1. Opis ogólny
2. Faktura i dostawa równocześnie
3. Tylko faktura zakupu
Faktura > Dostawa będzie później
Faktura > Dostawa była wcześniej
4. Tylko dostawa ZO
Dostawa > Faktura będzie później
Dostawa > Faktura była wcześniej
5. Dostawy i faktury w walutach obcych
6. Usuwanie faktur i dostaw oczekujących
7. Zestawienia
Faktury czekajace na dostawy
Dostawy czekajace na faktury
Dostawy i faktury (rozliczenie zakupu)
8. Faktury i dostawy w ZO a dokumenty przychodu w MG
9. Faktury i dostawy w warunkach KSeF
10. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
Poniższe opcje odnoszą się do różnych scenariuszy powiązania faktur zakupu [FA]
z dokumentami przychodu (dostawami) [DA] do magazynu rejestrowanymi w systemie ZO.
Opisują przypadki różnej kolejności rejestrowania dostaw i faktur zakupu,
tj. gdy najpierw rejestruje się fakturę lub gdy najpierw dostawę.
Rozdzielenie w czasie dostaw i faktur powoduje, że powstają salda kont:
* Towary w drodze
[FA] Faktury zakupu bez powiązanych dokumentów [DA] Dostawy
* Dostawy niefakturowane
Dokumenty [DA] Dostawy bez powiązanych [FA] Faktury zakupu
Scenariusze rejestrowania faktur i dostaw zakupu, w powiązaniu z zamówieniami zakupu,
opisane są w innym dokumencie:
Realizacja zamówień zakupu
2. Faktura [FA] i dostawa [DA] równocześnie
W tym scenariuszu faktura zakupu [FA] rejestrowana jest w systemie ZO z informacją,
że dostawa [DA] jest równoczesna.
Zatwierdzenie faktury [FA] powoduje utworzenie dokumentu przychodu [PR] w MG.
Wycena przychodu nastąpi wg ceny podanej na fakturze. Nie powstaje odchylenie.
W parametrach systemu ZO można wskazać, że obowiązuje rejestracja
faktur zakupu tylko z równoczesną dostawą. Aby nie było pomyłek operatorskich
i pozostawienia pozycji faktur bez przychodu do magazynu.
Parametr: Faktura [FA] razem z dostawą [DA] [T]
Parametry ZO
Aby nie zdarzyło się powtórne przyjęcie tego samego asortymentu (indeksu)
(raz - dokumentem przychodu a dwa - fakturą z równoczesną dostawą),
to program informuje, że jest już dostawa oczekująca od tego dostawcy z tym indeksem.
o---------------------------------------------------------------------o
| Jest dostawa oczekująca od tego dostawcy z indeksem: BARWNIK-INDYGO |
| Czy kontynuować ? |
o---------------------------------------------------------------------o
3. Tylko faktura zakupu [FA]
Faktura > Dostawa będzie później (faktury oczekujące)
W tym scenariuszu faktura zakupu [FA] rejestrowana jest w ZO z informacją,
że dostawa nastąpi później, tzn. towary są w drodze.
Można uzyskać zestawienie takich faktur (bez dostawy) w funkcji:
ZO > Zestawienia > Faktury zakupu czekające na dostawy [ZO_ZDO10].
Po otrzymaniu dostaw, można je zarejestrować w powiązaniu z fakturami.
Przychód [PR] do magazynu nastąpi w chwili zatwierdzenia dokumentu dostawy [DA].
Wycena przychodu nastąpi wg ceny podanej na fakturze. Nie powstaje odchylenie.
Faktury można zarejestrować w jednym okresie (miesiącu) a dostawy w następnym.
Faktura > Dostawa była wcześniej
W tym scenariuszu faktura zakupu [FA] rejestrowana jest w ZO z informacją,
że dostawa [DA] już była.
Faktura [FA] zostaje powiązana z wcześniej zarejestrowanym dokumentem dostawy [DA].
Fakturę zakupu [FA] można powiązać z wieloma dokumentami dostawy [DA].
Podczas rejestrowania faktury do dostawy podaje się cenę (koszt) zakupu,
stawki i kwoty PTU (VAT), ew. wskazuje się RC Reverse Charge Odwrotne obciążenie.
Jeżeli wycena podana na fakturze jest inna niż wycena w zarejestrowanej wcześniej
dostawie, to program obliczy odchylenie na wartość różnicy wyceny.
Kwotę odchylenia program zapisze w pozycji faktury zakupu i utworzy polecenie
księgowania: [O1] Odchylenia (+) Zwiększenia lub [O2] Odchylenia (-) Zmniejszenia.
Patrz szczegóły:
Odchylenia od cen zakupu
Wycena przychodu w MG pozostanie bez zmiany, wg ceny z zatwierdzonego dokumentu dostawy.
4. Tylko dostawa [DA] w ZO
Dostawa > Faktura będzie później (dostawy oczekujące)
W tym scenariuszu dostawa [DA] rejestrowana jest w ZO z informacją, że faktura [FA]
będzie później tzw. dostawy niefakturowane. Można uzyskać zestawienie takich dostaw
w funkcji: ZO > Zestawienia > Dostawy czekające na faktury [ZO_ZDO20]
Po otrzymaniu faktury [FA], można ją zarejestrowac: --> Dostawa była wcześniej
Przychód [PR] do magazynu nastąpi w chwili zatwierdzenia dokumentu dostawy [DA].
Wycena przychodu nastąpi wg ceny podanej na dokumencie dostawy.
Dostawy można zarejestrować w jednym okresie (miesiącu) a faktury w następnym.
P. Jak wycenić dokument dostawy zanim otrzyma się fakturę ?
O. Wycenić wg zamówienia zakupu potwierdzonego przez dostawcę (zalecane)
lub wg aktualnej oferty dostawcy lub wg ostatniego zakupu
Patrz szczegóły:
Kartoteka cen dostawców (oferty)Realizacja zamówień zakupu
Dostawa > Faktura była wcześniej
W tym scenariuszu dostawa [DA] rejestrowana jest w ZO z informacją,
że faktura [FA] już była.
Dostawa zostaje powiązana z wcześniej zarejestrowaną fakturą.
Przychód [PR] do magazynu nastąpi w chwili zatwierdzenia dokumentu dostawy [DA].
Wycena przychodu nastąpi wg ceny podanej na fakturze. Nie powstaje odchylenie.
5. Faktury i Dostawy w walutach obcych
Możliwe scenariusze:
1. Faktura w walucie [FA] wraz z równoczesną dostawą [DA]
2. Faktura w walucie [FA] > Dostawa będzie później [DA]
Dostawa [DA] do faktury oczekującej tylko w PLN (wyjaśnienie niżej).
3. Dostawa w walucie [DA] > Faktura będzie później [FA]
Faktura w walucie [FA] do dostawy oczekującej [DA].
Program obliczy odchylenie w ZO na wartość różnicy wyceny (w PLN
Program porównuje wartość na fakturze [FA] z wartością wcześniejszej dostawy [DA]
i oblicza ew. odchylenie (między wartością dostawy a wartością faktury).
Wycena przychodu [PR] w MG pozostaje bez zmiany, tj. wg ceny z dostawy [DA].
Odchylenia od cen zakupu
Dostawy [DA], które rejestrowane są do faktur oczekujących, muszą być w PLN.
Bez znaczenia, czy faktura oczekująca jest walutowa czy w PLN.
Wynika to z przyjętej reguły, ze dostawa późniejsza wyceniana jest zawsze
wg wyceny wcześniejszej faktury. Gdyż już jest ustalona cena nabycia.
Gdyby pozwolić na dostawę późniejszą w walucie do faktury wcześniejszej też w walucie,
to powstaje nieuchronnie sytuacja generująca odchylenia (różne kursy walut).
Odchylenia w tej sytuacji są nieuzasadnione.
Zakup w walutach obcych (przykład)
1. Wystawić zamówienie zakupu w EUR
Indeks = INDEKS-1
Ilość = 1.000
Kurs z dnia zamówienia: 1 EUR = 4.1000 PLN
Cena = 10.00 EUR
Wartość = 41.00 PLN
2. Zarejestrować dostawę w EUR (faktura będzie poźniej)
Wybrać pozycję zamówienia z listy.
Indeks = INDEKS-1
Ilość = 1.000
Kurs z dnia dostawy: 1 EUR = 3.9900 PLN
Cena = 10.00 EUR
Wartość = 39.90 PLN
3. Zarejestrować fakturę zakupu do dostawy. Program podpowie cenę w EUR
odczytaną z zamówienia zakupu. Program obliczy odchylenie,
gdy cena na dostawie jest różna od tej na fakturze.
Indeks = INDEKS-1
Ilość = 1.000
Kurs z dnia faktury: 1 EUR = 4.2000 PLN
Cena = 10.00 EUR
Wartość = 42.00 PLN
Wartość przychodu do magazynu = 39.90 PLN
Odchylenie = 2.10 PLN
Odchylenia od cen zakupu
6. Usuwanie faktur i dostaw oczekujących
Faktury [FA] i dostawy [DA] oczekujące, tzn. oczekujące na powiązanie z drugim
dokumentem, zapisywane są w oddzielnym zbiorze (096_ZO_Dostawy_faktury_oczekujace).
)Zawartość tego zbioru można przeglądać:
ZO > Faktury zakupu czekające na dostawy [ZO_ZDO10]
ZO > Dostawy czekające na faktury zakupu [ZO_ZDO20]
W wyjątkowych sytuacjach, można usunąć zapisy z tego zbioru.
Można usunąć, gdy wiadomo, że na pewno nie otrzyma się drugiego dokumentu kojarzącego.
P. Jak usunąć dostawę oczekująca ?
O. Podczas rejestrowania faktury zakupu:
* wybrać: Dostawa była wcześniej
* wyświetlić Dostawy oczekujące [DA]
* wskazana pozycja: F9-usuń
* program upewni się: Czy na pewno usunąć tę pozycję oczekującą ?
P. Jak usunąć fakturę oczekująca ?
O. Podczas rejestrowania dostawy:
* wybrać: Faktura była wcześniej
* wyświetlić Faktury oczekujące [FA]
* wskazana pozycja: F9-usuń
* program upewni się: Czy na pewno usunąć tę pozycję oczekującą ?
Trzeba pamiętać, że po usunięciu zapisu ze zbioru dokumentów oczekujących
powstanie niespójność w obszarze rozliczenia zakupu na kontach w systemie księgowym.
Gdy była dostawa (przychód) a nie będzie skojarzonej faktury zakupu, to konto:
[Dostawy niefakturowane] będzie wykazywało saldo.
Zamówiono Przyjęto Fakturowano
100 100 90 <-- 10 w dostawach niefakturowanych
Gdy była faktura a nie będzie skojarzonej dostawy (przychodu), to konto:
[Dostawy w drodze] będzie wykazywało saldo.
Zamówiono Przyjęto Fakturowano
100 80 100 <-- 20 w dostawach w drodze
W uzgodnieniu konta [Rozliczenie zakupu] pomoże zestawienie tabelaryczne
[ZO_ZDO80]. Opis wyżej.
Niespójności (salda) w systemie ksiegowym należy rozliczyć dokumentami bezpośrednio
w systemie KG Księga Główna.
Księga główna i księgi pomocnicze
7. Zestawienia
Faktury czekające na dostawy
Lista zarejestrowanych w ZO faktur zakupu, do których nie zarejestrowano dostaw
(towary w drodze). Program [ZO_ZDO10] prezentuje stan bieżący.
Dostawy czekające na faktury
Lista zarejestrowanych z ZO dostaw, do których nie zarejestrowano faktur
(dostawy niefakturowane). Program [ZO_ZDO20] prezentuje stan bieżący.
Dostawy i faktury (rozliczenie zakupu)
Zestawienia zawiera dostawy i faktury oczekujące oraz już skojarzone,
które były rejestrowane oddzielnie.
Zestawienie zawiera dokumenty z kilku okresów obliczeniowych.
Gdyż dokumenty dostawy można zarejestrować w jednym okresie (miesiącu) a faktury
w innym okresie (miesiącu).
Dla potrzeb uzgodnienia zapisów w ZO (księga pomocnicza) z KG (księga główna)
można rozdzielić faktury na m-ce względem przychodów (patrz dalej).
Program [ZO_ZDO80] buduje zestawienie tabelaryczne.
Zestawienia tabelaryczne
------------------------------------------------------------------------------
S Ro Dok ZO Poz S Dok MG Rok Mc Poz Indeks Wart dok[+]
------------------------------------------------------------------------------
N|FA|FA0001/05/17| 1|O| | | | 0|BARWNIK-INDYGO | 694.00
T|DA|DA0001/05/17| 1|T|DA0001|17 |05| 1|FOTEL-J210C | 3 480.00
--o-o-------------------o-----------------------------------------------------
| | |
| o o O Faktura oczekuje na dostawę
| FA Faktura T Dostawa już jest w magazynie
| DA Dostawa
|
o------------- [N] Poz niezatwierdzona
[T] Poz zatwierdzona
Szczegóły zapisów w pozycjach dokumentów można oglądać na wydruku z tabeli:
F4-drukuj
Na wydruku można rozdzielić faktury na miesiące względem przychodów:
F7-zmień
Sumy pośrednie = [T]
Rok = 1
Mc = 2
Zestawienie ułatwia uzgodnienie konta: Rozliczenie zakupu w KG
Kwoty z zestawienia można porównać z obrotami na koncie.
Ułatwia też ustalenie salda na koniec okresu.
Saldo na koniec okresu bieżącego można policzyć.
Do salda poprzedniego okresu należy dodać obroty miesiąca bieżącego.
8. Faktury [FA] i dostawy [DA] w ZO a dokumenty przychodu [PR] w MG
Dokumenty przychodu [PR] w MG powstają podczas zatwierdzania w ZO:
* Faktury zakupu [FA] [Dostawa równoczesna]
* Dostawy [DA] w ZO
Dokumenty przychodu w MG mają numerację pozycji odpowiadającą numeracji w ZO
Np. [PR] FA00234 i [FA] FA00234
Dokumenty magazynowe
Gdy faktura zakupu ma pozycje z dostawą równoczesną i pozycje oczekujące
na dostawę, to po zatwierdzeniu, w dokumencie przychodu w MG są tylko pozycje z dostawą.
Aby ułatwić przegląd pozycji faktur zakupu oczekujących na dostawę,
w raporcie z weryfikacji w ZO, program pokazuje pozycje oczekujące na dostawę:
20xx/07 ZO: FA FA0011/07/16 001 Pozycja faktury oczekuje na dostawę
Patrz:
Weryfikacja spójności danych
9. Faktury i dostawy w warunkach KSeF
W warunkach KSeF można powiązać (skojarzyć) fakturę KSeF z wcześniej zarejestrowaną
dostawą [DA].
Identyfikatorem (kluczem) powiązania jest pole (numer) WZ w elemencie Fa faktury KSeF.
Cytat z broszury: [WZ] Numer dokumentu magazynowego WZ (wydanie na zewnątrz)
związanego z fakturą [pole fakultatywne]
Przepływ danych
Dostawca przysyła dokument dostawy np. dołączony do towaru lub komunikatem EDI.
W dokumencie podaje nr WZ, który później umieści w fakturze KSeF.
W Trawers ERP w ZO:
* rejestruje się dostawę [DA] z opcją: Faktura będzie później
* w panelu KSeF pobiera się fakturę zakupu KSeF
* na podstawie jej danych tworzy się fakturę [FA]
- w F8-dopisz poz wybiera się opcję: Dostawa była wcześniej
- program wyszukuje identyfikator - pole (numer) WZ
- program wyświetla dostawę [DA] zapisaną w zbiorze dostaw oczekujących
(pole: DANumer w zbiorze 096_ZO_Dostawy_faktury_oczekujace)
* operator tworzy połączenie (skojarzenie) dostawy [DA] z fakturą [FA].
Patrz też wyżej opis scenariusza:
Dostawa > Faktura będzie później (dostawy oczekujące)