Dokumenty. Przetwarzanie transakcji

1. Opis ogólny 2. Etapy przetwarzania 2.1 Rejestracja bez zatwierdzania 2.2 Rejestracja z zatwierdzaniem 2.3 Zatwierdzanie Stan dokumentu: Zatwierdzony Rozdzielenie uprawnień Funkcje zatwierdzania 2.4 Lista do zatwierdzenia Lokalnie w systemach Globalnie 2.5 Anulowanie dokumentów Opis ogólny Dokumenty anulujące Transakcje odwrotne 2.6 Usuwanie dokumentów 2.7 Zamykanie dokumentów 2.8 Zamykanie okresów obliczeniowych 2.9 Akceptowanie dokumentów 3. Sposoby rejestrowania dokumentów 3.1 Sposoby Wpisanie ręcznie z klawiatury Wpisanie skanerem kodu kreskowego Wpisanie z zewnętrznego pliku CSV Wpisanie w systemach powiązanych Wpisanie przy użyciu funkcji SOA Wpisanie wg dokumentu EDI Wpisanie w module DC Data Collection. Skanery 3.2 Informacje o sposobach W jaki sposób i kiedy wpisano pozycję dokumentu ? Kronika operacji (log) 4. Numerowanie dokumentów 5. Powiązanie dokumentów z e-mailami 6. Powiązanie dokumentów z załącznikami 7. RefNo Numery referencyjne dokumentów 8. Przeglądanie dokumentów 9. Wyszukiwanie dokumentów 10. Drukowanie dokumentów 11. Zarządzanie dokumentami DMS 12. Tematy powiązane 13. Pytania i odpowiedzi

1. Opis ogólny

Transakcje gospodarcze

Dokumenty (transakcje) reprezentują zdarzenia gospodarcze, które mają wpływ na sytuację finansowo-majątkową przedsiębiorstwa. Są to transakcje sprzedaży zakupów, magazynowe, związane z płatnościami i rozrachunkami, transakcje związane z produkcją wyrobów i realizacją usług. Dokumenty transakcyjne Transakcje dokumentują zdarzenia w ujęciu ilościowym oraz wartościowym a często zawierają też opisy, które dodatkowo charakteryzują zdarzenia. Opis transakcji, w ujęciu systemu rachunkowości: Organizacja ksiąg rachunkowych

Zbiory dokumentów okresowych

W bazie danych programu Trawers, informacje o transakcjach zapisywane są jako dokumenty do zbioru dokumentów okresowych oraz zbiorów powiązanych. Np. dokumenty magazynowe zapisywane są do zbiorów okresowych, np. 20xx/09 i dodatkowo, informacje o udokumentowanym zdarzeniu zapisywane są w kartotekach stanów i obrotów magazynowych KSOM/LOT/SER. Zbiory danych okresowych Okresy obliczeniowe

Struktura: nagłówki i pozycje

Dokumenty zbudowane są z nagłówków i pozycji. Nagłówek (en: Header) zawiera dane ogólne, wspólne dla całego dokumentu, np. numer, data dokumentu, identyfikator podmiotu (firma). Pozycje (en: Position), to szczegóły transakcji, np. sprzedawany asortyment na fakturze sprzedaży, kwoty i charakter wpłat i wypłat na wyciągu bankowym. Każdy dokument musi mieć nagłówek i co najmniej jedną pozycję. Nagłówki i pozycje znajdują się w oddzielnych zbiorach (tabelach).

2. Etapy przetwarzania

2.1 Rejestracja bez zatwierdzania

Stan dokumentu: Zarejestrowany

Rejestracja, to wprowadzenie (zapisanie) dokumentów do zbioru dokumentów. Rejestrować można ręcznie (wpisywać z klawiatury) lub automatycznie (skanować, pobierać z innych programów, generować dokumenty systemowe w programie Trawers). Dokumenty zarejestrowane, przed ich zatwierdzeniem, można poprawiać oraz usuwać całe dokumenty lub poszczególne pozycje. Dokumenty trzeba zatwierdzić, najpóźniej przed zamknięciem okresu.

2.2 Rejestracja z zatwierdzaniem

W systemie środków trwałych, magazynowym i zleceń produkcyjnych są funkcje, które wprowadzają dokumenty z jednoczesnym zatwierdzaniem. Dokumenty otrzymują status: zatwierdzone i nie można ich poprawiać ani usuwać. Taki tryb rejestracji jest zalecany, patrz opis niżej.

2.3 Zatwierdzanie

Stan dokumentu: Zatwierdzony

Zatwierdzenie polega na dodatkowym, trwałym zapisaniu informacji w zbiorach powiązanych. Np. zatwierdzenie dokumentów magazynowych aktualizuje kartoteki KSOM/LOT/SER. Dodatkowo tworzone są polecenia księgowania zgodnie ze schematem dekretacji. Polecenia księgowania Dokumentów zatwierdzonych nie można poprawiać ani usuwać. W programie Trawers ERP nie utworzono funkcji typu: odtwierdzanie. Pomyłki można naprawiać dokumentami odwrotnymi, np. notami, korygującymi lub anulującymi. Patrz opis dalej: Dokumenty anulujące, Transakcje odwrotne. Zaleca się rejestrowanie z jednoczesnym zatwierdzaniem lub zatwierdzać natychmiast po zarejestrowaniu, aby kartoteki były w aktualnym stanie, tzn. aby odpowiadały rzeczywistej sytuacji finansowo-majątkowej przedsiębiorstwa. Zaleca się rejestrowanie na bieżąco (en: Real-Time): Parametr 0718 [ ]. Operator nie zmieni daty systemowej (komputerowej) na inną. Patrz szczegóły: Param operat 05xx 06xx 07xx ... Patrz też: Praca w Real-Time. Zasady i znaczenie Zatwierdzenie kończy proces rejestracji. Po zatwierdzeniu wszystkich pozycji np. faktury sprzedaży, nie można dopisywać nowej pozycji. Niektóre dokumenty, np. w systemie ST są rejestrowane od razu jako zatwierdzone W systemie KB Płatności, zatwierdzenie rejestru kasowego i bankowego kończy zapisy w dokumencie. Kolejne operacje pieniężne rejestrowane są w dokumencie (rejestrze) z kolejnym numerem Zarządzanie płatnościami

Rozdzielenie uprawnień

Aby uniknąć pomyłek w przetwarzanych danych warto zapewnić rozdzielenie funkcji wprowadzania, korekty, usuwania i zatwierdzania. Jeden użytkownik (operator) wykonuje jedną funkcję, np. rejestruje dokument a inny zatwierdza (zasada czworga oczu). Patrz opis sposobu rozdzielenie uprawnień do rejestrownia i zatwierdzania poszczególnych rodzajów dokumentów sprzedaży (NA) i zakupu (ZO). Patrz też: Uprawnienia operatorów (role)

Zatwierdzanie - W locie

Zatwierdzanie większości dokumentów można wykonać 'w locie' bezpośrednio po zapisaniu ostatniej pozycji.

Zatwierdzanie pojedyńczych dokumentów

np. MG > Przychody > Zatwierdzanie [MG_DPZ1D]

Zatwierdzanie grupy dokumentów

np. ZO > Zakupy > Zatwierdzanie [ZO_OZT10]

2.4 Lista do zatwierdzenia

Program umożliwia ustalenie listy dokumentów do zatwierdzenia, tj. dokumentów zarejestrowanych lecz jeszcze nie zatwierdzonych. NOTE: Aby zamknąć okres obliczeniowy, trzeba zatwierdzić dokumenty należące do zamykanego okresu. Okresy obliczeniowe

Lokalnie. W systemach

Dokumenty do zatwierdzenia można odszukać w poszczególnych systemach. Np. MG > Dokumenty > Zatwierdzanie globalne [MG_OZT10] ----------------------------- Zatwierdzanie <--- [MG_OZT10] Dokumenty do zatwierdzenia <--- [MG_ZDZ10] -----------------------------

Globalnie

Globalnie, we wszystkich systemach: AD > Trawers > Globalna gospodarka zbiorami > Dokumenty do zatwierdzenia [AD_PDV20] o-- Gospodarka zbiorami -------------------------o | | | Akcja : [F] Funkcja serwisowa | | | | System : < wszystkie > | | Zbiór : | | | | Okresy : [W] Wszystkie | | Raport : [W] Zapisuj wszystkie komunikaty | | | o------------------------------------------------o Np. ../kbtres/kbdane/kx2102ff <--- KB Zbiór okresu 2021/02 ------------------------- Do zatw dok: [N/ ] AW0001 Do zatw dok: [S/ ] AW0001 Do zatw dok: [N/ ] AW0002 ^ --o--- | | | Nr dokumentu | Rodzaj dokumentu ../natres/nadane/na2007ff <--- NA Zbiór okresu 2020/07 ------------------------- Do zatw dok: [FA] UE0032/07/20 Poz:001 Do zatw dok: [FA] EU1151/07/20 Poz:001 Do zatw dok: [FK] FK0001/07/20 Poz:001 ^ -----o------ | | | Nr dokumentu | Rodzaj dokumentu NOTE: Funkcje zatwierdzania są w poszczególnych systemach. Np. MG > Dokumenty > Zatwierdzanie [MG_OZT10]

2.5 Anulowanie dokumentów

Opis ogólny

Anulowanie dotyczy transakcji, które zaistniały, ale skutki których muszą być usunięte lub skorygowane. W bazie danych powinny pozostać zapisy o tych transakcjach (dokumenty). (en: Key to Voiding: void for wrong transactions that actually happened) (anuluje się błędne transakcje, które zaistniały) Dokumenty (transakcje), które zapisano przez pomyłkę można usunąć (en: Delete) Pojęcia: Anulowanie (en: Void, Voiding, de: Nichtigkeit, Ungültig, Storno) Uznanie za niebyłe. Usunięcie skutków. Ale pozostawienie w bazie danych. Usuwanie (en: Delete, de: Löschen) Wykreślenie, usunięcie na trwałe z bazy danych. Anulowanie odnosi się do dokumentów zatwierdzonych. Gdyż dokumentów zatwierdzonych nie można poprawiać ani usuwać.

Dokumenty anulujące

Procedura anulowania, to uznanie transakcji za niebyłą (że nie miała miejsca). Polega na zarejestrowaniu kolejnego dokumentu (transakcji), która znosi skutki transakcji anulowanej. Np. zmienia salda, zmniejsza naliczone sumy. W programie Trawers ERP są następujące procedury anulowania transakcji: * NA Faktura korygująca sprzedaż * NA Noty uznania i obciążenia należności * NA Dokument techniczy zmieniający kwoty PTU (VAT) Sprzedaż pozycji nie-magazynowej (usługi) na kwotę (+) lub (-) * ZO Faktura korygująca zakupu * ZO Noty uznania i obciążenia zobowiązań * ZO Dokument techniczny zmieniający kwoty PTU (VAT) Zakup pozycji nie-magazynowej (usługi) na kwotę (+) lub (-) * MG Dokumenty zwrotu do i z magazynu * MG Dokumenty korekty stanów magazynowych * KG Dokumenty księgowe stornujące * ZP Dokumenty anulowania wykonania operacji produkcyjnej

Transakcje odwrotne

(en: Reverse Transaction) Dokumentów zatwierdzonych nie można korygować ani usuwać. Pomyłki należy naprawiać dokumentami odwrotnymi, np. notami, korygującymi. * wykonać rozchód, gdy zatwierdzono nieprawidłowy przychód * uznać lub obciążyć należność, gdy zatwierdzono nieprawidłową sprzedaż * zarejestrować dokument ksiegujący na przeciwstawne konta (storno czarne)

2.6 Usuwanie dokumentów

Dokumenty zarejestrowane, przed ich zatwierdzeniem, można usuwać z bazy danych programu Trawers. Zapisy zostają usunięte ze zbioru dokumentów okresowych oraz ze zbiorów powiązanych. Np. usuwając pozycję faktury sprzedaży towaru usuwa się jednocześnie zapis z kartoteci rozrachunków (należności) oraz zwalnia się rezerwację towaru w kartotece zapasów magazynowych. Zapasy: dostępność, rezerwacje Ślad po transakcji pozostaje w kronice operacji (log) Kronika operacji (log)

Dokumentów zatwierdzonych nie można usuwać

Generalna reguła: usuwać można tylko dokumenty zarejestrowane, przed ich zatwierdzeniem. Dokumentów zatwierdzonych nie można ani usuwać ani zmieniać (korygować). Pomyłki należy naprawiać dokumentami odwrotnymi, np. notami, korygującymi lub anulującymi.

Dodatkowe ograniczenia

Są jeszcze dodatkowe ograniczenia: * Nie można usuwać dokumentów powiązanych z innymi dokumentami, np. zamówień sprzedaży powiązanych ze zleceniami produkcyjnymi (najpierw trzeba usunąć zlecenie) * Nie można usunąć zamkniętej pozycji zamówienia, można otworzyć i usunąć * Nie można usunąć zamówienia sprzedaży, gdy: jest rozchód, jest faktura, lub jest zlecenie produkcyjne * Nie można usunąć pozycji zamówienia sprzedaży, gdy zawiera produkt konfigurowalny (wariantowy) i wskazano opcje (najpierw trzeba usunąć opcje) * Nie można usuwać sfiskalizowanych faktur sprzedaży * Nie można usunąć faktury sprzedaży i zakupu, która składa się tylko z jednej pozycji i została zapłacona (rozliczona). Aby usunąć taką fakturę, to najpierw trzeba usunąć zapłatę lub inny dokument rozliczający, np. notę lub rozdysponowanie nadpłaty. W kartotece rozrachunków musi pozostać pozycja: Do rozliczenia gdy jest pozycja: Rozliczająca Ogólnie: nie można usunąć pozycji: Do rozliczenia, gdy już jest pozycja rozliczająca. Najpierw trzeba usunąć dokument (pozycję) rozliczającą. Rozrachunki z kontrahentami Nie wolno wykonywać zmian w bazie danych przy pomocy programów zewnętrznych Zastrzeżenia dotyczące zmian w bazie danych: Zarządzanie bazą danych

2.7 Zamykanie dokumentów

Stan dokumentu: Zamkniety

Zamykanie pozycji dokumentu lub całego dokumentu, to faza przetwarzania stosowana w następujących sytuacjach (niektóre przykłady): * Zamknięcie pozycji oferty sprzedaży [OF], gdy minął termin ważności * Zamknięcie pozycji zamówienia sprzedaży [ZL], gdy minął termin realizacji * Zamknięcie pozycji zamówienia sprzedaży [ZL], aby program traktował zamówienie jako zrealizowane Realizacja zamówień sprzedaży Zamykając zamówienie sprzedaży trzeba podać przyczynę. Kody przyczyn zamknięcia są w tabeli: [NA_TPZ10] * Zamknięcie pozycji zamówienia zakupu [ZL], aby program traktował zamówienie jako zrealizowane Realizacja zamówień zakupu * Zamknięcie pozycji dokumentu rozchodu [RO], aby wskazać, że nie będzie wystawiana faktura sprzedaży do tego rozchodu * Zamknięcie pozycji dokumentu przychodu [PR], aby wskazać, że nie będzie rejestrowana faktura zakupu do tego przychodu Dokumenty magazynowe

2.8 Zamykanie okresów obliczeniowych

Zamknięcie okresu kończy proces rejestrowania operacji tego okresu. Po zamknięciu, nie można dopisać żadnych dokumentów z datą z tego okresu (miesiąca). Dokumenty zamykanego okresu muszą być zatwierdzone. Okresu zamkniętego nie można powtórnie otworzyć. Dane trzeba odtworzyć z kopii zapasowej. Okresy obliczeniowe Przed zamknięciem okresu warto sprawdzić zgodność zapisów na kontach w KG Księga Główna z zapisami w kartotekach ksiąg pomocniczych. Zgodność ksiąg pomocniczych z KG Księga Główna

2.9 Akceptowanie dokumentów

Akceptowanie, to jest dodatkowy etap w procesie przetwarzania dokumentów. Jest to kolejny mechanizm zapewnienia bezpieczeństwa podczas użytkowania programu Trawers ERP. Ochrona przed nieupoważnionymi działaniami. Patrz też: Bezpieczeństwo. Mechanizmy Etap ten jest stosowany tam, gdzie potrzebne jest dodatkowe wyrażenie zgody, przez upoważnioną osobę, do wykonania kolejnych kroków, np. do wysłania zamówienia. Typowa sytuacja: zamówienie zakupu na kwotę powyżej 5 tyś, musi akceptować kierownik działu. Akceptowanie można stosować w odniesieniu do następujących dokumentów: * Zamówienia sprzedaży Cykl przetwarzania zam sprzedaży * Zamówienia zakupu Cykl przetwarzania zam zakupu * Przesunięcia magazynowe MM Dokumenty magazynowe * Planowane kontakty RK Rynek Kontakty Patrz też opis oznaczania [*] rekordów, np. oznaczanie tych dokumentów w systemie KG Księga Główna, które będą zaksięgowane. Patrz szczegóły: Oznaczanie rekordów [*]

3. Sposoby rejestrowania dokumentów

3.1 Sposoby

Wpisanie ręcznie z klawiatury

Operator wpisuje kolejne informacje w odpowiednie miejsca na ekranie (na formatce ekranowej)

Wpisanie skanerem kodu kreskowego

* Operator część informacji wpisuje z klawiatury a część wczytuje skanerem, np. kod (indeks) sprzedawanego artykułu wczytuje skanerem a ilość wpisuje z klawiatury * Wszystkie informacje wczytywane są skanerem z etykiety logistycznej zawierającej złożony kod kreskowy GS1-128 Kody kreskowe DC Data Collection. Skanery

Wpisanie z zewnętrznego pliku CSV

Program pobiera dane dokumentu z pliku CSV. Plik zawiera kolejne wiersze odpowiadające kolejnym pozycjom dokumentu. CSV Tabela def CSV. Przykłady

Wpisanie w systemach powiązanych

Program tworzy (generuje) i zapisuje dokumenty w systemach powiązanych. Np. dokumenty magazynowe w MG powstają w systemach: * NA Sprzedaż. Zatwierdzenie faktury sprzedaży generuje dokument rozchodu * ZO Zakupy. Zatwierdzenie faktury zakupu generuje dokument przychodu * MI Inwentaryzacja. Zatwierdzenie dokumentu różnicy inwentaryzacyjnej generuje dokument korekty zapasu magazynowego * ZP Produkcja. Zatwierdzenie dokumentu wydania materiału na produkcję generuje dokument rozchodu Patrz szczegóły: Dokumenty transakcyjne Program nadzoruje spójność zapisu dokumentu pierwotnego (np. faktury sprzedaży) i zapisu dokumentu powiązanego (np. dokument rozchodu magazynoweg). Program zapewnia zachowanie spójności danych (en: Data integrity) poprzez mechanizm transakcyjności. Polega on na zapewnieniu, że proces aktualizacji wielu zbiorów danych (tabel) zostanie poprawnie zakończony. Patrz opis: Transakcyjność i restart Bezpieczeństwo. Mechanizmy

Wpisanie przy użyciu funkcji SOA

Dokumenty można wpisywać z programów zewnętrznych, np. z aplikacji internetowych. Typowy proces, to wpisywanie zamówień sprzedaży ze sklepów internetowych. SOA Architektura wymiany danych

Wpisanie wg dokumentu EDI

Program pobiera dane dokumentu z plików elektronicznych w formacie EDI. Np. zamówienia sprzedaży w formacie ORDER XML Dokumenty EDI

Wpisanie w module DC Data Collection. Skanery

Program przeznaczony do szybkiego rejestrowania danych przy zastosowaniu czytników kodów kreskowych (skanerów) w miejscu zdarzeń, w magazynach i w halach produkcyjnych. Bez zapisywania danych na dokumentach papierowych, bez potrzeby stosowania urządzeń pośredniczących. DC Data Collection. Skanery

3.2 Informacje o sposobach rejestrowania

Informacje o sposobach rejestrowania dokumentów dają obraz wykorzystania programu w codziennej pracy przedsiębiorstwa. Kto (co), kiedy i jak wpisał lub korygował dokumenty. Te informacje są dobrą podstawą do usprawnień. Np. zastąpienie ręcznej rejestracji procesami automatycznymi. Pokazują kanały dopływu danych: komunikaty EDI, pliki CSV, skanery, funkcje SOA (API).

Zapisy w bazie danych

Program automatycznie rejestruje proces (funkcję), który dopisał pozycję dokumentu, datę i czas dopisania oraz symbol operatora. Informacje te program zapisuje w każdym rekordzie w bazie danych: Pola: AddProc AddDate AddDatD AddTime AddUser AddSyst <-- dopisanie ChgProc ChgDate ChgDatD ChgTime ChgUser ChgSyst <-- zmiany ---o--- ---o--- ---o--- ---o--- ---o--- ---o--- | | | | | | IdProces | | Godz | System (w Tr6 [TR]) Dzień Dzień Operator (znakowo) (data) Bezpieczeństwo. Mechanizmy Zarządzanie sesjami Informacje to można przeglądać w zestawieniach tabelarycznych dokumentów. Zestawienia tabelaryczne Id procesu, daty i czas dopisanie rekordu można także przeglądać w zakładkach dokumentów, np. w fakturach sprzedaży. Dokumenty sprzedaży

Znaczące daty

Program automatycznie rejestruje proces (funkcję), który dopisał pozycję dokumentu, datę i czas dopisania oraz symbol operatora. Informacje te można przeglądać na ekranie: Znaczące daty, zwykle w zakładkach zarejestrowanych dokumentów.

Kronika operacji (log)

W kronice operacji (log) program zapisuje szczegóły zdarzenia tu: zapis pozycji dokumentu: IdProces funkcji, datę i czas, symbol operatora, itd. Kronika operacji (log)

4. Numerowanie dokumentów

Dokumenty transakcyjne, np. faktury sprzedaży, dokumenty rozchodu magazynowego itp. zapisywane są w zbiorach okresowych (miesięcznych). Zbiory danych okresowych Numeracja dokumentow jest zwykle miesięczna, gdyż w numerze jest zawarty miesiąc i rok, np. FV0021/01/18 [nnnnnn/mm/rr] i w każdym miesiącu dokumenty numerowane są od początku. Można podać schematy, wg ktorych program automatycznie nadaje dokumentom kolejne numery. Np. !!9999 2 znaki serii i cyfry, np. AB1012 W tabeli serii dokumentów można można podać prefiks, np. [PR]. Podczas automatycznego nadawania numerów dokumentom, program nadaje kolejne numery, tu: PR0001, PR0002, PR0003, ... Numerowanie dokumentów

5. Powiązanie dokumentów z e-mailami

E-maile można powiązać z dokumentami transakcyjnymi. To pozwala śledzić korespondencję do kogo i kiedy dokumenty zostały wysłane, od kogo i kiedy dokumenty zostały otrzymane (zarejestrowane w bazie danych). Mozna przeglądać dokumenty powiązane z e-mailami w e-archiwum. e-faktury, e-archiwum E-mail Używanie poczty elektronicznej RefNo Numery referencyjne

6. Powiązanie dokumentów z załącznikami [&]

Załączniki, to mogą być pliki fizyczne, np. rysunki w formatach gif, bmp, pdf, odsyłacze (linki), np. url adresy stron internetowych, identyfikatory RefNo. Załączniki [&]. Dokumenty powiązane Załączniki można powiązać z dokumentami, np. oferta sprzedaży powiązana z cennikiem. Każdy dokument może mieć wiele załączników. Załączniki powiązane z dokumentami: * można przeglądać podczas redagowania dokumentów * można wysyłać e-mailem razem z dokumentem * można drukować razem z dokumentem * można archiwizować Załączniki [&]. Dokumenty powiązane

7. RefNo Numery referencyjne dokumentów

RefNo to są identyfikatory, które jednoznacznie identyfikują dokumenty transakcyjne zapisane w bazie danych programu Trawers. Np. faktury sprzedaży, faktury zakupu, dokumenty przychodu do magazynu, itd. RefNo pozwalają na odszukanie odpowiedników dokumentów w bazach (zbiorach) wewnętrznych, np. w zbiorze e-maili i zbiorach zewnętrznych, np. w skoroszytach i w archiwach elektronicznych. Patrz przykłady zastosowania RefNo: RefNo Numery referencyjne Repozytorium e-faktur i innych dokumentów wystawianych przez Trawers. e-faktury, e-archiwum W archiwum danych znajdują się dane zgromadzone podczas użytkowania programu Trawers ERP, które nie są używane podczas bieżącej działalności firmy. Archiwum danych

8. Przeglądanie dokumentów

Dokumenty można przeglądać w pod-funkcji: Korekta i Przeglądanie. Zwykle można przeglądać dokumenty: Następny i Poprzedni. Z funkcją przeglądania powiązana jest zwykle funkcja: Wydruk Dokumenty można przeglądać w funkcjach raportowania. W programie są wbudowane generatory raportów. Można korzystać z programów zewnętrznych. Raporty i analizy W układzie tabelarycznym można przeglądać, drukować i wysyłać do innych programów dane zapisane w zbiorach dokumentów. Zestawienia tabelaryczne Do układu tabelarycznego można wybrać dokumenty wg warunków Query, można połączyć dokumenty z wielu okresów obliczeniowych, można porządkować (sortować) wg każdej kolumny tabeli. Także chronologicznie. Query. Zapytania wg warunków Dokumenty można przeglądać w archiwum danych. Archiwum danych Dokumenty można przeglądać wg numerów referencyjnych RefNo. RefNo Numery referencyjne

9. Drukowanie dokumentów

Drukowanie, to jest wysyłanie treści dokumentu na urządzenia wyjściowe, np. na drukarkę, do pliku załączanego do e-maila, do pliku w formacie HTML. Drukowanie. Mailing Funkcja: Wydruk zwykle jest powiązana z funkcją: Przeglądanie. Zawartość (treść) i postać dokumentów można redagować w edytorze wzorców. Wzorce dokumentów i etykiet

10. Wyszukiwanie dokumentów

Dostęp do treści dokumentów dają specjalizowane funkcje wyszukiwania w bazie danych. Szukanie w bazie danych

11. Zarządzanie dokumentami

Zarządzanie dokumentami (en: DMS Document Management System), to tworzenie (rejestrowanie), porządkowanie, przesyłanie i przechowywanie treści dokumentów w różnych formatach (doc, pdf, txt, itp.) i na różnych nośnikach (papierowe, magnetyczne, optyczne, itp.). W programie Trawers są mechanizmy (metody i struktury danych), które umożliwiają zarządzanie dokumentami. Zarządzanie dokumentami DMS

12. Tematy powiązane

Dokumenty transakcyjne Numerowanie dokumentów Praca w Real-Time. Zasady i znaczenie Okresy obliczeniowe Zbiory danych okresowych Dokumenty magazynowe Dokumenty sprzedaży Dokumenty zakupu Dokumenty płatności RefNo Numery referencyjne Słowa kluczowe #Dokumenty-Transakcje #Dokumenty-OkresyObliczeniow #Dokumenty-Numerowanie

13. Pytania i odpowiedzi

* Jak zarejestrować dokument z datą inną niż systemowa? Datę dokumentu (transakcji) wyznacza data systemowa. Jak zarejestrować dokument z datą inną niż systemowa? Należy odpowiednio ustawić parametr pracy operatora: 0718 Pracuje na bieżąco (Real-Time) Możliwe warianty: [ ] Rejestruje na bieżąco (wg daty systemowej) <-- domyślne ustawienie [1] Zmieni dzień [2] Zmieni okres i dzień [3] Zmieni datę logowania, okres i dzień Szczegółowy opis parametru 0718: Param operat 05xx 06xx 07xx 11xx