1. Opis ogólny
W skrócie
Faktura zaliczkowa
Faktura końcowa
Zamówienie sprzedaży
Kolejne kroki
2. Realizacja w programie
2.1 Rejestrowanie zamówienia sprzedaży
2.2 Wystawianie faktury zaliczkowej
2.3 Rejestrowanie zapłaty (przedpłaty)
2.4 Wystawianie faktury końcowej
2.5 Wydruk faktury końcowej
2.6 Rejestry PTU (VAT), Intrastat, Statystyki, Fiskalizacja
2.7 Faktury zaliczkowe a wpłata całej należności
3. Wiele przedpłat i faktur do jednego zamówienia
4. Anulowanie zaliczki (zwrot)
4.1 [FL] Faktura korygująca zaliczkę
4.2 Wykorzystanie [FA] Faktura sprzedaży
5. Faktury sprzedaży zaliczkowe w walucie obcej
6. Zestawienia
Faktury zaliczkowe i końcowa do zamówienia
Faktury zaliczkowe do rozliczenia
7. Wzorce wydruku faktur zaliczkowych
8. Scenariusz wystawiania faktury zaliczkowej
9. Pytania. Problemy i ich rozwiązywanie
10. Wypłaty zaliczek dla dostawców
11. Faktury zaliczkowe w KSeF
12. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
1.1 W skrócie
(1) (2) (3) (4)
------------------------------------------------------------------------------------------
zamówienie [ZL] --> faktura zaliczkowa [FZ] --> wpłata [K][B] --> faktura końcowa [FA]
------------------------------------------------------------------------------------------
(1) Rejestracja zamówienia sprzedaży [ZL]
(2) Wystawienie faktury zaliczkowej [FZ] do wpłaconej przedpłaty (3)
(w powiązaniu z zamówieniem)
(4) Wystawienie faktury końcowej [FA]
(w powiązaniu z zamówieniem [ZL] i fakturą zaliczkową [FZ])
NOTE: Po otrzymaniu zapłaty (przedpłaty, zaliczki, zadatku) należy wystawić fakturę [FZ]
nawet gdy ustawa o VAT (Art. 106b ust. 1 pkt 4) wskazuje na brak obowiązku.
(jeśli otrzymał zaliczkę w tym samym miesiącu, w którym wykonał właściwą czynność -
i w tym samym miesiącu wystawił fakturę końcową.
Patrz wyjaśnienie w rozdziale dot. KSeF.
1.2 Faktura zaliczkowa [FZ]
Faktury zaliczkowe [FZ] (en: Advance invoice) dokumentują wpłatę (przedpłatę, zaliczkę)
należności za przyszłą sprzedaż.
Przedpłaty (zaliczki) stosuje się zwykle, gdy klient zamawia asortyment, którego
nie ma w magazynie i trzeba zamówić u dostawcy lub wyprodukować.
Często wymaga się też przedpłaty od niesolidnych płatników.
Przepisy wymagają, aby taka zaliczka była udokumentowana fakturą VAT:
[FZ] Przedpłata (faktura zaliczkowa) i trafiła do rejestru sprzedaży.
Dokumenty sprzedaży
1.3 Faktura końcowa
Gdy nastąpi właściwa sprzedaż towaru lub usługi, to należy wystawić
fakturę sprzedaży [FA] (końcową), na której wykazuje się otrzymane zaliczki.
1.4 Zamówienie sprzedaży
Ze względu na konieczność łączenia (kojarzenia) faktur w NA Sprzedaż
i zapłat w KB Płatności, przyjęto że łącznikiem między tymi dokumentami
będzie zamówienie sprzedaży.
Dlatego faktura zaliczkowa [FZ] musi być wystawiona w powiązaniu
z zamówieniem sprzedaży [ZL].
Realizacja zamówień sprzedaży
Aby połączyć faktury i zapłaty, nr zamówienia sprzedaży [ZL] wpisuje się:
* w KB, w dokumencie zapłaty, w pozycji: Wpłata (do rozliczenia)
* w NA, w nagłówku faktury zaliczkowej [FZ]
* w NA, w nagłówku faktury końcowej [FA]
Dlatego warto użyć określenia: Zamówienie z przedpłatą (en: PrePay Order),
aby prawidłowo nazwać dokument, który rozpoczyna proces.
Numery (x) wskazują kolejne kroki
(1)
o<---<----<---- Zamówienie --->------>-----o
| sprzedaży |
| [ZL] |
| |
| |
v v
(3) Wpłata zaliczki w KB (2) Faktura zaliczkowa --> PTU za zaliczkę (5)
do kasy [K] [FZ]
lub banku [B] |
| |
| <-- wpłata w locie |
o--<-----------------<----------------<----o
| |
v v
| (4) Faktura końcowa --> PTU za różnicę (5)
| [FA]
| |
| |
o----->---------->----o----<--------<------o
|
|
v
(5) Wydruk [FA] Faktura końcowa z wyszczególnieniem:
* nazwa i kwoty sprzedanych towarów (usług)
* kwoty pobranych zaliczek
* numer faktury zaliczkowej
* kwota pozostała do zapłaty (jeżeli pozostała)
Zatwierdzenie [FA] Faktura końcowa generuje [RO] Rozchód w magazynie
1.5 Kolejne kroki
Kolejne kroki: [ZL] --> [FZ] --> [KB] --> [FA]+[RO]
(1) (2) (3) (4)
------------------------------------------------------------------------------------------
zamówienie [ZL] --> faktura zaliczkowa [FZ] --> zapłata [K][B] --> faktura końcowa [FA]
(do zamówienia i fa zaliczkowej)
+
rozchód magazynowy [RO]
------------------------------------------------------------------------------------------
Ważne, aby rozchód magazynowy następował po zarejestrowaniu faktury końcowej
(podczas zatwierdzenia faktury końcowej) a nie przed zarejestrowaniem faktury końcowej.
Nie może być taka sekwencja, gdzie przed fakturą zaliczkową lub końcową jest rozchód:
-----------------------------------------------------------------------
a) zamówienie [ZL] --> rozchód magazynowy [RO] --> faktura zaliczkowa [FZ]
b) faktura zaliczkowa [FZ] --> rozchód magazynowy [RO] --> faktura końcowa [FA]
-----------------------------------------------------------------------
Gdyż po rozchodzie z magazynu zamówienie traktowane jest jako zrealizowane.
Do zrealizowanego zamówienia nie można zarejestrować ani faktury zaliczkowej
ani faktury końcowej.
Realizacja zamówień sprzedaży
1.6 Podatek PTU
PTU za zaliczkę należy rozliczyć za okres, w którym wpłynęła wpłata.
Decyduje pole: M-c PTU. Program wstawia okres wg daty: Data zaliczki.
Na fakturze końcowej jest PTU od kwoty pozostałej (od kwoty różnicy).
Program wstawia: M-c PTU wg daty sprzedaży.
Okres podany w polu: M-c PTU można zmienić.
Patrz opis:
Rejestry PTU (VAT)
2. Realizacja w programie
2.1 Rejestrowanie zamówienia sprzedaży
* Rejestracja zamówienia:
NA > Zamówienia > Zamówienia sprzedaży [NA_DZM10]
Jest to standardowa funkcja rejestrowania zamówień sprzedaży.
Zamówienie można też utworzyć kopiując z oferty, z innego zamówienia
lub pobierając dokument (komunikat) EDI.
Dokumenty sprzedaży
2.2 Wystawianie faktury zaliczkowej
* Faktury zaliczkowe [FZ] wystawia się w odrębnej funkcji:
NA > Sprzedaż > Faktury zaliczkowe/przedpłaty [NA_DFZ10]
Fakturę zaliczkową trzeba powiązać z zamówieniem. Tj. podać numer zamówienia [ZL]
w nagłówku faktury zaliczkowej [FZ]
* Wiele faktur zaliczkowych do jednego zamówienia sprzedaży.
Odbiorca (klient) może dokonać kilku przedpłat. Do każdej przedpłaty
trzeba wystawić fakturę zaliczkową.
* Faktura zaliczkowa nie precyzuje, za który element zamówienia (pozycję)
jest zapłata. Dlatego trzeba świadomie wiązać przedpłaty z zamówieniami.
Faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymaną kwotę i jest powiązana z całym zamówieniem
sprzedaży, a nie z konkretnymi pozycjami tego zamówienia. Łącznikiem pomiędzy
zaliczką, zapłatą i fakturą końcową jest numer zamówienia sprzedaży.
Przed wystawieniem faktury zaliczkowej najlepiej zarejestrować pełną
specyfikację zamówienia. Nie zmieniać zamówienia, np. nie dopisywać pozycji
do zamówienia po wystawieniu faktury zaliczkowej.
[FZ] odniesie się do zamówienia przed zmianą a [FA] Końcowa do zamówienia
po zmianie listy pozycji. Powstanie wrażenie błędnych danych, mimo że dane są poprawne.
(patrz #00054573)
* Na wydruku faktury zaliczkowej można umieścić informacje z zamówienia,
tj. nazwa towaru lub usługi, cena netto, ilość, itp.
Dane te na wydruku można umieścić, stosując funkcje TrExtLang:
[ţInnyWydruk{}] lub [ţWstawWydruk{}]
Wydruki kaskadowe i składane
* Na wydruku faktury zaliczkowej można umieścić datę zapłaty (przedpłaty).
Pole na wzorcu: Dokument - zapłacono w dniu (ostatnia zapłata) [dLastPayDate].
Wydruk wykonać po zarejestrowaniu zapłaty.
* NOTE: Zapłata musi być skojarzona z fakturą zaliczkową [Rozliczająca].
Jeżeli zapłata (przedpłata) jest [Do rozliczenia], to na wydruku faktury
nie będzie daty wpłynięcia zapłaty.
2.3 Rejestrowanie zapłaty (przedpłaty)
* Zapłata za fakturę zaliczkową:
a) W systemie NA: bezpośrednio w NA po zapisaniu faktury: klawisz F8-zapłata
b) W systemie KB: wpłata do rejestru kasowego lub bankowego (rozliczająca)
w KB > Rejestr > Wpłata od odbiorcy > Rozliczająca [KB_DKA10] [KB_DBA10]
Trzeba podać nr faktury zaliczkowej.
Dokumenty płatności
2.4 Wystawianie faktury końcowej
* Faktury końcowe [FA] wystawia się w NA > Sprzedaż > Faktury sprzedaży [NA_DFA10]
Tak jak każdą zwykłą fakturę sprzedaży.
Dokumenty sprzedaży
Różnica jest taka, że dodatkowo na końcu dopisuje się pozycję rodzaju:
[R] Zaliczka-rozliczenie, w celu wykazania otrzymanych zaliczek.
W nagłówku faktury końcowej [FA] podaje się numer zamówienia [ZL].
Najpierw zapisuje się pozycje sprzedaży zamówionego towaru
lub usługi a następnie pozycję rozliczenia zaliczki.
Pozycje sprzedaży towaru wybiera się z zamówienia [ZL], którego numer
podano w nagłówku.
Pozycje rozliczenia zaliczki [Zaliczka-rozliczenie] wybiera się z listy.
Na tej liście wyboru są faktury zaliczkowe (rodzaj = [FZ]) zapisane w kartotece
rozrachunków o zgodnym numerze zamówienia i zgodnej stawce PTU.
-- Data -Numer- Sys K/B Poz -Termin Do fakturowania Zamówienie --
xx.05.27 FA0002/05/xx NA 0 xx.05.27 200.00 PLN 000001/05/xx
xx.05.29 FA0006/05/xx NA 0 xx.05.29 342.00 PLN 000003/05/xx
--------- -----o------ ---------------------------------- ------o----- -
| |
v v
Fa zaliczkowa Zamówienie
2.5 Wydruk faktury końcowej
Na wzorcu wydruku faktury końcowej, w linii rodzaju [R] można umieścić dane o zaliczce.
Wzorce dokumentów i etykiet
* Faktury zaliczkowe ujmowane są w Rejestrze sprzedaży VAT i deklaracji VAT-UE.
* Faktury zaliczkowe nie są ujmowane na deklaracji Intrastat.
* Faktura zaliczkowa [FZ] dokumentuje tylko wpłatę. Nie dokumentuje sprzedaży.
Kwota zaliczki nie jest ujmowana w statystykach sprzedaży.
Np. zaliczka w lutym a fakturowanie, wydanie towaru i rozliczenie zaliczki w maju.
Transakcja (cała kwota) jest w statystykach sprzedaży w maju.
* Faktury zaliczkowe oraz faktury rozliczające można fiskalizować.
Drukarki fiskalne
* W menu wewnętrznym F12 > Odbiorca, można przeglądać faktury zaliczkowe
wystawione do zamówienia sprzedaży.
F12 Menu wewnętrzne
* Podczas sprawdzania limitu kredytowego obliczana jest wartość
faktur zaliczkowych, do których nie wystawiono faktur końcowych.
Wartość ta zmniejsza należność odbiorcy ('zwiększa limit').
Limity kredytowe
2.7 Faktury zaliczkowe a wpłata całej należności
Przepisy podatkowe stanowią, że podatnik, który 100% zaliczkę udokumentował
fakturą zaliczkową po dokonaniu dostawy towarów lub wykonaniu usługi
nie ma obowiązku wystawienia faktury końcowej [FA].
To oznacza, że organy podatkowe interesuje rozliczenie się z obowiązku podatkowego.
Faktura zaliczkowa [FZ] zawiera wszystkie niezbędne informacje. Kwoty netto,
kwoty brutto i podatek PTU (VAT).
Sprzedaż w programie Trawers ERP
Faktura zaliczkowa [FZ] dokumentuje tylko wpłatę. Nie dokumentuje szczegółów
sprzedaży.
Dokument sprzedaży [FA] w programie Trawers ERP tworzy zapisy w zbiorach
i kartotekach powiązanych:
* Statystyki sprzedaży w NA ujmują faktury sprzedaży [FA] i korygujące [FK]
Nie ujmują faktur zaliczkowych [FZ]
* Zatwierdzenie sprzedaży magazynowej generuje dokumenty rozchodu [RO] w MG
* Zatwierdznie sprzedaży generuje polecenia księgowania w KG
Trzeba zarejestrować fakturę sprzedaży [FA]
Wniosek: W programie Trawers ERP trzeba zarejestować fakturę końcową [FA].
Przepisy nie zabraniają wystawiania faktur końcowych. Takie faktury są dodatkowym
dowodem potwierdzającym dokonanie sprzedaży i potwierdzenie uregulowania
całej należności.
Wystawić fakturę sprzedaży [FA] końcową i wskazać, że PTU/VAT został rozliczony.
Patrz też:
Rejestry PTU (VAT)
3. Wiele przedpłat i faktur do jednego zamówienia
Odbiorca (klient) może dokonać kilku przedpłat. Do każdej przedpłaty
trzeba wystawić fakturę zaliczkową. W bazie danych programu może być
jedno [ZL] Zamówienie i wiele [FZ] Faktur zaliczkowych.
Może być także wiele [FA] Faktur końcowych.
Zamówienie może dotyczyć projektu (kontraktu) realizowanego etapami.
Przedpłaty i faktury końcowe, np. na koniec etapu, to metoda ich rozliczania.
Zamówienie Faktury zaliczkowe Faktury końcowe
[ZL] ZA0026/04/xx <--- FZ0001/04/xx
FZ0002/04/xx <--- FA0002/04/xx
FA0001/05/xx
FA0002/05/xx
Przedpłata do całego zamówienia
Faktura zaliczkowa [FZ] nie precyzuje, za który element zamówienia
(pozycję zamówienia) jest przedpłata. W przykładzie:
Zamówienie Faktury zaliczkowe
[ZL] ZA0026/04/xx
1. Wymiana agregatu <---o
2. Nadbudowa korpusu | <--- FZ0001/04/xx
3. Remont orurowania | <--- FZ0002/04/xx
4. Obudowa sekcji IV <---o
W przykładzie celowo podano zamówienie o charakterze kontraktu
na prace wielo-etapowe. Takie sytuacje występują w firmach budowlano-
montażowych i innych wykonujących projekty (kontrakty) długoterminowe.
Przedpłaty rejestrowane fakturami zaliczkowymi nie odnoszą się
do pozycji zamówienia.
Dlatego nie uda się śledzić przedpłat i faktur końcowych poszczególnych
pozycji zamówienia, np.
1. Wymiana agregatu:
FZ] Faktura zaliczkowa > Zapłata > [FA] Faktura końcowa
Odrębne zamówienia na każdy etap (pozycję)
Jeżeli jest potrzeba precyzyjnej identyfikacji: zamówienie, przedpłata,
faktura zaliczkowa [FZ] i końcowa [FK], to na każdą pozycje (etap pracy)
należy zarejestrować odrębne zamówienie.
Wyodrębnienie etapu pracy jako odrębnego zamówienia pozwoli na ustalenie:
- co zamówiono: ilość, cena, wartość
- ile zaliczkowano: wartość
- co zrealizowano (wykonano, wysłano): ilość, cena, wartość
- co zafakturowano: ilość, cena, wartość
- ile zapłacono: wartość
4. Anulowanie zaliczki (zwrot)
Jezeli odbiorca zrezygnuje z zakupu i zażąda zwrotu zaliczki,
to zaliczkę można anulować na dwa sposoby:
(pierwszy sposób)
4.1 [FL] Faktura korygująca zaliczkę
NA > Sprzedaż > Faktura korygująca zaliczkę [FL] rrrr/mm [NA_DFL10]
Faktura korygująca [FL] dokumentuje korektę faktury zaliczkowej.
Odwołuje się do wcześniej wystawionej faktury zaliczkowej:
[FZ] Faktura zaliczkowa/Przedpłata.
Korekta faktury zaliczkowej [FL] w Trawersie jest dokumentem zwrotu/rozliczenia zaliczki.
Zawiera tylko jeden rodzaj pozycji: [R] Zaliczka-rozliczenie.
Nie ma mechanizmu: było - jest.
NOTE: Korekta [FK] 'zwykłej faktury' [FA] ma mechanizm: było - jest.
Błędy klasyfikacji podatkowej PTU/VAT (patrz niżej) można poprawić
fakturą korygującą [FK].
Dokumenty sprzedaży
W [FL] Podaje się kwotę rozliczającą, tj. cały lub częściowy zwrot zaliczki.
Na wizualizacji KSeF (fragment) widać podsumowanie:
----------------------------------------------------
Podsumowanie stawek podatku
---------------------------------------------------
Stawka PTU Kwota netto --- Kwota podatku ---
---------------------------------------------------
23 % - 118.70 PLN -27.30 PLN
---------------------------------------------------
Kwota korekty - 146.00 PLN
----------------------------------------------------
Fragment XML:
-----------------------------------------
<Fa>
<KodWaluty>PLN</KodWaluty>
<P_1>2026-05-28</P_1>
<P_2>FL0001/05/26</P_2>
<P_6>20xx-05-28</P_6>
<P_13_1>-118.70</P_13_1> <--- Kwota netto
<P_14_1>-27.30</P_14_1> <--- Kwota podatku
<P_15>-146.00</P_15> <--- Kwota korekty
...
<RodzajFaktury>KOR_ZAL</RodzajFaktury> <--- Rodzaj faktury wg KSeF [KOR_ZAL]
...
</Fa>
-----------------------------------------
Patrz też:
Dokumenty sprzedaży
Korygowanie błędów faktury zaliczkowej
W fakturze zaliczkowej [FZ] mogły wystąpić błędy, np. dotyczące klasyfikacji PTU/VAT.
Zamiast: P_13_6_1 (0 % kraj) należało podać: P_13_6_3 (0% eksport).
Opisowo: Zmiana kwalifikacji sprzedaży 0%: sprzedaż stanowi eksport.
Przeniesienie z 0% kraj do 0% eksport.
Rozróżnienie '0% kraj / 0% eksport' ma znaczenie dla kontroli, statystyki i zestawień
(w tym plików/raportów VAT/JPK)
Korygować do zera (0)
W przypadku takich błędów - należy wystawić fakturę korygującą do zera (zwrot)
i wystawić nową, poprawną fakturę zaliczkową.
Gdyż dokument: Korekta faktury zaliczkowej nie służy do 'przeklasyfikowania PTU/VAT'
tylko do zmiany/zwrotu wartości zaliczki.
NOTE: Podobny błąd w fakturze zwykłej [FA] można poprawić wystawiając fakturę
korygującą [FK]. W rezultacie nastąpi zmiana kwalifikacji sprzedaży.
Patrz szczegóły:
KSeF Korekta rodzaju PTU
(drugi sposób)
4.2 Wykorzystanie [FA] Faktura sprzedaży
Zarejestrować korektę faktury zaliczkowej (1)
* Rozpocząć wystawianie faktury sprzedaży [FA]
* Wybrać pozycję: Zaliczka-rozliczenie, następnie wpisać ręcznie, tzn.
bez wybierania z listy wyboru F2, numer stawki PTU wg faktury zaliczkowej
i wybrać korygowaną pozycję faktury zaliczkowej.
* Zarejestrować zwrot zaliczki, np. do kasy (kwota ujemna [-])
Utworzony dokument można wydrukować w postaci faktury korygującej [FK],
tj. z wyrażeniem KOREKTA, z podaniem przyczyny korekty, numerem i datą
faktury zaliczkowej korygowanej.
Można utworzyć odpowiedni wzorzec wydruku wykorzystująć odpowiednie dane
(maski) z tabeli pól dla wzorców dokumentu [FA] faktura sprzedaży,
rodzaj linii [R] Rozliczenie zaliczki
System wzorców dokumentów i etykiet
Wystawić fakturę końcową (2)
* Dokończyć transakcję, tzn. wystawić fakturę końcową [FA],
zatwierdzić i sfiskalizować
* Wystawić fakturę korygującą [FK] (anulującą) całość transakcji
Dokumenty sprzedaży
* Zarejestrować zwrot zaliczki
Dokumenty płatności
5. Faktury sprzedaży zaliczkowe w walucie obcej
Wielo-walutowość
Zaliczki w walutach obcych i w walucie bazowej (PLN) rejestruje się
i rozlicza wg takiego samego scenariusza.
Trzeba jednakże zwrócić uwagę na następujące aspekty:
Wzór obliczania PTU od faktury zaliczkowej
--------------------------------------------------------------------
kwota PTU = kwota netto zaliczki w walucie obcej * kurs * stawka PTU
--------------------------------------------------------------------
^
(kurs transakcji)
Obowiązek podatkowy powstaje w chwili wystawienia faktury zaliczkowej.
Wzór obliczania PTU od faktury końcowej
-----------------------------------------------
kwota PTU =
(kwota netto faktury końcowej w walucie obcej
(-) kwota netto zaliczki w walucie obcej)
* kurs * stawka PTU
-----------------------------------------------
^
(kurs transakcji, nie kurs zaliczki)
Zapisy w kartotece rozrachunków
* Kwoty w rozrachunkach zapisane są w walucie
* Faktura zaliczkowa [FZ] rozliczana (płacona) jest natychmiast po zapisaniu
* Faktura sprzedaży (końcowa) zostaje zapisana w rozrachunkach w kwocie:
(sprzedaż netto w walucie (-) kwota zaliczek netto w walucie)
* (1 + stawka PTU)
Tzn. jest to wartość netto nie rozliczona zaliczkami plus podatek PTU
od części nierozliczonej
Polecenia ksiegowania
Kwoty netto i PTU w walucie bazowej (PLN) przekazywane są na konta KG
Gdy kursy walut zastosowane do faktury zaliczkowej (kurs zapłaty)
i do faktury końcowej są różne, to na kontach w KG może powstać różnica kursowa.
6. Zestawienia
Faktury zaliczkowe i końcowa do zamówienia
NA > Sprzedaż > Faktury zaliczkowe/przedpłaty > Faktury zaliczkowe do zamówienia [NA_ZFZ10]
(zestawienie można wywołać z menu NA oraz w F12 Menu wewnętrzne)
Program pokazuje faktury zaliczkowe i powiązane z nimi kwoty wpłat (do rozliczenia)
i faktury końcowe.
Trzeba podać symbol odbiorcy i numer zamówienia. Program wydrukuje:
* Faktury zaliczkowe
* Kwoty wpłat w KB: Do rozliczenia (jeśli są)
* Fakturę końcową (jeśli jest)
Patrz też niżej:
Otwarte faktury zaliczkowe - te, które nie mają faktur końcowych.
Faktury zaliczkowe do rozliczenia (otwarte)
NA > Sprzedaż > Faktury zaliczkowe/przedpłaty > Fa zal do rozlicz [NA_ZFZ20]
Pokazuje listę faktur zaliczkowych, które pozostały do rozliczenia (otwarte).
Otwarte faktury zaliczkowe, to te które nie mają faktur końcowych.
Program prezentuje stan rozliczeń w dniu tworzenia zestawienia.
7. Wzorce wydruków faktur zaliczkowych
Wartości na fakturze końcowej w pozycji rozliczenia zaliczek przetwarzane
są tak samo jak pozycje rabatu wg PTU od faktury.
Także po to, aby sfiskalizować fakturę.
W tabeli pól dla wzorców są pozycje wartości z rabatem i bez rabatu,
np. całkowita kwota faktury, niepomniejszona o zwrot zaliczki:
--------------------------------------------------
Razem dok - razem brutto fa bez rabatów i zaliczek
--------------------------------------------------
Przykład definicji podsumowania na wzorcu faktury końcowej:
--------------------------------------------------------------------------------------------------
T Netto PTU Brutto
T ------------------ ------------------ ------------------
T Razem dokument bez rabatow i zaliczek tRazem net bez rbt tRazem PTU bez rbt tRazem bru bez rbt
T Rabaty/zaliczki tRazem rab.od nett tRazem rabat PTU t tRazem rabat t
T Razem tRazem net z rab.t tRazem PTU z rab.t t--Podsumowanie--t
--------------------------------------------------------------------------------------------------
Wzorce dokumentów i etykiet
Zarejestrowano zamówienie, fakturę zaliczkową i zapłatę (przedpłatę).
Wystawia się fakturę końcową.
Próba dopisania pozycji [R] Zaliczka-rozliczenie.
Problem
Komunikat: Brak danych (rozliczających)
Działanie programu: Program szuka pozycji rozliczenia zaliczki
w kartotece rozrachunków bieżących:
Szuka pozycji, która ma:
* taki sam numer zamówienia
* taki sam numer (stawka) PTU (VAT)
* pozycja pozostała do rozliczenia (nie zapisano faktury końcowej)
Możliwe przyczyny braku danych
* niezgodny numer zamówienia
* niezgodny numer PTU
* pozycja została już przepisana do zbioru rachunków archiwalnych
* pozycja została rozliczona inną fakturą
Rozliczenia można odszukać na zestawieniach:
NA > Faktury zaliczkowe/przedpłaty > Faktury zaliczkowe do zamówienia
NA > Faktury zaliczkowe/przedpłaty > Faktury zaliczkowe do rozliczenia
9.2 PTU w pionie a PTU w poziomie
Sytuacja
Wystawiono fakturę zaliczkową na kwotę 7 568.90 brutto.
Wystawiono fakturę końcową w cenach netto też w sumie 7 568.90 brutto
W ostatniej pozycji rozliczono zaliczkę, co jest widoczne na fakturze końcowej.
Sumy kwot netto i PTU na fakturach różnią się o +/- 0.01.
W podsumowaniu PTU jest Netto -0.01 PLN Podatek 0.01 PLN
Wyjaśnienie
Jest to znany problem '1 grosza' spowodowany różnymi sposobami obliczeń.
(obliczenia 'w poziomie' a obliczenia 'w pionie' i zaokrąglenia obliczeń).
Przyczną jest sumowanie w pionie i w poziomie. Gdy jest wiele pozycji,
to wartość PTU jest liczona od wielu pozycji i jest inna niż kwota PTU
liczona od sumy na fakturze zaliczkowej (która na fakturze zaliczkowej
jest liczona od brutto a nie jako % od netto).
Rejestrując fakturę zaliczkową, użytkownik podaje wartość wpłaconej zaliczki
tu: 7 568.90. Program oblicza i podpowiada kwoty w stawce: 6 153.58
oraz 1415.32. Te podpowiedzane kwoty użytkownik może zmienić wg tego co ma
na zamówieniu, wpisując: 6 153.57 i 1 415.33
NOTE: Obliczenia 'w pionie' i obliczenia w 'poziomie' są prawidłowe
i akceptowane przez urzędy podatkowe. Art. 106e ustawy o podatku VAT zawiera
zapis, że łączna kwota podatku może być ustalona w wyniku podsumowania
jednostkowych kwot podatku ('w pionie').
Patrz też inne przypadki - w bazie wiedzy szukać: 'w pionie' (#00054512)
10. Wypłaty zaliczek dla dostawców
Przepisy wymagają, aby przedpłata (zaliczka) otrzymana przez sprzedającego
była udokumentowana fakturą VAT (fakturą zaliczkową) i trafiła do rejestru
PTU (VAT) jako podatek należny.
Kupujący, po otrzymaniu faktury zaliczkowej od sprzedającego, ma prawo
do odliczenia kwot podatku PTU określonych w otrzymanej fakturze.
Dokument należy zarejestrować w systemie ZO Zakupy jako fakturę zakupu usługi.
Faktura zakupu zaliczkowa dokumentuje wypłatę na rzecz przyszłych zakupów.
Wypłatę zaliczki dla dostawcy rejestruje się w KB > Rejestry > Wypłaty.
Patrz też:
Dokumenty płatności w KB
Pozycję dokumentu wypłaty w KB można powiązać z numerem zamówienia zakupu.
Podobnie jak w sprzedaży: powiązanie wpłaty w KB z zamówieniem sprzedaży.
Wypłatę zaliczkową dokumentuje się fakturą zakupu z pozycją zakupu usługi.
W kartotece KIM dopisać kartę indeksu KIM, rodzaj: Usługa obca [Uo],
Indeks: ZALICZKI WYPŁACONE
Można użyć jednego, ogólnego indeksu usługi dla wszystkich zaliczek.
Kolejne kroki:
Rejestracja zamówienia zakupu
Wystawienie zamówienia zakupu jest zalecane, ale nie wymagane.
* Zalecane, aby wykonać cały cykl realizacji zakupu: zamówienie > dostawa > faktura
Realizacja zamówień zakupu
* Zalecane, aby pokazać, którymi fakturami została rozliczona wypłacona zaliczka
Zestawienie: ZA > Zamówienia > Faktury i przychody do zamówień [ZA_DZA53]
Obiektem, który łączy zaliczki i faktury jest zamówienie zakupu.
Podobnie, zamówienie sprzedaży jest łącznikiem między zaliczkami wpłaconymi
przez odbiorcę (klienta) a fakturami sprzedaży.
Rejestracja faktury zakupu zaliczkowej
ZO > Zakup > Faktury zakupu > Rejestracja [ZO_DFA10]
Po otrzymaniu zapłaty (przedpłaty, zaliczki, zadatku) należy wystawić fakturę [FZ]
nawet gdy ustawa o VAT (Art. 106b ust. 1 pkt 4) wskazuje na brak obowiązku.
Cytat:
Brak obowiązku (ten sam miesiąc): Podatnik nie musi wystawiać faktury zaliczkowej,
jeśli otrzymał zaliczkę w tym samym miesiącu, w którym wykonał właściwą czynność
(i w tym samym miesiącu wystawił fakturę końcową)
W broszurze informacyjnej dot. KSeF jest zapis:
Cytat:
W przypadku niewystawienia przez podatnika faktury [ZAL], o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4
z powodów określonych w art. 106b ust. 1a, wystawiona przez podatnika po wydaniu towaru lub wykonaniu
usługi faktura KSef, ... powinna posiadać oznaczenie: [ROZ]
NOTE: W systemie Trawers ten przypadek (brak obowiązku) nie jest obsługiwany
dlatego po otrzymaniu zaliczki (przedpłaty) trzeba wystawić fakturę zaliczkową [FZ].
Faktura zaliczkowa w Trawers a faktura KSeF
#00054107
Ogólnie
* Po otrzymaniu zaliczki trzeba wystawić fakturę zaliczkową do KSeF.
* W fakturze końcowej należy wskazać poprzednie faktury dotyczące tej samej transakcji.
* KSeF wymaga aby wskazać wszystkie poprzednie faktury wystawione
do powiązanego zamówienia lub umowy.
Dane faktury zaliczkowej
W fakturze zaliczkowej podaje się: kwota, nabywca i sprzedawca
+ data wystawienia faktury,
+ otrzymana kwota (całość lub część),
+ powiązanie z przyszłą dostawą towaru lub świadczeniem usług (zamówienie),
W Trawersie
* Odbiorca (klient) może dokonać kilku przedpłat.
W Trawersie, do każdej przedpłaty trzeba wystawić fakturę zaliczkową.
W KSeF może być wiele pozycji informujących o zaliczce.
W Trawersie w takiej sytuacji trzeba wystawić wiele faktur zaliczkowych.
* Na fakturze zaliczkowej w KSEf są dwie sekcje:
- <WarunkiTransakcji><Zamowienia> (i tu zostanie wpisany numer zamówienia,
do którego wystawiono zaliczkę)
- <Zamowienie> tu wartość zamówienia i lista pozycji, program wpisze
dane z zamówienia
- na podstawie pozycji zaliczki zostaną ustalone wartości w stawkach:
P_13, P_14_, P_15
Patrz też: Broszura Informacyjna KSeF str. 134
Faktura rozliczająca (końcowa)
Na fakturze końcowej KSef:
- <WarunkiTransakcji> <Zamowienia> - jest numer zamówienia, do którego jest faktura końcowa
- <FakturaZaliczkowa> - tu jest lista numerów faktur zaliczkowych
(na podstawie pozycji rozliczenia zaliczek z Trawersie)
- wartość z pozycji rozliczenia zaliczek jest odejmowana od wartości
w stawkach P_13_1, ... P_14_1, ... i od kwoty należności P_15
UWAGA: Na fakturze zaliczkowej w KSEF nie ma wskazania jaka kwota
z jakiej zaliczki została rozliczona.
Trzeba, ew. wysłać fakturę papierowa / elektroniczą lub dokonać uzgodnień poza KSeF.
Faktura korygująca fakture zaliczkową [FL]
W KSef jest faktura korygująca fakturę zaliczkową.
Ma takie same sekcje (elementy) jak faktura zaliczkową ale kwoty są minusowe (-).
W Trawersie jest to: [FL] Faktura korygująca zaliczkę
Patrz też:
Dokumenty sprzedaży
11.2 Przykłady
Faktura zaliczkowa [ZL] - fragment XML
...
<RodzajFaktury>ZAL</RodzajFaktury> <--- Rodzaj faktury [ZAL]
<Platnosc>
<Zaplacono>1</Zaplacono>
<DataZaplaty>2026-07-30</DataZaplaty>
<TerminPlatnosci>
<Termin>2026-07-30</Termin>
</TerminPlatnosci>
<FormaPlatnosci>1</FormaPlatnosci>
</Platnosc>
<WarunkiTransakcji>
<Zamowienia>
<DataZamowienia>2026-07-30</DataZamowienia> <--- Data zarejestrowania zamówienia
<NrZamowienia>ZA-DRE-26/131</NrZamowienia> <--- Nr zamówienia (obcy)
</Zamowienia>
</WarunkiTransakcji>
<Zamowienie>
<WartoscZamowienia>123.00</WartoscZamowienia>
<ZamowienieWiersz>
<NrWierszaZam>1</NrWierszaZam>
<P_7Z>Surowiec tartaczny - dąb</P_7Z> <--- Nazwa pozycji (nazwa indeksu KIM)
<IndeksZ>DESKI-D</IndeksZ> <--- Indeks pozycji (z KIM)
<GTINZ>0000000000130</GTINZ> <--- GTIN (EAN13) (z KIM)
<P_8AZ>m3</P_8AZ>
<P_8BZ>1.000</P_8BZ>
<P_9AZ>100.00</P_9AZ>
<P_11NettoZ>100.00</P_11NettoZ>
<P_11VatZ>23.00</P_11VatZ>
<P_12Z>23</P_12Z>
</ZamowienieWiersz>
</Zamowienie>
...
Faktura rozliczająca [FA] (końcowa) - fragment XML
(AsystentAI)
Co to jest faktura zaliczkowa?
To dokument potwierdzający otrzymanie części lub całości zapłaty przed dostawą towaru
lub wykonaniem usługi.
Do KSeF musi być przesłany jako ustrukturyzowany plik XML (FA(3)).
- Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wpływu środków na konto.
- Faktura zaliczkowa musi zawierać:
- datę otrzymania zapłaty,
- kwotę zaliczki,
- dane powiązania z zamówieniem lub umową.
Zasady wystawiania w KSeF
- Data wystawienia = data przesłania do KSeF (chyba że tryb awaryjny).
- Numer KSeF faktury zaliczkowej jest kluczowy - musi być wskazany w fakturze końcowej.
- Nie wolno wysyłać PDF do kontrahenta przed uzyskaniem UPO dopiero wtedy dokument istnieje prawnie.
Faktura końcowa - rozliczenie zaliczek
- Musi zawierać numery KSeF wszystkich wcześniejszych faktur zaliczkowych.
- Nie wystarczy podać numerów wewnętrznych z ERP - trzeba wskazać identyfikatory z ministerialnej bazy.
- Brak powiązania może skutkować odrzuceniem dokumentu lub błędami w ewidencji VAT.
W Trawers ERP
- System wspiera wystawianie faktur zaliczkowych i końcowych zgodnie z FA(3).
- Powiązania między dokumentami są możliwe dzięki zapisowi numerów KSeF.
- W module sprzedaży można:
- rejestrować wpłaty zaliczkowe,
- generować faktury FZ,
- powiązać je z fakturą końcową FA.
Najczęstsze pułapki
- Brak numeru KSeF w fakturze końcowej.
- Wystawienie faktury zaliczkowej po terminie.
- Pominięcie zaliczki, gdy wpłata i dostawa są w tym samym miesiącu
(można wtedy wystawić tylko fakturę końcową - ale trzeba to dobrze udokumentować).
Checklista: Faktura zaliczkowa w KSeF Przed wystawieniem faktury zaliczkowej
- [ ] Czy otrzymano faktyczną wpłatę od kontrahenta?
- [ ] Czy jest znana data wpływu środków (dla obowiązku VAT)?
- [ ] Czy faktura zaliczkowa będzie powiązana z zamówieniem lub umową?
Podczas wystawiania faktury zaliczkowej
- [ ] Wskazano typ dokumentu: FZ (zaliczka)?
- [ ] Podano datę otrzymania zapłaty?
- [ ] Ujęto kwotę zaliczki jako pozycję techniczną (nie towar/usługa)?
- [ ] Wysłano fakturę do KSeF i uzyskano numer KSeF?
- [ ] Nie przekazano faktury kontrahentowi przed uzyskaniem UPO?
Przy wystawianiu faktury końcowej
- [ ] Wskazano numery KSeF wszystkich faktur zaliczkowych?
- [ ] Uwzględniono zaliczki jako odliczenia w fakturze końcowej?
- [ ] Kwota końcowa uwzględnia pomniejszenie o zaliczki?
- [ ] Faktura końcowa została przesłana do KSeF i uzyskała numer?
W Trawers ERP
- [ ] Faktura zaliczkowa została powiązana z zamówieniem (jeśli dotyczy)?
- [ ] W module rozrachunków widnieje wpłata zaliczkowa?
- [ ] Faktura końcowa została powiązana z fakturami FZ?
- [ ] Dane z KSeF są zgodne z dokumentami w Trawersie?