1. Opis ogólny
Automatyzacja
Procesy
Cel biznesowy
Korzyści automatyzacji
2. Automatyzacja procesów. Mechanizmy
Alerty
Procesy AutoRun
SOA. Uślugi internetowe
Przetwarzanie (obliczenia) masowe
Funkcje TrExt
3. Automatyzacja procesów. Przykłady
CRM i marketing
Logistyka, dystrybucja i zaopatrzenie
Płatności i rozliczenia
Bieżąca ewidencja i zarządzanie
Raportowanie
Zarządzanie i rozliczanie produkcji
Funkcje techniczne
4. Przetwarzanie bez-papierowe
5. Automatyczna wymiana danych
6. Symulacje, cyfrowe bliźniaki
7. RPA Zrobotyzowana Automatyzacja Procesów
8. Tematy powiązane
1. Opis ogólny
Automatyzacja
Automatyzacja, to zastąpienie ludzkiej pracy (fizycznej i umysłowej)
przez pracę maszyn. Człowiek określa działania, powiązanie działań
i kryteria powiązań (relacji) między działaniami.
Maszyna samoczynnie (samoregulacja) wykonuje ustalone czynności
bez udziału człowieka. Maszyna wykonuje procesy automatyczne.
Automatyzacja w programie komputerowym, jakim jest Trawers ERP,
obejmuje proste działania, np. automatyczne podpowiadanie kolejnego
numeru dokumentu oraz złożone sekwencje działań (procesy), np.
seryjne wysyłanie wezwań do zapłaty połączone ze zmianą statusu rozrachunku.
Proste działania, np. automatyczne podpowiadanie kolejnego numeru
dokumentu opisano w oddzielnym artykule.
Automatyzacje w Trawers ERP
W tym artykule opisuje znajdują się opisy automatycznych procesów biznesowych.
Tj. automatyzmów bardziej rozbudowanych, których zastosowanie daje firmie
korzyści gospodarcze.
Poprzez automatyzację uzyskanie większej sprzedaży i obniżenie kosztów.
Proste automatyzmy także dają korzyści gospodarcze. Dlatego, w wielu przypadkach,
w obu artykułach mogą być informacje i odniesienia do tych samych lub
podobnych rozwiązań.
Istotną korzyścią automatyzacji w zastosowaniach rozwiązań informatycznych (IT)
jest przeniesienie IT z kategorii kosztów do roli generatora wartości.
(Transforming IT from a cost center to a value generator).
Procesy
Procesy, to są ciągi (szeregi) czynnosci (funkcji, zadań), ktore realizują cel (zadanie).
Cel biznesowy
Cel biznesowy, to stan, którego osiągnięcie daje firmie korzyść gospodarczą.
Dla firmy (przesiębiorstwa gospodarczego) korzyścią jest: zwiększenie dochodów
i zmniejszenie kosztów.
Zwiększenie dochodów można osiągnąć poprzez zwiększenie sprzedaży (nowi klienci, nowe produkty).
Zmniejszenie kosztów można osiagnąć poprzez zmniejszenie udziału pracy ludzkiej
(coraz bardziej kosztownej) w realizacji zadań firmy i zastąpienie jej procesami
automatycznymi realizowanymi przez program Trawers ERP.
Automatyzacja procesów biznesowych
(en: BPA Business Process Automation)
Automatyzacją procesów biznesowych, to jest wykonywanie czynności (funkcji, zadań)
realizujących cele, przez oprogramowanie, tu: program Trawers ERP.
Poprzez automatyzację można uzyskać większą sprzedaż i obniżyć koszty.
Korzyści automatyzacji
* Uwolnienie specjalistów od wykonywania powtarzalnych, rutynowych prac
Specjaliści mogą skoncentrować się na realizacji zadań najważniejszych dla firmy
* Skrócenie czasu realizacji zadań, np. procesy długotrwałe mogą być
wykonywane w nocy
* Możliwość przetwarzania wielkich ilości danych z dużą dokładnością
* Zmniejszenie ryzyka pomyłek i błędnych danych
(człowiek jest najsłabszym ogniwem w systemach IT)
* Usprawnienie komunikacji wewnątrz systemu i z otoczeniem
* Zmniejszenie liczby interwencji człowieka: mniej błędów i niższe
koszty - niepotrzebni wysoko-płatni specjaliści
* Szybkie analizowanie danych, co wpływa na jakość wyrobów i usług
* Możliwość reagowania na zmiany rynkowe i oczekiwania klientów.
Nie trzeba skomplikowanych zmian organizacyjnych i wielodniowych szkoleń
gdyż 'system sam steruje organizacją'
* Wyeliminowanie kosztów wynikających z opóźnień, np. nieterminowych
realizacji zobowiązań
* Zastąpienie pracy manualnej procesami automatycznymi
Eliminacja pomyłek, obniżenie kosztów
2. Automatyzacja procesów. Mechanizmy
2.1 Alerty
W programie Trawers ERP wykonuje się wiele procesów, które wymagają nadzoru
(monitorowania). Trzeba obserwować przebieg procesów, warunki realizacji
i rezultaty (wyniki).
Monitorowanie można zautomatyzować i uwolnić użytkowników (operatorów)
od potrzeby ciągłego nadzorowania pracy i wyników programu.
Do automatyzacji monitorowania służy mechanizm alertów.
Zadaniem alertu jest prezentowanie i wysyłanie raportu, gdy wystąpi zdarzenie,
lub zostanie spełniony określony warunek (wystąpi zdarzenie, en: Event, Business Event).
Alerty i raportowanie. OpisAlerty i raportowanie. Przykłady
2.2 Procesy AutoRun
AutoRun, to możliwość automatycznego wykonywania funkcji programu.
Automatycznego tzn. bez konieczności wybierania pozycji z menu.
Tworząc sekwencję automatycznie wykonywanych funkcji uwalnia się użytkowników
od potrzeby ręcznego wywoływania procesów programu.
Procesy AutoRun
2.3 SOA. Usługi internetowe
* Wysyłanie i pobieranie danych w funkcjach SOA
* Funkcje serwera internetowego Web Services
Konsument (obcy system) wysyła do Dostawcy (Trawers ERP) komunikat z parametrami,
z żądaniem usługi. Trawers ERP wykonuje usługę i odsyła wynik.
SOA daje możliwość prowadzenia 'dialogu' z Trawers ERP. Wysyłanie sekwencji
zapytań (poleceń) i otrzymywania odpowiedzi (rezultatów).
SOA Architektura wymiany danych
2.4 Formuły (wzory) obliczeniowe
Formuła to jest wzór, według którego następuje obliczenie wartości.
Formuła zawiera argumenty, tj. dane (wartości) używane do obliczeń
i operatory (znaki działań matematycznych).
Formuły można stosować do złożonych i wielo-etapowych obliczeń, np.
* Obliczanie cen sprzedaży
* Obliczanie kosztów normatywnych produkcji: kosztów własnych materiałów
i kosztów złożonych struktur produkcyjnych
* Obliczanie wyników ekonomicznych i wskaźników przedsiębiorstw
* Obliczenie składników płacowych, przy uwzględnieniu zmiennych,
np. stawek wynagrodzeń, dni nieobecności, dodatków i potrąceń
* Obliczanie potrzeb zakupowych
Patrz szczegóły:
Formuły i wzory obliczeniowe
2.5 Przetwarzanie (obliczenia) masowe
* Wysyłanie masowe listów i e-maili
* Masowe usuwanie i zamiany komponentów
* Masowe zmiany statusu zamówień, zleceń, dokumentów finansowych
Komponenty technologiczne. Złożenia
2.6 Dopisywane seryjne
* Dopisywanie wielu zleceń i pod-zleceń ZP
* Dopisywanie faktur sprzedaży [FA] wg faktur powtarzalnych [AU]
* Rozpisywanie nadpłat na najstarsze nierozliczone faktury kontrahenta
* Seryjne oznaczanie [*] rekordów w kartotekach odbiorców, dostawców, indeksów KIM
Dokumenty. Przetwarzanie transakcji
2.7 Generowanie transakcji (dokumentów)
* Generowanie faktur sprzedaży [FA] wg dokumentów rozchodu [RO] w magazynie
* Generowanie faktur zakupu [FA] wg dokumentów przychodu [PR] w magazynie
* Generowanie dok przesunięć [MM] w magazynie wg obliczeń potrzeb zaopatrzeniowych
* Generowanie zamówień zakupu [ZL] wg zamówień sprzedaży [ZL]
Dokumenty transakcyjne
2.8 Funkcje TrExt
Funkcje zgromadzone w module TrExt realizują wiele zadań: służą do formatowania
wydruków i opisów, pobierają dane ze zbiorów, zapisują dane do zbiorów,
wykonuja obliczenia, sterują pracą innych modułów, np. SOA (API), Alerty, AutoRun.
Wzorce Funkcje TrExt
Definicje budowy plików CSV (mapowanie)
Tabela mapowania pozwala na opisanie struktury plików tekstowych (.CSV),
pobieranych lub wysyłanych w poszczególnych systemach.
CSV Tabela def CSV. Przykłady
2.9 System wzorców
System umożliwia połączenie definicji wzorca z bazą danych w celu utworzenia
dokumentów i etykiet o oczekiwanej zawartości informacyjnej i postaci (wyglądu).
System wzorców dokumentów i etykiet
3. Automatyzacja procesów. Przykłady
3.1 Opis ogólny
Program Trawers ERP zawiera wiele procesów automatycznych, które pomagają
w efektywnym zarządzaniu przedsiębiorstwem.
Kolejne numery
Automatyczne podpowiadanie kolejnego numeru dokumentu
Program automatycznie sugeruje numer dla nowego dokumentu, co pomaga
w utrzymaniu porządku i ciągłości numeracji
Wezwania do zapłaty
Seryjne wysyłanie wezwań do zapłaty
Trawers ERP może automatycznie wysyłać wezwania do zapłaty, co jest szczególnie
przydatne dla firm z wieloma klientami
Statusy rozrachunków
Zmiana statusu rozrachunku
Po wysłaniu wezwania do zapłaty, system automatycznie zmienia status rozrachunku.
Patrz SOA: [SetARStatus] [SetAPStatus]
AutoRun Procesy automatyczne
Trawers ERP zawiera funkcje techniczne, które umożliwiają automatyczne
uruchamianie określonych procesów
Usługi internetowe
SOA. Usługi internetowe
Program umożliwia automatyczną wymianę danych z innymi systemami
za pomocą usług internetowych
Aktualizacja
Zdalna aktualizacja
Trawers ERP może być automatycznie aktualizowany zdalnie, co zapewnia
użytkownikowi, że zawsze korzysta z najnowszych funkcji i poprawek
E-maile
Korespondencja e-mailowa
Program może automatycznie wysyłać e-maile, co jest szczególnie przydatne
dla firm, które regularnie komunikują się z klientami lub dostawcami
3.2 Funkcje użytkowe
* CRM i marketing
* Logistyka, dystrybucja i zaopatrzenie
* Płatności i rozliczenia
* Księgowość
* Bieżąca ewidencja i zarządzanie
* Obsługa e-archiwum
* Zarządzanie i rozliczanie produkcji
Patrz szczegóły:
Automatyzacje w Trawers ERP
W miarę rozwoju technologii będzie zanikał obrót dokumentami papierowymi
oraz powiązane z nim procedury, np. rejestracja zamowienia sprzedaży,
wystawienie dokumentu rozchodu, wystawienie faktury, zarejestrowanie płatności.
Następuje cyfryzacja, to jest proces przenoszenia treści (danych) do postaci cyfrowej,
elektronicznej. Polega na wprowadzaniu narzędzi informatycznych oraz
na zmianach organizacyjnych zapewniających objęcie tym procesem wszystkich
obszarów i funkcji przedsiębiorstwa.
Przedsiębiorstwo cyfrowe
Bedzie automatyczna wymiana dokumentów wewnątrz przedsiębiorstw i miedzy nimi.
Dokumenty EDIKody kreskowe Zastosowania
Dlatego w programach nastąpi rozbudowa procedur, które automatycznie
kontrolują poprawność otrzymanych danych i automatycznie wykonują funkcje
przekierowujące dane do innych procesów.
Procesy automatyczne AutoRun
W procesie przesyłania dokumentów będą uczestniczyć różne organizacje, firmy,
administracja, itp.
Każda organizacja będzie musiała przygotować swoje programy do formatów danych
stosowanych przez partnerów z którymi będzie się komunikowała.
Architektura wymiany danych SOAe-Trawers
Wzrośnie zastosowanie metod sztucznej inteligencji a szczególnie algorytmów,
które umożliwiają samouczenie się maszyn (komputerów) (en: Machine Learning).
Trawers. Uczenie maszynowe
W codziennym funkcjonowaniu przedsiębiorstw i instytucji wzrośnie zastosowanie
programu ChatGPT. ChatGPT można zastosować do poszukiwania informacji, poszerzania
spojrzenia na opracowywane zagadnienia.
ChatGPT może automatyzować pomoc serwisową.
ChatGPT. Chatbot. Opis ogólny
5. Automatyczna wymiana danych
EDI Elektroniczna wymiana dokumentów
EDI to jest przesyłanie standardowych komunikatów elektronicznych,
które są odpowiednikami dokumentów handlowych i administracyjnych,
np. faktur sprzedaży, zamówień zakupu.
EDI umożlia automatyzację wymiany danych między partnerami biznesowymi.
Dokumenty EDI
Szczególnym zastosowaniem EDI jest: Rozmowa EDI miedzy Trawers A i Trawers B
Dwie firmy A i B użytkują program Trawers.
Firma A wystawia faktury sprzedaży firmie B.
Firma B wpisuje te faktury u siebie jako faktury zakupu.
P. Czy można zautomatyzować proces wystawiania i rejestrowania faktur ?
O. Tak. Można przesyłać dokumenty w formacie EDI ORDER i EDI INVOICE
EDI Trawers A i B. Wymiana dok
SOA Architektura wymiany danych
Funkcje (usługi) SOA pozwalają na współpracę (wymianę danych) programu
Trawers ERP z innymi programami.
Konsument (obcy system) wysyła do Dostawcy (Trawers) komunikat z parametrami,
z żądaniem usługi. Trawers wykonuje usługę i odsyła wynik.
Trawers traktowany jest przez systemy zewnętrzne jako czarna skrzynka (en: Black Box).
SOA Architektura wymiany danych
6. Symulacje, cyfrowe bliźniaki
Procesy automatyczne, po zaprojektowaniu i wykonaniu, powinny być gruntownie
sprawdzone (testowane). Testowanie ułatwiają funkcje symulujące i cyfrowe bliźniaki.
Symulacja
Symulacja (w kontekście przeprowadzania próby), to badanie, eksperyment,
przymiarka, sprawdzian, test.
Symulacje przeprowadza się na modelach, które reprezentują procesy rzeczywiste.
Zwykle modele zapisuje się w językach informatycznych: w zbiorach danych
i algorytmach obliczeniowych.
W programie Trawers można wykonywać funkcje symulujące:
funkcje użytkowe i funkcje techniczne.
Symulacje procesów w Trawers
Cyfrowy bliźniak
Cyfrowy bliźniak (en: Digital twins, de: Digitaler Zwilling)
Cyfrowa reprezentacja materialnego lub nie-materialnego realnego obiektu.
Cyfrowe bliźniaki, to są wirtualne repliki fizycznych obiektów, systemów
lub procesów. W przypadku obiektów fizycznych, np. maszyn, do przekazywania
danych o obiektach stosowane są rozwiązania IoT Internet rzeczy.
SOA Internet rzeczy. Trawers_IoT
Na cyfrowych bliźniakach można symulować zachowanie obiektów w świecie realnym.
Można sprawdzać na wirtualnych bliźniakach zachowanie obiektu lub zjawiska.
Ustalać: 'co by było, gdyby' jeszcze przed wprowadzeniem rozwiązania
do 'rzeczywistości'. W ten sposób minimalizować ew. straty wynikłe z pominięcia
wpływu istotnych czynników i ich złożonych powiązań.
Symulacje procesów
7. RPA Zrobotyzowana Automatyzacja Procesów
RPA Robotic process automation. Zrobotyzowana Automatyzacja Procesów.
Technologia automatyzacji powtarzalnych procesów biznesowych.
Programy komputerowe RPA, to roboty symulujące pracę człowieka. Wykonują zadania
powierzane dotychczas konkretnym pracownikom.
Wdrożenie rozwiązań RPA nie wymaga wprowadzania modyfikacji w już istniejących
systemach informatycznych. Nie trzeba także przebudowywać procesów występujących
w przedsiębiorstwie.
Narzędzia RPA działają bowiem na poziomie interfejsu użytkownika,
tak, jak robią to operatorzy - ludzie.
Dzięki temu wykorzystana jest logika biznesowa zapisana w programach.
Patrz narzędzia: UiPath Business Automation Platform
Robotivity
W programie Trawers zadania RPA wykonują:
* AutoRun
Autorun. Możliwość automatycznego wykonywania funkcji programu.
* Alerty
Alerty. Prezentowanie i wysyłanie raportów, gdy wystąpi zdarzenie,
lub spełniony będzie określony warunek.
* SOA (API)
SOA (API). Usługi wymiany danych w formacie komunikatów XML.
Konsument (Inny program) wysyła do Dostawcy (Trawers) żądanie usługi.
Trawers ERP automatycznie wykonuje usługe i odsyła wynik.
* Autoresponder
Autoresponder. Program (funkcja) umożliwiający wysyłanie automatycznych
wiadomości. Np. automatyczne odpowiadanie nadawcom e-maili.
Wysłanie potwierdzenia otrzymania e-maila z identyfikatorem.
RefNo, np. [TR-49360] Zadanie w systemie RZ
Program autorespondera zawiera procedury wyszukiwania i wnioskowania
jaką odpowiedź i do kogo wysłać.
* Wiadomości, powiadomienia
Wiadomości, powiadomienia. Automatyczne wysyłanie wiadomości i przypomnień.
Patrz też rozwiązania w programie Trawers ERP.
Symulacje procesów