1. Opis ogólny
1.1. Czym jest KSeF
1.2. Definicja faktury ustrukturyzowanej
1.3. Założenia KSeF
1.4. Mapa drogowa wdrożenia (KSeF)
1.5. Środowisko KSeF (testowe / demo / produkcjne)
1.6. Materiały i dokumentacja (dla użytkowników i integratorów)
2. Wymagania technologiczne
3. Schemat integracji
4. Konfiguracja i przygotowanie systemu
4.1 Środowisko KSeF
4.2 Stawki PTU/VAT
4.3 Numer faktury
4.4 Klasyfikacja. DodatkowyOpis
4.5 Harmonogram wysyłania i pobierania faktur z KSeF
4.6 Certyfikaty
4.7 Skrzynki KSeF
4.8 Dane firmy. Podmiot gospodarczy
4.9 Dane kontrahentów
4.10 Podmiot1, Podmiot2, Podmiot3, IDWew
4.11 Kontekst logowania
4.12 Parametry KSeF. Wizualizacja. Dane
5. Warunki serwisowania rozwiązań KSeF w Trawers ERP
6. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
1.1. Czym jest KSeF
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to państwowa platforma służąca do wystawiania,
przesyłania, otrzymywania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych w Polsce.
W praktyce oznacza to, że faktura jest tworzona w formacie zgodnym
z wymaganiami KSeF, wysyłana do systemu e-Faktury, a następnie odbierana
przez kontrahenta (lub jego system ERP) również poprzez KSeF.
1.2. Definicja faktury ustrukturyzowanej
Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona w postaci elektronicznej
zgodnie ze strukturą logiczną (schemą) opublikowaną przez Ministerstwo
Finansów, tj. w formacie wymaganym przez KSeF.
Taka faktura jest przesyłana do KSeF, gdzie otrzymuje identyfikator systemowy
i jest udostępniana odbiorcy również poprzez KSeF.
W polskich przepisach jest to odrębnie zdefiniowany typ faktury -
inny niż 'zwykły PDF wysłany mailem'.
Przed rozpoczęciem tworzenia faktur ustrukturyzowanych konieczna jest
identyfikacja ustaw, rozporządzeń, dyrektyw unijjnych, umów handlowych,
którym podlegają transakcje handlowe (w tym faktury) zawierane przez użytkownika.
Na podstawie zebranych informacji należy wypełnić dane programu Trawers ERP
i skonfigurować parametry tak, aby informacje, które obecnie są ujmowane
na fakturach papierowych lub elektronicznych zostały ujęte na fakturze ustrukturyzowanej.
Dotychczas, tworząc fakturę, wiele informacji wynikających z ustawy o VAT
i innych ustawach, miało formę swobodnego opisu (adnotacji).
Teraz wiele informacji (chociaż nie wszystkie) zostało ustrukturyzowane
tj. podzielono je na sekcje, a dla części sekcji określono możliwe opcje.
Przykład standaryzacji:
Sekcja: StatusInfoPodatnika
Opcje: 1,2,3,4
W Trawersie określamy na karcie firmy w zakładce: Dane firmy płatnika
Status podatnika:
[0] Podatnik działający (domyślnie)
[1] Podatnik znajdujący się w stanie likwidacji
[2] Podatnik, który jest w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego
[3] Podatnik znajdujący się w stanie upadłości
[4] Przedsiębiorstwo w spadku
Obowiązek adnotacji jest tylko wtedy, gdy wystąpi dana procedura.
Patrz karta firmy:
Firmy. Podmioty gospodarcze
1.3. Założenia KSeF
Główne założenia:
* faktury ustrukturyzowane będą wystawiane w czasie rzeczywistym
* nabywca będzie otrzymywał faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF
* informacje na fakturze ustrukturyzowanej powinny być takie same
jak na fakturze papierowej czy elektronicznej (PDF)
* momentem otrzymania faktury przez nabywcę jest dzień przydzielenia
jej numeru KSeF
* po nadaniu numeru KSeF faktury nie można anulować ani usunąć
1.4. Mapa drogowa wdrożenia KSeF
Ministerstwo Finansów publikuje aktualizowaną 'mapę drogową' wdrożenia KSeF 2.0
(kolejne etapy, uruchamiane moduły, okna techniczne itp.). W harmonogramie
wskazano m.in. przejście na docelową wersję KSeF 2.0 od 1 lutego 2026 r.
oraz wcześniejsze etapy udostępniania API i aplikacji podatnika.
Mapa drogowa KSeF 2.0
W kontekście wdrożenia/integracji Trawers ERP z KSeF należy rozróżnić środowiska KSeF:
* Testowe - środowisko do testów integracyjnych (np. walidacja komunikacji,
scenariusze błędów, obsługa certyfikatów itp.):
- Faktury nie wywołują skutków prawnych
- Limity wywołań API są 10 x większe niż w środowisku Demo i Produkcyjnym
Aplikacja Podatnika KSeF dla środowiska testowego jest dostępna pod adresem:
Aplikacja Podatnika KSeF - środowisko testowe
Do zalogowania do Aplikacji Podatnika KseF w środowisku testowym
wymagane jest tylko uproszczone uwierzytelnienie testowe (dowolny NIP).
Po dwukrotnym wpisaniu NIP-u można przeglądać i wystawiać faktury oraz generować
certyfikaty testowe umożliwiające połączenie programu Trawers ze środowiskiem testowym.
* Demo / Przedprodukcyjne - środowisko zgodne funkcjonalnie ze środowiskiem produkcyjnym
ale bez skutków prawnych. Wg MF działania w Demo mają służyć przygotowaniu
i testom oraz odwzorowywać docelowe funkcje dostępne w produkcji.
Aplikacja podatnika dla środowiska demo jest dostępna pod adresem:
Aplikacja podatnika KSeF - środowisko Demo / Przedprodukcyjne
Do zalogowania do Aplikacji Podatnika KSeF w środowisku Demo konieczne
jest uwierzytelnienie rzeczywistymi danymi (takimi jak w środowisku Produkcyjnym).
* Produkcyjne - środowisko 'realne', z którego korzysta się operacyjnie
tzn. faktury wywołują skutki prawne. Aplikacja Podatnika KSeF.
Aplikacja Podatnika KSeF - środowisko Produkcyjne
Do zalogowania do Aplikacji Podatnika KSeF w środowisku Produkcyjnym konieczne
jest uwierzytelnienie rzeczywistymi danymi.
NOTE: W środowisku KSeF [test] oraz KSeF [demo]
!!! Testowanie KSeF należy wykonywać w demo lub na kopii roboczej !!!
!!! Do KSeF wysyłać dane anonimowe, nierzeczywiste !!!
1.6. Materiały i dokumentacja (dla użytkowników i integratorów)
MF udostępnia paczkę materiałów (podręczniki, dokumenty, przykładowe pliki, prezentacje).
W dokumentacji projektu (Trawers ERP) jako źródło referencyjne wskazujemy podręczniki KSeF 2.0
oraz pliki przykładowe dla struktury e-Faktury.
Linki referencyjne (oficjalne):
Materiały do pobrania (m.in. podręczniki KSeF 2.0)
o--------o o--------------------------------------------------o
| KSeF | | T R A W E R S ERP |
| | | o----------------o |
| U | | | Klient KSeF | |
| s | Wysyłanie | | | |
| ł | faktur | | o----------o | faktura |
| u | | | | | | XML FA(3) o-------------o |
| g |<----------<--|---|-| Skrzynki |<--|--<-----<-- | NA Sprzedaż | |
| i | | | | nadawcze | | o-------------o |
| | | | | OUT | | |
| K | | | o----------o | |
| S | | | | |
| e | Odbieranie | | o----------o | |
| F | faktur | | | | | faktura |
| |-->-------->--|---|>| Skrzynki | | zakupu ZO o-------------o |
| A | | | | odbiorcze|---|-->-------->| ZO zakupy | |
| P | | | | IN | | o-------------o |
| I | | | o----------o | |
| | | | | |
| | | o----------------o |
| | | |
o--------o o--------------------------------------------------o
Schemat - formy (drogi) pobrania faktur z KSeF w NA i w ZO
o-------------------------o
| KSeF |
| (Krajowy System e-Faktur|
o------------o------------o
|
v
o--------------------------------o--------------------------------o
| | |
| | |
v v v
o-------------------------o o-------------------------o o-------------------------o
| Forma 1: Bezpośrednia | | Forma 2: Plik XML | | Forma 3: Wydruk / PDF |
o-------------------------o o-------------------------o o-------------------------o
| | |
| | |
| | Pobiera fakturę | Posiada wydruk lub
| | w formacie XML | plik PDF i zna
| | z KSeF | numer KSeF
| | |
| v v
| o-------------------------o o-------------------------o
| | Użytkownik | | Użytkownik |
| o-------------------------o o-------------------------o
| | |
| | |
| Wymaga autoryzacji | Wgrywa (importuje) | 1. Ręcznie wpisuje
| certyfikatem. | pobrany plik XML | dane faktury
| | do programu ERP. | do systemu.
| Trawers pobiera: | | 2. Przypisuje jej
| * Fakturę w XML | | numer KSeF.
| * Metadane faktury | |
| | |
v v v
o---------------------------------------------------------------------------------------------------o
| Program Trawers ERP |
o---------------------------------------------------------------------------------------------------o
Podsumowanie ścieżek:
Forma 1 (Bezpośrednia):
Najszybsza forma komunikacji maszyna-maszyna. Wymaga technicznego uwierzytelnienia
za pomocą certyfikatu, po którym Trawers ERP w pełni zautomatyzowany sposób pobiera
zarówno samą treść faktury (w standardzie XML), jak i jej dodatkowe metadane
bezpośrednio z API KSeF.
Forma 2 (Asynchroniczna via XML):
Wymaga interakcji użytkownika jako pośrednika. Użytkownik samodzielnie wchodzi do portalu KSeF,
pobiera interesujący go plik XML, a następnie uruchamia w programie Trawers ERP procedurę
wczytania tego pliku.
Forma 3 (Manualna):
Tradycyjny obieg. Użytkownik dysponuje tylko wizualizacją faktury
(np. wydruk wygenerowany z KSeF lub plik PDF) oraz odrębnym numerem identyfikacyjnym KSeF.
Dane przepisuje ręcznie (lub skanuje przez OCR), a powiązanie dokumentu z e-Fakturą
następuje poprzez jawne przypisanie 36-znakowego numeru KSeF do utworzonego w Trawersie
dokumentu transakcyjnego.
Środowisko KSeF dla instalacji programu Trawers ustala się w parametrach AD.
AD > Parametry AD > Korekta [AD_TPA20]
Środowisko KSeF:
[T] Środowisko Testowe
[D] Środowisko Demo
[P] Środowisko Produkcyjne
[N] Nie pracuje z KSeF
Na wersji demo i na kopii roboczej prosimy wybierać:
[T] Środowisko Testowe
[D] Środowisko Demo
Podczas testów, do KSeF wysyłać dane anonimowe, nierzeczywiste.
4.2 Stawki PTU/VAT
Przed rozpoczęciem wysyłania i odbierania faktur należy podać
wszystkie stawki PTU/VAT wymienione na ekranie:
KSeF > Pomocnicze > Parametry KSeF - stawki. Numery [AD_TPK20]
---------------------------------------------------------------------
Stawka podstawowa ...... 01
Stawka obniżona pierwsza 02
Stawka obniżona druga .. 04
Stawka obniżona trzecia (ryczałt dla taksówek osobowych) ......... 05
Stawka 0% ........................................................ 03
Zwolniony z PTU ('zw') ........................................... 00
Nie podlega PTU ('np') ........................................... 99
Odwrotne obciążenie ('oo') ....................................... 98
---------------------------------------------------------------------
Gdy brakuje wymaganych stawek PTU/VAT, to można je dopisać w tabeli:
AD > Trawers > Tabele. Słowniki > Stawki PTU/VAT [AD_TPT10]
Patrz opis tabeli:
Tabela stawek PTU/VAT
4.3 Numer faktury
Ogólnie
Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy, faktura powinna zawierać m.in. kolejny numer
faktury nadany w ramach jednej lub więcej serii, który jednoznacznie identyfikuje fakturę.
Patrz szczegóły:
Dokumenty. Numerowanie
Wyjątek: Jednostki JST
Dla potrzeb jednostek podrzędnych JST, które muszą zapewnić jednoznaczną
identyfikację faktury w ramach centralizacji VAT-u, można podać schemat
numeru i wskazać, której jednostki podrzędnej JST dotyczy faktura.
KSeF > Pomocnicze > Parametry KSeF - stawki. Numery [AD_TPK20]
Szablon numeru faktury
--------------------------------------------
Szablon numeru faktury: %NN6%/OSIR/%MN%/%YY%
----------------------------- -o-- ---------
^
|
Ośrodek sportu i rekreacji ---o
Po określeniu szablonu numeru faktury, włączyć parametr:
0305 [1] NA Wypełni numer obcy FNumerNA C 64
Patrz szczegóły:
Param ogólne 01xx 02xx ... Wg numerów
Patrz też:
PTU/VAT Centralizacja rozliczeń
4.4 Klasyfikacja. DodatkowyOpis
Faktura ustrukturyzowana przewiduje umieszczenie dodatkowych klasyfikacji
charakteryzujących towar lub usługę takich jak GTIN (EAN/KID), Kod celny CN, ...
Dodatkowe informacje umieszcza się w sekcji: <DodatkowyOpis>.
Zapisy mogą dotyczyć:
* całej faktury <DodatkowyOpisFaktury>
* poszczególnych pozycji faktury <DodatkowyOpisPozycji>
Struktura sekcji:
Klucz:Wartość
--------------------- -------
GTIN: 0000000000123
KrajPochodzeniaTowaru: PL
NumerWZ: II-10/NA/FV0001/01/26 (wg RefNo)
...
Elementy, np.
- Numer zamówienia
- Identyfikator towaru wg odbiorcy
- Numer partii (LOT)
- Numer seryjny
- KGO
- Kraj pochodzenia
- wagi netto/brutto pozycji
...
Oznaczenie klasyfikacji i klucze podaje się w funkcji:
KSeF > Pomocnicze > Parametry KSeF - klasyfikacja [AD_TPK21]
Kod [GS1] przy kluczu oznacza, że jest on zgodny z wytycznymi wykorzystania KSeF
w kontekście stosowania EDI i standardów GS1, które zostały zapoproponowane przez
organizację GS1 Polska.
Patrz opis standardu:
https://gs1pl.org/app/uploads/2023/07/Wytyczne_wykorzystania_KSeF_w_kontekscie_stosowania_EDI_i_standardow_GS1.pdf
W fakturach korygujących klucze dodatkowe są zapisywane tylko w pozycji sprzedaży [P].
Patrz też:
KSeF. DodatkowyOpis. KluczeLista klasyfikacji i kluczyWierszFa. Klasyfikacja:
Indeks T/N
[T] Umieszcza indeks asortymentu.
[N] Nie umieszcza
Nazwa 1/2/3
[1] Wypełnij wg Nazwa z karty KIM
[2] Wypełnij wg Opis (remark) 1-szy wiersz / Nazwa z karty KIM
[3] Wypełnij wg Nazwa z karty Model indeksu / Nazwa z karty KIM
GTIN (EAN/KID) 1/2/3/4
[1] Wypełnij pole GTIN wg EAN z karty KIM
[2] Wypełnij wg KID z faktury / Ean z KIM
[3] Nie wypełniaj pola GTIN
[4] Wypełnij pole GTIN wg Opis (remark) 15-ty wiersz z karty KIM
CN Kody celne T/N
PKWiU Kody PKWiU T/N
PKOB Kody PKOB T/N (nie ma w KIM)
WierszFa. Dodatkowy opis:
NumerZamowieniaSprzedawcy GS1 T/N
NumerZamowieniaNabywcy GS1 T/N
NumerWZ GS1 T/N <WZ> np. nr RefNo dokumentu rozchodu z magazynu
FP:II-10/MG/WZ1234/01/26
Patrz: Parametry KSeF. Wizualizacja. Dane
WZ: RefNo / Nr faktury / Uwagi / Puste 1/2/3/4
NumerPozycjiWZ GS1 T/N
IDTowaruWgNabywcy GS1 T/N (wg MG > Kartoteki > Kody u odbiorców)
NumerPartii GS1 T/N (numer Karty LOT)
RokProdukcji GS1 T/N (wg roku produkcji z karty produktu SE)
NumerSeryjny GS1 T/N (numer Karty SER)
VIN GS1 0/1/2/3/4
[0] Nie wypełniaj pola VIN
[1] Wypełnij pole VIN wg Nr SER
[2] Wypełnij pole VIN wg Nr LOT
[3] Wypełnij pole VIN wg Nr Produktu z SE
[4] Wypełnij pole VIN wg VIN z karty produktu SE gdy [2] dealer
KGO T/N (koszt KGO z karty KIM)
DodatkowyOpisPozycji T/N (Opis (memo) z pozycji faktury sprzedaży)
Patrz też param operatora: 0909 NA DodatkowyOpisPozycji
Opis (remark) karty LOT/SER T/N
Upust, Cena bez upustu T/N [T] Pojawi się, np.:
Udzielono upustu (%): 5.00
Cena bez upustu: 95.00 PLN
KrajPochodzeniaTowaru GS1 T/N (kraj pochodzenia z karty KIM)
Waga netto pozycji T/N
Waga brutto pozycji T/N
LiczbaWJednostceZbiorczej GS1 T/N (ilość w opakowaniu określona na karcie KIM)
Nazwa opakowania T/N (nazwa opakowania określonego w KIM)
JmWJednostceZbiorczej Castorama T/N (jednostka miary zapasów)
Liczba opakowań w pozycji T/N
Fa. Dodatkowy opis
Uwagi T/N (pole Uwagi z nagłówka faktury)
WagaNetto GS1 T/N
DodatkowyOpisFaktury T/N Zawiera:
- Opis (memo) z faktury sprzedaży
- Pozycje rodzaju: Dodatkowy opis [D]
WagaBrutto GS1 T/N/P
[T] Umieśc wagę brutto ogółem
[P] Umieść wagę brutto ogółem razem z wagą palet (25kg/szt)
IDDostawcyWgNabywcy GS1 T/N (pole: Nasz nr u kontrahenta) (199: XODBDOST C 16)
Ilość opakowań ogółem T/N
MiejsceDostawyGLN GS1 T/N (ILN/GLN z adresu wysyłki)
Liczba palet T/N
Suma ilości wg jm T/N Suma ilości z pozycji faktury osobno dla każdej
jednostki miary, np.:
Ilość ogółem (szt) : 15
Ilość ogółem (kg) : 12.5
Dla [FK] - ilości z pozycji po korekcie [P].
Profil KSeF - Klasyfikacje per odbiorca/dostawca.
Definicje (ustalenia) podane w: Parametry KSeF. ... np. Wizualizacja. Dane
dotyczą wszystkich kontrahentów, dla których wystawia się faktury KSeF.
Jeżeli poszczególni kontrahenci oczekują dodatkowych lub innych danych na fakturze KSeF,
to takie definicje (ustalenia) wpisuje się do: Profil KSeF tych kontrahentów.
Definicje (ustalenia) te wpisuje się w zakładce karty kontrahenta, np.
Kartoteka odbiorców > Dane podstawowe > Profil KSeF odbiorcy
Gdy wpisano, to faktury KSeF dla tego odbiorcy będą generowane
wg ustawień zapisanych w jego profilu.
Jeżeli nie wpisano, to faktury KSeF dla tego odbiorcy będą generowane
w ustawień domyślnych, podanych w: Parametry KSeF. ...
4.5 Harmonogram wysyłania i pobierania faktur z KSeF
KSeF > Pomocnicze > Parametry KSeF - harmonogram [AD_TPK22]
Parametry wskazują tryb wysyłki i harmonogram (plan) pobierania i wysyłania faktur.
Patrz szczegóły:
KSeF Parametry. Konfiguracja
4.6 Certyfikaty
Certyfikaty KSeF generuje się w Aplikacji Podatnika KSeF w menu [Certyfikaty]
- wspólne dla środowiska Produkcyjnego i Demo: KSeF lub KSeF Demo
- wyłącznie dla środowiska Testowego: KSeF TestUzyskane certyfikaty wgrywa się do Trawersa w funkcji:
KSeF > Tabele > Certyfikaty [AD_TCE01]
Typy certyfikatów:
[U] Uwierzytelnienie
[P] Podpis linku
Kontekst uwierzytelnienia (z karty Firmy):
[N] NIP
[I] IDWew (InternalId)
Przed dopisaniem certyfikatu w Trawersie należy przygotować:
- Nr seryjny
- plik z certyfikatem
- plik z kluczem prywatnym
- hasło klucza prywatnego
Po dopisaniu, należy nadać operatorom uprawnienia do certyfikatów:
F3 - operatorzy
Patrz szczegóły:
KSeF Certyfikaty
4.7 Skrzynki KSeF
Skrzynki KSeF, to są miejsca wystawiania, odbierania i przechowywania faktur.
W skrzynkach wydzielono foldery (katalogi, teczki).
Folder grupuje faktury. Ułatwia uporządkowanie faktur: pobranych, wysłanych,
oczekujących na wysłanie, itd.
W każdej skrzynce, standardowo, są foldery: Pobrane, Zapisane, Wysłane, Do wysłania, itd.
Operatorzy mogą mieć dostęp do faktur, gdy otrzymaja uprawnienia do skrzynek.
Skrzynki KSeF definiuje się w funkcji:
KSeF > Tabele > SKrzynki KSeF [AD_TBX00]
Trawers ERP rozbudowany o funkcje obsługi KSeF, po zainstalowaniu i uruchomieniu
udostępnia dwie główne skrzynki KSeF służace do odbierania i wysyłania
faktur sprzedaży i zakupu:
System Główna Symbol --- Nazwa ----------
NA * NA0000 Sprzedaż
ZO * ZO0000 Zakupy
Każda nowo utworzona skrzynka zawiera standardowe foldery:
10 Pobrane <- tu trafiają nowo pobrane faktury
20 Zapisane <- tu należy przenieść fakturę zakupu
po opracowaniu jej w module ZO
30 Wysłane
40 Do wysłania
50 SCAM
60 Ukryte
Do nowo utworzonych skrzynek należy nadać uprawnienia operatorom,
którzy będą wysyłać i odbierać faktury:
Operatorzy / Role > Uprawnienia > (Obiekty) Skrzynki KSeF [AD_PUO25]
Użytkownicy z bardziej rozbudowaną strukturą organizacyjną,
w której uprawnienia do przeglądania faktur mogą być rozdzielone
lub planują wydzielić oddziały w rozumieniu KSeF i nadać im identyfikatory
wewnętrzne mogą zdefinować własne skrzynki:
System Główna Symbol --- Nazwa ----------
...
ZO ZO0011 Koszty zarządu
ZO ZO0012 Koszty administracji
ZO ZO0013 Koszty zaopatrzenia
...
ZO ZO0021 Oddział Warszawa
ZO ZO0022 Oddział Gdańsk
...
ZO ZO0030 Księgowość
Patrz przykłady skrzynek w firmach handlowych i serwisowych:
KSeF Kronika obiegu faktury (memo)
Obieg dokumentów
Przykład organizacji skrzynek i obieg faktur:
o---------------------------o
| |
| Główna skrzynka odbiorcza |
| ZO0000 Zakupy / Pobrane |
| |
o------------o--------------o
|
|
|
v
[ Sekretariat ]
o o o
/ | \
/ | \
/ | \
/ | \
v v v
o-----------o o-----------o o-----------o
| Koszty | | Koszty | | Koszty |
| zarządu | | admin.. | | zaopat.. |
| / Pobrane | | / Pobrane | | / Pobrane |
o-----o-----o o-----o-----o o-----o-----o
| | |
| | |
| | |
v v v
[-------- Opracowanie faktury ---------]
[-------- przez wskazany dział --------]
o o o
\ | /
\ | /
v v v
o-----------o
| Księgowość|
| / Pobrane |
o-----o-----o
|
|
v
[------ Opracowanie faktury -------]
[------ przez dział księgowości ---]
o
|
|
v
o------------o
| Księgowość |
| / Zapisane |
o------------o
Patrz rejestrowanie obiegu dokumentów:
KSeF Kronika obiegu faktury (memo)Przenoszenie faktury między skrzynkami odbywa się z poziomu Panelu KSeF w funkcji:
F2 > Menu Przenieś do innej skrzynki / Pobrane
Faktury KSeF zawsze są przenoszone do folderu Pobrane.
Można wybrać dowolną skrzynkę (także taką do której operator nie ma uprawnień).
Identyfikacja faktury przez Sekretariat, ze względu na przynależność
do działu / oddziału, może się odbywać poprzez wskazanie na fakturze ról
- w sekcji Podmiot3:
- [2] Odbiorca, tu jest możliwe nadanie w KSeF identyfikatorów
wewnętrznych [IDWew] i uzgodnienie z dostawcami, aby posługiwali
się tymi identyfikatorami na fakturach
- [11] Pracownik, jak wyżej
Gdy nie wykorzystuje się ról w sekcji: Podmiot3, rozdzielenie faktur
na działy może nastąpić poprzez identyfikacje danych na fakturze.
Dobrą praktyką jest wysłanie zamówień zakupu, wówczas oznaczenie serii zamówienia
zakupu może być podstawą rozdzielenia faktur na skrzynki poszczególnych działów:
ZA0001/mm/rr > Zamówienie działu administracja
ZZ0001/mm/rr > Zamówienie działu zaopatrzenie towarów i materiałów
ZK0001/mm/rr > Zamówienie dotyczące kosztów zarządu
...
GD0001/mm/rr > Zamówienie oddziału Gdańsk
WA0001/mm/rr > Zamówienie oddziału Warszawa
...
4.8 Dane firmy. Podmiot gospodarczy
Domyślnie
Dane firmy (użytkownika programu Trawers) są zapisywane na fakturze
ustrukturyzowanej sprzedaży w sekcji: Podmiot1 (określenie sprzedawcy).
Wyjątkowo
Wyjątkiem jest sytuacja, gdy użytkownik jest:
- Jednostką podrzędną JST
- Członkiem grupy VAT
W takiej sytuacji, zamiast danych z karty firmy, zapisane
są w sekcji: Podmiot1 dane płatnika PTU/VAT z zakładki:
Karta Firmy > Płatnik PTU/VAT (KSeF: JST, Grupa VAT)
Patrz też:
Wielo-firmowość. Firmy
Dane zapisywane w sekcji Podmiot1
* Nr EORI
* Dane identyfikacyjne
* NIP
* Nazwa
* Adres
* Kod kraju
* Adres
* GLN
* DaneKontaktowe
(Z karty firmy, ekran główny. Pola: Tel.1, Email)
* Telefon. Tel 1
* Email. Gdy: 'Podać ten email w raporcie JPK_VAT i w KSEF (Podmiot1)' --> [T]
* Status podatnika
Dodatkowo dla sekcji Stopka:
* Informacje
* Stopka faktury
Tu zapiswyane są informacje z zakładki:
Karta Firmy > KRS, Sąd rej., kapitał dla EDI, KSeF (memo)
* Rejestry
* Pełna nazwa
* KRS
* REGON
* BDO
Przed przystąpieniem do wystawiania faktur ustrukturyzowanych,
należy odpowiednio wypełnić powyższe pola w karcie firmy.
4.9 Dane kontrahentów
Domyślnie
Dane kontrahenta (odbiorcy) są zapisywane na fakturze ustrukturyzowanej
sprzedaży w sekcji: Podmiot2 (określenie nabywcy).
Wyjątkowo
Wyjątkiem jest sytuacja, gdy odbiorca jest:
- Jednostką podrzędną JST
- Członkiem grupy VAT
W takiej sytuacji, zamiast danych z karty odbiorcy, zapisane zostaną w sekcji:
Podmiot2 dane płatnika PTU/VAT określonego na karcie odbiorcy w polu: PłatnikPTU.
Dodatkowo, odbiorca, który występuje na innych kartach jako PłatnikPTU
musi mieć, na swojej karcie, ustaloną rolę:
- JST [T] lub
- GV [T]
Patrz też:
Kartoteki odbiorców i dostawców
Dane zapisywane w sekcji: Podmiot2
* Nr EORI
* Dane identyfikacyjne
* NIP (wg NIP w Trawers)
- albo (sprzedaż do UE)
* KodUE (kod kraju w Trawers)
* NrVatUE (wg NIP w Trawers)
- albo (export)
* Kod Kraju
* NrID (wg NIP w Trawers)
* Nazwa
* Adres
* Kod kraju
* Kod pocztowy, miasto, ulica nr domu / lokalu
* GLN
* DaneKontaktowe
(Z karty kontrahenta, ekran główny. Pola: Tel.1, Email)
* Telefon
* Email
Przed przystąpieniem do wystawiania faktur ustrukturyzowanych,
należy wypełnić odpowiednio powyższe pola w kartach odbiorców.
4.10 Podmiot1, Podmiot2, Podmiot3, IDWew
Na fakturze KSeF podaje się podmioty powiązane z transakcją.
Trzeba podać co najmniej: Podmiot1 (Sprzedawca) i Podmiot2 (Nabywca).
Można podać także wiele podmiotów dodatkowych: Podmiot3.
a) Podmiot1 - Sprzedawca (NIP)
b) Podmiot2 - Nabywca (NIP, Numer VAT-UE, Inny identyfikator podatkowy, BrakID)
c) Podmiot3 - dodatkowy podmiot uczestniczący w transakcji.
(Identyfikator wewnętrzny IDWew, NIP, Numer VAT-UE,
Inny identyfikator podatkowy, BrakID)
Może wystąpić wielokrotnie. Określa się rolę:
Rola: [0] Inna (opis)
* Rola: [1] Faktor
* Rola: [2] Odbiorca (wewnętrzny)
Rola: [3] Podmiot pierwotny
* Rola: [4] Dodatkowy nabywca
* Rola: [5] Wystawca faktury
* Rola: [6] Dokonujący płatności
* Rola: [7] JST - wystawca
* Rola: [8] JST - odbiorca
* Rola: [9] Grupa VAT - wystawca
* Rola: [10] Grupa VAT - odbiorca
Rola: [11] Pracownik
Patrz szczegóły definiowania: Podmiot1, Podmiot2, Podmiot3
KSeF Faktury sprzedaży. Wysyłanie. Pobieranie
Patrz też:
KSeF: Sekcja - Podmiot3. AI
4.11 Kontekst logowania do KSeF
W Trawers kontekstem logowania do KSeF może być NIP lub Identyfikator wewnętrzny (IDWew, InternalId).
Kontekst jest pobierany z karty firmy.
Jeśli wypełniono pole IDWew, to kontekstem będzie Identyfikator wewnętrzny podany w polu IDWew.
Jeśli pole IDwew jest puste to kontekstem będzie NIP.
IDWew nie musi być związane z JST lub GV. Może identyfikować np. oddział.
Pobieranie faktur z KSeF
Pobieranie faktur z KSeF odbywa się w kontekście, w którym nastąpiło logowanie (uwierzytelnienie) do KSeF
albo NIP albo IDWew.
Pobierane są faktury, w których nasz kontekst występuje w:
a) Podmiot1 - my jako Sprzedawca - nasze faktury sprzedaży NA, samofakturowanie)
b) Podmiot2 - my jako Nabywca - nasze faktury zakupu ZO, faktury RR
c) Podmiot3 - my jako dodatkowy podmiot transakcji
Gdy kontekstem jest NIP, to pobierane są faktury dla Podmiot1, Podmiot2 i Podmiot3
Gdy kontekstem jest IDWew, to pobierane są tylko faktury dla Podmiot3,
bo Podmiot1 i Podmiot2 nie mogą zawierać IDWew.
NA > Faktury > Korekta > F2 > KSeF: Wizualizacja faktury KSeF
(Podać: Urządzenie wyjściowe: Plik PDF Zapis do pliku PDF)
Wizualizacja, to czytelny obraz (zwykle PDF) utworzony na podstawie technicznego
pliku XML, przedstawiony w sposób zrozumiały dla człowieka.
W parametrach można podać lokalizację i nazwę pliku logo do prezentacji
na wizualizowanej fakturze.
KSeF > Pomocnicze > Parametry KSeF. Wizualizacja. Dane [AD_TPK23]
--------------------------------------------------
Logo w /adtres/adzal: logo.bmp Szer 30 Wys 15 mm
--------------------------------------------------
Logo zostanie umieszczone po lewej stronie nagłówka faktury.
Do umieszczenia logo zastosowano funkcję: tObrazek{} z modułu TrExtLang.
Plik z logo należy wgrać do /adtres/adzal i podać jego nazwę.
Obraz z logo można przeskalować (obszar przeznaczony na logo to 60x20 mm)
Przydatne w sytuacji, gdy rozmiar logo jest większy niż obszar na nie przeznaczony.
Gdy podano: Szer, to program przeskaluje proporcjonalnie wg szerokości [mm]
Gdy podano: Wys, to program przeskaluje proporcjonalnie wg wysokości [mm]
Gdy podano oba, to program przeskaluje nieproporcjonalnie.
Rozmiar czcionki
KSeF > Pomocnicze > Parametry KSeF. Wizualizacja. Dane [AD_TPK23]
--------------------------------------------------
Rozmiar czcionki ...: 8 pkt
--------------------------------------------------
Określa rozmiar czcionki (w punktach) treści faktury na wydruku wizualizacji.
Domyślnie 8. Dozwolone wartości: 6-20.
Zmniejszenie czcionki pozwala zmieścić więcej danych na stronie.
Patrz przykład wizualizacji faktury z logo: Tres
Wizualizacja faktury KSeF
Dane faktur KSeF
KSeF > Pomocnicze > Parametry KSeF. Wizualizacja. Dane [AD_TPK23]
------------------------------------------
Podmiot3. Adres w roli: [2] Odbiorca (T/N)
---------------------------------------o--
|
v
Gdy [T]:
Trawers zapisze Podmiot3 jako Odbiorca (wewnętrzny) z danych Wysłać do
(adres wysyłki)
Patrz szczegóły - Podmiot3
KSeF. Faktury sprzedaży. ...KSeF. Sekcja - Podmiot3. AI
Podmiot3. Faktor. Cesja
Umożliwia umieszczenie treści (opisu) cesji w fakturze faktoringowej KSeF.
Parametr [1]/[2] należy wskazać w karcie: Profil KSeF kontrahenta, który występuje
jako faktor na fakturach KSeF.
Opcje:
[1] Wstaw treść cesji w DodatkowyOpis, Klucz: CESJA
[2] Wstaw treść cesji w DodatkowyOpis, Klucz: Cesja wierzytelności
Po wybraniu 1/2 pokazuje się okno do wpisania treści (opisu) cesji.
NOTE: Firmy faktoringowe oczekują treści cesji w DodatkowyOpis w powiązaniu
z określonymi kluczami, przykłady powyżej: CESJA, Cesja wierzytelności.
WZ: RefNo / Nr faktury / Uwagi / Puste
Steruje wypełnieniem pola WZ na fakturze KSeF.
Pole WZ. Numer dokumentu magazynowego WZ (wydanie na zewnątrz)
związanego z fakturą [pole fakultatywne]. (wg Broszura informacyjna)
Opcje:
[1] Wstaw w polu <WZ> numery RefNo dok magazynowych
[2] Wstaw w polu <WZ> numer faktury
[3] Wstaw w polu <WZ> pole: Uwagi z nagłówka faktury
[4] Pozostaw pole <WZ> puste
Lista opcji - wg zgłoszonych potrzeb użytkowników
5. Warunki serwisowania rozwiązań KSeF w Trawers ERP
Warunki serwisowania integracji z KSeF
Różnorodność i zmienność warunków wymiany danych z platformą KSeF, powoduje,
że za poprawność wymiany danych odpowiada użytkownik programu Trawers.
Szczególnie dotyczy to elementów fakultatywnych (nie obowiązkowych)
oraz scenariuszy dodatkowych, uzupełniających podstawowe funkcje wysyłania
i pobierania faktur.
Pomoc w ramach opłaty abonamentowej
Pomoc serwisowa firmy Tres udzielana w ramach abonamentu (Konsultacje e-mailowe)
będzie udzielana tylko w ograniczonym zakresie. Jedynie w formie odpowiedzi na konkretne
pytania (tylko e-mail) dotyczące przyjętych założeń i rozwiązań funcjonalnych systemu.
Aktualizacje i konsultacje e-mailowe
W szczególności, specjaliści serwisu, w ramach opłat abonamentowych, nie będą diagnozować
konkretnych rozwiązań w programach użytkowników: poprawności bazy danych, warunków obliczeń
wybranych funkcji, itp.
Nie będą sprawdzać poprawności utworzonych zestawień, raportów, sprawozdań.
Nie będą analizować indywidualnych przypadków ani interpretować, jak opisane sytuacje
biznesowe kwalifikować w rozumieniu KSeF. To zadanie księgowości/doradców użytkownika.
Nie będą także analizować komunikatów i raportów generowanych przez programy
Ministerstwa Finansów ani uwag i zastrzeżeń zgłaszanych przez poszczególne
Urzędy Skarbowe i inne instytucje państwowe.
Takie dodatkowe usługi mogą być realizowane na podstawie i na warunkach oddzielnych umów z firmą Tres.
Usługi Tres. Opis ogólny
Patrz też:
KSeF: Warunki pomocy i serwisowania
Patrz też:
Aktualizacje i konsultacje e-mailowe