0. Opis ogólny
1. Wyszukiwanie w kartotekach i tabelach
Szukanie w poszczególnych polach
Query. Szukanie wg warunków
Kontrahenci (odbiorcy i dostawcy)
Indeksy magazynowe i nie-magazynowe KIM
Należności i zobowiązania
Dokumenty (transakcje)
2. Przeszukiwanie dokumentów (transakcji)
2.1 W nagłówkach i pozycjach dokumentów
2.2 W wielu zbiorach danych
3. Zawężanie (filtrowanie) danych
Query. Zapytania wg warunków:
Warunki (filtry) operatorów
Ostatnie wybory operatorów
Wyrażenia regularne (regex)
4. Przeglądanie zbiorów bazy danych
5. Zestawienia tabelaryczne
6. F1 Pomoc > Szukaj w opisach i tabelach
7. Statystyki zbiorów danych
8. Użycie generatorów raportów
9. Przeszukiwanie plików tekstowych
10. Tematy powiązane
0. Opis ogólny
Szybkość i trafność wyszukiwania informacji zgromadzonych w bazie danych programu
ma kluczowe znaczenie przy ocenie jego użyteczności w codziennej pracy.
Funkcje wyszukiwania informacji są podstawowym narzędziami użytkowników (operatorów)
oraz administratorów. Możliwość formułowania różnorodnych warunków wyszukiwania
ułatwia posługiwanie się programem i zgromadzonymi danymi.
Administratorom programu ułatwiają wyszukiwanie błędnych zapisów, diagnozowanie
przyczyn nieprawidłowości i naprawianie danych.
W programie Trawers ERP znajdują się narzędzia i metody, które umożliwiają szybkie
i skuteczne wyszukiwanie potrzebnych informacji.
Wykorzystanie tabel indeksowych
Część narzędzi korzysta z tabel indeksowych utworzonych przy podstawowych kartotekach
i zbiorach danych transakcyjnych. Działanie i rola indeksów polega głównie
na przyspieszeniu wyszukiwania rekordów w bazie danych.
Budowa i nazwy tabel indeksowych opisane są w słowniku danych.
Baza danych. Słownik
Wyszukiwanie wystąpień słów, fraz
Część narzędzi stosuje tzw. wyszukiwanie swobodne (en: Free text search).
Program (en: Search engine) przegląda zapisy (rekordy w zbiorach, teksty)
w poszukiwaniu wystąpienia (obecności) ciągu znaków (liczby, słowa, wyrażenia)
wskazanych przez operatora.
1. Wyszukiwanie w kartotekach i tabelach
Wyszukiwanie rekordów (zapisów) zawierających wskazane słowa lub wyrażenia
w kartotekach i tabelach. Np. asortyment ze słowem [złączka] w kartotece
indeksów magazynowych KIM lub odbiorców z wyrażeniem [Sp.z o.o] i [Gdynia].
Szukanie w poszczególnych polach
Wybieranie rozwijanej listy wyboru
Podstawowy sposób wyszukiwania, to klawisze [F2] i [F3] na polach: symbol i nazwa.
[F2] Wyświetlenie listy wyboru
Szuka początkowych zgodnych znaków (en: Starts with)
[F3] Wyświetlenie listy wyboru
Szuka dowolnych zgodnych znaków (en: Contains)
Można podać wiele ciągów znaków, np. [sko+bi+w][F3]
Użycie klawiszy [F2] i [F3] opisano w tym dokumencie:
Klawisze. Mysz
----------------------------------------
F2/3-wybór (wg symbolu), Tab-(wg nazwy)
----------------------------------------
Query. Szukanie wg warunków
Query, dosłownie: zapytanie, pojęcie stosowane w informatyce dla określenia
metody wyszukiwania informacji w bazach danych. Metoda polega na wskazaniu
warunków wyszukiwania (wybierania), np. wyszukanie faktur sprzedaży
o wartości netto powyżej 10 tys zł wystawionych od początku roku do dzisiaj.
Jako wynik zapytania otrzymuje się tę część zapisów znajdujących się w bazie,
które spełniają podany warunek. Dlatego mówi się o filtrowaniu danych.
Warunki zapytań Query można zapamiętywać i wielokrotnie z nich korzystać.
Zapytania wg warunków Query
Kontrahenci (odbiorcy i dostawcy)
Kontrahentów można wyszukiwać:
- wg miasta
- wg ulicy
- wg NIP
- wg www
- wg długich nazw
- wg osób do kontaktu
- e-maili, itp.
Zarządzanie bazą odbiorców
--------------------------------------------------------------
F2/3-wybór (wg symbolu), Tab-(wg nazwy), F5-(wg NIP), F6-osoba
--------------------------------------------------------------
---------------------------------------
F2-warunek, F3-szukaj, F10-karta, Enter
----------- ----o---- -----------------
|
v------o-----------------------------------------v
Szuka w: NIP, nazwa krótka, miasto, ulica, www, nazwa długa
Indeksy magazynowe i nie-magazynowe KIM
Indeksy w kartotece KIM można wyszukiwać:
- wg pól (kolumn) w kartotece KIM
* symbol (indeks)
* nazwa
* BarKod (EAN13)
* marka (brandID)
- wg pól (kolumn) zbiorów powiązanych
* kody dodatkowe KID
* indeksy producentów MPN
* indeksy odbiorców
* (opcja) atrybuty (cechy)
KIM Kartoteka indeksów
Patrz też:
KIM Tabela atrybutów
NOTE: Program zapamiętuje zastosowany porządek (metodę) wyszukiwania
i podpowiada podczas kolejnego wyszukiwania.
Patrz też:
---------------------------------------------------------
F2/3-wybór indeksu, Tab-nazwy, F5-BarKod, F6-KID, F7-MPN
---------------------------------------------------------
Klawisz [/-szukaj]
[/-szukaj] pozwala wyszukiwać ciągów znaków (fraz) w wielu zbiorach:
Program szuka podanych znaków:
* W zbiorze (tabeli): MG00IMff Kartoteka KIM
* W polach (kolumnach):
-----------------------------
indeks+ <--- Kartoteka KIM (indeks)
inazwa+ <--- Kartoteka KIM (nazwa)
ean13+ <--- Kartoteka KIM (BarKod)
brandID <--- Kartoteka KIM (marka)
Kod30KID(indeks)+ <--- KID Indeksy dodatkowe
Kod30MPN(indeks)+ <--- MPN Indeksy producentów
Kod30ODB(indeks) <--- ODB Indeksy odbiorców
Kod079ATRYB(indeks) opcja <--- ATRYB Tabela atrybutów
Param operat [1] 1134
Szukaj KIM w Tab Atrybutów
-----------------------------
KIM Tabele powiązaneZarządzanie zapasami
Należności i zobowiązania
Rozrachunki (należności i zobowiązania) można wyszukiwać:
Rozrachunki z kontrahentami
----------------------------------------
F3-szukaj (wg nr, nr obcy, kwota, uwagi)
----------------------------------------
Dokumenty (transakcje)
Dokumenty można wyszukiwać
Przetwarzanie dokumentów
----------------------------------------
F3-szukaj (wg nr, kontrahent, data)
----------------------------------------
P. W których polach (kolumnach) program szuka ciągu znaków ?
O. Nazwy (techniczne) pól pokazuje klawisz: F10-info
Wg nazwy odbiorcy
-----------------
--------------------------------------
Szukaj: DrzwiPlast <-- nazwa odbiorcy
--------------------------------------
F10-info
-- -o------ --------------------------
|
| Szukanie w zbiorze nagłówków faktury
|
v
numer + <--o Program szuka podanego
odbdost + | ciągu znaków
odnazwa + | w tych polach
wystawil+ | zbioru
odebral <--o
Wg m-ca faktury
---------------
--------------------------------------
Szukaj: 18.11 <-- rok/m-c faktury
--------------------------------------
F10-info
-- -o------ --------------------------
|
| Szukanie w zbiorze nagłówków faktury
|
v
numer + <--o Program szuka podanego
odbdost + | ciągu znaków
datas + | w tych polach
wystawil+ | zbioru
ouwagi <--o
2. Przeszukiwanie dokumentów (transakcji)
Przeszukiwanie zbiorów dokumentów (transakcji) aby znaleźć pozycje
zawierające podane słowo (wyraz), wyrażenie, liczbę.
Przetwarzanie dokumentów
2.1 W nagłówkach i pozycjach dokumentów
Szukanie: słów i liczb w rekordach (wierszach) zbiorów transakcyjnych
(zbiorach dokumentów). Program szuka podanych ciągów znaków w nagłówkach
i pozycjach dokumentów.
NA > Sprzedaż > Szukaj w pozycjach dokumentów [NA_PSZ10]
> Faktury i paragony sprzedaży [NA_PSZ17]
> Szukaj w nagłówkach dokumentów [NA_PSZ15]
> Dok sprzedaży (wg warunków) [NA_ZFA10]
> Pozycje dokum tabelarycznie [NA_ZDC10]
> Zamówienia > Szukaj w pozycjach dokumentów [NA_PSZ20]
ZO > Zakupy > Szukaj w pozycjach dokumentów [ZO_PSZ10]
ZA > Zamówienia > Szukaj w pozycjach dokumentów [ZA_PSZ10]
KB > Dokumenty > Szukaj w pozycjach dokumentów [KB_PSZ10]
KG > Dokumenty > Szukaj w pozycjach dokumentów [KG_PSZ10]
o-- Szukanie ------------------------------------[X]o
| |
| Program szuka ciągu znaków (liter lub liczb) |
| w dokumentach. Wyświetla pola rekordu |
| |
| Dokumenty okresów 20xx/07 - 20xx/12 |
| |
| |
o---------------------------------------------------o
----------------------------------------------------------
Szukaj: ...... (szukany ciąg znaków) ...................
----------------------------------------------------------
Free Search
Zastosowano mechanizm: wyszukiwanie swobodne (en: Free Search).
Użytkownik nie musi znać struktury bazy danych. Program szuka ciągu znaków
w polach wskazanej bazy danych, np. pozycji dokumentów zakupu.
Program wyświetla zawartość pól rekordu. Wskazuje [*] pole lub pola,
w których znajduje się szukany ciąg.
Przykład. System NA Sprzedaż
--- Okres: 20xx/06 Rekord: 31 Znaleziono: 7 --------------------------
odbdost 006784 Firma Kolanski Maszyny rolnicze i konstrukcje stalowe
data 20xx.06.28
rodzajd FA
numer F00016/06/xx
num_poz 1
odebral Mylowska Ewa
indeks *AKTUALIZACJA
inazwa *Oplata za aktualizacje oprogramowania
oilosc 1.0000
sprzedal 000046
---o--- o---o-- ---------------o----------------------
| | | |
v | v |
nazwa | zawartość pola v
pola | dodatkowo: nazwa, gdy zawartość zawiera symbol
v
[*] tu znaleziono ciąg, tu: [aktualiz]
Przykład. System KB Płatności
-- Okres: 20xx/05 Rekord: 35 Znaleziono: 10 ---------------
urodzaj R
usymbol
numer 000004
num_poz 1
data . .
soper ROZ/Z5
str Wn
tresc *Zaliczka na meble
tresc2 *Zaliczka na meble
kwota 1449.00
symbolw PLN
osoba 000001
onsyst KB
dnumer 000003
dnsyst KB
odbdost 990183
wystawil IK
---o--- o---o-- ---------------o----------------------
| | | |
v | v |
nazwa | zawartość pola v
pola | dodatkowo: nazwa, gdy zawartość zawiera symbol
v
[*] tu znaleziono ciąg, tu: [zaliczka]
2.2 W wielu zbiorach danych
Wiele kartotek, tabel i zbiorów transakcyjnych (dokumenty)
można przeszukiwać, aby odnaleźć ciągi znaków (słowa)
NA > Odbiorcy > Szukanie odbiorców, osób
o-- Kartoteka ----------------o
| |
| Słowa [+]: al+kot |
| |
o-----------------------------o
Szukany ciąg znaków może być złożony, tu: al+kot
Program szuka znaków: [al] oraz [kot] w różnych miejscach
np. odszuka w ciągu: 'ala ma kota' oraz w 'kota ma ala'
Przydatna jest możliwość przeszukiwania wielu zbiorów danych:
Funkcja jest w systemie RZ Projekty Zadania
i w menu wewnętrznym F12
F12 Menu wewnętrzne
o-- Przeszukuj --------------------------o
| |
| Zadania RZ bieżące T |
| Zadania RZ archiwalne T |
| |
| Kontakty RK bieżące T |
| |
| Odbiorcy T |
| Odbiorcy (adresy) T |
| Odbiorcy (osoby) T |
| |
| Dostawcy T |
| Dostawcy (adresy) T |
| Dostawcy (osoby) T |
| |
| Pracownicy i kandydaci T |
| Kronika pracowników N |
| Kronika kandydatów N |
| |
| Treści e-maili N |
| |
o----------------------------------------o
3. Zawężanie (filtrowanie) danych
Kolejna metoda wyszukiwania i przeszukiwania danych, to zawężanie przeglądanych
i drukowanych danych do takich, które spełniają określone warunki. Np. opisy
zawierają podane słowa lub wyrażenia, liczby mieszczą się w określonym zakresie
a daty w podanym okresie lub roku obliczeniowym.
Query. Zapytania wg warunków
Query pozwala zawężać (filtrować) przeglądane dane, tak aby użytkownik
widział tylko te dane, które go interesują.
Warunki query można zapamiętać i używać powtórnie w miarę potrzeb.
Zapytania wg warunków (Query)
Warunki (filtry) operatorów
Dostęp do kartotek można zawęzić poprzez warunki (filtry) przydzielane poszczególnym
operatorom (użytkownikom). Służą do ograniczenia praw dostępu do rekordów w kartotekach
oraz określają inne cechy list wyboru, np. jakie informacje doświetlać.
Filtry pozwalają ograniczyć widoczność kart odbiorców, dostawców, kart asortymentu KIM,
zawartości magazynów, zleceń produkcyjnych, cen w cennikach.
Warunki (filtry) operatorów
Ostatnie wybory operatorów
Podczas tworzenia zestawień i raportów program wymaga podania szeregu parametrów
wskazujących zakresy danych, filtry, warunki Quuery, okresy obliczeniowe, itp.
Można zapamiętać parametry wybrane przez operatora. Podczas następnego wykonania,
program odtwarza wybrane parametry, dane i opcje. Jest to kolejna metoda
tzw. personalizacji tj. przystosowania programu do indywidualnych oczekiwań
i preferencji poszczególnych operatorów.
Ostatnie wybory operatorów
Wyrażenia reglarne (regex)
RegEx, regex (en: regular expression) to szablon, który opisuje ciąg znaków.
Wyrażenia regularne stosowane są do sprawdzania poprawności ciągów znaków
oraz wyszukiwania w tekstach wystąpień wzorca, np.
Wyszukiwanie ciągów znaków wg wzorca (szablonu):
wyrażenie rezultat wyszukania
-----------------------------------------------------
a.a ---> adaptacja wymiana zapasami
cen. ---> cena ceny licencja ujednolicenie
t{2} ---> motto Scott
(Re:.){2} ---> Re: Re:
Etap [0-9] ---> Etap 1 Etap 2 Etap 132
-----------------------------------------------------
Wyrażenia regularne
4. Przeglądanie zbiorów bazy danych
Przeglądanie globalne
Zawartość zbiorów użytkowych, wypełnionych podczas użytkowania programu
można przeglądać i przeszukiwać w funkcji:
AD > Globalna gospodarka zbiorami > [Z] Przeglądanie bazy danych [AD_PGZ94].
Program wyświetla zawartość rekordów (wszystkie pola) wskazanych zbiorów (tabel).
Można poszukiwać wystąpienia (obecności) ciągu znaków (liczby, słowa, wyrażenia).
Zarządzanie bazą danych
Przeglądanie poszczególnych zbiorów
Zawartość zbiorów użytkowych okresowych (miesięcznych i rocznych),
można przeglądać w poszczególnych systemach (XX).
XX > Pomocnicze > Gospodarka zbiorami > Dane bieżące i archiwalne [MG_PGZ20].
Zbiory danych okresowych
Baza danych. Zarządzenie bazą
Patrz też funkcje zarządania bazą danych:
[A] Aktualizacja bazy danych
[I] [R] Indeksowanie
[S] Sprawdzanie polskich znaków
[F] Dokumenty do zatwierdzenia
[N] Zestawienie kontrolne
Zarządzanie bazą danych
5. Zestawienia tabelaryczne
Zestawienia prezentują dane w formie matrycy (tabeli) z główką i boczkiem
i danymi na ich przecięciu. Zawartość tabeli można wysłać do arkusza,
np. do Excela.
Excel. Wymiana danych (CSV,KE)
Dane prezentowane w tabeli można sortować wg każdej kolumny i dowolnie
przeszukiwać: w każdej kolumnie lub wg warunków (filtrów).
Zestawienia tabelaryczne
6. F1 Pomoc > Szukaj w opisach i tabelach
Podstawowym zadaniem funkcji: Szukaj w opisach i tabelach jest przeszukiwanie
opisów programu zgromadzonych w zbiorze opisów: Baza Wiedzy Trawers ERP.
Program szuka w opisach wystąpień podanych słów i wyrażeń.
Wyświetla tytuły artykułów i fragmenty treści wskazanych artykułów.
Dodatkowo wyszukuje wystąpień słów i wyrażeń w zbiorach systemowych:
(w przykładzie: szuka [asortyment])
Baza danych: nazwy pól (kolumn)
Szuka informacji o bazie danych programu Trawers, tj. nazw technicznych
i opisowych tabel (zbiorów danych) i kolumn (pól) w tabelach.
Np. mi00ce%f Cenniki sprzedaży MI INDEKS C 16 0 Indeks asortymentu
Tabele pól dla wzorców dokumentów
Szuka informacji o polach dla wzorców. Nazw technicznych i opisowych.
Np. Pole wzorca NA: Pozycja - symbol opakowania asortymentu hF['OPAKOWAN']
Funkcje w menu systemów (IdProces)
Szuka nazw w pozycjach menu w poszczególnych systemach.
Np. Menu NZ: Sprzedaż asortymentu wg tygodni NZ_ZDS60
Szukanie informacji o programie
7. Statystyki zbiorów danych
Statystyki baz danych, to są zestawienia, które prezentują wielkość,
strukturę i dynamikę rozbudowy podstawowych zbiorów danych: kartotek,
okresowych zbiorów dokumentów transakcyjnych oraz tabel pomocniczych.
Statystyki zbiorów danych
Dane do zestawień można można wybierać w różnych warunków (filtrów).
Funkcje tworzenia zestawień statystycznych, to kolejne narzędzie do wyszukiwania
danych (tekstów, wyrażeń, liczb) w zbiorach.
* Liczba wystąpień wartości pól
Prezentuje liczbę pól zawierających takie same wartości i porównuje
z ogólna liczba pól. Np. Liczba kart kontrahentów majacych siedziby w tych samych miastach.
* Godziny zapisów do baz danych
Prezentuje rozkład godzinowy dopisywania danych.
* Rekordy dopisane w dniach ...
Prezentuje informacje o rekordach dopisanych do baz danych w podanym okresie,
np. w dniach 20xx.05.21 - 20xx.05.28
* Statystyki rozbudowy zbiorów
Prezentuje przyrosty zbiorów. Liczbę rekordów dopisanych dzisiaj,
w ostatnim tygodniu, miesiącu i roku.
Porównuje z okresami poprzednimi.
Ilu dopisano odbiorców ? Ilu dopisano dostawców ? Ile dopisano kart KIM ?
8. Użycie generatorów raportów
Do wyszukiwania danych wg dowolnych warunków w bazie danych można użyć
generatorów raportów wbudowanych do programu Trawers oraz raportów zewnętrznych.
Pliki tekstowe zawierają znaki pisarskie, w postaci alfanumerycznej.
Typowe formaty: TXT, RFT, XML, HTML.
Pliki tekstowe można tworzyć w programie Trawers, jako np. pliki wydrukowe.
Można wczytywać (pobierać, importować) z programów zewnętrznych.
Pliki zwykle znajdują się w katalogach wymiany plików, np. trInOut
Struktura katalogów
Pliki tekstowe można przeszukiwać. Szukać podanych ciągów znaków.
Ciągi znaków można podać wprost, np. [cena] --> cena
lub zastosować wyrażenia regularne, np. [cen.] --> cena ceny licencja
Wyrażenia regularne