Komunikacja w Trawers ERP

Patrz też: Komunikacja w dziale serwisowym Powiadomienia, wiadomości, zdarzenia 1. Opis ogólny Wymagania wobec programu Kanały komunikacji i rodzaje kontaktów Rodzaje korespondencji Nośniki informacji Urządzenia wejściowe i wyjściowe 2. W programie Trawers ERP Adresaci korespondencji Drukowanie dokumentów Wysyłanie e-maili Zadania w RZ, praca zespołowa Alerty Kronika operacji (Log) Wyszukiwanie informacji 3. Przykłady treści i nośników Wysyłanie dokumentów, raportów Wysłanie e-maili Realizacja kampanii handlowych Obsługa serwisowa 4. Komponenty technologiczne w komunikacji 5. Komunikacja w dziale serwisowym 6. Tematy powiązane 7. Przewodnik szkoleniowy 8. Korespondencja w Trawers ERP

1. Opis ogólny

Komunikacja to tworzenie, przesyłanie i przechowywanie treści (informacji). Powodzenie przedsiębiorstwa, jego konkurencyjność, zależy od sprawnej komunikacji wewnętrznej, między pracownikami i zewnętrznej, z klientami i dostawcami.

Motto

Knowledge shared being knowledge gained Metody i narzędzie komunikacji powinny być wbudowane w kompleksowy system informacyjny i zapewniać pełne i aktualne informacje. Umiejętność korzystania z danych (en: Data Literacy) jest podstawowym elementem, który wpływa na sprawność funkcjonowania przedsiębiorstwa. Patrz też (na końcu) Aneks. Streszczenie kierownicze

Wymagania wobec programu

Program informatyczny, który wspomaga zarządzenie firmą powinien mieć możliwość (obiekty, funkcje, narzędzia, zasoby) aby tworzyć (generować), odbierać, wysyłać, przechowywać i wyszukiwać korespondencję (treści korespondencji). Powinien zapewnić pełny przegląd otoczenia, w którym funkcjonuje firma. Dane o kontrahentach (firmach) i osobach je reprezentujących (osoby do kontaktu). Informacje o wszelkich kontaktach, aktywności, korespondencji. Zapewnić możliwość szybkiego wyszukiwania informacji podczas podejmowania bieżących decyzji. Możliwość tworzenia raportów syntetycznych i szczegółowych.

Kanały komunikacji i rodzaje kontaktów

Rozmowy telefoniczne stacjonarne i mobilne Listy papierowe (pocztowe) e-maile Fax Spotkania (rozmowy) osobiste okazjonalne Spotkania regularne (powtarzalne) Zadania w systemie RZ Projekty Zadania Reakcje na kampanie marketingowe Działania w ramach kampanii marketingowych Prace serwisowe

Rodzaje korespondencji

Listy pojedyncze (do jednego kontrahenta) (en: Personalized letter) Listy seryjne (do wielu kontrahentów) (en: Mass letter (mailing)) Wchodząca Wychodząca Treści tworzone ręcznie Treści tworzone automatycznie

Zarządzanie dokumentami DMS

Zarządzanie dokumentami (en: DMS Document Management System), to tworzenie (rejestrowanie), porządkowanie, przesyłanie, przeszukiwanie i przechowywanie treści dokumentów w różnych formatach (doc, pdf, txt, itp.) i na różnych nośnikach (papierowe, magnetyczne, optyczne, itp.). Istotną właściwością DMS jest włączenie do repozytorium dokumentów treści, które służą do komunikacji wewnątrz firmy i komunikacji z kontrahentami. Funkcje: Rejestrowanie Porządkowanie Przesyłanie Przechowywanie Wyszukiwanie Przeglądanie Formaty: doc, pdf, txt, ... Nośniki: papierowe, magnetyczne, optyczne Zarządzanie dokumentami DMS

Treści

Standardowe (jednolite). O ustalonej zawartości (treści) i ustalonym formacie O zmiennej treści i zmiennym formacie. Dokumenty wg wzorców. Np. faktura sprzedaży, zmienne: odbiorca i jego adres, sprzedawany asortyment, kwoty Formaty: plik .pdf, wydruk na papierze, EDI (xml)

Kronika korespondencji

Zapisy o korespondencji wchodzącej i wychodzącej Zbiory archiwalne

Nośniki informacji

Elektroniczne Papierowe

Urządzenia wejściowe i wyjściowe

Drukarka Faks Telefon Skaner Ekran Program zewnętrzny Plik Głośnik (słuchawka) WWW (publikacja na www)

Źródła treści

Tworzone ad hoc, w miarę potrzeb Szkice (en: Draft) Wzorce pre-definiowane (en: Templates)

Archiwum korespondencji

Korespondencję (treści korespondencji) należy przechowywać i udostępniać osobom uprawnionym na ich życzenie.

Korespondencja a ISO i identyfikowalność

Potrzeba dostępu do korespondencji i do wszystkich innych zapisów komunikacji między użytkownikami programu wynika także z wymagań formalnych, np. wymogi ISO 9000 Zarządzanie jakością i (bardziej restrykcyjne) ISO 22000 Zarządzanie bezpieczeństwem żywności. Korespondencja prowadzona z kontrahentami i korespondencja wewnątrz firmy stanowi element systemu identyfikowalności (en: traceability). Traceability Śledzenie drogi

Przedsiębiorstwo cyfrowe

Przedsiębiorstwa cyfrowe, to są organizacje w których używa się technologii informatycznych w całej działalności, we wszystkich obszarach aktywności. Zarówno w procesach wewnątrz organizacji jak i w komunikacji z kontrahentami i instytucjami zewnętrznymi w całym łańcuchu kontaktów zaopatrzenia, kooperacji, sprzedaży i serwisu. Przedsiębiorstwo cyfrowe

2. W programie Trawers ERP

W programie są dane (informacje), narzędzia, kanały i metody komunikacji.

Firma

Informacje o firmie, użytkowniku programu Trawers ERP znajdują się w karcie firmy, w tabeli firm. Są tam, przede wszystkim, dane tele-adresowe korespondencji wysyłanej. Są tam także kody, symbole i identyfikatory wymagane w korespondencji z urzędami: NIP, nr w BDO, w GIOŚ, numery w rejestrach ewidencji gospodarczej. Oznaczenia stosowane w komunikacji elektronicznej: ILN siedziby, szczegóły z KRS (Sąd rejestrowy, kapitał). Wielo-firmowość Identyfikatory do korespondencji elektronicznej. Adresy e-mail Skrzynki e-mail E-mail Wbudowana poczta TrEmail

Operator

Informacje o osobach w firmie wysyłających i odbierających korespondencję. Imiona i nazwiska operatorów, ich adresy e-mailowe, numery telefonów. Tabela operatorów Operatorami mogą być osoby znajdujący się w kartotece pracowników. Kartoteka osobowa pracowników

Adresaci korespondencji

Informacje o osobach wysyłających i odbierających korespondencję. Dane tele-adresowe Adresy e-mail Zarządzanie bazą odbiorców Zarządzanie bazą dostawców Odbiorca i osoba do kontaktu u odbiorcy Dostawca i osoba do kontaktu u dostawcy Osoby do kontaktu Osoby w kartotece pracowników Kartoteka osobowa pracowników

Kampanie handlowe. Adresaci

W programie Trawers ERP można planować, realizować i oceniać kampanie. Tworzy się listę (zbiór danych) adresatów kampanii: odbiorcy i osoby, wysyła e-maile i analizuje rezultaty. Listy adresatów kampanii pozostają w bazie danych, do porównań i do ewentualnego, ponownego wykorzystania. Kampanie handlowe. Adresaci

Wzorce dokumentów

Możliwość tworzenia treści i wyglądu dokumentów papierowych i elektronicznych. Wzorce dokumentów i etykiet Edytor wzorców dokumentów Pola danych dla wzorców: z bazy danych i ustalane w programie Rodzaje dokumentów sprzedaży, zakupów, płatności, magazynowe, produkcyjne Wzorce dokumentów Przykłady Wzorce etykiet Przykłady

Drukowanie dokumentów

Możliwość wysyłania i odbierania dokumentów zestawień na różnych nośnikach. Drukowanie (wydruk) na różne urządzenia wyjściowe. Zapisywanie w plikach. Drukowanie Urządzenia wyjściowe

Wysyłanie plików urządzeniem [Polecenie] (wydruk)

[Polecenie] wykonuje program zewnętrzny. Nazwa pliku z wydrukiem przekazana jest w parametrze. Plik z wydrukiem może być w formacie: CSV, HTML, PDF, PRN, TXT. Urządzenia wyjściowe. [Polecenie]

Wysyłanie e-maili

Komunikacja elektroniczna. Wysyłanie dokumentów e-mailem Wysyłanie e-maili bezpośrednio z programu Autoresponder, automatyczne odpowiadanie na e-maile Baza otrzymanych i wysłanych e-maili E-mail Używanie poczty TrEmail

Publikowanie na WWW

Wykorzystanie portali internetowych. Publikowanie dokumentów na WWW Publikowanie dokumentów na WWW

Zadania w RZ. Praca zespołowa

Wymiana informacji w zespołach. Gromadzenie korespondencji w archiwach. Rejestrowanie potrzeb, zadań do wykonania, zgłoszeń serwisowych. Delegowania zadań do członków zespołu Wiele zadań do wykonania w ramach projektów Wysyłanie wiadomości (treści zadań) do zespołu Powiązanie zadań z kontrahentami, projektami i e-mailami RZ Projekty Zadania

Crowdsourcing

Angażowanie społeczności do wymiany doświadczeń, wykonywania zadań i proponowania rozwiązań. Rozbudowa komunikacji cyfrowej w celu zaangażowanie społeczności, np. klientów. Wymiana informacji, zwiększenie wiedzy, nowe pomysły. W firmie Tres koncepcję realizuje się w modułach RK Rynek Kontakty (komunikacja) i RZ Projekty Zadania: poszczególne zadania powiązane z przedstawicielami społeczności, powiązane z e-mailami i plikami załączników. RZ Projekty Zadania RK Rynek Kontakty

Zadania w RZ. Service Desk

Service Desk, to jest moduł, grupa funkcji programowych, które wspomagają prace działu obsługi serwisowej przedsiębiorstwa. Ułatwiają komunikację między klientami a działem serwisowym. RK Rynek Kontakty W programie Trawers ERP można rejestrować zgłoszenia klientów, tworzyć zadania do wykonania, wysyłać do klientów odpowiedzi, rady i zalecenia. Komunikacja w dziale serwisowym RZ Projekty Zadania

Wiadomości operatorów (rozgłaszanie)

Wysyłanie przez operatorów wiadomości (powiadomień). Wysyłanie do innych operatorów Zapisane w: [316] Zdarzenia systemowe Powiadomienia, wiadomości

Powiadomienia 11xx

Wysyłanie powiadomień o zdarzeniach automatycznie przez program. Powiadomienia o wystąpieniu zdarzeń (en: Event) 11xx to parametry wskazujące rodzaj zdarzenia. Powiadomienia, wiadomości

Alerty

Automatyczne informowania o zdarzeniach. Monitorowanie, czy wystąpiło zdarzenie Wysyłanie powiadomień (raportów) do wskazanych adresatów Alerty i raportowanie

Kronika korespondencji

Gromadzenie treści korespondencji. Archiwum danych Zapisy o wchodzących i wychodzących e-mailach (zbiór 303) Zapisy o powiązaniu e-maili z dokumentami (zbiór 388) E-mail Używanie poczty TrEmail Zbiór kontaktów bieżących (zbiór 114) archiwalnych (zbiór 113) RK Rynek Kontakty

Archiwum korespondencji

Archiwizowanie treści korespondencji. Archiwum danych E-maile przeniesione do archiwum E-mail Wbudowana poczta TrEmail Zbiór kontaktów archiwalnych (zbiór 113) RK Rynek Kontakty Dane transakcyjne, kartoteki i tabele Archiwum danych

Archiwum dokumentów

Archiwizowanie dokumentów. Archiwum danych Dokumenty w archiwum e-faktury, e-archiwum

Identyfikowanie dokumentów

Identyfikacja dokumentów polega na nadaniu każdemu dokumentowi unikalnego symbolu. W programie Trawers ERP dokumentom nadaje się unikalne symbole: RefNo. Np. [SI-FA1234/01/23] Faktura sprzedaży Podczas przetwarzania dokumentów można posługiwać się symbolem RefNo, aby wyszukać dokument, sprawdzić zawartość, przekazać kontrahentom, itp. RefNo Numery referencyjne dokumentów

Identyfikowanie zadań

Zadania w systemie RZ Projekty Zadania mają unikalny numer, np. #00051997. Zadania powiązane są z projektami, kontrahentami i użytkownikami (operatorami) Treść zadań można wysyłać (delegować) do innych użytkowników. Zadania można powiązać z odbieranymi i wysyłanymi e-mailami via TaskNr. Program zapisuje powiązanie: zadanie <---> e-mail w zbiorze (tabeli) 341 E-mail -> zadanie RZ [E-maile UID] [TaskNr] RZ Projekty Zadania

Kronika dokumentów transakcyjnych

Gromadzenie dokumentów transakcyjnych dotyczących zdarzeń gospodarczych. Rejestrowanie, przeglądanie, wyszukiwanie dokumentów Przetwarzanie dokumentów e-faktury, e-archiwum

Kronika zdarzeń (en: Event)

Gromadzenie zapisów o procesach programu i wystąpieniu zdarzeń uznanych za szczególnie ważne. [316] Zdarzenia systemowe Powiadomienia, wiadomości

Kronika operacji (log)

W kronice (logu) (en: Transaction Log) zapisywane są czynności wykonywane przez użytkowników programu, np. wywołanie funkcji, zmiany zapisów w kartotece odbiorców, szczegóły transakcji operacji magazynowych, itp. Kronika operacji (log)

Wyszukiwanie informacji

Wyszukiwanie informacji zgromadzonych w tabelach i zbiorach pomocniczych. Szukanie w bazie danych Szukanie w bazie danych

Raporty i analizy

Zadaniem raportów i analiz jest dostarczanie informacji i wiedzy na podstawie danych zgromadzonych w programie Trawers ERP. Informacje te mogą być w formacie raportów, sprawozdań, wskaźników itp. Raporty i analizy

Bezpieczeństwo korespondencji

Zapewnienie bezpieczeństwa: ochrona dostępu, ochrona przed utratą. Ustalanie: Kto: role, operatorzy Kto może odbierać ? Kto może wysyłać ? Kto może przeglądać korespondencję bieżącą, w archiwum ? Kto może przeglądać kroniki ? Kto może dopisywać, korygować, przeglądać teksty (wzorce) ? Bezpieczeństwo. Mechanizmy

ISO i identyfikowalność

Dostęp do korespondencji i do wszystkich innych zapisów komunikacji między użytkownikami i partnerami biznesowymi wymaganych dyrektywami ISO 9000 Zarządzanie jakością i ISO 22000 Zarządzanie bezpieczeństwem żywności. Korespondencja prowadzona z kontrahentami i korespondencja wewnętrzna stanowi element systemu identyfikowalności (en: traceability). Traceability Śledzenie drogi

Wymiana danych z innymi programami

Automatyczna i manualna wymiana danych i dokumentów z otoczeniem. Automatyczne i ręczne wysyłanie i pobieranie danych i dokumentów Wymiana danych z innymi programami

Pola opisowe. Memo, remark, notatki

Opisy powiązane z rekordami zgromadzonymi w bazie danych. * Memo. Notatka o dowolnej długości tekstu, która podczas wyświetlania przewijana jest (skrolowana) w oknie na ekranie. * Remark. Arkusz składający się z 15 linii po 64 znaki (960 znaków pisarskich) Opisy. Memo i Remark

Kolory wyróżnień

Narzędziem (metodą) komunikacji z użytkownikiem (operatorem) są kolory wyróżnień. Kolorami można przedstawiać informacje w sposób bardziej czytelny, wyrazisty. W programie Trawers ERP można wyróżnić kolorami informacje wyświetlane na ekranie. Np. można wyświetlić na czerwono nazwę odbiorcy, który nie zapłacił za faktury. Preferencje operatorów

Konwersacja (en: Chat)

Mechanizm wysyłania wiadomości (rozgłaszania) może służyć do rozmowy (konwersacji) między użytkownikami programu (en: Chat). Wysyłanie wiadomości Po otrzymaniu wiadomości można natychmiast odpowiedzieć. Treść rozmowy pozostaje w kronice wiadomości (w kronice zdarzeń). Powiadomienia, zdarzenia

Komponenty technologiczne i ich złożenia

Komponenty są elementami (częściami składowymi), z których buduje się oprogramowanie. Złożenia, to możliwość przekazywania danych od komponentu do komponentu w celu utworzenia wielo-funkcyjnego ciągu procesu. Np. AutoRun wykonuje Alert, który wysyła e-mailem wezwania do zapłaty do odbiorcy. Komponenty technologiczne

Ogłoszenia firmy Tres

Firma Tres okazjonalnie przekazuje użytkownikom programu informacje: Ogłoszenia firmy Tres. Informacje są na ekranie (formatce). Pojawiają się u wszystkich operatorów bezpośrednio po zalogowaniu. Treść ogłoszenia można wyświetlać wielokrotnie. Operator wskazuje datę (okres) ponownego wyświetlenia. Program pobiera treść ogłoszenia z portalu: Baza Wiedzy Trawers ERP. Ogłoszenie można przeglądać także w internecie. Program podaje adres strony. Baza wiedzy. Trawers ERP

3. Przykłady treści i nośników

W oddzielnym opisie przedstawiono przykłady wysyłanych i odbieranych komunikatów. Patrz szczegóły: Komunikacja w Trawers ERP. Przykłady Podano przykładowe treści i ich nośniki. Np. Wysyłanie dokumentów, raportów Wysłanie e-maili Zapisanie faktury w e-archiwum Delegowanie zadań do operatorów Realizacja kampanii handlowych Obsługa serwisowa Patrz też: Komunikacja w dziale serwisowym Powiadomienia, wiadomości, zdarzenia

4. Komponenty technologiczne w komunikacji

Czym jest komponent ?

Komponent jest elementem (częścią składową), z którego buduje się oprogramowanie. Ma cechy 'czarnej skrzynki' tj. znamy jego zachowanie, kanały wejścia (en: Input) i wyjścia (en: Output) lecz nie znamy (nie musimy znać) wewnętrznej budowy.

Komponenty w programie Trawers ERP

* Baza danych * Procesy AutoRun * Alerty * Funkcje TrExt * Urządzenia wyjściowe * TrEmail * Pliki załączników * SOA * EDI * CSV Komponenty technologiczne

Zastosowanie komponentów

Komponenty stosuje się do realizacji konkretnych zadań oczekiwanych od systemu informatycznego, np. wystawienia faktury sprzedaży z treścią i w postaci zdefiniowanej w definicji wzorca, wysłania raportu do klienta gdy wystąpi określone zdarzenie (mechanizm alertu). Jednym z wielu zadań oczekiwanych od komponentów jest komunikacja, tj. tworzenie, przesyłanie i przechowywanie treści (informacji). Komponenty mają właściwość złożenia. Złożenia, to możliwość przekazywania danych od komponentu do komponentu w celu utworzenia wielo-funkcyjnego ciągu procesu. Np. AutoRun wykonuje Alert, który wysyła e-mailem wezwania do zapłaty do odbiorców. Komponenty technologiczne

5. Komunikacja w dziale serwisowym

Dział obsługi serwisowej przedsiębiorstwa jest pośrednikiem między oczekiwaniami klientów a możliwościami zaspokojenia tych oczekiwań przez przedsiębiorstwo: dostawcę produktów i usług. Czynności w dziale serwisu polegają, w przeważającej mierze, na komunikacji z klientami. Na przetwarzaniu korespondencji między klientami a działem serwisu. Komunikacja w dziale serwisowym

6. Tematy powiązane

Zarządzanie dokumentami DMS Wzorce dokumentów i etykiet Urządzenia wyjściowe. Wydruki Drukowanie. Ogólnie E-mail Wbudowana poczta TrEmail E-mail Używanie poczty TrEmail W Tres: Jak wysłać e-maile ? RK Rynek Kontakty RZ Projekty Zadania Osoby do kontaktu Komunikacja w dziale serwisowym Oznaczanie rekordów Szukanie w bazie danych Raporty i analizy Baza wiedzy. Trawers ERP e-faktury, e-archiwum Archiwum danych Komponenty technologiczne Przedsiębiorstwo cyfrowe Słowa kluczowe #TrawersERP-Komunikacja #Serwisowanie-Usługi #e-KomunikacjaEmail #Pomoc-AsystentAI

7. Przewodnik szkoleniowy

(AsystentAI) Komunikacja w Trawers ERP. Opis skrócony. Prezentacja możliwości z naciskiem na: strategiczne aspekty, możliwości systemu, korzyści biznesowe i elementy wspierające zarządzanie, organizację i zgodność z normami.

7.1 Cel komunikacji w ERP

* Efektywna komunikacja to kluczowy element zarządzania firmą - zarówno wewnętrznego (między pracownikami), jak i zewnętrznego (klienci, dostawcy, instytucje). * Trawers ERP umożliwia tworzenie, wysyłanie, odbieranie, przechowywanie i analizę treści w różnych kanałach i formatach.

7.2 Główne funkcje komunikacyjne systemu

* Kanały i formy kontaktu * E-mail (wbudowana poczta TrEmail, autoresponder, archiwizacja) * Dokumenty papierowe i cyfrowe (PDF, EDI, CSV) * Komunikaty systemowe i alerty automatyczne * Wiadomości między operatorami (wewnętrzny chat) * Zadania i zgłoszenia w module RZ (projekty i serwis) * Zarządzanie dokumentami i korespondencją * Elektroniczne archiwum dokumentów i e-maili * Wzorce dokumentów i etykiet (definiowalne) * Identyfikatory dokumentów i zadań (RefNo, TaskNr) * Rejestrowanie i śledzenie komunikacji (kroniki, logi) * Współpraca i praca zespołowa * Delegowanie zadań i obiegi informacji w zespołach * Powiązanie komunikacji z projektami, kontrahentami, dokumentami * Crowdsourcing i udział społeczności w komunikacji (moduł RK)

7.3 Bezpieczeństwo, integracja i cyfryzacja

* Bezpieczeństwo korespondencji * Kontrola dostępu do treści i dokumentów * Uprawnienia według ról operatorów * Funkcje śledzenia komunikacji (traceability) i pełnej identyfikowalności * Integracja i cyfryzacja * Możliwość publikowania dokumentów na portalach WWW * Wymiana danych z innymi systemami (EDI, CSV, API) * Komponentowa budowa systemu - elastyczność i automatyzacja procesów * Cyfrowe przedsiębiorstwo: pełna integracja komunikacji z procesami firmy

7.4 Korzyści dla zarządzania

* Szybki dostęp do informacji: korespondencja, zadania, historia kontaktów * Usprawnienie obiegu dokumentów i reakcji na zdarzenia * Lepsza kontrola i audytowalność działań komunikacyjnych * Zwiększenie przejrzystości działań zespołów i partnerów * Redukcja ryzyk i nieporozumień dzięki centralizacji informacji Hasło przewodnie * Knowledge shared being knowledge gained Informacja dostępna dla właściwych osób we właściwym czasie zwiększa skuteczność działania firmy.

7.5 Moduły kluczowe dla komunikacji

* TrEmail - Wbudowana poczta firmowa * RZ - Projekty i Zadania - Praca zespołowa, zgłoszenia serwisowe * RK - Rynek i Kontakty - Kampanie handlowe, relacje z klientami * DMS - Zarządzanie dokumentami * Alerty i AutoRun - Automatyczne reakcje na zdarzenia * Baza wiedzy i ogłoszenia firmy Tres

8. Korespondencja w Trawers ERP

(AsystentAI) Moduł: Korespondencja w systemie Trawers ERP pozwala na tworzenie i automatyczne wysyłanie e-maili, wydruków oraz powiadomień do klientów i pracowników - bez potrzeby ręcznego generowania dokumentów. Obsługuje też wysyłkę seryjną, szablony oraz integrację z dokumentami systemowymi. --- Spis treści 1. Czym jest moduł Korespondencja? 2. Kluczowe możliwości 3. Typowe zastosowania 4. Wysyłka automatyczna i ręczna 5. Definiowanie szablonów 6. Wysyłka z listy danych 7. Zabezpieczenia i logi 8. Najczęstsze pytania (FAQ) 9. Powiązane tematy --- 1. Czym jest moduł Korespondencja? To centralne miejsce w Trawers ERP do zarządzania wiadomościami e-mail, powiadomieniami, drukami i dokumentami do wysyłki. Obsługuje też automatyczną wysyłkę wg zdarzeń lub harmonogramu. --- 2. Kluczowe możliwości * Wysyłka e-maili z załącznikami (PDF, XML itp.) * Generowanie wiadomości na podstawie szablonów HTML/tekstowych * Obsługa powiadomień systemowych * Automatyczna wysyłka dokumentów handlowych (np. faktur) * Historia wysyłek i statusów --- 3. Typowe zastosowania * Wysyłka faktur i dokumentów sprzedażowych po ich zatwierdzeniu * Przypomnienia o zaległościach (np. należności) * Powiadomienia dla pracowników o zleceniach, zmianach, zadaniach * Masowe mailingi do klientów --- 4. Wysyłka automatyczna i ręczna | Tryb | Opis | | ------------ | -------------------------------------------------- | | Ręczny | Z poziomu dokumentu, panelu lub listy rekordów | | Automatyczny | Wywoływany przez alerty, akcje lub w tle (AutoRun) | Przykład: Po zatwierdzeniu faktury, alert może automatycznie wysłać ją na e-mail klienta w PDF. --- 5. Definiowanie szablonów Szablony korespondencji są definiowane w systemie i mogą być: * tekstowe lub HTML * powiązane z typem dokumentu (np. faktura, oferta) * personalizowane danymi z systemu (np. nazwa klienta, nr dokumentu) Moduł umożliwia podgląd i testowanie szablonów. --- 6. Wysyłka z listy danych Korespondencję można generować zbiorczo z list dokumentów (np. lista faktur). System umożliwia zaznaczenie wielu pozycji i uruchomienie zbiorczego działania: * Drukuj * Wyślij e-mail * Eksportuj PDF/XML --- 7. Zabezpieczenia i logi * Wysyłki są rejestrowane w systemie (logi) * Dla każdej wiadomości zapisywane są: data, adresat, treść, status * Można łatwo odtworzyć historię wysyłki danego dokumentu --- 8. Najczęstsze pytania (FAQ) Q: Czy mogę używać własnych szablonów ? A: Tak, można tworzyć własne szablony, także z dynamicznymi danymi z Trawers. Q: Czy mogę automatycznie wysyłać faktury w PDF? A: Tak, po zatwierdzeniu dokumentu można uruchomić alert automatycznej wysyłki z załącznikiem PDF. Q: Gdzie sprawdzić status wysyłki? A: W module korespondencji lub na karcie danego dokumentu - w logu wysyłek. --- 9. Tematy powiązane * [Alerty i automatyzacja zadań (AutoRun)] * [Edycja szablonów w Trawers](#) * [Logi wysyłki i historia korespondencji](#) * [Konfiguracja serwera poczty SMTP](#) ---