1. Załączniki .XML w fakturze KSeF
2. Przykład wizualizacji faktury
3. Rola i zastosowanie
4. Raportowane na danych z załączników
5. Tematy powiązane
1. Załączniki .XML w fakturze KSeF
1.1 Budowa i zawartość
W KSeF słowo 'załącznik' oznacza dodatkowe, ustrukturyzowane dane w XML.
Załączniki .XML, 'wbudowane' do struktury .XML, należy odróżnić od 'Załączniki [&]',
tj. dodatkowe pliki (PDF, JPG, DOCX) i URL (adresy internetowe), dołączane do
dokumentów i kartotek systemowych (np. faktur, zamówień, kartotek kontrahentów).
Patrz szczegóły nt. Załączniki [&]:
Załączniki [&]. Dokumenty powiązane
Załączniki .XML, widać na fakturze jako osobne pozycje:
Załącznik 1, Załącznik 2, Załącznik 3 ...
Najczęściej można je spotkać na fakturach:
* paliwowych (rozbicia, rabaty, CN),
* telekom / media (rozbicia okresów, usług),
* fakturach z bardziej szczegółowym zestawieniem niż standardowe pozycje.
Przeglądanie załączników, kolejne kroki:
1. Otwarcie faktury zakupu (z KSeF).
2. F2 > Załączniki .XML
Lista:
* Załącznik 1
* Załącznik 2
* Załącznik 3
3. Po rozwinięciu wybranego załącznika, Trawers pokazuje zwykle dwie sekcje:
* 1. Metadane
* 2. TabeleCo oznaczają: Metadane
Metadane informują o charakterze (rodzaju) prezentowanych danych
* typ zestawienia (np. Wykaz dla pozycji paliwowych faktury),
* liczba/klucz (np. 690).
'690' jest identyfikatorem, do której pozycji faktury są dane.
Na fakturach paliwowych (najczęściej):
* pozycja faktury ma swój identyfikator,
* a załącznik pokazuje rozbicie szczegółowe właśnie dla tej pozycji.
Co oznaczają: Tabele
Tabele to właściwa zawartość załącznika - szczegóły, których nie widać
w standardowych pozycjach faktury.
Np. tabela ma kolumny:
* Lp
* PozycjaFaktury
* CenaRabat
* NazwaProduktu
* Ilość
* JM
* VAT
* WBrutto
* MVat
* WNetto
Wiersze w tabeli pokazują np. że jedna pozycja faktury (np. 690) jest rozbita
na kilka pozycji szczegółowych (np. 2 wiersze z różną ceną rabatową i ilością).
o------------------------------------------------------------------------------------------------------
|Lp PozycjaFaktury CenaRabat NazwaProduktu Ilosc JM VAT WBrutto WVat WNetto |
|------------------------------------------------------------------------------------------------------
|1.00| 690.00| 5.88|EFECTA DIESEL CN27102011| 77.53|l/kg|23 455.88| 85.25| 370.63|
|2.00| 690.00| 5.98|EFECTA DIESEL CN27102011| 60.00|l/kg|23 358.80| 67.09| 291.71|
o------------------------------------------------------------------------------------------------------
1.2 Interpretacja załącznika
Przykład interpretacji:
* Pozycje faktury (na głównej zakładce/pozycjach dokumentu) mówią:
Kupiono paliwo X, ilość 137,53 L, wartość netto 662,34, VAT 152,34.
* Załącznik mówi:
Ta pozycja została policzona z dwóch składowych:
- 77,53 L po cenie rabatowej 5,88
- 60,00 L po cenie rabatowej 5,98
... i z tego wyszły końcowe wartości.
Załącznik to jest uzasadnienie / uszczegółowienie kalkulacji.
Cel i przydatność załączników
1. Weryfikowanie rabatów/cen
(czy cena rabatowa i ilości się zgadzają z umową)
2. Weryfikowanie ilości
(czy rozbicie sumuje się do ilości z pozycji faktury)
3. Weryfikowanie kwot
(czy suma netto/VAT/brutto z tabeli pasuje do pozycji faktury -
czasem różnice 0,01 - 0,02 wynikają z zaokrągleń)
4. Odszukanie informacji branżowych
(np. CN produktu, okres rozliczeniowy, numer usługi itp. - zależnie od typu faktury)
Jest wiele załączników - co to oznacza ?
* faktura ma kilka pozycji, które wymagają rozbicia,
* każdy załącznik dotyczy innej pozycji (np. 680, 690, 730).
Kolejne kroki:
* Załącznik 1 -> widać: '...: 680' -> to zestawienie do pozycji 680,
* Załącznik 2 -> widać: '...: 690' -> do pozycji 690,
* Załącznik 3 -> widać: '...: 730' -> do pozycji 730.
Przypomnienie: To co widać w zakładce Załączniki przy KSeF, to nie są pliki PDF.
To są dane z .XML faktury pokazane w formie metadanych i tabel.
1.3 Krótka instrukcja - stanowiskowa
1. Otwórzyć fakturę z KSeF, wejść w zakładkę Załączniki.
2. Rozwinąć Załącznik 1/2/3... - każdy załącznik to osobny zestaw danych do konkretnej pozycji.
3. W sekcji Metadane można zobaczyć, czego dotyczy zestawienie i klucz (np. '...: 690') -
zwykle wskazuje powiązaną pozycję faktury.
4. W sekcji Tabele są szczegóły (np. rabaty/ceny/ilości/kwoty) - to 'rozbicie' pozycji faktury
na wiersze składowe.
5. Treść załączników można stosować do kontroli i analiz (np. czy rabaty i ilości się zgadzają);
to nie są pliki PDF, tylko dane z .XML pokazane tabelarycznie.
2. Przykład wizualizacji faktury
Zapis wizualizacji faktury + treść załącznika .XML (poniżej).
RachunkowośćA. Kontrola merytoryczna i audyt kosztów
Załącznik może uszczegóławiać zapisy w pozycji, np. paliwo:
rozbicie na partie, rabaty, CN, ilości.
To pozwala:
* wykrywać błędy dostawcy (np. rabat, ilość, stawka),
* dokumentować zasadność kwoty kosztu (przy kontrolach wewn., audycie,
UOKiK/US w zakresie rzetelności dokumentacji),
* szybciej wyjaśniać reklamacje.
Można zrobić test zgodności sum:
Suma WNetto / Suma WVat / Suma WBrutto z załącznika vs wartości pozycji faktury.
B. Lepsza dekretacja kosztów
W załączniku mogą być rozbicia, które odpowiadają obiektom kosztów
(np. usługi telekom per numer, media per punkt poboru, paliwo per karta/partia).
To można:
* rozksięgować koszt jednej pozycji faktury na kilka MPK/zleceń,
* przypisać koszt do odpowiedniego miejsca powstawania kosztów bez ręcznego dzielenia.
Np. załącznik 'paliwowy' może zawierać: numer karty, rejestracja, kierowca.
C. Okresy świadczeń
W telekomunikacji/medich załączniki mogą zawierać okresy rozliczeniowe.
To daje podstawę do:
* Rozliczenia okresów (koszt dotyczy kilku miesięcy),
* kontrolowania, czy faktura obejmuje właściwy okres.
D. Weryfikacja stawek podatkowych/akcyzy/klasyfikacji
W niektórych branżach dodatkowe dane (np. CN/PKWiU, parametry) pomagają:
* wykryć ryzyko błędnej klasyfikacji,
* uzasadnić zastosowanie stawek/akcyzy,
* lepiej przygotować dane do raportowania (np. analizy kosztów akcyzy
w paliwie - jeśli akcyza jest ujęta w danych).
Analizy finansowe i controllingA. Analiza cen i rabatów
Załącznik często niesie ceny/rabaty per 'składowa' pozycji.
To umożliwia:
* analizę efektywnej ceny zakupu w czasie,
* porównanie rabatów między dostawcami / stacjami / okresami,
* wykrywanie odchyleń (anomalie cenowe).
B. Analiza zużycia i koszty jednostkowe
Gdy załącznik zawiera ilości i jednostki:
* koszt / litr, koszt / kWh, koszt / numer telefonu, itd.
To daje możliwość budżetowania i prognozowania.
C. Przypisanie kosztów do obiektów
Załączniki mogą zawierać identyfikatory typu: punkt poboru, numer usługi,
karta paliwowa, lokalizacja:
* Można budować raporty uwzględniając powiązania z obiektami.
D. Jakość danych i automatyzacja
Dane ustrukturyzowane:
* są gotowe do umieszczenia w raportach
* mogą automatycznie zasilać hurtownię danych / BI.
4. Raportowane na danych z załączników
Po wybraniu elementu załącznika można go przeglądać.
Załącznik 1
Załącznik 2 -----o
Załącznik 3 |
v
Załącznik 2
1. Metadane
Wykaz dla pozycji paliwowych faktury: 690
2. Tabele
Zawartość (treść) załącznika
Dane wyświetlane są tabelarycznie. Załączniki można wydrukować (F4),
zapisać do CSV/XLS (F10) i wyświetlić w Excelu.
Przykład:
o------------------------------------------------------------------------------------------------------
|Lp PozycjaFaktury CenaRabat NazwaProduktu Ilosc JM VAT WBrutto WVat WNetto |
|------------------------------------------------------------------------------------------------------
|1.00| 690.00| 5.88|EFECTA DIESEL CN27102011| 77.53|l/kg|23 455.88| 85.25| 370.63|
|2.00| 690.00| 5.98|EFECTA DIESEL CN27102011| 60.00|l/kg|23 358.80| 67.09| 291.71|
o------------------------------------------------------------------------------------------------------
Patrz szczegóły:
Zestawienia tabelaryczne. Opis ogólny
Zgromadzone dane mogą być hurtownią danych dla generatorów raportów i analiz BI.
Generatory raportów. Analizy BI