W tym artykule opisano pobieranie faktur zakupu z platformy KSeF.
2. Panel KSeF
Patrz też: Panel KSeF - w punktach
KSeF Faktury zakupu. Panel KSeF
Funkcja: ZO > Dokumenty > Panel KSeF [ZO_PKS00] pozwala na:
- pobieranie faktur ustrukturyzowanych
- przeglądanie - wizualizacja i wydruk faktury
- zarządzanie fakturami w Trawersie, np. przenoszenie między skrzynkami/folderami
- tworzenie faktur zakupu na ich podstawie
Ekran panelu
o-- KSeF [test] ZO / Główna (ZO) / Pobrane ------------------------------------------------------[X]o
| |
| Nazwa: Mleczarnia Rumia |
| Numer: f0001/2025 |
| |
| Na fakturze: Netto 11.50 VAT 1.52 PLN Brutto 13.02 PLN | <--- Kwoty na fakturze KSeF
| Zapisano: Netto 4.00 VAT --------- PLN Brutto 4.00 PLN | <--- Kwoty w powiązanej fakturze w ZO
| |
o---------------------------------------------------------------------------------------------------o
| Op Numer KSeF Wystawiona Do dokumentu Nr dok Dostawca Z O|
| -- ------------------------------------ ---------- --------------------- ------------ ------ ---|
| AA 1111111111-20251209-01002085FA64-1C 2025.12.09 f0001/2025 FV0001/01/26 000001 |
| AA 1111111111-20251209-010060F40260-D8 2025.12.09 F056/AN 000001 |
| AA 1111111111-20251209-01008007C955-69 2025.12.09 zaliczka nr 1 000001 |
| 3333333333-20251204-010060991365-2F 2025.12.04 fv 01/ 11/ Energia |
| 2222222222-20251202-0300C07BD948-43 2025.12.02 FA2/12/2025 |
| 2222222222-20251202-0200E0230B46-8C 2025.12.02 FA1/12/2025 |
| 2222222222-20251202-010060620944-5E 2025.12.02 F11/12/2025 |
| 1111111111-20251201-010020ABA258-80 2025.12.01 ML/01 |
o---------------------------------------------------------------------------------------------------o
| Enter-faktura, F2-menu, F3-foldery, F10-operator |
o---------------------------------------------------------------------------------------------------o
Gdzie:
KSeF [test] ZO - oznaczenie środowiska KSeF
/ Główna (ZO) - oznaczenie skrzynki odbiorczej
/ Pobrane - oznaczenie folderu
Nazwa: Mleczarnia Rumia - nazwa kontrahenta wg metadanych opisujących fakturę
Numer: f0001/2025 - numer obcy faktury (numer nadany przez dostawcę)
Poniżej znajduje się porównanie wartości netto, VAT i brutto na fakturze z KSeF
wobec tych zapisanych na fakturze zakupu w ZO.
Wartość brutto jest dodatkowo wyróżnioniona na czerwono, gdy istnieje różnica,
co pozwala na szybkie wykrycie:
----------------------------------------------------------------------
Na fakturze: Netto 11.50 VAT 1.52 PLN Brutto 13.02 PLN
Zapisano: Netto 4.00 VAT --------- PLN Brutto 4.00 PLN
----------------------------------------------------------------------
W linii: Na fakturze, wyświetlone wartości odpowiadają polom z meta danych faktury KSeF:
Netto > netAmount
VAT > vatAmount
Brutto > grossAmount
Lista pobranych faktur:
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
Op Numer KSeF Wystawiona Do dokumentu Nr dok Dostawca Z O
-- ------------------------------------ ---------- --------------------- ------------ ------ ---
AA 1111111111-20251209-01002085FA64-1C 2025.12.09 f0001/2025 FV0001/01/26 000001
AA 1111111111-20251209-010060F40260-D8 2025.12.09 F056/AN 000001
AA 1111111111-20251209-01008007C955-69 2025.12.09 zaliczka nr 1 000001
3333333333-20251204-010060991365-2F 2025.12.04 fv 01/ 11/ Energia
2222222222-20251202-0300C07BD948-43 2025.12.02 FA2/12/2025
2222222222-20251202-0200E0230B46-8C 2025.12.02 FA1/12/2025
2222222222-20251202-010060620944-5E 2025.12.02 F11/12/2025
1111111111-20251201-010020ABA258-80 2025.12.01 ML/01
----o----- ---o---- -----o------ o-
| | | |
| v | v
| Data przesłania | Liczba
| faktury do KSeF | kontrolna
| rrrrmmdd v
v Id techniczny
NIP sprzedawcy
Wystawcy faktury
(1) - symbol operatora, który oznaczył fakturę do dalszego opracowania
(2) - numer KSeF (Identyfikator KSeF)
(3) - data wystawienia faktury
NOTE: Gdy Data wystawienia (3) faktury przez dostawcę jest inna od Daty przesłania
faktury do KSeF (widać w numerze KSeF), to oznacza, że faktura została
wystawiona w trybie Offline
(4) - numer obcy faktury (numer nadany przez dostawcę)
(5) - numer wewnętrzny faktury (nadany przez użytkownika w ZO)
Gdy wypełniony, oznacza to, że istnieje nagłówek faktury zakupu w ZO
(6) - symbol dostawcy, który został przypisany do faktury
Faktury nieotwarte (nie naciśnięto Enter) są wyświetlane innym kolorem.
To ułatwia wychwycenie nowych dokumentów w skrzynce.
Na przykład, tych pobranych automatycznie, w procesie AutoRun.
Funkcje:
Enter - faktura - przeglądanie i opracowanie faktury
F2-menu: (zakładka)
Menu w folderach: Pobrane i Do wysłania
Objaśnienie funkcji (klawiszy):
Odśwież zawartość folderu (F5)
Funkcja odświeża listę faktur, gdy są pobierane automatycznie.
Pobierz faktury z KSeF
Pobieranie nowych faktur z KSeF
Dopisz fakturę KSeF z pliku .XML
Dopisanie faktury z pliku .XML pobranego z KSeF.
Umożliwia dopisanie faktury z pliku .XML, z katalogu ../trinout/..
Podaje się nazwę pliku .xML. Program wyświetla Nr KSeF, datę nadania numeru,
datę wytworzenia, skrót SHA.
Pokaż Metadane faktury
Wyświetlenie metadanych faktury
Patrz: metadane faktury ustrukturyzowanej
Pokaż status faktury
Wyświetlenie statusu wysyłki faktury do KSeF
Opis (memo) faktury KSeF
Możliwość dodania opisu do faktury i śledzenie obiegu faktury
Przenieś do innej skrzynki / Pobrane
Przeniesienie faktury do innej skrzynki
(faktura pierwotnie znajduje się w folderze: Pobrane)
Przenieś do innego folderu
Przeniesienie faktury do innego folderu
Usuń
Usuwa wpis w panelu (lokalnie w Trawersie)
Usunąć można fakturę KSeF, dla której nie utworzono nagłówka faktury zakupu ZO.
Usunąć może operator, który ma uprawnienie w menu:
ZO > Panel KSeF. Usuń faktur (zakładka) [ZO_PKS30]
Pokaż treść .XML (z formatowaniem)
Przeglądanie treści faktury KSeF w formie .XML-a
Drukuj wizualizację faktury KSeF
Wydruk wizualizacji faktury.
Jeśli zaznaczymy więcej faktur w folderze (Ins, Space, *,+)
program umożliwi wydruk wszystkich oznaczonych faktur.
Przydatne, jeśli chcemy zapisać pobrane faktury do PDF-ów
lub wydrukować na drukarce.
Gdy zapis do PDF-a, program zapisze każdą fakturę do oddzielnego
pliku i nada nazwy plików wg numerów KSeF.
Zapisz i pokaż wizualizację (HTML wg CRWDE)
Zapis faktury wg wzoru CRWDE, opis niżej.
Zapisz do pliku .XML (oryginał KSeF/SHA)
Zapis oryginału faktury pobranej z KSeF do pliku .XML
Zapisz do pliku .XML (z formatowaniem)
Zapis faktury pobranej z KSeF do pliku .XML,
z formatowaniem, aby plik .XML był czytelny.
Oznacz / (odznacz) usuń oznaczenie operatora (F10)
Powiąż z fakturą ZO
Powiązanie faktury KSeF z wcześniej utworzoną fakturą zakupu ZO.
Program zapisze numer KSeF w fakturze zakupu ZO - dla potrzeb JPK.
Oznacz jako przeczytane
Oznaczanie... (+-*)
Oznaczanie dla potrzeb operacji masowych, np. drukowanie wielu faktur
Sortowanie...
Wskazanie porządku wyświetlania faktur KSeF w panelu.
np. Numer KSeF / Numer Nasz / Kontrahent / Operator / Skrót SHA
F3-foldery - Przejście do innego folderu w bieżącej skrzynce
F10-operator - oznaczenie faktury własnym symbolem operatora
Oznaczenie faktury własnym symbolem operatora, pozwala
na sprawną pracę grupową w środowisku rozproszonym.
Jeśli inny operator oznaczył nową fakturę, tzn. że zidentyfikował
jej treść i pochodzenie i przystąpił do opracowania.
3. Faktura zakupu KSeF
Faktura zakupu KSeF to faktura ustrukturyzowana, na której firma użytkująca Trawers
występuje w sekcji Podmiot2 (nabywca) lub Podmiot3.
(tzn. gdy kontekst (NIP, IDWew) widoczny w karcie certyfikatu KSeF,
którym się uwierzytelniono w KSeF, jest taki jak w Podmiot2 lub Podmiot3).
Dla Podmiot3 w ZO ujmowane są w następujące role:
- [0] Inna
Pobiera w NA i ZO, bo nie można jednoznacznie przypisać.
- [1] Faktor
Pobiera w NA i ZO, bo możemy występować jako faktor sprzedawcy lub nabywcy
- [2] Odbiorca
Tylko w ZO
- [3] Podmiot pierwotny
Pobiera w NA i ZO, bo nie można jednoznacznie przypisać
- [4] Dodatkowy nabywca
Tylko w ZO
- [6] Dokonujący płatności
Tylko w ZO
- [8] JST Odbiorca
Tylko w ZO
- [10] Członek GV Odbiorca
Tylko w ZO
- [11] Pracownik
Pobiera w NA i ZO, bo możemy występować w kontekście sprzedaży lub zakupu
Patrz też:
KSeF Sekcja - Podmiot3. AIEkran faktury
o-- ZO / Główna (ZO) / Pobrane / 3333333333-20251204-010060991365-2F --------[X]o
| Nazwa Energia sp zoo |
| Numer fv 01/ 11/ Energia z 2025.12.04 Sprzedaż 2025.12.04 |
| |
| Dostawca ------ |
| Nr dokumentu ------------ Rodzaj VAT |
| Płatność Forma [P] Przelew Termin 2025.12.16 |
| |
|Zamówienie 000002/12/25 WZ WZ0255/2025 |
| |
| Na fakturze: Netto 2 309.63 VAT 531.21 PLN Brutto 2 840.84 PLN |
| Zapisano: Netto ------------- VAT ------------- Brutto -------------- PLN |
o-------------------------------------------------------------------------------o
| ****** Wartość netto ****** |
| Poz Indeks Ilość Miara Cena Na fakturze Zapisano |
| 1 13 831.000 kwh 0.17 2 309.63 --- |
| |
| |
| Nazwa Energia elektryczna |
o-------------------------------------------------------------------------------o
| F2, F4, F6-powiąż, F7-utwórz nagłówek, F8-dopisz pozycje, Z-PTU, P-do Zapisane|
o-------------------------------------------------------------------------------o
Faktura pokazuje się po naciśnięciu: Enter-faktura. Przedstawia dane faktury ustrukturyzowanej
pobranej z KSeF oraz, jeśli powiązano z dostawcą i zarejestrowano fakturę zakupu,
to wyświetla dane faktury zakupu z ZO.
Gdy nie zarejestrowano faktury zakupu w ZO, to program wyświetla '-------' w polach,
które nie mają jeszcze danych w ZO (brak powiązania / brak nagłówka)
Np.
Dostawca ------ - nie powiązano z dostawcą
Nr dokumentu ------------ - nie utworzono jeszcze nagłówka faktury
itd.
Dane z faktury KSeF:
Nazwa: Mleczarnia Rumia - nazwa kontrahenta wg metadanych opisujących fakturę
Numer: f0001/2025 - numer obcy faktury (numer nadany przez dostawcę)
z 2025.12.04 - data wystawienia faktury
Sprzedaż 2025.12.04 - data sprzedaży, odpowiednio:
- Data dostawy towarów/usługi/zapłaty (P_6)
- Data końcowa okresu dostawy towarów/usługi/zapłaty (P_6_Do)
- Najwyższa w pozycjach: Data dostawy towarów/usługi/zapłaty (P_6A)
Rodzaj - rodzaj faktury wg KSeF: Vat, Zal, Roz, Upr, Kor, KorZal, KorRoz
Płatność Forma - forma płatności
Płatność Termin - termin płatności
Na fakturze ustrukturyzowanej może być wiele terminów płatności, na ekranie
jest pokazany tylko jeden (pierwszy), wszystkie terminy można obejrzeć
w funkcji wizualizacji faktury.
Zamówienie - numer zamówienia
Na fakturze ustrukturyzowanej może być wiele numerów zamówień,
na ekranie pokazywany jest tylko pierwszy, wszystkie numery zamówień
można obejrzeć w funkcji wizualizacji faktury.
Tu także jest porównanie wartości netto, VAT i brutto na fakturze pobranej
z KSeF i na fakturze zakupu w ZO.
Pozycje faktury:
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
-----------------------------------------------------------------------------
****** Wartość netto ******
Poz Indeks Ilość Miara Cena Na fakturze Zapisano
1 13 831.000 kwh 0.17 2 309.63 ---
-----------------------------------------------------------------------------
...
Nazwa Energia elektryczna <- (8)
-----------------------------------------------------------------------------
(1) - numer pozycji na fakturze KSeF
(2) - indeks towaru / usługi na fakturze KSeF (opcjonalny, może być pusty)
(3) - ilość na fakturze KSeF
(4) - miara (jednostka miary)
(5) - cena (netto lub brutto)
(6) - wartość netto pozycji na fakturze z KSeF
(7) - wartość netto zapisana na powiązanej fakturze zakupu w pozycji o tym
samym numerze.
(8) - nazwa towaru / usługi na fakturze KSeF
Funkcje F2-menu, F4, F6-powiąż, F7-utwórz nagłówek, F8-dopisz pozycje, Z-PTU, P-do zapisane
omówiono poniżej w kolejnych punktach.
4. Kreator faktury zakupu z KSeF
Funkcje, F2-menu:
1 Powiąż z kontrahentem (F6)
2 Utwórz nagłówek faktury ZO (F7)
3 Dopisz pozycja po pozycji (F8)
4 Dopisz pozycje PTU (Z)
5 Przenieś do folderu Zapisane (P)
tworzą razem Kreator faktury zakupu z KSeF, który umożliwia
pół-automatyczne tworzenie faktury zakupu w ZO na podstawie faktury z KSeF.
Program Trawers:
- podpowiada poszczególne wartości (ilość, cena, wartość, ...) z faktury KSeF
- mapuje dane np. indeks towaru na podstawie kodów EAN13,
lub kartoteki cen dostawców, w której zapisano indeksy dostawców
- sprawdza warunki handlowe np. formę płatności lub numer rachunku bankowego
zapisane w karcie dostawcy i komunikuje ew. odstępstwa użytkownikowi
rejestrującemu fakturę zakupu
Możliwy jest także scenariusz 'ręczny'.
Fakturę pobraną z KSeF można wydrukować i zarejestrować ręcznie.
a) Zarejestrować w funkcji: ZO > Faktury zakupu > Dopisywanie
b) Powiązać fakturę ZO z fakturą KSeF w funkcji:
ZO > Panel KSeF > F2 > Powiąż z fakturą ZO
4.1 Powiąż z kontrahentem (F6)
F2 > Powiąż z kontrahentem / klawisz F6 pozwala na powiązanie
pobranej faktury z kontrahentem (dostawcą). Program sprawdza
czy istnieje kontrahent o podanym NIP-ie, jeśli nie istnieje to pozwala
dopisać lub pobrać z GUS.
4.2 Utwórz nagłówek faktury ZO (F7)
F2 > Utwórz nagłówek faktury ZO / klawisz F7
Program odczytuje dane z faktury KSeF, wypełnia dane nagłówka faktury zakupu,
wyświetla standardowy nagłówek faktury zakupu i pozwala na jego edycję:
o-- Faktury zakupu [FA] 2026/01 [ZO_PKS00] ---------------------------------[X]o
| NIP 333-333-33-33 [Niezarejestrowany wg KAS 2026.01.14] |
| |
| Dostawca 000003 |
| Nr dokumentu FV0002/01/26 z dnia 26.01.14 Zapłata w 00 Op/Od AA/00 M-cPTU|
| |
|Do faktury fv 01/ 11/ Energia z dnia 25.12.04 otrzymanej 25.12.04 / |
| Waluta PLN |
| Kupił |
| Trójstr N Kod transakcji Kod transportu Kod dostawy |
| Termin 25.12.18 Dni 14 Forma P Bank 1B Uwagi |
...
Program pyta kolejno o:
- Okres obliczeniowy, w którym ma być zarejestrowana faktura.
Zależnie od dat podanych na fakturze pobranej z KSeF oraz wartości dat metadanych,
można wybrać (wskazać datę) spośród:
o--------------------------------------------------------------------------o
| ------- Wybierz opcję wg jakiej daty ustalić Okres obliczeniowy -------- |
| |
| Data bieżąca [20xx.01.14] |
| Daty wystawienia (P_1) [20xx.12.09] |
| Data dostawy towarów/usługi/zapłaty (P_6) [20xx.11.26] |
| Daty otrzymania (nadania numeru KSeF) [20xx.02.20] |
| Inny Okres |
o--------------------------------------------------------------------------o
NOTE: Od tego wyboru zależy, do jakiego okresu obliczeniowego zaliczona będzie faktura zakupu.
Zadekretowane dane faktury utworzą polecenia księgowania i zapisy w KG KSięga Główna
we wskazanym okresie obliczeniowym.
Od tego wyboru zależy M-c podatkowy PTU/VAT (M-c PTU, McPTU).
M-c PTU wskazuje okres, na który przypada obowiązek podatkowy lub prawo do odliczenia podatku PTU.
Rejestry PTU (VAT). Sprzedaż, Zakupy
- Numer dokumentu, z dnia - nasz numer faktury i datę zarejestrowania w ZO
- Do faktury / z dnia - program podpowiada numer faktury dostawcy i datę wystawienia
- Otrzymanej - jako data otrzymania wstawiana jest data nadania numeru KSeF,
można ją obejrzeć w metadanych faktury w polu: acquisitionDate
W Trawersie jako data otrzymania domyślnie przyjmowana jest acquisitionDate.
- Miesiąc PTU/VAT - wybór z menu analogicznie jak dla Okresu obliczeniowego
- Kod transportu - podpowiadany z faktury KSeF, gdy podany
- Kod dostawy - podpowiadany z faktury KSeF, gdy podany
- Termin - podpowiadany z faktury KSeF, jeśli na fakturze KSeF określono
termin w formie daty (pierwszy jeśli wiele terminów)
- Forma płatności - podpowiadana z faktury KSeF jeśli spośród [G,L,U,C,R,P,M]
Gdy nie podano terminu lub formy płatności, to zostaną przyjęte te określone w karcie dostawcy.
Znaczniki (procedury) ustalane na podstawie danych faktury KSeF:
- Metoda kasowa
- MPP Mechanizm podzielonej płatności (Split Payment)
- TP Podmiot powiązany
Po wypełnieniu danych nagłówka, program tworzy nagłówek faktury zakupu
oraz zapisuje w nim Numer KSeF (Identyfikator KSeF). Jest to istotne,
gdyż Numer KSeF z faktury zakupu będzie dalej zapisywany do pliku JPK_V7
i do poleceń księgowania.
4.3 Dopisz pozycję po pozycji (F8)
F2 > Dopisz pozycję po pozycji / klawisz F8
Dopisywanie pozycji zakupu z faktury KSeF do faktury zakupu.
Dopisuje się kolejne pozycje. Gdy dopisywanie zostanie przerwane, to program wznowi
dopisywanie od pierwszej nie dopisanej pozycji.
Ekran ma dwie części.
* W górnej (1) są dane faktury KSeF.
* W dolnej (2) jest ekran pobierania kolejnych pozycji faktury.
Klawisz F10 przełącza ekrany: górny <--> dolny.
o-- Faktury zakupu [FA] 2026/01 [ZO_PKS00] ---------------------------------[X]o
| NrWierszaFa 1 |
(1) | Ilość 13 831.00 Miara kwh Stawka PTU 23 % |
| Netto: Wartość 2 309.63 Cena 0.17 Upust 0.00 |
| Nazwa (P_7) Energia elektryczna |
o------------------------------------------------------------------------------o
|Poz Mg/Indeks Do dostawy / 0 Wg zamówienia |
| 1 /401-01 Energia elektryczna |
| |
|PTU/VAT Ilość Cena netto Upust Cena z upustem Wartość |
(2) |01 13 831.000 szt 0.17 0.00 0.17 2 309.63 |
| = 13 831.000 szt |
| |
| Dekretacja PS+/ Zakup usług 2 309.63 |
| |
o------------------------------------------------------------------------------o
|RC N PTU T odliczany bezpośrednio 0.00 |
o------------------------------------------------------------------------------o
| F2/3-wybór z listy j
o------------------------------------------------------------------------------o
Pobieranie kolejnych pozycji faktury:
- Numer pozycji
Program podpowiada nr z pola: NrWierszaFa, np. 1, 2, 3, ...
- Rodzaj pozycji
o-- Rodzaj pozycji -----------[X]o
| |
| Zakup towaru (magazynowe) |
| Zakup usługi (niemagazynowe) |
o--------------------------------o
| F10-info |
o--------------------------------o
- Rodzaj i dane dostawy (gdy dostawa rozłączna)
Dane dostawy są podpowiadane na podstawie KSeF wg sekcji:
- DodatkowyOpis > Klucze:
NumerWZ GS1
NumerPozycjiWZ
- Fa > WZ
Uwaga:
W przypadku wybrania dostawy wcześniejszej, program ustali dane pozycji:
Ilość, Indeks, Magazyn z dostawy, natomiast wartość (lub cena) zostaną
pobrane z faktury KSeF. Jest to wymóg konieczny aby poprawnie zaksięgować
i powiązać obie operacje: Dostawa i Faktura.
Jeśli na fakturze KSeF jest ilość mniejsza niż na dostawie, to pozostanie
dostawa oczekująca na pozostałą ilość.
Jeśli na fakturze KSeF jest ilość większa niż na dostawie, to w pozycji
zakupu zostanie zarejestrowana ta mniejsza ilość z faktury KSeF, a na pozostałą
ilość należy utworzyć dodatkową pozycje zakupu (z dostawą równoczesną
lub oczekującą).
- Dane zamówienia (numer i numer pozycji)
Dane zamówienia są podpowiadane na podstawie faktury KSeF wg sekcji:
- DodatkowyOpis > Klucze:
NumerZamowieniaNabywcy GS1
NumerPozycjiZamowienia GS1
- WarunkiTransakcji > Zamowienia > NrZamowienia
Gdy podano dane zamówienia, pozycji faktury zakupu zostanie powiązana z zamówieniem.
Uwaga:
Indeks, Magazyn, Jednostka miary, Cena i Wartość zawsze są wypełniane
na podstawie faktury KSeF (inaczej niż przy dostawie).
- Magazyn
Symbol magazynu jest podpowiadany na podstawie faktury KSeF wg sekcji:
- WarunkiTransakcji > WysylkaDo > GLN
- DodatkowyOpis > MiejsceDostawyGLN (GS1)
- DodatkowyOpis > DeliveryLocationNumber (EDI)
- Indeks
Symbol indeksu jest podpowiadany wg faktury KSeF wg sekcji:
- FaWiersz > Indeks
Jeśli w ZA > Kartoteka cen dostawców jest prowadzona ewidencja indeksów dostawców
- FaWiersz > GTIN
Wyszukiwany jest indeks o podanym EAN / KID
- DodatkowyOpis > IDTowaruWgNabywcy GS1
Wyszukiwany jest nasz indeks, jeśli uzgodniliśmy z dostawcą,
że będzie umieszczał je pod tym kluczem
- Numer LOT
Numer LOT jest podpowiadany na podstawie faktury KSeF wg sekcji:
- DodatkowyOpis > NumerPartii (GS1)
- Numer Seryjny
Numer Seryjny jest podpowiadany na podstawie faktury KSeF wg sekcji:
- DodatkowyOpis > NumerSeryjny (GS1)
- Nr PTU/VAT
Symbol stawki PTU/VAT jest podpowiadany na podstawie faktury KSeF.
Numery stawek należy określić w parametrach KSeF.
- Ilość
Ilość podpowiadana jest wg ilości podanej w polu P_8B.
Wyjątkiem jest faktura rejestrowana w powiązaniu z dostawą (patrz wyżej).
- Jm - Jednostka miary
Jeśli symbol indeksu został zidentyfikowany na wcześniejszym etapie, to
program sprawdza czy Miara zapisana w polu P_8A na fakturze KSeF odpowiada
którejkolwiek z Jm określonych w karcie KIM tego indeksu.
Jeśli tak, symbol i współczynnik określony dla tej jednostki jest podpowiadany.
W tabeli Jednostek miar można podać zamienniki symbolu jm, w polu: Jm KSeF.
Przykłady:
Symbol Nazwa JmEDI Jm KSeF
---- ------------------------------ --- --------------------
l Litr LTR l,lt,litr,litrów
lt Litr LTR l,lt,litr,litrów
m Metr bieżący m,metr,metrów
szt Sztuka PCE szt,sztuk,sztuka,szt
...
- Cena i Wartość
Program oblicza cenę na podstawie pól: Wartość i Ilość z faktury KSeF.
Cena [=] wartość [/] (dzielona przez) ilość
Wynika, to z różnicy w liczbie miejsc po przecinku w polu: Cena na fakturze KSeF
i na fakturze zakupu w ZO.
- Upust i Cena z upustem
Ze względu na to, że upust na fakturze KseF jest podawany wartościowo
a na fakturze zakupu w ZO jest podawany procentowo, pole to jest
pomijane a Cena z upustem zawsze jest równa cenie.
- Dekretacja, Odchylenie, PTU/VAT (sposób odliczenia)
Dane te podaje użytkownik (bez podpowiedzi z faktury KSeF).
4.4 Dopisz pozycje PTU/VAT (Z)
F2 > Dopisz pozycje PTU / Klawisz Z
Pozwala dopisać pozycje PTU/VAT (naliczony) do faktury zakupu na podstawie
podsumowania stawek z faktury KSeF.
Ekran ma dwie części
* W górnej (1) są wszystkie pozycje PTU/VAT z faktury KSeF
* W dolnej (2) jest ekran pobierania danych pozycji PTU/VAT.
o-- Faktury zakupu [FA] 2026/01 [ZO_PKS00] ---------------------------------[X]o
| Netto Netto PTU PTU |
| Nr Stawka Na fakturze Zapisano PLN Na fakturze Zapisano PLN |
(1) | 01 23 % 4.00 4.00 0.92 0.00 |
| 02 8 % 7.50 7.50 0.60 0.00 |
| |
o------------------------------------------------------------------------------o
|Poz |
| 3 |
| |
(2) | PTU Stawka Zakup netto: 4.00 |
| 01 23.00 % |
| |
| --- Dekretacja ---------------------- Wartość PLN |
| PTU naliczony MP+/ VAT od zakupów 0.92 |
| |
o ------------------------------------------------------------------------------o
|RC N PTU T odliczany bezpośrednio Razem 0.00 |
o------------------------------------------------------------------------------o
| |
o------------------------------------------------------------------------------o
Po naciśnięciu Enter na numerze pozycji program wyświetl wartości netto
zapisane na fakturze zakupu dla poszczególnych rodzajów stawek z podziałem na:
- Odliczać [T,N,W]
- numer PTU/VAT [01, 02, ...]
o-- Zakup netto wg stawek -----------------------------------------------[X]o
| |
| Odliczać Nr Stawka Zakup netto PTU naliczony |
| ------------ -- ------ ------------------ ------------------ |
| N 02 8.00 % 2.50 0.20 |
| T 01 23.00 % 4.00 0.92 |
| T 02 8.00 % 5.00 0.00 |
| |
o---------------------------------------------------------------------------o
| Enter-dalej |
o---------------------------------------------------------------------------o
Jak widać, stawka 8 % została rozbita na dwie pozycje:
Netto 2.50 PLN [N] Nie odliczać
Netto 5.00 PLN [T] Odliczać
Należy wybrać z listy pozycję, którą chcemy zarejestrować.
Jeśli wartość netto wybranej pozycji PTU/VAT będzie taka sama jak na fakturze KSeF,
to program podpowie wartość PTU/VAT z faktury KSeF.
W przeciwnym przypadku wartość PTU/VAT należy podać ręcznie.
4.5 Przenieś do folderu Zapisane (P)
F2 > Przenieś do folderu Zapisane / Klawisz P
Po zakończeniu opracowywania faktury, można ją przenieść do folderu: Zapisane.
4.6 Zatwierdź fakturę ZO
F2 > Zatwierdz fakturę ZO
Funkcja zatwierdza fakturę zakupu ZO powiązaną z fakturą KSeF.
5. Przeglądanie i wydruk faktury KSeF
5.1 Pokaż fakturę ustrukturyzowaną (.XML)
F2 > Pokaż fakturę ustrukturyzowaną (.XML)
Program wyświetla fakture (.XML)
Tu także można zapisać (F5) fakturę do pliku .XML.
5.2 Wizualizacja faktury KSeF (F4)
Wyświetla i drukuje fakturę ustrukturyzowaną w formie czytelnej dla użytkownika.
Przydatne w sytuacji, gdy użytkownik nie tworzy faktury zakupu w funkcjach
Panelu KSeF, lecz rejestruje, jak dotychczas, w funkcji:
ZO > Faktury zakupu > Dopisywanie
Opcje wydruku:
Drukować Opis memo faktury KSeF T/N
Drukować Dokumenty powiązane (RefNo) T/N
*******************************************************************************
FAKTURA PODSTAWOWA
Numer faktury: fv 01/ 11/ Energia
Sprzedawca
Nazwa Energia sp zoo
NIP 3333333333
AdresL1 Volta 1
Nabywca
Nazwa TresCO
NIP 9580970167
KodKraju PL
AdresL1 Targowa
Szczegóły
Kod waluty PLN
Data wystawienia 2025-12-04
Data sprzedaży 2025-12-04
Pozycje faktury
------------------------------------------------------------------------------
Poz Indeks Ilość Jm Cena netto Upust (-)
Wartość netto Wartość PTU Stawka PTU MPP GTU
Nazwa
------------------------------------------------------------------------------
1 13 831.000 kwh 0.17 0.00
2 309.63 0.00 23 %
Energia elektryczna
..............................................................................
Podsumowanie stawek podatku
---------------------------------------------------
Stawka PTU Kwota netto --- Kwota podatku ---
---------------------------------------------------
23 % 2 309.63 PLN 531.21 PLN
---------------------------------------------------
Należność ogółem 2 840.84 PLN
******************************************************************************
Opis (memo) faktury:
------------------------------------------------------------------------------
**** Powiązał AA dnia 2026.02.12 Cz o godz. 11:18 ****
Kontrahent: (ZO) 000001 Dostawca 1 PHU Wielobranżowy
**** Utworzył nagłówek AA dnia 2026.02.17 Wt o godz. 10:53 ****
Nasz numer: FA FA0007/02/26
------------------------------------------------------------------------------
******************************************************************************
Dokumenty powiązane (RefNo):
------------------------------------------------------------------------------
-- Rodzaj --------------- -- Numer --- Okres Op --- Data-- - Czas -
Zamówienie zakupu 000002/01/26 2026/01 AA 2026.02.17 10:57:48
------------------------------------------------------------------------------
******************************************************************************
5.3 Zapisz fakturę wg wzoru z CRWDE
F2 > Zapisz fakturę wg wzoru z CRWDE
Ministerstwo Finansów przygotowało wzór e-Faktury i opublikowało go
w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE).
W programie Trawers można zapisać pobraną fakturę ustrukturyzowaną
w formie pliku HTML wg tego wzoru i wyświetlić w przeglądarce.
Wzór ten zawiera szczegółowe opisy sekcji faktury ustrukturyzowanej.
Przykład:
-----------------------------------------------------------------------------
Faktura podstawowa
Kod waluty (ISO 4217): PLN
Kolejny numer faktury, nadany w ramach jednej lub więcej serii,
który jednoznacznie identyfikuje fakturę: fv 01/ 11/ Energia
Data wystawienia, z zastrzeżeniem art. 106na ust. 1 ustawy: 2025-12-04
Data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi
lub data otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4
ustawy, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia
faktury. Pole wypełnia się w przypadku, gdy dla wszystkich pozycji
faktury data jest wspólna: 2025-12-04
...
----------------------------------------------------------------------------
6. Opisy memo, wyszukiwanie
6.1 Opis (memo) faktury KSeF
F2 > Opis (memo) faktury
Skrótowo
Pole memo to dziennik zdarzeń faktury KSeF. Zawiera:
- komentarze operatorów,
- automatyczne wpisy systemowe: powiązanie z kontrahentem,
utworzenie nagłówka, przeniesienia między skrzynkami itp.
Każdy wpis jest dopisywany przyrostowo i oznaczony:
- sygnaturą autora (wg parametru 0307),
- datą i czasem.
Ekran składa się z:
- górnej części - historia dotychczasowych wpisów (F5 - czytaj),
- dolnej części - dopisywanie nowego opisu (F6 - dopisz).
Szczegółowo
W polu memo faktury KSeF operator może umieścić dopiski, komentarze, uwagi.
Mogą dotyczyć szczegółów dekretowania, np. wskazywać miejsca powstawania kosztów).
Kolejne zapisy rejestrowane są 'przyrostowo'.
Program automatycznie dopisuje: sygnaturę autora (operatora) zapisu, datę i czas zapisu.
Param [1] 0307 Sygnatura: Nazwa operat + data i czas
[ ] 0307 Sygnatura: Symbol operatora + data i czas
Patrz opis parametrów:
Param ogólne 01xx 02xx ... Wg numerów
Automatycznie rejestrowane są podstawowe czynności (operacje) przetwarzania
faktury KSeF: powiązanie z dostawcą, utworzenie nagłówka, przeniesienie do innej skrzynki.
Kolejne zapisy, tworzone przyrostowo, są kroniką zdarzeń związanych z fakturą.
Pokazują przepływ pracy (czynności) (en: WorkFlow) związany z fakturą KSeF.
Przykład:
o-- Opis faktury 1111111111-20251211-0200A0BB5449-DA -----------------------[X]o
o------------------------------------------------------------------------------o
|**** Powiązał AA dnia 2026.01.19 Po o godz. 15:00 **** | <--- sygnatura autora opisu
| Kontrahent: (ZO) 000001 Dostawca 1 PHU Wielobranżowy |
| |
|**** Utworzył nagłówek AA dnia 2026.01.19 Po o godz. 15:00 **** | <--- sygnatura autora opisu
(1) | Nasz numer: FA FA0006/01/26 |
| |
|**** Zapisał AA dnia 2026.01.19 Po o godz. 15:00 **** | <--- sygnatura autora opisu
| Faktura z delegacji do Warszawy, koszty paliwa. |
| |
|**** Przeniósł do [Księgowość] [Pobrane] AA dnia 2026.01.21 Śr o godz. 12:28 | <--- sygnatura autora opisu
| |
o------------------------------------------------------------------------------o
| |
(2) | |
| |
| |
o------------------------------------------------------------------------------o
| F4-drukuj, F5-czytaj, F6-dopisz |
o------------------------------------------------------------------------------o
Ekran składa się z dwóch cześci:
(1) w górnej wyświetlone są dotychczasowe zdarzenia i opisy, jeśli treść opisów
nie mieści się na ekranie to można przejśc do trybu przeglądania klawiszem F5-czytaj
(2) w dolnej można dopisać kolejny opis, aktywujemy klawiszem F6-dopisz
Patrz też:
KSeF Kronika obiegu faktury (memo)
6.2 Karta kontrahenta
F2 > Karta kontrahenta
Podgląd karty kontrahenta (dostawcy faktury)
6.3 Pokaż fakturę zakupu
F2 > Pokaż fakturę zakupu
Przeglądanie faktury zakupu ZO powiązanej z fakturą KSeF.
6.4 Wyszukiwanie faktur KSeF
ZO > Dokumenty > Wyszukiwanie faktur KSeF [ZO_PSF00]
Wyszukiwanie, wg różnych kryteriów, faktur pobranych z KSeF.
Np. fragment nazwy kontrahent, fragment numeru obcego, fragment numeru KSeF.
Program wyświetla wyszukane faktury, tak jak na panelu KSeF.
Ekran:
o-- Szukaj -----------------------------------------------------------------[X]o
| |
| Data wystawienia . . . . |
| Nazwa kontrahenta (*) |
| Numer faktury (*) |
| Numer KSeF (*) |
| Kontrahent |
| Skrzynki W |
| Foldery W |
| |
| (*) Można podać fragment: nazwa kontrahenta, numer faktury (obcy) |
| lub numer KSeF np: mleczarnia, FA0001, 01002085FA64-1C, ... |
| |
| Używać wyrażeń regularnych T |
| |
o------------------------------------------------------------------------------o
| F2, F11-kalendarz, (+/-)-zmień, (*)-dziś |
o------------------------------------------------------------------------------o
Patrz też:
Wyrażenia regularne (regex)
7. Załączniki .XML
F2 > Załączniki .XML
Faktury pobrane z KSeF mogą zawierać załączniki trzech rodzajów:
- w formie słownika składającego się z par: Klucz, Wartość
maksymalnie 1000 par
- w formie tekstu, maksymalnie 10 akapitów po 512 znaków
- w formie tabeli, maksymalnie 1000 tabel po 1000 wierszy
Każda faktura może zawierać do 1000 załączników.
Program wyświetla menu:
o----------------------o
| Załącznik 1 |
o-----o-- Załącznik 1 ---o
| 1 Metadane |
| 2 Tabele > |
o-----o----------------- Tabele > ------------------o
| 1 Odczyty |
| 2 Rozliczenie - sprzedaż energii |
| 3 Rozliczenie - usługa dystrybucji energii |
o---------------------------------------------o
Po wybraniu elementu załącznika można go przeglądać.
Tabele są wyświetlane tabelarycznie. Załączniki można wydrukować (F4),
zapisać do CSV/XLS (F10) i wyświetlić w Excelu.
Przykład 1:
o-- Rozliczenie - usługa dystrybucji energii --------------------------------------[X]o
| Opis/Strefa j. m. Data Ilość Ilość m-cy |
|-------------------------------------------------------------------------------------|
| Opłata stała sieciowa - układ 1-fazowy| | . . | 0.00| 0.00 |
| - |zł/mc |2026.02.28| 0.00| 2.00 |
| Opłata przejściowa <500 kWh | | . . | 0.00| 0.00 |
| - |zł/mc |2026.02.28| 0.00| 2.00 |
...
Przykład 2:
Załącznik 1
Załącznik 2 -----o
Załącznik 3 |
v
Załącznik 2
1. Metadane
Wykaz dla pozycji paliwowych faktury: 690
2. Tabele
o------------------------------------------------------------------------------------------------------
|Lp PozycjaFaktury CenaRabat NazwaProduktu Ilosc JM VAT WBrutto WVat WNetto |
|------------------------------------------------------------------------------------------------------
|1.00| 690.00| 5.88|EFECTA DIESEL CN27102011| 77.53|l/kg|23 455.88| 85.25| 370.63|
|2.00| 690.00| 5.98|EFECTA DIESEL CN27102011| 60.00|l/kg|23 358.80| 67.09| 291.71|
o------------------------------------------------------------------------------------------------------
Patrz też:
KSeF Załączniki .XMLTabelaryczne. Opis ogólny
8. Scenariusze dodatkowe
W tym rozdziale opisano scenariusze dodatkowe, dodatkowe wobec scenariuszy podstawowych
opisanych w poprzednich rozdziałach.
Scenariusze te dotyczą pobranych faktur zakupu KSeF zawierających dane, które można, np.
zapisać w sposób uproszczony w zbiorze faktur zakupu ZO.
8.1 Faktura kosztowa
Sytuacja
Przedsiębiorstwo otrzymało fakturę kosztową (usługi, energia, ...) via KSeF.
Faktura nie zawiera pozycji związanych z zapasami magazynowymi, nie trzeba
generować dokumentów magazynowych zmieniających stany zapasów.
Głównym celem utworzenia faktury zakupu ZO jest poprawne ujęcie podatku naliczonego
i wartości netto/brutto wg stawek PTU/VAT.
Jak zarejestrować taką fakturę do zbioru faktur ZO ?
Rozwiązanie
Pobrać fakturę kosztową z KSeF i utworzyć fakturę ZO z zapisem uproszczonym.
Dopisać tylko pozycje sumaryczne wg stawek PTU/VAT (tyle pozycji, ile stawek,
np. 23%, 8%, 5%, 0%, zw.), bez odtwarzania pozycji usługowych.
Po utworzeniu nagłówka faktury ZO, dopisać pozycje w pod-funkcji:
ZO > Zakupy > Panel KSeF > F2 > Scenariusze dodatkowe >
> Dopisanie pozycji wg stawek PTU (koszty).
Pozycje dopisuje się przez: F8. Pozycje Było są pomijane, a u góry ekranu
wyświetlana jest wartość różnicy (Było / Jest).
8.2 Faktura zaliczkowa
Sytuacja
Przedsiębiorstwo otrzymało fakturę zaliczkową via KSeF.
Jak zarejestrować taką fakturę do zbioru faktur ZO ?
Rozwiązanie
W systemie ZO pobrać fakturę zaliczkową z KSeF i utworzyć fakturę w ZO
rodzaju [FA] (dopisać nagłówek).
NOTE: W ZO nie ma osobnego rodzaju dla faktury zaliczkowej jak w NA [FZ].
Faktura zaliczkowa KSeF nie ma pozycji. Aby zarejestrować pozycje w fakturze ZO
z wartością zaliczki (wg stawek PTU) należy wykonać funkcję:
ZO > Zakupy > Panel KSeF > F2 > Scenariusze dodatkowe >
> Dopisanie pozycji wg stawek PTU (koszty).
Korekty faktur zaliczkowych rejestruje się w ZO tradycyjnie jako faktury
korygujące rodzaju [FK] (#00054414)
Patrz też::
Zaliczki, faktury zakupu
8.3 Element dodatkowy. Rozliczenie, np. kaucja
Rozliczenie, to opcjonalny fragment faktury KSeF, dzięki któremu można
dopisać do faktury informacje o:
* dodatkowych obciążeniach (kwoty 'doliczane (+)'),
* odliczeniach/pomniejszeniach (kwoty 'odejmowane (-)').
Np. rozliczenia z tytułu kaucji.
W środowisku KSeF rozliczenia z tytułu kaucji umieszczono w fakturze ustrukturyzowanej
w elemencie: Rozliczenie [<Rozliczenie> ... </Rozliczenie>]
Patrz szczegóły:
KSeF. Element Rozliczenie
9. Automatycznie wiązanie faktur
ZO > Dokumenty > Automatyczne wiązanie faktur [ZO_PWF00]
Gdy faktury zakupu ZO wprowadzane są ręcznie przez operatorów,
a odrębnie pobierane są faktury KSeF, program może automatyczne
powiązać faktury KSeF z fakturami zakupu ZO wg:
- numer NIP
- numer nadany przez wystawce
- kwota brutto (opcjonalnie)
o-- Wiązanie faktur KSeF ZO Główna (ZO) / Pobrane -------------------------o
| |
| Program automatycznie powiąże faktury KSeF z fakturami ZO wg: |
| |
| - numer NIP na fakturze KSeF <--> Numer NIP kontrahenta |
| |
| - numer faktury nadany przez wystawcę faktury |
| MetaDane > invoiceNumber <--> pole: Do Dokumentu |
| |
| - kwota brutto .................................................. T |
| MetaDane > grossAmount <--> Podsumowanie: Wartość brutto |
| |
| Zapisz powiązanie ............................................. N |
| |
o--------------------------------------------------------------------------o
| F2/3-wybór z listy |
o--------------------------------------------------------------------------o
Po powiązaniu, program wyświetla raport:
--------------------------------------------------------------------
Automatycznie wiązanie: Faktura KSeF <--> Faktura ZO
-------- Numer KSeF ---------------- Rodzaj --- Numer faktury ------
1234342032-20260201-0D0060EDE99D-C8 Vat EUIN2346-105790
+ Kontrahent [990133] Odbiorca 1 sp z.o.o
+ Kwoty brutto: Faktura KSeF 17.31, Faktura ZO 17.31
+ Powiązano z fakturą ZO [FA] FK0002/02/26
5242723423-120260202-0100405CF04B-D7 Vat FA/700/2026/023600
+ Kontrahent [980004] Odbiorca 2 sp z.o.o
+ Kwoty brutto: Faktura KSeF 99.00, Faktura ZO 99.00
+ Powiązano z fakturą ZO [FA] FK0003/02/26
--------------------------------------------------------------------
10. AutoRun. Pobieranie faktur KSeF
Funkcja AutoRun: Pobieranie z KSeF do ZO [AD_PKS05]
Pobiera z KSeF faktury, na których użytkownik program Trawers występuje
jako Podmiot2 (Nabywca) lub Podmiot3.
Operator, który uruchamia proces AutoRun, musi mieć uprawnienia:
* Do funkcji KSeF > Pobieranie z KSeF do ZO [AD_PKS05]
* Do skrzynki głównej ZO
* Do certyfikatu KSeF umożliwiającego odbieranie faktur.
Właściciel certyfikatu musi mieć nadane w KSeF uprawnienia
do przeglądania faktur, przez podmiot, którego faktury ma pobierać.
Przykładowy skrypt tr-ksefzo.sh znajduje się na ftp:
https://ftp.tres.pl/dodatki-linux/skrypty/
Patrz też:
Procesy AutoRun
Patrz też:
Funkcja AutoRun: Pobieranie z KSeF do NA [AD_PKS06]
Pobiera z KSeF faktury, na których użytkownik program Trawers występuje
Podmiot1 (Sprzedawca) lub Podmiot3.
Funkcja przydatna, gdy firma dała uprawnienia innym podmiotom do samofakturowania
lub rejestruje faktury sprzedaży innymi kanałami, np. w innych programach.
11. Parametryzacja. Faktury KSeF. Faktury ZO
Parametry sterujące procesami (funkcjami) w systemie ZO Zakupu w powiązaniu
z platformą KSeF.
Parametry operatora:
* [1] 1136 Powiadom o fakturach KSeF w ZO
Program powiadomi operatora, że pobrano z KSeF nowe faktury ZO.
Gdy pojawią się w: ZO > Zakupy > Panel KSeF [ZO_PKS00],
w skrzynce, do której operator ma uprawnienia.
Powiadomienie, to wiadomość (dymek) w prawym górnym roku ekranu.
Param operat 05xx 06xx ... Wg numerów
* [1] 0907 Wpisze numer KSeF w ZO
Ten operator może wpisać ręcznie numer KSeF w nagłówku faktury ZO.
Funkcja:
ZO > Faktury zakupu > Zakładka: F2 > Dokumenty > Dane dodatkowe JPK,KSeF
Patrz szczegóły: warunki i przykłady zastosowania
Param operat 05xx 06xx ... Wg numerówParametry ogólne:
* [1] 0307 Sygnatura autora: Nazwa operat
W sygnaturze będzie nazwa operatora, np.
------------------------------------------------------------
**** Zapisał Adam Abacki Administrator 20xx.02.18 15:31 ****
------------------------------------------------------------
Patrz szczegóły:
KSeF Kronika obiegu faktury (memo)
Patrz też:
Param ogólne 01xx 02xx ... Wg numerów
12. Diagnostyka pobierania faktur
W przypadku problemów z pobraniem lub wczytaniem faktury można czasowo
zachować paczki ZIP, pliki XML i metadane otrzymane z KSeF.
Służy do tego parametr diagnostyczny:
KSeF > Parametry KSeF - harmonogram [AD_TPK22]
Usuwać foldery tymczasowe KSeF: [T] [N]
Patrz szczegóły:
KSeF. Parametry. Konfiguracja