
3.1 Wystawienie faktury
Zarejestrować fakturę, wpisać osobę do kontaktu do pola: Odbierający.
E-mail (jeśli będzie wysyłany) zostanie wysłany na adres tej osoby.
o-- Faktura sprzedaży 20xx/10 ----------------------------------------[X]o
| |
| Odbiorca 000001 Odbiorca 1 |
| |
| Dokument AA0001/10/12 Data xx.10.03 Sprzedał POMO10 Data sprzedaży .. |
| |
| |
| Wysłać do AD0001 Odbiorca 1 Adres wysyłki 1 |
| Odbierający Biuro: Janina Kruk |
| --------o--------- |
o---------------------------------------------- | ------o
^
o
E-mail będzie wysłany na adres Janiny Kruk
jeśli eDokFV przewisuje e-mail
3.2 Wysłanie do KSeF (ręcznie lub automatycznie)
Po zarejestrowaniu i zatwierdzeniu faktury dokument jest przekazywany do KSeF:
* Tryb ręczny: operator uruchamia funkcję 'Wyślij do KSeF' dla bieżącego dokumentu.
* Tryb automatyczny: wysyłka uruchamia się automatycznie (zgodnie z ustawieniami firmy,
np. po zatwierdzeniu lub przez alert).
Po poprawnym przyjęciu w KSeF dokument otrzymuje:
* numer KSeF,
* UPO.
Zalecenie: e-mail z PDF wysyłać dopiero wtedy, gdy dokument ma status 'przyjęta w KSeF'.
Jeżeli numer KSeF nie jest jeszcze dostępny, e-mail można wysłać później
(po nadaniu numeru) albo wysłać powiadomienie uzupełniające z numerem KSeF.
* Symbol nadawczej skrzynki pocztowej
NOTE: Adres e-mail nadawcy, program odczyta z tabeli skrzynek pocztowych.
Odczyta adres e-mail skrzynki, do której operator ma uprawnienie.
Gdy jest więcej niż jedna skrzynka, to adres skrzynki podpowiadanej [*]
Właściwości urządzeń wyjściowych
3.4 Wysłanie e-maila z załącznikiem (PDF wizualizacja)
Program przygotuje e-mail do osoby do kontaktu odbiorcy.
W zależności od ustawień (eDokFV / wzorzec / urządzenie) e-mail może zawierać:
* powiadomienie o fakturze przekazanej do KSeF (np. numer dokumentu + numer KSeF),
* PDF wizualizacji (opcjonalnie) jako załącznik,
* załączniki plikowe (opcjonalnie) wg zasad 'E-maile z załącznikami'
(załączniki standardowe/indywidualne, załączniki z KIM itp.).
Następnie pokaże okno e-maila z:
* adres odbiorcy (osoby do kontaktu)
* temat (tytuł) i nr faktury,
np. [PL:SI-FA0001/01/21] Faktura sprzedaży FA0001/01/21 | KSeF: 1234-5678
* załącznik: PDF wizualizacji oraz/lub plikami towarzyszącymi (poza KSeF)
W oknie można dopisać treść e-maila, np.:
------------------------------------------------------------------------
Dzień dobry,
informujemy, że wystawiono fakturę FA0001/01/21 i przekazano do KSeF.
Numer KSeF: 1234-5678-...
W załączeniu (opcjonalnie) wizualizacja PDF oraz dokumenty towarzyszące.
Wyrazy szacunku,
Adam Abacki
------------------------------------------------------------------------
Wysłany e-mail zostanie powiązany z odbiorcą faktury poprzez adres osoby
do kontaktu tego odbiorcy.
W folderze [Wysłane] będzie taki e-mail:
o-- Adam Abacki / Wysłane / apc8q4jv.eml -------------------------o
| Od: Adam Abacji <ksiegowosc@alfa.com.pl> |
| Do: biuro@parkas.com.pl |
| |
| Temat: [PL:SI-FA0001/01/21] Faktura sprzedaży FA0001/01/21 |
| |
| Data: 20xx.01.27 Cz 08:18:33 Odbiorca: P.H. PARKAS Sp.J. |
| |
o------------------------------------------------- Załączniki: 1 -o
| W załączeniu faktura VAT ------o------ |
| | |
| Wyrazy szacunku, | |
| Adam Abacki | |
o------------------------------------------------------- | -------o
|
|
Plik załącznika: [Faktura sprzedaży FA0001-01-21.pdf] ------o
3.5 Wysłanie e-maila z załącznikiem - warunkowo, z pytaniem
Potrzeba
Nie wszyscy odbiorcy oczekują e-maila z PDF. Decyzja o wysyłce e-mail
jest sterowana wskaźnikiem w karcie odbiorcy.
Realizacja
W karcie odbiorcy ustalić wskaźnik emisji (pole eDokFV), np.:
* [1] Faktura papierowa
* [2] KSeF + e-mail (PDF/powiadomienie)
* [3] KSeF + papier + e-mail
Nazwy wariantów mogą pozostać takie jak obecnie; kluczowe jest, że KSeF jest ścieżką faktury,
a e-mail dotyczy wizualizacji/powiadomienia.
Wzorce kaskadowe, funkcje TrExt i dotychczasowy mechanizm pytania można pozostawić,
ale pytanie powinno dotyczyć dodatkowej wysyłki e-mail (wizualizacji)
lub dodatkowego wydruku, a nie 'czy wysłać e-fakturę'.
Wysyłka do KSeF nie jest przedmiotem pytania w tym miejscu - odbywa się niezależnie,
zgodnie z konfiguracją KSeF (ręcznie/automatycznie).
Patrz:
Wzorce Kaskadowe i składaneFunkcje TrExt
- Dopisać z ftp wzorzec NA FA: na_fa_pyt_mail.xml jako [PYT_MAIL]
Wzorce Pobieranie z ftp
- Dopisać w używanym wzorcu faktury sprzedaży, na końcu, linię:
TţWstawWydruk{NA;FA;PYT_MAIL;şNr dokum. ş}ţPorównaj{ţTR_MEM[WyslijEmail];Tak;ţInnyWydruk{EMAIL1;NA;FA;FRA_SPRZ;şNr dokum. ş}}
To spowoduje, że podczas wydruku na drukarkę (Win32 lub CUPS),
gdy odbiorca ma wskaźnik: Faktura (PDF): e-mail [3]
pojawi się dodatkowe okno z pytaniem, czy wysłać także e-mail.
Po potwierdzeniu, program użyje urządzenia [EMAIL1]
i przygotuje e-maila z załączonym plikiem: FakturaPDF.
4. Wysyłanie dokumentów seryjnie
Potrzeba
Seryjne wysyłanie dokumentów, np. faktur, przydatne jest w firmach świadczących
tzw. usługi masowe np. przedsiębiorstwa komunalne, biura rachunkowe,
usługi telekomunikacyjne.
W warunkach KSeF proces obejmuje zwykle dwa kroki:
1. Seryjne przekazywanie dokumentów do KSeF (XML)
2. Opcjonalne seryjne wysłanie e-maili (powiadomienie/PDF wizualizacja) - wg wskaźnika eDokFV.
Funkcje wysyłające do KSeF (seryjnie)
W funkcji seryjnej operator wybiera zakres dokumentów do przekazania do KSeF.
Program generuje XML, wykonuje walidację i wysyła dokumenty do KSeF.
Dla dokumentów przyjętych zapisywany jest numer KSeF i UPO.
(Nazwy/ścieżki funkcji zależą od wdrożenia; w dokumentacji lokalnej należy wskazać
konkretne pozycje menu i symbole funkcji KSeF.)
Funkcje e-mail (seryjnie) - wg wskaźnika odbiorcy
Program może wysłać e-maile z wizualizacjami PDF do odbiorców na adresy e-mail
zapisane w kartach osób do kontaktu.
Warunek:
* e-mail wysyłany jest tylko dla tych odbiorców, którzy mają odpowiedni wskaźnik
w karcie odbiorcy (eDokFV) oraz
* zaleca się wysyłkę e-mail dopiero po statusie 'przyjęta w KSeF'.
Program dodatkowo zapisze kontakty o symbolu [EM] w kronice kontaktów.
Treści wysłanych e-maili zapisze w folderze [Wysłane].
E-maile mogą mieć załączniki, np. foldery reklamowe, katalogi produktów.
Funkcje wysyłania seryjnego, tj. w jednej funkcji wysyła się wiele e-maili
z dokumentami, przygotowano do wysyłki: [OF] Oferty sprzedaży,
[ZL] Zamówienia sprzedaży, [FA] Faktury sprzedaży, [FK] Faktury korygujące.
To te dokumenty zwykle wysyła się seryjnie (masowo).
Pozostałe dokumenty, np. [FZ] Faktury zaliczkowe, [FO] Noty obciążeniowe,
[ZI] Noty uznaniowe, są z reguły wysyłane rzadziej.
Te dokumenty można wysyłać wprost podczas pracy z konkretnym dokumentem
używając urządzenia wyjściowego [Email PDF].
Program wydrukuje dokument do pliku PDF i następnie wyśle e-mail
z plikiem PDF (z fakturą) jako załącznikiem.
Funkcje wysyłające
Wysyłanie seryjne:
1. Oferty sprzedaży
NA > Oferty sprzedaży > Opracowanie > E-mail [NA_DOF70]
2. Zamówienia sprzedaży
NA > Zamówienia sprzedaży > Opracowanie > E-mail [NA_DZM70]
3. Faktury sprzedaży
NA > Sprzedaż > Faktury sprzedaży > E-mail [NA_DFA70]
4. Faktury korygujące
NA > Sprzedaż > Faktury korygujące > E-mail [NA_DFK70]
5. Zamówienia zakupu
ZA > Zamówienia > Zamówienia zakupu > E-mail [ZA_DZA70]
Program wyśle e-maile z wydrukami dokumentów w PDF do kontrahentów,
na adresy e-mail zapisane w kartach osób do kontaktu.
Numer RefNo
Dodatkowo, w tytule (temacie) e-maila program zapisze numer identyfikujący RefNo,
np. [TR:SP-OF1441/11/22] Dokument OF OF1441/11/22
------------------
(numer RefNo)
Numer KSeF, UPO (dla dokumentów objętych KSeF)
Jeżeli dokument ma status 'przyjęta w KSeF', program może umieścić w temacie
i/lub treści e-maila:
* numer KSeF,
* (opcjonalnie) identyfikator UPO lub informację 'UPO zapisane w systemie'.
Zaleca się wysyłkę seryjną e-mail dopiero po nadaniu numeru KSeF
(i UPO - jeśli firma tego wymaga).
Aby wykonać funkcję, należy wybrać zakres dokumentów, wzorzec
oraz urządzenie wyjściowe: [Email PDF].
Dodatkowo, program zapisze kontakty o symbolu: [EM] w kronice kontaktów.
RK Rynek Kontakty
Treści wysłanych e-maili program zapisze w folderze [Wysłane]
Można dodatkowo dołączyć fakturę w formacie EDI.
EDI Dokumenty sprzedaży
5. Wysyłanie dokumentów seryjnie. Alert
Mechanizm alertów, to alternatywna metoda obsługi procesu - w tym wysyłki do KSeF
i (opcjonalnie) wysyłki e-mail.
Zadaniem alertu jest uruchomienie procesu, gdy wystąpi zdarzenie lub zostanie
spełniony określony warunek, np. dokument zatwierdzony.
Alerty i raportowanie. OpisyAlert wysyła do KSeF
Alert może sprawdzić czy dokument:
* jest zatwierdzony,
* nie został jeszcze wysłany do KSeF,
* spełnia warunki formalne.
Jeżeli warunki są spełnione, alert uruchamia wysyłkę do KSeF.
Alert wysyła e-mailem (PDF/powiadomienie) - wg wskaźnika eDokFV
Drugi alert (opcjonalny) może wysłać e-mail tylko wtedy, gdy:
* dokument ma status przyjęta w KSeF (ma numer KSeF i UPO),
* odbiorca ma wskaźnik eDokFV przewidujący e-mail,
* e-mail nie został jeszcze wysłany.
E-mail wysyłany przez alert może być powiadomieniem (bez PDF) i/lub
zawierać PDF wizualizacji oraz załączniki plikowe 'poza KSeF' - zgodnie
z konfiguracją wzorca i mechanizmem 'E-maile z załącznikami'.
Pełna automatyzacja
Przygotowuje się dwa alerty
* alert do wysyłki dokumentów do KSeF,
* alert do wysyłki e-mail (PDF/powiadomienie) - wg eDokFV
W tym modelu operator kontroluje jedynie wyjątki, np. odrzucenia w KSeF.
Częściowa automatyzacja
Alert wysyła do KSeF i/lub e-mail, lecz są sytuacje, gdy niektóre faktury powinny mieć
również formę papierową.
Na wzorcu można dopisać kontrolę i pytanie, gdy operator próbuje drukować
fakturę papierowo dla kontrahenta, który ma ustawione 'tylko e-mail'
lub 'e-mail jako preferowany kanał'.
Ważne: pytanie i kontrola dotyczą dodatkowego wydruku / dodatkowego e-maila,
a nie przekazania faktury do KSeF.
Rozwiązanie uwględniono we wzorcu faktury sprzedaży:
https://ftp.tres.pl/wzorce/tr5i6 > na_fa_faktura_sprzedazy_vat.xml
Kontrola formy faktury w karcie kontrahenta i pytanie operatora jest
we wzorcu: na_fa_faktura_sprzedazy_v_pytanie.xml
Adresaci e-maili
W przypadku alertów program wyśle e-maile na adresy osób do kontaktu
wskazanego działu. Każda osoba z tego, wskazanego działu otrzyma e-mail.
Zwykle ustala się dział: [FI] Dział Finansowo-Księgowy.
Program pozwala wpisać ten sam adres do wielu osób do kontaktu,
np. adres biura rachunkowego do kart wielu klientów.
E-maile mogą trafić do klientów oraz do ich biura rachunkowego.
Osoby do kontaktu
6. Wysyłanie faktur sprzedaży w Tres CO
Faktury wystawiane przez firme Tres CO będą doręczane za pośrednictwem
Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Faktura będzie uznana za skutecznie doręczoną z chwilą nadania numeru KSeF.
Dodatkowo, wystawiona faktura będzie wysłana e-mailem jako wizualizacja,
w formacie PDF, z kodem QR - jak dotychczas, jako załącznik do e-maila.
Taka procedura ma na celu zapewnienie sprawnego obiegu dokumentów oraz
niezwłocznego przekazania informacji o wystawionej fakturze (w szczególności
w zakresie kwoty, terminu płatności oraz numeru identyfikacyjnego KSeF).
Przekazanie faktury w formacie PDF stanowi dodatkowy kanał informacyjny,
zgodny z przepisami, mający na celu usprawnienie obiegu dokumentów i
ograniczenie wątpliwości co do otrzymania dokumentu przez odbiorcę.
Patrz też:
Karta odbiorcy > Dane finansowe > Faktura: druk/e-mail: [ ][1][2][3] (eDokFV)
Kartoteki odbiorców i dostawców