1. Opis ogólny
2. Pojęcia
Ilość w magazynie
Ilość zarezerwowana
Planowane przychody (+) i rozchody (-)
Ilość dostępna
Panel zapasu
Ilość brakująca
3. Operacje zmieniające stan zapasów
Przychody, rozchody
Zwroty
Korekty
Dostawy
Wydania, przyjęcia
4. Zestawienia
4.1 Zapasy bieżące
4.2 Zapasy dostępne
4.3 Zapasy brakujące
4.4 Zapasy nadmierne
5. Pytania i odpowiedzi
Reguła kontroli dostępności
Sprzedaż ponad ilość dostępną
Sprzedaż ponad ilośc w magazynie (na stanie)
Asortyment z LOT/SER
6. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
Poniżej opisane jest zarządzanie dostępnością zapasów dla potrzeb
wydawania do zamówień sprzedaży i na potrzeby wewnętrzne.
Ogólna reguła jest następująca: zatwierdzone dokumenty wydań, nie mogą
spowodować stanów ujemnych w kartotekach indeksów magazynowych.
Oczywiście można wystawić fakturę sprzedaży lub niezatwierdzony dokument
rozchodu na ilość większą niż jest w magazynie. Taki dokument ma charakter
dokumentu tymczasowego, nie zmienia stanów magazynowych (tylko rezerwuje).
Aby zatwierdzić taki dokument, należy uzupełnić zapasy magazynowe.
2. Pojęcia
Ilość w magazynie (en: On-Hand)
Ilość asortymentu, która wg zapisów w programie, znajduje się w magazynie.
Tak jak w naturze tak i w kartotekach w programie, ilość ta nie może być ujemna.
To oznacza, że nie można wprowadzić (zatwierdzić) dokumentu wydania na ilość wiekszą
niż ilość rzeczywista w magazynie.
Ale można wystawić dokument niezatwierdzony na ilość większą niż ilość
fizyczna w magazynie. Taki dokument, np. zamówienie lub faktura sprzedaży
tylko rezerwuje zapasy. Fakturę można zatwierdzić po uzupełnieniu zapasów.
Ilość zarezerwowana (rezerwacja) (en: Allocated)
Ilość, która jest planowana do wydania w przyszłej operacji rozchodu
do sprzedaży lub wydania do produkcji.
Ilość zarezerowana naliczana jest automatycznie na podstawie zarejestrowanych
dokumentów sprzedaży, dokumentów magazynowych i dokumentów produkcyjnych.
Zwolnienie rezerwacji:
* zatwierdzene dokumentu tzn. tworzenie dokumentu rozchodu magazynowego
* zamknięcie pozycji zamówienia sprzedaży
* zamknięcie pozycji specyfikacji materiałowej zlecenia w ZP
Zamówienia sprzedaży można zamknąć (zwolnić rezerwacje) ręcznie lub automatycznie
Realizacja zamówień sprzedaży
Chronologię wydawania tj. wydawanie w kolejności terminów wysyłki podanych
w zamówieniach sprzedaży, zapewnia: MG > Rozchody > Planowanie wydań
W pozostałych scenariuszach realizacji zamówień sprzedaży wydawanie
z magazynu i zwalnianie rezerwacji następuje wg kolejności zatwierdzania
dokumentów sprzedaży.
Planowane przychody (+) i rozchody (-)
Listę dokumentów, które powodują rezerwację można uzyskać na zestawieniach:
MG > Zapasy > Zapasy dostępne. Do uzupełnienia (wydruki i zestawienia tabelaryczne).
* Poniżej normy min wg KIM [MG_ZRR10] [MG_ZRR30]
* Poniżej normy min wg KSOM [MG_ZRR20] [MG_ZRR40]
Program drukuje dokumenty (transakcje), które maja wpływ na stany zapasów
tj. uwzględnienia planowane przychody (+) i rozchody (-).
Ilość dostępna (do dyspozycji) (en: Available)
(zapasy dostępne)
ilość w magazynie (en: On-Hand)
minus (-) ilość zarezerwowana (en: Allocated)
minus (-) ilość w dokumentach niezatwierdzonych (en: Prepared)
=================
= ilość dostępna (en: Available)
o-- Zapasy w magazynach ----------------------------------------------o
| |
| Indeks BARWNIK-INDYGO Barwnik do tkanin - indygo |
|---------------------------------------------------------------------|
| Mg W magazynie Na dni (-) Zarezerw. (=) Il dostępna -Jm- Na dni |
| 10 412.000 35 3.000 409.000 lt 6 |
| 40 0.000 ? 0.000 0.000 lt ? |
|-------------------- --o-- ---------------------------------- --o-- -|
| Razem 412.000 | 3.000 409.000 | |
o---------------------- | -------------------------------------- | ---o
| |
o-------------------o--------------------o
^
|
Na dni, Ilość dni zapasu (na ile dni wystarczy zapasu)
(en:DoS Day of Sales, DoH Days on Hand)
(Wskaźnik pokrycia zapasem)
= ilość w mag [/] średni rozchód dzienny w przyjętym okresie
[?] oznacza, że nie obliczono średniego rozchodu
Obliczanie średniego rozchodu:
Zapasy: normy i wskaźniki
Parametr 0726 [1] Magazyny z ilością > 0.000
(en: Only Show Locations with Qty)
Zapas dostępny = (Zapas w magazynie - Rezerwacja)
300 szt o <---- Zapas w magazynie
| |
| |
| o <-- 200 szt Ilość zarezerwowana
| |
| |
100 szt o <---- Zapas dostępny
| (300 - 200)
|
|
0 szt o------------------------------------
Doświetl ... Zapas dostępny / Stan w magazynie
Na ekranie wyboru: F2-wybór indeksu KIM
-- Indeksy KIM --------------------------------------------
+ BARWNIK-INDYGO Barwnik do tkanin - indygo 421.000
+ BEJCA-CO Bejca typ GLAZE - ciemny orzech 400.000
+ BEJCA-D Bejca typ GLAZE - dąb 395.000
+ BEJCA-O Bejca typ GLAZE - orzech 400.000
...
--------------------------------------------------- ---o---
|
Ilość dostępna w mag bieżącym ----->--o
Tu program może pokazać inne ilości, np. zapas dostępny bez
uwzględnienia rezerwacji dla zamówień sprzedaży, itp.
Decyduje parametr: Warunek operatora > Dostęp do KIM (pole: FKIMDOS)
np. [2] Zapas dostępny2 : M-R+RezZamSprz
Ilość w magazynie [M] (-) Wszystkie rezerwacje [R]
z wyjątkiem rezerwacji dla zamówień sprzedaży [RezZamSprz]
Warunki (filtry) operatorów
Ekran KSOM: Panel zapasu
o---------------------------------------o
| Ilość w magazynie 300 |
| W kontroli jakości ......... (-) 0 | MG w kontroli jakości (w locie)
| W fakturach sprzedaży ...... (-) 50 | NA w fakturach niezatwierdz (fRezer)
| W rozchodach na produkcję .. (-) 0 | ZP w wydaniach niezatwierdz (wRezer)
| W rozchodach magazynowych .. (-) 0 | MG w rozchodach niezatwierdz (rEzMag)
| Rezerwacja-zamów. sprzedaży (-)150 | NA w otwartych zam sprzedaży (mRezer)
| Rezerwacja-zlecenia otwarte (-) 0 | ZP w otwartych zlec produkc (pRezer)
| === |
| (=) Ilość dostępna 100 | 100 = (300 - 50 - 150)
o---------------------------------------o
NOTE: Panel zapasu pokazuje stan bieżący (ilość w magazynie) (en: On-Hand),
planowane ilości zmniejszające (-) (en: Allocated) oraz ilość dostępną.
Planowane ilości zwiększające (+) zapisane są w dokumentach i prezentowane w zestawieniach:
* Zamówienia zakupu: ilości pozostałe do realizacji, otrzymania od dostawców
Zestawienie: KIM/KSOM > Zakładka: Zamówienia zakupu (+) (en: On Purchase Order)
* Zlecenia produkcyjne: ilości pozostałe do wykonania, przyjęcia z produkcji
Zestawienie: KIM/KSOM > Zakładka: Produkcja > Zlecono do produkcji (+) (en: Quantity WIP)
* Propozycje zamówień: ilości rekomendowane do zamówienia
Zestawienia ZA > Potrzeby > Propozycje zakupu [ZA_PPZ10] [ZA_PPZ15]
Zapasy brakujące (en: Out-of-stock)
Zapas wyczerpany. Nie ma w magazynie.
Kolejne możliwe kroki:
* Zamówić u dostawcy lub wyprodukować, gdy nadal potrzebny
* Pobrać z innego magazynu (oddziału)
* Oznaczyć jako nieaktywny (zablokować), gdy już niepotrzebny
* Odbiorcy zaoferować zamiennik
* Obiecać powiadomienie zainteresowanych, gdy asortyment będzie dostępny
3. Operacje zmieniające stan zapasów (en: On-Hand)
MG Magazyn
* Rejestracja dokumentu z zatwierdzaniem
(przychód, rozchód, zwrot, korekta, przesunięcie)
* Zatwierdzenie dokumentu
* Weryfikacja z poprawianiem
Dokumenty magazynowe
MI Inwentaryzacja
* Aktualizacja stanów spisanych w inwentaryzacji z zatwierdzeniem
Inwentaryzacja zapasów
NA Sprzedaż
* Zatwierdzenie dokumentu sprzedaży magazynowej: faktura, paragon
* Zatwierdzenie dokumentu korygującego sprzedaż magazynową: faktura, paragon
Dokumenty sprzedaży
ZO Zakupy
* Zatwierdzenie dokumentu dostawy do magazynu
* Zatwierdzenie faktury zakupu (z równoczesną dostawą do magazynu)
* Zatwierdzenie faktury korygującej zakup do magazynu
Dokumenty zakupu
ZP Produkcja
* Rejestracja dokumentu magazynowego z zatwierdzeniem
(wydanie materiału, zwrot materiału, przychód z produkcji, zwrot na produkcję)
Dokumenty transakcyjne w produkcji
4. Zestawienia
4.1 Zapasy bieżące
* Zapasy bieżące
Pokazuje stan zapasów w dniu tworzenia zestawienia
* Zapasy w dniu ... (en: As Of .. date)
Pokazuje stan zapasów na koniec wskazanego dnia
Patrz też:
Raporty stanu i obrotów zapasów
4.2 Zapasy dostępne
Pokazuje stan zapasów dostępnych, tzn. ilości w magazynach pomniejszone
o rezerwacje i ilości w dokumentach niezatwierdzonych
NOTE: Zestawienia zapasów dostępnych (stany (-) rezerwacje) program prezentuje
ilościowo. Wycena nastąpi podczas rozchodu i zdejmowania asortymentu z rezerwacji.
Szacunkowo można obliczyć wartość zapasów dostępnych:
wartość zapasów bieżących (-) (ilość zarezerwowana * średnia cena zapasów bieżących)
Patrz też:
Raporty stanu zapasów
4.3 Zapasy brakujące
* Zapasy poniżej norm minimum
Stany poniżej normy min wg KIM [MG_ZSW40]
Stany poniżej normy min wg KSOM [MG_ZSW82]
Normy i wskaźniki zapasów
* Zapasy do uzupełnienia
Ustalanie potrzeb zakupowych wg różnych kryteriów.
Kiedy zamawiać, ile zamawiać ?
System zaopatrzenia
* Niedobór komponentów
Niedobór występuje, gdy potrzeba więcej materiałów niż suma:
(dostępne w magazynie + zamówiono u dostawcow + zlecono do produkcji)
Zarządzanie produkcją
* Tworzenie planu potrzeb
System MRP kontroluje stan zapasów. Porównuje aktualne i przyszłe potrzeby
z bieżącymi zapasami po to, aby przewidzieć przyszłe niedobory.
MRP daje rekomendacje dla działu zaopatrzenia i działu produkcji.
MRP Planowanie potrzeb
* Tworzenie propozycji zakupów
Generowanie automatyczne, na podstawie planu potrzeb MRP w systemie MR.
Plan potrzeb tworzony jest z uwzględnieniem zamówień sprzedaży i zamówień
zakupu, prognoz, zleceń produkcyjnych i stanu zapasu magazynowego.
Realizacja zamówień zakupu
4.4 Zapasy nadmierne
Zapasy zalegające, zapasy powyżej norm maksimum
Patrz też:
Normy i wskaźniki zapasów
P. Jak ustalić indeksy, których zapas jest nadmiarowy (nadmierny)
Np. mamy 200 szt, a sprzedaż w ostatnich 90 dniach była 30 (średnio: 0.333 szt/dz)
Tzn. mamy zapas na 600 dni (= 200szt / 0.333 szt/dz).
A powinniśmy mieć co najwyżej na 120 dni.
O. Obliczyć średni rozchód za ostatnie 90 dni, zapisać stan max na 120 dni
i zrobić wydruk: Zapasy powyżej normy
Obliczenia, kolejne kroki:
Krok 1: Obliczenie średniej sprzedaży dziennej
Najpierw trzeba obliczyć średnią dzienną sprzedaż dla każdego indeksu.
W przykładzie dla 200 sztuk sprzedaż wynosiła 30 sztuk przez ostatnie 90 dni.
30 szt
Średnia sprzedaż dzienna = ------ = 0.333 szt/dzien
90 dni
Krok 2: Obliczenie dostępnego zapasu w dniach
Następnie obliczamy, na ile dni wystarczy obecny zapas.
200 szt
Zapas w Dniach = -------- ~ 600 dni
0.333 szt/dzien
Krok 3: Porównanie z limitem
Teraz porównujemy zapas w dniach z ustalonym limitem (120 dni).
Krok 4: Wyodrębnienie nadmiarowego zapasu
Jeśli zapas w dniach przekracza limit 120 dni, oznacza to,
że zapas tego indeksu jest nadmiarowy.
Przykład
-------------------------------------------------------------------------------------------
Sprzedaż (szt) Śr. sprzedaż Zapas
Indeks Zapas (szt) w 90 dni dziennie (szt/dz) w dniach Limit (dni) Nadmiar
-------- ---------- ------ ----------------- -------------- ---------- -------
Indeks A 200 30 0.333 600 120 Tak
-------------------------------------------------------------------------------------------
W powyższym przykładzie, zapas Indeksu A jest nadmiarowy, ponieważ zapas w dniach (600 dni)
znacząco przekracza ustalony limit (120 dni).
5. Pytania i odpowiedzi
Reguła: Wydać ilość aktualnie dostępną
P. Jaka jest standardowa reguła kontrola rezerwacji i dostępności ?
O. Wydać z magazynu można tyle, ile jest aktualnie dostępne (en: Available)
Tzn. tyle ile jest w magazynie (-) minus rezerwacja przez inne transakcje
Jak zabezpieczyć ilość zarezerwowaną ?
P. Program zapisuje ogólną ilość zarezerwowaną, np. przez zamówienia sprzedaży.
Nie zapisuje kto, ile i dla kogo zarezerwował. Jak zapewnić, aby jeden
hadlowiec nie sprzedał (nie wydał) asortymentu zarezerwowanego przez innego
handlowca ?
O. W każdym magazynie utworzyć jedno stanowisko wydawania do zamówień sprzedaży.
O tym, komu i ile wydać decydować powinna jedna osoba wg ustalonych reguł.
Np. wydawać zamówione najwcześniej, wydawać, gdy można skompletować całe
zamówienie itp.
Możliwe warianty:
1. Tak zorganizować pracę, aby rezerwacji dokonywały tylko zamówienia sprzedaży,
tzn. zatwierdzać faktury sprzedaży i dokumenty magazynowe.
Wydawać do zamówień sprzedaży w funkcji:
MG > Rozchody > Planowanie wydań [MG_DRO1I] (strategia zalecana)
Panel planowania wydań
2. Handlowcom przydzielić oddzielne magazyny lub oddzielne miejsca składowania
Np. odbiorcy sieciowi wymagają aby ich zamówienia zawsze były w pełni realizowane.
Trzymać dla nich asortyment w oddzielnych magazynach (magazynach wirtualnych).
Sprzedać więcej niż ilość dostępna: 0627[1]
P. Czy można pozwolić niektórym operatorom sprzedać (wydać) więcej niż jest
aktualnie dostępne (ale nie więcej niż jest rzeczywiście w magazynie) ?
O. Tak, należy oznaczyć parametr operatora 0627 [1]
Trzeba jednak pamiętać, że taki dokument może 'zabrać' towar zarezerwowany
przez innych operatorów. Inni nie będą mogli wydać towaru,
tj. zatwierdzić 'swoich' dokumentów).
Param operat 05xx 06xx ...
Sprzedać więcej niż ilość w magazynie: 0638[1]
P. Czy można pozwolić niektórym operatorom wystawić dokument na ilość większą
niż aktualnie jest w magazynie ?
O. Tak, należy oznaczyć parametr operatora 0638 [1]
Operator może zarejestrować dokument niezatwierdzony na ilość większą
niż ilość aktualnie w magazynie.
Ale takiego dokumentu nie można zatwierdzić. Trzeba uzupełnić zapas.
Param operat 05xx 06xx ...
Zamówić więcej niż ilość dostępna: 0118[1]
P. Czy można zarejestrować (i zarezerwować w magazynie) zamówienie sprzedaży
na ilość większą niż dostępna ?
O. Tak, należy oznaczyć parametr ogólny 0118 [1]
Można zarejestrować zamówienie. Zwolnienie rezerwacji nastąpi
po wystawieniu faktury do tego zamówienia lub po zamknięciu zamówienia.
Parametry ogólne 01xx 02xx 03xx 08xx
Asortyment z LOT/SER
P. Asortyment ma numery partii LOT/SER. Jak program rezerwuje asortyment ?
Numerowanie partii LOT/SER
O. Program rezerwuje na dwa różne sposoby:
* MG Dokumenty wydań magazynowych:
~-------------------------------
Program pyta o nr LOT/SER i zapisuje ilość zarezerwowaną w LOT/SER.
* NA Faktury sprzedaży:
---------------------
Program pyta o nr LOT/SER i zapisuje ilość zarezerwowaną w LOT/SER.
* NA Zamówienia sprzedaży:
------------------------
Program nie pyta o nr LOT/SER. Program zapisuje ilość zamówioną
w karcie asortymentu w podanym magazynie tj. w karcie KSOM.
Tzn. kontroluje ilość dostępną, ale bez wskazywania konkretnego LOT/SER.
Dlaczego nie wskazuje się numeru LOT/SER na zamówieniu sprzedaży?
Gdyż w chwili rejestrowania zamówienia sprzedaży jeszcze nie wiadomo,
która partia LOT/SER będzie wysyłana.
a) w przypadku towarów handlowych, np. spożywczych nr partii ustalany
jest dopiero w chwili wydania z magazynu
b) w przypadku towarów produkowanych (wyrobów) nr partii LOT/SER
nadawany jest w chwili przyjęcia do magazynu z produkcji
i wybierany podczas wydawaniu z magazynu do zamówienia sprzedaży
NOTE: Można zarezerwować partie LOT/SER dla konkretnego zamówienia sprzedaży.
Opis specjalistycznego rozwiązania (rezerwowanie partii LOT/SER):
Numerowanie partii LOT/SER