Panel KSeF - pobieranie i opracowanie faktur zakupu
1. Przeznaczenie panelu
2. Uruchomienie funkcji
3. Podstawowy sposób pracy
4. Informacje o wybranej fakturze
5. Porównanie kwot KSeF i ZO
6. Lista pobranych faktur
7. Otwieranie i opracowanie faktury
8. Pobieranie faktur
9. Metadane i status faktury
10. Opis dokumentu
11. Oznaczenie operatora
12. Powiązanie z fakturą zakupu ZO
13. Przenoszenie faktur
14. Wizualizacja faktury
15. Obsługa plików XML
16. Oznaczenie jako przeczytane
17. Operacje masowe
18. Sortowanie i wyszukiwanie
19. Usuwanie dokumentu z panelu
20. Skróty klawiaturowe
21. Najczęstsze sytuacje
22. Tematy powiązane
1. Przeznaczenie panelu
Panel KSeF umożliwia obsługę faktur ustrukturyzowanych pobranych
z Krajowego Systemu e-Faktur.
W panelu można:
* pobierać faktury zakupu z KSeF,
* przeglądać treść faktury,
* wyświetlać i drukować wizualizację faktury,
* sprawdzać metadane oraz status dokumentu,
* zapisywać treść faktury do pliku XML,
* przypisywać faktury operatorom,
* przenosić faktury między skrzynkami i folderami,
* powiązać fakturę KSeF z fakturą zakupu ZO,
* utworzyć fakturę zakupu na podstawie dokumentu pobranego z KSeF.
2. Uruchomienie funkcji
Panel jest dostępny w menu:
ZO > Dokumenty > Panel KSeF [ZO_PKS00]
Po uruchomieniu programu wyświetlana jest lista faktur znajdujących się
w wybranej skrzynce i folderze.
Przykładowe oznaczenie:
KSeF [test] ZO / Główna (ZO) / Pobrane
Oznacza to:
* KSeF [test] - środowisko KSeF,
* Główna (ZO) - bieżąca skrzynka,
* Pobrane - bieżący folder.
3. Podstawowy sposób pracy
Typowy proces opracowania faktury zakupu przebiega następująco:
1. Otwórz folder Pobrane.
2. Odśwież listę klawiszem F5 albo wybierz funkcję Pobierz faktury z KSeF.
3. Wskaż fakturę na liście.
4. Naciśnij Enter, aby otworzyć i opracować fakturę.
5. Sprawdź dane sprzedawcy, numer faktury oraz kwoty.
6. Przypisz dostawcę, jeśli nie został wcześniej rozpoznany.
7. Utwórz fakturę zakupu ZO albo powiąż dokument KSeF z istniejącą fakturą ZO.
8. Porównaj wartości z faktury KSeF z wartościami zapisanymi w ZO.
9. Po zakończeniu opracowania przenieś dokument do właściwego folderu.
4. Informacje o wybranej fakturze
W górnej części panelu wyświetlane są podstawowe dane faktury.
Nazwa
Nazwa kontrahenta odczytana z metadanych faktury KSeF.
Przykład:
Nazwa: Mleczarnia RumiaNumer
Numer faktury nadany przez dostawcę.
Przykład:
Numer: f0001/2025
5. Porównanie kwot KSeF i ZO
Panel porównuje kwoty odczytane z faktury KSeF z kwotami zapisanymi
na powiązanej fakturze zakupu ZO.
Przykład:
```
Na fakturze: Netto 11,50 VAT 1,52 PLN Brutto 13,02 PLN
Zapisano: Netto 4,00 VAT --------- Brutto 4,00 PLN
```
Znaczenie wierszy:
* Na fakturze - wartości odczytane z metadanych faktury KSeF,
* Zapisano - wartości zapisane na powiązanej fakturze zakupu ZO.
Wartość brutto może zostać wyróżniona kolorem, jeżeli kwota na fakturze KSeF
różni się od kwoty zapisanej w ZO. Pozwala to szybko wykryć niezgodność.
Wartości z metadanych KSeF pochodzą z pól:
| Wartość | Pole metadanych |
| ------- | --------------- |
| Netto | `netAmount` |
| VAT | `vatAmount` |
| Brutto | `grossAmount` |
6. Lista pobranych faktur
W środkowej części panelu znajduje się lista faktur.
Najważniejsze kolumny:
| Kolumna | Znaczenie |
| ------------ | ---------------------------------------------------------------- |
| Op | Symbol operatora, który oznaczył fakturę do dalszego opracowania |
| Numer KSeF | Identyfikator faktury nadany przez KSeF |
| Wystawiona | Data wystawienia faktury przez dostawcę |
| Do dokumentu | Numer faktury nadany przez dostawcę |
| Nr dok | Numer wewnętrzny faktury zakupu nadany w ZO |
| Dostawca | Symbol dostawcy przypisanego do faktury |
Jeżeli kolumna Nr dok jest wypełniona, oznacza to, że w systemie ZO istnieje
nagłówek faktury zakupu powiązany z dokumentem KSeF.
Numer KSeF
Numer KSeF zawiera między innymi:
* NIP sprzedawcy,
* datę przesłania faktury do KSeF,
* identyfikator techniczny,
* liczbę kontrolną.
Przykład:
```
1111111111-20251209-01002085FA64-1C
```
Jeżeli data wystawienia faktury jest inna niż data przesłania widoczna
w numerze KSeF, może to oznaczać, że faktura została wystawiona w trybie offline.
Faktury nieotwarte
Faktury, które nie zostały jeszcze otwarte klawiszem Enter, są wyświetlane innym kolorem.
Ułatwia to rozpoznanie nowych dokumentów, w tym faktur pobranych automatycznie przez proces AutoRun.
7. Otwieranie i opracowanie faktury
Aby otworzyć fakturę:
1. Ustaw kursor na wybranym dokumencie.
2. Naciśnij Enter.
Funkcja umożliwia przeglądanie i opracowanie faktury oraz utworzenie
albo powiązanie dokumentu zakupu ZO.
8. Pobieranie faktur
Pobierz faktury z KSeF
Funkcja pobiera nowe faktury dostępne w KSeF.
Po zakończeniu pobierania dokumenty pojawiają się w folderze Pobrane.
Odśwież zawartość folderu F5
Funkcja ponownie odczytuje zawartość bieżącego folderu.
Jest przydatna, gdy faktury są pobierane automatycznie, na przykład przez proces AutoRun.
Dopisz fakturę KSeF z pliku XML
Funkcja umożliwia dopisanie do panelu faktury zapisanej wcześniej w pliku XML pobranym z KSeF.
Należy wskazać plik XML znajdujący się w katalogu obsługiwanym przez program,
na przykład `../trinout/`.
Po odczytaniu pliku program wyświetla między innymi:
* numer KSeF,
* datę nadania numeru,
* datę wytworzenia dokumentu,
* skrót SHA.
9. Metadane i status faktury
Pokaż metadane faktury
Wyświetla metadane opisujące fakturę ustrukturyzowaną.
Metadane zawierają podstawowe informacje identyfikujące dokument, kontrahenta
oraz wartości faktury.
Pokaż status faktury
Wyświetla status dokumentu w KSeF.
10. Opis dokumentu
Opis (memo) faktury KSeF
Funkcja umożliwia zapisanie dodatkowego opisu dotyczącego faktury.
Opis może być wykorzystywany do:
* przekazywania informacji innym operatorom,
* rejestrowania sposobu opracowania dokumentu,
* śledzenia obiegu faktury,
* zapisywania uwag wymagających wyjaśnienia.
11. Oznaczenie operatora
Oznacz lub usuń oznaczenie operatora - F10
Funkcja przypisuje do faktury symbol bieżącego operatora.
Oznaczenie informuje innych użytkowników, że faktura została rozpoznana
i jest opracowywana przez wskazaną osobę.
Ułatwia to pracę grupową, szczególnie gdy z Panelu KSeF korzysta wielu operatorów.
Ponowne użycie funkcji pozwala usunąć oznaczenie operatora.
12. Powiązanie z fakturą zakupu ZO
Menu Powiąż z fakturą ZO zawiera funkcje:
* Powiąż z fakturą ZO,
* Powiąż automatycznie,
* Usuń powiązanie.
Powiąż z fakturą ZO
Funkcja służy do powiązania dokumentu KSeF z wcześniej utworzoną fakturą zakupu ZO.
Po wykonaniu operacji program zapisuje numer KSeF na fakturze zakupu ZO.
Informacja ta może być wykorzystywana między innymi na potrzeby JPK.
Powiąż automatycznie
Program podejmuje próbę automatycznego odszukania i powiązania odpowiedniej faktury zakupu ZO.
Usuń powiązanie
Funkcja usuwa istniejące powiązanie między dokumentem KSeF a fakturą zakupu ZO.
Nie usuwa samej faktury zakupu.
13. Przenoszenie faktur
Przenieś do innej skrzynki / Pobrane
Funkcja przenosi fakturę do folderu Pobrane w innej skrzynce.
Może być wykorzystywana, gdy dokument został pobrany do niewłaściwej skrzynki
albo powinien zostać przekazany do innego zespołu.
Przenieś do innego folderu
Funkcja przenosi dokument do innego folderu w bieżącej skrzynce.
Do szybkiego przejścia między folderami służy również klawisz F3.
14. Wizualizacja faktury
Wizualizacja faktury KSeF - F4
Funkcja wyświetla czytelną wizualizację faktury ustrukturyzowanej.
Wizualizacja umożliwia zapoznanie się z dokumentem bez analizowania jego treści XML.
Zapisz i pokaż wizualizację
Funkcja zapisuje i wyświetla wizualizację faktury w formacie HTML według wzoru CRWDE.
Drukowanie wizualizacji
Wizualizację faktury można wydrukować albo zapisać do pliku PDF.
Jeżeli w panelu oznaczono wiele faktur, program może wykonać operację
dla wszystkich zaznaczonych dokumentów.
Przy zapisie wielu faktur do formatu PDF każdy dokument jest zapisywany w osobnym pliku.
Nazwy plików są nadawane na podstawie numerów KSeF.
15. Obsługa plików XML
Menu Pokaż / Zapisz treść XML umożliwia:
* wyświetlenie treści XML z formatowaniem,
* zapis XML z formatowaniem,
* zapis oryginalnego pliku XML pobranego z KSeF.
Pokaż treść XML z formatowaniem
Wyświetla treść faktury w formacie XML w sposób ułatwiający jej analizę.
Zapisz XML z formatowaniem
Zapisuje treść faktury do czytelnie sformatowanego pliku XML.
Plik ten jest przeznaczony przede wszystkim do przeglądania i analizy.
Zapisz oryginał XML KSeF
Zapisuje oryginalną treść faktury pobraną z KSeF.
Oryginalny plik powinien zachować zgodność ze skrótem SHA dokumentu.
16. Oznaczenie jako przeczytane
Funkcja Oznacz jako przeczytane zmienia status dokumentu na przeczytany.
Może być używana bez otwierania faktury klawiszem Enter.
17. Operacje masowe
Faktury można zaznaczać za pomocą klawiszy:
* Ins,
* Spacja,
* +,
* -,
* *****.
Zaznaczenia są wykorzystywane podczas operacji wykonywanych na wielu dokumentach,
na przykład przy drukowaniu lub zapisywaniu wizualizacji kilku faktur.
18. Sortowanie i wyszukiwanie
Sortowanie
Funkcja umożliwia określenie kolejności wyświetlania faktur.
Dokumenty mogą być sortowane między innymi według:
* numeru KSeF,
* numeru wewnętrznego,
* kontrahenta,
* operatora,
* skrótu SHA.
Szukaj faktury w folderze /
Funkcja wyszukuje fakturę w bieżącym folderze.
19. Usuwanie dokumentu z panelu
Usuń
Funkcja usuwa lokalny wpis faktury z Panelu KSeF w Trawersie.
Nie usuwa faktury z Krajowego Systemu e-Faktur.
Fakturę można usunąć tylko wtedy, gdy nie utworzono dla niej nagłówka faktury zakupu ZO.
Do wykonania operacji wymagane jest uprawnienie w menu:
ZO > Panel KSeF. Usuń faktur (zakładka) [ZO_PKS30]
20. Skróty klawiaturowe
| Klawisz | Działanie |
| ----------- | ---------------------------------------------- |
| Enter | Otwarcie i opracowanie faktury |
| F2 | Menu operacji |
| F3 | Przejście do innego folderu |
| F4 | Wizualizacja faktury |
| F5 | Odświeżenie zawartości folderu |
| F10 | Oznaczenie albo usunięcie oznaczenia operatora |
| / | Wyszukiwanie faktury |
| Ins, Spacja | Oznaczenie faktury |
| +, -, * | Operacje na oznaczeniach |
21. Najczęstsze sytuacje
Faktura nie pojawia się na liście
1. Naciśnij F5.
2. Sprawdź bieżącą skrzynkę i folder.
3. Wybierz Pobierz faktury z KSeF.
4. Sprawdź, czy dokument nie został przeniesiony do innego folderu.
Nie można usunąć faktury
Sprawdź, czy dla dokumentu utworzono nagłówek faktury zakupu ZO.
Faktury powiązanej z nagłówkiem ZO nie można usunąć z panelu.
Sprawdź również, czy operator ma uprawnienie w menu:
ZO_PKS30 > Panel KSeF. Usuń faktur (zakładka)Kwota brutto jest wyróżniona kolorem
Oznacza to, że wartość brutto odczytana z faktury KSeF różni się od wartości
zapisanej na powiązanej fakturze zakupu ZO.
Należy sprawdzić kwoty netto, VAT i brutto na obu dokumentach.
Przy fakturze widoczny jest symbol innego operatora
Oznacza to, że inny operator oznaczył dokument i prawdopodobnie rozpoczął jego opracowanie.
Przed przejęciem faktury należy uzgodnić dalsze postępowanie z tym operatorem.
W docelowej dokumentacji warto rozdzielić ten materiał na dwa opisy:
krótszą instrukcję użytkownika oraz rozszerzoną część techniczną
dla serwisantów.