1. Opis ogólny
2. Sprawdzanie zgodności na koniec okresu
Porównanie kont syntetycznych z kartotekami
3. Porównanie zapisów w księgach
4. Metody porównań
5. Usuwanie niezgodności
6. Rady i zalecenia
7. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
Sposób wykorzystania programu Trawers powinien być ustalony w dokumencie:
Przyjęte zasady rachunkowości.
Przyjęte zasady rachunkowości (zarys)
Dokument powinnien zawierać, miedzy innymi, opis powiązań między zapisami
w ewidencji analitycznej (w księgach pomocniczych) a ewidencją syntetyczną
w Księdze Głównej, np.
a) Zobowiązania z tytułu dostaw robót i usług - konto 200
a ewidencja analityczna w systemie ZO
b) Należności z tytułu sprzedaży - konto 201
a ewidencja analityczna w systemie NA
c) Kasy i Banki - konta 10 AA %AA maska: Kasa
a ewidencja analityczna w systemie KB 13 BB %BB maska: Rach bankowy
d) Magazyny - konta 33 MM GG %MM maska: Magazyn
a ewidencja analityczna w systemie MG 60 MM GG %GG maska: Grupa asortymentu
e) Środki trwałe - konta 010 C %C maska: Grupa ST 1-szy znak
a ewidencja w systemie ST
f) Płace - konta 230, 232
a ewidencja w systemie PL 403-0 koszty wynagrodzen
403-9 koszty pozost.świadcz.
404-0 koszty ZUS
g) Koszty produkcji, Zlecenia Produkcyjne konta 501 według zleceń
a ewidencja w systemie ZP
h) Dodatkowo:
* Wartości dostaw niefakturowanych i towarów w drodze
Pomocne może być zestawienie:
ZO > Zakupy > Zestawienia > Dostawy i faktury (rozliczenie zakupu) [ZO_ZDO80]
* Wartości różnic kursowych operacyjnych
Różnice kursowe okresowe i operacyjne
Przypisanie odpowiednich funkcji poszczególnym systemom programu Trawers
powino być kojarzone z odpowiednim wyrażeniem ich na kontach księgowych.
Symbole poszczególnych operacji gospodarczych we wszystkich systemach
operacyjnych powinny być powiązane w logiczny sposób, tak aby zapisy na
kontach, byly odzwierciedleniem rzeczywistych operacji gospodarczych w ich
wymiarze finansowym.
Od poprawności tych powiązań zależy to, czy zgodności między księgami będzie
automatycznie pilnował program, czy kontrolować trzeba będzie ręcznie.
2. Sprawdzanie zgodności na koniec okresu
Stan finansowy przedsiębiorstwa określa się na konkretny moment.
Zwykle jest to dzień kończący miesiąc.
Ewidencja w systemie KG pozwala ustalić stan na koniec każdego okresu obliczeniowego.
Można wybrać dowolny poprzedni okres w stosunku do okresu bieżacego.
Ewidencja w księgach pomocniczych prowadzona jest na bieżąco.
Stany na dowolny dzień można ustalić w księgach pomocniczych:
* MG Kartoteka magazynowa
Zestawienie sald (stanów) i obrotów zapasów
* NA Kartoteka należności (rozrachunków z odbiorcami)
Zestawienie sald (stanów) i obrotów należności (faktur i zapłat)
* ZO Kartoteka zobowiązań (rozrachunków z dostawcami)
Zestawienie sald (stanów) i obrotów zobowiązań (faktur i zapłat)
Stany w księgach pomocniczych : KB, PL, ST, ZP można ustalić na koniec
okresów obliczeniowych.
Dlatego uzgodnienia stanów w KG i księgach pomocniczych należy robić
na ostatni dzień okresu obliczeniowego.
Okresy obliczeniowe
Przed przystąpieniem do ustalania stanu, należy sprawdzić kompletność
i spójność zapisów w księgach pomocniczych i księdze głównej.
Porównanie kont syntetycznych z kartotekami
Funkcja: KG > Okresowe > Porównanie ksiąg: głównej i pomocniczych [KG_ZPK30]
Podaje się konta syntetyczne odpowiadające kartotekom w systemach pomocniczych.
Można podać: F5-domyślne konta syntetyczne
KB Stan kas ....... 100-**********************
KB Stan rach bankow 131-**********************
KB Stan zaliczek .. 234-**********************
MG Zapasy magazynow 311-**********************
ST Wart środków trw 011-**********************
NA Stan należności 201-**********************
ZO Stan zobowiązań 202-**********************
Program prezentuje kwoty zapisane w księgach w chwili tworzenia zestawienia.
Dlatego należy porównywać na koniec miesiąca, gdy wszystkie zapisy
z ksiąg pomocniczych zostały przeniesione do księgi głównej.
Należy wybrać rok bieżący, tj. rok następny po ostatnio zamknięty.
Aby kwoty uwzględniały stany BO i obroty.
Program pokazuje wartości na kontach syntetycznych i w księgach pomocniczych.
Organizacja ksiąg rachunkowych
3. Porównanie zapisów w księgach
W szczególności należy sprawdzić:
a) Czy zostały zatwierdzone wszystkie dokumenty w księgach pomocniczych,
tj. w systemach KB, ZO, MG, NA, ST, ZP, PL ?
b) Czy są wszystkie rodzaje poleceń księgowania w KG, które zostały
określone w Planie Kont (wszystkie ciągi numeracji) ?
c) Czy pobrane zostały wszystkie polecenia księgowania ?
Dodatkowo należy sprawdzić:
* Czy wszystkie polecenia księgowania bilansują się, tzn. nie ma znaków [?]
* Czy stan rozrachunków dostawców i odbiorców na dzień kończący okres jest
zgodny z odpowiednimi saldami kont 201 i 200 w KG ?
* Czy stan zapasów w magazynach i grupach indeksowych, jest zgodny
ze stanami konta w KG ? Dodatkowo trzeba sprawdzić czy nie ma
przemieszczeń między wyrobami i materiałami lub towarami)
* Czy stan netto środków trwałych jest zgodny ze stanem konta w KG
* Czy stan kas i banków jest zgodny ze stanami kont w KG
Jeżeli jest zgodność, to można przystąpić do analizy kosztów i ich
rozliczenia, a następnie do ustalenia wyniku finansowego i podatków.
Jeżeli natomiast nie ma zgodności pomiędzy analityką w księgach pomocniczych
a stanami kont w KG, to przyczyn należy szukać w następujących obszarach:
1. Nie zatwierdzono dokumentów bieżącego okresu lub okresów wcześniejszych
2. Nie pobrano wszystkich poleceń księgowania w KG
3. Wadliwie zadekretowano symbole operacji
4. Księgowano bezpośrednio na konta w KG, zamiast w księgach pomocniczych
Patrz tez: p. Uzgadnianie ksiąg pomocniczych z księgą głównąOrganizacja ksiąg rachunkowych
4. Metody porównań
* Sprawdzić, czy zmieniony został dekret w dotychczas poprawnym symbolu.
* Sprawdzić, czy na kontach pojawiły się zapisy z nietypowych źródeł
np. zapisy na koncie 201 z systemów ZO, PL, KG, lub MG.
* Sprawdzić, czy nie pojawiły się nieprawidłowe efekty dekretacji,
np. konto 600 w zakupach lub w magazynie jako przychód z ZO.
* Sprawdzić powiązanie tabel dekretacji z planem kont.
KG > KSO > Plan kont wg tabel dekretacji [KG_PPK10]
KG > KSO > Schematy dekretacji [KG_ZSD10]
Plan kont KG Księga Główna
Program buduje hipotetyczny plan kont na podstawie definicji dekretacji
we wszystkich systemach pomocniczych.
To pozwala na sprawdzenie, czy dekretacje te utworzą polecenia księgowania
na prawidłowe konta.
Dodatkowo można sprawdzić czy na odpowiednie konta trafiają dekretacje
(F6-drzewo pozwala zawęzić wybór do jednego konta sytetycznego)
KG > KSO > Plan kont wg tabel dekretacji [KG_PPK10]
Patrz też:
Plan kont KG Księga Główna
5. Usuwanie niezgodności
1. Usunąć polecenia księgowania w KG, sprawdzić dekrety w systemach,
poprawić i powtórnie utworzyć polecenia księgowania
2. Usunąć dekretacje w poleceniach księgowania wprowadzanych bezpośrednio
w KG na konta, które mają analitykę w systemach pomocniczych
Patrz tez: p. Postępowanie w przypadku niezgodności
Organizacja ksiąg rachunkowych
6. Rady i zalecenia
* Unikać rozbudowanego planu kont. Nie tworzyć dodatkowych kont analitycznych
ponad niezbędne minimum. Wiekszość niezbędnych zestawień można uzyskać
z ksiąg pomocniczych.
Plan kont KG Księga Główna
Dodatkowa korzyść prostego planu kont: nie ma potrzeby synchronizacji
na kontach w KG z zapisami w księgach pomocniczych. Znika pracochłonne
sprawdzanie zgodności, ustalanie przyczyn i poprawienie niezgodności.
Organizacja ksiąg rachunkowych
* Przy tworzeniu dekretacji zwrócić uwagę na korzystanie ze zmiennych obiektowych,
jak jednostki organizacyjne JJ, komórki KK, zlecenia ZZZZZZ, grupy GG, inne XX.
Cechy nadane tym obiektom pozwolą na identyfikację poprawności wyboru dekretu.
Tabele dekretacji
* Rozdzielić odpowiedzialność za rejestrowanie dokumentów i dekretowanie dokumentów.
Dotyczy to szczególnie dokumentów o rozbudowanych dekretacjach, np. faktur kosztowych.
Jedna osoba powinna rejestrować dokumenty a inna dekretować (klasyfikacja wydatków).
Patrz też uprawnienia do: Zatwierdzanie w locie. Zastosowanie: Funkcje pozorne.
Funkcja pozorna o nazwie: Zatwierdzanie [FA] Faktury zakupu
w menu systemu ZO kontroluje dostęp zatwierdzania podczas pracy z fakturami.
Można tak ustalić uprawnienia do symboli dekretacji, że osoba rejestrująca
nie wybiera dekretacji. Domyślny symbol (pusty) sam 'wskakuje' do pozycji dokumentu.
Osoba dekretująca wprowadza właściwy symbol dekretacji, zatwierdza dokument
i tworzy polecenia księgowania.
Uprawnienia operatorów
* Przy wprowadzaniu danych bezpośrednio w KG, nie numerować kolejne PK????,
lecz nazywać tematycznie np. KOR-ZO Korekty dekretów ZO,
ROZ-MO Rozliczenia miedzyokresowe itd.
Patrz też:
Dokumenty księgowe
* Odpowiednio ustalić parametry systemu KG
Szablon zbilansowany ? [T]
Można korygować polecenia księgowania ? [N]
Sprawdzać konta w poleceniach księgow ? [T]
Można księgować dokument z kwotą 0.00 ? [N]
Parametry systemu KG