1. Opis ogólny
Baza wiedzy Trawers ERP
Zawartość bazy wiedzy
Źródło informacji dla ChatGPT
Adresaci bazy wiedzy
Elementy opisów
Szukanie informacji
Baza wiedzy. Inne źródła informacji
Jak pisać teksty do Bazy wiedzy ?
2. Rola (wykorzystanie) bazy wiedzy
Model ogólny
Marketing treści
Self-Service
Edukacja
3. TrBWiedzy. System tworzenia bazy wiedzy
Składowe systemu TrBWiedzy
TrBWiedzy u użytkowników Trawers ERP
Materiały marketingowe
Zgłoszenia serwisowe
4. Kierunki rozwoju
5. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
Ogólnie: baza wiedzy, to jest usystematyzowany zbiór informacji, opisów, porad.
Baza wiedzy Trawers ERP
Firma Tres CO prowadzi politykę otwartego dostępu do dokumentacji.
Pełna dokumentacja dla wszystkich systemów (modułów) jest dostępna w Bazie wiedzy.
Baza wiedzy Trawers ERP, to jest skomputeryzowany, usystematyzowany zbiór opisów,
pojęć, porad, przypadków użycia, itp. dotyczących programu Trawers ERP.
Zawiera informacje skierowane do potencjalnych i aktualnych użytkowników programu.
Komunikacja w Trawers ERP
Baza wiedzy jest podstawowym elementem komunikacji między użytkownikami programu
Trawers a działem obsługi serwisowej.
Wspomaga realizację KCS: Knowledge-centered service. Usług zorientowanych na wiedzę.
Komunikacja w dziale serwisowym
Pozytywy Bazy Wiedzy
* Dostępność on-line. Baza Wiedzy dostępna on line (często nazwana: Online Help)
pozwala uzyskać informacje praktycznie natychmiast, po naciśnięciu jednego
klawisza lub wybraniu strony internetowej.
Nie trzeba wertować kolejnych tomów drukowanych instrukcji i wyszukiwać
potrzebnych informacji. Narzędzia internetowe (wyszukiwarki) ułatwiają
dostęp do poszukiwanych opisów i szczegółów rozwiązań stosowanych w programie.
* W Bazie Wiedzy są opisy nt. konfiguracji programu, opisy parametrów, funkcji
użytkowych, używanych pojęć i zastosowanych algorytmów obliczeniowych.
To łatwia administratorom zarządzanie programem a użytkownikom zastosowanie
w codziennej eksploatacji.
* Dostępność informacji on-line zwiększa zaufanie do programu. Użytkownicy sami
mogą odszukać potrzebne informacje bez konieczności rozpytywania innych.
* Obniżenie kosztów pomocy serwisowej. Istnienie Bazy Wiedzy zmniejsza liczbę
zapytań kierowanych do działu serwisu. Nie ma potrzeby poświęcania kolejnych
godzin na odpowiedzi, często na takie same pytania.
Końcowe koszty użytkowania oprogramowania są zdecydowanie niższe.
Baza Wiedzy tworzy skuteczny system samo-pomocy (en: Self-Service),
z którego użytkownicy mogą sam korzystać, bez angażowania pośredników
(sprzedawców, serwisantów, konsultantów).
Komunikacja w dziale serwisowym
Apel do użytkowników programu Trawers ERP
Prosimy sygnalizować, które tematy lub całe obszary wiedzy wymagają uzupełnień
lub wyjaśnień. Będziemy uzupełniać, wyjaśniać, dawać przykłady i wskazówki.
Prosimy pisać na adres e-mailowy: tres@tres.pl
Zawartość bazy wiedzy
Baza wiedzy zawiera opisy (artykuły i dokumenty) programu Trawers ERP.
* Opisy rozwiązań funkcjonalnych i technicznych
* Opisy instalowania i aktualizacji
* Opisy wdrażenia i użytkowania
* Opisy administrowania i serwisowania
Źródło informacji dla ChatGPT
Program ChatGTP wykorzystuje ogólną wiedzę znajdującą się w zasobach
internetowych oraz wiedzę (informacje) obecną w artykułach (tekstach)
na stronach: Baza wiedzy Trawers ERP.
ChatGPT korzysta z rozbudowanej Bazy Wiedzy (ponad 900 artykułów).
I, dodatkowo, wyszukuje powiązane informacje w zasobach internetu.
ChatGPT. Pytania i odpowiedzi
Do wyszukiwania informacji ChatGPT stosuje algorytmy i modele AI
(AI Sztuczna inteligencja). Dlatego treści zapisane w artykułach
Bazy Wiedzy warto pisać tak, aby ułatwić ich wyszukiwanie przez
algorytmy ChatGPT.
Patrz też:
Baza wiedzy. Jak budować ?
Tytuł
Spis treści
Rozdziały
Treść z odsyłaczami (linkami)
Tematy powiązane
Odsyłacze (linki)
Terminologia alfabetycznie
Terminologia alfabetycznie
Szukanie informacji
Baza wiedzy jest podstawowym źródłem informacji o programie Trawers ERP.
Treści bazy wiedzy Treści Bazy Wiedzy dostępne są:
* podczas pracy w programiem klawisz: [F1] Pomoc
* na stronie https://trawers.tres.pl
Szukanie informacji o programie
Baza wiedzy. Inne źródła informacji
Informacje zawarte w bazie wiedzy dostępnej w programie (F1) i on-line
w internecie wzbogacają kolejne źródła informacji:
* Zawartość katalog: ftp.tres.plKatalog: ftp.tres.pl
Pliki aktualizujące program. Definicje wzorców,
które można natychmiast stosować lub traktować jako przykłady
do redagowania własnych, indywidualnych wzorców.
Definicje: Alerty
Definicje: Raporty
Przykłady zastosowania funkcji SOA (API)
* Elektroniczny biuletyn (en: Newsletter)
E-mail wysyłany okresowo, do wyselekcjonowanej grupy adresatów.
Służy do stałej komunikacji. Ma na celu informowanie o nowościach,
zmianach, ofertach.
Biuletyny informacyjne* Informacje o nowościach i zmianach
Dokument: Nowości i zmiany zawiera opisy i daty ich wprowadzania do programu.
O nowościach i zmianach* ChatGPT. Pytania i odpowiedzi
ChatGPT, to jest program dostępny w sieci (w internecie), który ułatwia
wyszukiwanie informacji w artykułach zgromadzonych na stronie: Baza Wiedzy
i w informacjach znajdujących się w internecie. Wystarczy zadać pytanie.
ChatGPT. Pytania i odpowiedzi
* Strona Tres w serwisie społecznościowym Facebook
Baza wiedzy. Budowanie na zapotrzebowanie
Treści artykułów najczęściej są inspirowane przez zapytania i potrzeby wyjaśnień
pochodzące od użytkowników programu Trawers i od współpracowników.
Treści mogą dotyczyć prostych pytań, złożonych problemów a nawet wielo-etapowych
funkcji i procesów.
W miarę upływu czasu treści należy wzbogacać i poprawiać.
Warto zastosować regułę: reuse is review (okazja aby przejrzeć na nowo).
Za każdym razem, gdy następuje odwołanie (link) do artykułu, należy
przeglądać treść i poprawić i rozbudować w miarę potrzeby.
Komunikacja w dziale serwisowym
Jak pisać teksty do Bazy wiedzy ?
Podstawowe reguły, wskazówki i sugestie nt. tworzenia opisów programu Trawers.
Baza wiedzy. Jak budować ?
2. Rola (wykorzystanie) bazy wiedzy
Model ogólny
Baza Wiedzy Trawers ERP wykorzystywana jest w działalności marketingowej,
w serwisie i w rozwijaniu produktu, programu Trawers ERP.
Model ogólny
o--------------------------o
/ Wiedza w internecie \
/ . . \
/ . o-----------------o . \
/ . / \ . \
/ . / Baza Wiedzy \ . \
o . o o . o <----- WIEDZA
\ . \ Trawers ERP / . /
\ . \ o o o / . /
\ . o--|-----|-----|--o . /
\ ^ ^ ^ . /
\ .. --> | < > | < > | <-- /
o-------|-----|-----|------o
^ ^ ^
| | |
| | | <----- PUBLIKACJE
v v v
Content | Customer / Partner
Marketing | Self-Service
^
Inbound Marketing |
|
v
Customer / Partner
Experience
Marketing treści
Marketing treści (en: Content Marketing).
Pozyskiwanie klientów poprzez publikowanie atrakcyjnych i przydatnych treści.
Poprzez zainteresowanie treścią kierowanie uwagi potencjalnych klientów
na oferowany produkt: Trawers ERP i usługi firmy Tres.
Inbound Marketing
Powiązany z Content Marketing, tj. kierowanie zainteresowania potencjalnych
klientów na oferowany produkt. Obejmuje publikowanie treści oraz takie
działania w internecie, które powodują zainteresowanie produktem i firmą
(en: Attract Traffic).
Aby potencjalni klienci sami znaleźli to, czego szukają.
Self-Service
Rozwój metod, narzędzi i treści, które dostarczą użytkownikom
programu Trawers ERP odpowiedzi na pytania, wskażą sposoby rozwiązywania
problemów, podpowiedzą najlepsze praktyki i metody postępowania.
Bez potrzeby bezpośredniego angażowania inżynierów i konsultantów.
Patrz też:
Komunikacja w dziale serwisowym
Edukacja
Edukowanie decydentów, aby posiedli pełniejszą wiedzę konieczną
przy podejmowaniu decyzji dot. zakupu licencji programu ERP i usługi IT.
Treści
* Opisy wdrożeń programu Trawers ERP w różnych branżach
* Opisy rozwiązań ogólnych i specjalistycznych w programie Trawers ERP
* Opisy wybranych zagadnień merytorycznych
* Biuletyny (en: Newsletters)
* Polecane imprezy, szkolenia książki, publikacje, ogłoszenia
Wyszukiwarki internetowe
Obecność słów kluczowych lub innych oczekiwanych wyrażeń w treści bazy wiedzy
zwiększa szanse na wysokie pozycjonowanie strony https://trawers.tres.pl/trdok/
Źródło informacji dla ChatGPT
Program ChatGTP i programy podobne wykorzystuje ogólną wiedzę znajdującą się
w zasobach internetowych oraz wiedzę (informacje) obecną w artykułach (tekstach)
na stronach: Baza wiedzy Trawers ERP.
ChatGPT korzysta z rozbudowanej Bazy Wiedzy (ponad 900 artykułów).
I, dodatkowo, wyszukuje powiązane informacje w zasobach internetu.
3. TrBWiedzy. System tworzenia bazy wiedzy
Opis ogólny
TrBWiedzy, to jest skrótowe określenie systemu budowania bazy wiedzy
opracowanego i rozwijanego w firmie Tres.
Podstawowym zadaniem TrBWiedzy jest wspomaganie generowania treści
portalu: Baza wiedzy Trawers ERP (https://trawers.tres.pl/trdok/)
Składowe systemu TrBWiedzy
* Koncepcja tworzenia, generowania i publikowania treści (artykułów)
na portalu internetowym
* Koncepcja struktury informacji, użyte znaczniki, elementy graficzne
* Programy usługowe i serwisowe, np. konwersja do formatu HTML
TrBWiedzy u użytkowników Trawers ERP
System budowania i publikowania w internecie treści tworzących bazę wiedzy
stosowany jest z powodzeniem przez firmę Tres.
TrBWiedzy
Sądzimy, że podobny system może być przydatny także u użytkowników programu
Trawers ERP. Przede wszystkim w działach handlowych i serwisowych.
Materiały marketingowe
W działach handlowych do publikowania aktualnych informacji o ofercie
firmy: cenniki, opisy produktów, przypadki zastosowań.
Aby publikowane informacje pochodziły bezpośrednio z firmowych baz danych,
z programu Trawers. Aby nie było potrzeby powielania informacji przy użyciu
innych, zewnętrznych programów (aplikacji internetowych).
Zgłoszenia serwisowe
W działach serwisowych do komunikacji z klientami i obsługi zgłoszeń
serwisowych, wg modelu KCS Knowledge-centered service.
Komunikacja w dziale serwisowym
Kontakt
Prosimy o pytania nt. szczegółów koncepcji TrBWiedzy oraz definiowanie
własnych potrzeb. Prosimy pisać na adres: tres@tres.pl
4. Kierunki rozwoju
4.1 Zarządzanie bazami wiedzy. Narzędzia
1. Confluence (Atlassian)
Platforma do tworzenia wiki i zarządzania dokumentami.
Umożliwia taggowanie, kategoryzowanie (grupowanie), połączenie z Jira.
PS: Paweł pracuje z Confluence
2. Notion
Budowanie bazy wiedzy z tagami i linkami. Różne rodzaje mediów.
3. Document360
Specjalizowane do zarządzania bazami wiedzy. Taggowanie, grupowanie,
śledzenie i analizowanie użycia tagów.
4. Guru
Budowanie scentralizowanej bazy wiedzy z tagowaniem i linkami.
Pomaga organizować i wyszukiwać informacje.
5. SharePoint (Microsoft)
Platforma do zarządzania dokumentami i wymiany informacji w zespołach.
Tagi, metadane ułatwiają wyszukiwanie.
6. ClickUp
Zarządzanie projektami oraz tworzenie i zarządzanie bazą danych.
7. Bloomfire
Budowanie bazy wiedzy. Taggowanie, grupowanie. Używane przez prawników.
8. Nuclino
Platforma do tworzenia wiki i zarządzania dokumentami.
Mniej rozbudowana ale przydatna.
4.2 Budowanie bazy wiedzy. Wskazówki
1. Zdefiniować główne cele. Np. ułatwić dostęp do informacji, umożliwić
wymianę wiedzy.
2. Poznać potrzeby użytkowników, np. ankiety, wywiady.
Zapewnić, że będą uwzględniane w stosowanych rozwiązaniach.
3. Zaprojektować i zbudować logiczną strukturę informacji: kategorie, tagi, linki.
4. Zapewnić szybkie wyszukiwanie informacji.
5. Dostarczyć poradniki i narzędzia ułatwiające korzystanie z bazy wiedzy.
6. Umożliwić rozbudowę bazy wiedzy, także przez użytkowników.
Jednak zapewnić weryfikowanie i akceptowanie przed opublikowaniem.
7. Analizować wykorzystanie bazy wiedzy w celu jej usprawnienia.
Zbierać uwagi i sugestie użytkowników.
8. Wskazać osoby odpowiedzialne za poszczególne obszary treści.
Zapewnić aktualność treści. Regularnie monitorować.
9. Powiązać z innymi narzędziami, np. z CRM, praca grupowa.
10. Zapewnić dostępność na różnych urządzeniach i nośnikach.
4.3 Warto brać przykład
Warto rozważyć czerpanie inspiracji z poniższych przykładów:
1. NASA's Lessons Learned Database
- Tworzenie centralnego repozytorium 'lekcji wyniesionych' z wdrożeń,
problemów i najczęstszych zapytań użytkowników.
To może ułatwić zdobycie wiedzy przez przyszłych użytkowników.
- Wprowadzenie sekcji 'ekcje z wdrożeń Trawers ERP' mogłoby być pomocne
zarówno dla nowych użytkowników, jak i tych zaawansowanych,
którzy chcą uniknąć problemów rozwiązywanych wcześniej.
2. Procter & Gamble's Connect + Develop
- Warto rozważyć utworzenie platformy do współpracy z partnerami,
integratorami systemów i użytkownikami, którzy mogliby dostarczać
dodatkowych funkcjonalności, wskazówek czy integracji.
- Można wprowadzić sekcję dla społeczności użytkowników lub forum
do dzielenia się doświadczeniami i pomysłami.
3. Ford's Best Practice Replication
- Zastosowanie mechanizmu dokumentowania i rozpowszechniania najlepszych
praktyk dla korzystania z Trawers ERP.
Można to zrobić przez artykuły w stylu: Jak optymalnie korzystać z [moduł X] ?
lub: 10 praktyk zwiększających efektywność magazynowania.
- Tego rodzaju wpisy mogą budować zaufanie wśród użytkowników, oferując
konkretne i sprawdzone rozwiązania.
4. Deloitte's Competency Management System
- Można rozważyć stworzenie sekcji bazującej na umiejętnościach
i kompetencjach związanych z Trawers ERP.
- Na przykład 'Dla zaawansowanych użytkowników' lub
'Moduł podstawowy vs zaawansowany' w zależności od poziomu wiedzy użytkownika.
5. British Petroleum's Virtual Teamwork
- Tworzenie platformy do wirtualnej współpracy między zespołami lub użytkownikami.
- W Baza Wiedzy Trawers ERP mogłoby to przybrać formę wspólnej pracy
nad scenariuszami wdrożenia lub Q&A, gdzie użytkownicy pomagają sobie
nawzajem w rozwiązywaniu problemów.
Rekomendacja: Połączenie najlepszych praktyk
Warto połączyć elementy z podanych przykładów:
- Centralne repozytorium wiedzy i doświadczeń (NASA).
- Społeczność dzieląca się doświadczeniami (P&G, BP).
- Praktyczne przewodniki i optymalizacje (Ford).
Takie podejście pozwoli zbudować kompleksową bazę wiedzy, która nie tylko
dostarcza informacji, ale także wspiera rozwój wiedzy wśród użytkowników.