1. Opis ogólny
2. Karty kontrahentów
3. Cechy odbiorców i dostawców
3.1 Opis ogólny
3.2 Parametry sterujące
4. Wyszukiwanie kontrahentów
Wg symbolu
Wg nazwy
Wg NIP
Wg e-mail osoby do kontaktu
Wg części nazwy, miasta, www
F3-szukaj
5. Dopisywanie
5.1 Ręczne
5.2 Automatyczne
5.3 Ochrona przed duplikatami
5.4 Ochrona przed wtórnikami
5.5 Weryfikacja adresów
6. Usuwanie
7. Kody pocztowe PL
8. Kontakty z kontrahentami
9. Działania marketingowe
10. Dystrybucja poprzez partnerów
11. Raporty i statystyki
12. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
Kartoteki odbiorców i dostawców
W programie Trawers ERP informacje o odbiorcach (klientach) i dostawcach
znajduja się w oddzielnych kartotekach (zbiorach danych).
* System NA Sprzedaż: Kartoteka odbiorców
* System ZO Zakupy: Kartoteka dostawców
Gdy ten sam kontrahent jest i odbiorcą i dostawcą
Gdy kontrahent firmy występuje jednocześnie w roli odbiorcy i dostawcy,
to trzeba jego dane wpisać do obu kartotek. Polem łaczącym może być symbol
(6 znaków) lub NIP (13 znaków). Zalecany jest NIP.
Podczas dopisywania karty odbiorcy lub dostawcy, można skopiować (powielić)
dane kontrahenta z kartoteki powiązanej, odpowiednio z kartoteki dostawcy
lub odbiorcy. Funkcja: Skopiuj jest w zakładce karty.
Gdy odbiorca jest jednocześnie dostawcą, to stan jego rozrachunków ustala się
porównując zapisy w obu kartotekach, w kartotece należności i zobowiązań.
Kwoty można wzajemnie kompensować.
Nadpłaty i komensaty
W przygotowaniu dokumentów kompensat może być pomocny raport przedstawiający
należności i zobowiązania podmiotu, który jest jednocześnie odbiorcą i dostawcą.
Raport o odbiorcy/dostawcy wg NIP
Zarządzanie kontrahentami
Celem funkcji zarządzania kontrahentami jest dostarczenie niezbędnych
informacji dla podejmowania decyzji:
* marketingowych, np. kto powinien być adresatem kampanii
* handlowych, np. jaką oferte wysłać, jaki ustalić limit kredytowy
* windykacyjnych, np. jakie etapy i treść monitów
* zaopatrzeniowych, np. u kogo można zakupić towary i materiały
* zakupowych, np. u kogo złożyć zamówienie zakupu
Patrz też:
Odbiorcy i dostawcy. Zarządzanie
2. Karty kontrahentów
2.1 Dane ogólne. Podstawowe
Podstawowe informacje o kontrahentach gromadzone są w kartach kontrahentów
w systemach NA: Kartoteka odbiorców i ZO: Kartoteka dostawców
Karty tworzą kartotekę, w której odbiorcy i dostawcy identyfikowani są poprzez
symbol, nazwę oraz NIP.
Karty składają się z części tematycznych, nazywanych zakładkami.
Symbol: 6 znaków
Nazwa : 60 znaków
Długa nazwa: 4 linie po 60 znaków
W kolejnych liniach można zapisać dodatkowe informacje o odbiorcy/dostawcy.
Np. rozbudowane nazwy miejscowości, ulic, itp.
Na wzorcach dokumentów treści linii można umieścić oddzielnie,
w różnych miejscach dokumentu.
IDWew: Identyfikator wewnętrzny #KSeF
JST Jednostka samorządu terytorialnego #KSeF
GV Grupa VAT #KSeF
PłatnikPTU: Patrz Centralizacja rozliczeń PTU/VAT
Patrz też:
PTU/VAT Centralizacja rozliczeńDane tele-adresowe: kod pocztowy, miasto, ulica, nr domu,
Warto co pewien czas weryfikować dane adresowe zapisane w kartotece
z danymi w bazie internetowej GUS.
Kraj: 2 znaki
W karcie odbiorcy i dostawcy podaje się dwa symbole kraju (z tabeli [AD_TAK60])
Kraj 1 NIP - dla potrzeb identyfikacji NIP, PTU/VAT i Intrastat
Kraj 2 ADR - dla potrzeb danych tele-adresowych
(domyślnie taki jak Kraj 1)
Dane osoby do kontaktu, Tel.1 Tel.2, Email.
NOTE: Sugerujemy aby dane osób do kontaktu i ich telefony
i e-maile wpisywać w zakładce: Osoby do kontaktu. Patrz niżej.
Oddział: 2 znaki Z tabeli: [AD_TOD10]
Magazyn domyślny (patrz: Tabela magazynów, pole: OdMag
Patrz też:
Tabela magazynówOperator odpowiedzialny
NA: Operator odpowiedzialny za kontakty z odbiorcą, np. operator,
który kontaktuje się z odbiorcą w sprawach handlowych (sprzedawca).
ZO: Operator odpowiedzialnyu za kontakty z dostawca, np. operator,
który kontaktuje się z dostawcą w sprawaach zakupów
(branżysta, zaopatrzeniowiec).
Nasz nr
Nasz numer u kontrahenta, np. u odbiorcy (nabywcy) naszych towarów/usług
Gs1: <IDDostawcyWgNabywcy>, pole: (XODBDOST C 16)
Grupa: 2 znaki Z tabeli: [AD_TKT10]
ILN: ILN International Location Number Międzynarodowy Numer Lokalizacji
GLN Global Location Number
Stosowany do identyfikacji wysyłającego i odbierającego w komunikatach EDI (Gs1)
PESEL: 11-cyfrowy symbol identyfikujący osobę fizyczną
REGON: Numer podmiotu w: Krajowy Rejestr Urzędowy Podmiotów Gospodarki Narodowej
2.2 Dane finansowe
Ustawienia, wskaźniki i parametry mające wpływ na operacje
i procesy finansowe z odbiorcami i dostawcami.
Przedstawiciel handlowy xxxxxx
NA: Sprzedał ... / ZO Kupił ...
Wybór z tabeli: Zespoły handlowców [AD_TZS10]
Faktura VAT ? ...
Napisze: Faktura VAT
Rachunek
Uwagi3 ...
Fiskalizować ? ...
Fiskalizować sprzedaż temu odbiorcy
Waluta ... #Waluty
np. PLN EUR USD
Język ....
Gr PTU ... #PTU/VAT
PL Stawki PTU bez zmian
RC Ustal RC. PTU wg matrycy [98] [AD_TPT60]
Priorytet płatności ...
NA: Wybór z cennika ? ... / ZO: Wybór z oferty ? ...
Indeksy KIM, gdy są w cenniku
Limit kredytowy PLN ... #LimitKredytu
Kwota limitu
Kwota ograniczającą sprzedaż na kredyt.
Param: 0603 [1] Operator nie zmieni kwoty limitu w karcie odbiorcy.
Limity kredytoweNr ceny ... #CennikiMI
1 2 3 Netto
4 5 6 Brutto
Numer wpisany do karty kontrahenta wyznacza nr ceny w cenniku,
która pobierana jest podczas sprzedaży.
Liczyć zaległości ? ... #LimitKredytu
Sprawdzać czy zalega ?
Marża ... #KontrolaMarży
Sprawdzać czy uzyskano marżę minimalną ?
Nr upustu ... Tab ... #KontrolaMarży
Nr upustu: 0 8 9 A B Jak liczyć upust ?
8 9 A B --> Nr tabeli
Reguły liczenia upustów, np. [8] Upust o % wg tabeli Upusty od asortymentu (IGA)
Upusty od cen sprzedaży i zakupu
NA: Odsetki wg tabeli ... #Płatności
Numer tabeli odsetek za zapłaty po terminie
Stawki procentowe zapisuje sie w tabeli odsetek.
Odsetki, noty odsetkoweWyróżnik ... #Ustawienia
Z tabeli: Wyróżniki (profil) kontrahentów [AD_TAKA1]
Można, np. wskazać, że ten odbiorca rozlicza się z faktorem.
Termin od: ... (OdTerminP) #Płatności
Jak liczyć termin płatności - liczyć od:
[0] Od daty wystawienia faktury (DATADW)
[1] Od daty sprzedaży (DATAS)
Patrz też: Za ile dni płatność
Stały upust 1. ... % 2. ... % #KontrolaMarży
W polu wpisuje się % (procent) upustu. O podany procent program
zmniejsza cen sprzedaży podczas wystawiania dokumentów sprzedaży
temu kontrahentowi.
Patrz też:
Upusty od cen sprzedaży i zakupuMetody płatności #Płatności
np. [P] Przelew, [L] Karta płatnicza
Domysłnie, podpowiadane podczas dopisywania karty: [P]
(na indywidualne życzenie: inne, np. [G] Gotówka)
Patrz też:
Metody płatnościPłatność ... dni #Płatności
Termin płatności. Za ile dni płatność, np. 30
Data wystawienia faktury / data sprzedaży + ile dni --> Termin płatności
SkoP
Skonto - Procent, np. 2.00 %
SkoD
Skonto - Dni, np. 10
Planowana rozbudowa typu: [2/10 Net 30] #Płatności
Warunki płatności: 30 dni. Skonto 2% przy płatności do 10 dni
(liczone od sumy wartości netto na fakturze).
Patrz pozycja faktury: [U] Rabat od wartości faktury.
Banki ... #Płatności #KSeF
Bank [X] Bank [Y]
NA: [X] Rachunek w banku: Wpłata na rachunek (X) (rachunek podstawowy)
[Y] Rachunek w banku: Wpłata na rachunek (Y) (rachunek dodatkowy - dla faktury KSeF
ZO: [X] Rachunek w banku: Zapłata na rachunek (X) (rachunek podstawowy)
[Y] Rachunek w banku: Zapłata na rachunek (Y) (rachunek dodatkowy - informacyjny)
Patrz też - zakładka: Rachunki bankowe
Numery rachunków bankowych kontrahenta
Rachunki bankowe (konta) NRBObroty całkowite ... #Raporty
Saldo rozrachunków ... #Raporty
Zablokowany ? ... #Zakazy
Rejestrować transakcje ?
ZO: PTU kasowo ? ... #PTU/VAT
NA: Faktura: druk/e-mail ... #Drukowanie
Faktura papierowa / e-mail
2.3 Dane handlowe
Informacje charakteryzujące kontrahenta jako klienta lub potencjalnego klienta.
--- Kontrakt ---
Przebieg negocjacji handlowych
Etap xx
Wartość ...
Prowadzący ...
Kierownik ...
Partner ...
Kontakt: Ostatni ... Następny ... Zamknięcie ...
Model ... Opis ...
--- Osoba kontaktowa / decyzyjna ----
Pan(i) ... Stanowisko ....
Tel.1 ... Tel.2 ... Email ...
--- Profil --
PKD ...
Opis profilu ...
Sektor ...
EKD ...
Obroty roku ...
Region ...
Zródło ...
Zatrudnienie ...
Rok założenia ...
Konkurencja ...
Produkt ...
Inne ...
2.4 Zakładki uzupełniające
Dodatkowy opis (remark) 15 wierszy
Można pokazywać w locie (param 0218 [1])
Opisy i notatki. Memo i RemarkRachunki bankowe #Płatności
W tablicy można zapisać rachunki bankowe (konta) kontrahenta:
- rachunki odbiorcy, na które wpłacamy środki, np. zwracamy kwoty nadpłacone
- rachunki dostawcy, na które wpłacamy kwoty naszych zobowiązań
Rachunki bankowe (konta) NRBProfil EDI #e-EDI
EDI Elektroniczna wymiana dokumentówProfil KSeF - Klasyfikacje per odbiorca/dostawca. #KSeF
Definicje (ustalenia) dotyczące danych umieszczanych na fakturach KSeF.
Standardowo (domyślnie) definicje te podaje się w: Parametry KSeF. ...
Jeżeli poszczególni kontrahenci oczekują dodatkowych lub innych danych
na fakturze KSeF, to takie definicje (ustalenia) wpisuje się do: Profil KSeF
tych kontrahentów.
Patrz szczegóły:
KSeF Opis ogólny. KonfiguracjaNumer weterynaryjny, FOR, EORINr weterynaryjny nadaje inspekcja weterynaryjna (wymagania UE)
Podlega pod FOR (producent rolny)
[T] Podaje się numer EORI
Numer EORIOferty cenowe dostawców #ZakupyZO
Kartoteka cen dostawców
2.5 Osoby do kontaktu i adresy
Osoby do kontaktu
Do korespondencji e-mailowej prosimy używać adres e-mail
w kartotece: Osoby do kontaktu.
Osoby do kontaktu
NOTE: Sugerujemy aby nie używać adresów e-mail na ekranie: Dane ogólne kontrahenta.
Te adresy nie są wykorzystywane w procedurach (funkcjach) programu Trawers ERP.
Zalecamy używać (wypełniać) adresy e-mail na ekranach: Osoby do kontaktu.
Adres e-mail w karcie osoby do kontaktu umożliwia automatyczne powiązanie
e-maili przychodzących (en: Incoming mail) z kontrahentami.
E-mail Używanie poczty TrEmail
Dostawca może mieć wiele adresów, zwykle wskazujących różne lokalizacje,
Np. lokalizacje, z których odbywają się dostawy zamówionych artykułów
i do których wysyła się zwroty.
Aadres wysyłkowy dostawcy (en: ShipFrom)
Kronika e-maili
Kronika kontaktów/zdarzeń
Kronika zadań
Znaczące daty
RK Rynek Kontakty
Kroniki dokumentów
Kronika faktur sprzedaży
W okresie .., Oddziały, Zatwierdzone, Sortowanie, Razem
Kronika zamówień sprzedaży
Otwarte, Wszystkie, W okresie ..., Razem
Oferty sprzedaży, nagłówki
Oferty sprzedaży, pozycje
Kronika faktur zakupu
W okresie .., Oddziały, Zatwierdzone, Sortowanie, Razem
Kronika zamówień zakupu
Otwarte, Wszystkie, W okresie ..., Razem
Zlecenia produkcyjne
Do realizacji, Wszystkie, W okesie ...
Patrz też:
Historia klienta
2.8 Zasoby internetu
Lokalizacja na mapie Google
Strona www kontrahenta
Internetowe bazy danych
Integracja z internetem
2.9 Inne dane
Faktura: druk/e-mail [ ][1][2][3]
Wskaźnik w karcie odbiorcy: Faktura: druk/e-mail (pole: eDokFV)
Wskaźnik określa czy drukować faktury sprzedaży czy wysyłać e-mailem.
Pytanie o wysyłę e-mailem dotyczy wysyłki wizualizacji PDF faktury.
Tj. dodatkowego kanału wysyłki faktury.
Właściwa faktura jest przekazywana i dostępna w KSeF.
[ ] Nie ustalono
Nie ustalono postaci dokumentu. Decyduje operator
[1] Faktura PDF papierowa
Kontrahent oczekuje faktur drukowanych
[2] Faktura PDF e-mailem
Kontrahent oczekuje faktur e-mailem.
[3] Faktura PDF papierowa + e-mailem
Kontrahent oczekuje faktur e-mailem.
i dodatkowo, wydruku
Program wyświetla: [ ][1][2][3] w nagłówku dokumentu sprzedaży, np. e[3].
Wskaźnik można uwzględnić w procesie emitowania dokumentów.
Gdy [3], to po wydrukowaniu program zapyta czy dodatkowo wysłać e-mail.
Patrz:
E-mail Wysyłanie dok sprzedaży
Można zautomatyzować wysyłkę faktur. Alert może automatycznie wysłać
e-maile do kontrahentów, u których, w karcie wskazano, że wyrażają
zgodę na otrzymywanie faktur sprzedaży w formie elektronicznej.
Patrz przykład:
E-mail Wysyłanie dok sprzedaży
Przeglądanie innych kartotek i transakcji
W zakładkach można także oglądać dane zapisane w innych kartotekach
i zbiorach transakcyjnych: rozrachunki (należności) pozostałe do rozliczenia
i rozliczone, kroniki ofert, zamówień, faktur, e-maili, kontaktów itp.
Wszyscy klienci (odbiorcy), niezależnie od roli, zgromadzeni są w jednej
kartotece. Tzn. są tu klienci potencjalni, klienci aktywni, nieaktywni, itp.
Ułatwia to wyszukiwanie i zarządzanie informacjami o kontrahentach.
Warunki Query (filtry)
Listę wyświetlanych kart można zawęzić poprzez filtry (warunki). Można np.
wyłączyć z list wyboru odbiorców z grupy: Nieaktywni lub odbiorców oznaczonych
jako zablokowani.
Query. Zapytania wg warunków
3. Cechy odbiorców i dostawców
3.1 Opis ogólny
W kartach kontrahentów zapisane są cechy: profil, branża, wielkość, obroty,
model biznesowy, struktura organizacyjna, miejsce w strukturze, źródło pozyskania,
wa~runki finansowe współpracy, warunki wysyłki towarów, PKD Polska Klasyfikacja
Działalności, itp.
Większość cech zdefiniowana jest w słownikach w systemie AD:
AD > Trawers > Słowniki > Cechy kontrahentów [AD_TKT10] [AD_TKT20]...
Modele biznesowe są w tabeli: RK > Tabele > Modele biznesowe firm [RK_TMB10].
Model biznesowy, to, skrótowo, opis w jaki sposób firma zarabia.
Model wpływa na procesy w firmie i, dalej, na rozwiązania informatyczne.
Wg cech wpisanych do kart można wyszukiwać kontrahentów (Query) oraz tworzyć zestawienia:
sprzedaży, zakupów, działań marketingowych, korespondencji, itp.
Query. Zapytania wg warunków
Oznaczenia cech a maski dekretacji
Oznaczenia cech należy odróżnić od oznaczeń: [JJ] Jednostki organizacyjne,
[KK] Komórki organizacyjne [XX] Inne. [JJ] [KK] [XX] mogą być elementami kont
w poleceniach ksiegowania.
Tabele dekretacji
Oznaczenia cech nie są elementami kont księgowych. Stosowane są do selekcji
i grupowań w zestawieniach i raportach.
Raporty i analizy
-----------------------
Grupy kontrahentów
Etapy w cyklu sprzedaży
Wartość sprzedaży
Obroty firmy
Liczba zatrudnionych
Regiony
np. Polska północna, środkowa, zachodnia
Kraje
symbole krajów wg ISO 3166
Cechy dodatkowe
Sektory gospodarki Tabela: [AD_TAK90]
np. Produkcyjny, Publiczny (komunalny), Handlowy - Detaliczny
Zródła pozyskania
skąd pochodzi informacja o kontrahencie, np. od innego klienta,
z internetu, z folderów reklamowych
Wyróżniki kontrahentów. Tabela: [AD_TAKA1] (zakładka: Dane finansowe)
Struktura organizacyjna
np. sieć handlowa, zespół szkół, grupa producencka
Miejsce w organizacji
np. wyodrębniony zakład serwisowy, sklep firmowy
Klasyfikacje PKD
PKD Polska Klasyfikacja Działalności [AD_TKD10]
Kod PKD wskazuje na rodzaj działalności gospodarczej.
NOTE: od 01/2020 w Polsce stosuje się tylko PKD
Klasyfikacje EKD
Europejska Klasyfikacja Działalności [AD_TED10]
Kod EKD wskazuje na rodzaj działalności gospodarczej.
NOTE: od 01/2020 w Polsce nie stosuje się EKD
Języki
-----------------------
3.2 Parametry sterujące
Odbiorcy
Odbiorcy, to są kontrahenci, którym dostarcza się materiały, wyroby i usługi.
W programie Trawers prowadzi się kartotekę odbiorców, przyjmuje zamówienia,
wystawia faktury i dokumenty rozchodu z magazynu, prowadzi rozrachunki (należności).
Dostawcy
Dostawcy, to są kontrahenci, którzy dostarczają materiały, wyroby i usługi.
W programie Trawers prowadzi się kartotekę dostawców, wysyła zamówienia zakupu,
rejestruje przychody i faktury, prowadzi rozrachunki (zobowiązania).
Kontakty handlowe z poszczególnymi kontrahentami i ich dokumentowanie mogą być zróżnicowane
w zależności od rodzaju (sprzedaże hurtowe, cykliczne, okazjonalne), od zakresu
(drobne sprzedaże, duże dostawy), charakteru rozliczeń (gotówka, na kredyt).
Parametry sterujące w kartach kontrahentów
O przebiegu poszczególnych procesów i ich dokumentowaniu, np. zamówienia
i faktury zakupu, decydują parametry sterujące poszczególnymi funkcjami programu.
Część parametrów podaje się bezpośrednio w kartach odbiorców i dostawców.
Np. Czy fiskalizować sprzedaż, Czy sprawdzać limit kredytowy, Czy liczyć
odsetki, Numer ceny sprzedaży z cennika, Metoda (forma) płatności,
Czy zablokowany ?, Czy split payment, itd.
Dodatkowe informacje w zakładkach kart kontrahentów
* Pojazdy odbiorców
* Pojazdy dostawców
Gdy dostawca jest przewoźnikiem, spedytorem, to jego pojazd można umieścić
na dokumencie [LD] Załadunek (wskazuje zawartość przewozu środkiem transportu)
Tabele. Słowniki
Patrz też:
Zarządzanie wysyłkami [SD][LD]
4. Wyszukiwanie kontrahentów
Listy (rekordy) można przeglądać (przewijać) pozycjami, stronami
oraz przemieszczać się na początek i koniec listy. Lista może być ułożona
wg symbolu, nazwy lub wg NIP.
Szukanie w bazie danych
Wyszukiwać można wg całości lub części znaków znajdujących sie w polach:
symbol, nazwa krótka i długa, NIP, osoba do kontaktu i adres siedziby.
--------------------------------------------------------------------------
F2/3-wybór (wg symbolu), Tab-(wg nazwy), F5-(wg NIP), F6-osoba / F6-PESEL
--------------------------------------------------------------------------
Wg symbolu
Można podać cały symbol, tj. 6 znaków lub część symbolu i klawisz <F2/F3>.
Program układa listę rosnąco wg symboli kontrahentów.
Wg nazwy
Najlepsza metoda:
1. przełączyć się na nazwę (Tab) (parametr 0608 [1] przełącza na stałe)
2. wpisać część nazwy np. Wi+jan i nacisnąć klawisz <F3>
Program wyszuka np. Zakład Wielobranżowy Niewiadomski Jan oraz Nowina Janusz
Klawisz <F3> w listach wyboru wyszukuje ciągi znaków zawarte w tekście.
Bez znaczenia jest miejsce ciągu w tekście oraz bez znaczenia czy są małe
czy duże litery i czy zawierają polskie 'ogonki'.
Program wyświetla listę rosnąco wg nazw kontrahentów.
Patrz też:
Szukanie w bazie danychKlawisze i mysz
Wg NIP
(parametr 0608 [2] przełącza na stałe na wybór wg NIP)
Param operat 05xx 06xx ... Wg numerów
Można podać cały numer, tj. 10 znaków lub część numeru i klawisz <F2/F3>.
Proszę nie podawać kresek [-], gdyż program wyszukujący pomija kreski.
Np. aby wyszukać NIP 123-00-08-431, trzeba podać: 12300 <F3>
zamiast: 123-00 <F3>
Program wyświetla listę rosnąco wg numerów NIP.
NOTE: Domyślnie NIP identyfikuje tylko jednego kontrahenta. Symbol nie może sie powtarzać.
Wg e-mail osoby do kontaktu
Kartoteka odbiorców w NA: F6-email_osoby
Można wyszukać odbiorcę pośrednio. Najpierw wyszukać osobę do kontaktu (via e-mail).
Program wyświetla osoby do kontaktu. Lista uporządkowana jest rosnąco
wg adresów e-mail.
Zwykle podaje się fragment imienia lub nazwiska i klawisz: Szukaj <F2/F3>.
Po akceptacji wiersza z e-mailem i osobą do kontaktu, program ustala
kartę odbiorcy.
Osoby do kontaktu
Wg PESEL
Kartoteka dostawców w ZO: F6-PESEL
Wyszukiwanie dostawców, np. rolników wg PESEL.
Nr PESEL w kartotece dostawców musi być unikalny, tj. nie może się powtarzać
w kartach wielu dostawców.
Patrz zastosowanie PESEL:
Faktury VAT RR Rolnik Ryczałtowy
Wg części nazwy, miasta, www
Podczas wyszukiwania kontrahentów (odbiorców i dostawców) w polu: nazwa,
program dodatkowo (oprócz pola: nazwa) szuka podanego ciągu w polach:
miasto, ulica, www, nazwy długie 1,2,3,4.
Np. spolka+gdynia<F3>. Wystarczy podać fragment nazwy odbiorcy, nazwę miasta
i klawisz <F3>
Program wyszuka kontrahentów z tego miasta. Np. Tore+Gdynia <F3>
Program wyświetli listę np. PPH Torewski Gdynia, Storemar Gdynia.
F3-szukaj
Na liście wyboru (po F2/F3) pojawiają się klawisze:
---------------------------------------
F2-warunek, F3-szukaj, F10-karta, Enter
----------- ----o---- -----------------
|
v------o-----------------------------------------v
Szuka w: NIP, nazwa krótka, miasto, ulica, www, nazwa długa
Wg warunków query
Skuteczną metodą wyszukiwania, w której warunki wyszukiwania (filtry)
można zbudować dla każdego pola (kolumny) karty, jest: Zapytanie Query.
Zapytania wg warunków Query
5. Dopisywanie
Podczas dopisywania kart kontrahentów należy pilnować, aby nie dopisać
kolejnej karty tego samego kontrahenta. Tzn. aby uniknąć duplikatów.
Szczególnie skomplikowane jest usuwanie duplikatów, gdy powiązane są
z nimi dane transakcyjne, np. faktury.
Dlatego trzeba tworzyć rozwiązania programowe i organizacyjne, aby nie
dopuścić do duplikatów.
Patrz dalej opis: Ochrona przed duplikatami.
Patrz też:
Odbiorcy i dostawcy. Zarządzanie
W programie Trawers są następujące sposoby dopisywania kontrahentów:
5.1 Dopisywanie ręczne
Dopisywanie ręczne polega na wypełnieniu pól na kolejnych ekranach karty
odbiorcy w funkcji: NA > Odbiorcy > Kartoteka odbiorców > Dopisywanie [NA_KDO10].
o----------------------------------------o
| Wpisz od nowa - od: NIP pobierz z GUS | <-- pobieranie danych z bazy GUS
| Wpisz od nowa - od: symbol, nazwa |
| |
| Skopiuj z karty wzorcowej: [000001] | <-- nr podany w parametrach NA
| Skopiuj z innej karty | <-- podaje się symbol karty
o----------------------------------------o
| Skopiuj z karty dostawcy ZO | <-- podaje się NIP karty dostawcy
o----------------------------------------o
Karty można też dopisać w locie, w każdej innej funkcji, w której jest
wybor F2 z kartoteki odbiorców lub dostawców.
Dopisać w w locie może ten operator, który ma uprawnienie do funkcji
np. NA > Odbiorcy > Kartoteka odbiorców > Dopisywanie [NA_KDO10]
Bezpieczeństwo. Mechanizmy
Symbol kontrahenta program może podpowiedzieć zgodnie ze schematem numeracji
wskazanym w parametrach systemu NA i ZO.
Patrz też:
Numerowanie. Kartoteki. DokumentyParametry NAParametry ZO
Klawisz F8 przyśpiesza dopisywanie. Wystarczy wypełnić kilka podstawowych
pól, a F8 pozostałe pola wypełni wartościami standardowymi i zapisze kartę.
Można też użyć zawartości pól kontrahenta wzorcowego. Pola te będą traktowane
jako standardowe. Symbol odbiorcy wzorcowego podaje się w parametrach NA i ZO.
Patrz opis pobierania zawartości kart wzorcowych:
Pobieranie danych (import). Karty wzorcowe
Wskazuje się czy NIP ma być wypełniony czy nie (pole: OdNIPTN)
[T] NIP jest wymagany
[N] NIP nie jest wymagany
Patrz też parametry operatora:
0533 NIP odbiorcy jest wymagany
0534 NIP dostawcy jest wymagany
Param operat 05xx 06xx ...
Od wskaźnika: czy NIP ma być wypełniony zależy też wypełnienie pola:
Fiskalizować (odbiorcy).
Gdy NIP nie jest wymagany [N], to program nie pobiera NIP
i podpowiada [T] w polu: Fiskalizować (zakłada, że kontrahent jest
odbiorcą indywidualnym (osobą fizyczną) i trzeba mu wystawić paragon fiskalny)
Gdy NIP jest wymagany [T], to program pobiera NIP
i podpowiada [N] w polu: Fiskalizować (zakłada, że kontrahent jest odbiorcą
(firmą), której wystawia się fakturę
NOTE: Powiązanie między NIP a Fiskalizować można usunąć (rozerwać):
Param 0211: [1] Fiskalizować --> zawsze podpowie [N]
[2] Fiskalizować --> zawsze podpowie [T]
5.2 Dopisywanie automatyczne
Plik CSV
W funkcji: Pomocnicze > Pobieranie kart odbiorców (import) [NA_PDO10]
Pobieranie kart dostawców (import) [ZO_PDO10]
można wczytać dane o kontrahentach z pliku CSV.
Gdy w pliku CSV podano NIP lub REGON, to podstawowe dane kontrahenta
można pobrać on-line z portalu: Baza GUS (NIP, REGON)
Pobieranie seryjne.
NA > Pomocnicze > Pobieranie kart odbiorców [NA_PDO10]
W pliku CSV podać tylko numery NIP, wywołać funkcję z parameterem:
Pobierać z GUS = T
Program pobierze dane za GUS, wyświetli i umożliwi zapisanie do kartoteki.
NOTE: Rozwiązanie beta, gdyż skuteczność i jakość funkcjonowania zależy
od aktualnej infrastruktury technicznej i rozwiązań programowych GUS.
Baza GUS (internetowa)
Pobieranie danych rejestrowych i adresowych z bazy internetowej GUS.
Przełączyć się na wybór wg NIP i podać NIP np. [9580970167]
Program wyszuka kontrahenta w bazie GUS w podanego NIP.
NOTE: Param operatora 0608 [2] przełącza na stałe na wybór wg NIP
NOTE: Program skraca niektóre człony w nazwach przedsiębiorstw, np.
SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ --> SP. Z O.O.
SPÓŁKA AKCYJNA --> SA
PRZEDSIĘBIORSTWO PRODUKCYJNO HANDLOWO USŁUGOWE --> PPHU
ZAKŁAD PRODUKCYJNO HANDLOWY --> ZPH
FIRMA PRODUKCYJNO HANDLOWO USŁUGOWA --> FPHU
W kartach kontrahentów jest zakładka, która pozwala pobrać on-line
aktualne dane kontrahenta z GUS i zapisać do karty w programie Trawers.
NA/ZO > Kartoteka odbiorców / Dostawców > F2-cd > Baza GUS, CEIDG i VIES
Warto co pewien czas weryfikować dane adresowe zapisane w kartotece
odbiorców z danymi w bazie internetowej GUS.
Podczas dopisywania karty kontrahenta z GUS, po pobraniu danych,
program dodatkowo sprawdzi status podatnika VAT na Portalu Podatkowym MF.
Patrz też:
Integracja z internetem
Funkcje SOA
Karty można dopisywać funkcjami SOA (API): [CustomerNew] [VendorNew].
W parametrach funkcji można podać symbol kontrahenta wzorcowego, z którego
program pobierze brakujące dane dopisywanej karty.
Karty można korygować funkcjami SOA (API): [CustomerUpdate] [VendorUpdate].
Patrz szczegóły
SOA Funkcje OutBound i InBound
5.3 Ochrona przed duplikatami
Podczas dopisywania kart kontrahentów należy pilnować, aby nie dopisać powtórnie
kolejnej karty tego samego kontrahenta. Tzn. aby uniknąć duplikatów.
Szczególnie niebezpieczna jest sytuacja, gdy kontrahent występuje w kartotece
wielokrotnie i powiązane są z nimi dane transakcyjne, np. faktury sprzedaży lub zakupu.
Zafałszowane są statystki i sprawozdawczość, np. rejestry PTU/VAT, raporty JPK, itd.
Dlatego trzeba tworzyć rozwiązania programowe i organizacyjne, aby nie
dopuścić do duplikatów.
Sprawdzanie duplikatów. Rozwiązania w programie
W programie Trawers są następujące mechanizmy chroniące przed dopisaniem
duplikatów kart kontrahentów (zapewnianie unikalności):
* Program sprawdza unikalność symbolu (pole: ODBDOST) i nazwy odbiorcy (pole: ODNAZWA).
To są pola kluczowe, nie mogą sie powtarzać.
* Program wymusza wypełnienie NIP
* Program sprawdza unikalność NIP (pole: ODNIP), tzn. nie pozwoli dopisać kolejnego
kontrahenta z takim samym numerem NIP.
Patrz: Parametr 0135 [ ] NIP nie może się powtarzać.
Parametry ogólne 01xx 02xx 03xx 08xx
* Program sprawdza zdublowane adresy. Szuka czy jest już w kartotece kontrahent
z taką samą siedzibą (miasto i ulica)
Porównuje pola: ODMIASTO i ODULICA.
Sygnalizuje:
Jest już adres: 008902 Gminna Spółdzielnia Rozdrażew
Rozdrażew ul. Koźmińska 13
Sprawdzanie duplikatów. Rozwiązania organizacyjne
* Przed dopisaniem, sprawdzić czy już taki kontrahent, np. wyszukać
charakterystyczne wyrazy w nazwie, np. <spoldz+mlecz>
i klawisz <F3> (szukaj wystąpienia podanych znaków)
Szukanie w bazie danych
* Generalnie zaleca się, aby tylko jedna osoba w firmie miała prawo dopisywać
nowe karty. Aby tylko jedna osoba była odpowiedzialna za poprawność
informacji. Jeżeli nie ma takiej zasady, to warto okresowo sprawdzać
kto i co zapisał lub zmienił w kartach.
Pokazuje to zakładka: Znaczące daty oraz log, w którym jest szczegółowy
zapis o tym kto, kiedy i co dopisał lub co zmienił (parametr 0830).
Kronika operacji (log)
* Warto przestrzegać jednolitych reguł nazewnictwa. Szczególnie skrótów.
Np. zawsze pisać: Sp.z o.o. lub PH (Przeds. Handlowe), itp.
W ten sposób minimalizuje się ryzyko wpisania tych samych kontrahentów
z różnymi nazwami.
* Przed pobraniem danych, np. z pliku CSV przeprowadzić wstępną weryfikację pliku
w celu wykrycia potencjalnych duplikatów. Programy takie jak Excel mogą pomóc
w wyszukiwaniu i usuwaniu duplikatów.
* Można przesłać (eksportować) kluczowe pola kartoteki do arkusza, np. Excel
i tam przeprowadzić kontrola duplikatów na wszystkich kluczowych polach.
* Okresowo należy sprawdzać poprawność bazy kontrahentów w poszukiwaniu dubletów.
Można zbudować raport uporządkowany wg miasta i ulicy i przeglądać nazwy.
RaportyXML Generator w PM
Dublikaty NIP-ów
NA > Odbiorcy > Karty z takim samym NIP [NA_OSZ60]
Program pokazuje karty kontrahentów, które mają taki sam NIP (NA)
ZO > Dostawcy > Karty z takim samym NIP [ZO_OSZ60]
Program pokazuje karty kontrahentów, które mają taki sam NIP (ZO)
Patrz też:
Odbiorcy i dostawcy. Zarządzanie
5.4 Ochrona przed wtórnikami
Wtórnik, duplikat (en: Duplicate, de: Duplikat, Zweitschrif)
Wtórnik kontrahenta
Wtórnik zapisu (rekordu) powstaje, gdy temu samemu symbolowi kontrahenta
przydziela się inną firmę (innego kontrahenta) niż była dotychczas.
Np. po 10 latach stwierdzamy że firma: 100012 ABC Sp.z o.o. już nie jest
naszym klientem i postanawiamy z symbolem: 100012 powiązać firmę XYZ S.A.
W rezultacie, wieloletnie, np. 20-letnie analizy dają niewłaściwy obraz
np. przychodów. Gdyż zawierają dane dwóch różnych firm.
Rada: Pozostawić pierwotne przyporządkowanie symbolu do kontrahenta.
Nie przydzielać innego kontrahenta do istniejącego symbolu.
Wtórniki asortymentu
NOTE: W przypadku asortymentu może wystąpić inna sytuacja. Jeden asortyment
zostaje zastąpiony przez inny asortyment, o tej samej charakterystyce
i właściwościach lecz o innym oznaczeniu: inny indeks, inna nazwa, inny EAN.
Chcemy aby wielo-letnie analizy dotyczyły tego samego asortymentu lecz
o innych oznaczeniach.
Rozwiązanie: Zbudować mechanizm, łańcuch zastępowania (wymian)
(en: Supersession Chain, de: Erzetzungskette), w którym podaje się
jakim indeksem został zastąpiony podany indeks i kiedy (podaje się datę).
W programie Trawers ERP (beta) pola w KIM: RplcdBy, RValidFm, RValidTo
Z tych zapisów korzysta funkcja raportująca: Dynamika sprzedaży wg asortymentu (beta).
TODO: Należy zmodyfikować istniejące funkcje raportujące, aby uwzględniały
łańcuch zastępowania. Funkcje raportujące powinny uwzględniać łańcuch
zastępowania, aby prezentować dane dla całego okresu, niezależnie od zmian
w oznaczeniach asortymentu.
5.5 Weryfikacja adresów
W kartach kontrahentów i w kartach adresów dodatkowych, np. adresów wysyłkowych
są dane tele-adresowe: kod pocztowy, miasto, ulica, nr domu.
Poprawność adresów można weryfikować podczas dopisywania oraz sprawdzać okresowo.
Metody weryfikacji:
Baza GUS (internetowa)
Podczas dopisywania kart, dane kontrahentów pobierać z bazy internetowej GUS.
Okresowo można weryfikować dane adresowe zapisane w kartotekach kontrahentów
w programie Trawers z danymi zgromadzonymi w bazie GUS.
Jest zakładka w kartach kontrahentów, która pozwala pobrać on-line aktualne dane
z GUS i zapisać do karty kontrahenta. Odbiorca /Dostawca > Baza GUS, CEIDG, VIES
Integracja z internetem
Kody pocztowe PL
W programie jest tabela polskich kodów pocztowych, tj. Pocztowe Numery Adresowe [AD_TKP10].
W tabeli jest ponad 350 tys kodów.
Kody pocztowe używane są podczas dopisywania i poprawiania kart odbiorców
i dostawców. Po wybraniu w tabeli kodu, program podpowiada miasto i ulicę.
Natomiast po wybraniu miasta i ulicy, program podpowie kod pocztowy.
Melissa. Usługa internetowa
Melissa. Address verification. Weryfikacja adresów w 240+ krajach. Także w Polsce.
Usługa internetowa. Podaje adres, kod pocztowy oraz współrzędne geograficzne.
Np. ul. Targowa 46
84-230 RUMIA
POLAND
Address Line 1 ul. Targowa 46
Locality (City) Rumia
Sub-Administrative Area Rumia
Administrative Area (State) Wejherowski
Postal Code 84-230
Sub-National Area Pomorskie
Country Name Poland (POL)
Latitude & Longitude 54.576187 18.402159
Melissa wyświetla dane adresowe oraz przekazuje w formacie XML i JSON.
EGON Addres Quality
Program do weryfikacji adresów pocztowych. Można zintegrować z ERP.
Firma: Ware Place SRL Włochy
* Normalizuje adresy: analizuje i koryguje niedokładności lub niespójności w adresie
* Przydziela adresom współrzędane geograficzne
* De-duplikuje dane, tj. identyfikuje podwójne dane i proponuje eliminację powtarzających się
6. Usuwanie
Kontrahenta można usunąć z kartoteki, gdy nie zapisano jeszcze pozwiązanych
z nim informacji w innych zbiorach, tj.
* w zamówieniach
* w rozrachunkach
* w zbiorze dostaw i faktur oczekujących (karta dostawcy)
* w zbiorze osób do kontaktu
* w zbiorze adresów dodatkowych, np. adresów wysyłkowych
Generalnie, nie zaleca się usuwania kontrahentów z kartoteki.
Blokada kontrahentów
Kontrahentów nieaktywnych można zablokować.
---------------
Zablokowany [T]
---------------
[T] Kontrahent jest zablokowany
Nie można rejestrować transakcji powiązanych z tym kontrahentem:
tj. faktur, not, zamówień, dokumentów magazynowych oraz wypłat
środków pieniężnych. Można rejestrować wpłaty środków pieniężnych.
W polach dodatkowego opisu warto zapisać:
kto, kiedy i dlaczego zablokował kontrahenta.
[N] Kontrahent nie jest zablokowany
Inna metoda wyłączenia kontrahentów: zaliczyć do grupy: Nieaktywni
i zbudować warunek, który tę grupę wyłączy z list wyboru.
7. Kody pocztowe PL
AD > Trawers > Tabele. Słowniki > Kody pocztowe PL [AD_TKP10]
W programie Trawers znajduje się tabela polskich kodów pocztowych, tj.
Pocztowe Numery Adresowe [AD_TKP10]. W tabeli jest ponad 350 tys kodów.
Użytkownik może dopisywać kolejne kody do tabeli.
Kody pocztowe używane są podczas dopisywania i poprawiania kart odbiorców
i dostawców.
Po wybraniu w tabeli kodu, program podpowiada miasto i ulicę.
Natomiast po wybraniu miasta i ulicy, program podpowie kod pocztowy.
-- Kody pocztowe PL ---------------------------------
Miejscowość gdynia
Ulica kosciuszki Kod 81-370
-----------------------------------------------------
81-370 Gdynia, Kościuszki
81-301 Gdynia, Kościuszki
-----------------------------------------------------
Wg kodów pocztowych można grupować i porównywać dane. Np. sprzedaż, zakupy.
Jest to tzw. wymiar terytorialny (geograficzny). Można grupować i porównywać
dane na terytoriach uporządkowanych wg kodów pocztowych.
Raporty i analizy
8. Kontakty z kontrahentami
Kontakty z kontrahentami rejestruje się w module RK Rynek-Kontakty.
Tam też zapisuje się kontakty planowane. Program przypomina o terminach
planowanych po wywołaniu programu. Planowane kontakty można delegować
do innych użytkowników.
RK Rynek-Kontakty
9. Działania marketingowe
Kontakty
W module RK Rynek-Kontakty można rejestrować ręcznie i automatycznie kontakty
z kontrahentami: wysłane i otrzymane e-maile, telefony, listy pocztowe, wizyty.
Można wyznaczać daty i godziny kolejnych kontaktów (terminarz).
Rozwiązania CRM
Kampanie
Kontakty można powiązać z kampaniami. W systemie RK jest tabela: Kampanie handlowe.
W tabeli podaje się symbol kampanii. Symbol ten można powiązać z kontaktami.
Aby śledzić działania oraz ich koszty, wykonywane w ramach kampanii.
Kampanie handlowe
10. Dystrybucja poprzez partnerów
W dystrybucji towarów i usług występują partnerzy (pośrednicy, dealerzy, ...).
Typowy model działalności: Producent > Partner > Odbiorca końcowy (EndUser).
Partnerzy handlowi i serwisowi, to są niezależne firmy (podmioty), które
w swoim imieniu i na własny rachunek sprzedają (i / lub) serwisują nasze produkty.
Dokument sprzedaży, np. faktura sprzedaży składa się z nagłówka i pozycji.
W nagłówku podaje się symbol odbiorcy pobrany z kartoteki odbiorców.
Symbol może wskazywać na odbiorcę końcowego (sprzedaż bezpośrednia) lub na partnera.
W pozycji podaje się oznaczenie sprzedawanego asortymentu, indeksy.
Jeżeli w nagłówku podaje się symbol partnera a sprzedawany asortyment
przeznaczony jest dla odbiorcy końcowego, to w pozycji dokumentu (pole: EndUser)
wpisuje się symbol odbiorcy końcowego, także pobrany z kartoteki odbiorców.
Patrz opis:
Partnerzy handlowi. Dealerzy
11. Raporty i statystyki
[ ] Raporty ze sprzedaży
[ ] Kronika kontaktów z odbiorcami
[ ] Kontakty do wykonania dzisiaj
[ ] Wyznaczanie terminów następnych kontaktów z odbiorcami
[ ] Zarządzanie etapami w cyklu sprzedaży, lejek sprzedaży
[ ] Analiza kosztów działań handlowych
[ ] Szanse sprzedaży
Patrz szczegóły
Raporty i analizy
Statystyki
* Ilu dopisano odbiorców ?
* Ile było kontaktów ?
Pokazuje aktywność handlową w poszczególnych okresach
* Ilu odbiorcom wystawiono fakturę ?
* Ile zapisano e-maili ?
Pokazuje liczbę wysłanych i odebranych e-maili
* Ile e-maili jest w skrzynkach ?
Pokazuje rozkład liczby e-maili w poszczególnych skrzynkach
* Ile e-maili jest oznaczonych przez operatorów ?
Pokazuje rozkład aktywności operatorów w wysyłaniu i odbieraniu
e-maili
* Ile e-maili powiązanych jest z kontrahentami ?
Pokazuje rozkład aktywności kontrahentów w kontaktach e-mailowych
Statystyki działań marketingowych