1. Księgi rachunkowe
1.1 Dziennik (en: Journal)
Uwagi ogólne
W programie Trawers
Kontrola przenoszenia
Uzgadnianie ksiąg pomocniczych z księgą główną
1.2 Księga główna. Konta księgi głównej (en: General Ledger)
Uwagi ogólne
W programie Trawers
1.3 Księgi pomocnicze. Konta ksiąg pomocniczych (en: Subsidiary Ledger)
Uwagi ogólne
Księgi pomocnicze w programie Trawers
2. Rachunek wyników z ksiąg pomocniczych
3. Tematy powiązane
1. Księgi rachunkowe
Wg ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe obejmują:
1.1 Dziennik
2.2 Konta księgi glównej (ewidencja syntetyczna)
3.3 Konta ksiąg pomocniczych
4.4 Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej
1.1 Dziennik (en: Journal)
Dziennik służy do zapisywania kolejno, dzień po dniu, danych o operacjach
gospodarczych - transakcjach.
Wszelkie transakcje rejestrowane są najpierw w dzienniku (en: Book of oryginal
entry) a następnie w księgach (głównej i pomocniczych).
Można wyróżnić dzienniki główne i częściowe (dziedzinowe).
Dziennik główny
W dzienniku głównym (en: General journal) zapisuje się wszystkie transakcje,
które zapisywane są księdze głównej. Są to transakcje indywidualne lub
transakcje zbiorcze zawierające sumy zapisów dokonanych w dziennikach
częściowych (dziedzinowych, pomocniczych).
Dzienniki częściowe
Dzienniki częściowe, pomocnicze (en: Subsidiary journals, Special-purpose journals)
grupują operacje wg rodzajów, np. dziennik sprzedaży (en: Sales journal),
dziennik zakupów (en: Purchase journal), dziennik kasowy (en: Cash payments and receipts).
Dzienniki częściowe tworzy się tam, gdzie istnieje duża liczba transakcji
i chce się uniknąć dużej ilości szczegółowych zapisów w dzienniku głównym i
w księdze głównej.
Do księgi głównej zapisuje się najcześciej sumy zbiorcze transakcji znajdujących
się w dziennikach częściowych. Zwykle zapisy są raz w miesiącu.
Co zawiera dziennik główny ? Art. 23
* numer transakcji (operacji - pozycji) w dzienniku
* data operacji (w Trawersie jest jedna data - data zakwalifikowania do księgowania)
* rodzaj i nr identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiacego podstawę zapisu
* tekst, skrót lub kod operacji
* oznaczenie kont, których dotyczy
* kwota zapisu
* identyfikacja osoby dokonujacej zapisu
NOTE:
Polecenie księgowania przekazane z systemu dziedzinowego do KG
jest dokumentem, który jest autoryzowany operatorem, który to polecenie
zaksięgował w KG.
Dokument źródłowy - na podstawie którego dokonano wpisu - jest autoryzowany
operatorem, który tego wpis dokonał.
Takie rozwiązanie spełnia wymogi Ustawy. Zwłaszcza, że w różny sposób
można agregować polecenia księgowania - co też jest dopuszczone Ustawą.
W programie Trawers
* W systemach dziedzinowych (MG Magazynowy, NA Sprzedaży, ZO Zakupów itd.)
prowadzi się dzienniki częściowe w postaci miesięcznych zbiorów operacji - dokumentow.
Zapisy w dziennikach częściowych mogą mieć charakter roboczy: można je zmieniać.
Po zatwierdzeniu (zaksięgowaniu) mają charakter ostateczny: nie można ich zmieniać.
Zapisy w dziennikach częściowych mają swoje odzwierciedlenie w
zapisach na kontach ksiag pomocniczych (kartoteka magazynowa,
kartoteka odbiorców itd.) i zapisach w zbiorze poleceń księgowania
(opis dalej).
Zapisy w zbiorze poleceń księgowania przenoszone są następnie do dziennika
w systemie księgowym i tam księgowane.
Zapisy w dziennikach częściowych autoryzowane są przez operatora, który
dokonal zapisu dokumentu źródłowego.
* W systemie KG prowadzi się dziennik główny (dla księgi głównej)
tj. miesięczne zbiory dokumentow, które zawierają wszystkie zapisy
miesiąca także te, które wynikają z przeniesienia ich z systemów
pomocniczych (dziedzinowych) - ze zbiorów poleceń księgowania.
Jako osoba dokonujaca zapisu jest identyfikowana osoba (operator),
który dokonuje księgowania dokumentu.
Kontrola przenoszenia
1. Porównanie zapisów miesięcznych w dziennikach częściowych, np.
obroty zwiekszające i zmniejszające stany magazynowe, z zapisami
w zbiorze poleceń księgowania (dla kont zasadniczych, np.
konta stanów magazynowych).
Lub zestawienie obrotów rozrachunków z danego m-ca, aby porównać
obroty na koncie syntetycznym odbiorców z obrotami w dokumentach
(na kontach analitycznych).
2. Porównanie zapisów miesięcznych w zbiorze poleceń księgowania
poszczególnych kont z zapisami w dokumentach w KG.
1.2. Księga główna. Konta księgi głównej (en: General Ledger)
Uwagi ogólne
Na kontach księgi głównej zapisywane są:
* salda początkowe
* dane o operacjach (transakcjach) za kolejne miesiące, które
zarejestrowano uprzednio lub równoczesnie w dziennikach.
Na kontach księgi głównej obowiazuje zasada podwójnego zapisu.
Zapisy w księdze głównej powinny być zgodne z zapisami w dzienniku.
Sprawdzianem zgodności jest równość (bilansujacych się stronami)
a) narastających od początku roku obrotów wszystkich kont
b) z obrotami dziennika
Zapisy powadzi się w języku polskim i w walucie polskiej (PLN)
W programie Trawers
W systemie KG prowadzi się księgę główna:
Zbiór KSO - Kartoteka Stanów i Obrotów.
KSO Kartoteka Stanów i Obrotów
==============================
W KSO dla każdego konta zapisywane są:
* Salda początkowe (Bilans Otwarcia), które mogą być zapisywane
w dniu otwarcia ksiąg rachunkowych.
Zapis może się odbywać 'recznie' tj. poprzez zapisanie dokumentu
wprowadzającego stany początkowe lub automatycznie - poprzez
automatyczne utworzenie dokumentu wprowadzającego stany początkowe
nowego roku obrotowego na podstawie stanów ksiąg zamykanego roku
(bilansu zamknięcia).
* Dane o operacjach (transakcjach) za kolejne miesiące.
Dane są równolegle rejestrowane w księdze głównej i dzienniku
(zbiorze dokumentow).
Zgodność zapisów w KSO i dzienniku jest zagwarantowana technologia
przetwarzania, tj. kontrola zgodności obrotów podczas 'zamykania'
kolejnych miesięcy. Zgodność ta może być potwierdzona także
wydrukiem zestawienia obrotów i sald i w funkcji weryfikujacej
zgodność KSO z dziennikiem miesiąca.
Zapisy powadzi się w języku polskim i w walucie polskiej (PLN)
Księgi pomocnicze służą uszczegółowieniu i uzupełnieniu zapisów w księdze głównej.
Można je prowadzić jako:
a) Wyodrebnione księgi (kartoteki, zbiory danych) w ramach
kont księgi głównej. Sumy obrotów i sald kont pomocniczych
stanowia wówczas obroty i saldo odpowiadających im kont
księgi głównej (jest to tzw. księgowość finansowa).
b) Wyodrebniony system kont poza księga główna (podsystem
rachunkowości), który służy uszczegółowieniu zapisów w księdze
głównej ale takze służy do realizacji innych zadań, np. wyliczania
amortyzacji i umorzenia, obsługi rozrachunków, rachuby płac.
Dane z tych podsystemów zasilają księgę główną. Musi być możliwość
uzgodnienia zapisów w księgach pomocniczych z zapisami w księdze
głównej (Ustawa o rachunkowości Art 16.1).
Księgi pomocnicze prowadzi się dla środków trwałych, rozrachunków z kontrahentami,
rozrachunków z pracownikami, transakcji sprzedaży, transakcji zakupu, kosztów, itp.
Księgi pomocnicze prowadzi się:
* ilościowo-wartościowo,
* tylko wartościowo (np. w sklepach detalicznych i innych miejscach,
gdzie zapisy dotyczą przychodów, rozchodów i stanów całego zapasu),
* tylko ilościowo (na koniec miesiąca trzeba wycenić)
* metoda odpisywania w koszty wartości materiałów i towarów w
momencie ich zakupu i ustalania na koniec kwartalu stanu tych
składników droga spisu z natury i jego wyceny.
Księgi pomocnicze w programie Trawers
Księgi pomocnicze w Trawersie prowadzone są w systemach dziedzinowych jako
wyodrębniony system kont poza księga główna.
Służą one do uszczegółowiania zapisów w księdze głównej
Księgi pomocnicze
=================
W poszczególnych systemach dziedzinowych Trawers ERP utworzono następujące księgi pomocnicze:
KB Kartoteka środków pieniężnych (wartościowa)
MG Kartoteka magazynowa (ilościowo-wartościowa)
NA Kartoteka odbiorców i kartoteka rozrachunków (wartościowa)
PL Kartoteka pracowników i kartoteka rozliczeń pracowników i pracodawców
ST Kartoteka środków trwałych (ilościowo-wartościowa)
ZO Kartoteka dostawców i kartoteka rozrachunków (wartościowa)
ZP Kartoteka zleceń, w której zapisywane są koszty normatywne
i koszty rzeczywiste produktów wytworzonych i produkcji niezakończonej
Wielo-walutowość
W systemie KG Księga Główna zapisy prowadzi się w walucie bazowej (PLN).
W księgach pomocniczych zapisy można prowadzić w walucie obcej. Kwoty w walucie obcej
przelicza się na walutę bazową (PLN) wg kursu z tabeli walut.
Wielo-walutowość
2. Rachunek wyników z ksiąg pomocniczych
Rachunek wyników (Rachunek zysków i strat) tradycyjnie tworzy się
na podstawie zapisów na kontach KG Księga Główna.
W programie Trawers ERP rachunek wyników można tworzyć bezpośrednio
z kont w KG Księga Główna oraz pośrednio w module KE Analizy w MS Excel.
Dodatkową, wygodną metodą, jest tworzenie rachunku wyników na podstawie
danych źródłowych (danych transakcyjnych).
Nie trzeba czekać na przesłanie tych danych (via polecenia ksiegowania)
na konta KG Księga Główna.
Obliczenia można wykonywać wielokrotnie w ciągu miesiąca.
Wyniki obliczeń stanowią cenne informacje o finansach firmy.
Tym cenniejsze, że obrazują aktualną sytuacje. Dane z KG Księga Główna
zwykle uzyskuje się z opóźnieniem.
Patrz szczegóły:
Rachunek wyników wg z dok źródłowych