Zamówienia zakupu. Realizacja

1. Opis ogólny 1.1 Schemat ogólny 1.2 Etapy realizacji 1.3 Tworzenie zamówień zakupu 1.4 Stany zapasów podczas realizacji zamówienia 1.5 Stany realizacji zamówień 2. Scenariusze - krok po kroku 2.1 Zamówienie [ZL] -> przychód w MG [PR] -> faktura w ZO [FA] 2.2 Zamówienie [ZL] -> faktura w ZO [FA] (z równoczesną dostawą) 2.3 Zamówienie [ZL] -> dostawa w ZO [DA] (dostawa nie fakturowana) 2.4 Dostawa w ZO [DA] i faktura w ZO [FA] (bez zamówienia) 3. Przetwarzanie dokumentów zakupu 3.1 Pobieranie faktur zakupu EDI (INVOICE) 3.2 Dopisywanie faktur wg plików CSV 3.3 Zamykanie pozycji zamówienia 3.4 Przenoszenie zamówień do zbiorów archiwalnych 4. Zakup usług i faktury kosztowe 5. Zestawienia 6. Funkcje dodatkowe Zamykanie seryjne Przenoszenie do archiwum Alerty 7. Płatności za faktury zakupu 8. Automatyzacja realizacji zamówień 9. Siedem reguł dobrych zakupów 10. Tematy powiązane 11. Pytania i odpowiedzi 12. Kurs szkoleniowy

1. Opis ogólny

1.1 Schemat ogólny

W najbardziej ogólnym ujęciu proces realizacji zamówień przebiega następująco: o------------------------------------------o | | | Zamówienie zakupu | | | | Zamówiono Przyjęto Fakturowano | o-----o------------------------------------o | ^ ^ v | | | | <----(4)----> | | ^ ^ | | | v o------o---o o-o----------o | | Magazyn | | Ksiegowość | | o----------o o------------o | ^ ^ (1) v (2) | (3) | | | | | | | v ^ ^ o-------------o | | | Dostawca |o--->---o---->------>------o o-------------o (1) Wystawienie zamówienia do dostawcy (Zamówiono) (2) Przyjęcie towaru (dostawy) i zarejestrowanie dokumentu przychodu (Przyjęto) (3) Przyjęcie (zarejestrowanie) faktury zakupu (Fakturowano) (4) Zarejestrowanie transakcji (przychód i faktura) w zamówieniu (Stan realizacji zamówienia) Szczegóły procesu realizacji zamówień zakupu - patrz niżej.

1.2 Etapy realizacji

Realizacja zamówień zakupu, to wykonywanie kolejno następujących kroków: a) Wystawienie zamówienia [ZL]: u kogo, ile zamówić, w jakiej cenie i na kiedy, tj. na jaki termin. Termin (realizacji) rozumiany jest jako termin (data) dostępności zamówionego materiału lub towaru w lokalizacji zamawiającego. Lokalizację wyznacza symbol magazynu w pozycji zamówienia. W karcie magazynu jest adres jego lokalizacji (dane tele-adresowe). Program może oceniać terminowość realizacji (dostaw). Wybór i ocena dostawców (opcja) Akceptowanie zamówienia Wyrażenie zgody przez upoważnioną osobę na realizację transakcji Cykl przetwarzania zam zakupu (opcja) Potwierdzanie zamówień przez dostawcę Oznaczanie, że dostawca potwierdził przyjęcie dokumentu do realizacji Cykl przetwarzania zam zakupu b) Przyjęcie towaru [PR]: ile przyjęto, do którego zamówienia, ile brakuje. Przyjęcie dostawy c) Zarejestrowanie faktury zakupu [FA]: do którego zamówienia. Dokumenty zakupu d) Zapłata dostawcy za towary i usługi Dokumenty płatności Program pilnuje zgodności trzech podstawowych danych związanych z realizacją zamówień: (en: 3-way Matching) [ZL] -> [PR] -> [FA] * co zamówiono ? [ZL] * co przyjęto ? [PR] * co wynika z faktury ? [FA] ZL = PO (Purchase Order) PR = GR / GRN (Goods Receipt / Goods Receipt Note) - przyjęcie magazynowe FA = Invoice (AP invoice) - faktura zakupu To jest klasyczny schemat: PO -> GR -> Invoice, czyli tzw. 3-way match (porównanie: zamówienie <-> przyjęcie <-> faktura).

1.3 Tworzenie zamówień zakupu

(opcje)

Wpisywanie ręczne

* Wpisywanie ręczne w systemie ZA Zamówienia zakupu [ZA_DZA10] Dokumenty zakupu

Wg propozycji zakupu w ZA

* Generowanie automatyczne, na podstawie propozycji zakupu w ZA [ZA_PPZ15] Propozycje zakupu tworzone są z uwzględnieniem norm zapasu, np. stanów minimalnych, średnich rozchodów itp. (en: Reorder Point Model) ZA Tworzenie zamówień zakupu

Propozycje zakupu

Propozycje zakupu można wpisywać (skanerem) w systemie DC Data Collection, w funkcji: DC Propozycja zam zakupu [DC_DZA02]. DC Data Collection Propozycje zakupu można tworzyć w SOA: Propozycja zam zakupu ZA [PurchaseProposalNew] SOA Funkcje OutBound i InBound

Wg planu potrzeb MRP

* Generowanie automatyczne, na podstawie planu potrzeb MRP w systemie MR W firmach handlowych i usługowych plan potrzeb można tworzyć z uwzględnieniem zamówień sprzedaży i zakupu, prognoz i stanu zapasu magazynowego. W firmach produkcyjnych można dodatkowo uwzględnić zlecenia produkcyjne. MRP Tworzenie zamówień zakupu

Kopiowanie

* Kopiowanie, tzn. tworzenie wg innego zamówienia zakupu [ZA_DKZ10] do tego samego lub innego dostawcy. Można powielać zamówienia zakupu z poprzednich miesięcy.

Tworzenie wg zamowień sprzedaży

* ZA > Zamówienia > Tworzenie zamówień i zapytań > Zam sprzedaży -> Zam zakupu [ZA_DKZ1C] [ZA_DKZ1D] Tworzenie zamówienia zakupu na podstawie jednego zamówienia sprzedaży. ZA Tworzenie zamówień zakupu * ZA > Zamówienia > Tworzenie zamówień i zapytań > Zam NA -> ZA wg dostawca, tryb [ZA_DKZ1D] Tworzenie zamówienia zakupu na podstawie wielu zamówień sprzedaży. ZA Tworzenie zamówień zakupu

Funkcje SOA (API). Usługi internetowe

* Wpisywanie funkcją: SOA PurchaseOrderNew SOA Funkcje OutBound i InBound SOA Opis ogólny

Komunikat EDI

* Wysyłanie do dostawcy jako dokument (komunikat) EDI [ORDER] [ZA_DKZ30] EDI Dokumenty zakupu

Skanowanie kodu kreskowego

* Rejestrowanie skanerem kodu kreskowego w systemie: DC Data Collection DC > Zamówienie zakupu [DC_DZA01] DC Data Collection

Dlaczego stosować zamówienia zakupu ?

Nie kupować za dużo ------------------- Warto wystawiać zamówienia zakupu a nie ograniczać się do rejestracji faktur zakupu. Zamówienie chroni przed pomyłkowymi i nadmiernymi zakupami, gdyż więcej niż jedna osoba zaangażowana jest w proces kupowania. Pilnować cen ------------ Dodatkowo, nadzoruje ceny zakupu. Można wykryć różnice w cenach na zamówieniu i cenach na fakturze. Można zabronić rejestrowania transakcji w ZO: [FA] Faktura zakupu i [DA] Dostawa i transakcji w MG: [PR] Przychód, gdy rejestrowana cena odbiega od ceny ustalonej na zamówieniu zakupu. Patrz parametr ZO: Sprawdź cenę z zamówienia ? Tolerancja: nnn % Parametry ZO Rozdzielić zadania i odpowiedzialność ------------------------------------- Dlatego zaleca się, aby inne osoby wystawiały zamówienia, inne rejestrowały przychody i faktury a jeszcze inne zatwierdzały dokumenty. Parametr operatora: 0527 [2] powoduje, że trzeba wskazać nr zamówienia podczas rejestrowania dokumentów: [FA] Faktura zakupu, [DA] Dostawa w ZO (en: Purchase Order Required) Oznaczyć 0527 [2] operatorowi, który zawsze kupuje do zamówień zakupu. Param operat 05xx 06xx ... Synchronizować oznaczenia asortymentu ------------------------------------- Wystawianie zamówień zakupu 'wymusza' uzgodnienie z dostawcą jakie będą oznaczenia asortymentu. Czy nasze indeksy KIM, czy indeksy dostawcy (obce) ?. W programie Trawers ERP są kartoteki i tabele, które umożliwiają sychronizację. KIM Tabele powiązane

1.4 Stany zapasów podczas realizacji zamówienia

Następujące procesy wpływają na stany ilościowe w ewidencji: * zamówienie * przyjęcie (i zwrot) * fakturowanie Pozostało (1) (2) (1)-(2) <--- do przyjęcia v v v = ------------------------------------------------------------------- Zamówienie Dnia Zamówiono Przyjęto Fakturowano Pozostało ------------- ------- --------- ------ ----------- --------- COMEX ZA12/113 20xx.01 45 20 20 25 COMEX ZA12/113 20xx.02 20 5 COMEX ZA12/113 20xx.03 20 5 ------------------------------------------------------------------- --o--- --o--- | | Ilość przyjęta do magazynu ------o o zatwierdzone i niezatwierdzone ilość na fakturze dokumenty przychodu zakupu (i zwrotu - param 0133)

Szczegóły realizacji

Po rozwinięciu pozycji zamówienia (zakładka: Przychód Zwrot Faktury Korekty) o-- W pozycji zamówienia -----------------------------------------------o | | | (+) (-) | | MG Przychód (rejest) Przychód (zatw) Zwrot (rejest) Zwrot (zatw) | | 7.000 3.000 0.000 5.000 | | | | (+) (-) | | ZO Faktura (rejest) Faktura (zatw) Korekta (rejest) Korekta (zatw)| | 0.000 10.000 0.000 1.000 | | | o-----------------------------------------------------------------------o Podczas realizacji zamówienia notuje i obserwuje się stany: --------------------------------------------------------------- | Zamówiono | Przyjęto | Zwrócono | Fakturowano | Korygowano | --------------------------------------------------------------- NOTE: Parametr 0133 [ ] Zwrot zmniejsza ilość przyjętą [1] Zwrot nie zmniejsza ilości przyjętej Parametry ogólne 01xx 02xx 03xx 08xx Procesy zwrotu z magazynu do dostawcy opisane są w oddzielnym dokumencie. Zwroty do i z magazynu

Scenariusze realizacji zamówień zakupu

1.5 Stany realizacji zamówień

Zamówienie niezrealizowane

Zamówienie niezrealizowane (do realizacji) a) gdy nie zostało zamknięte b) gdy nie przyjęto ani nie zafakturowano całej ilości zamówionej

Zamówienie zrealizowane

Zamówienie zrealizowane a) gdy zostało zamknięte [Z] b) gdy przyjęto lub zafakturowano całą ilość zamówioną NOTE: Stany realizacji: niezrealizowane (do realizacji), zrealizowane należy odróżnić od statusów [N] [A] [P] [R] [Z]. Cykl przetwarzania zamówień

2. Scenariusze - krok po kroku

2.1 Zamówienie [ZL] -> przychód w MG [PR] --> faktura w ZO [FA]

[ZL] o--> [PR] o--> [FA]

* ZA: Utworzenie i wysłanie do dostawcy zamówienia zakupu [ZL] * MG: Rejestracja dokumentu przychodu [PR] w MG do zamówienia zakupu [ZL] w ZA a) Rejestracja ręczna, jedno zamówienie --> przychód [MG_DPZ1J] b) Rejestracja automatyczna wg informacji z etykiet [MG_DPZ2A] Wzorce etykiet Przykłady Etykiety GS1-128 Zastosowania c) Rejestracja automatyczna wg zapisów w pliku CSV [MG_DPZ2B] d) Rejestracja ręczna, klawiatura, kod kreskowy [MG_DPZ2D] odpowiednik [DC_DMG01] e) SOA InventoryReceipt Dok przychodu MG Dopisanie powiązanie z [ZL] purchaseOrderNumber purchaseOrderLineNumber * Zamówienie można wystawić w walucie obcej, np. EUR Przychód do magazynu będzie w PLN. Przychód w MG program wycenia wg podanego kursu waluty (podczas dopisywania pozycji dokumentu przychodu program zapyta o kurs waluty) * Ilość przyjęta zostaje zanotowana w pozycji zamówienia (pole: ILOSCP) * Może być wiele przychodów do jednego zamówienia. Lecz zaleca się jeden przychód do jednego zamówienia (patrz opis dalej). * Cena przychodu ustalona zostaje wg ceny na zamówieniu. * Można sprawdzać, czy cena przychodu (faktury) odbiega o podany % od ceny podanej na zamówieniu (parametr ZO) * Domyślnie nie można przyjąć większej ilości niż zamówiono (parametr ZO) Parametry systemu ZO * Po zakończeniu rejestracji przychodu, można utworzyć zestawienie [ZA_DZA53] pokazujące ilości zamówione i dostarczone (protokół różnic). * MG: Zatwierdzenie dokumentu [PR] Przychód * ZO: Rejestracja faktury zakupu [FA] do przychodu [PR] w MG powiązanego z zamówieniem [ZL]. ZO > Faktury zakupu > Rejestracja > Zamówienia + Przychód MG --> faktura [ZO_DPZ10] * Dokument przychodu [PR] musi być zatwierdzony Dokumenty zakupu NOTE: Niezatwierdzony dokumenty [PR] też wpływa na ilość [Przyjęto] * Dokument przychodu [PR] i faktura [FA] muszą być z tego samego miesiąca (okresu obliczeniowego) aby zapewnić zgodność obrotów i sald okresów obliczeniowych w księgach pomocniczych ZO i MG i księdze głównej KG Organizacja księg rachunkowych * Faktura zakupu [FA] może być powiązana z wieloma przychodami [PR] Wartość deklarowana (netto z faktury) podana przez użytkownika porównywana jest z wartością oznaczonych pozycji (wpisane ilości i ceny) Program ostrzega, gdy wartości są różne Faktura tworzona jest z wartością (ilość * cena) oznaczonych pozycji * Cena na fakturze zakupu [FA] może być inna niż cena na dokumencie przychodu [PR] Może zawierać dodatkowe koszty, np. cło, koszty transportu, akcyza Program utworzy polecenie księgowania z dekretacją odchylenia na różnicę wartości. Odchylenia od cen zakupu * Faktura [FA] jest niezatwierdzona, po sprawdzeniu trzeba zatwierdzić * Zestawienie: MG > Zestawienia > Otwarte dokumenty przychodu [MG_ZPZ20] (en: Received not Invoiced) zawiera te zatwierdzone przychody [PR] w MG, do których nie zarejestrowano faktur zakupu [FA] w ZO. W tym scenariuszu, zamówienie zakupu jest dokumentem pierwotnym, do którego dochodzą dokumenty przychodu w MG i faktury zakupu w ZO. Obserwuje się: [ZL] [PR] [FA] -------------------------------------------------- Zamówiono Przyjęto Fakturowano Pozostało 45 20 20 25 -------------------------------------------------- Informacje o towarach w drodze i dostawach niefakturowanych ustala się wg zapisów w zamówieniu zakupu. Nie jest potrzebny dodatkowy rejestr Dostawy/Faktury oczekujące, jak w pozostałych scenariuszach Można utworzyć zestawienie: ZA > Zamówienie > Faktury w ZO i przychody w MG do zamówień zakupu [ZA_DZA53] Zawiera: * Faktury zakupu do zamówień zakupu * Przychody (dostawy) do zamówień zakupu NOTE: Obecnie: * Można powiązać dokument przychodu [PR] w MG z wieloma zamówieniami zakupu [ZL], tego samego dostawcy (gdy rejestruje się automatycznie z etykiet GS1-128) Etykiety GS1-128 Zastosowania * Można powiązać wiele dokumentów przychodu [PR] w MG z jednym zamówieniem zakupu [ZL] Jednakże zaleca się: jeden przychód do jednego zamówienia. Aby zachować jednoznaczne powiązanie: Nr zamówienia --> Nr przychodu --> Nr faktury Gdy faktura zakupu zbiorcza powstała z wielu przychodów, to faktur korygujących zakup trzeba wystawić tyle, ile było przychodów.

2.2 Zamówienie ZA [ZL] -> faktura w ZO [FA] (z równoczesną dostawą [DA])

[ZL] o--> [FA]+[DA]

* Utworzenie i wysłanie zamówienia zakupu [ZL] w ZA * Rejestracja faktury zakupu [FA] w ZO wraz z dostawą [DA] ZO w powiązaniu z zamówieniem [ZL] Ilość przyjęta zostaje zanotowana. Fakturę do zamówienia można utworzyć na dwa sposoby: (a) Pobranie zamówienia ----------------------- Pobranie zamówienia (pozycja po pozycji) podczas rejestrowania faktury ZO > Zakupy > Faktury (Wg zamówienia ...) [ZO_DFA10] Do jednej faktury zakupu [FA] można pobrać dane z pozycji wielu różnych zamówień zakupu [ZL]. (b) Przepisanie zamówienia -------------------------- Przepisanie zamówienia [ZL] do faktury [FA] (wszystkie pozycje) ZA > Zamówienia > Przepisanie [ZL]o-->[FA] [ZA_DZA60] Zamówienie zakupu otrzymuje status: Zrealizowane. Program dopisuje fakturę zakupu [FA] ze wskaźnikiem: Dostawa równoczesna. W pozycji zamówienia program wpisuje ilość: Fakturowano. Przepisuje dekretacje. Zatwierdzenie faktury powoduje utworzenie dokumentu przychodu w MG * Zatwierdzenie faktury zakupu [FA] zapisuje przychód do magazynu i tworzy dokument przychodu [PR] w systemie MG Na ekranie widać ilość zamówioną i ilość pozostałą do przychodu, ------------------------------------------------------------------- Zamówienie Gr Indeks U/M Zamówiono Pozostało Fakturowano ------------ -- ---------------- - ---------- --------- ----------- 000002/01/12 06 BARWNIK-INDYGO M 12.000 10.000 2.000 ------------------------------------------------------------------- ---o----- -----o---- | | | | Ilość zamówiona (-) ilość przyjęta do magazynu --o | (udokumentowana zatwierdzonym dokumentem przychodu) | Tyle pozostało jeszcze do zrealizowania. | | Ilość w pozycji faktury zakupu --->----------------------->--o Faktury zakupu a dostawy

2.3 Zamówienie ZA [ZL] -> dostawa w ZO [DA] (dostawa nie fakturowana)

[ZL] o--> [DA]

* Utworzenie i wysłanie zamówienia zakupu [ZL] w ZA * Rejestracja [DA] Dostawa w ZO w powiązaniu z [ZL] Zamówienie zakupu, (Ilość Przyjęta w zamówienia zostanie zwiększona po zatwierdzeniu dostawy) Dostawę [DA] do zamówienia można utworzyć na dwa sposoby: (a) Pobranie zamówienia ----------------------- Pobranie zamówienia (pozycja po pozycji) podczas rejestrowania dostawy ZO > Zakupy > Dostawy (Wg zamówienia ...) [ZO_DDO10] (b) Przepisanie zamówienia -------------------------- Przepisanie zamówienia [ZL] ] do dostawy [DA] (wszystkie pozycje) ZA > Zamówienia > Przepisanie [ZL]o-->[DA] [ZA_DZA61] Program dopisuje dokument [DA] Dostawa ze wskaźnikiem: Faktura będzie później. Pola: Fakturowano i Przyjęto w pozycji zamówienia pozostają niewypełnione. Zamówienie nadal ma status: Niezrealizowane. * (opcja) Kontrola dostaw [d][k] Sprawdzenie, czy asortyment, który czeka fizycznie w magazynie przyjęć jest zgodny z dokumentem w ZO: [DA] Dostawa. Patrz opis kolejnych kroków: Przyjęcie dostawy * Zatwierdzenie dokumentu [DA] Dostawa. Zapisuje przychód do magazynu i tworzy dokument [PR] Przychód w systemie MG Zwiększa Ilość Przyjętą w zamówieniu zakupu. * Rejestracja faktury zakupu ZO [FA] (do wcześniejszej dostawy [DA])

[FA]+[DA]

Ew. utworzenie polecenia księgowania z wartością odchylenia, gdy cena na dokumencie dostawy jest inna niż na fakturze zakupu. Patrz też: Odchylenia od cen zakupu Faktury zakupu a dostawy

2.4 Dostawa w ZO [DA] i faktura w ZO [FA] (bez zamówienia)

a) * Rejestracja [DA] Dostawa w ZO (faktura będzie później) - ręcznie [ZO_DDO10] - wg EDI Awizo DESADV. Ręcznie [ZO_DEDI2] lub SOA - wg EDI INVOICE. Ręcznie [ZO_DEDI4] (konwersja) NOTE: Nie można via SOA gdyż EDI INVOICE standardowo tworzy automatycznie: [FA] Faktura zakupu

[DA]+[PR]

* Zatwierdzenie [DA] Dostawa zapisuje przyjęcie do magazynu i tworzy dokument przychodu w MG [PR] * Rejestracja faktury zakupu w ZO [FA] (do wcześniejszej dostawy [DA]), ilość zafakturowana zostaje zanotowana. Faktura zakupu rozlicza dostawę. Faktury zakupu a dostawy b) * Rejestracja faktury [FA] w ZO (dostawa będzie później)

[FA]

* Rejestracja dostawy [DA] w ZO (do wcześniejszej faktury)

[DA]+[PR]

* Zatwierdzenie dostawy [DA] w ZO zapisuje przychód do magazynu i tworzy dokument przychodu [PR] w MG Faktury zakupu a dostawy

3. Przetwarzanie dokumentów zakupu

3.1 Pobieranie faktur zakupu EDI (INVOICE)

Patrz też: Środowisko KSeF KSeF. Zbiór artykułów Faktury zakupu można pobierać w formacie EDI XML w dwóch funkcjach: * ZO > Faktury > Pobieranie EDI (INVOICE) [ZO_DEDI1] EDI Dokumenty zakupu * Funkcja SOA > Polecenie wstawienia faktury zakupu EDI [Document-Invoice] SOA Funkcje OutBound i InBound Patrz też: Dokumenty zakupu

3.2 Dopisywanie faktur wg plików CSV

ZO > Faktury zakupu > Dopisywanie > Pobieranie z pliku CSV [ZO_DFA11] Pobieranie pozycji jednej faktury zakupu ZO > Faktury zakupu > Dopisywanie > Pobieranie z pliku CSV [ZO_DFA12] Pobieranie pozycji wielu faktur zakupu Umożliwia wczytanie wielo-pozycyjnych faktur zakupu na podstawie danych pobranych z plików CSV. Funkcja przydatna, gdy dane do faktury zakupu tworzy się z wielu dokumentów otrzymanych od dostawcy, np. Invoice (faktura wartościowo), Packing List (lista pakowa), dokument SAD, faktura od przewoźnika, itd. Indeks KIM można wyszukać także wg kodu KID. Kod KID jest w definicji CSV. Patrz szczegółowy opis z przykładami definicji CSV: Zakup. Faktury zakupu z CSV

3.3 Zamykanie pozycji zamówienia

Zamknięcie pozycji zamówienia [ZL] oznacza zakończenie prac nad jego realizacją. Pozycję można zamknąć, jeżeli ilość zamówiona nie została zrealizowana w całości a nie będzie więcej dostaw. Np. nie opłaca się angażować transportu dla pozostałej ilości lub dostawca nie prowadzi ewidencji otwartych zamówień. Pozycje, które nie zostały zrealizowane, trzeba zamówić ponownie. Program ostrzega, gdy zamyka się zamówienie a ilość przyjęta jest inna niż ilość fakturowana. Pozycję zamkniętą można otworzyć powtórnie. Zamykanie pozycji zamówienia zakupu: * Można zamykać pojedyńczo, pozycja po pozycji, podczas przetwarzania (redagowania) zamówienia * Można zamykać seryjnie w ZA > Zamówienia > Zamykanie [Z] [ZA_DSZ10] Raporty prezentujące dokumenty przychodu (dostaw), do których nie wystawiono faktur zakupu: MG > Zestawienia > Otwarte dokumenty przychodu [MG_ZPZ20] ZO > Faktury zakupu > Otwarte dok przychodu [PR] [ZO_ZPZ20]

3.4 Przenoszenie zamówień do zbiorów archiwalnych

Zamówienia zrealizowane lub zamknięte można przenieść do archiwum, do rocznego zbioru zamówień archiwalnych. Funkcje można wykonać wielokrotnie. Program przeniesie do archiwum kolejne zrealizowane zamówienia. Archiwum danych Z punktu widzenia technicznego, tj. wymogów integralności bazy danych, zamówienia takie powinny być przechowywane w archiwum tak długo jak długo chcemy wystawiać dokumenty korygujące. Im mniejsze zbiory zamówień bieżących tym szybsze wykonywanie zestawień dotyczących zamówień do realizacji. Zamówienia archiwalne można przeglądać. Zestawienie zamówień archiwalnych: ZO > Dostawca > Kronika zamówień zakupu (zakładka) [ZO_KDO30]. Podać okres (daty) obejmujące okres archiwalny. Archiwum danych

4. Zakup usług i faktury kosztowe

Usługi, to dobra niematerialne, np. czynności, które można sprzedać i kupić. Np. malowanie, reklama, koszty ogrzewania, usługi prawne i księgowe. W programie Trawers, na dokumentach zakupu (fakturach) można umieścić pozycje: Zakup usługi. Pozycję usługi wybiera się z kartoteki KIM. Rodzaj [06] [Uo] Usługi obce (koszty). Kupowane. Rodzaje indeksów asortymentu Zakup usługi często nazywa się zakupem kosztowym. Zakupy nie-magazynowe (koszty) Pozycje usługowe na zamówieniach zakupu stają się zrealizowane po zarejestrowaniu faktury zakupu. Zamówiono Fakturowano --------- ----------- 1.000 1.000 Zakup usług nie powoduje dostaw (przychodów) do magazynu. Realizacja zamówień na usługi odbywa się wg scenariusza: [ZL] o--> [FA] Zamówienie [ZL] na usługę w ZA --> Faktura [FA] za usługę w ZO Zarejestrowanie faktury zakupu do zamówienia realizuje zamówienie. W przypadku usług nie ma funkcji: Dostawa [DA], jak w przypadku materiałów lub towarów. Faktury [FA] za usługę w ZO można rejestrować bez powiązania z zamówieniem zakupu. Zwykle faktury kosztowe, np. za prąd, czynsz, transport itp. rejestruje się bez uprzedniego zamówienia.

5. Zestawienia

* Zamówienia tabelarycznie * Faktury i przychody do zamówień zakupu Patrz szczegóły: Zamówienia zakupu. Zestawienia

6. Funkcje dodatkowe

Zamykanie seryjne

* Zamykanie zamówień zakupu, ręczne, pozycja po pozycji * Seryjne zamykanie zamówień [ZA_DSZ10]

Przenoszenie do archiwum

* Przenoszenie zamówień zrealizowanych i zamkniętych do archiwum [ZA_PGZ55] Archiwum danych

Kopiowanie

* Kopiowanie zamówień zakupu [ZA_DKZ10] * Tworzenie faktur zakupu ZO na podstawie zamówień zakupu ZO, pozycja po pozycji [ZL] --> [FA] * Tworzenie faktur sprzedaży w NA na podstawie faktur zakupu ZO [NA_DZS10] [FA] w ZO --> [FA] w NA

Alerty i powiadomienia

* Powiadomienie operatora (parametr 1118), że są zamówienia z terminem realizacji dzisiaj lub termin już minął (są opóźnione). Powiadomienia i alerty * Wezwanie do dostawy Automatyczne wysłanie informacji e-mailem do dostawcy, że nie dostarczył zamówionego asortymentu lub dostarczył zbyt mało. Alerty i raportowanie * Stan realizacji dostawy Automatyczne wysłanie do dostawcy pliku CSV z informacją o stanie realizacji zamówień zakupu. Plik CSV tworzy funkcja Alert. Alerty i raportowanie Patrz też: EDI Dokumenty zakupu Używanie poczty elektronicznej System ZO Zakupy

7. Płatności za faktury zakupu

Po zrealizowaniu zamówienia (przyjęcie asortymentu, wykonanie usługi) otrzymuje się fakturę zakupu. Powstaje zobowiązanie wobec dostawcy. Zobowiązanie można uregulować od razu gotówką lub kartą płatniczą. Zobowiązanie może trafić do kartoteki rozrachunków. Czeka na zapłatę. Kartoteka rozrachunków Zapłata może być gotówkowa (z kasy) lub bezgotówkowa (z rachunku bankowego). Procedury realizacji zapłat dla dostawców opisano tu: Zarządzanie płatnościami

8. Automatyzacja realizacji zamówień

* Wpisanie zamówienia do bazy danych Zamówienie można wpisać komunikatem SOA [PurchaseOrderNew] SOA Funkcje OutBound i InBound Zamówienie można wpisać dokumentem EDI EDI Dokumenty zakupu Zamówienie można wpisać skanerem DC Data Collection * Realizacja zamówienia Utworzenie [PR] Przychód w MG na podstawie zamówienia zakupu Skanowanie kodu asortymentu [MG_DPZ2D] Skanowanie etykiety GS1-128 [MG_DPZ1F] Czytanie pliku CSV [MG_DPZ2B] Magazyny. Automatyzacja * Utworzenie [FA] Faktura zakupu na podstawie [ZL] Zamówienie [PR] Dokumentu przychodu [ZO_DPZ10] Dokumenty zakupu

9. Siedem reguł dobrych zakupów

1. Właściwy asortyment, 2. w odpowiednim czasie, 3. i w odpowiedniej ilości, 4. dostarczony w odpowiednie miejsce 5. w odpowiedni sposób 6. i w odpowiedniej cenie 7. przez odpowiedniego dostawcę

10. Tematy powiązane

Zarządzanie bazą dostawców Dokumenty zakupu Wybór i ocena dostawców Faktury zakupu a dostawy Odchylenia od cen zakupu ZA Tworzenie zamówień zakupu MRP Tworzenie zamówień zakupu Słowa kluczowe #Zakupy-Zamówienia #Zakupy-Dokumenty #Zakupy-Rozrachunki #Zakupy-OfertyDostawców #Zakupy-Dostawcy #Logistyka-Zaopatrzenie

11. Pytania i odpowiedzi

* Jak zarejestrować zamówienie zakupu na urządzeniu przenośnym? Należy wykorzystać moduł DC Data Collection DC Data Collection Moduł DC udostępnia uproszczony interfejs użytkownika dostosowany do rozmiarów ekranów urządzeń mobilnych. Zamówienie zakupu rejestruje się w: DC > ZA > Zamówienie zakupu (Podaje się tylko dostawcę, towar i ilość) Opracowanie i wysyłanie zamówienia wykonuje się w module ZA Zamówienia zakupu. Więcej informacji: Realizacja zamówień zakupu

12. Kurs szkoleniowy

D300Z Zamówienia zakupu. Podstawy

Wykłady i ćwiczenia na temat podstaw realizacji zamówień zakupuy. * Parametryzacja * Dopisywanie kart dostawców * Dopisywanie kart KIM asortymentu * Dokumenty zakupu: Zapytania ofertowe, zamówienia, dostawy, faktury * Dokumenty płatności * Cykl przetwarzania dokumentów zakupu * Rozrachunki - zobowiązania * Analizy i statystyki zakupu