1. Opis ogólny
1.1 Schemat (model) sumowania
1.2 Sumowanie: ręczne, automatyczne
2. Sumowanie NA Dokumenty sprzedaży
3. Sumowanie ZO Dokumenty zakupu
4. Sumowanie MG Dokumenty magazynowe
5. Zestawienia. Wydruki
6. Zestawienia. Tabelarycznie
Opis ogólny
Sprzedaż lat/m-cy
Zakupy lat/m-cy
Obroty magazynowe lat/m-cy
Dokumenty
Wykresy
7. Klasyfikacje ABC
8. Rachunek wyników na podstawie dok źródlowych
9. Dane roczne. Zalety sumowania
10. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
1.1 Schemat (model) sumowania
W programie Trawers ERP jest mechanizm sumowania (agregacji) danych o sprzedaży,
zakupach i o obrotach magazynowych.
Program sumuje (agreguje) dane (transakcje) zapisane w miesięcznych zbiorach
dokumentów i zapisuje w odrębnych zbiorach rocznych (Sumaryczne dane roczne).
Zapisy w zbiorach rocznych wykorzystywane są podczas tworzenia zestawieńi raportów oraz podczas obliczania wskaźników, miar i wartości norm.
Zsumowane dane ze zbiorów dokumentów (transakcji) program zapisuje
w oddzielnych zbiorach (tabelach).
Tworzy się oddzielne zbiory dla każdego roku w systemach:
* NA Sprzedaż, wg faktur (transakcji) sprzedaży
* ZO Zakupy, wg faktur (transakcji) zakupu
* MG Magazyn, wg dokumentów (transakcjI) magazynowych
Schemat sumowania (agregacji)
Dane transakcyjne (dokumenty) są w zbiorach miesięcznych (okresowych).
o o
v v
| |
v v
o-- Okres M-c -----[X]o
| 20xx/01 Styczeń | <--- 01 Styczeń
| 20xx/02 Luty | o
| 20xx/03 Marzec | |
| 20xx/04 Kwiecień | | ZBIÓR
| 20xx/05 Maj | v (1) SCALONY (2)
| 20xx/06 Czerwiec | | o--------------o Raporty
| 20xx/07 Lipiec | o->------>------> | Rok: 20xx | o--->----> Zestawienia
| 20xx/08 Sierpień | | o--------------o Analizy
| 20xx/09 Wrzesień | ^ NA ZO MG
| 20xx/10 Październik | |
| 20xx/11 Listopad | o
| 20xx/12 Grudzień | <--- 12 Grudzień
o------------------------o
Kolejne kroki:
(1) Sumowanie danych miesięcznych do zbioru scalonego, rocznego
(2) Tworzenie raportów, zestawień i analiz ze zbioru rocznego
Patrz też:
Zbiory danych okresowych
Szereg zestawień i raportów w programie Trawers ERP tworzy się na podstawie
danych sumarycznych (zagregowanych). Raporty wg danych sumarycznych
uzyskuje się szybciej niż raporty wg dokumentów źródłowych (transakcji).
Patrz też:
Raporty i analizyZapasy: normy i wskaźniki
Poziomy sumowania
Dane w zbiorach sumarycznych program agreguje wg następujących kategorii:
(poziomów sumowania en: Summarization level)
* wg okresów (miesięcy)
* wg grup asortymentu (indeksów)
* wg asortymentu (indeksów)
* wg odbiorców
* wg dostawców
* wg operatorów (sprzedających i kupujących)
* wg magazynów
* wg asortymentu w poszczególnych magazynach
* wg sprzedawców (zespołu sprzedawców)
Sumaryczne dane gromadzi się w zbiorach rocznych, tj. oddzielnie dla
każdego roku (en: Summary Records: Sales / Purchase / Inventory)
Zbiory danych okresowych
Dane sumowane (agregowane)
Zbiory zawierają dane z dokumentów (transakcji) sprzedaży, zakupów
i dokumentów magazynowych.
Sumuje (agreguje się) dane:
* Sprzedaż, wg danych transakcyjnych sprzedaży w NA
Sumaryczna sprzedaż [Tabela: 163 NArrS1]
Dokumenty sprzedaży
* Zakupy, wg danych transakcyjnych zakupów w ZO
Sumaryczne zakupy [Tabela: 162 ZOrrS1]
Dokumenty zakupu
* Obroty magazynowe, wg danych transakcyjnych w magazynie w MG
Sumaryczne obroty [Tabela: 294 MGrrS1]
Dokumenty magazynowe
Zestawienia
Na podstawie zgromadzonych danych tworzy się zestawienia i raporty.
np. sprzedaży:
* NZ > Analizy sprzedaży > Sprzedaż miesiąca [NZ_ZSM10]
* NZ > Analizy sprzedaży > Sprzedaż roku [NZ_ZSR10]
* NZ > Analizy sprzedaży > Sprzedaż lat/m-cy [NZ_ZSR50]
(tabelarycznie)
* NZ > Rachunek wyników. Wg dok źródłowych [NZ_ZPL40]
1.2 Sumowanie: ręczne, automatyczne
Zbiory sumaryczne muszą być okresowo aktualizowane najnowszymi danymi
ze zbiorów dokumentów (transakcji).
Aktualizacja (sumowanie) odbywa się ręcznie lub automatycznie.
* Sumowanie ręcznie ( funkcje)
Sprzedaż:
NZ > Analizy sprzedaży > Sprzedaż miesiąca [NZ_ZSM10]
NZ > Pomocnicze > Obliczanie sumarycznych NA [NZ_PGZ50]
Zakupy:
NZ > Analizy zakupów > Zakupy miesiąca [NZ_ZZM10]
NZ > Pomocnicze > Obliczanie sumarycznych ZO [NZ_PGZ51]
Zapasy:
MG > Zapasy > Analizy obrotów > Obliczanie sumarycznych MG [MG_PGZ30]
NOTE: W tych funkcjach program tworzy zbiory sumaryczne dla kolejnego roku.
* Sumowanie automatycznie
1. Program sumuje automatycznie podczas zamykania roku.
Zapisy dotyczące lat zamkniętych są dostępne dla zestawień porównujących,
np. sprzedaż wg grup kontrahentów w kolejnych latach
Patrz też:
Okresy obliczeniowe
2. W procesie AutoRun.
W tabeli AutoRun zapisać:
Proces [IdProces] NZ Sprzedaz roku [NZ_PGZ50]
Proces [IdProces] NZ Zakupy roku [NZ_ZZR10]
Proces [IdProces] MG Dane sumaryczne [MG_PGZ30]
Patrz szczegóły:
AutoRun procesy automatyczne
2. Sumowanie NA Dokumenty sprzedaży
NZ > Analizy sprzedaży > Sprzedaż miesiąca [NZ_ZSM10]
NZ > Analizy sprzedaży > Sprzedaż roku [NZ_ZSR10]
NZ > Analizy sprzedaży > Sprzedaż lat/mc-y [NZ_ZSR50]
Kategorie sumowania
Program sumuje sprzedaż ilościowo i wartościowo wg kategorii:
--
SP Operator (wystawca dokumentu)OD OdbiorcaGM Grupa + indeks magazynowyGP Grupa + indeks nie-magazynowyZS Sprzedawca (Zespół sprzedawców) (patrz: [NZ_ZSR50])
--
Sprzedaż roku rrrr
o-- Sprzedaż ogółem: 20xx/01 - 20xx/12 -------------------------------o
| |
| -- Wartość netto - - Koszt ------ Marża ------|
| |
|Sprzedaż magazynowa 16,679,310.79 12,338,172.88 4,341,137.91|
|Sprzedaż niemagazynowa 367,444.22 0.00 367,444.22|
|Pozycje rabatów.... 0.00 |
| ------------------ -------------- -------------|
| Ogółem 17,046,755.01 12,338,172.88 4,708,582.13|
| |
|(w tym: korekty netto) 4,430.00 |
|(FA i FK o wartości ujemnej) ---o---- |
o------------------------------- ---o---- ----------------------------o
|
v
Korekty netto, to jest suma wartości netto faktur i faktur korygujących,
które w stopce mają wartość minusową, tzn. zmniejszają sprzedaż
Np. faktury korygujące sprzedaż w wyniku zwrotu towaru
Sprzedaż wg sprzedawców (zespołów handlowców) [NZ_ZSR50]
-------------------------------------------------------------
Symbol Nazwa 2023_Wart netto[+]
-------------------------------------------------------------
INTERN Sprzedaż via portal internetowy 828 648.36
KLIENT Klient sam się zgłosił 45 418.00
LUBE20 Zespół sprzedawców Lubelskie 20 432 161.50
POMO10 Zespół sprzedawców Pomorskie 10 180 200.00
--------------------------------------------------------------
Patrz też: Zespoły handlowców
Handlowcy. Zespoły. Prowizje
3. Sumowanie ZO Dokumenty zakupu
NZ > Analizy zakupów > Zakupy miesiąca [NZ_ZZM10]
Program sumuje zakupy ilościowo i wartościowo wg kategorii:
--
OD DostawcaGM Grupa + indeks magazynowyGP Grupa + indeks nie-magazynowy
--
o-- Zakupy magazynowe 20xx/01 - 20xx/12 wg grup ----------------
|
| Grupa --- Nazwa grupy ---- % ogółem -- Wartość netto -
|
| JE Wyr pamiatkarskie 4.2200 707,566.40
| KA Gry zręcznościowe 0.0400 6,744.93
| KS Sprzęt sportowy 61.0200 10,226,735.11
| PI Akcesoria wędkarskie 0.0100 1,310.48
| US Ubrania sportowe 0.0200 3,851.97
| Razem 11,886,898.22
o---------------------------------------------------------------
4. Sumowanie MG Dokumenty magazynowe
Program sumuje obroty (przychody i rozchody) ilościowo i wartościowo
wg kategorii:
--
MG MagazynIN Indeks KIMGR GrupaMI Magazyn + indeks KIM
--
Obliczenia i zestawienia są w MG
MG > Zapasy > Analizy obrotów > Obliczanie sumarycznych [MG_PGZ30]
Dane sumaryczne, gromadzone w zbiorach rocznych, używają programy raportujące.
Patrz też:
Raporty i analizyRaport o stanie firmySprzedaż i zakupy w różnych układach
5. Zestawienia. Wydruki
NZ > Sprzedaż wielu lat. Suma sprzedaży wielu lat pokazana w wymiarach [NZ_ZSR40]
MG > Zapasy > Dane sumaryczne > Obroty (porównanie obrotów kolejnych lat)
Obroty magazynów [MG_ZOB11]
Obroty indeksów [MG_ZOB12]
Raporty i analizy
NZ > Przekrojowe > Raport o odbiorcy/dostawcy (ten sam NIP) [NZ_ZPL30].
Zbiorcza fotografią kontrahenta - jako odbiorcy i dostawcy z tym samym NIP.
Raport o odbiorcy/dostawcy wg NIP
6. Zestawienia. Tabelarycznie
Opis ogólny
Na podstawie danych sumarycznych (zagregowanych) mozna tworzyć raporty tabelaryczne.
* Sprzedaż lat/m-cy
* Zakupy lat/m-cy
* Obroty magazynowe lat/m-cy
NZ > Sprzedaż lat/m-cy (tabelarycznie) [NZ_ZSR50]
NZ > Zakupy lat/m-cy (tabelarycznie) [NZ_ZZR50]
MG > Zapasy > Analizy obrotów > Obroty lat/m-cy [MG_ZZR50]
Dane z poszczególych lat widoczne są jako kolumny zestawienia.
Jest możliwość sortowania wg kolumn (F6) z wartościami i ilościami.
To pokazuje ranking zjawiska, np. ranking wartości sprzedaży wg odbiorców
i ranking wartości sprzedaży wg asortymentu.
Wykorzystując funkcje eksportu do CSV, można przesłać dane do arkusza
kalkulacyjnego, np. do Excela i dalej przetwarzać np. tworząc wykres
Patrz też:
Zestawienia tabelaryczneWysyłanie danych do ExcelaWymiana danych z innymi programami
Widoki tabelaryczne pozwalają na uchwycenie dynamiki np. sprzedaży i zakupów
oraz rozchodów i zwrotów magazynowych.
Dane w tabeli pokazują jak zmienia się w czasie np. sprzedaż danego asortymentu
lub jak rosną lub zmniejszają się zwroty poszczególnych grup asortymentowych.
Sprzedaż lat/m-cy
NZ > Sprzedaż lat/m-cy (tabelarycznie) [NZ_ZSR50]
Dane sprzedaży można przeglądać w układach:
[ ] Ogółem
[ ] Odbiorcy
[ ] Grupy
[ ] Asortyment
[ ] Operatorzy
[ ] Sprzedawcy
Dane zawierają następujące wartości:
- Wartość netto
- Marża ze sprzedaży
- % Ogółem
- Średnia cena (widok wg asortymentu)
- Ilość (widok wg asortymentu)
o-- Sprzedaż m-c/roku tabelarycznie -----------------------------
|
| Rok: 20x3 - 20x4
| Miesiąc: 01 - 12
|
| ? Ogółem Wg odbiorców Wg grup Wg asortymentu Wg operatorów
| ~~~~~~~
|
| Sprzedaż (Magazynowa/Pozostała) M Magazynowa
| Grupa od 00
| Grupa do 04
|
|Symbol Nazwa ... Wartość netto 20x3[+]...Wartość netto 20x4[+]
|------------------...----------------------...-------------------
|01 |Towary |... 172,073.40|... 281,135.27
|02 |Materiały |... 7,123.00|... 8,387.40
|03 |Surowce |... 257,744.49|... 254,609.90
|04 |Opakowania|... 178,345.97|... 0.00
| | | |
| | | |
o-------------------------------------------------------------------
| F2-w okresach, F3-szukaj, F4-drukuj, F6-sortuj, F10-zapisz w CSV
o- -----o----- ------------------------ ---o--- -- ------o------- --
| | |
w okresach malejąco plik CSV
(miesiącach) lub do programu zewnętrzego
rosnąco np. do Exela
Dane można przeglądać na wykresach (w przeglądarce internetowej)
F6-sortuj
---------
Dane w tabeli można ułożyć rosnąco lub malejąco wg każdej kolumny,
np. wartość sprzedaży w roku 20xx
F6 sortuje wg pola --------o
|
v
------------------
Symbol Nazwa % ogółem Wartość netto 20xx[+] % ogółem (marża) Marża 20xx[+]
--------------------------------------------------------------------------
301132 Trax SA 3.00 230 120.00 2.12 74 321.50
305431 Konsal 2.50 198 000.00 2.01 45 484.30
...... ....... .... .......... .... .........
--------------------------------------------------------------------------
Zakupy lat/m-cy
NZ > Zakupy lat/m-cy (tabelarycznie) [NZ_ZZR50]
Dane o zakupach można przeglądać w układach:
[ ] Ogółem
[ ] Dostawcy
[ ] Grupy
[ ] Asortyment
Dane zawierają następujące wartości:
- Wartość netto
- Wartość nabycia (dane zakupu)
- Średnia cena (widok wg asortymentu)
- Ilość (widok wg asortymentu)
Raporty i analizy
Obroty magazynowe lat/m-cy
MG > Zapasy > Analizy obrotów > Obroty lat/m-cy [MG_ZZR50]
Dane o obrotach magazynowych można przeglądać w układach:
[ ] Ogółem
[ ] Magazyny
[ ] Grupy
[ ] Asortyment
Można ująć (ilościowo i wartościowo)
- Przychody
- Rozchody
- Zwroty
Dane zawierają następujące wartości/ilości:
- Wartość/Ilość przychodów
- Wartość/Ilość rozchodów
- Wartość/Ilość zwrotów z magazynu
- Wartość/Ilośc zwrotów do magazynu
Raporty i analizy
Zestawienia tabelaryczne pozwalają na analizę dynamiki zjawisk (zmiany w czasie).
W przypadku obrotów magazynowych ważna jest nie tylko obserwacja dynamiki
przychodów i rozchodów. Ważna jest obserwacja dynamiki (zmian w czasie)
zwrotów do magazynu i zwrotów z magazynu.
Który asortyment jest coraz częściej zwracany do magazynu ?.
Który asortyment my coraz częściej zwracamy dostawcom ?.
Odpowiedzi na te pytania pozwalają przebudować politykę dystrybucji
i zaopatrzenia.
Patrz też:
Zwroty do i z magazynu
7. Klasyfikacje ABC
Podczas obliczeń kategorii ABC zapasów, odbiorców i dostawców, program korzysta
z danych sumarycznych: wartość sprzedaży i kwoty marży (zysk brutto).
Patrz szczegóły:
Klasyfikacje ABCKontrola marży
8. Rachunek wyników
Rachunek wyników
Zestawienie informacji o źródłach kosztów i strat oraz dochodów i zysków.
W programie Trawers można utworzyć rachunek wyników:
* Na podstawie zapisów na kontach w systemie KG Księga Główna
Można bazować na numerach kont lub na znacznikach kont.
Zestawienia w KG Księga Główna
* Korzystając z systemu KE Analizy w MS Excel
KE Analizy w MS Excel
* Na podstawie danych źródłowych (danych transakcyjnych) w systemie NZ
Rachunek wyników na podstawie dok źródłowych
Zestawienie powstaje na podstawie danych źródłowych (dokumentów transakcyjnych)
zagregowanych w zbiorach sumarycznych.
Elementy (wartości pomocnicze) do utworzenia zestawienia można pozyskać
z modułów pomocniczych: przychody w okresie, koszty sprzedanych produktów
i koszty ogólne, koszty wytworzenia wyrobów, itd.
Patrz szczegóły:
Rachunek wyników z dok źródłowych
9. Dane roczne. Zalety sumowania
Korzyści
* Szybsze przetwarzanie:
Zamiast przetwarzać setki tysięcy rekordów, można pracować na zsumowanych danych,
co znacznie przyspiesza operacje analityczne.
* Łatwiejsza analiza trendów:
Zbiory danych sumarycznych ułatwiają identyfikację i analizę długoterminowych trendów,
co jest szczególnie przydatne w strategicznym planowaniu.
* Redukcja obciążenia systemu:
Mniejsze zestawy danych zmniejszają obciążenie systemów baz danych,
co prowadzi do lepszej wydajności i stabilności.
* Ułatwienie zarządzania danymi:
Skumulowane dane są łatwiejsze do przechowywania, zabezpieczania i zarządzania,
co może prowadzić do oszczędności kosztów.
Potencjalne wyzwania
* Zawężenie danych:
Włączenie do sumowania tylko wybranych danych, może powodować potrzebę sięgania
do danych szczegółowych (danych w zbiorach okresowych (miesięcznych).
Do danych, które mogą być niezbędne w niektórych analizach.
* Zwiększona złożoność:
Potrzeba przechowywania i utrzymania zarówno danych szczegółowych,
jak i zsumowanych może zwiększać złożoność systemu.
Wniosek
Metoda sumowania (agregacji) danych zastosowana w Trawers ERP ma wiele zalet,
szczególnie gdy priorytetem jest wydajność i długoterminowa analiza.
F6-sortuj
---------
Dane w tabeli można ułożyć rosnąco lub malejąco wg każdej kolumny,
np. wartość sprzedaży w roku 20xx
F6 sortuje wg pola --------o
|
v
------------------
Symbol Nazwa % ogółem Wartość netto 20xx[+] % ogółem (marża) Marża 20xx[+]
--------------------------------------------------------------------------
301132 Trax SA 3.00 230 120.00 2.12 74 321.50
305431 Konsal 2.50 198 000.00 2.01 45 484.30
...... ....... .... .......... .... .........
--------------------------------------------------------------------------