Dokumenty płatności KB

1. Opis ogólny 2. Etapy przetwarzania 2.1 Stany dokumentów 2.2 Zamykanie rejestrów 3. Sposoby rejestrowania płatności Ręcznie W locie Plik CSV Funkcja SOA 4. Rodzaje dokumentów 4.1 [K] Rejestr kasowy 4.2 [B] Rejestr bankowy 4.3 [R] Rozliczenie zaliczek 4.4 [N] Rozdysponowanie nadpłat 4.5 [S] Kompensaty 4.6 [U] Różnica kursowa okresowa zaliczek 5. Dokument rozliczany - kolumny listy wyboru 6. Wyszukiwanie dokumentów do rozliczenia 7. Charakter transakcji 7.0 Opis ogólny 7.1 Rodzaj dokumentu 7.2 Wpłata czy wypłata 7.3 Rozliczenie, Do rozliczenia, Inne 7.4 Źródło dokumentu rozliczanego 8. RefNo Numery referencyjne dokumentów 9. Tematy powiązane

1. Opis ogólny

Dokumenty (transakcje) płatności reprezentują zdarzenia gospodarcze, które mają wpływ na: * Stan środków pieniężnych w kasach * Stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych * Stan rozrachunków z odbiorcami (należności) * Stan rozrachunków z dostawcami (zobowiązania) * Stan rozrachunków z zaliczkobiorcami (zaliczki) Kartoteka rozrachunków Dokumenty płatności zapisywane są do zbiorów dokumentów okresowych (rejestrów) w systemie KB Kasa Bank, np. okresu 01/20xx Zapis dokumentu płatności w KB może spowodować dodatkowe zapisy w kartach rozrachunków w systemie NA (należności) i systemie ZO (zobowiązania). Zatwierdzenie dokumentu tworzy zapis w zbiorze poleceń księgowania. Dokumenty poleceń księgowania Podczas zatwierdzania program wykorzystuje maski dekretacji: %JJ %KK %XX %EE %FF %AA %BB %ZZZZZZ %OOOOOO %DDDDDD . Rodzaje dekretacji i maski Tabele dekretacji Polecenia księgowania można pobrać w systemie KG Księga Główna. Pobieranie poleceń księgowania w KG

2. Etapy przetwarzania

2.1 Stany dokumentów

* Niezatwierdzone (do zatwierdzenia)

Informacje podane w dokumentach nie zaktualizowały kartotek dodatkowych: rozrachunków (należności lub zobowiązań), sald kontrahentów, itd. Dokumenty trzeba zatwierdzić. W dokumentach niezatwierdzonych można korygować wybrane pola, np. kwota, treść. Nie można korygować daty pozycji rejestru. Można usunąć pozycję i dopisać od nowa z inną datą.

* Zatwierdzone

Informacje podane w dokumentach zaktualizowały kartoteki dodatkowe. Utworzono polecenia księgowania. Dokumentów nie można poprawiać ani usuwać. Pomyłki można naprawiać dokumentami odwrotnymi. Przetwarzanie dokumentów Dodatkowo, zatwierdzenie rejestru kasowego i bankowego, oznacza zakończenie rejestracji w zatwierdzanym rejestrze i rozpoczęcie w rejestrze następnym. Program automatycznie nadaje rejestrowi kasowemu kolejny numer w roku obrotowym. Numeru nie można zmienić ręcznie. W jednostkach handlu detalicznego rejestry kasowe zatwierdza się codziennie. Saldo rejestru kasowego uzgadnia się ze stanem gotówki w kasie. Następnie można wydać gotówkę kierownikowi (właścicielowi), zatwierdzić rejestr a następnego dnia otworzyć kolejny rejestr i wpłacić otrzymaną gotówkę.

Dokumenty (rejestry) kasy i banku - w sekwencji

Rejestry (dokumenty) kasowe i bankowe program zatwierdza kolejno. Aby rozpocząć rejestrację operacji w kolejnym (następnym) rejestrze, to należy zatwierdzić poprzedni. Wynika to z ciągnionego charakteru rejestrów. Saldo końcowe wynika z salda początkowego i operacji wpłat i wypłat. Dlatego przed zamknięciem m-ca w systemie KB, trzeba zatwierdzić i dodatkowo zamknąć wszystkie rejestry kasowe i bankowe. Okresy obliczeniowe

Dokumenty: zaliczki, nadpłaty, kompensaty - oddzielnie

Pozostałe dokumenty, tj. rozliczenia zaliczek, nadpłat i kompensaty mogą być numerowane i zatwierdzane pojedyńczo, niezależnie od siebie. Zatwierdzenie rejestru jest operacją nieodwracalną i po jej wykonaniu nie można korygować zapisów w rejestrze. Rejestry można zatwierdzać w dowolnym momencie, np. co dzień, co miesiąc.

2.2 Zamykanie rejestrów

Rejestry: kasowy i bankowy należą do konkretnego okresu (miesiąca rejestracji, np. 20xx/05. Aby rozpocząć rejestrację w kolejnym okresie, 20xx/06, to rejestr 20xx/05 należy zamknąć. Konieczność ta wynika z ciągnionego charakteru rejestrów tj. konieczności wyznaczania salda środków pieniężnych w kasie i na rachunku bankowym. Okresy obliczeniowe KB > Rejestr kasowy > Zamykanie [KB_DKA60] KB > Rejestr bankowy > Zamykanie [KB_DBA60] Rejestrów nie trzeba zamykać jednocześnie. Np. wpłaty do kasy można rejestrować już w okresie 20xx/06 a wyciągi bankowe jeszcze w 20xx/05. Dokumenty w zamykanym rejestrze muszą być zatwierdzone. Jeżeli rejestr został zamknięty przez pomyłkę, a nie było jeszcze żadanych dokumentów w nowym rejestrze, to poprzedni rejestr można powtórnie otworzyć Nie można otworzyć powtórnie zamkniętego rejestru m-ca 12 (grudnia) KB > Pomocnicze > Otwieranie zamkniętego rejestru [KB_PDO20] [KB_PDO21]

3. Sposoby rejestrowania

* Wpisanie ręcznie z klawiatury do rejestru kasowego lub bankowego w KB * Pobieranie wyciągów bankowych z pliku CSV w systemie KB Pobieranie plików CSV * Wpłaty i wypłaty w locie: a) wpłaty (+) do kasy [G]/[L]/... w KB, bezpośrednio po zarejestrowaniu dokumentu sprzedaży (faktury lub paragonu) w NA, który zwiększa należność b) wypłaty (-) z kasy w KB, bezpośrednio po zarejestrowaniu dokumentu w NA, który zmniejsza należność odbiorcy * Wpisanie automatyczne wpłaty do kasy jako usługa SOA [PaymentsRequest] Parametr funkcji, identyfikator należności: remittanceKey - patrz opis zapytania SOA [LiabilitiesRequest]. Patrz szczegóły: SOA Funkcje OutBound i InBound SOA Opis ogólny

4. Rodzaje dokumentów

4.1 [K] Rejestr kasowy

Wpłaty i wypłaty

Dokumentuje wpłaty (KP) do kasy i wypłaty (KW) z kasy. W rejestrze kasowym zapisuje się: * [G] Wpłaty i wypłaty gotówki * [L] Wpłaty i wypłaty na na podstawie kart płatniczych (terminal) * [Z] Wpłaty i wypłaty operacji: Za pobraniem [Z]. * [R] Wpłaty i wypłaty operacji: Kredyt bankowy [R]. * [U] Wpłaty i wypłaty operacji: Bon (talon) [U]. * [M] Wpłaty i wypłaty operacji: Mobilne [M]. Kasy i rachunki bankowe Wydruk pozycji rejestru: Potwierdzenie Wpłaty / Wypłaty [KB_DKA44], dokumentuje operacje. Zastępuje tradycyjną ewidencję na formularzach KW/KP.

KP Kasa przyjmie : KW Kasa wypłaci

Dokumenty potwierdzenia wpłaty (KP Kasa Przyjmie) i potwierdzenia wypłaty (KW Kasa Wypłaci) mają unikalne numery: * nr kasy * nr rejestru * nr pozycji w rejestrze ------------------------------------------- Potwierdzenie wypłaty KW Kasa: 10 Kasa Waluta: PLN Wg dokumentu: 000004/20xx/04 pozycje: 1 - 1 ------------- -----o-------- -------- --o-- | | Nr rejestru Nr pozycji Na podstawie numeru można zidentyfikować zarejestrowaną wpłatę i wypłatę. Dlatego program nie prowadzi oddzielnej numeracji kwitów KP/KW.

Rejestracja: w KB, w NA, SOA

Dokumenty (operacje) można rejestrować ręcznie w systemie KB i wpisywać w locie w systemie sprzedaży NA. Zarządzanie płatnościami Można wpisać automatyczne wpłaty do kasy jako usługa SOA [PaymentsRequest]. SOA Funkcje OutBound i InBound Program numeruje kolejno rejestry w roku obrotowym od: 000001 do: nnnnnn Numerowanie dokumentów

Załączniki

Z dokumentami: [K] Rejestr kasowy można powiązać pliki załączników. Np. skany dokumentów, dowodów wypłat lub dowodów wpłat. Przykładowo: pokwitowanie dla wpłacającego, doręczone mu na dowód wpłaty gotówki, bilety, paragony i inne podobne dokument uzasadniające celowość wypłaty gotówki. Dokumenty powiązane (załączniki)

4.2 [B] Rejestr bankowy

Wpłaty i wypłaty

Dokumentuje wpłaty na rachunek bankowy i wypłaty z rachunku. Kasy i rachunki bankowe W systemie KB Kasa Bank prowadzi się rejestr bankowy, tj. dokument, w którym kolejne pozycje zawierają informacje o wpłatach i wypłatach na rachunkach (kontach) bankowych.

Rejestracja: w KB (ręcznie, CSV)

Pozycje wpłat i wypłat rejestruje się ręcznie na podstawie wydruków wyciągow bankowych lub pół-automatycznie na podstawie plików CSV z wyciągami bankowymi. Pobieranie wyciągów z plików CSV Rejest bankowy powstaje zwykle na podstawie wyciągu bankowego. Wyciąg bankowy zawiera informacje o wpłatach od odbiorców, wypłatach dla dostawców i o innych operacjach, np. opłatach bankowych. Numer rejestru jest zwykle taki sam jak numer wyciągu. To ułatwia kontolę sald końcowych i odszukanie rejestru na podstawie numeru wyciągu. Dokumenty można rejestrować ręcznie i pobierać z wyciągów elektronicznych w formacie CSV Pobieranie z plików CSV

Polecenia przelewu

Wypłat dla dostawców bank dokonuje zwykle wg naszej dyspozycji, tj. polecenia przelewu, papierowego lub elektronicznego. Zlecenia dokonania płatności (przelewów) można wysyłać elektronicznie w plikach, w formatach oczekiwanych przez banki. Przelewy elektroniczne. Tworzenie Patrz opis przypadku: Płatności u dostawcy programów

Załączniki

Z dokumentami: [B] Rejestr bankowy można powiązać pliki załączników. Np. wyciągi bankowe, pliki elektroniczne lub skany wydruków. Pliki załączników. Dokumenty

4.3 [R] Rozliczenie zaliczek

Dokumentuje rozliczenie zaliczki (przedpłaty) otrzymanej przez osobę (zaliczkobiorcę) gotówką w kasie lub z rachunku bankowego. Rozliczenie zaliczki polega na wskazaniu celu jej wydatkowania. Zaliczkę można wydać: a) Ma rzecz: Odbiorcy z NA tzn. należy wskazać rozrachunek w kartotece należności b) Na rzecz: Dostawcy z ZO tzn. należy wskazać rozrachunek w kartotece zobowiązań, który będzie rozliczony tą zaliczką. Faktura zakupu zostanie powiązana z wcześniej wypłaconą zaliczką dla pracownika. Typowa sytuacja: pracownik pobiera zaliczkę gotówką w kasie, i kupuje towar na fakture. Fakurę zakupu rejestruje się w systemie ZO. Zaliczkę pracownika rozlicza się w systemie KB c) Inne: Rozliczenia zaliczki nie wiąże się z innym dokumentem. Np. pracownik przedstawia oświadczenie, że zaliczkę stracił podczas powodzi. Kwotę księguje się na konto: Straty nadzwyczajne. Rozliczanie zaliczek pracowniczych

4.4 [N] Rozdysponowanie nadpłat

Dokumentuje przeniesienie kwoty nadpłaty tj. nadpłaconej pozycji w kartotece rozrachunków, na pozycję wymagającą rozliczenia. Najpierw wybierana jest pozycja do rozliczenia a następnie pozycja nadpłaty. Nadpłaty można rozpisać automatycznie na wiele faktur. Nadpłaty i kompensaty

4.5 [S] Kompensaty

Dokumentuje kompensowanie (wzajemne zniesienie) należności od odbiorcy i zobowiązania wobec dostawcy. Zwykle kompensuje się rozrachunki tego samego kontrahenta zapisanego zarówno w kartotece odbiorców i dostawców Wspólny NIP ułatwia odszukanie kwot do kompensat. W KB > Kompensaty > Salda odbiorcow i dostawcow [KB_ZKM20], można zobaczyć salda odbiorców i dostawców. Zestawienie jest uporządkowane wg NIP. Nadpłaty i kompensaty Dokument można wysłać do kontrahenta jako: Potwierdzenie kompensaty: [KB_DKM41]. Do wyboru są dwa rodzaje treści: [1] Oświadczenie o potrąceniu [2] Dokument kompensaty

4.6 [U] Różnica kursowa okresowa zaliczek

Dokumentuje zmianę wyceny zaliczek udzielonych zaliczkobiorcy w walucie. Różnice kursowe

5. Dokument rozliczany - kolumny listy wyboru

Podczas rozliczania faktur sprzedaży, faktur zakupu, zaliczek itp. program wyświetla informacje zapisane w kartotece rozrachunków. Kartoteka rozrachunków W liście wyboru znajdują się informacje takie jak w poniższym przykładzie: ------------------------------------------------------------------------ Data -Numer- Sys K/B Poz Termin Do rozliczenia Nr obcy/Uwagi -------- ------ ---- --- --- -------- -------------- ------------- xx.03.11 000003 KB K01 2 xx.03.11 2123.48 PLN xx.03.26 000003 KB K01 3 xx.03.26 3000.00 PLN xx.04.13 IO0012/11/10 NA 0 xx.11.13 -332.00 PLN Nadpłata b) xx.04.19 000004 KB K01 3 xx.04.19 15.38 PLN xx.04.22 FZ0004/10/10 ZO 0 xx.10.22 2312.00 PLN FE120/2010 a) xx.04.30 000004 KB K01 5 xx.04.30 100 .00 PLN ^ ---------------------------------------------------------- | ----------- ^ ^ ^ ^ ^ | | | | | | a) Nr obcy fak zakupu | | | | | b) Uwagi z nagłówka | | | | | not uznań i obciąż | | | | o (19 z 30 znaków) | | | | Kwota do rozliczenia | | | | | | | o--- Termin płatności | | | | | o--- System NA ZO KB | | gdy KB, to nr kasy/banku i nr poz w rejestrze | | | o--- Numer dokumentu, np. faktura zakupu lub sprzedaży | o--- Data powstania rozrachunku Dodatkowo, program doświetla: ------------------------------------------------------------------------ Numer KSeF: 3393182435-20260718-0442D0800000-F7 Korekta: Nr obcy: Uwagi: Dokument SOA Nr zam: 000009/03/21 Korekta: FA0002/02/21 ------------------------------------------------------------------------ ^ ^ ^ | | | Numer KSeF | | | | | o o o Dodatkowe uwagi Nr zamówienia sprzedaży Nr faktury korygowanej [FA] gdy faktura gdy rozliczanie faktury zaliczkowa [FZ] korygującej [FK] NOTE: Pozycje nadpłacone (z minusem (-)) można wyłączyć z listy wyboru W parametrach systemu KB proszę wskazać: Pokazać faktury nadpłacone do rozliczenia = [N] Parametry systemu KB

6. Wyszukiwanie dokumentów do rozliczenia

6.1 Wyświetlenie pozycji w rozrachunkach

Po otrzymaniu zapłaty, gdy znany jest kontrahent, można wyświetlić pozycje do rozliczenia znajdujące się w kartotece rozrachunków. Na liście wyboru znajdują się pozycje uporządkowane wg dat powstania rachunku. Patrz przykład powyżej. Pozycje z rozrachunków można wybrać także wg numeru KSeF. Klawisz: Tab-KSeF. ------------------------------------------------------------------------------ -- KSeFNr -Termin- Do roz(Brutto) Do roz(PTU) 3393182435-20260718-0442D0800000-F7 xx.07.18 66.42 PLN ... Dokument xx.07.18 FK0002/07/26 Syst NA Poz 0 Brutto 66.42 PLN ------------------------------------------------------------------------------

6.2 Dodatkowe funkcje wyszukujące

Po otrzymaniu dokumentu zapłaty, np. wyciągu bankowego, czesto nie można od razu ustalić kto i za co zapłacił. Nie można skojarzyć pozycji wyciągu z zapisami w rozrachunkach (en: Payment Matching, Payment Allocation) Nie ma symbolu kontrahenta, nie ma numeru faktury. Nie można wyświetlić listy wyboru F2 z kartoteki rozrachunków W takiej sytuacji przydatne są funkcje wyszukujące: a) Zapisy w rozrachunkach --> Rachunki do rozliczenia > wg Query [NA_ZRO35] b) Zapisy w dokumentach --> Sprzedaż > Szukaj w dokumentach [NA_PSZ10] c) Zapisy w dokumentach --> Zakupy > Szukaj w dokumentach [ZO_PSZ10] --> PM > RaportyXML [PM_ZEX10] Szukanie w bazie danych

6.3 Przetwarzanie plików CSV

Po otrzymaniu wyciągu elektronicznego w formacie CSV można zautomatyzować ustalanie powiązań zapisów w pliku z zapisami w rozrachunkach (należnościach i zobowiązanaich). Automatyczne pobieranie składa się z dwóch faz (etapów): 1. Tworzenie tabeli tymczasowej (roboczej) 2. Zapisywanie w dokumencie: Rejestr bankowy Patrz szczegóły: Pobieranie wyciągów z plików CSV

6.4 Metody kojarzenia automatycznego

Obecnie stosowane różne metody kojarzenia automatycznego. Głównie przy tzw. płatnościach masowych, np. zapłat lokatorów za czynsz, energię, od prenumeratorów, itp. Najczęściej stosowane są dwie metody: 1. Utworzenie w banku indywidualnych (wirtualnych) rachunków dla każdego płatnika. Wpłata na taki rachunek pozwala zidentyfikować płatnika. Np. banki stosują system SIMP System Identyfikacji Masowych Płatności. 2. Zapisanie identyfikatora płatnika w polu: treść (tytułem) wyciągu bankowego, np. kodu MPS opracowanego przez Krajową Izbę Rozliczeniową. W programie Trawers ERP, w dokumentach poleceń przelewów można umieścić numer referencyjny RefNno, który identyfikuje dokument transakcyjny. Rachunek do zapłaty w rozrachunkach można odszukać via RefNo.

7. Charakter transakcji

7.0 Opis ogólny

Dokumenty (transakcje) płatności dotyczą różnych zdarzeń: wpłaty, wypłaty, rozliczenia należności lub zobowiązań, zapłaty do poźniejszego rozliczenia, przeniesienia kwot między urządzeniami ewidencyjnymi, itp.

Rejestrowane elementy

Aby umożliwić zarejestrowanie wszystkich zdarzeń występujących w praktyce gospodarczej, w programie Trawers ERP w systemie: KB Płatności, podczas rejestracji, podaje się (wybiera) następujące elementy: * Rodzaj dokumentu, np. dokument kasowy * Kierunek przepływu: wpłata, wypłata, przeniesienie, np. nadpłat * Powiązanie z kartoteką rozrachunków: Rozliczenie, Do rozliczenia, Inne (bez powiązania) * Wskazanie kontrahenta: odbiorca, dostawca, osoba (zaliczkobiorca), inny * Wskazanie dokumentu rozliczanego, np. faktura sprzedaży lub zakupu * Wskazanie: Brutto / Netto (Split Payment) * Maski dekretacji, np. Zlecenie, Q12, JJ, KK * Źródło dokumentu rozliczanego, który utworzył rozrachunek * Kwota pozycji dokumentu (transakcji) * Treść1, ogólny opis transakcji, np. Wpłata od odbiorcy NOTE: Pole musi być wypełnione. JPK_WB wymaga podania treści operacji. * Treść2, szczegółowy opis transakcji, np. identyfikacja rozliczanego rachunku. Objaśnia charakter rozrachunku. Pole: Treść2 zapisuje się do kartoteki rozrachunków. Program wyświetla zawartość pola podczas wybierania pozycji do rozliczenia z rozrachunków oraz w zestawieniach z rozrachunków. Zestawienia w których jest pole: Treść zapisane w rozrachunkach: NA > Należności > Stan należności > F10-nierozliczone > F4-drukuj NA > Należności > Wg dokumentów. Sumy w walutach [NA_ZRO70]] ZO > Zobowiązania > Rachunki. Nierozliczone [ZO_ZRO30] ZO > Zobowiązania > Wg dokumentów. Sumy w walutach [ZO_ZRO80] Pole: Treść2 można przekazać poleceniami księgowania do dokumentów księgowych w systemie KG Księga Główna. Wybór podawanych lub wybieranych informacji zależy od operatora. Przykład 1: Wpłata należności od odbiorcy na rachunek bankowy ---------- * Dokument: [B] Rejestr bankowy * Wpłata * Odbiorca z NA * Rozliczająca Odbiorca: 000001 Hurtownia Mondis Dokument rozliczany: FA0005/01/21 NA Operacja (dekretacja): [EA+/1] Wpłata do banku Kwota: 934.80 PLN Brutto Treść: Wpłata od odbiorcy Przykład 2: Wypłata z kasy. Zapłata gotówką dla dostawcy ---------- * Dokument: [K] Rejestr kasowy * Wypłata * Dostawca z ZO * Rozliczająca Dostawca: 000002 Tartak Wola Dokument rozliczany: FA00015/051/20 ZO Operacja (dekretacja): [DI-/ ] Wypłata dla dostawcy Kwota: 162.00 PLN Brutto Treść: Zapłata gotówką dla dostawcy

Parametry sterujące

W niektórych sytuacjach, o wprowadzanych danych, decyduje sam program. Program jest sterowany parametrami, które definiuje się na początku użytkowania programu (podczas wdrożenia). Niektóre parametry można zmienić inne muszą pozostać bez zmian przez cały okres użytkowania programu. Parametry: * Parametry systemu KB Np. Obowiązek chronologicznej ewidencji pozycji dokumentów Parametry systemu KB * Parametry ogólne i parametry poszczególnych operatorów Param ogólne 01xx 02xx 03xx 08xx Param operat 05xx 06xx 07xx 09xx

7.1 Rodzaj dokumentu

Dokumenty systemu KB znajdują się w zbiorach okresowych (miesięcznych). Przetwarzanie dokumentów Kolejne rejestrowane zapisy (rekordy) wyróżnione są wskaźnikami określającymi rodzaj dokumentu (transakcji): [K] Rejestr kasowy [B] Rejestr bankowy [S] Kompensaty: odbiorcy z NA <---> dostawcy z ZO [N] Rozdysponowanie nadpłat [R] Rozliczenie zaliczki [U] Różnica kursowa okresowa

7.2 Wpłata czy wypłata

Wpłata zwiększa (+) stan (saldo) urządzenia rejestrującego, np. kasy. Wypłata zmniejsza (-) stan (saldo) urządzenia.

WPŁATY

1.1 Wpłata <-- od Odbiorcy z NA Wpłata powiązana jest z kartoteką należności odbiorcy w NA Zmienia saldo rozrachunków z odbiorcą Np. odbiorca płaci za fakturę 1.2 Wpłata <-- od Dostawcy z ZO Wpłata powiązana jest z kartoteką zobowiązań dostawcy w ZO Zmienia saldo rozrachunków z dostawcą Np. zwrot (en: Refund) naszej nadpłaty od dostawcy 1.3 Wpłata <-- od Osoby z KB Wpłata powiązana jest z kartoteką rozrachunków (zaliczek) osób w KB Zmienia saldo rozrachunków z osobą (zaliczkobiorcą) Np. pracownik zwraca (en: Refund) pobraną zaliczkę 1.4 Wpłata <-- Inna Wpłata nie jest powiązana z rozrachunkami Nie zmienia salda rozrachunków z kontrahentami Zmienia saldo konta w Księdze Głównej Np. - zasilenie kasy gotówką pobraną z banku - zasilenie rachunku bankowego (konta) karty przedpłaconej

WYPŁATY

2.1 Wypłata --> dla Odbiorcy z NA Wypłata powiązana jest z kartoteką należności odbiorcy w NA Zmienia saldo rozrachunków z odbiorcą Np. zwrot (en: Refund) dla odbiorcy z tytułu faktury korygującej 2.2 Wypłata --> dla Dostawcy z ZO Wypłata powiązana jest z kartoteką zobowiązań dostawcy w ZO Zmienia saldo rozrachunków z dostawcą Np. zapłata dla dostawcy za dostarczone towary 2.3 Wypłata --> dla Osoby z KB Wypłata powiązana jest z kartoteką (rozrachunków) zaliczek osób w KB Zmienia saldo rozrachunków z osobą (zaliczkobiorcą) Np. wypłata zaliczki dla pracownika 2.4 Wypłata --> Inna Wypłata nie jest powiązana z rozrachunkami Nie zmienia salda rozrachunków z kontrahentami Zmienia saldo konta w Księdze Głównej Np. - koszty operacji bankowych, dekretowane na konta w KG - zasilenie rachunku bankowego (konta) karty przedpłaconej

7.3 Rozliczenie, Do rozliczenia, Inne

Wskaźniki określają charakter powiązania dokumentu (transakcji) z kartoteką rozrachunków. Kartoteka rozrachunków

Rozliczająca

(en: Allocated Payment) Wpłata / wypłata rozlicza rachunek (fakturę, notę) znajdującą się w kartotece rozrachunków, np. odbiorca płaci nam za fakturę sprzedaży lub my płacimy dostawcy za fakturę zakupu. Gdy jest jeden rachunek z wskazaną datą, to program pobiera go automatycznie.

Do rozliczenia

(en: Un-Allocated Payment) Wpłata / wypłata powoduje powstanie nowego rachunku w kartotece rozrachunków, np. odbiorca przelewa zaliczkę (przedpłatę). Wpłatę zaliczki (przedpłatę) od odbiorcy można połączyć z zamówieniem sprzedaży. W chwili wystawiania końcowej faktury sprzedaży widać zaliczki wpłacone przed odbiorców. Przedpłaty. Faktury zaliczkowe Wypłatę zaliczki (przedpłatę) dla dostawcy można połączyć z zamówienim zakupu. Podczas przeglądania kroniki rozrachunków widać zaliczki wypłacone dostawcom. Rozrachunki z kontrahentami

Inne

(en: Other Payment) Wpłata / wypłata nie rozlicza istniejącego rachunku ani nie tworzy nowego. Np. wpłata należności od komornika, wypłata wynagrodzenia lub opłata bankowa. Operacje: [Inne] tworzą dekretacje (polecenia księgowania) do KG.

7.4 Źródło dokumentu rozliczanego

Określenie źródła dokumentu, który utworzył należność lub zobowiązanie w kartotece rozrachunków. Do tego dokumentu odnosi się rejestrowana pozycja dokumentu, np. płatność lub nota uznaniowa. Kartoteka rozrachunków

Kasa

Zapis do rozrachunków nastąpił podczas zapisu pozycji rejestru kasowego. Np. wypłata zaliczki dla osoby w KB

Bank

Zapis do rozrachunków nastąpił podczas zapisu pozycji rejestru bankowego. Np. wypłata dla dostawcy, do rozliczenia (przedpłata).

Syst

Zapis do rozrachunków nastąpił dokumentem zarejestrowanym w innym systemie, np. [NA] Sprzedaż, [ZO] Zakupy. Np. w NA zostala zarejestrowana faktura sprzedaży z odroczoną płatnością (na przelew). W KB rejestruje się wyciąg bankowy w rejestrze bankowym. Pozycja wpłat na rachunek bankowy rozlicza należność odbiorcy.

8. RefNo Numery referencyjne dokumentów

Numery referencyjne RefNo, to są numery jednoznacznie identyfikujące dokumenty transakcyjne w bazie danych programu Trawers. RefNo Numery referencyjne Np. [SI-FA1234/01/13] Faktura sprzedaży [II-10/MG/WZ1234/01/13] Rozchód magazynowy [SH-000001/04/17] Wysyłka RefNo pozwala powiązać dokument (transakcję) z innym obiektem, np. e-mailem, kodem kreskowym odczytanym skanerem, dokumentem w e-archiwum. E-faktury, e-archiwum Dokumenty (transakcje) można powiązać z e-mailami w module TrEmail. TrEmail Poczta elektroniczna Zastosowanie w ewidencji płatności: Podczas rejestrowania pozycji wpłat od odbiorców (rozliczanie należności) Operator skanuje numer RefNo zapisany na dokumencie sprzedaży lub zapłaty. Odszukuje rachunek (fakturę) do zapłaty w kartotece rozrachunków. Wypełnia pola pozycji rejestru kasowego lub bankowego. Zapisuje do rejestru i rozlicza rachunek (fakturę). Kartoteka rozrachunków

9. Tematy powiązane

Zarządzanie płatnościami Rachunki bankowe i tabela banków Przelewy elektroniczne. Tworzenie Pobieranie plików CSV Nadpłaty i kompensaty Kartoteka rozrachunków RefNo Numery referencyjne Parametry systemu KB Przetwarzanie dokumentów SOA Funkcje OutBound i InBound SOA Opis ogólny E-faktury, e-archiwum Słowa kluczowe #Płatności-Metody #Płatności-Dokumenty #Płatności-Nadpłaty #Płatności-Rozrachunki #Płatności-Kompensaty #Płatności-Wyciągi #Płatności-Przelewy #Płatności-Waluty #e-Płatności #PTU/VAT-SplitPayment #Pomoc-AsystentAI (AsystentAI) Dokumenty płatności w KB Obrót Pieniężny. Opis skrócony 1. Dokumenty płatności - cel i znaczenie Rejestrują operacje finansowe wpływające na: * stan środków pieniężnych w kasie i banku, * rozrachunki z kontrahentami (NA, ZO), * salda zaliczek (KB). Dokumenty są zapisywane w rejestrach okresowych (miesięcznych). 2. Etapy przetwarzania * Stany dokumentów: * *Niezatwierdzone* - można korygować, nie aktualizują rozrachunków. * *Zatwierdzone* - nieedytowalne, tworzą polecenia księgowania. * Zamykanie rejestrów: konieczne dla przejścia do kolejnego miesiąca. 3. Rejestrowanie płatności * Ręcznie w KB. * Z pliku CSV (wyciągi bankowe). * W locie (z NA). * Automatycznie przez SOA ([PaymentsRequest]). 4. Rodzaje dokumentów * `[K]` Rejestr kasowy * `[B]` Rejestr bankowy * `[R]` Rozliczenie zaliczek * `[N]` Rozdysponowanie nadpłat * `[S]` Kompensaty * `[U]` Różnice kursowe zaliczek 5. Rozliczanie dokumentów * Lista wyboru oparta na kartotece rozrachunków (NA/ZO/KB). * Uwzględnia daty, kwoty, numery, źródła, uwagi. 6. Wyszukiwanie dokumentów do rozliczenia * Gdy brak danych (np. kontrahenta), można użyć: `NA_ZRO35`, `NA_PSZ10`, `ZO_PSZ10`, `PM_ZEX10`. * Możliwa automatyzacja kojarzenia zapłat z rozrachunkami (CSV, RefNo). 7. Charakter transakcji W każdej pozycji określa się: * rodzaj dokumentu, * kierunek (wpłata/wypłata), * typ powiązania (rozliczająca / do rozliczenia / inne), * źródło dokumentu (Kasa, Bank, System), * dekretację i treść transakcji (Treść1 i Treść2 - wymagana m.in. dla JPK_WB). 8. Numery referencyjne (RefNo) * Unikalne identyfikatory dokumentów transakcyjnych. * Ułatwiają kojarzenie płatności z dokumentami sprzedaży, zakupu, wysyłek itp. *********************************************************************************************************************** Dokumenty płatności w Trawers ERP - Materiał szkoleniowy. Trawers ERP - Dokumenty Płatności (KB) Cel modułu KB Rejestracja i rozliczanie: * wpłat i wypłat gotówkowych (kasa), * operacji bankowych (rachunki), * kompensat, nadpłat i zaliczek, * dekretacji księgowej. Typy dokumentów płatności | Symbol | Nazwa dokumentu | Przeznaczenie | | ------ | ------------------------ | ------------------------------------------------- | | K | Rejestr kasowy | Wpłaty/wypłaty gotówki lub kart płatniczych | | B | Rejestr bankowy | Wpłaty/wypłaty z rachunku bankowego | | R | Rozliczenie zaliczek | Rozliczenie wydanych zaliczek | | N | Rozdysponowanie nadpłat | Przeniesienie nadpłat na inne faktury | | S | Kompensaty | Zrównanie należności i zobowiązań tego samego NIP | | U | Różnice kursowe zaliczek | Korekta wyceny zaliczek w walucie obcej | Etapy przetwarzania dokumentów 1. Wprowadzenie (Niezatwierdzone) * Można edytować/usuwać. * Nie wpływa na salda rozrachunków ani KG. 2. Zatwierdzenie * Blokuje edycję. * Tworzy zapisy do kartotek rozrachunków oraz polecenia księgowania. 3. Zamknięcie rejestru * Konieczne do przejścia na kolejny miesiąc. * Możliwe powtórne otwarcie (z wyjątkiem grudnia). Sposoby rejestrowania | Metoda | Opis | | ------- | ------------------------------------------------------------ | | Ręczna | Bezpośrednio w KB | | CSV | Import wyciągów bankowych | | W locie | Automatyczne utworzenie po fakturze sprzedaży/zakupu w NA/ZO | | SOA | Integracja systemowa (np. PaymentsRequest) | Typowe ewidencje - przykłady Przykład 1: Wpłata od odbiorcy za fakturę * Rodzaj dokumentu: `[B]` Rejestr bankowy * Rodzaj transakcji: *Wpłata -> Rozliczająca* * Źródło rozrachunku: NA (Sprzedaż) | Pole | Wartość | | ---------- | --------------------------------- | | Kontrahent | 000001 Hurtownia Mondis | | Dokument | FA0005/01/21 NA | | Kwota | 934.80 PLN | | Treść1 | Wpłata od odbiorcy | | Treść2 | Faktura sprzedaży nr FA0005/01/21 | | Dekretacja | EA+/1 Wpłata do banku | Przykład 2: Wypłata gotówki dla dostawcy * Rodzaj dokumentu: `[K]` Rejestr kasowy * Rodzaj transakcji: *Wypłata -> Rozliczająca* * Źródło rozrachunku: ZO (Zakupy) | Pole | Wartość | | ---------- | ----------------------------- | | Kontrahent | 000002 Tartak Wola | | Dokument | FZ00015/051/20 ZO | | Kwota | 162.00 PLN | | Treść1 | Zapłata gotówką dla dostawcy | | Treść2 | Rozliczenie faktury zakupowej | | Dekretacja | DI-/ Wypłata dla dostawcy | Przykład 3: Wpłata zaliczki od klienta * Rodzaj dokumentu: `[B]` Rejestr bankowy * Rodzaj transakcji: *Wpłata -> Do rozliczenia* * Źródło rozrachunku: NA (Zamówienie sprzedaży) | Pole | Wartość | | ---------- | ------------------------------------ | | Kontrahent | 000003 Klient X | | Dokument | ZS00007/03/23 (zamówienie sprzedaży) | | Kwota | 500.00 PLN | | Treść1 | Zaliczka do zamówienia | | Treść2 | ZS00007/03/23 | | Dekretacja | ZL+ Zaliczka | Przykład 4: Kompensata należności i zobowiązania * Rodzaj dokumentu: `[S]` Kompensata * Rodzaj transakcji: *Rozliczająca* * Źródło rozrachunku: NA/ZO | Pole | Wartość | | ------------- | ---------------------------------- | | Kontrahent | 000004 Firma Alfa (w NA i ZO) | | Kwota | 1200.00 PLN | | Treść1 | Kompensata należności i zobowiązań | | Dekretacja | KP- Kompensata | | Potwierdzenie | Dokument kompensaty / Oświadczenie | Wyszukiwanie dokumentów do rozliczenia Gdy brak danych w wyciągu (np. numeru faktury): * Szukaj wg rozrachunków: `NA_ZRO35` * Szukaj w dokumentach sprzedaży: `NA_PSZ10` * Szukaj w dokumentach zakupu: `ZO_PSZ10` Możliwość dopasowania przez RefNo, kod MPS, lub indywidualny rachunek płatnika. Parametry systemu KB * Chronologia ewidencji (obowiązkowa) * Pokazuj faktury nadpłacone: `N/Y` * Dekretacja przez maski: `%JJ %KK` itd. * RefNo - identyfikacja dokumentów w płatnościach Załączniki do dokumentów Do pozycji KB można dołączać: * skany KP/KW, * wyciągi bankowe, * dokumenty źródłowe (PDF, JPG, itp.) Podsumowanie [ ] Moduł KB pozwala prowadzić szczegółową ewidencję środków pieniężnych i rozrachunków. [ ] Obsługuje różne źródła dokumentów oraz formy płatności. [ ] Automatyzuje rozliczenia, księgowania i raportowanie.