1. Opis ogólny
2. Wartość dostawy a wartość faktury
3. Wartość przychodu MG a wartość faktury ZO
4. Zaokrąglenia przeliczeń walutowych
Faktura zakupu w walucie (przychód będzie później)
Faktura zakupu w walucie (przychód był wcześniej)
5. Wartość zakupu a ilość (*) cena
6. Faktura korygująca do faktury z odchyleniem
Faktura zakupu
Faktura korygująca
7. Obserwowanie i analiza odchyleń
Czy można uniknąć odchyleń ?
Zestawienie: Odchylenia od cen zakupu
Inne zestawienia
8. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
Odchylenia (en: Variance) są to różnice między wartościami oczekiwanymi
a rzeczywistymi, np. między wartościami dwóch operacji, które właściwie
powinny być takie same ale, z różnych powodów, nie są.
Np. różnica między wartością rzeczywistą (na dokumencie) a wartością
wyliczoną przez program przeznaczoną do zapisania w transakcji.
Odchylenia od cen zakupu
Odchylenie od cen zakupu to różnica między jednostkową ceną przychodu
do magazynu a jednostkową ceną ceną zakupu podaną na fakturze.
(en: PPV Purchase Price Variance).
Sytuacja taka powstaje, gdy najpierw jest dostawa i przychód do magazynu
a później faktura zakupu. Przychód wyceniany jest szacunkowo, np. wg ceny
ostatniego przychodu lub wg ceny na zamówieniu zakupu.
Program oblicza odchylenie między ceną przychodu a ceną na fakturze.
Patrz szczegóły:
Faktury zakupu a dostawy
Odchylenie może także powstać, gdy w magazynie stosuje się metodę wyceny:
[E] Ewidencyjna. Stała cena ewidencyjna.
Odchylenie, to różnica między ceną [E] a rzeczywistą ceną zakupu.
Wartość odchylenia zapisywana jest w pozycji faktury. Kwotę odchylenia
widać na ekranie pozycji dokumentu. Podczas zatwierdzania faktury powstaje
polecenie księgowania:
-----------------------------------
Rodzaj Nazwa
-- ---------------------------
O1 Odchylenia (+) Zwiększenia
O2 Odchylenia (-) Zmniejszenia
-----------------------------------
Dokument polecenia księgowania zawiera kwoty do zaksięgowania w KG Księga
Główna na konta zgodnie z definicją w tabeli dekretacji.
Patrz też:
Tabele dekretacji
2. Wartość dostawy a wartość faktury
Dostawa a faktura
Jeżeli jest różnica między ceną dostawy ZO [DA] a ceną na fakturze ZO [FA],
to program wylicza odchylenie i tworzy polecenie księgowania w systemie ZO.
Dekretacja: [O1] Odchylenia (+) Zwiększenia lub [O2] Odchylenia (-) Zmniejszenia.
Takie odchylenie można nazwać: odchylenie od szacunkowej ceny przychodu.
(en: Invoice Price Variance (IPV) lub RNI Adjustments
(od: Received Not Invoiced (RNI))
Takie odchylenie może też powstać po zarejestrowaniu dokumentu przychodu
towaru z importu, bez faktury. Przychod rejestrowany jest w PLN.
Po zarejestrowaniu faktury zakupu powiązanej z taką dostawą, program
porównuje wartość na fakturze z wartością dostawy i, gdy są różne,
to oblicza odchylenie na wartość różnicy.
Patrz opis w: Powiązanie faktur zakupu z dokumentami przychodu.
Faktury zakupu a dostawy
Rozliczanie odchyleń
Odchylenia rozlicza się w KG, podobnie jak odchylenia od cen ewidencyjnych.
Np. koryguje się wartość zużycia materiałów o narzut odchyleń przypadających
na zużyte materiały lub sprzedane towary, tj. proporcjonalnie do rozchodu
lub wydań asortymentu w okresach rozliczeniowych.
Wartości odchyleń można przeglądać tabelarycznie w:
ZO > Zakupy > Zestawienia > Odchylenia [ZO_ZDO60]
Odchylenia: Wartość nabycia w ZO [FA] a wartość przychodu w MG [PR]
Wartość odchylenia widać także w zbiorze poleceń księgowania
Dokumenty poleceń księgowania
3. Wartość przychodu MG a wartość faktury ZO
W programie Trawers przychód do magazynu można zarejestrować w systemie MG,
np. automatycznie, skanując etykiety logistyczne na opakowaniach.
Dokumenty magazynowe
Następnie zarejestrować fakturę zakupu w systemie ZO w powiązaniu z tym
dokumentem przychodu w MG.
Scenariusz:
ZO > Faktury zakupu > Rejestracja > Zamówienia + Przychód MG --> faktura [ZO_DPZ10]
[ZL]+[PR] --> [FA]
Patrz szczegóły:
Dokumenty zakupu
Cena na dokumencie przychodu MG a cena na fakturze zakupu ZO mogą się różnić.
Jeżeli jest różnica między ceną na dokumencie przychodu w MG a ceną
na fakturze zakupu w ZO, to program wylicza odchylenie i tworzy dokument
polecenia księgowania w systemie ZO.
Takie odchylenie można nazwać: odchylenie od ceny przychodu.
(en: Invoice Price Variance (IPV))
Po zarejestrowaniu faktury zakupu powiązanej z przychodem, program
porównuje wartość na fakturze z wartością dostawy i, gdy są różne,
to oblicza odchylenie na wartość różnicy.
NOTE: Odchylenia a faktury korygujące (zwroty z magazynu).
Szczególne przypadki opisano w dokumentacji:
ZO5 System Zakupów i Rozrachunków
4. Zaokrąglenia przeliczeń walutowych
Poniżej opisano przypadki zaokrągleń w wyniku przeliczeń wg kursów walut.
Inne przykłady są w opisie wielo-walutowości:
Wielo-walutowość
Faktura zakupu w walucie (przychód będzie później)
Rejestracja faktury zakupu w walucie. Dokument przychodu powstanie później
np. podczas zatwierdzania faktury zakupu lub na podstawie dokumentu przychodu
w ZO do tej faktury
Rejestracja pozycji faktury w walucie
=====================================
Podczas przeliczania kwot w walucie na kwoty w PLN mogą powstać
różnice z zaokrągleń (zaokrąglenia są do 2-ch miejsc po przecinku)
W celu wyrównania różnic program tworzy dokument systemowy:
Odchylenia (+) lub (-)
Przykład
--------
Rejestracja faktury zakupu (przychód będzie później)
Kurs 1 EUR = 4.2692 PLN
Indeks Ilość Cena Cena PLN Wartość Wartość PLN Odchylenie
INDEKS-1 15.000 29.33 EUR 125.22 439.95 EUR 1,878.23 -0.07
Cena nabycia = cena z faktury = 29.33 EUR * 4.2692 = 125.22 PLN
(a) Wartość faktury = 439.95 EUR * 4.2692 = 1,878.23 PLN
(taką wartość ma faktura w ZO)
(b) Wartość nabycia = 15.000 * 125.22 PLN = 1,878.30 PLN
(taką wartość bedzie miał dok przychodu w MG po zatwierdzeniu faktury)
Roznica z zaokraglen (a) - (b) = 1,878.23 - 1,878.30 = -0.07
(taką wartość ma dokument odchylen)
Korekta kursu waluty
====================
Po wprowadzeniu korekty (zmiany) kursu, program przelicza od nowa
kwoty w walucie na kwoty w PLN. Podczas przeliczeń mogą powstać różnice
z zaokrągleń i dokumenty systemowe: Odchylenia
Przykład
--------
Zmiana kursu waluty w pozycji faktury z przykładu poprzedniego
(F2-cd. > Korekta kursu waluty)
Kurs poprzedni: 1 EUR = 4.2692 PLN
Kurs nowy : 1 EUR = 4.3337 PLN
Następuje przeliczenie wszystkich wartości w PLN
Indeks Ilość Cena Cena PLN Wartość Wartość PLN Odchylenie
INDEKS-1 15.000 29.33 EUR 127.11 439.95 EUR 1,906.61 -0.04
Cena nabycia = cena z faktury = 29.33 * 4.3337 = 127.11 PLN
(a) Wartość faktury = 439.95 EUR * 4.3337 = 1,906.61 PLN
(taką wartość ma faktura w ZO)
(b) Wartość nabycia = 15.000 * 127.11 PLN = 1,906.65
(taką wartość bedzie miał dok przychodu w MG po zatwierdzeniu)
Różnica z zaokrągleń (a) - (b) = 1,906.61 - 1,906.65 = -0.04
(taką wartość ma dokument odchyleń)
Faktura zakupu w walucie (przychód był wcześniej)
Rejestracja faktury zakupu w walucie. Dokument przychodu powstał wcześniej
np. podczas przychodu bezpośrednio w MG do zamówienia zakupu
Rejestracja pozycji faktury w walucie
=====================================
Przykład
--------
Faktura do zamówienia zakupu i wcześniejszego przychodu do magazynu
Zamówienie zakupu
-----------------
Kurs 1 EUR = 4.0000 PLN
Indeks Ilość Cena Cena PLN Wartość Wartość PLN
INDEKS-1 15.000 29.33 EUR 117.32 439.95 EUR 1,759.80
Przychód w MG > Jedno zamówienie --> przychód
-------------
Kurs 1 EUR = 4.0000 PLN
Indeks Ilość Cena nabycia Wartość PLN
INDEKS-1 15.000 szt 117.32 PLN 1,759.80
Faktura zakupu ZO > Zamówienie + przychód MG -->faktura
-----------------
Kurs 1 EUR = 4.2692 PLN
Indeks Ilość Cena Cena PLN Wartość Wartość PLN Odchylenie
INDEKS-1 15.000 29.33 EUR 125.22 439.95 EUR 1,878.23 118.43
Cena nabycia = cena z przychodu = 29.33 * 4.0000 = 117.32 PLN
(a) Wartość faktury = 439.95 EUR * 4.2692 = 1,878.23 PLN
(taką wartość ma faktura w ZO)
(b) Wartość nabycia = 15.00 * 117.32 PLN = 1,759.80
(taką wartość ma dok przychodu w MG
Wartość odchylenia = (a) - (b) = 1,878.23 - 1,759.80 = 118.43
(taką wartość ma dokument odchyleń)
Korekta kursu waluty
====================
Po wprowadzeniu korekty (zmiany) kursu, program przelicza od nowa
kwoty w walucie na kwoty w PLN
Jezeli faktura jest rejestrowana do wcześniejszego przychodu,
to cena nabycia nie będzie przeliczana podczas korekty kursu,
ale zostanie pobrana z dokumentu przychodu.
Przykład
--------
Zmiana kursu waluty w pozycji faktury z przykładu poprzedniego
(F2-cd. > Korekta kursu waluty)
Kurs poprzedni: 1 EUR = 4.2692 PLN
Kurs nowy : 1 EUR = 4.3337 PLN
Następuje przeliczenie wszystkich wartości w PLN, oprócz ceny nabycia.
Cenę nabycia z dokumentu przychodu można obejrzeć:
F10-poz > F10-wycena zakupu
Indeks Ilość Cena Cena PLN Wartość Wartość PLN Odchylenie
INDEKS-1 15.000 29.33 EUR 127.11 439.95 EUR 1,906.61 146.81
Cena nabycia = cena przychodu = 29.33 * 4.0000 = 117.32 PLN
(a) Wartość faktury = 439.95 EUR * 4.3337 = 1,906.61 PLN
(taką wartość ma faktura w ZO)
(b) Wartość nabycia = 15.000 * 117.32 PLN = 1,759.80
(taką wartość ma dok przychodu w MG
Wartość odchylenia (a) - (b) = 1,906.61 - 1,759.90 = 146.81
(taką wartość ma dokument odchyleń)
5. Wartość zakupu a ilość (*) cena
Różnica między wartością a iloczynem ilość (*) cena powstaje, gdy wartość
pozycji zakupu operator wpisuje ręcznie. Cenę zakupu oblicza program.
Potrzeba taka powstaje, gdy otrzyma się od dostawcy fakturę zakupu, na której
wartość (ilość (*) razy cena) jest inna niż wyliczona przez program Trawers.
Jest to znany problem '1 grosza' spowodowany różnymi sposobami obliczeń.
(obliczenia 'w poziomie' a obliczenia 'w pionie' i zaokrąglenia obliczeń).
-----------------------------------------------
Ilość Cena Wartość
----------------------------------------------
Operator ----> 20.000 0.00 1012.32
Program ----> 20.000 50.62 1012.32
----------------------------------------------
^
o <--- różnica -0.08
V
20.00 * 50.62 = 1012.40
Sytuacje:
Faktura Zakup Asortyment magazynowy
Kwota różnicy stanowi odchylenie i zostaje zaksiegowana w systemie ZO.
Skutkuje odchyleniem między wartością faktury zakupu w ZO a wartością przychodu w MG.
W systemie MG powstaje dokument przychodu, którego wartość wynikała z iloczynu:
ilość * cena.
Kroki:
Faktura od dostawcy:
------------------
Ilość = 20.000
Cena = 50.62
===============
Wartość = 1012.32
------------------
W systemie ZO rejestruje się:
------------------
Ilość = 20.000
Cena = 0.00
===============
Wartość = 1012.32
------------------
System ZO wylicza odchylenie:
------------------
Cena = 50.62
Odchylenie = -0.08 <--- wartość odchylenia
------------------
W systemie MG powstaje dokument:
------------------
Ilość = 20.000
Cena = 50.62
===============
Wartość = 1012.40
------------------
Faktura Korekta Asortyment magazynowy
Operator nie może zmienić wartości ręcznie. Wartość oblicza program.
Wartość = ilość korekty (*) cena z dokumentu przychodu w MG.
Tutaj obowiązuje reguła, że z magazynu do dostawcy można zwrócić nie więcej
niż zostało przyjęte, i po cenie z dokumentu przychodu.
Zwroty do i z magazynu
Faktura Zakup Asortyment nie-magazynowy
Przy zakupie asortymentu nie-magazynowego (usługi) wartość można wpisać ręcznie.
Cenę zakupu oblicza program. Ew. kwota różnicy nie jest zapamiętywana i nie
powstaje bowiem żaden dokument wtórny (powiązany) - jak w przypadku zakupu do magazynu.
Faktura Korekta Asortyment nie-magazynowy
Przy rejetrowaniu pozycji korekty zakupu usługi wartość można wpisać ręcznie.
Cenę zakupu oblicza program. Ew. kwota różnicy nie jest zapamiętywana i nie
powstaje dokument wtórny (powiązany).
6. Faktura korygująca do faktury z odchyleniem
Faktura zakupu
Podczas rejestrowania pozycji faktury zakupu powstało odchylenie.
Jest różnica między wartością przychodu do magazynu a wartością faktury w ZO.
Powodem różnicy jest sposób obliczania wartości brutto (różnica z zaokrągleń).
Następnie dostawca przysłał fakturę korygującą.
Jak zarejestrować zmniejszenie zobowiązania wobec dostawcy
i zwrot asortymentu z magazynu ?
Kolejne czynności na przykładzie:
Faktura zakupu otrzymana od dostawcy
====================================
Indeks Ilość Cena brutto Wart netto Kwota PTU Wart brutto
--------------- ------- ---------- ---------- --------- -----------
KARTON TEK.3WYK 210.000 2.87 490.00 112.70 602.70
----o-----
|
|
Cena brutto: 602.70 / 210 = 2.87
Faktura zakupu w ZO w programie Trawers
=======================================
NOTE: Cena NETTO zakupu obliczona jest automatycznie przez program ZO
po wpisaniu ilości i wartości netto (wartość netto / ilość).
Indeks Ilość Cena netto Wart netto Kwota PTU Wart brutto
-------------- ------- ---------- ---------- --------- -----------
KARTON TEK.3WYK 210.000 2.33 490.00 112.70 602.70
----o-----
|
|
Cena netto = 2.33
Cena netto = Wartość netto / Ilość: 490.00 / 210.000 = 2.3333 (~2.33)
Dokument przychodu do magazynu w MG:
Ilość * cena (210.000 * 2.33 = 489.30)
Wartość odchylenia w ZO = 490.00 - 489.30 = 0.70
Faktura korygująca
Faktura korygująca zakupu otrzymana od dostawcy
===============================================
Indeks Ilość Cena brutto Wart netto Kwota PTU Wart brutto
--------------- ------- ---------- ---------- --------- -----------
KARTON TEK.3WYK -20.000 -46.67 -10.73 -57.40
Transakcja po korekcie:
KARTON TEK.3WYK 190.000 2.87 443.33 101.97 545.30
----o-----
|
|
Cena brutto 545.30 / 190 = 2.87
Ale: Cena netto = 443.33 / 190 = 2.33
Wariant 1. Faktura korygująca w programie Trawers
=================================================
Korekta zakupu na podstawie otrzymanej faktury korygującej
rejestrowana jedną transakcją.
Zarejestrować fakture korygującą. Wskazać nr faktury korygowanej.
Rodzaj pozycji: Korekta (-) zakupu towaru
Wybrać nr pozycji faktury korygowanej (pierwotnej).
Indeks Ilość Cena netto Wart netto Kwota PTU Wart brutto
-------------- ------- ---------- ---------- --------- -----------
KARTON TEK.3WYK -20.000 2.33 -46.67 -10.73 -57.40
----o---- -----o----
| |
Cena z faktury |
pierwotnej |
Wpisać ręcznie (było: -46.60)
Program obliczy odchylenie: 0.07
Dokument w MG: [Z2] Zwrot z magazynu
Ilość * cena (20.000 * 2.33 = 46.60)
Rezultat: odpowiednio zmniejszono zobowiązania wobec dostawcy
i zmniejszono stan zapasu asortymentu.
Wariant 2. Faktura korygująca w programie Trawers
=================================================
Korekta zakupu na podstawie otrzymanej faktury korygującej
rejestrowana dwiema transakcjami.
1. Zmniejszenie zobowiązania o 46.67
Zarejestrować fakture zakupu (nie korygującą)
na zakup nie-magazynowy (usługa) ZOBOW_WOBEC_DOST
Indeks Ilość Cena netto Wart netto Kwota PTU Wart brutto
-------------- ------- ---------- ---------- --------- -----------
ZOBOW_WOBEC_DOST -1.000 46.67 -46.67 -10.73 -57.40
----------------------------------
-46.67 -10.73 -57.40
2. Zmniejszenie stanu zapasów (zwrot) o 20.000
Zarejestrować dokument zwrotu do dostawcy asortymentu: KARTON TEK.3WYK
Dokument zwrotu powiązać z dokumentem pierwotnym, tj. dokumentem przychodu z ZO.
Dokument w MG: [Z2] Zwrot z magazynu
Ilość zwracana: 20.000 wg ceny przychodu: 2.33 = 46.60
Rezultat: odpowiednio zmniejszono zobowiązania wobec dostawcy
i zmniejszono stan zapasu asortymentu.
7. Obserwowanie i analiza odchyleń
Czy można uniknąć odchyleń ?
Występowanie odchyleń od cen zakupu jest zjawiskiem powszechnym.
Dlatego też utworzono mechanizm ich ewidencjonowania i rozliczania.
Zawsze mogą być i będą różnice. Ale trzeba dążyć do tego aby różnice były
możliwie minimalne. Osiągnąć to można organizacyjnie. Jedną z metod jest
stosowanie cen kontraktowych i przychody do magazynu zawsze wykonywane do
zamówień zakupu. Wówczas o cenie przychodu nie decyduje dokument WZ (obcy)
lecz cena kontraktowa zapisana w zamówieniu zakupu.
Patrz tez:
Realizacja zamówień zakupu
Zestawienie: Odchylenia od cen zakupu
Wartości odchyleń trzeba śledzić i reagować, gdy są zbyt duże. W firmie
powinny być wyznaczone osoby odpowiedzialne za analizę odchyleń i wyjaśnianie
znacznych różnic. Zakupy należy tak organizować, aby minimalizować wartości odchyleń.
W analizie odchyleń pomaga zestawienie:
ZO > Zakupy > Zestawienia > Odchylenia od cen zakupu [ZO_ZDO60]
o-- Odchylenia --------------------------------------------------o
| Indeks Faktura Przychód Odchylenie Odchyl % |
|----------------------------------------------------------------|
| 11-311-22 | 1,267.41| 1,267.20| 0.21| 0.02 |
| 12-04-0501 | 19,293.13| 19,294.80| -1.67| -0.01 |
| 12-03-0002 | 9,983.32| 9,982.40| 0.92| 0.01 |
| 13-03-0003 | 18,729.31| 18,729.60| -0.29| 0.00 |
| 16-90-0001 | 6,380.48| 6,396.00| -15.52| -0.24 | [x]
| 35-05-0054 | 1,381.89| 1,380.00| 1.89| 0.14 |
| 36-44-11 | 889.21| 890.00| -0.79| -0.09 |
| 41-44-44 | 3,481.14| 3,480.00| 1.14| 0.03 |
| 72-44-18 | 4,919.61| 4,923.40| -3.79| -0.08 |
| 97-77-33 | 63,972.62| 63,972.00| 0.62| 0.00 |
o----------------------------------------------------------------o
P. Jak powstało odchylenie -15.52 w pozycji [x] ?
O. 1. Zakup 5 200 sztuk lotek do kometki po 0.31 USD po kursie 3.3420
to jest 5 387.30 PLN
2. Koszty dodatkowe:
o-- Wycena zakupu w USD -----------------o
| |
| Faktura importowa |
| Koszty transportu 843.18 |
| Wartość celna ...... |
| Cło importowe 150.00 |
| Inne1 (np. akcyza) 0.00 | 5 387.30
| Inne2 0.00 | + 843.18
| Inne3 W cenę?(T/N) N 0.00 | + 150.00
| ======== | ==========
| Wartość w cenie nabycia 6 380.48 <---- 6 380.48
| |
| Cena jednostkowa nabycia 1.23 <---- 6 380.48 / 5200
| |
| Odchylenie -15.52 <---o
o----------------------------------------o |
|
<-----o
Faktura zakupu ....... 6 380.48 PLN
Dokument magazynowy PZ 6 396.00 PLN (5200 szt * 1.23 PLN)
========
Odchylenie (-) 15.52 PLN
Zestawienie odchyleń zawiera następujące dane:
* Indeks, tj. oznaczenie kupowanego asortymentu
* Nr faktury zakupu
* Nr dokumentu przychodu
* Wartość pozycji przychodu
* Wartość pozycji faktury
* Odchylenie (kwota)
* Odchylenie (procent)
* Symbol i nazwa dostawcy
Inne zestawienia
Zestawienia pomocnicze, które pozwalają dostrzec zagrożenia w polityce zakupów
* ZO > Zakupy > Zestawienia > Wartość faktury a wartość nabycia [ZO_ZDO70]
Pokazuje w ujęciu tabelarycznym wartości w pozycjach faktur zakupu:
Wartość faktury (zobowiązanie wobec dostawcy)
Wartość nabycia asortymentu do magazynu i składowe
* ZO > Zakupy > Zestawienia > Wart Faktury / Nabycia / Przychodu [ZO_ZDO81]
* ZA > Oferty > Ceny zakupu a najniższe oferowane [ZA_ZOF51]
* ZA > Oferty > Ceny zakupu wg KIM a oferowane [ZA_ZOF50]