1. Rozrachunki: Należności i zobowiązania
1.1 Opis ogólny
1.2 Podstawowe pojęcia
2. Reguły operacji
2.1 Reguła: Najpierw faktura a później zapłata
2.2 Reguła: Zapłaty rejestrować chronologicznie
2.3 Reguła: Pozycja: Do rozliczenia - w walucie transakcji
3. Wezwania do zapłaty
4. Zestawienia i analizy rozrachunków
5. Wyszukiwanie rozrachunków
6. Noty uznaniowe (Ma) seryjnie
7. Noty obciążeniowe (Wn) seryjnie
8. Uprawnienia do rozrachunków
9. Rozrachunki archiwalne
10. Rozrachunki w systemie rachunkowości
11. Tematy powiązane
1. Rozrachunki: Należności i zobowiązania
1.1 Opis ogólny
Kartoteki rozrachunków, to są zbiory danych, w którym spotykają się dokumenty:
Do rozliczenia
Rozliczające
Kartoteki rozrachunków:
W systemie NA Sprzedaż: Rozliczanie należności (rozrachunki z odbiorcami)
(en: AR Balances)
W systemie ZO Zakupy: Rozliczanie zobowiązań (rozrachunki z dostawcami)
(en: AP Balances)
w systemie KB Płatności: Rozliczanie zaliczek (rozrachunki z osobami, pracownikami)
(en: EP Balances)
W kartotekach rozrachunków zapisuje się dokumenty: Do rozliczenia, np. faktury sprzedaży
oraz dokumenty: Rozliczające, np. zapłaty za te faktury.
Dokumenty: Do rozliczenia tworzą nowy zapis (rekord) w zbiorze rozrachunków.
Dokumenty: Rozliczające powiązane są z dokumentami: Do rozliczenia.
Kwoty: Do rozliczenia zwiększają należność lub zobowiązanie.
Kwoty: rozliczające zmniejszają należność lub zobowiązanie.
Różnica kwot, to jest saldo rozrachunków.
Kartoteka rozrachunków nazywana jest także: Księga rozrachunków, Księgi rozracunków.
Patrz też:
Organizacja ksiąg rachunkowych
Dokumenty: Do rozliczenia
Dokumenty: Do rozliczenia tworzą nowy zapis (rekord) w zbiorze rozrachunków.
Kwoty: Do rozliczenia zwiększają należność lub zobowiązanie.
NA Faktura sprzedaży
NA Nota odsetkowa
NA Nota obciążeniowa
ZO Faktura zakupu
ZO Nota uznaniowa
KB Wypłata zaliczki pracownikowi
KB Wypłata zaliczki dostawcy na poczet zakupu towarów i usług
KB Wpłata zaliczki (przedpłaty) przez odbiorcę na poczet sprzedaży towarów i usług
Dokumenty: Rozliczające
Dokumenty: Rozliczające powiązane są z dokumentami: Do rozliczenia.
Kwoty: rozliczające zmniejszają należność lub zobowiązanie.
NA Wpłata od odbiorcy
NA Nota uznaniowa
NA Rozliczenie nadpłaty
NA Kompensata
ZO Wypłata dla dostawcy
ZO Nota obciążeniowa
ZO Rozliczenie nadpłaty
ZO Kompensata
KB Rozliczenie zaliczki pracownika
Saldo rozrachunków
Saldo rozrachunków, to jest różnica kwot: Do rozliczenia - Rozliczające
W programie Trawers ERP jest kilkanaście zestawień zawierających kwoty sald.
Zestawienia informują zarząd przedsiębiorstwa o stanie należności i zobowiązań.
Informują kontrahentów: Powierdzenie sald, Wezwania do zapłaty.
Patrz: Zestawienia i analizy rozrachunków
1.2 Podstawowe pojęcia
należności
Kwoty należne nam od odbiorców. Stan należności wyznaczony jest przez
saldo zapisów w kartotece rozrachunków z odbiorcami w systemie NA
zobowiązania
Kwoty dotyczące długów firmy. Kwoty, które firma musi zapłacić dostawcy
za dostarczone towary i usługi. Stan zobowiązań wyznaczony jest przez
saldo zapisów w kartotece rozrachunków z dostawcami w systemie ZO
Gdy odbiorca jest jednocześnie dostawcą, to stan jego rozrachunków ustala się
porównując zapisy w obu kartotekach, należności i zobowiązań.
Kwoty można wzajemnie kompensować.
Nadpłaty i kompensaty
Raport o odbiorcy/dostawcy wg NIP jest zbiorczą fotografią kontrahenta,
jako odbiorcy i dostawcy. Prezentuje kwoty zbiorcze z faktur sprzedaży i zakupu.
Pokazuje obroty handlowe oraz stany rozrachunków z kontrahentem.
Pomaga przygotować dokumenty kompensat.
Raport o odbiorcy/dostawcy wg NIP
rozrachunki bieżące, archiwalne
Rozrachunki bieżące, to rozrachunki nierozliczone, częściowo rozliczone
lub całkowicie rozliczone, które pozostają w zbiorze bieżącym (aktywnym).
Rozrachunki archiwalne, to rozrachunki całkowicie rozliczone, które zostały
przeniesione do archiwalnych zbiorów rocznych podczas zamykania roku.
Zbiory danych okresowychArchiwum danych
rozrachunki nierozliczone (do rozliczenia)
Rozrachunki bez pozycji rozliczających lub z pozycjami rozliczającymi
częściowo. Rozrachunki wykazujące nadpłaty są także nierozliczone.
rozrachunki rozliczone
Rozrachunki rozliczone całkowicie. Saldo pozycji do rozliczenia i pozycji
rozliczających jest równe zero (0).
Rozliczenie rachunku następuje w chwili zarejestrowania ostatniej
(lub jedynej) pozycji rozliczającej. Wtedy też zapisywany jest rok
rozliczenia.
Anulowanie rozliczenia (od-rozliczanie).
Rozliczenie (stan rozliczenia) można anulować, tj. uczynić rozrachunek
na powrót nierozliczonym. Każda dodatkowa operacja (na + lub -)
anuluje rozliczenie. Np. Usunięcie zapłaty lub nadpłaty. Zmiana kwoty
transakcji rozliczającej, itp.
NOTE: Tylko uprawniony operator może anulować rozliczenie. Param 0717 [1].
Patrz opis parametru:
Param operat 05xx 06xx 07xx
Termin (dzień), w którym należy spłacić zobowiązanie lub otrzymać należność.
Jeżeli nie dokonano wypłaty lub nie otrzymano wpłaty, to powstaje zaległość.
Termin płatności ustala się w nagłówkach dokumentów sprzedaży i zakupu
oraz w kartotece rozrachunków: należności i zobowiązania.
Podany termin można zmienić (skorygować):
* W funkcji: Korekta dokumentu
* W funkcji: Stan rozrachunków > Nierozliczone [NA_ZRO10] [ZO_ZRO10]
(F2-cd.. Korekta terminu płatności)
Zarządzanie płatnościamiMetody płatności
Status rozrachunku, to symbol zapisywany do rozrachunku
Pola: WEZWANIE C 1 - symbol statusu, np. 2 - Wezwano do zapłaty
WDATA1 D 8 - data wpisania statusu
Może wskazywać etap, na którym jest windykacja należności.
Np. wysłano wezwania do zapłaty, przekazano do kancelarii prawnej,
przekazano do faktora, przekazano do przewoźnika, wstrzymano wypłatę, itp.
Patrz szczegóły:
Status rozrachunku. Windykacje
rozliczanie należności i zobowiązań
Rozliczanie polega na rejestrowaniu dokumentów i charakterze: Rozliczające
np. dokumentów zapłat do faktur.
Dokumenty płatności
płatność podzielona. Split Payment
MPP Mechanizm Podzielonej Płatności wprowadza dwu-torowość płatności
za nabyte towary lub usługi. Wartość netto nabywca wpłaca na rachunek
bankowy dostawcy (lub rozlicza w inny sposób, np. kompensatą).
A kwotę PTU (VAT), wpłaca na inny, specjalny rachunek bankowy dostawcy: rachunek VAT.
MPP Płatność podzielona. Split Payment
odsetki, noty odsetkowe
Odsetki, to są kwoty należne od zapłat dokonanych po terminie płatności.
Wysokość odsetek zależy:
* Od wysokości kwoty należnej (zaległej)
* Od liczby dni zwłoki w zapłacie (ile dni po terminie płatności)
* Od stawki procentowej
Odsetki, noty odsetkowe
Nadpłata to jest stan w rozrachunkach z kontrahentami, gdy kwota rozliczająca
jest wyższa niż kwota do rozliczenia.
Nadpłaty i kompensaty
kompensaty
Kompensata, to wzajemne zniesienie należności i zobowiązań kontrahenta,
który jest jednocześnie odbiorcą i dostawcą.
Nadpłaty i kompensaty
różnice kursowe
Różnice kursowe powstają przy rozrachunkach walutowych.
Różnice kursowe operacyjne powstają, gdy kurs waluty w momencie zapłaty
lub częściowej zapłaty jest inny niż w momencie powstania należności lub zobowiązania.
Różnice kursowe
Różnice kursowe okresowe mogą powstać podczas przeszacowania, tj. zmiany
wartości rozrachunków w walucie bazowej (PLN) wynikającej z konieczności
ich wyceny po kursie z wskazanego dnia.
Wielo-walutowość
zaliczki pracownicze
Zaliczka, jest to kwota wypłacana pracownikom lub innym osobom (zaliczkobiorcom)
zapisanym w Kartotece osób w systemie KB.
Kwoty zaliczki wypłaca się zwykle na potrzeby wydatków służbowych, delegacji, itp.
Zarządzanie płatnościami
Kwota może być wypłacona gotówką z kasy lub z rachunku bankowego firmy.
Jako zaliczki można też zapisywać pożyczki pobrane przez pracowników.
Zaliczki pracownicze w KB
Pobranie zaliczki i jej rozliczenie program zapisuje w kartotece rozrachunków
zaliczek w systemie KB.
Zarządzanie płatnościami
Architektura kartoteki zaliczek, funkcje ewidencyjne i zestawienia są takie same
jak w systemie: NA Sprzedaż i należności odbiorców
i w systemie: ZO Zakupy i obowiązania wobec dostawców.
środki pieniężne w drodze
Znajdujące się między jednym urządzeniem a drugim.
Np. zapłaty kartą płatniczą, które rozliczyły należność klienta,
a nie zostały jeszcze zapisane w rejestrze bankowym: Urządzenie [L].
Lub wystawione polecenia przelewu, które rozliczyły zobowiązania dostawcy
a nie zostały jeszcze zapisane w rejestrze bankowym. Urządzenie [E].
W programie Trawers można wydzielić urządzenie ewidencyjne: Kasa, Bank,
na którym gromadzi się środki pieniężne w drodze. Np. zapłaty kartą
płatniczą gromadzone w kasie oznaczonej: [L] Karta płatnicza.
Także polecenia przelewu wysłane do banku mają charakter: Środki pieniężne w drodze
do czasu ich rozliczenia na urządzeniu po otrzymaniu wyciągu bankowego.
Gromadzone w kasie oznaczonej: [E] Polec przelewu.
Patrz szczegóły:
Zarządzanie płatnościami
2. Reguły operacji na kartotece rozrachunków
W kartotece zapisywane sa rachunki do rozliczenia i rachunki rozliczone.
Rachunkiem nazywamy, dla uproszczenia, pozycje w kartotece, które trzeba
rozliczyć, np. kwota faktury sprzedaży, faktury zakupu, wypłata zaliczki.
Z jednym rachunkiem powiązane są dwa rodzaje pozycji:
1. Do rozliczenia [0]
Pozycja powoduje powstanie nowego rachunku w kartotece
Taka pozycja może być tylko jedna
2. Rozliczająca [2]
Pozycja rozlicza rachunek
Takich pozycji, np. zapłat może być wiele
Rachunek całkowicie rozliczony, otrzymuje w pozycji rodzaju [0]
zapis roku, np. 20xx, w którym został ostatecznie rozliczony.
Podczas zamykania roku, taki rachunek, tzn. wszystkie jego składowe,
przenoszone są do kartoteki rozrachunków archiwalnych zamykanego roku.
2.1 Reguła: Najpierw faktura a później zapłata
Pozycje: Do rozliczenia i Rozliczająca układają się chronologicznie,
tj. wg dat zarejestrowania. Odpowiada to kolejności zdarzeń
w rzeczywistości gospodarczej.
Dodatkowo, tylko taki porządek daje pewność uzyskania poprawnego raportu:
Stany rozrachunków w dniu ...
Dlatego data pozycji: Rozliczająca powinna być późniejsza
niż data pozycji: Do rozliczenia
------------------------------------------------------------------
20xx.11.27 NA FA0019/05/xx 10,000.00 <-- faktura do rozliczenia
20xx.12.02 KB 000012 1,000.00 <-- zapłata rozliczająca 1
20xx.12.14 KB 000044 9,000.00 <-- zapłata rozliczająca 2
----o----- -------------------------------------------------------
|
o--<------- najpierw faktura a później zapłata
Czasami trzeba zapisać zapłatę z datą wcześniejszą, np. zapłatę przelewem,
wg daty wyciągu bankowego. Taką zapłatę należy zapisać jako: Do rozliczenia.
Powstanie nadpłata, którą należy przenieść na fakturę.
Operacja (dokument): KB > Dokumenty > Rozdysponowanie nadpłat [KB_DNA10]
Rozdysponowanie nadpłat można robić pojedyńczo (jeden kontrahent) i seryjnie
(wielu kontrahentów - program automatyczne łączy nadpłaty z najstarszymi fakturami)
Nadpłaty i kompensaty
2.2 Reguła: Zapłaty rejestrować chronologicznie
Rozliczenie rachunku następuje w chwili zarejestrowania ostatniej
(lub jedynej) pozycji rozliczającej. Wtedy też zapisywany jest rok
rozliczenia. Rok rozliczenia jest ważnym zapisem, gdyż wyznacza rok
rozrachunków archiwalnych.
Dlatego ostatnia pozycja rozliczająca musi być ostatnia w danym roku.
Tzn. nie można zarejestrować częściowej zapłaty w styczniu 2020
a ostatniej w grudniu 2019. W tym przypadku musi być zachowana chronologia.
Jeżeli trzeba np. uzyskać saldo = 0.00 kontrahenta na koniec roku,
to w grudniu można zarejestrować notę obciążeniową na minus (-)
a w styczniu następnego roku rozdysponować nadpłatę.
NOTE: Struktura kartoteki rozrachunków podana jest w opisie słownika danych.
Baza danych. Słownik
2.3 Reguła: Pozycja: Do rozliczenia - w walucie transakcji
W kartotece rozrachunków można rejestrować zapisy w walutach obcych.
Np. faktura sprzedaży w EUR, zapłata w USD.
Kwoty: Do rozliczenia program zapisuje w walucie transakcji, np. EUR, USD, PLN.
Tylko gdy pozycja transakcji jest w walucie obcej, np. EUR, to zapisuje
dodatkowo kurs waluty.
Gdy transakcja jest w PLN, to nie podaje się kursu waluty. Np. podczas wypłaty
Do rozliczenia dla kontrahenta zagranicznego z rachunku bankowego prowadzonego w PLN
P. Jak rozliczyć zaliczkę wypłaconą kontrahentowi zagranicznemu z rachunku
bankowego prowadzonego w PLN ?
O. Zapisać w KB wypłatę w PLN. Zarejestrować w ZO fakturę zakupu w EUR.
W KB rozdysponować nadpłatę w PLN na fakturę w EUR. Program zapyta o kurs
który przyjąć do rozliczenia i ew. naliczy różnicę kursową między kursem
z dnia wypłaty (nadpłaty) a kursem z dnia faktury.
Różnice kursowe
3. Wezwania do zapłaty
W programie można wydrukować trzy różne wezwania o standardowej treści
tzn. tekst informacyjny nie może być zmieniony. Zmieniają się tylko
informacje o dłużniku oraz o szczegółach należności.
[1] Informacja o zaległościach
Zawiera informacje o zaległościach płatniczych
[2] Wezwanie ostateczne
Zawiera wezwanie ostateczne do uregulowania zaległości
[3] Wezwanie przedsądowe
Zawiera zapowiedź skierowania sprawy do sądu
W programie można zredagować treść wezwania do zapłaty, korzystając
z edytora wzorców dokumentów.
Wezwania do zapłaty można wysyłać automatyczne. Nie trzeba wywoływać funkcji
z menu, przeglądać, drukować lub wysyłać pojedyńczo e-mailem.
Program sam wysyła wezwania do zapłaty. Wystarczy określić częstotliwość i treść.
Patrz szczegóły:
Status rozrachunku. Windykacje
Wyszukiwanie rozrachunków, to odnajdywanie dokumentów do zapłaty lub już
zapłaconych wg różnych kryteriów, np. wg symbolu odbiorcy, numeru faktury,
daty powstania należności itp.
W typowym scenariuszu. np. podczas rejestrowania zapłaty w kasie,
podaje się symbol dłużnika, np. odbiorcy a następnie numer faktury.
Aby wyszukać rozrachunek wg innych, dowolnych warunków, można użyć query,
tj. zapytanie które pozwoli wyszukać dane.
Query można użyć podczas tworzenia zestawień do rozliczenia.
ZO > Zobowiązania > Zobowiązania do rozliczenia (Query) [ZO_ZRO35]
NA > Należności > Należności do rozliczenia (Query) [NA_ZRO35]
Zapytania wg warunków (Query)
Rozrachunki wg Query można przeglądać tabelarycznie.
Zestawienia tabelaryczneRozrachunki (należności i zobowiązania) można wyszukiwać:
----------------------------------------
F3-szukaj (wg nr, nr obcy, kwota, uwagi)
----------------------------------------
Patrz szczegóły:
Szukanie w bazie danych
6. Noty uznaniowe (Ma) seryjnie
W systemie NA noty uznaniowe można rejestrować pojedyczno (ręcznie)
lub automatycznie (seryjnie).
NA > Należności > Inne uznania (Ma) seryjnie [NA_ZAU10]
Program tworzy automatycznie noty uznaniowe do rachunków w PLN, które są
niedopłacone lub nadpłacone. Te rachunki zostaną rozliczone.
Typowe zastosowanie, to tworzenie not do rachunków o groszowych saldach.
Na ekranie podaje się kwoty sald, które należy rozliczyć.
(en: Automatic Write Off of Small Amounts, Petty Write Off)
Patrz też:
Dokumenty sprzedaży
7. Noty obciążeniowe (Wn) seryjnie
W systemie ZO noty obciążeniowe można rejestrować pojedynczo (ręcznie)
lub automatycznie (seryjnie).
ZO > Zobowiązania > Inne obciążenia (Wn) seryjnie [ZO_ZAU10]
Program tworzy automatycznie noty obciążeniowe do rachunków w PLN, które są
niedopłacone lub nadpłacone. Te rachunki zostaną rozliczone.
Typowe zastosowanie, to tworzenie not do rachunków o groszowych saldach.
Na ekranie podaje się kwoty sald, które należy rozliczyć.
(en: Automatic Write Off of Small Amounts, Petty Write Off)
Patrz też:
Dokumenty zakupu
8. Uprawnienia do rozrachunków
W programie Trawers są mechanizmy ochrony przed nieuprawnionym dostępem
i bezprawną ingerencją do zapisów w bazie danych. Dotyczy to także zapisów
w kartotekach rozrachunków: należności i zobowiązań.
Można ograniczyć dostęp do funkcji w module rozrachunków. Można zbudować
filtry (warunki) zawężające prawa dostępu do danych, itd.
Bezpieczeństwo. Mechanizmy
Poszczególnym operatorom można dać prawo do przeglądania i korygowania
tylko tych dokumentów sprzedaży i zakupu, które sami zarejestrowali.
NA ZO
---- ----
Patrz też: 0617/0510 (przegląda i poprawia własne)
0605/0905 (zatwierdza własne)
0619/0511 (przegląda i poprawia własnego oddziału)
0712/0906 (zatwierdza własnego oddziału)
Parametry operatorów 05xx 06xx 07xx ...
Patrz też:
Dokumenty sprzedaży NADokumenty zakupu ZO
W takim przypadku rozliczenie 'własnych' dokumentów operator może oglądać
w zakładkach dokumentów: F2-cd. > Wpłaty, wypłaty, noty.
9. Rozrachunki archiwalne
Archiwum danych
Rozrachunki archiwalne, to rozrachunki całkowicie rozliczone,
które pozostają dostępne do raportów, ale znajdują się w oddzielnych
zbiorach (tabelach). Zbiory rozrachunków rozliczonych (archiwalne)
są zbiorami rocznymi. Zawierają rachunki rozliczone w danym roku.
Zbiory danych okresowych
Do codziennych obliczeń używane są tylko rozrachunki bieżące.
Taka achitektura danych zwiększa czytelność zestawień i upraszcza
wyszukiwanie i obliczanie danych.
Rozliczenie rachunku następuje w chwili zarejestrowania ostatniej
(lub jedynej) pozycji rozliczającej. Wtedy też zapisywany jest rok
rozliczenia. Rok rozliczenia jest ważnym zapisem, gdyż wyznacza rok
rozrachunków archiwalnych.
Rachunki ostatecznie rozliczone przenoszone są do zbioru rozrachunków
archiwalnych podczas zamykania roku (zamykania okresu 12-go).
Program przegląda rachunki bieżące i te, które zostały rozliczone
w zamykanym roku, przenosi do zbioru (tabeli) archiwalnej.
W kartotece rozrachunków jest zapis, w którym roku rachunek został
ostatecznie (całkowicie) rozliczony (pole: ROKROZ).
Gdy rachunek został rozliczony, np. w roku 2019, to podczas zamykania
roku 2019 zostaje przeniesiony do rocznego (2019) zbioru rachunków archiwalnych.
Archiwalne zbiory roczne w systemie NA Sprzedaż
o-- Rozrachunki rozliczone [NA_PGZ20] -------------------[X]o
| |
| (Arch) Rok 20xx 919.7MB 20xx-03-04 |
| (Arch) Rok 20xx 410.7MB 20xx-03-04 |
| (Arch) Rok 20xx 810.7MB 20xx-03-04 |
| ....... |
| (Arch) Rok 20xx 710.7MB 20xx-03-04 |
o-----------------------------------------------------------o
--o-- ---o--- ----o-----
| | |
(Arch) Zbiór archiwalny roczny | Data ost zapisu
|
Rozmiar
zbioru
Archiwum danych
10. Rozrachunki w systemie rachunkowości
Kartoteki rozrachunków należności i zobowiązań stanowią księgi pomocnicze
w systemie rachunkowości. Zapisy w księgach pomocniczych zasilają
i uszczegóławiają zapisy w KG Księga Główna.
Patrz szczegóły:
Organizacja ksiąg rachunkowychKsięga główna i księgi pomocnicze