1. Opis ogólny
2. Zwrot do dokumentu pierwotnego
2.1 Powiązanie dokumentów
2.2 Ile asortymentu można zwrócić ?
2.3 Wycena zwrotu z magazynu do dostawcy
2.4 Gdy nie ma dokumentu pierwotnego
3. Faktura korygująca do wielu dokumentów rozchodu
4. Faktura korygująca do wielu dokumentów przychodu
5. Zwroty z magazynu do dostawców
6. Zwroty od odbiorców do magazynu
6.1 Zwroty a zamówienia sprzedaży
6.2 Scenariusze zwrotów
6.3 Zdarzenia w magazynie
7. RMA Return Merchandise Authorization
8. Zastosowanie standardów GS1
9. Zestawienia ilościowe i wartościowe zwrotów
10. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
Zwroty mają wpływ na stan ilościowy i wartościowy magazynu.
Zwroty do magazynu, zwiększają stany magazynowe (+)
Zwroty z magazynu, zmniejszają stany magazynowe (-)
Dokumenty zwrotu
Dokumenty zwrotu wprowadza się:
* W systemie magazynowym MG
Dokument [Z1] Zwrot do magazynu (przychód)
Dokument [Z2] Zwrot z magazynu (rozchód)
Dokumenty magazynowe
* W systemie sprzedaży NA
Faktura korygująca [FK] z pozycją: korekta (-) sprzedaży z magazynu
Podczas zatwierdzania powstaje dokument w MG: [Z1] Zwrot do magazynu (przychód)
Dokumenty sprzedaży
* W systemie zakupów ZO
Faktura korygująca [FK] z pozycja: (korekta (-) zakupu do magazynu
Podczas zatwierdzania powstaje dokument w MG [Z2] Zwrot z magazynu (rozchód)
Dokumenty zakupu
* W systemie zleceń ZP
Dokument [Z1] Zwrot do magazynu z produkcji (przychód)
Dokument [Z2] Zwrot wyrobu na produkcję (rozchód)
Dokumenty w produkcji
Np. faktura korygująca sprzedaż z zapisem: Było 10, Jest 4 Szt
Zatwierdzenie spowoduje automatyczne utworzenie dokumentu MG:
[Z1] Zwrot do magazynu (+) na ilość 6 Szt.
Gdyż sprzedaż po korekcie, to 4 Szt. Do magazynu trzeba zwrócić 10 - 4 = 6
Faktury korygujące
Zwroty w systemie sprzedaży NA oraz w systemie zakupu ZO inicjowane są
fakturami korygującymi.
Faktury korygujące w systemie sprzedaży NA, podczas zatwierdzania,
generują dokumenty:
1. Dokument [Z1] Zwrot do magazynu (przychód (+))
2. Dokument zmniejszenia należności odbiorcy
Dokumenty sprzedaży
Faktury korygujące w systemie zakupu ZO, podczas zatwierdzania,
generują dokumenty:
1. Dokument [Z2] Zwrot z magazynu (rozchód (-))
2. Dokument zmniejszenia zobowiązania wobec dostawcy
Dokumenty zakupu
2. Zwrot do dokumentu pierwotnego
2.1 Powiązanie dokumentów
Dokument zwrotu musi być powiązany z dokumentem pierwotnym (źródłowym),
tj. dokumentem rozchodu lub przychodu.
Bowiem do magazynu można zwrócić nie więcej niż zostało wydane,
i po cenie z dokumentu rozchodu.
Także z magazynu można zwrócić nie więcej niż zostało przyjęte,
i po cenie z dokumentu przychodu.
Dlatego operacja zwrotu rejestrowana bezpośrednio w systemie MG lub
pośrednio, poprzez zatwierdzenie faktur korygujących sprzedaży w NA
lub zakupu w ZO, odwołuje się do dokumentu pierwotnego: rozchodu lub przychodu.
Odwołanie to ma na celu ustalenie ilości i ceny na dokumencie pierwotnym.
Szukanie dokumentu powiązanego
Dane dokumentu powiązanego, np. faktury sprzedaży lub dokumentu wydania
można ustalić wg identyfikatorów na etykiecie logistycznej GS1 (patrz dalej).
Jeżeli nie ma tych danych, to można wyszukać dokument powiązany w bazie danych,
np. wg numeru faktury sprzedaży lub indeksu lub nazwy asortymentu.
Szukanie w bazie danych
2.2 Ile asortymentu można zwrócić ?
Zwrócić można tylko taką ilość, jaką przyjęto lub wydano dokumentem bazowym.
Program sprawdza, czy ilość na dokumencie zwrotu przekracza ilość na dokumencie
pierwotnym (bazowym). Nie można zwrócić wiecej niż przyjęto lub wydano.
Może pojawić się komunikat:
---------------------------------
Cała ilość została już zwrócona
---------------------------------
Zwrócić można tylko taką ilość, jaką przyjęto lub wydano dokumentem bazowym.
Po zarejestrowaniu zwrotu, program zapamiętuje zwróconą ilość w dokumencie bazowym.
Gdy ilość zwracana przekracza ilość wydaną (lub pozostałą do zwrotu,
gdy były już wcześniej zwroty), to program informuje:
o-----------------------------------------------o
| |
| Można jeszcze zwrócić: 11.000 lt |
| Dok bazowy: 12.000 Już zwrócono: 1.000 |
| |
o-----------------------------------------------o
Na ekranie, podczas przeglądania dokumentu bazowego w MG,
program pokazuje ilości zwrócone i daty, np.
o---------------------------------------------------------------------o
| |
| Ilość zwrócona: 50.000 Zwrot pier: 20xx.01.12 Zwrot ost: 20xx.08.23 |
o---------------- --o--- ---------------------------------------------o
^
|
Ilość już zwrócona
Te zapisy pozwalają także na utworzenie zestawień dokumentów zwrotów.
KIM > Zakładka: Kroniki dokumentów
Dokumenty magazynowe
2.3 Wycena zwrotu z magazynu do dostawcy
Dokument zwrotu do dostawcy musi być powiązany z dokumentem pierwotnym,
dokumentem przychodu do magazynu.
Z magazynu można zwrócić nie więcej niż zostało przyjęte. Wycena rozchodu
musi taka sama jak wycena przychodu do magazynu.
Może się zdażyć, że asortyment przyjęty od dostawcy w cenie, np. 100 PLN
został już sprzedany i na podstawie faktury korygującej zakup, nie można
wydać z magazynu asortymentu po 100 PLN (w magazynie jest tylko po 110 PLN).
Taka sytuacja może wystąpić gdy przyjęto metodę wyceny LIFO lub FIFO.
W takiej sytuacji program wydaje to co jest, a na różnicę wartości tworzy
dokument odchyleń.
Odchylenia w wycenie zapasówMetody wyceny zapasów
2.4 Gdy nie ma dokumentu pierwotnego
Może wystąpić sytuacja, że nie ma pierwotnego dokumentu, z którym trzeba
powiązać dokument zwrotu. Np. w początkowym okresie użytkowania programu
Trawers ERP. Dokument pierwotny wystawiono w poprzednim systemie a teraz
trzeba zarejestrować zwrot.
Dokument magazynowy w MG a rozliczenie w NA i ZO
Jeżeli nie ma pierwotnego dokumentu przychodu lub rozchodu, to nie można
zarejestrować dokumentu zwrotu. Zwrot do magazynu należy zarejestrować
dokumentem przychodu w systemie magazynowym MG, a ew. zmniejszenie należności
odbiorcy, w NA fakturą sprzedaży pozycji nie-magazynowej (usługi) na ilość minusową (-).
Podobnie, zwrot z magazynu należy zarejestrować dokumentem rozchodu w MG,
a ew. zmniejszenie zobowiązania wobec dostawcy, fakturą zakupu pozycji
nie-magazynowej (usługi) w ZO na ilość minusową (-).
3. Faktura korygująca do wielu dokumentów rozchodu
Program wymaga, aby dokumenty pierwotne (przychody i rozchody) były
jednoznacznie powiązane z dokumentami zwrotu (fakturami korygującymi).
Fakturę sprzedaży można powiązać z wieloma różnymi dokumentami rozchodu
z magazynu. Takie powiązanie powstaje, gdy faktura sprzedaży w NA tworzona
jest na podstawie wielu różnych dokumentów rozchodu [RO] w MG.
Realizacja zamówień sprzedaży
Aby prawidłowo utworzyć dokumenty zwrotu do magazynu i zapisać ilości
zwrócone w dokumentach pierwotnych, to trzeba utworzyć tyle faktur
korygujących sprzedaż (i tworzących dokumenty zwrotu), z iloma różnymi
dokumentami rozchodu powiązana jest faktura pierwotna (korygowana).
Program informuje:
--------------------------------------------------------
Tą pozycję wydano innym dokumentem RO/WZ, niż poprzednią
Proszę utworzyć kolejną Fakturę Korygujacą
--------------------------------------------------------
Komunikat pojawia się w momencie dodawania kolejnej pozycji do korekty,
gdy pochodzi ona z innego RO/WZ niż poprzednia pozycja.
Podczas wystawiania korekty program 'przechodzi' po pozycjach i sprawdza,
z którego RO/WZ dana pozycja była wydana.
Jeśli kolejna pozycja pochodzi z innego RO/WZ niż poprzednia, to program nie może
kontynuować w tej samej korekcie (bo zwrot ma być jednoznacznie przypisany
do konkretnego wydania) i dlatego pokazuje: 'Tą pozycję wydano innym ...
Zalecamy kroki: (NA) Zamówienie --> (MG) Wydanie (RO/WZ) do zamówienia --> (NA) Faktura.
W takim scenariuszu jest jednoznaczne powiązanie między zamówieniami,
wydaniami z magazynu i fakturami sprzedaży.
W takim scenariuszu unika się problemu korekt do wielu RO/WZ oraz uzyskuje się
proste i jednoznaczne powiązania.
W schemacie: Zamówienie sprzedaży -> Rozchód (WZ/RO) -> Faktura sprzedaży w relacji 1->1->1:
* każda faktura ma jedno źródło wydania (jeden RO/WZ),
* więc korekta do tej faktury 'dotyka' tylko jednego dokumentu rozchodu,
* a zwrot magazynowy i zapis ilości zwróconych są jednoznaczne i nie wymuszają
dzielenia korekty.
Zalety (praktyczne):
* Brak komunikatu i konieczności 'ręcznego dzielenia' korekt.
* Łatwiejsza kontrola: mniej pomyłek, prostsze uzgadnianie dokumentów.
* Dużo lepsza baza do automatyzacji (np. generowanie zwrotów / korekt per dokument).
Patrz też:
Realizacja zamówień sprzedaży
4. Faktura korygująca do wielu dokumentów przychodu
Podczas realizacji zamówienia, w pozycji (rekordzie) zamówienia
rejestruje się następujące stany ilościowe i wartościowe:
------------------------------------------------------------
| Zamówiono | Wydano | Zwrócono | Fakturowano | Korygowano |
--------------------------o---------------------------------
^
|
Ilość zwrócona
Realizacja zamówień sprzedaży
Jak widać, jest tam informacja o ilości zwróconej (przyjętej do magazynu).
Ekrany zestawień są podobne jak przy zwrotach z magazynu do dostawców.
NOTE: Parametr 0137 [1] Zwrot zmniejsza ilość wydaną
[ ] Zwrot nie zmniejsza ilości wydanej
Parametry ogólne 01xx 02xx 03xx 08xx
6.2 Scenariusze zwrotów od odbiorców
Zwrot towaru, zwrot pieniędzy
1. Odbiorca zwraca towar nieuszkodzony, który można powtórnie sprzedać.
Następuje przychód do magazynu i zmniejszenie należności: zwrot gotówki
z kasy lub wypłata przelewem bankowym dla odbiorcy.
Kroki:
* Rejestracja w NA --> [FK] Faktura korygująca sprzedaż.
Faktura korygująca zmniejsza należność od odbiorcy.
* Zatwierdzenie faktury generuje w MG dokument: [Z1] Zwrot do magazynu.
* Wypłata z kasy lub z rachunku bankowego.
Patrz też:
Dokumenty sprzedaży
Wymiana na inny towar, w tej samej cenie
2. Odbiorca zwraca towar. W zamian otrzymuje inny egzemplarz tego samego towaru.
Inny egzemplarz jest w tej samej cenie.
* Dokument: [Z1] Zwrot do magazynu
* Dokument: [RO] Rozchód z magazynu.
Wymiana na inny towar, ew. rozliczenie różnicy ceny
3. Odbiorca zwraca towar. W zamian otrzymuje asortyment zamienny.
a) Zamiennik jest w tej samej cenie
Dokument: [Z1] Zwrot do magazynu
Dokument: [RO] Rozchód z magazynu
b) Zamiennik jest droższy. Musi dopłacić
Dokument: [Z1] Zwrot do magazynu
Dokument: [RO] Rozchód z magazynu.
[FA] Faktura sprzedaży na różnicę ceny.
c) Zamiennik jest tańszy. Musi otrzymać zwrot części należności.
Dokument: [Z1] Zwrot do magazynu
Dokument: [RO] Rozchód z magazynu
[ZI] Nota uznaniowa na różnicę ceny.
Naprawa towaru, ew. rozliczenie kosztów naprawy
4. Odbiorca zwraca towar, który wymaga naprawy. Otrzymuje towar naprawiony
(z tym samym indeksem)
a) Nie ponosi dodatkowych opłat, np. naprawa gwarancyjna
b) Ponosi dodatkowe opłaty, np. naprawa po-gwarancyjna
Modernizacja towaru
5. Odbiorca zwraca towar, który wymaga naprawy, rozbudowy, modernizacji.
Zwrot do magazynu, otwarcie zlecenia produkcyjnego (serwisowego).
Wydanie towaru i komponentów serwisowych na produkcję. Rejestracja zdarzeń
na produkcji. Przyjęcie towaru do magazynu. Rozchód z magazynu dla odbiorcy.
--> Patrz: Modernizacja produktu u producenta ciągników
Likwidacja towaru, ew. rozliczenie kosztów
6. Odbiorca nie zwraca towaru, gdyż uległ zniszczeniu lub zaginął w transporcie.
Dokument: [K2] Korekta niedoboru (-) zmniejsza stany magazynowe.
a) Nie wysyła się odpowiednika towaru. Obniża się należność.
[ZI] Nota uznaniowa na różnicę ceny.
b) Wysyła się odpowiednik lub zamiennik towaru. Bez zmiany ceny.
Dokument: [RO] Rozchód z magazynu.
6.3 Zdarzenia w magazynie
Likwidacja towaru
* Zwrócony towar podlega likwidacji
W systemie MG: zarejestrować dokument: [K2] Korekta niedoboru.
Dokument zmniejsza stany magazynowe.
Dokumenty magazynowe
Przychód i ew. rozchód towaru
* Zwrócony towar może zostać powtórnie sprzedany w tej samej cenie
Wymiana indeksu, ew. zmiana ceny
* Zwrócony towar zostaje przeceniony i może być powtórnie sprzedany
a) Otrzymuje inny indeks. Zmiany są znaczne i nie może występować
pod pierwotnym indeksem. Inna jest wycena magazynowa COGS
i niższa cena sprzedaży
b) Zachowuje ten sam indeks. Ta sama wycena magazynowa COGS,
niższa cena sprzedaży
7. RMA Return Merchandise Authorization
Inne określenia:
Merchandise Authorization Return Order
Numer RMA
RMA służy usprawnieniu procesu zwrotów i napraw towarów. (en: Reverse Logistics).
Proces przyjmowania zwrotu towarów. Klient zgłasza zwrot.
Pracownik nadaje zgłoszeniu numer RMA. Ew. generuje --> Etykieta zwrotna.
Klient wysyła paczkę oznaczona numerem RMA. Od tego momentu wszystkie
czynności powiązane są z numerem RMA.
Realizacja w programie Trawers
(zastosować istniejące dokumenty i procesy)
* Zarejestrować zamówienie sprzedaży lub ofertę sprzedaży (aby nie rezerwować zapasów).
* Nr dokumentu (zamówienie lub oferta), to jest numer RMA.
Wysłać potwierdzenie z etykietą zwrotu do naklejenia na przesyłce.
* Wszystkie kolejne transakcje (dokumenty i procesy) powiązać z RMA.
[Z1] Zwrot do magazynu
[RO] Rozchód z magazynu na produkcję
[ZI] Nota uznaniowa na różnicę ceny
[RO] Rozchód z magazynu dla klienta
[K2] Korekta niedoboru
[FA] Faktura sprzedaży na różnicę ceny
* Etykieta zwrotna (en: Return label, Return shipping label)
Etykieta do naklejenia na zwracanej paczce.
- może standardowo wchodzić w skład wysyłanego towaru
- może być wysłana pocztą po zgłoszeniu reklamacji (RMA)
- może byc wysłana e-mailem
- może być pod wskazanym adresem, do wydrukowania przez klienta
8. Zastosowanie standardów GS1
W procesach logistycznych zwrotów, szczególnego znaczenia nabiera zastosowanie
standardów GS1 a konkretnie globalnych identyfikatorów:
* SSCC Seryjny Numer Jednostki Logistycznej
* GTIN Globalny Numer Jednostki Handlowej (EAN, BarKod)
Przy sprzedaży (wydanie i wysyłka) na etykiecie logistycznej umieszcza się
identyfikatory SSCC i GTIN.
Etykiety GS1-128 Zastosowania
Po otrzymaniu zwrotu, na podstawie identyfikatorów można zidentyfikować
transakcję sprzedaży (wydania). Wystarczy zeskanować kody i odszukać transakcję.
Kody kreskowe Zastosowania
W rejestrowanym dokumencie zwrotu można od razu zapisać powód zwrotu.
Opisy: Memo i Remark
9. Zestawienia ilościowe i wartościowe zwrotów
MG > Zapasy > Analizy obrotów > Obroty lat/m-cy [MG_ZZR50]
Dane o obrotach magazynowych można przeglądać w układach:
[ ] Ogółem
[ ] Magazyny
[ ] Grupy
[ ] Asortyment
Można ująć (ilościowo i wartościowo)
- Przychody
- Rozchody
- Zwroty
Dane zawierają następujące wartości/ilości:
- Wartość/Ilość przychodów
- Wartość/Ilość rozchodów
- Wartość/Ilość zwrotów z magazynu
- Wartość/Ilośc zwrotów do magazynu
Zestawienia tabelaryczne pozwalają na analizę dynamiki zjawisk (zmian w czasie).
W przypadku obrotów magazynowych ważna jest nie tylko obserwacja dynamiki
przychodów i rozchodów. Ważna jest obserwacja dynamiki (zmian w czasie)
zwrotów do magazynu i zwrotów z magazynu.
Który asortyment jest coraz częściej zwracany do magazynu ?.
Który asortyment my coraz częściej zwracamy dostawcom ?.
Odpowiedzi na te pytania pozwalają przebudować politykę dystrybucji
i zaopatrzenia.
Sumaryczne dane roczne
Inne zestawienia:
MG > Obroty w okresie od ... do ... [MG_ZOB40]
Rodzaj operacji: Zwrot do magazynu [*]
Raporty i analizy