1. Parametry KSeF
1.1 Wprowadzenie
1.2 Lokalizacja parametrów KSeF
1.3 Parametr startowy: Środowisko KSeF
1.4 Parametry KSeF - stawki PTU/VAT i numeracja faktury
1.5 Parametry KSeF - Klasyfikacje i DodatkowyOpis [AD_TPK21]
1.6 Parametry KSeF - Wizualizacja. Dane [AD_TPK23]
1.7 Parametry KSeF - Harmonogram wysyłania i pobierania [AD_TPK22]
1.8 Certyfikaty KSeF [AD_TCE01]
1.9 Skrzynki KSeF [AD_TBX00] i uprawnienia [AD_PUO25]
1.10 Kontekst logowania do KSeF: NIP vs IDWew (InternalId)
2. Checklista uruchomieniowa (minimum)
3. Procedura diagnostyczna pobierania faktur
4. Tematy powiązane
1. Parametry KSeF
1.1 Wprowadzenie
W tym artykule jest opis, jak przygotować system Trawers ERP do pracy
z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).
Pomaga krok po kroku ustawić środowisko, stawki VAT, numerację faktur,
certyfikaty i skrzynki odbiorcze.
Patrz też opis:
KSeF. Opis ogólny. Konfiguracja
Parametryzacja i ustawienia dotyczące KSeF zostały zebrane w menu:
AD > Finanse > KSeF Krajowy System e-Faktur .
W tym miejscu dostępne są tabele (m.in. certyfikaty i skrzynki) oraz zestaw
parametrów pomocniczych: stawki/numery, klasyfikacje, harmonogramy .
Podstawowe elementy konfiguracji
* Środowisko KSeF
* Stawki VAT i numeracja faktur
* Klasyfikacje i dodatkowe opisy
* Harmonogram wysyłki i odbioru
* Certyfikaty
* Skrzynki KSeF
* Kontekst logowania
AD > Parametry AD > Korekta [AD_TPA20]Wartości
* [T] Środowisko Testowe
* [D] Środowisko Demo
* [P] Środowisko Produkcyjne
* [N] Nie pracuje z KSeFUwagi nt testów
Na wersji demo i na kopii roboczej zalecane jest wybieranie [T] lub [D]
oraz zapewnienie anonimizacji danych przesyłanych do KSeF .
1.4 Parametry KSeF - stawki PTU/VAT i numeracja faktury
Stawki PTU/VAT (mapowanie)
Ścieżka: KSeF > Pomocnicze > Parametry KSeF - stawki. Numery [AD_TPK20]
Przed rozpoczęciem wysyłania i odbierania faktur należy podać wszystkie stawki PTU/VAT
wymienione na ekranie, m.in.:
* podstawowa 01, obniżone 02 / 04 / 05, 0% 03, zw 00, np 99, oo 98
Jeśli brakuje stawek - należy je dopisać w tabeli:
AD > Trawers > Tabele. Słowniki > Stawki PTU/VAT [AD_TPT10]Numer faktury (szablon / JST)
W [AD_TPK20] można ustawić schemat numeru (szablon) - szczególnie przydatne
dla jednostek podrzędnych JST, które muszą zapewnić jednoznaczną identyfikację
faktury w centralizacji VAT .
Przykład szablonu: `%NN6%/OSIR/%MN%/%YY%`
Po określeniu szablonu numeru faktury należy włączyć parametr:
0305 [1] NA Wypełni numer obcy FNumerNA C 64
1.5 Parametry KSeF - Klasyfikacje i DodatkowyOpis [AD_TPK21]
Zadanie parametryzacji
Faktura ustrukturyzowana przewiduje dodatkowe klasyfikacje towaru/usługi (np. GTIN, CN),
a dodatkowe informacje umieszcza się w sekcji DodatkowyOpis.
Zapisy mogą dotyczyć:
* całej faktury <DodatkowyOpisFaktury>
* pozycji faktury <DodatkowyOpisPozycji>Miejsce definiowania
KSeF > Pomocnicze > Parametry KSeF - klasyfikacja [AD_TPK21]
Kod [GS1] przy kluczu oznacza zgodność z wytycznymi wykorzystania KSeF
w kontekście EDI i standardów GS1 .
Przykładowe obszary sterowane parametrami (z listy kluczy)WierszFa. Klasyfikacja (m.in.): GTIN (EAN/KID) tryby 1/2/3, CN T/N, PKWiU T/N, PKOB T/N
WierszFa. Dodatkowy opis (m.in.): Numery zamówień, NumerWZ <WZ>, NumerPartii (LOT),
NumerSeryjny (SER), VIN (0/1/2/3/4), KGO, IDTowaruWgNabywcy (kody u odbiorców),
a także <DodatkowyOpisPozycji> (memo z pozycji).
Fa. Dodatkowy opis (m.in.): Uwagi, WagaNetto/WagaBrutto, Liczba palet,
Podsumowanie ilości wg jednostek miary (np. Ilość ogółem (szt) : 15).
Uwaga: w fakturach korygujących [FK] klucze dodatkowe są zapisywane tylko w pozycji sprzedaży [P].
Profil KSeF - Klasyfikacje per odbiorca/dostawca. Zadanie #00054430
1.6 Parametry KSeF - Wizualizacja. Dane [AD_TPK23]
Miejsce definiowania
KSeF > Pomocnicze > Parametry KSeF - wizualizacja, Dane [AD_TPK23]
ParametryWizualizacja faktur KSeF
Podaje się lokalizację i nazwę pliku logo do prezentacji na wizualizowanej fakturze.
--------------------------------------------------
Logo w /adtres/adzal: logo.bmp Szer 30 Wys 15 mm
Rozmiar czcionki ...: 8 pkt
--------------------------------------------------
Rozmiar czcionki - rozmiar czcionki (w punktach) treści faktury
na wydruku wizualizacji. Domyślnie 8, dozwolone 6-20.
Dane faktur KSeF
Podmiot3. Adres w roli: [2] Odbiorca N
------------------------------------------
Podmiot3. Adres w roli: [2] Odbiorca (T/N)
---------------------------------------o--
|
v
Gdy [T]:
Trawers zapisze Podmiot3 jako Odbiorca (wewnętrzny) z danych
Wysłać do (adres wysyłki)
KSeF. Sekcja - Podmiot3. AI
1.7 Parametry KSeF - Harmonogram wysyłania i pobierania [AD_TPK22]
Miejsce definiowania
KSeF > Pomocnicze > Parametry KSeF - harmonogram [AD_TPK22]
Podstawowe parametry
* Wysyłać faktury do KSeF? T/N (w tym opcja [N] Nie wysyłać faktur do KSeF)
* Wysyłać faktury do KSeF dla osób fizycznych? T/N
* Tryb wysyłki:
* [0] Online
* [1] Offline24
Wyjaśnienie trybu: tryb Online dotyczy sposobu wysłania z Trawersa, natomiast serwer MF
weryfikuje daty i nadaje fakturze właściwy tryb (InvoicingMode): Online/Offline .
Harmonogramy (przykład)
* Pobieranie z KSeF: Podmiot1/Podmiot2/Podmiot3 (NA/ZO)
oraz Podmiot upoważniony - np. co 15 min
* Wysyłanie do KSeF: Faktury NA/ZO - np. co 10 min
Powiadomienia operatorów
Użytkownicy z parametrem 1136 [1] Powiadom o fakturach KSEF otrzymają powiadomienie systemowe,
gdy w skrzynce (do której mają uprawnienia) pojawi się nowa faktura z KSeF.
Param operat 05xx 06xx ... Wg numerówAutorun: Pobierany zakres:
Pobieranie z KSeF do ZO (Autorun) [AD_PKS05]
Pobieranie z KSeF do NA (Autorun) [AD_PKS06]
Usuwać foldery tymczasowe KSeF:
[T] Usuwać foldery tymczasowe KSeF [trinout/xx/ksef_temp/pobrane/*]
[N] Nie usuwać (diagnostyka problemów)
Parametr diagnostyczny. Określa, czy po pobraniu i przetworzeniu faktur z KSeF
program ma usuwać pliki tymczasowe utworzone podczas pobierania.
Domyślnie należy pozostawić:
[T] Usuń foldery tymczasowe po zakończeniu przetwarzania.
Opcję [N] stosuje się czasowo podczas diagnozowania problemów z pobieraniem
lub wczytywaniem faktur z KSeF.
Patrz opis: 3. Procedura diagnostyczna pobierania faktur
1.8 Certyfikaty KSeF [AD_TCE01]
Generowanie certyfikatów
Certyfikaty generuje się w Aplikacji Podatnika KSeF w menu [Certyfikaty]:
* wspólne dla środowiska Produkcyjnego i Demo
* wyłącznie dla środowiska Testowego: KSeF Test
Lokalizacja certyfikatów w Trawers ERP
KSeF > Tabele > Certyfikaty [AD_TCE01]
Typy i kontekst uwierzytelnienia
* Typy certyfikatów: [U] Uwierzytelnienie, [P] Podpis linku
* Kontekst uwierzytelnienia (z karty firmy): [N] NIP lub [I] IDWew (InternalId)Potrzebne elementy
Nr seryjny, plik certyfikatu, plik klucza prywatnego, hasło klucza prywatnego.
Uprawnienia
Po dopisaniu certyfikatu należy nadać operatorom uprawnienia do certyfikatów: F3 - operatorzy .
1.9 Skrzynki KSeF [AD_TBX00] i uprawnienia [AD_PUO25]
Skrzynki i foldery
Skrzynki KSeF to miejsca wystawiania, odbierania i przechowywania faktur;
w skrzynkach wydzielono foldery porządkujące faktury pobrane/wysłane/do wysłania itd.
Standardowo w każdej skrzynce są m.in. foldery: Pobrane, Zapisane, Wysłane, Do wysłania .
Definiowanie skrzynek
KSeF > Tabele > Skrzynki KSeF [AD_TBX00]
Zainstalowany program zawiera domyślnie dwie skrzynki główne do obiegu faktur:
* NA0000 Sprzedaż
* ZO0000 Zakupy
Nowa skrzynka otrzymuje standardowe foldery (przykład):
10 Pobrane, 20 Zapisane, 30 Wysłane, 40 Do wysłania, 50 SCAM, 60 Ukryte.
Uprawnienia do skrzynek
Operatorzy mają dostęp do faktur po nadaniu uprawnień do skrzynek.
Uprawnienia nadaje się w: Operatorzy / Role > Uprawnienia > (Obiekty) >
Skrzynki KSeF [AD_PUO25] .
Przenoszenie faktur między skrzynkami (Panel KSeF)
Przenoszenie faktury między skrzynkami wykonuje się z Panelu KSeF:
F2 > Menu > Przenieś do innej skrzynki / Pobrane.
Faktury KSeF są przenoszone do folderu Pobrane.
Dobre praktyki organizacyjne
Jeżeli firma rozdziela obieg i uprawnienia (działy/oddziały), można zdefiniować własne skrzynki
(np. ZO0011 Koszty zarządu, ZO0021 Oddział Warszawa, itd.) .
Rozdział faktur może być wsparty rolami w sekcji Podmiot3
(np. [2] Odbiorca, [11] Pracownik) oraz użyciem identyfikatorów wewnętrznych IDWew
uzgodnionych z dostawcami. Dodatkowo można wspierać się serią zamówień zakupu jako podstawą rozdziału.
1.10 Kontekst logowania do KSeF: NIP vs IDWew (InternalId)
Zasada
W Trawers kontekstem logowania do KSeF może być NIP albo IDWew (InternalId).
Kontekst jest pobierany z karty firmy:
* jeśli pole IDWew jest wypełnione -> kontekst = IDWew
* jeśli IDWew puste -> kontekst = NIP
IDWew nie musi być związane z JST/GV - może identyfikować np. oddział.
Wpływ na pobieranie faktur
Pobieranie odbywa się w kontekście logowania (NIP/IDWew) .
* Gdy kontekstem jest NIP - pobierane są faktury, gdzie występujemy jako
Podmiot1, Podmiot2 lub Podmiot3 .
* Gdy kontekstem jest IDWew - pobierane są tylko faktury dla Podmiot3,
ponieważ Podmiot1 i Podmiot2 nie mogą zawierać IDWew .
2. Checklista uruchomieniowa (minimum)
1. Ustaw środowisko KSeF w [AD_TPA20]
2. Uzupełnij stawki VAT i (jeśli potrzeba) słownik stawek [AD_TPK20] / [AD_TPT10]
3. Ustaw numerację (szablon) i parametr 0305 dla NA
4. Skonfiguruj klasyfikacje i DodatkowyOpis w [AD_TPK21]
5. Ustaw harmonogram i tryb wysyłki w [AD_TPK22] + ewentualnie
powiadomienia operatorów 1136
6. Wgraj certyfikaty w [AD_TCE01] i nadaj uprawnienia (F3 - operatorzy)
7. Skonfiguruj skrzynki [AD_TBX00] i uprawnienia [AD_PUO25]
8. Zweryfikuj kontekst logowania NIP/IDWew (wpływa na pobieranie)
3. Procedura diagnostyczna pobierania faktur
3.1 Wprowadzenie
Jak przebiega pobieranie faktur i jak można diagnozować sytuacje wyjątkowe.
W przypadku problemów z pobraniem lub wczytaniem faktury można czasowo
zachować paczki ZIP, pliki XML i metadane otrzymane z KSeF.
Służy do tego parametr diagnostyczny:
KSeF > Parametry KSeF - harmonogram [AD_TPK22] (patrz opis wyżej)
Usuwać foldery tymczasowe KSeF: [T] [N] (KSEFTEMPF) #Ustawienia #PTU/VAT-KSeF
Parametr diagnostyczny. Określa, czy po pobraniu i przetworzeniu faktur z KSeF
program ma usuwać pliki tymczasowe utworzone podczas pobierania.
Domyślnie należy pozostawić:
[T] Usuń foldery tymczasowe po zakończeniu przetwarzania.
Opcję [N] stosuje się czasowo podczas diagnozowania problemów z pobieraniem
lub wczytywaniem faktur z KSeF.
3.2 Jak przebiega pobieranie faktur
Pobranie faktur z KSeF technicznie oznacza pobranie paczki ZIP.
Paczka zawiera:
* faktury w postaci plików XML,
* plik _metadata.json z metadanymi faktur.
Program zapisuje paczkę w katalogu:
../trtres/trinout/xx/ksef_temp/pobrane/
Następnie tworzy folder odpowiadający sesji pobierania, rozpakowuje w nim
paczkę i przetwarza pobrane faktury.
Przykład:
C:\trawers\demo\dane\trtres\trinout\aa\ksef_temp\pobrane
20260611-eh-237b8c3000-e7ce0c84f9-fd\
W folderze mogą znajdować się np.:
20260611-eh-237b8c3000-e7ce0c84f9-fd.zip
_metadata.json
1111111111-20260410-500EE6000000-8E.xml
1111111111-20260430-474EF1C00000-CA.xml
2222222222-20260402-53D76EC00000-7F.xml
[T] Usuwać foldery tymczasowe - Ustawienie standardowe.
Po prawidłowym zakończeniu przetwarzania program usuwa folder tymczasowy
wraz z pobraną paczką i rozpakowanymi plikami.
[T] należy stosować podczas normalnej pracy programu.
[N] Nie usuwać folderów tymczasowych
Folder z pobraną paczką ZIP, plikami XML i plikiem _metadata.json
pozostaje na dysku po zakończeniu pobierania.
Ustawienie służy do diagnozowania sytuacji wyjątkowych, np. gdy wiadomo,
że faktura znajduje się w KSeF, ale nie pojawia się w Trawersie.
Pozostawione pliki pozwalają ustalić:
* jakie faktury zostały rzeczywiście pobrane z KSeF,
* jakie dane zawiera plik _metadata.json,
* jaka jest treść XML poszczególnych faktur,
* czym różni się faktura niewczytana od faktur wczytanych prawidłowo.
NOTE:
Program może pobrać więcej faktur, niż następnie dopisze do Trawersa.
Z podanego zakresu dat pobierane są faktury dostępne w KSeF, natomiast
do zbioru nagłówków faktur TR dopisywane są tylko te, których jeszcze w nim nie ma.
Dlatego możliwa jest np. sytuacja:
pobrano z KSeF : 1000 faktur
dopisano do Trawers: 0 faktur
Nie oznacza to błędu pobierania.
3.3 Diagnostyka. Faktura nie została wczytana
1. Ustawić parametr:
Usuwać foldery tymczasowe: [N]
2. Ponownie pobrać faktury z zakresu dat obejmującego dzień,
w którym znajduje się poszukiwana faktura.
3. Otworzyć: ../trtres/trinout/xx/ksef_temp/pobrane/
4. Odszukać folder utworzonej sesji pobierania.
5. Sprawdzić, czy znajduje się w nim XML poszukiwanej faktury.
Jeżeli XML jest w folderze, oznacza to, że faktura została pobrana z KSeF.
Należy wtedy ustalić, dlaczego nie została dopisana do Trawersa.
6. W razie potrzeby porównać XML faktury niewczytanej z XML-em jednej
lub kilku faktur, które zostały wczytane prawidłowo.
Należy szukać cech szczególnych, np. odmiennego sposobu zapisu danych,
kodowania lub struktury XML.
Do porównania można wykorzystać także narzędzia AI, przekazując fakturę
niewczytaną oraz kilka faktur wczytanych prawidłowo.
7. Wyniki analizy lub przykładowe pliki przekazać do serwisu Trawersa.
Opisać szczegółowo wykonane czynności.
Patrz też:
Trawers ERP. Zgłoszenie problemu
Po zakończeniu diagnostyki parametr należy ponownie ustawić na:
[T] Usuwać foldery tymczasowe.