KSeF. Element Rozliczenie

1. Wprowadzenie 1.1 Element Rozliczenie 1.2 Konstrukcja elementu (struktura) 2. Odwzorowanie elementu w dokumentach 2.1 Założenia 2.2 Odwzorowanie w ZO Zakupy 3. System ZO. Opakowania (kaucje) 3.1 Opis ogólny 3.2 Faktura zakupu. Przykład 4. Materiał szkoleniowy 5. Tematy powiązane

1. Wprowadzenie

1.1 Element Rozliczenie

Rozliczenie to opcjonalny fragment faktury KSeF, dzięki któremu można dopisać do faktury informacje o: * dodatkowych obciążeniach (kwoty 'doliczane (+)'), * odliczeniach/pomniejszeniach (kwoty 'odejmowane (-)'), Te dodatkowe dane wpływają na ostateczną kwotę, jaką ma zapłacić nabywca albo na kwotę, którą trzeba rozliczyć. Zastosownie: 1. gdy faktura dokumentuje czynność 'VAT-ową' (podlegającą ustawie), i jednocześnie 2. na fakturze trzeba pokazać dodatkowe kwoty, które nie są typową pozycją towar/usługa, ale wpływają na rozliczenie z kontrahentem. Typowe sytuacje (przykłady) 1) Zwrot wydatków poniesionych w imieniu kontrahenta Np. pełnomocnik opłacił opłatę skarbową 'za kontrahenta' i potem ją przenosi. 2) Rozliczenie salda kontrahenta Np. kontrahent wcześniej nadpłacił, więc teraz pomniejsza się kwotę do zapłaty. 3) Rozliczenie różnic z wcześniejszych korekt Np. wcześniej wystawiono korekty in minus / in plus i teraz trzeba pokazać, że te różnice wpływają na finalne rozliczenie. 4) Zwiększenie zobowiązanie wobec dostawcy z tytułu przyjęcia opakowania. Wartość przyjęcia opakowania ma charakter kaucji należnej dostawcy.

1.2 Kontrukcja elementu (struktura)

Struktura pozwala ująć: * do 100 obciążeń: każde ma Kwotę i Powód, * SumaObciazen (łączna suma obciążeń), * do 100 odliczeń: każde ma Kwotę i Powód, * SumaOdliczen (łączna suma odliczeń), * wynikową kwotę: DoZaplaty albo DoRozliczenia (zależnie od wyniku i czy zwiększa lub zmniejsza kwotę do zapłaty). W praktyce funkcjonuje to jak 'sekcja podsumowania': --------------------------------------------------------------------------------------- kwota bazowa z faktury + obciążenia odliczenia = kwota końcowa do zapłaty/rozliczenia --------------------------------------------------------------------------------------- Przykład (z poradnika) * Obciążenie: 17,00 - 'Zwrot kosztów - opłata skarbowa' * Suma obciążeń: 17,00 * Odliczenie: 300,00 - 'Rozliczenie salda klienta' * Suma odliczeń: 300,00 * Wynik: DoRozliczenia 37,00 (czyli po uwzględnieniu dopłat i pomniejszeń finalnie wychodzi kwota do rozliczenia w tej wysokości) Podsumowanie - w skrócie * Fakultatywny = nie ma obowiązku wypełniania. * Służy do dodatkowych dopłat i potrąceń (kwota + opis powodu). * Ma pokazać dlaczego kwota końcowa różni się od standardowej wartości faktury.

2. Odwzorowanie elementu w dokumentach

2.1 Założenia

1. Rozliczenie w KSeF (FA(3)) jest fakultatywne i służy do wykazania dodatkowych obciążeń lub odliczeń, które wpływają na ostateczną kwotę do zapłaty/rozliczenia. 2. KSeF używa terminów pozaksięgowych: Obciążenia / Odliczenia / DoZapłaty / DoRozliczenia - to oznacza 'ile finalnie płacę'. 3. Trawers (księgowo) używa języka Wn/Ma i w module ZO Zakupy są pojęcia: Uznania (+) vs Obciążenia (-) (logika: jak wpływa na zobowiązanie / dekret). 4. Podstawowe rozróżnienie: KSeF 'Obciążenia' = kwoty zwiększające to, co trzeba zapłacić, a księgowo to odpowiada 'Uznaniu' zobowiązań (strona Ma), czyli zwiększeniu zobowiązania. To nie błedy, tylko inne punkty widzenia (rozliczeniowy vs dekretacyjny). 5. Przykładowo: kaucje/opakowania, cło, inne opłaty - na fakturze rozliczeniowo 'doliczają' do płatności, a księgowo - zwiększenia zobowiązania.

2.2 Odwzorowanie w ZO Zakupy

Potrzeba W ZO Zakupy rozdziela się język KSeF od języka księgowego Trawersa * Dane z KSeF sekcja Rozliczenie trzeba przenieść na pozycje 'techniczne'/rozliczeniowe w dokumencie zakupu. * W procedurze trzeba jasno wskazać, że to są pozycje Rozliczenia (KSeF), a nie standardowe pozycje towar/usługa. Rozwiązanie Nazwy rodzajów pozycji w fakturze zakupu ZO: * Uznania: Dopłaty, Kaucje (+) * Obciążenia: Zwroty, Odliczenia (-) Nazwy wskazują zwiększenie (+) lub zmniejszenie (-) zobowiązanie/kwoty do rozliczenia a nie 'jak KSeF to nazywa'. Jednoznaczna powiązanie faktury zakupu ZO z fakturą KSeF: * KSeF Obciążenia (czyli 'dodatkowe kwoty doliczane do płatności') -> w Trawersie: Uznania (+) (zwiększenie zobowiązania / strona Ma). * KSeF Odliczenia (pomniejszenia) -> w Trawersie jako Obciążenia (-) (zmniejszenie zobowiązania / rozrachunku). Kontrola spójności sum niezależnie od nazewnictwa) * suma pozycji bazowych + 'rozliczeniowych' musi dawać wynik zgodny z logiką DoZapłaty/DoRozliczenia (czyli finalną kwotą po doliczeniach i odliczeniach). Nazwa pozycji 'rozliczeniowej' Np. dla opakowań kaucjonowanych (temat 'obce opakowania...' niezależnie od przyjęcia/zwrotu) * Rozliczenie (Uznanie / Obciążenie) czyli użytkownik widzi, że to nie jest 'towar', tylko element rozliczeniowy z KSeF.

3. System ZO. Opakowania (kaucje)

3.1 Opis ogólny

W środowisku KSeF, obrót opakowaniami (bez ewidencji magazynowej), to ewidencjonowanie kwot związanych z przyjęciem i wydaniem opakowań. W ujęciu rachunkowym jest to zwiększenie (+) zobowiązań wobec dostawcy (przyjęcie opakowań) i zmniejszenie (-) zobowiązań wobec dostawcy (zwrot opakowań). Zwiększenie zobowiązanie wobec dostawcy z tytułu przyjęcia opakowania nie stanowi podstawy do odliczenia podatku PTU i nie pojawi się na wydruku rejestru zakupu. Wartość przyjęcia opakowania ma charakter kaucji należnej dostawcy. Zmniejszenie zobowiązania wobec dostawcy także nie ma wpływu na podatek PTU. Kwota ma charakter zwrotu kaucji. W środowisku KSeF rozliczenia z tytułu kaucji umieszczono w fakturze ustrukturyzowanej w elemencie: Rozliczenie [<Rozliczenie> ... </Rozliczenie>] Przykład (XML) <Rozliczenie> <Obciazenia> <Kwota>36</Kwota> <Powod>Kaucja Butelki plastikowe PET</Powod> </Obciazenia> <SumaObciazen>36</SumaObciazen> <DoZaplaty>360.21</DoZaplaty> </Rozliczenie> Przykład (wizualizacja) Obciążenia Kaucja Butelki plast 36.00 PLN Rozliczenie Należność ogółem 324.21 PLN SumaObciążeń 36.00 PLN DoZapłaty 360.21 PLN Ewidencjonowanie kaucji (+) (-) W systemie ZO Zakupy są dwa rodzaje pozycji w fakturach zakupu: o-- Rodzaj pozycji -----------------o .... Uznania: Dopłaty, Kaucje (+) (X) Obciążenia: Zwroty,Odlicz (-) (X) Uznania - zwiększenie zobowiązania wobec dostawcy, tu: przyjęcie opakowań kaucjonowanych (kaucja) także: oplacenie przez dostawcę cła i innych kwot Obciążenia - zmniejszenie zobowiązania wobec dostawcy tu: zwrot opakowań kaucjonowanych (zwrot kaucji) Patrz też: DRS System kaucyjny

3.2 Faktura zakupu. Przykład

Patrz procedura rejestracji pozycji (kwoty) kaucji: (dopisanie pozycji: Uznania: Dopłaty,Kaucje (+) do faktury ZO) DRS System kaucyjny 1. Pozycje faktury zakupu ------------------------------------------------------------------- Poz --- Indeks ----- ---- Ilość --- ------ Cena ------ - Wartość 1 Uznania: dopłaty, Kaucje (+) 10.00 <--- Przyjęcie opakowania (kaucja) 2 .USLUGO-2 KOSZTY 1.000 100.00 100.00 <--- Zakup usługi 3 PTU naliczony wg stawki 23.0% odliczany bezpośrednio 23.00 ====== Razem 133.00 ------------------------------------------------------------------- 2. Podsumowanie kwot faktury (zakładka) Wartość zakupu 100.00 usługa PTU 23.00 ------------------------------------ Wartość netto PTU naliczony Wartość brutto Razem = 100.00 23.00 = 123.00 Kaucja DRS 10.00 3. Rozrachunki - zobowiązania ---------------------------------------------------- RACHUNKI. NIEROZLICZONE [ZO_ZRO30] - STAN W DNIU 26.02.10 ZO FA0003/02/26 (P) 26.02.24 FA 133.00 ---------------------------------------------------- Razem zapłaty 0.00 Razem rachunek 133.00 4. Wizualizacja faktury KSeF #KSeF (fragment dot. kaucji) ---------------------------------------- ... Obciążenia Kaucja Butelki plast 10.00 PLN Rozliczenie Należność ogółem 123.00 PLN SumaObciążeń 10.00 PLN <--- kwota kaucji DoZapłaty 133.00 PLN ... ----------------------------------------

4. Materiał szkoleniowy

Szkolenie: Element Rozliczenie w KSeF i jego odwzorowanie w Trawers ERP Cel szkolenia Wyjaśnienie czym jest element Rozliczenie w fakturze KSeF, kiedy się go stosuje i jak jest odwzorowywany w systemie Trawers ERP (moduł ZO Zakupy). Co to jest 'Rozliczenie' w KSeF? To opcjonalna sekcja faktury ustrukturyzowanej, która pozwala dopisać: - Obciążenia (+) - dodatkowe kwoty doliczane do zapłaty (np. kaucje, opłaty). - Odliczenia (-) - kwoty pomniejszające wartość do zapłaty (np. zwroty, nadpłaty). Nie są to pozycje towarowe/usługowe, ale wpływają na finalną kwotę faktury. Przykłady zastosowania | Sytuacja | Typ | Przykład | |----------------------|----------------|---------------------------------------------| | Zwrot kosztów | Obciążenie (+) | Opłata skarbowa opłacona przez pełnomocnika | | Nadpłata klienta | Odliczenie (-) | Pomniejszenie kwoty do zapłaty | | Kaucje za opakowania | Obciążenie (+) | Butelki PET - 36 PLN | Zapis w fakturze KSeF ```xml <Rozliczenie> <Obciazenia> <Kwota>36</Kwota> <Powod>Kaucja Butelki PET</Powod> </Obciazenia> <SumaObciazen>36</SumaObciazen> <DoZaplaty>360.21</DoZaplaty> </Rozliczenie> ``` Odwzorowanie w Trawers ERP (ZO Zakupy) W Trawersie stosujemy inne nazewnictwo: | KSeF | Trawers (ZO) | Znaczenie | |----------------|----------------|---------------------------| | Obciążenie (+) | Uznanie (+) | Zwiększenie zobowiązania | | Odliczenie (-) | Obciążenie (-) | Zmniejszenie zobowiązania | Przykład: Kaucja za opakowanie -> pozycja typu Uznanie (+) w fakturze zakupu. Kaucje i opakowania - Przyjęcie opakowania -> Uznanie (+) -> zwiększa zobowiązanie (bez VAT). - Zwrot opakowania -> Obciążenie (-) -> zmniejsza zobowiązanie (bez VAT). Kaucje nie wpływają na rejestr VAT, ale muszą być ujęte w rozrachunkach. Checklista dla użytkownika - [ ] Czy faktura zawiera sekcję Rozliczenie? - [ ] Czy kwoty są poprawnie przypisane jako Uznania/Obciążenia? - [ ] Czy suma końcowa zgadza się z DoZapłaty? - [ ] Czy pozycje rozliczeniowe są oznaczone jako techniczne (nie towar/usługa)? Podsumowanie - Element Rozliczenie służy do dopłat i potrąceń poza pozycjami towarowymi. - W Trawersie odwzorowujemy go jako pozycje techniczne w ZO Zakupy. - Kluczowe jest prawidłowe przypisanie typu pozycji i kontrola sumy końcowej.

5. Tematy powiązane

DRS System kaucyjny Opakowania asortymentu Opakowania. Materiały. Obliczenia KIM Kartoteka indeksów KID Kartoteka kodów Wysyłka, organizacja i dokumenty KGO Koszty Gospodarowania Odpadami Słowa kluczowe #TrawersERP-Architektura #TrawersERP-ProcesyGospodarcze #Opakowania-Materiały #Opakowania-Zwrotne #Opakowania-Raporty #PTU/VAT-KSeF #Pomoc-AsystentAI

NOTATKI: KSeF. Element Rozliczenie

JD: 03/2026 #00054280 Notatki - do ew. wykorzystania Propozycja zmiany pojęć stosowanych podczas rejestrowania faktury zakupu w ZO na podstawie faktury KSeF, która zawiera zapisy w elemencie: Rozliczenie fragment z broszury informacyjnej: szukaj: ksef sekcja obciązenia rozliczenia przykłady Element zawierający dane dotyczące dodatkowych rozliczeń na fakturze [element fakultatywny] Umożliwia zawarcie w treści faktury ustrukturyzowanej informacji w zakresie dodatkowych obciążeń lub odliczeń, wpływających na ostateczną kwotę zapłaty, którą zobowiązany jest uiścić nabywca lub usługobiorca. Wazne: KSef uzywa oznaczeń poza-ksiegowych: Obciazenia Odliczenie Dozaplaty DoRozliczenia Trawers uzywa oznaczeń ksiegowych: Uznania (+) Obciążenia (-) Zmiana oznaczeń rodzajów pozycji faktury: o-- Rodzaj pozycji -----------[X]o .... Uznania: Dopłaty,Kaucje (+) Obciążenia: Zwroty,Odlicz (-) Było Przyjęcie opakowania (+) Jest Uznania: Dopłaty, Kaucje (+) (X) Zwiększenie zobowiązania wobec dostawcy, np. przyjęcie opakowań kaucjonowanych (kaucja) np. oplacenie przez dostawcę cła i innych kwot Strona Ma (kredyt) W KSeF: Obciążenia np. Należności celne Należności podatkowe Inne opłaty Lyreco: Kaucja Butelki plast NOTE: KSeF nazywa: Obciążenia, lecz księgowo to jest: Uznania (Ma) ------------ Problem terminologiczny KSeF nazywa Obciążenia to co zwiększa zobowiązania wobec dostawcy, tradycyjnie w ksiegowości takie kwoty nazywa się Uznanie (Ma) - zwiększenie (+) zobowiązania. Skąd bierze się problem? KSeF: używa języka biznesowego / rozliczeniowego, mówi: 'Obciążenia' = kwoty zwiększające to, co trzeba zapłacić Księgowość (Trawers): używa języka księgowego (Wn/Ma), mówi: zobowiązanie rośnie po stronie Ma Wytłumaczenie KSeF pokazuje to od strony płatności (ile trzeba zapłacić), a Trawers od strony księgowej (gdzie to zaksięgować). Obciążenia w KSeF to po prostu dodatkowe kwoty, które w księgowości zwiększają zobowiązanie (tj. idą na Ma). Dlaczego KSeF używa słowa 'Obciążenia'? Bo patrzy z perspektywy: dokumentu handlowego / rozliczenia a nie dekretacji księgowej. ' Obciążenie' = 'obciążamy Cię kwotą do zapłaty' Podsumowanie KSeF 'Obciążenia' = księgowo 'Ma zobowiązań' to nie jest błąd - tylko inny język opisu Suma zawsze musi się zgadzać z 'DoZapłaty' Nazwa pozycji: NOTE: jest Obce opakowania kaucjonowane - niezaleznie od przyjęcia i zwrotu Dlatego będzie: Rozliczenie (Uznanie / Obciążenie) ------------------- Było Zwrot opakowania (-) Jest Obciążenia: Zwroty, Odliczenia (-) (X) Zmniejszenie zobowiązania wobec dostawcy np. zwrot opakowań kaucjonowanych (zwrot kaucji) Strona Wn (debet) Nazwa pozycji: j/w Rozliczenie (Uznanie / Obciążenie) NOTE: ew. zmienić: Kaucja DRS (podumowanie dokumentu) --> Rozliczenie ***************************************************************************************** Pozycje, które mogą pojawić się w elemencie: Rozliczenie (źródła kwot) 1. Należności publicznoprawne (najczęstsze) Import / odprawa celna * VAT importowy * cło * akcyza Dostawca (np. DHL) płaci je w imieniu odbiorcy faktury zakupu 2. Wydatki poniesione 'w imieniu i na rzecz' klienta disbursements / zwroty kosztów Np.: * opłaty portowe / terminalowe * opłaty manipulacyjne urzędowe * opłaty skarbowe * opłaty administracyjne urzędów Nie podlegają VAT --> dlatego nie są w części fakturowej 3. Opłaty logistyczne i transportowe poza usługą główną Czasem rozbijane poza pozycją faktury: * opłaty za magazynowanie (jeśli refakturowane specyficznie) * opłaty portowe / lotniskowe * opłaty za kontrolę celną / inspekcję * opłaty handlingowe (zewnętrzne) 4. Korekty rozliczeń finansowych Kwoty, które nie są 'sprzedażą', tylko korektą: * wyrównania kursowe (rzadziej w KSeF, ale możliwe) * dopłaty wynikające z rozliczeń zbiorczych * korekty wcześniejszych płatności 5. Opłaty ubezpieczeniowe (specyficzne przypadki) * składki ubezpieczeniowe (jeśli dostawca tylko pośredniczy) * dopłaty do ubezpieczenia przesyłki 6. Kaucje i depozyty * kaucje zwrotne (np. za opakowania) * depozyty zabezpieczające Zwykle poza VAT -> mogą trafić do rozliczeń 7. Opłaty finansowe i prowizyjne (jeśli nie są usługą główną) Np.: * prowizje bankowe refakturowane * koszty płatności (np. opłata za pobranie) Tu różnie - czasem są normalną usługą VAT, a czasem 'przekazaniem kosztu' 8. Inne opłaty techniczne * opłaty systemowe (np. platformy logistyczne) * opłaty za dokumenty (np. świadectwa, certyfikaty) * opłaty za pełnomocnictwa celne Podsumowanie dla użytkownika Trawersa Najprostsza definicja: Obciążenia w KSeF to wszystkie kwoty, które dostawca dolicza do zapłaty, ale które nie są jego sprzedażą (nie tworzą podstawy VAT). Wspólny mianownik Te kwoty: * zwiększają (+) DoZapłaty * zwiększają (+) zobowiązanie (Ma) * nie zwiększają wartości sprzedaży netto/brutto * często nie mają VAT (albo są rozliczane osobno) Reguła (do zastosowania w praktyce) Jeśli coś: * jest do zapłaty dostawcy * ale nie jest pozycją faktury VAT --> to trafia do: KSeF -> Obciążenia Trawers -> dodatkowa pozycja rozrachunkowa (Ma) Pozycja [X] Uznania: Dopłaty,Kaucje (+)