System zaopatrzenia

1. Opis ogólny 2. Zarządzanie dostawcami 3. Zarządzanie ofertami produktów i usług 4. Realizacja zakupów Potrzeby Kontrakty Zamówienia Realizacja (dostawy) Zakupy usług Faktury zakupu Rozrachunki 5. Zarządzanie zapasami magazynowymi 6. Zarządzanie płatnościami 7. Analiza procesu zaopatrzenia 8. Automatyzacja procesu zaopatrzenia 9. Portal dostawcy 10. Tematy powiązane

1. Opis ogólny

Zaopatrzenie, to proces nabywania komponentów, materiałów i innych towarów oraz usług niezbędnych do funkcjonowania przedsiębiorstwa. (en: Requisition management, Procurement management) W związku z automatyzacja i rozwojem wymiany dokumentów elektronicznych proces zaopatrzenia określa się: P2P Procure-to-Pay. Obejmuje: * ustalenie potrzeb zapotrzeniowych * wybór dostawcy * zapytania ofertowe do potencjalnych dostawców * negocjacje ew. aukcje * złożenie zamówienia zakupu * rejestracja potwierdzenia * przyjęcie dostawy * sprawdzenie ilości, jakości i ceny * rejestracje faktury * płatność * analiza procesu w celu usprawnienia Zaopatrzenie może odbywać się także poprzez przemieszczanie asortymentu między oddziałami i między magazynami przedsiębiorstwa. Generowanie dok przesunięć MM

2. Zarządzanie dostawcami

Utrzymywanie aktualnej kartoteki: dostawców i potencjalnych dostawców Kartoteka dostawców ma podobną organizację jak kartoteka odbiorców (klientów) Zarządzanie bazą dostawców Utrzymywanie kartoteki adresów dodatkowych Wysyłanie masowe listów i e-maili Wysyłanie e-maili Rejestrowanie kontaktów Wyznaczanie terminów następnych kontaktów Moduł RK Rynek kontakty Zarządzanie e-mailami wchodzacymi i wychodzącymi Analizowanie kosztów działań Zakupy nie-magazynowe (koszty) Ocena dostawców Wybór dostawców

3. Zarządzanie ofertami produktów i usług

Wysyłanie zapytań ofertowych RFQ do dostawców. Request For Quotation. Dokument: [OF] Zapytanie ofertowe RFQ Dokumenty zakupu Zarządzanie katalogami dostawców Zarządzanie kartoteką ofert cenowych dostawców Kartoteka cen dostawców (oferty) Pobieranie ofert dostawców z plików CSV Porównywanie cen oferowanych przez dostawców z cenami zakupu Wybór i ocena dostawców Zarządzanie cennikami zakupu Cenniki zakupu Zarządzanie kartoteką indeksów producentów MPN KIM Tabele powiązane

4. Realizacja zakupów

Ogólnie

Ustalanie potrzeb, wysyłanie zamówień, odbieranie dostaw, fakturowanie. Realizacja zamówień zakupu Kartoteki dostawców Zapytania do dostawców Oferty dostawców - (co, za ile, na jakich warunkach ?)

Potrzeby

Ustalanie potrzeb zakupowych wg różnych kryteriów w systemie ZA Kiedy zamawiać, ile zamawiać ? ZA Tworzenie zamówień zakupu Patrz też: ZA Wzory obliczania potrzeb zakupu Ustalanie potrzeb zakupowych wg metody MRP MRP Firmy handlowe i usługowe

Kontrakty

Kontrakty zakupu stosuje się w przypadku asortymentów kupowanych regularnie od tych samych dostawców. Stosując kontrakty wielo-terminowe można uzyskać korzystniejsze ceny i wynegocjować upusty (rabaty). Zamówienia zakupu można wystawiać w powiązaniu z kontraktami. Dokumenty zakupu

Zamówienia

Generowanie i wysyłanie zamówień ZA Tworzenie zamówień zakupu MRP Tworzenie zamówień zakupu Zaopatrzenie oddziałów. W praktyce Akceptowanie zamówień Cykl przetwarzania zamówień zakupu Wysyłanie zamówień zakupu do dostawców Wysyłanie zamówień zakupu w formacie elektronicznym EDI Dokumenty zakupu Rejestrowanie potwierdzenia szczegółów zamówień Cykl przetwarzania zam zakupu

Realizacja (dostawy)

Śledzenie realizacji zamówień Przyjmowanie dostaw do magazynu - do zamówienia / bez zamówienia Realizacja zamówień zakupu

Faktury zakupu

Faktury zakupu Faktury korygujące zakup Dokumenty zakupu Pobieranie faktur zakupu w formacie elektronicznym EDI Dokumenty zakupu Faktury zakupu RR Faktury VAT RR Rolnik Ryczałtowy Analizowanie zakupów w różnych układach Raporty i analizy

Zakupy usług

Zakupy usług Indeksy nie-magazynowe Zakupy materiałów powierzonych (depozyty) Zapasy w depozycie

Rozrachunki

Informacje o zobowiązaniach Rozrachunki: zobowiązania Noty obciążeniowe i uznaniowe Dokumenty zakupu Zdalny dostęp dostawców do bazy danych odbiorców Zdalny dostęp dostawców

5. Zarządzanie zapasami magazynowymi

Kartoteki indeksów i obrotów magazynowych Kartoteki indeksów Numery partii LOT, serii SER Przychody, rozchody, przesunięcia, zwroty i korekty Dokumenty magazynowe Wycena zapasów wg LIFO/FIFO, Ewidencyjnej, Średniej, Wskazanej, Depozyt Spisy z natury i rozliczanie inwentaryzacji Użycie czytników kodu kreskowego i kolektorów WMS iejsca składowania w magazynie WMS Miejsca składowania Opis Analizy stanu zapasów i obrotów w różnych układach. Wskaźniki stanu. Zapasy: Normy i wskaźniki Prognozowanie potrzeb Utrzymywanie minimalnych stanów Prognozy rozchodu zapasów Zarządzanie naszymi zapasami przez dostawców VMI Vendor Managed Inventory. Przedstawiciele dostawców logują się do bazy swoich odbiorców i dbają o odpowiednie stany zapasów 'swojego' asortymentu. RA Zdalny dostęp dostawców Zarządzanie zapasami dealerów przez dostawców produktów i części zamiennych. MDI Managed Dealer Inventory. Metoda stosowana przez producentów, dostawców Klasyfikacja stosowana przez producentów, dostawców części zamiennych dla dealerów. Obliczenia prowadzi się oddzielnie dla każdego dealera a następnie sumuje wyniki obliczeń. W rezultacie ustala się potrzeby wytwórcze (suma zamówień) a do poszczególnych dealerów wysyła się propozycje zamówień na poszczególne części. Taka metoda obliczeń wykonywanych przez producentów uwalnia dealerów od prowadzenia własnych obliczeń. Można to nazwać: Outsourcing zaopatrzenia. Zarządzanie własnymi zapasami zgromadzonymi u odbiorców Wariant VMI: Dostawcy składują swoje zapasy w siedzibie odbiorców. Jest to depozyt dostawcy u odbiorcy (en: Consignment). Zapasy w depozycie Zarządzanie dostępnością zapasów SMA Supplier Managed Availability Zarządzanie dostępnościa zapasów. Zaawansowana metoda zarządzania zapasami (VMI+). Zakłada, że nie wystarcza dbanie o poziom zapasów, np. zawsze na poziomie bezpiecznym. Jak w: VMI Vendor Managed Inventory. Zarządzanie zapasami przez dostawcę. Celem jest zapewnienie dostępności zapasów tylko wtedy, gdy są potrzebne. W tej metodzie dostawca monitoruje nie tylko poziom zapasów lecz także zużycie zapasów na potrzeby własne i odbiorców (klientów). Przesunięcia między magazynami Generowanie dokumentów MM

6. Zarządzanie płatnościami

Wpłaty i wypłaty gotówkowe w kasach Wpłaty i wypłaty na rachunkach bankowych Zarządzanie płatnościami Rozliczenia z odbiorcami i dostawcami Homebanking - płatności elektroniczne Tworzenie przelewów bankowych Polecenia przelewu - drukowane i elektroniczne Kontrola należności i zobowiązań Rozrachunki: zobowiązania Należności i zobowiązania przeterminowane Analizy spływu należności Rozliczanie nadpłat Rozliczanie kompensat Rozrachunki z zaliczkobiorcami Rozrachunki: zobowiązania Operacje walutowe i obliczanie różnic kursowych Wielo-walutowość

7. Analiza procesu zaopatrzenia

Analiza procesu zaopatrzenia, to zbieranie, porządkowanie i klasyfikowania danych, przede wszystkim danych o poniesionych kosztach związanych z zakupami (en: Spend Analysis). Celem analizy jest usprawnienie procesów, głównie zmniejszenie kosztów. Przetwarza się podstawowe dane: co firma kupuje, od kogo, za ile. Szuka się sposobów na zmniejszenie wydatków przy zachowaniu skuteczności procesów zaopatrzeniowych. (en: to do more with less). Zakupy nie-magazynowe (koszty) W programie Trawers gromadzone są dane niezbędne do analizy: * zamówienia zakupu * faktury zakupu i faktury korekt zakupu * dokumenty przychodu i zwrotów * dokumenty płatności dla dostawców Dokumenty zakupu Realizacja zamówień zakupu Zarządzanie płatnościami Dane te można przetwarzać i analizować w formacie raportów, sprawozdań i wskaźników. Raporty i analizy Zakupy magazynowe Zakupy nie-magazynowe (koszty)

8. Automatyzacja procesu zaopatrzenia

Procesy automatyczne, to są procesy działające samoczynnie, zgodnie z ustalonymi regułami funkcjonalnymi i organizacyjnymi. Obecnie konieczna jest automatyzacja procesów zachodzących w systemach. i w przedsiębiorstwach. Kryterium jakości i sprawności jest czas. Trzeba skrócić czas realizacji zadań i eliminować pomyłki. Procesy biznesowe w Trawers ERP W obszarze zaopatrzenia można automatyzować następujące procesy: * Generowanie zamówień zakupu, wg wskaźników i norm zapasów ZA Tworzenie zamówień zakupu * Generowanie zamówień zakupu, wg norm i obliczeń MRP Obliczenia MRP * Seryjne tworzenie pozycji faktur zakupu wg przychodów magazynowych Realizacja zamówień sprzedaży * Wpisanie zamówienia zakupu do bazy danych Zamówienie można wpisać komunikatem SOA SOA Architektura wymiany danych Zamówienie można wpisać dokumentem EDI EDI Dokumenty zakupu Zamówienie można wpisać skanerem DC Data Collection * Wysłać potwierdzenie zarejestrowania przy pomocy funkcji: Alerty i raportowanie * Drukowanie etykiet na zamówione paczki Wzorce etykiet * Pobieranie dokumentu EDI Awizo dostawy [DESADV] EDI Dokumenty zakupu * Wezwanie do dostawy. Automatyczne wskazanie opóźnień w realizacji zamówień dostaw. Alerty i raportowanie. Przykłady * Bid Processing Aukcje i automatyczne analizy zgłoszeń i wybór oferenta Wysyłanie zapytania RFQ do wielu dostawcóww Dokumenty zakupu

9. Portal dostawcy

Portal Dostawcy (en: Supplier Portal, de: Lieferantenportal), to aplikacja internetowa, która jest platformą wymiany informacji między firmą kupującą towary i materiały i jej dostawcami. Takie portale zwykle budują i użytkują większe firmy, które mają wielu dostawców i znacznie rozbudowany asortyment zaopatrzeniowy. Np. Portal fimy Daimler ma 155 000 zarejestrowanych dostawców i notuje ponad 20 000 wizyt dziennie. Ikea ma 1 600 dostawców. Zadaniem portalu jest zarządzanie zaopatrzeniem z wykorzystaniem technik i narzędzi internetowych. * Zarządzanie dostawcami * Zbieranie ofert i ich analizowanie * Składanie i realizowanie zamówień zakupu * Zarządzanie dostawami * Rozliczanie zabowiązań * Analiza i ocena pracy dostawców Portal Dostawcy ma cechy rozwiązania B2B. * Logują się przedstawiciele zaakceptowanych dostawców * Portal gromadzi i agreguje dane o obrotach ilościowych i pieniężnych * Analizuje się i porównuje się parametry i wskaźniki: terminowość, itd. * Portal funkcjonuje jako usługa internetowa (SaaS). Dostawca nie musi instalować u siebie żadnych dodatkowych urządzeń. Wystarczy dostęp do internetu Integracja z internetem. Rozwiązania

10. Tematy powiązane

Zarządzanie bazą dostawców Kartoteka cen dostawców (oferty) Realizacja zamówień zakupu Zakupy nie-magazynowe (koszty) ZA Wzory obliczania potrzeb zakupu Rozrachunki: zobowiązania Słowa kluczowe #Zakupy-Zamówienia #Zakupy-Dokumenty #Magazyny-Organizacja #Logistyka-Zaopatrzenie