1. Opis ogólny
2. Zwrot do dokumentu pierwotnego
2.1 Powiązanie dokumentów
2.2 Ile asortymentu można zwrócić ?
2.3 Wycena zwrotu z magazynu do dostawcy
2.4 Gdy nie ma dokumentu pierwotnego
3. Faktura korygująca do wielu dokumentów przychodu
4. Zwroty do dostawców
4.1 Zwroty a zamówienia zakupu
4.2 Scenariusze zwrotów
5. Zestawienia ilościowe i wartościowe zwrotów
6. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
Zwroty mają wpływ na stan ilościowy i wartościowy magazynu.
Zwroty do magazynu, zwiększają stany magazynowe (+)
Zwroty z magazynu, zmniejszają stany magazynowe (-)
Dokumenty zwrotu
Dokumenty zwrotu wprowadza się:
* W systemie magazynowym MG
Dokument [Z1] Zwrot do magazynu (przychód)
Dokument [Z2] Zwrot z magazynu (rozchód)
Dokumenty magazynowe
* W systemie sprzedaży NA
Faktura korygująca [FK] z pozycją: korekta (-) sprzedaży z magazynu
Podczas zatwierdzania powstaje dokument w MG: [Z1] Zwrot do magazynu (przychód)
Dokumenty sprzedaży
* W systemie zakupów ZO
Faktura korygująca [FK] z pozycja: (korekta (-) zakupu do magazynu
Podczas zatwierdzania powstaje dokument w MG [Z2] Zwrot z magazynu (rozchód)
Dokumenty zakupu
* W systemie zleceń ZP
Dokument [Z1] Zwrot do magazynu z produkcji (przychód)
Dokument [Z2] Zwrot wyrobu na produkcję (rozchód)
Dokumenty w produkcji
Np. faktura korygująca sprzedaż z zapisem: Było 10, Jest 4 Szt
Zatwierdzenie spowoduje automatyczne utworzenie dokumentu MG:
[Z1] Zwrot do magazynu (+) na ilość 6 Szt.
Gdyż sprzedaż po korekcie, to 4 Szt. Do magazynu trzeba zwrócić 10 - 4 = 6
Faktury korygujące
Zwroty w systemie sprzedaży NA oraz w systemie zakupu ZO inicjowane są
fakturami korygującymi.
Faktury korygujące w systemie sprzedaży NA, podczas zatwierdzania,
generują dokumenty:
1. Dokument [Z1] Zwrot do magazynu (przychód (+))
2. Dokument zmniejszenia należności odbiorcy
Dokumenty sprzedaży
Faktury korygujące w systemie zakupu ZO, podczas zatwierdzania,
generują dokumenty:
1. Dokument [Z2] Zwrot z magazynu (rozchód (-))
2. Dokument zmniejszenia zobowiązania wobec dostawcy
Dokumenty zakupu
2. Zwrot do dokumentu pierwotnego
2.1 Powiązanie dokumentów
Dokument zwrotu musi być powiązany z dokumentem pierwotnym (źródłowym),
tj. dokumentem rozchodu lub przychodu.
Bowiem do magazynu można zwrócić nie więcej niż zostało wydane,
i po cenie z dokumentu rozchodu.
Także z magazynu można zwrócić nie więcej niż zostało przyjęte,
i po cenie z dokumentu przychodu.
Dlatego operacja zwrotu rejestrowana bezpośrednio w systemie MG lub
pośrednio, poprzez zatwierdzenie faktur korygujących sprzedaży w NA
lub zakupu w ZO, odwołuje się do dokumentu pierwotnego: rozchodu lub przychodu.
Odwołanie to ma na celu ustalenie ilości i ceny na dokumencie pierwotnym.
Szukanie dokumentu powiązanego
Dane dokumentu powiązanego, np. faktury sprzedaży lub dokumentu wydania
można ustalić wg identyfikatorów na etykiecie logistycznej GS1 (patrz dalej).
Jeżeli nie ma tych danych, to można wyszukać dokument powiązany w bazie danych,
np. wg numeru faktury sprzedaży lub indeksu lub nazwy asortymentu.
Szukanie w bazie danych
2.2 Ile asortymentu można zwrócić ?
Zwrócić można tylko taką ilość, jaką przyjęto lub wydano dokumentem bazowym.
Program sprawdza, czy ilość na dokumencie zwrotu przekracza ilość na dokumencie
pierwotnym (bazowym). Nie można zwrócić wiecej niż przyjęto lub wydano.
Może pojawić się komunikat:
---------------------------------
Cała ilość została już zwrócona
---------------------------------
Zwrócić można tylko taką ilość, jaką przyjęto lub wydano dokumentem bazowym.
Po zarejestrowaniu zwrotu, program zapamiętuje zwróconą ilość w dokumencie bazowym.
o-----------------------------------------------o
| |
| Można jeszcze zwrócić: 11.000 lt |
| Dok bazowy: 12.000 Już zwrócono: 1.000 |
| |
o-----------------------------------------------o
Na ekranie, podczas przeglądania dokumentu bazowego w MG,
program pokazuje ilości zwrócone i daty, np.
o---------------------------------------------------------------------o
| |
| Ilość zwrócona: 50.000 Zwrot pier: 20xx.01.12 Zwrot ost: 20xx.08.23 |
o---------------- --o--- ---------------------------------------------o
^
|
Ilość już zwrócona
Te zapisy pozwalają także na utworzenie zestawień dokumentów zwrotów.
KIM > Zakładka: Kroniki dokumentów
Dokumenty magazynowe
2.3 Wycena zwrotu z magazynu do dostawcy
Dokument zwrotu do dostawcy musi być powiązany z dokumentem pierwotnym,
dokumentem przychodu do magazynu.
Z magazynu można zwrócić nie więcej niż zostało przyjęte. Wycena rozchodu
musi taka sama jak wycena przychodu do magazynu.
Może się zdażyć, że asortyment przyjęty od dostawcy w cenie, np. 100 PLN
został już sprzedany i na podstawie faktury korygującej zakup, nie można
wydać z magazynu asortymentu po 100 PLN (w magazynie jest tylko po 110 PLN).
Taka sytuacja może wystąpić gdy przyjęto metodę wyceny LIFO lub FIFO.
W takiej sytuacji program wydaje to co jest, a na różnicę wartości tworzy
dokument odchyleń.
Odchylenia w wycenie zapasówMetody wyceny zapasów
2.4 Gdy nie ma dokumentu pierwotnego
Może wystąpić sytuacja, że nie ma pierwotnego dokumentu, z którym trzeba
powiązać dokument zwrotu. Np. w początkowym okresie użytkowania programu
Trawers ERP. Dokument pierwotny wystawiono w poprzednim systemie a teraz
trzeba zarejestrować zwrot.
Dokument magazynowy w MG a rozliczenie w NA i ZO
Jeżeli nie ma pierwotnego dokumentu przychodu lub rozchodu, to nie można
zarejestrować dokumentu zwrotu. Zwrot do magazynu należy zarejestrować
dokumentem przychodu w systemie magazynowym MG, a ew. zmniejszenie należności
odbiorcy, w NA fakturą sprzedaży pozycji nie-magazynowej (usługi) na ilość minusową (-).
Podobnie, zwrot z magazynu należy zarejestrować dokumentem rozchodu w MG,
a ew. zmniejszenie zobowiązania wobec dostawcy, fakturą zakupu pozycji
nie-magazynowej (usługi) w ZO na ilość minusową (-).
3. Faktura korygująca do wielu dokumentów przychodu
Podobnie jak faktury korygujące sprzedaż tak i faktury korygujące zakup
tworzą dokumenty magazynowe zwrotu powiązane z dokumentami pierwotnymi.
Fakturę zakupu można powiązać z wieloma różnymi dokumentami przychodu
do magazynu. Takie powiązanie powstaje, gdy faktura zakupu tworzona jest
na podstawie wielu różnych dokumentów przychodu (PZ) w scenariuszu:
[ZL] Zamówienie zakupu -> [PR] Przychód w MG -> [FA} Faktura w ZO
Aby prawidłowo utworzyć dokumenty zwrotu z magazynu i zapisać ilości
zwrócone w dokumentach pierwotnych, to trzeba utworzyć tyle faktur
korygujących zakup (i tworzących dokumenty zwrotu), z iloma różnymi
dokumentami przychodu powiązana jest faktura pierwotna (korygowana).
Program informuje:
-------------------------------------------------------
Tą pozycję przyjęto innym dokumentem PZ, niż poprzednią
Proszę utworzyć kolejną Fakturę Korygujacą
-------------------------------------------------------
Zalecamy kroki:
[ZL] Zamówienie zakupu --> [PR] Przychód do zamówienia w MG --> [FA] Faktura
W takim scenariuszu jest jednoznaczne powiązanie między zamówieniami,
przychodami do magazynu i fakturami zakupu.
Realizacja zamówień zakupu
4. Zwroty do dostawców
4.1 Zwroty a zamówienia zakupu
Podczas realizacji zamówienia, w pozycji (rekordzie) zamówienia
rejestruje się następujące stany ilościowe i wartościowe:
--------------------------------------------------------------
| Zamówiono | Przyjęto | Zwrócono | Fakturowano | Korygowano |
----------------------------o---------------------------------
^
|
Ilość zwrócona
Realizacja zamówień zakupu
Jak widać, jest tam informacja o ilości zwróconej (wydanej z magazynu).
Ilości (stany) można oglądać w pozycji zamówienia zakupu:
Po rozwinięciu zamówienia (zakładka: Przychód Zwrot Faktury Korekty):
o-- W pozycji zamówienia -----------------------------------------------o
| |
| (+) (-) |
| MG Przychód (rejest) Przychód (zatw) Zwrot (rejest) Zwrot (zatw) |
| 0.000 10.000 0.000 5.000 | <--- Zwrócono 5.000
| |
| (+) (-) |
| NA Faktura (rejest) Faktura (zatw) Korekta (rejest) Korekta (zatw)|
| 0.000 10.000 0.000 1.000 |
| |
o-----------------------------------------------------------------------o
Pokazane są ilości zapisane w transakcjach (dokumentach) zatwierdzonych
[zatw] i niezatwierdzonych (zarejestrowanych [rejest])
W przykładzie:
* Zamówienie : 10 szt
* Dok przychodu w MG, zatwierdzony: 10 szt
* Dok zwrotu w MG, zatwierdzony : 5
W pozycji zamówienia zakupu:
----------------------------------------------------------------------
Poz ---- Indeks -Zamówiono Fakturowano Przyjęto ---- Cena ---- Wartość
1 DESKI-D 10.000 0.000 5.000 28.50 285.00
--------------------------------------- ---o--- ----------------------
|
v
Przyjęto: 10-5 (zwrot) = 5
NOTE: Parametr 0133 [1] Zwrot zmniejsza ilość przyjętą
[ ] Zwrot nie zmniejsza ilości przyjętej
Parametry ogólne 01xx 02xx 03xx 08xx
4.2 Scenariusze zwrotów do dostawcy
1. Zamówienie zakupu -> Przychód w MG -> Faktura w ZO
Rejestracja w ZO faktury korygującej otrzymanej od dostawcy.
Faktura korygująca zmniejsza zobowiązanie wobec dostawcy.
Zatwierdzenie faktury generuje w MG dokument: [Z2] Zwrot z magazynu.
Dokumenty zakupu
2. Zamówienie zakupu -> Przychód w MG -> Faktura w ZO
Rejestracja w MG dokumentu: [Z2] Zwrot z magazynu.
W następnym kroku: faktura korygująca w ZO (tylko dla zmniejszenia zobowiązania,
gdyż wydanie z magazynu już nastąpiło)
Fakturę korygującą w ZO należy zarejestrować jako fakturę niemagazynową.
P. Dlaczego najpierw dokument: [Z2] Zwrot z magazynu ?
O. Fakturę korygujacą od dostawcy zwykle otrzymuje się po pewnym czasie.
Dostawca chce mieć czas na ocenę przyczyny zwrotu i ustalenie kolejnych
kroków. Czy wymienić towar, czy wystawić fakturę korygującą.
Zmniejszenie zobowiązania (faktura korygująca) jest ostatnim krokiem w sekwencji.
Program pokaże wszystkie zwroty do dostawców, które wydano w MG bezpośrednio
do zamówień zakupu (bez faktur korygujących)
ZO > Zakupy > Zestawienia > Zwroty do dostawcy (bez fa koryg) [ZO_ZDO90]
NOTE: Zestawienie informacyjne. Zawiera wszystkie zwroty.
Realizacja zamówień zakupu
5. Zestawienia ilościowe i wartościowe zwrotów
MG > Zapasy > Analizy obrotów > Obroty lat/m-cy [MG_ZZR50]
Dane o obrotach magazynowych można przeglądać w układach:
[ ] Ogółem
[ ] Magazyny
[ ] Grupy
[ ] Asortyment
Można ująć (ilościowo i wartościowo)
- Przychody
- Rozchody
- Zwroty
Dane zawierają następujące wartości/ilości:
- Wartość/Ilość przychodów
- Wartość/Ilość rozchodów
- Wartość/Ilość zwrotów z magazynu
- Wartość/Ilośc zwrotów do magazynu
Zestawienia tabelaryczne pozwalają na analizę dynamiki zjawisk (zmian w czasie).
W przypadku obrotów magazynowych ważna jest nie tylko obserwacja dynamiki
przychodów i rozchodów. Ważna jest obserwacja dynamiki (zmian w czasie)
zwrotów do magazynu i zwrotów z magazynu.
Który asortyment jest coraz częściej zwracany do magazynu ?.
Który asortyment my coraz częściej zwracamy dostawcom ?.
Odpowiedzi na te pytania pozwalają przebudować politykę dystrybucji
i zaopatrzenia.
Sumaryczne dane roczne
Inne zestawienia:
MG > Obroty w okresie od ... do ... [MG_ZOB40]
Rodzaj operacji: Zwrot do magazynu [*]
Raporty i analizy