1. Opis ogólny
Zaliczka
Zaliczkobiorcy
Kartoteki i dokumenty
Dowód poniesienia wydatku
2. Zbiory danych
Kartoteka osób
Kartoteka rozrachunków zaliczek
Dokumenty
3. Rozliczenie zaliczek
Rozliczenie: Odbiorca w NA
Rozliczenie: Dostawca w ZO
Inne wydatki
4. Przykłady rozliczeń
4.1 Rozliczenie pobranej zaliczki
4.2 Rozliczenie kwoty pobranej od dostawcy
4.3 Rozliczenie kwoty otrzymanej od odbiorcy
4.4 Zwrot kosztów. Bez zaliczki
5. Zestawienie wydatków poniesionych przez pracowników
6. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
Zaliczka
Zaliczka, jest to kwota wypłacana pracownikom lub innym osobom,
(zaliczkobiorcom) zapisanym w Kartotece osób w systemie KB.
Kwota może być wypłacona gotówką z kasy lub z rachunku bankowego firmy.
Kwoty zaliczki wypłaca się zwykle na potrzeby wydatków służbowych, delegacji, itp.
Jako zaliczki można także zapisywać pożyczki pobrane przez pracowników.
Jako zaliczki można także zapisywać kwoty otrzymane przez pracowników
od klientów (dostawców), które trzeba rozliczyć, 'zaliczka na minus (-)'.
Zaliczkobiorcy
Zaliczkobiorcy, to są osoby biorące i rozliczające zaliczki.
Zwykle są to pracownicy firmy lub osoby współpracujące.
Kartoteka zaliczkobiorców znajduje się w systemie KB pod nazwą: Osoby
KB > Kartoteka osób [KB_KOS10]
Wypłaty zaliczek i ich rozliczanie nie są transakcjami wpływającymi
na przychody i koszty firmy. Dlatego te zdarzenia zostały wydzielone
jako osobny moduł programu.
Kartoteki i dokumenty
Moduł zawiera:
* Kartoteka osób (zaliczkobiorców). Osobami mogą być pracownicy.
* Kartoteka rozrachunków (rozliczeń) zaliczek
* Dokumenty rozliczeń zaliczek. Nagłówki (206) i Pozycje (205)
* Rejestry kasowe i bankowe do ewidencji stanów i obrotów zaliczek
Rozliczenie zaliczki
Pobraną zaliczkę trzeba rozliczyć. Rozliczanie, to rejestrowanie
dokumentów zmieniających saldo rozrachunków z osobą (zaliczkobiorcą).
Zaliczkę można rozliczyć:
a) Zwrócić część lub całość gotówki do kasy. [K] Rejestr kasowy: Wpłata
b) Wpłacić na rachunek bankowy firmy. [B] Rejestr bankowy: Wpłata
W przypadku operacji w walucie może powstać różnica kursowa, jeżeli kurs
w momencie pobrania zaliczki jest inny niż kurs w momencie zwrotu.
c) Zarejestrować dokument [R] Rozliczenie zaliczek
Rozliczyć zaliczkę na podstawie dowodu poniesienia wydatku:
* Dostawcy w systemie ZO, np. zapłata za zakupione towary
Rodzaj rozrachunku: [KZ] Zakup od dostawcy
* Odbiorcy w systemie NA, np. zwrot nadpłaty wpłaconej przed odbiorcę
Rodzaj rozrachunku: [KN] Zakup od odbiorcy
* Inny wydatek, np. zakup drobnych materiałów biurowych
Rodzaj rozrachunku: [KI] Inne zakupy
Zaliczkę na minus (-) można rozliczyć dokumentem rozliczającym kontrahenta
np. należność odbiorcy, od którego pracownik pobrał zapłate za towar.
Dowód poniesienia wydatku
Dowód poniesienia wydatku (kosztu) (en: Expense Receipt, Expense Claim).
W przypadku rozliczania na podstawie dowodu poniesienia wydatku na rzecz
dostawcy w ZO, trzeba podać informacje o tym dowodzie, np. o fakturze zakupu
towarów zarejestrowanej w ZO i pozostającej jako nierozliczona.
Rozliczenie zaliczki powoduje zarejestrowanie zapłaty (lub zwrotu zapłaty)
w kartotece zobowiązań ZO oraz zapisanie pozycji rozliczajacej zaliczkobiorcę
w kartotece rozliczeń zaliczek w KB
Kartoteka rozrachunków
2. Zbiory danych uczestniczące w rozliczeniu zaliczek
W systemie KB Obrót pieniężny odbywa się zarządzanie płatnościami gotówkowymi
i bezgotówkowymi. W systemie KB jest tabela kas, tabela rachunków bankowych
i pozostałych urządzeń ewidencjonowania środków pieniężnych.
W systemie KB prowadzi się następujace kartoteki i dane transakcyjne:
Kartoteka osób
Kartoteka pracowników i innych osób, które mogą pobierać i rozliczać
zaliczki oraz dokonywać wpłat i wypłat środków pieniężnych.
Kartoteka rozrachunków zaliczek
Kartoteka rozrachunków, tj. wypłat, zwrotów i rozliczeń zaliczek.
Kartoteka ma taką samą konstrukcję, funkcje i zestawienia jak:
NA Kartoteka należności
ZO Kartoteka zobowiązań
Patrz opis rozrachunków:
Kartoteka rozrachunków
Dokumenty
Dokumenty rejestrowane w systemie KB trafiają do zbioru dokumentów
okresowych i zwiększają lub zmniejszają zaliczki osoby w kartotece
zaliczek
Patrz: Dokumenty płatności: wpłaty, wypłaty, rozliczenia zaliczek
Dokumenty płatności
Zbiory danych uczestniczące w rozliczaniu zaliczek
Rozliczanie zaliczek w systemie KB opiera się na kilku podstawowych zbiorach (kartotekach).
Każdy z nich pełni konkretną funkcję w procesie ewidencji i rozliczania.
| Zbiór / Kartoteka | Opis funkcji |
| --------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Kartoteka osób (KB_KOS10) | Rejestr pracowników i innych osób, które mogą pobierać i rozliczać zaliczki. Umożliwia identyfikację osoby w dokumentach. |
| Kartoteka rozliczeń zaliczek (KB_ROZ10) | Główna ewidencja wypłat, zwrotów i rozliczeń zaliczek. Działa podobnie jak kartoteki: NA (należności) i ZO (zobowiązań). Pozwala kontrolować saldo osoby.|
| Dokumenty płatności (KB_DOKxx) | Zbiór wszystkich dokumentów związanych z zaliczkami: wypłaty, wpłaty, rozliczenia. Trafiają tu dane wpływające na saldo zaliczki. |
| Rejestry kasowe i bankowe | Ewidencjonują przepływy środków (gotówka, przelewy). Rozróżniają wypłaty i wpłaty związane z zaliczkami. |
| Rozrachunki w systemie ZO i NA | Kartoteki rozrachunków z dostawcami (ZO) i odbiorcami (NA), z którymi można powiązać rozliczenie zaliczki. Przykład: zaliczka pokrywa fakturę zakupu. |
Powiązania między zbiorami
* Wypłata -> trafia do Rejestru kasowego/bankowego i do kartoteki rozrachunków zaliczek.
* Rozliczenie -> może być powiązane z dokumentem w ZO (faktura dostawcy) lub NA (faktura odbiorcy).
* Zwrot środków -> ewidencjonowany jako wpłata do kasy, zmniejsza saldo zaliczki.
3. Rozliczenie zaliczek
KB > Dokumenty > Rozliczanie zaliczek osób [KB_DZA10]
Zaliczkę pobraną przez pracownika lub inną osobę można rozliczyć:
a) Zwrócić część lub całość gotówki do kasy
b) Wpłacić na rachunek bankowy firmy
c) Rozliczyć na podstawie dowodu poniesienia wydatku:
(wskazac celu wydatkowania zaliczki)
* Na rzecz dostawcy w systemie ZO, np. zapłata za zakupione towary
* Na rzecz odbiorcy w systemie NA, np. zwrot nadpłaty wpłaconej przed odbiorcę
* Inny wydatek, np. zakup drobnych materiałów biurowych
Rozliczenie zaliczki powoduje zarejestrowanie zapłaty (lub zwrotu zapłaty)
w kartotece zobowiązań ZO oraz zapisanie pozycji rozliczajacej zaliczkobiorcę
w kartotece rozliczeń zaliczek w KB.
Kartoteka rozrachunków
d) Rozliczyć poprzez rozliczenie należności odbiorcy.
Rozliczenie zaliczki 'zaliczka na minus (-)', patrz opis dalej.
Cel wydatkowania. Powiązanie z innym dokumentem
Rozliczenie zaliczki polega na wskazaniu celu jej wydatkowania.
Można wskazać powiązanie z rozrachunkami w NA lub ZO.
a) Rozliczenie: Odbiorca w NA
Należy wskazać rozrachunek w kartotece należności NA.
Np. pracownik ze swojej zaliczki zwrócił odbiorcy nadpłacone kwoty.
Np. pracownik wpłacił kwotę otrzymaną od odbiorcy, 'zaliczka na minus (-)'.
b) Rozliczenie: Dostawca w ZO
Należy wskazać rozrachunek w kartotece zobowiązań ZO, który będzie
rozliczony tą zaliczką.
Typowa sytuacja: pracownik pobiera zaliczkę gotówką w kasie,
i kupuje towar na fakturę. Faktura zakupu rejestrowana jest
w systemie ZO. Zaliczka pracownika rozliczana jest w systemie KB.
c) Inne wydatki
Nie wskazuje się powiązania z rozrachunkami w NA i ZO.
Rozliczenie ewidencjonuje się innymi dokumentami, np. bezpośrednio w KG.
Pozycja: Rozliczająca / Do rozliczenia
Kwotę można zapisać jako pozycję:
a) Rozliczająca
To jest typowe zdarzenie opisane wyżej. Tj. pracownik kupuje towar
na fakturę. Faktura zostaje zarejestrowana i pozycja rozliczenia
zaliczki kojarzy pobraną zaliczkę z wydatkiem, tj. fakturą zakupu.
b) Do rozliczenia
Pozycję rozliczenia zaliczki, można też zapisać jako pozycję do
późniejszego rozliczenia.
Rozrachunki z kontrahentami
Sytuacje:
---------
* Pracownik po powrocie z delegacji chce rozliczyć się z pobranej
zaliczki. Ma 3 faktury: podróż, hotel, jedzenie.
W danej chwili nie ma osoby upoważnionej do rejestrowania faktur zakupu
Dlatego nie można wykonać operacji: Rozliczająca.
* Pracownik zapłacił za fakturę zakupu pro-forma lub wpłacił gotówkę
do kasy firmy dostawcy (ma dowód wpłaty) a faktura przyjdzie później pocztą.
Rozdysponowanie nadpłaty
Kwoty zapisane jako: Do rozliczenia można rozdysponować na dokument tworzący
zobowiązanie wobec dostawcy, np. na fakturę zakupu.
Zarejestrować fakturę zakupu a następnie rozdysponować nadpłatę.
a) Rozdysponowanie nadpłaty można wykonać w locie, bezpośrednio
po zarejestrowaniu faktury zakupu.
b) Rozdysponowanie nadpłaty można zarejestrować w systemie KB
KB > Dokumenty > Rozdysponowania nadpłat [KB_DNA10].
Należy wskazać dostawcę, jego fakturę (rachunek) rozliczającą
a następnie wskazać kwotę o charakterze: Do rozliczenia.
Patrz opis:
Nadpłaty i kompensaty
Waluta zaliczki i waluta rozliczenia
Za walutę pozycji dokumentu: Rozliczenie zaliczki przyjmuje się walutę faktury
a za kurs dokumentu [K] przyjmuje się kurs waluty z faktury z dnia zaliczki.
Następnie faktura jest wyceniana po kursie z dnia otrzymania zaliczki.
Dokument może utworzyć różnicę kursową na rozrachunku w systemie ZO lub NA
jeśli kurs dokumentu rozliczenia zaliczki [K] jest inny niż kurs z dnia faktury [R]
Gdy płaci się zobowiązanie w ZO to:
gdy [K] > (większe od) [R], to jest ujemna różnica kursowa
gdy [K] < (mniejsze od) [R], to jest dodatnia różnica kursowa
Patrz opis:
Różnice kursowe
Zestawienie przypadków rozliczania zaliczek i wydatków pracowniczych
| Scenariusz | Źródło środków | Dokument wejściowy | Rozliczenie | Moduły / Uwagi |
| ------------------------------------------- | ------------------------------ | ------------------------------------- | -----------------------------------------------------| ------------------------------------|
| 1. Pobranie zaliczki na zakupy | Kasa firmy | Wypłata z kasy | Faktura zakupu (ZO) + zwrot reszty | KB: Rozliczenie z dostawcą |
| 2. Otrzymanie środków od dostawcy | Gotówka od dostawcy | Korekta faktury | Wpłata do kasy -> rozliczenie faktury korekty | KB + ZO Zaliczka na minus (-) |
| 3. Otrzymanie gotówki od odbiorcy (klienta) | Zapłata od klienta | Faktura sprzedaży (NA) | Wpłata do kasy -> rozliczenie należności | KB + NA Zaliczka na minus (-) |
| 4. Zwrot kosztów bez zaliczki | Własne środki pracownika | Dowody kosztów (np. bilety, faktury) | Wprowadzenie 'technicznej' zaliczki + rozliczenie | KB + ZO lub bezpośrednio do kosztów |
| 5. Zwrot reszty z niewykorzystanej zaliczki | Nadwyżka gotówki po wydatku | - | Wpłata do kasy | KB: Operacje kasowe |
| 6. Brak dokumentu zakupu przy rozliczaniu | Zaliczka wypłacona | Brak faktury (jeszcze niedostarczona) | Pozycja: Do rozliczenia | Można później przypisać dokument ZO |
| 7. Metoda: Za pobraniem | Odbiorca zapłacił pracownikowi | Faktura sprzedaży | Odbiorca rozliczony, w kasie należność od pracownika | KB kasa: [Z] Za pobraniem |
4.1 Rozliczenie pobranej zaliczki
Opis skrótowy
Sytuacja:
Pracownik Jan Kowalski pobiera 500 zł zaliczki na zakupy spożywcze.
Krok 1: Wypłata zaliczki z kasy
Moduł: Operacje kasowe
Typ: Wypłata do rozliczenia
Kwota: 500,00 PLN
Dekret:
Wn 234 / Ma 100Krok 2: Rejestracja faktury zakupu w systemie ZO
Kwota: 454,75 PLN
(zakup netto + VAT)
Krok 3: Rozliczenie zaliczki
Moduł: Rozliczenie zaliczek
Typ: Dostawca w ZO
Powiązana faktura: 454,75 PLN
Dekret:
Wn 200 / Ma 234Krok 4: Zwrot reszty do kasy
Kwota: 500,00 - 454,75 = 45,25 PLN
Typ: Wpłata od osoby z KB
Dekret:
Wn 100 / Ma 234
Opis szczególowy
Pobranie zaliczki
1. Pracownik Jan Kowalski, zapisany w Kartotece Osób pod symbolem 000006,
pobiera zaliczkę na zakup artykułów spożywczych na kwotę 500 PLN
Pobranie zaliczki rejestruje się w module: Operacje kasowe,
jako wypłatę do rozliczenia, dla osoby z KB
-------------------------------------------------
[Wypłata] [Dla Osoby z KB] [Do rozliczenia]
-------------------------------------------------
Dekretacja:
Wypłata z kasy ->> Osoba z KB
WYP/KB 234 Wn / 100%AA Ma
Po zatwierdzeniu powstanie dekret
-----------------
234 Wn 10001 Ma na kwote 500 PLN
-----------------
Faktura zakupu
2. Jan Kowalski zakupił artykuły na kwotę netto: 425 PLN + PTU 29,75 PLN
Razem na kwote 454.75 PLN
W systemie ZO rejestruje się fakturę zakupu na kwote 454,75 PLN
Przykładowy dekret:
401 Wn i 200 Ma na kwote 425,00 PLM zakup netto
220 Wn i 200 Ma na kwote 29,75 PLN podatek VAT
Rozliczanie zaliczki
3. W systemie KB rozlicza się zaliczkę pobraną przez pracownika:
W funkcji: Zaliczki - Rozliczanie
Rejestruje się dokument rozliczający: Rozliczenie - Dostawca w ZO.
-------------------------------------------------
Rozliczenie: [Dostawca w ZO] [Rozliczająca]
-------------------------------------------------
Wybiera sie symbol dostawcy i numer nierozliczonej faktury
na kwotę 454.75 PLN.
Dekretacja:
Rozlicz. zaliczki - Dostawca w ZO
ROZ/ZL 200 Wn / 234 Ma
Po zatwierdzeniu powstanie dekret
---------------
200 Wn i 234 Ma na kwote 454,75 PLN
---------------
W funkcji: Operacje kasowe
Rejestruje się zwot pozostałej (reszty) zaliczki.
Wpłata do kasy kwoty: 500.00 - 454.75 = 45.25 PLN
-------------------------------------------------
[Wpłata] [Od Osoby z KB] [Rozliczająca]
-------------------------------------------------
Dekretacja:
Wpłata do kasy <<- Osoba z KB
WPl/KB 100AA Wn / 234 Ma
Po zatwierdzaniu powstanie dekret
-----------------
10001 Wn i 234 Ma na kwote 45.25 PLN
-----------------
4.2 Rozliczenia kwoty otrzymanej od dostawcy
Opis skrótowy
Sytuacja:
Pracownik otrzymuje 100 zł gotówki od dostawcy (np. korekta faktury).
Krok 1: Wpłata gotówki do kasy
Moduł: Operacje kasowe
Typ: Wpłata od osoby z KB - Do rozliczenia
Kwota: 100,00 PLN
Dekret:
Wn 100 / Ma 230Krok 2: Rejestracja korekty faktury w ZO
Kwota: -100 PLNKrok 3: Rozliczenie zaliczki
Moduł: Rozliczenie zaliczek - Dostawca w ZO
Kwota: -100 PLN
Dekret:
Wn 200 / Ma 230
Opis szczegółowy
W tym przykładzie rozlicza się pieniądze, które nasz pracownik otrzymał od dostawcy.
Dostawca przekazał je pracownikowi wraz z fakturą korygującą.
Otrzymane pieniądze rejestruje sie jako Wpłate do kasy, Od osoby z KB, Do rozliczenia.
-------------------------------------------------
[Wpłata] [Od Osoby z KB] [Do rozliczenia]
-------------------------------------------------
Wpłata ta, do momentu jej rozliczenia, zmniejsza saldo zaliczek pracownika.
Rozliczenie następuje po zarejestrowaniu faktury korygującej dostawcy.
Wpłata do kasy
1. Pracownik Jan Kowalski, otrzymuje od dostawcy kwotę 100 PLN tyłulem
zwrotu pieniędzy za fakturę korygującą.
Po powrocie do firmy, rejestruje się w systemie KB:
* Operacje kasowe
* Od osoby z KB
* Wpłata do rozliczenia
Dekretacja:
Wpłata do kasy <<- Osoba z KB
----------------
100 Wn 230 Ma na kwotę 100 PLN
----------------
Faktura korygująca zakup
2. Fakturę korygującą rejestruje się w systemie ZO
Dekretacja:
Korekta zakupu towarów
---------------
301 Wn i 200 Ma na kwotę -100 PLN
---------------
Rozliczenie wpłaconych pieniędzy
3. Rozlicza się pieniądze wpłacone przez pracownika.
W systemie KB:
* Rozliczenie zaliczek
* Rozliczenie - Dostawca w ZO
Istotą operacji jest wskazanie powiązania z dostawcą)
* Rozliczająca
* Dostawca
* Rozrachunek dostawcy, tj. zobowiązanie wobec dostawcy
na kwotę ujemną -100
* NOTE: W polu kwota pozostawić: 100
Dekretacja:
Rozlicz. zaliczki - dostawca
---------------
200 Wn i 230 Ma na kwotę -100 PLN
---------------
Należy utworzyć odrębny symbol dekretacji rozliczenia zaliczki,
dla rozliczenia pieniędzy otrzymanych od dostawcy.
W podanym powyżej przykładowej dekretacji, określono
znak (-) (minus) dla księgowanej kwoty, 'zaliczka na minus (-)'
4.3 Rozliczenie kwoty otrzymanej od odbiorcy
Opis skrótowy
Sytuacja:
Pracownik otrzymuje zapłatę 100 zł gotówką od klienta za towar.
Krok 1: Wpłata gotówki do kasy
Moduł: Operacje kasowe
Typ: Wpłata od osoby z KB - Do rozliczenia
Kwota: 100,00 PLNKrok 2: Rozliczenie należności odbiorcy
Moduł: Rozliczenie zaliczek - Odbiorca w NA
Powiązana faktura sprzedaży: 100 PLN
Dekret:
Wn 120 (NA) / Ma 234
(Przykład - w zależności od symbolu dekretacji)
Alternatywa: Metoda 'za pobraniem'
Rozliczenie odbiorcy następuje od razu po wystawieniu faktury.
Kwota, do czasu fizycznego zwrotu przez pracownika, widnieje jako należność
wobec niego (saldo w kasie [Z]).
Opis szczegółowy
W tym przykładzie rozlicza się pieniądze, które nasz pracownik otrzymał od odbiorcy.
Taka sytuacja powstaje, gdy nasz pracownik przekazał odbiorcy towar z fakturą
i otrzymał zapłatę gotówką.
W programie Trawers ERP, w systemie KB Kasa Bank, nalęży zarejestrować wpłatę
gotówki do kasy, wydrukować dokument potwierdzenia wpłaty i rozliczyć należność
odbiorcy. Należność powstała podczas wystawiania faktury sprzedaży.
Otrzymane pieniądze rejestruje sie jako Wpłate do kasy, Od osoby z KB, Do rozliczenia.
-------------------------------------------------
[Wpłata] [Od Osoby z KB] [Do rozliczenia]
-------------------------------------------------
Wpłata ta, do momentu jej rozliczenia, zmniejsza saldo zaliczek pracownika.
Rozliczenie nastąpi po zarejestrowaniu dokumentu w KB: Rozliczenie zaliczki
w powiązaniu z fakturę sprzedaży zarejestrowaną w rozrachunkach w NA.
Wpłata do kasy
1. Pracownik Jan Kowalski, otrzymuje od odbiorcy kwotę 100 PLN tyłułem
zapłaty za towar. Sprzedaż udokumentowana fakturą sprzedaży.
Po powrocie do firmy, rejestruje się w systemie KB:
* Wpisujemy 'zaliczkę techniczną' - 300 PLN.
* Rozliczamy ją dokumentem kosztowym (np. faktura hotelowa).
* Wypłacamy pracownikowi zwrot 300 PLN.
* Operacje kasowe
* Od osoby z KB
* Wpłata do rozliczenia
Rozliczenie wpłaconych pieniędzy
2. Rozlicza się pieniądze wpłacone przez pracownika.
W systemie KB:
* Rozliczenie zaliczek
* Rozliczenie - Odbiorca w NA
Istotą operacji jest wskazanie powiązania z odbiorcą
* Rozliczająca
* Odbiorca
* Rozliczana jest należność od odbiorcy na kwotę 100 PLN
* NOTE: W polu kwota pozostawić: 100
* Dekretacja (operacja) Rozliczenie zaliczki - Odbiorca NA [FA]
* Treść: Rozliczenie zaliczki 'zaliczka na minus (-)'
NOTE: Jest też inna metoda rozliczania pieniędzy, które nasz pracownik
otrzymał od odbiorcy.
Polega na rozliczeniu odbiorcy od razu po wystawieniu faktury i zapisaniu
salda rozliczeń z praownikiem w kasie o umownej nazwie: [Z] Za pobraniem (wpłata).
Są to środki jeszcze nie przekazane do naszej kasy przez pracownika.
Odbiorca faktury jest rozliczony a saldo kasy wskazuje należność od pracownika,
który pobierze kwotę faktury od końcowego odbiorcy.
Patrz szczegóły: Metoda [Z] Za pobraniem
Metody płatności
4.4 Zwrot kosztów. Bez pobierania zaliczki
Opis skrócony
Sytuacja:
Pracownik ponosi wydatki służbowe z własnych środków, np. delegacja, paliwo,
zakupy biurowe) i przedstawia dokumenty do zwrotu.
En: Expense Claim
An expense claim is a formal request an employee submits to get paid back
for business costs they paid for with their own money.
* Flights, trains, taxis, and rental cars used for work.
* Lodging: Hotel rooms needed during overnight business trips.
* Meals: Food costs during travel or business meals with clients.
* Supplies: Small office items bought personally for workSupplies.
Krok 1: Weryfikacja kosztów
Pracownik składa dokumenty (faktury, bilety, rachunki).
Dział księgowy zatwierdza zasadność wydatków.
Krok 2: Ewidencja w systemie
Rejestruje się wydatki tak, jakby pracownik otrzymał zaliczkę i ją rozliczył:
1. Wpisanie kwoty jako zaliczki - systemowo (np. 300 PLN).
2. Rozliczenie tej kwoty dokumentami kosztowymi (faktura, rachunek).
3. Zwrot kwoty pracownikowi - przelewem lub gotówką z kasy.
Przykład:
* Pracownik wydał 300 PLN na podróż służbową.
* Wpisujemy 'zaliczkę techniczną' - 300 PLN.
* Rozliczamy ją dokumentem kosztowym (np. faktura hotelowa).
* Wypłacamy pracownikowi zwrot 300 PLN.
Uwaga:
Ten sposób umożliwia ujęcie kosztów w systemie oraz śledzenie zwrotów dla pracowników.
Podobna metoda stosowana jest przy płatnościach kartami służbowymi
Opis dodatkowy
Pracownik lub inna osoba może przedstawić dowody poniesienia wydatków
(kosztów) z własnych środków, bez pobierania zaliczki.
Oczekuje zwrotu poniesionych kosztów (en: Expense claim).
Przedstawia dowody, np. zestawienie kosztów podróży służbowej i dowody kosztowe.
P. Jak rozliczyć wydatki (koszty) ?
O. Po weryfikacji zasadności wydatków, w programie zapisać takie same transakcje
jak podczas rozliczania zaliczki: zwrot do kasy lub na rachunek bankowy
lub zapisać dokument rozliczenia w powiązaniu z dokumentem kosztowym
np. fakturą zakupu zarejestrowaną w systemie ZO Zakupy i rozrachunki z dostawcami.
Technicznie w programie: najpierw zapisać jako zaliczkę kwotę wydaną przez
pracownika a następnie wpisać transakcje rozliczające.
Patrz też:
Zakupy nie-magazynowe (koszty)
Patrz też: Ewidencja wydatków zapłaconych kartami płatniczymi
Zarządzanie płatnościami
5. Zestawienie wydatków poniesionych przez pracowników
W nagłówku dokumentu zakupu można wpisać symbol osoby, która kupiła towar lub usługę.
(Pole: KUPIŁ)
Symbol osoby można pobrać z kartoteki osób (zaliczkobiorców) w systemie KB
(osoba w KB może być powiązana z kartą pracownika).
Wypełnione pole: KUPIŁ pozwala ustalić ile poszczególne osoby wydały
w danym miesiącu na poszczególne rodzaje kosztów, w tym np. na paliwo
Na zestawieniach w systemie NZ można oglądać koszty w rozbiciu na rodzaje,
np. indeksy kosztowe KIM, poniesione przez poszczególnych pracowników
Patrz szczegóły:
Sprzedaż i zakupy w wielu wymiarachZakupy nie-magazynowe (koszty)