1. Informacje o systemie ..................................
1.1. Ogólny opis ........................................
1.2. Cechy systemu ......................................
1.3. Podstawowe pojęcia używane w systemie ..............
2. Przygotowanie systemu do eksploatacji ..................
2.1. Parametry firmy ....................................
2.2. Definiowanie tabel i symboli .......................
2.2.1. Symbole dekretacji ...............................
3. Eksploatacja systemu ...................................
3.1. Zakładanie kartoteki dostawców .....................
3.2. Wprowadzanie bilansu otwarcia ......................
3.3. Rejestrowanie faktur zakupu ........................
3.3.1. Dostawa równoczesna z faktura ....................
3.3.2. Rejestracja nagłówka faktury .....................
3.3.3. Rejestrowanie pozycji faktury ....................
3.3.4. Dostawy ..........................................
3.4. Rejestrowanie faktur korygujących ..................
3.5. Szczególne przypadki ...............................
3.6. Rejestrowanie zapłat i zwrotów zapłat ..............
3.7. Rejestrowanie not obciążeniowych i uznaniowych .....
3.8. Zatwierdzanie dokumentów ...........................
3.9. Przegladanie i drukowanie informacji ...............
O saldzie rozrachunków z dostawcami ...............
O fakturach nierozliczonych i rozliczonych ........
O wielkości zaległości płatniczych ................
O dostawach bez faktury ...........................
3.10 Rozdysponowanie nadpłat ............................
3.11. Przesylanie polecen księgowania do systemu
księgowego ........................................
3.12. Rejestr zakupów ...................................
3.13. ...
3.14. Zamykanie okresu obrachunkowego ...................
Dodatek A. Zestawienie wydruków ...........................
1. Informacje o systemie
1.1. Ogólny opis
System ZO umożliwia rejestracje zakupu materiałów, towarów i
usług oraz sledzenie na bieżąco stanu rozrachunków z dostawcami.
System ZO wspolpracuje z systemem MG, KB i KG. Dzieki temu można
kupować towary i materialy do magazynu. Podczas wprowadzania faktury
zakupu można rejestrować jednoczesnie przychód do magazynu.
Po zatwierdzeniu takiej faktury zwiększone zostana odpowiednio
stany magazynowe.
System ZO wspolpracuje z systemem KB. Podczas rejestrowania operacji
kasowych lub bankowych w KB system aktualizuje rozrachunki w ZO,
tzn. fakture rejestrujemy w ZO, a zapłate w KB.
Zakup w systemie ZO powoduje utworzenie polecen księgowania,
które można przekazać do systemu księgowości KG.
Aby ułatwić wprowadzanie poprawek czy uzupełnień do dokumentów
zakupów (faktur zakupu, faktur korygujących, not obciążeniowych
i uznaniowych) wystawiane są one w dwóch etapach:
* Rejestracja dokumentu nie powoduje zmian w kartotekach
systemowych, powoduje zaś zmiany w stanach rozrachunków
z dostawcami. Faktury zakupu i korygujące po zarejestrowaniu
ujmowane są już w rejestrze zakupu. Pozycje zarejestrowanego
dokumentu można korygować i usuwać. Można usunąć cały dokument.
* Zatwierdzenie dokumentu (następujące natychmiast po
zarejestrowaniu lub później) powoduje wprowadzenie zmian
w kartotekach systemu (zmianę stanów magazynowych i powstanie
poleceń księgowania).
1.2. Cechy systemu
* Wygodna i bezpieczna praca dzieki podzialowi na rejestracje i
zatwierdzanie dokumentów.
* Możliwość rejestrowania zakupów towarów i usług, dostaw bez
faktur (dostawy niefakturowane) oraz faktur bez dostaw (towary w drodze).
* Rejestracja zapłat za faktury i noty. Zapłaty można rejestrować w KB.
* Możliwość rejestrowania innych obciążen i uznan.
* Możliwość sledzenia na bieżąco stanu rozrachunków z dostawcami.
* Emisja zestawien o ustalonej formie i treści, np. wydruk faktur
nierozliczonych, rozliczonych, zaległości płatniczych.
* Możliwość wspolpracy z systemem MG i automatyczna aktualizacja
ilości i wartości w kartotekach magazynowych.
* Możliwość współpracy z systemem księgowym KG poprzez przesylanie do KG
poleceń księgowania wynikających z operacji dokonanych w systemie ZO.
* Możliwość pracy w srodowisku sieci lokalnej i rozleglej.
* Możliwość przetwarzania danych dla wielu firm (w wersji wielofirmowej).
* Możliwość ograniczenia dostepu do systemu poprzez hasla i uprawnienia
* Prosta obsługa systemu dzieki wykorzystaniu przejrzystego menu do
wyboru funkcji, podpowiedzi (help), list wyboru oraz komunikatów
i informacji o popelnionych bledach i wskazujących sposob
rozwiazania problemu.
* Możliwość korzystania ze zdefiniowanych przez uzytkownika własnych
wzorców dokumentow, zestawien i pism do dostawców.
* Możliwość określenia zakresu wydruku Rejestru Zakupu (np. wg wybranych
symboli dekretacji, osobno dla faktur zakupu i dla korygujących) oraz
uzyskania rejestru już na etapie rejestracji faktur.
1.3. Podstawowe pojecia uzywane w systemie
Dostawca
Dostawca to kontrahent, od którego kupujemy towar lub usługe.
Informacje o naszych kontrahentach zapisane są w kartotece
dostawców. Każdy dostawca w kartotece posiada jeden zapis i
identyfikowany jest w kartotece poprzez:
- symbol
- nazwe
oznacza to, że jeżeli znamy symbol lub nazwe dostawcy,
to system ZO wyszuka pozostale informacje o dostawcy.
Rozrachunki
Zdarzenia gospodarcze mogą powodować powstanie zobowiązań oraz
należności wobec innych podmiotów gospodarczych.
W ZO ewidencjonujemy operacje wplywające na stan zobowiązan.
Zdarzenia wplywające na stan należności ewidencjonujemy w
NA System Sprzedaży i Rozrachunków z Odbiorcami NA
Operacje zwiększające zobowiązania wobec dostawców powodują
uznanie kont rozrachunków z kontrahentami w systemie rachunkowości
firmy (zapis po stronie Ma).
Operacje zmniejszające zobowiązania wobec dostawców powodują
obciążenie kont rozrachunków z kontrahentami w systemie
rachunkowości firmy (zapis po stronie Wn).
Zdarzeniami gospodarczymi, które powodują powstanie,
zwiększenia lub zmniejszenia zobowiązań są:
- faktury zakupu i korygujące
- zapłaty i zwroty zapłat
- noty uznaniowe i obciążeniowe
W systemie ZO rejestrujemy następujące operacje (dokumenty):
Faktury
Noty uznaniowe (Ma)
Noty obciążeniowe (Wn)
Dokumenty zakupu
Kartoteka rozrachunkow
System ZO prowadzi rozrachunki z dostawcami w kartotece rozrachunkow.
W dowolnej chwili można przegladać lub drukować dokumenty
nierozliczone i rozliczone.
Dokument jest nierozliczony, gdy suma wszystkich pozycji
zwiększających jest różna od sumy wszystkich pozycji
zmniejszających, np. nierozliczonym dokumentem jest niezapłacona
faktura lub nota (takze nadpłata).
Stan rozrachunkow
W systemie ZO można przegladać bieżące stany rozrachunków z
poszczególnymi dostawcami oraz sumy wszystkich zobowiązań
W funkcji Rozrachunki > Stan Rozrachunków dla każdego dostawcy
można zobaczyć, jakie mamy z nim saldo zobowiązań oraz ile wynosi
saldo zobowiązań z wszystkimi dostawcami.
Dodatkowo można dla wybranego dostawcy uzyskać informacje o
fakturach zakupu, które zostały już rozliczone oraz o jeszcze
nierozliczonych.
Podczas przegladania listy faktur rozliczonych lub
nierozliczonych podane sa: numer faktury lub noty, kwota faktury,
kwota zapłaty za te fakture, i kwota zobowiązania (różnica miedzy
kwota faktury a kwota zapłaty).
Przegladanie poszczegolnych dokumentów mozliwe jest po
nacisnieciu F10 przy numerze wybranego dokumentu. Można się
wtedy dowiedziec, jaka była data wystawienia dokumentu,
termin płatności, kwota dokumentu oraz jego rodzaj
(np. faktura zakupu, faktura korygująca, nota uznaniowa)
Rozrachunki zaległe
Informacje na wskazany dzień o zobowiązaniach, których termin płatności
minal. Dla każdego nierozliczonego dostawcy wyświetlane są:
- symbol dostawcy,
- kwoty zaległości pogrupowane według ilości dni opóźnienia.
Faktury VAT - zakupu i korygujące
Każde przedsiebiorstwo kupuje towary i usługi. Zakup powoduje
powstanie zobowiązania wobec dostawcy.
Przykład:
Zakup 20 sztuk maszyn do pisania po 500 zl za sztuke od
firmy POLDRUK z Kielc powoduje:
- zwiększenie naszych zobowiązań wobec firmy POLDRUK o 10.000 zl
- zwiększenie zapasów w magazynie towarów handlowych o 10.000 zl
- częściowe zrealizowanie naszego zamówienia, które opiewalo na 100 sztuk.
Wartość zakupionych towarów lub usług okreslamy na podstawie
faktury od dostawcy. W praktyce najcześciej otrzymujemy dostawe
towaru wraz z faktura, można wiec jednoczesnie zarejestrować
przychód do magazynu i kwotę zobowiązania wobec dostawcy.
W przypadku wprowadzania faktury korygującej należy podać
miesiąc, w którym rejestrowana była faktura korygowana oraz jej numer.
Zdarza się, że otrzymujemy tylko fakturę (dostawa nastapi później)
lub ze otrzymamy dostawe bez faktury i nie znamy wartości
dostarczonych towarów.
Jeżeli otrzymamy fakturę bez dostawy towarów i zarejestrujemy
te fakture w systemie ZO, to system:
- zwiększy nasze zobowiązania wobec dostawcy,
- zwiększy sume wartości faktur, dla których dostawa będzie
później. Jeżeli później będziemy rejestrowali przychód
towarów w funkcji Dostawy (faktura już była), to system zapyta o
numer faktury, której dana dostawa dotyczy. Zwiększenie stanów
magazynowych nastapi po zarejestrowaniu i zatwierdzeniu dostawy.
Faktury zakupu a dostawy
P. Jak rejestruje się PTU (VAT) naliczony ?
O. Wycena przychodu z zakupu
Dostawy niefakturowane i towary w drodze
Faktury zakupu a dostawy
Zatwierdzanie dokumentow
Rejestracja dokumentów (faktur zakupu, korygujących, not
uznaniowych i obciążeniowych i dokumentów przychodu do magazynu)
powoduje zmiany w kartotece rozrachunkow.
są to jednak zapisy tymczasowe, gdyz zarejestrowany dokument
do momentu zatwierdzenia może być skorygowany lub usuniety w całości.
Przy zatwierdzaniu dokumentu system ZO wykonuje
następujące operacje:
- aktualizuje na stałe kartotekę rozrachunkow, a zatwierdzony
dokument w zależności od rodzaju umieszczony zostaje na stale w
zbiorze faktur nierozliczonych badz rozliczonych.
- tworzy polecenie księgowania na konta podane w tabeli
symboli dekretacji
- aktualizuje ilość i wartość stanów magazynowych, jeżeli wykonano
operacje zakupu magazynowego do systemu MG.
Dokumenty można zatwierdzać tuż po rejestracji (ustala się to w
parametrach firmy) lub w osobnej funkcji Zatwierdzanie w module
Zakupy zaznaczając rodzaj i zakres dokumentow.
Jeżeli jakichś pozycji zakupu nie zostaną zatwierdzone, to pozycje
PTU i rabatu od wartości faktury też nie zostaną zatwierdzone.
Rodzaje dekretacji mozliwe do wykonania w systemie ZO to:
* Zakupy do magazynu (dotyczy w. netto)
* Zakupy inne (dotyczy w. netto)
* Korekty (-) zakupu do magazynu (dotyczy w. netto)
* Korekty (-) zakupów innych (dotyczy w. netto)
* PTU (VAT) naliczony (dotyczy kwoty podatku)
* Korekty (-) PTU naliczonego (dotyczy kwoty podatku)
* Inne uznania (Ma) (dotyczy w. brutto)
* Inne obciążenia (Wn) (dotyczy w. brutto)
* Uznania: Dopłaty,Kaucje (+)
* Obciążenia: Zwroty,Odlicz (-)
W przypadku dostaw niefakturowanych, w momencie rejestrowania faktury,
mogą powstać różnice w cenach. Rodzaje dekretacji dla tych różnic to:
* Odchylenia-zwiększenia
* Odchylenia-zmniejszenia
oraz, jeżeli używamy transakcji walutowych:
* Dodatnie różnice kursowe
* Ujemne różnice kursowe
* Koszty i opłaty graniczne
Przyklad
Operacje systemu ZO:
Rodzaj dekretacji Symbol Nazwa dekretacji Konto Strona
Zakupy do magazynu
ZAK/TO Zakup towarów 300/202 300 Wn
202 Ma
Zakup usług
ZAK/US Zakup usług 4KK/202 4KK Wn
202 Ma
Korekty (-) zakupu do magazynu
KOR/TO Korekta zak.tow -300/-202 300 (-) Wn
202 (-) Ma
Operacje systemu MG:
Rodzaj dekretacji Symbol Nazwa dekretacji Konto Strona
Przychód
ZAK/TO Przyjęcie towarów 330/300 330 Wn
300 Ma
Zwrot z magazynu
KOR/TO Zwrot towarów -330/-300 330 (-) Wn
300 (-) Ma
Rozpoczynając prace z systemem trzeba wprowadzić bilans otwarcia,
czyli faktury nierozliczone (w kwotach brutto) i ewentualne przedpłaty.
(stany początkowe zobowiązań)
Jeżeli rozpoczynamy prace z systemem w połowie roku np. w czerwcu, to
można albo:
* rejestrować dokumenty czerwca i jednoczesnie uzupełniać
poprzednie miesiące.
* wprowadzić BO, czyli faktury nierozliczone i przedpłaty w
m-cu maju i dalej rejestrować wszystkie dokumenty poczawszy od
czerwca.
Bilans otwarcia w systemie ZO wprowadza się w Innych uznaniach (Ma),
ewentualnie w Innych obciążeniach (Wn). Wcześniej należy dopisać
symbol dekretacji dla rodzaju: Inne obciążenia (Wn) i Inne uznania (Ma):
Uwaga! Bilans otwarcia wprowadza się w kwotach brutto.
3.3. Rejestrowanie faktur zakupu
Rejestrowanie faktur zakupu to podstawowa operacja w systemie
ZO dokumentująca zakup towarów i usług od dostawców.
Wartość zakupionych towarów lub usług okreslamy na podstawie faktury od dostawcy.
Fakturę zakupu rejestruje się w kilku pozycjach:
* Najpierw rejestrujemy pozycje zakupu (kwoty netto), podając przy
pozycji stawke PTU.
* Po pozycjach zakupu trzeba zarejestrować pozycje PTU naliczony wg stawek.
Dla każdej stawki sumowane są wartości netto zakupów i wyliczany jest
podatek PTU. Jeżeli jest on inny niz wynika to z faktury zakupu, to
można zmienić kwotę podatku.
* Jeżeli dostawca udzielil nam rabatu od wartości faktury, to należy to
zarejestrować w pozycji Rabat od wartości faktury wg stawki PTU.
W praktyce podczas zakupu do magazynu mogą zajść następujące sytuacje:
1. fakture otrzymujemy jednoczesnie z dostawa
2. otrzymujemy dostawe niefakturowana - najpierw
rejestrujemy przychód do magazynu, a potem otrzymujemy fakture.
3. towary są w drodze - otrzymujemy fakture, a po jakims czasie
przychodzi zakupiony towar.
Faktury zakupu a dostawy
Dostawa równoczesna z fakturą
Rejestrując pozycje zakupu należy podać następujące informacje:
Rejestracja nagłówka faktury
Dostawca - Podajemy symbol dostawcy, od którego otrzymalismy fakture.
Symbol dostawcy można wybrać z listy (F2). Można również znależc go
po nazwie lub części nazwy (zostalo to opisane w rozdziale Zakładanie
kartoteki dostawcy).
Jeżeli wpiszemy symbol, który nie zostal jeszcze wprowadzony,
system zapyta:
Brak dostawcy w kartotece. Czy dopisac? Tak/Nie
Po dopisaniu danych do kartoteki system powroci do rejestracji faktury.
Dokument - Numer wewnetrzny dokumentu. System sam wyswietli kolejny
numer dokumentu np. 000023/01/19 - dokument nr 23 ze stycznia 2019.
Jeżeli w parametrach firmy okreslilismy ilość liter w numerze
dokumentu, to system poda kolejny numer dopiero, gdy wpiszemy
pierwsze litery w numerze.
Litery w numerze pozwalają na łatwą identyfikacje dokumentów np.:
ZT0001/01/19 - Faktura zakupu towarów
ZU0001/01/19 - Faktura zakupu usług
NO0001/01/19 - Nota obciążeniowa
Numery dokumentów są naliczane w ramach miesiąca tzn. ze pierwszy
dokument w m-cu lutym będzie miał numer 000001/02/19.
Numery można zmieniać, stad jeżeli chcemy np., aby numeracja była
narastająca w ramach roku, to można zmienić numer pierwszego
dokumentu w danym miesiącu i np. pierwszy dokument z lutego będzie
mial numer 000123/02/19 (w styczniu bylo zarejestrowanych 122
dokumentow). Przy rejestracji kolejnego dokumentu lutego system
podpowie następny numer: 000124/02/19.
Wystarczy wiec zmienić numer pierwszego dokumentu w miesiącu.
System nie pozwoli na wpisanie dwóch takich samych numerow.
Pojawi się wtedy komunikat:
Taki numer już wcześniej nadano ...
Do faktury - Numer otrzymanej faktury (numer obcy) (pole: FNUMER)
z dnia - Dzień wystawienia faktury przez dostawcę (pole: FDATA).
Data otrzymania - Data otrzymania faktury (pole: DATAO).
Termin płatności - Termin płatności za fakture.
Forma płatności - Podajemy symbol formy płatności.
Uwagi - Pole na dowolny komentarz dotyczacy faktury.
Rejestrowanie pozycji faktury
Po wypelnieniu nagłówka wypelniamy pozycje faktury. Można wpisać
następujące rodzaje pozycji:
1. Zakup towarów
2. Zakup usług
3. PTU naliczony
4. Rabat wg PTU
5. Rozliczenie (Uznanie / Obciążenie)
6. Dodatkowy opis
Zakup towarów
=============
Nr pozycji - Faktury mogą być wielopozycyjne. System automatycznie
wyświetla kolejne pozycje faktury.
Mg/Gr/Indeks -
1. Dostawa równoczesna
2. Dostawa będzie później
3. Dostawa była wcześniej
1 i 2: Gdy faktura jest równoczesnie z dostawa lub dostawa będzie
później, to wybieramy magazyn oraz indeks (nazwe).
3. Gdy dostawa była wcześniej, to odszukujemy dostawe w
zbiorze dostaw niefakturowanych (F2 w polu Do dostawy...).
System odszukuje karte magazynowa i wypelnia pola: PTU, Jm i
cenę zakupu (podpowiada ostatnią cenę zakupu).
Wg zamówienia - Jeżeli zarejestrowalismy zamówienie do dostawcy w
systemie zaopatrzenia, to odszukujemy je w zbiorze zamówien (F2).
PTU - System wyswietla nr PTU z karty magazynowej.
Jm - System wyswietla jednostke miary z karty magazynowej ale można
kupować wg innych jednostek niz jednostki magazynowe.
Np. można rejestrować zakup w beczkach a w magazynie prowadzić w
litrach. Podajemy przelicznik np. beczka = 200 litrow.
Ilość - Podajemy ilość kupowanego towaru.
Cena netto - Podajemy cenę netto bez upustu.
Upust - Podajemy upust od ceny.
Cena z upustem - Podajemy cenę z upustem.
Wartość - Wyliczana przez system (ilość * cena z upustem)
Operacja zakupu netto - Podajemy symbole dekretacji zakupu z tabeli
dekretacji. Wg tej definicji utworzone beda polecenia księgowania.
Symbole ożnaczone (patrz tabela) wyswietlane są automatycznie.
PTU... - Do wyboru jest:
------------------------------
T - PTU odliczany bezpośrednio
W - PTU odliczany warunkowo
N - PTU nie odliczany
------------------------------
Od tego wyboru zależy, do której kolumny w rejestrze zakupu
trafi wartość tej pozycji
----------------- Zakupy dotyczace sprzedaży opodatkowanej
--Netto 01-- ---PTU 01--- --Netto 02-- ---PTU 02--- --Netto
----------------- Zakupy dotyczace sprzedaży opodatkowanej i wolnej
--Netto 01-- ---PTU 01--- --Netto 02-- ---PTU 02--- --Netto
----------------- Zakupy dotyczace sprzedaży nieopodatkowanej
--Netto 01-- ---PTU 01--- --Netto 02-- ---PTU 02--- --Netto
2. Zakup usług
==============
Pozycja zakupu usług rejestrowana jest podobnie jak pozycja zakupu
towarów (patrz). Informacje o usludze (indeks, nazwa, jm. cena, itd)
pobierane są z KIM - rodzaj: usługa obca.
3. PTU naliczony
================
Wartość PTU naliczonego od zakupu rejestrujemy po zapisaniu pozycji
zakupu towarów i usług. Rejestrujemy tyle pozycji PTU ile roznych
stawek PTU bylo na fakturze.
PTU: Stawka - Wybieramy z listy numer PTU.
Zakup netto: - Suma zakupu netto według tej stawki zostanie
automatycznie wyswietlona przez system.
PTU Operacja - Wybieramy symbol dekretacji PTU (VAT) naliczony.
Kwota podatku - Kwota podatku zostanie wyliczona przez system od
sumy wartości netto wg wskazanej stawki.
Razem - Zakup brutto według stawek liczony jako suma zakupu netto i
kwoty podatku według wskazanej stawki PTU.
4. Rabat wg PTU
===============
Upust od ceny zakupu towaru lub usługi zostal już opisany wyzej
(rejestrowanie pozycji zakupu towarów i usług). Tutaj opiszemy
sposob rejestrowania rabatu od wartości całej faktury. Udzielony
rabat musi proporcjonalnie zmniejszyć wartość zakupu netto i
wartość PTU i być odpowiednio zaksięgowany.
% - Wielkość udzielonego rabatu.
PTU: Nr, Stawka - Z listy wyboru wybieramy numer i stawke podatku.
Rabat bowiem jest naliczany od wartości zakupu według stawek podatku.
Netto - rabat, PTU - rabat - Wybieramy symbole dekretacji, które okreslaja
sposob księgowania.
System automatycznie wyliczy wartość zmniejszająca zakup netto i
kwotę PTU naliczonego.
5. Rozliczenie (Uznanie / Obciążenie)
=====================================
W środowisku KSeF, obrót opakowaniami zwrotnymi w systemie ZO Zakupy, to ewidencja
kwot kaucji. Uznanie (+) i obciążenie (-) zobowiązań z tytułu przyjęcia i zwrotu
opakowań kaucjonowanych.
Patrz też:
Opakowania zwrotne. Dokumenty
6. Dodatkowy opis
=================
Na fakturze można umieszczać pozycje z dodatkowym opisem, np.
opisy wykonanych usług, opisy warunków gwarancji towarów.
W tabeli dodatkowych opisów można umieścić typowe, powtarzalne opisy
i tutaj wykorzystać.
Tabela opisów znajduje się w NA System sprzedaży.
Dostawy
Dokument dostawy rejestrujemy w systemie zakupów wtedy, gdy
dostawe towaru do magazynu otrzymamy:
* zanim otrzymamy fakture (dostawa niefakturowana)
* po otrzymaniu i zarejestrowaniu faktury (faktura zostala
zarejestrowana bez dostawy jako tzw. towary w drodze).
Po zarejestrowaniu dostawy bez faktury (punkt a) dokument
można zatwierdzic. Spowoduje to przychód do magazynu wg podanej
ceny. Ewentualne odchylenie wynikle z różnicy ceny przychodu i
ceny na fakturze obliczone będzie podczas rejestrowania faktury.
Odchylenia od cen zakupu
Operacja wykonywana jest w dwóch etapach: rejestrowanie i
zatwierdzanie. Dostawy zarejestrowane można korygować.
Dostawca - Podajemy symbol lub nazwe dostawcy. Wybieramy z
kartoteki (F2lub ^F2) lub dopisujemy nowego.
Nr dokumentu - Zostanie podpowiedziany kolejny numer dokumentu.
Jeżeli numer zbudowany jest z liter i cyfr (patrz parametry firmy), to
podajemy poczatkowe litery, np. FA i system wyswietli kolejny
numer np. FA0124, FA0125 itp.
System prowadzi numeracje narastająco w ramach miesiąca
np. FV0057/05/19 ożnacza faktur' VAT nr 57 w maju 2019 r.
Numer ten można zmienic. Jeżeli np. chcemy, żeby faktury byly
numerowane narastająco w ciągu roku, to w każdym kolejnym
miesiącu należy zmienić pierwszy numer faktury na kolejny
liczony od poczatku roku. Przy rejestracji następnej faktury
system poda kolejny numer faktury.
Z dnia - Wpisujemy dzień wystawienia dokumentu.
Uwagi - Podajemy dowolny tekst, który można umieścić na wydruku.
Rejestrowanie pozycji
Po wypełnieniu nagłówka wypełniamy pozycje dokumentu.
* Faktura będzie później
* Faktura była wcześniej
Pozycja: Faktura będzie później
Nr pozycji - System automatycznie wyswietla kolejne pozycje.
Mg/Gr/Indeks - Wybieramy magazyn oraz indeks (nazwe).
System odszukuje karte magazynowa i wypelnia pola: PTU, Jm i
cenę zakupu (podpowiada cenę ostatniego przychodu).
Wg zamówienia - Jeżeli zarejestrowalismy zamówienie do dostawcy w
systemie zaopatrzenia, to odszukujemy je w zbiorze zamówien (F2).
PTU - System wyswietla nr PTU z karty magazynowej.
Jm - System wyswietla jednostke miary z karty magazynowej ale można
kupować wg innych jednostek niz jednostki magazynowe.
Np. można rejestrować zakup w beczkach a w magazynie prowadzić w
litrach. Podajemy przelicznik np. beczka = 200 litrow.
Ilość - Podajemy ilość kupowanego towaru.
Cena netto - Podajemy cenę netto bez upustu.
Upust - Podajemy upust od ceny.
Cena z upustem - Podajemy cenę z upustem.
Wartość - Wyliczana przez system (ilość * cena z upustem)
Przychód - Podajemy symbole dekretacji zakupu do magazynu z tabeli dekretacji.
Wg tej definicji utworzone beda polecenia księgowania.
Symbole ożnaczone (patrz tabela) wyswietlane są automatycznie.
Pozycja: Faktura była wcześniej
Nr pozycji - System automatycznie wyswietla kolejne pozycje.
Do faktury - Wybieramy numer i pozycje faktury oczekującej na dostawe.
Pola: Mag/Gr/Indeks, PTU, Jm, Ilość, Cena netto, Upust, Cena z upustem,
Wartość, system pobiera z pozycji faktury.
Przychód - Podajemy symbol dekretacji zakupu do magazynu z tabeli
dekretacji. Wg tej definicji utworzone beda polecenia księgowania.
Symbole oznaczone (patrz tabela) wyswietlane są automatycznie.
3.4. Rejestrowanie faktur korygujących
Faktury korygujące rejestruje się podobnie jak faktury zakupu.
Dodatkowo można rejestrować pozycje zmniejszające ilość lub wartość
zakupu wybierając operacje:
* Korekta (-) zakupu magazynowego (towaru)
* Korekta (-) zakupu niemagazynowego (usług)
* Korekta (-) PTU naliczonego
Pozycje zmniejszające zakup towarów wymagają odniesienia do pozycji
zakupu z wcześniej zarejestrowanej i zatwierdzonej faktury korygowanej.
Faktura korygująca ma swój własny, nowy numer i dodatkowo nr faktury korygowanej.
Operacja wykonywana jest w dwóch etapach: rejestrowanie i zatwierdzanie.
Zarejestrowane faktury pojawiają się w rejestrze zakupów VAT oraz
w kartotece rozrachunków (zwiększenie lub zmniejszenie zobowiązania
wobec dostawcy - w zależności od charakteru korekty).
Zarejestrowanie zmniejszenia zakupu pozycji z magazynu powoduje zwrot z magazynu
(podczas zatwierdzania).
Faktury zarejestrowane, do czasu zatwierdzenia, można korygować.
Rejestrowanie nagłówka faktury korygującej
Nagłówek rejestrujemy tak samo jak nagłówek faktury zakupu.
Rejestrowanie pozycji faktury korygującej
Po wpisaniu nagłówka, wpisuje się pozycje faktury.
Można zarejestrować takie same rodzaje pozycji jak dla faktury
zakupu i dodatkowo operacje:
* Korekta (-) zakupu towarów
* Korekta (-) zakupu usług
* Korekta (-) PTU naliczonego, które umożliwiają zapisanie
zmniejszenia ilości i wartości zakupu.
Jeżeli wybierzemy operacje: Korekta (-) zakupu towarów, to trzeba
podać numer faktury korygowanej, aby system odszukał dane o przychodzie
do magazynu, ustalił cenę przychodu i wykonał zwrot z magazynu
do dostawcy po tej samej cenie co przychód.
Dlatego, po wybraniu dekretacji: Korekta (-) zakupu towarów, można zmienić
tylko ilość zakupionego towaru, np. w poprawianej pozycji faktury zakupu
była ilość = 123, i zwrócono cały towar, to należy wpisać w pozycji faktury
korygującej ilość = 123.
Jeżeli zwrocono 60 sztuk towarów, to wpisujemy ilość = 60.
W przypadku wybrania dekretacji zmniejszającej (Korekta (-)),
wartość pozycji jest ujemna (-).
3.5 Szczególne przypadki
P. Jak wystawić fakturę korygującą tylko cenę zakupu magazynowego ?
O. Zapisać dwa dokumenty:
1. Faktura korygująca zakup:
Pozycja: Korekta (-) zakupu towarów
Ilość jak na fakturze pierwotnej
Zatwierdzenie utworzy dokument zwrotu całej ilości w magazynie
Pozycja: Korekta (-) PTU
2. Faktura zakupu towaru po nowej, zmienionej cenie
Pozycja: Zakup towaru (magazynowe)
Ilość jak na fakturze pierwotnej
Zatwierdzenie utworzy dokument przychodu w magazynie
NOTE: Należy zapisać dwa dokumenty (faktura korygująca i faktura zwykła)
aby prawidłowo zarejestrować ew. zwrot towaru do dostawcy
Aby zwrócić, program musi odszukać dokument z ceną i ilością przychodu
A takim dokumentem jest faktura zakupu o nowej, zmienionej cenie
i skojarzony z nim dokument przychodu w MG
Program zapisze ilość zwróconą w dokumencie MG
Zwroty do i z magazynu
Oddzielnie zmiany zobowiązania i oddzielnie zmiany zapasów magazynowych
Alternatywą metodą rejestrowania faktur korygujących jest oddzielne
rejestrowanie zmian w zobowiązaniach wobec dostawcy i oddzielne rejestrowanie
zmian w zapasach magazynowych.
Zmiany w zobowiązaniach wobec dostawców
Na fakturze zakupu (zwykłej, nie korygującej) zarejestrować pozycję
zakupu nie-magazynowego (usługa) na ilość ujemną (-).
Taką pozycję korygującą można wpisać bez odniesienia do dokumentu pierwotnego.
Podana wartość zmniejsza zobowiązania wobec dostawcy.
Zmiany w zapasach magazynowych
W MG zarejestrować dokument przychodu, zwrotu lub korekty zapasów.
P. Postępuję wg w/w procedury (zwrot do magazynu wg fa korygującej)
Ale pojawił się problem:
magazyn prowadzony jest wg FIFO i już nie mogę wykonać korekty (-) zakupu,
bo w magazynie nie ma już partii L/F ze starą ceną. Ta partia została wydana.
O.
a) Jeśli brak partii L/F w magazynie na tym indeksie ( ilość = 0 )
Wyprowadzamy taką samą ilość ze znakiem (-) korekta na minus
po cenie z faktury źródłowej.
Powstanie odchylenie w MG na kwotę różnicy wynikającej ze zmiany ceny.
Przykład: w magazynie 0 szt
faktura źródłowa 6 szt 5 PLN = 30
faktura korekta
1) 6 szt x 4 PLN = 24 korekta na (+)
2) 6 szt x 5 PLN = -30 korekta na (-)
w magazynie powstanie odchylenie(-) w kwocie -6 PLN zwiazane
ze zwrotem z magazynu pozycji z minusem
b) gdy są partie L/F na tym indeksie ( ilość <> 0 ) należy wyprowadzic
taką samą ilość po cenie z faktury źródłowej.
Powstanie odchylenie w MG na kwotę różnicy wynikającej ze zmiany ceny.
Przykład
--------
W magazynie są:
Partia 1: 2 x po 5 zl
Partia 2: 3 x po 6 zl
Partia 3: 4 x po 7 zl
Jeśli w fakturze pierwotnej była ilość 6 szt. po 5 zl, a korekta
dotyczy zmiany ceny na 4 zl to należy wprowadzić w fakturze korygującej:
1) 6 szt x 4 PLN = 24 korekta na (+)
2) 6 szt x 5 PLN = -30 korekta na (-)
Wystarczy jedna pozycja korekty(-) na całą ilość.
Program sam zdejmie odpowiednie partie L/F
Ilość w sumie będzie = 0 a wartość ulegnie zmianie
Wartość 6 x 4=24 -6 x 5= -30 wartość magazynu zmniejsza się o 6 zl
Powstanie odchylenie(+) w MG na kwotę 5 zl:
Partia 1: 2 x (5 - 5) = 0
Partia 2: 3 x (6 - 5) = 3
Partia 3: 1 x (7 - 5) = 2
----------------------------
6 5 zl
Odchylenia od cen zakupu
P. Jak zarejestrować samo PTU (do rozrachunków i do rejestru PTU) ?
Otrzymaliśmy od dostawcy dokument korygujący kwotę PTU (na 9.00 PLN)
O. Nie ma specjalnej funkcji do rejestrowania samego PTU.
Kwota PTU podczas rejestrowania towarzyszy fakturze zakupu.
Dlatego trzeba zarejestrować dokument techniczny:
1. Zarejestrować fakturę korygującą: pozycję zakupu (netto)
niemagazynowego (dowolnej usługi) i pozycję PTU z właściwą stawką,
np. 23% na korygowaną kwotę, tu: 9.00 PLN
2. Usunąć pozycję zakupu usługi. Pozostanie pozycja z kwotą PTU.
P. Jak rejestrować korektę zakupu, gdy nie ma pozycji faktury korygowanej (pierwotnej) ?
O. Zarejestrować dokument techniczny:
Na fakturze zakupu (zwykłej, nie korygującej) zarejestrować pozycje
zakupu niemagazynowego (usługa) na ilość ujemną (-).
Taką pozycję korygującą można wpisać bez odniesienia do dokumentu
pierwotnego. Podana wartość zmniejsza zobowiązania wobec dostawcy.
P. Jak skorygować błędnie podany kurs walutowy ?
Wystawiono fakturę FV EUR ze złym kursem (niepoprawnie wyliczona kwota VAT w PLN)
Jak wystawić FV korygującą z poprawnym kursem ?
O. Nie można skorygować tylko kursu.
Trzeba korygować fakturę do zera i wystawić nową fakturę.
P. Jak postępować, gdy nie można zatwierdzić faktury korygującej ?
Zarejestrowano fakturę zakupu korygującą, która powinna utworzyć dokument
zwrotu z magazynu do dostawcy. Lecz nie można zatwierdzić. Nie powstaje
dokument zwrotu.
O. 1. Zrobić zwrot z magazynu w systemie MG. (aby mieć poprawne stany magazynowe)
2. Na fakturze korygującej, pozycje korekty(-) zakupu towarów zmienić na zakup
usług z wartością (-) (aby mieć poprawne rozrachunki i rejestr zakupów)
3. Różnice między wartością rozchodu w magazynie a wartością zwrotu usługi
zaksięgować ręcznie na odpowiednich kontach w KG. (zadanie #00051329)
NOTE: O odchyleniach
Gdy w systemie magazynowym MG rejestruje się dokument zwrotu, to program
odszukuje pierwotny dokument rozchodu, aby ustalić cenę (koszt) zwracanej pozycji
Gdy obowiązuje wycena LIFO/FIFO (L/F), to program odszukuje w zbiorze cen
L/F pozycję do zwrotu. Powinny tam być takie same ilości i ceny jak na
dokumencie pierwotnym. Gdy nie znajdzie takich pozycji, to bierze te
które są, wylicza ich wartość i porównuje z wartością na dokumencie
pierwotnym. Tworzy dokument odchyleń na wartość różnicy.
Odchylenia rozlicza się w KG, podobnie jak odchylenia od cen ewidencyjnych.
Np. koryguje się wartość zużycia materiałów o narzut odchyleń przypadających
na zużyte materiały.
Odchylenia w wycenie zapasów
3.6. Rejestrowanie zapłat i zwrotów zapłat
Zapłata to kwota płacona przez nas dostawcy za dostarczone
towary lub usługi. Jednorazowo wpłacana kwota może rozliczać jedna lub
wiele faktur i not - całkowicie lub tylko częściowo.
Zapłaty i zwroty zapłat rejestruje się w systemie: KB Płatności
Zarządzanie płatnościami
3.7. Rejestrowanie not obciążeniowych i uznaniowych
Jeżeli powstanie zdarzenie gospodarcze, które nie jest faktura ani
zapłata, a jednak wplywa na stan rozrachunków z dostawca (np. bilans
otwarcia), to można zarejestrować je jako notę (w module Rozrachunki):
* Obciążeniowa - gdy kwota rejestrowana jest po stronie Wn dostawcy
(następuje zmniejszenie zobowiązania wobec dostawcy).
* Uznaniowa - gdy kwota rejestrowana jest po stronie Ma dostawcy
(następuje zwiększenie zobowiązania wobec dostawcy).
Uwaga: Noty nie są ujmowane w rejestrze zakupu VAT.
Dokumenty zakupu
3.8. Zatwierdzanie dokumentow
Zatwierdzanie dokumentów powoduje ich trwały zapis w kartotekach.
Po zatwierdzeniu nie można skorygować ani usunąć dokumentu.
Jeżeli w parametrach ZO zaznaczono, że dokument ma być zatwierdzany
tuż po rejestracji, to po skończeniu wprowadzania dokumentu, system się
pyta, czy go zatwierdzic.
Zatwierdzić dokumenty można również w funkcji Zakupy > Zatwierdzanie.
Po zakończeniu zatwierdzania można przegladać lub wydrukować raport.
Raport informuje, ile pozycji zostalo zatwierdzonych, a ile nie i
jaka była tego przyczyna (np. Usunieto symbol ... z Tabeli Symboli dekretacji,
Brak partii wprowadzonej tym dokumentem).
Niezatwierdzenie jakiejs pozycji zakupu powoduje niezatwierdzenie pozycji
PTU i rabatu od wartości faktury (komunikat: PTU/Rabat - pozostały
niezatwierdzone pozycje zakupu).
Po zatwierdzeniu dokumentow:
* tworzone są polecenia księgowania
* można rozdysponować nadpłate
* aktualizowane są kartoteki magazynowe
Uwaga! Jeżeli nie można zatwierdzić w części lub całości jakiegoś
dokumentu i uważamy, że nie ma powodu, dla którego nie może być
zatwierdzony, to zaleca się przeprowadzenie weryfikacji kartotek
zarówno w ZO jak i MG
Dokumenty zatwierdzone oznaczone są znakiem [v]
Przetwarzanie dokumentów
Gdy rejestrujemy zapłaty, kwota zapłaty może być wyzsza od kwoty całości
zobowiązań wobec dostawcy (np. gdy przekazujemy przedpłate dostawcy).
Nadpłaty są wyświetlane w rozrachunkach ze znakiem (-)
Nadpłata może powstać gdy:
* zapłata jest wyższa od kwoty zobowiązania
* usunięto fakturę, za która została zarejestrowana zapłata
* zarejestrowano przedpłate lub zaliczkę
* faktura korygująca (po zatwierdzeniu) nie została rozdysponowana na
fakture zakupu
Nadpłaty i kompensaty
3.11. Przesyłanie poleceń księgowania do systemu księgowego
Zamykanie miesiąca konczy proces rejestrowania operacji w danym
okresie obrachunkowym.
Okresy obliczeniowe
Dodatek A. Zestawienie wydrukow
WYDRUK FAKTUR ZAKUPU I KORYGUJACYCH - Można wydrukować pojedyncze faktury
zakupu i korygujące lub ich zestawienie. Zestawienie może obejmować
faktury zatwierdzone, niezatwierdzone, oczekujące na dostawe lub wszystkie.
WYDRUK DOSTAW NIEFAKTUROWANYCH - Wydruk dostaw niefakturowanych można
robić według dostawców lub według numerów dokumentow. Może obejmować
dokumenty zatwierdzone, niezatwierdzone lub wszystkie.
WYDRUK DOSTAW (FAKTURA JUZ BYLA) - W przypadku, gdy najpierw rejestrujemy
faktury zakupu, a dostawa przychodzi w terminie późniejszym, tworzone
są dokumenty przychodu, które można drukować według dostawców lub
numerow. Wydruk może obejmować dokumenty zatwierdzone, niezatwierdzone
lub wszystkie.
WYDRUK RAPORTU Z ZATWIERDZANIA - Informuje, ile pozycji zostalo
zatwierdzonych, ile nie i jaka była tego przyczyna.
WYDRUK STANU ROZRACHUNKów - Informuje o saldzie zobowiązań z
poszczegolnymi dostawcami. Wydruk można robić w formie pisma do
dostawcy lub zestawienia.
WYDRUK FAKTUR/NOT ROZLICZONYCH
WYDRUK FAKTUR/NOT NIEROZLICZONYCH
WYDRUK ROZRACHUNKÓW ZALEGŁYCH - Wydruk niezapłaconych w terminie
faktur lub not według wskazanych okresów zaległości. Wydruk może
być w formie pisma do dostawcy lub zestawienia.
WYDRUK NOT UZNANIOWYCH - Wydruk może obejmować noty zatwierdzone,
niezatwierdzone lub wszystkie.
WYDRUK NOT OBCIAZENIOWYCH - Wydruk może obejmować noty zatwierdzone,
niezatwierdzone lub wszystkie.
WYDRUK STANOW BIEZACYCH
WYDRUK OBROTOW - Wydruk obejmuje obroty wskazanych miesiecy.
WYDRUK KARTOTEK DOSTAWCOW - Wydruk informacji zapisanych w kartotece
dostawców (symbol, nazwa, adres, telefony, adresy banków itp.)
WYDRUK POLECEŃ KSIĘGOWANIA - Wydruk poleceń księgowania
zadekretowanych na wskazane konta.
WYDRUK REJESTRU ZAKUPOW - Wydruk może obejmować faktury zakupu,
faktury korygujące lub wszystkie faktury. Rejestr zakupów może
być drukowany według wybranych symboli dekretacji, w zależności,
czy PTU jest odliczany warunkowo, zawsze lub w ogóle nie jest
odliczany, w dwóch częściach (A, B) lub w całości.
WYDRUK RAPORTU Z WERYFIKACJI
WYDRUK ZAWARTOSCI TABELI SYMBOLI DEKRETACJI
--- koniec ---